Gestionnaire Entreprise Banque

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1 Gestionnaire Entreprise Banque Version 15 Manuel de référence

2 Composition du progiciel Votre progiciel est composé d'un boîtier de rangement comprenant : le cédérom sur lequel est enregistré le programme, la documentation électronique, présente sur le cédérom. Propriété & Usage Tout usage, représentation ou reproduction intégral ou partiel, fait sans le consentement de Sage est illicite (Loi du 11 Mars Loi du 3 Juillet 1985). Ils constitueraient une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code Pénal. Tous droits réservés dans tous pays. Logiciel original développé par Sage. Documentation Sage. Toute utilisation, à quelque titre que ce soit, non autorisée dans le cadre de la convention de licence, est strictement interdite sous peine de sanctions pénales (Loi du 3 Juillet 1985, Art. 46). Conformité & Mise en garde Compte tenu des contraintes inhérentes à la présentation sous forme de manuel électronique, les spécifications visées dans la présente documentation constituent une illustration aussi proche que possible des spécifications. Il appartient au client, parallèlement à la documentation, de mettre en œuvre le progiciel pour permettre de mesurer exactement l'adéquation de ses besoins aux fonctionnalités. Il est important, pour une utilisation sûre et opérationnelle du progiciel, de lire préalablement la documentation. Evolution La documentation correspond à la version référencée. Entre deux versions, des mises à jour du logiciel peuvent être opérées sans modification de la documentation. Toutefois, un additif peut être joint à la documentation existante pour présenter les modifications et améliorations apportées à ces mises à jour. La fiche Suggestion Sage recherche une constante amélioration du progiciel et de sa documentation. Nous invitons notre clientèle à nous faire parvenir ses suggestions et les éventuels défauts ou erreurs qu'elle pourrait relever sur la fiche suggestion figurant en dernière page du manuel. Marques Start, Sage 30, Sage 100, Intégrale, et Sage 1000 sont des marques déposées appartenant à Sage. Windows 98 SE, Windows 2000, Windows 2003 Server, Windows XP, les logiciels Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Outlook, Internet Explorer et gamme Office sont des marques déposées de Microsoft Corporation. Macintosh, MAC/OS sont des marques déposées de Apple Computer Inc. SAGE SAS - Société par Actions Simplifiée au capital social de euros Siège social : 10, rue Fructidor Paris R.C.S. Paris - Code APE 722 A Sage est locataire gérante des sociétés Adonix Applications et Services, Adonix et Sage Coala. Sage 2007

3 Sommaire Sommaire Offre Entreprise Banque Sage 5 Les logiciels de l offre Entreprise Banque 6 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu 7 Présentation de la fenêtre d'application et des raccourcis clavier 8 Barre de titre...8 Barre de menus...8 Barre d'outils...9 Barre d'état...10 Barre verticale...10 Equivalents clavier...14 Menu Fichier 17 Visualisation des connexions...17 Procédure de déconnexion en mode normal...18 Procédure de déconnexion en mode spécial...20 Historique des connexions...21 Menu Tables 23 Sociétés...23 Devises...29 Actualiser les tables multi-sociétés...31 Menu Administration 34 Gestion des Utilisateurs...34 Gestion des modules...40 Paramétrer...41 Formats de sortie d impression...41 Sauvegarde/Purge...44 Accès Internet...48 Basculer à l Euro...50 Comptes (bascule des )...50 Titres (bascule des )...54 Restaurer une société...56 Scénario en mode veille...56 Menu Fenêtre 59 Cascade...59 Mosaïque...59 Réorganiser les icônes...59 Menu Aide (?) 60 Aide A propos de Documentation en ligne Actualiser les droits d accès au portail Sage sur le Web Interactions des logiciels 63 Fichiers communs 64 Paramètres société Banques et comptes bancaires Natures de mouvement Filiales Tables multi-sociétés Base de référence Modularité 66 Menu Gestion des mouvements et soldes du logiciel Entreprise Banque Intégration des relevés de compte Purge des mouvements bancaires Description des fichiers utilisés par le programme 67 Fichiers de données d'une société Fichiers programme Procédures communes à tous les modules 72 Menu Fichier (d un module) 73 Ouvrir une société Fermer une société Paramétrer la société Visualisation des connexions Occupation des tables Calendrier bancaire Fermer la liste Quitter Gestion du mot de passe 79 Renouvellement automatique du mot de passe Gestion de la perte du mot de passe de l Administrateur 80 Sage

4 Sommaire Menu Action (d un module) 84 A propos de Maintenance Procédure d'importation...84 Menu Etats (d un module) 86 Lancement d une édition...86 Aperçu avant impression...86 Edition graphique...87 Impression...87 Sortie fichier...88 Menu Communication (d un module) 90 Télécommunication...90 Internet...91 Fonctionnement en réseau 115 Outils de gestion réseau 116 Serveur Sage Gestionnaire d applications Sage Gestion des connexions multiples 121 Message d alerte à l ouverture d une société Règles générales utilisées pour gérer les blocages Sauvegardes 92 Procédure de sauvegarde automatique 93 Procédure de sauvegarde manuelle 94 Procédure de restauration 96 Gestion de la base de données 97 Gestion des accès aux bases de données 98 Outil de maintenance 101 Démarrer, quitter le programme Sage Maintenance 102 Annexes Techniques 124 Annexe 1. Importations et exportations de données - Structures de fichiers 125 Importation / exportation des banques et comptes bancaires Importation des prévisions dans Suivi de trésorerie ou Suivi de trésorerie Pack Structure du fichier des MCF Importation du cours des devises Importation du cours des OPCVM Annexe 2. Format des fichiers des mouvements et soldes 142 Format normalisé par le CFONB Annexe 3. Mise en place d une importation ou exportation en mode «DOS» 145 Explication des formats OEM / ANSI Menu Système 103 Menu Fichier 104 Ouvrir Fermer Information Quitter Menu Edition 108 Afficher le journal maintenance Menu Maintenance 109 Recopier les données Agrandir Occupation Vérification Menu Aide (?) 114 Sage

5 Offre Entreprise Banque Sage Offre Entreprise Banque Sage Le Gestionnaire Entreprise Banque est l'application à partir de laquelle s'effectuent les traitements communs à l'ensemble des logiciels de l'offre Finance Ligne 100 : gestion des sociétés, gestion des devises IN, bascule des comptes en EURO et gestion de la confidentialité Cette documentation est le guide de l'offre bancaire ; elle présente les fonctionnalités du Gestionnaire Entreprise Banque mais également : l'offre dans son ensemble, la procédure d'installation des logiciels et du manuel électronique, les structures de données, les menus et commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, les procédures communes à tous les logiciels de l'offre en monoposte ou en réseau, et en annexes, la capacité des logiciels, importation et exportation de données. Ce manuel est fourni lors de la première acquisition d'un logiciel de l'offre bancaire et reste toujours disponible comme documentation électronique (format PDF lisible avec Acrobat Reader). Sage

6 Offre Entreprise Banque Sage Les logiciels de l offre Entreprise Banque La ligne 100 Entreprise Banque de Sage propose des progiciels au cœur de votre système d information pour : Automatiser la gestion de vos flux financiers, Gérer votre trésorerie à court et moyen terme, La ligne 100 Entreprise Banque de Sage propose les logiciels suivants : Suivi de trésorerie100 Pack monoposte ou réseau, Ce module permet de disposer d outils d aide à la décision pour suivre votre trésorerie, émettre des virements de trésorerie, optimiser vos financements d exploitation et/ou vos placements. Suivi de trésorerie 100 monoposte ou réseau, Ce module permet de maîtriser le suivi de votre trésorerie. Telbac 100 monoposte. Ce module est un logiciel de télétransmission permettant de connecter les micro-ordinateurs aux serveurs bancaires afin de télétransmettre des remises d'ordre et de recevoir des relevés ou des extraits. L offre Entreprise Banque permet à une entreprise de gérer de façon optimale ses opérations bancaires et d entretenir une relation banque-entreprise par télétransmission ou Internet en respectant les normes CFONB. Le fonctionnement monoposte permet de lancer le Gestionnaire simultanément avec Suivi de trésorerie Pack ou Suivi de trésorerie. Il concerne : le module Suivi de trésorerie pour maîtriser le suivi de votre trésorerie le module Suivi de trésorerie Pack pour vous permettre de disposer d un outil d aide à la décision, d émettre des virements de trésorerie, d optimiser vos financements d exploitation et/ou vos placements. Les options réseaux permettent à une entreprise d organiser l ensemble de sa gestion sur plusieurs postes simultanément. En complément des progiciels, Sage propose des contrats d assistance adaptés aux besoins. Ils permettent un accès téléphonique privilégié à une équipe de spécialistes qui apportent une réponse précise et personnalisée. Ces services s accompagnent de remises spécifiques sur les mises à jour de progiciels, les achats multiples de progiciels, etc... Pour de plus amples informations sur la gamme Entreprise Banque ou les services d assistance, appeler votre correspondant habituel chez Sage France. Sage

7 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Cette partie présente, après la fenêtre de l application et les diverses possibilités de personalisation, les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Pour plus d informations, voir... «Présentation de la fenêtre d'application et des raccourcis clavier», page 8 «Menu Fichier», page 17 «Menu Tables», page 23 «Menu Administration», page 34 «Menu Fenêtre», page 59 «Menu Aide (?)», page 60 Sage

8 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Présentation de la fenêtre d'application et des raccourcis clavier Le Gestionnaire Entreprise Banque est l'application à partir de laquelle s'effectuent les traitements communs à l'ensemble des logiciels de l'offre Entreprise Banque : gestion des sociétés, gestion de la table des devises, gestion de la confidentialité Cette partie exclusivement consacrée au Gestionnaire présente sa fenêtre d'application puis l'ensemble des traitements qu'il propose. Après son lancement, la fenêtre d'application du Gestionnaire Entreprise Banque s'affiche. Barre de titre La barre de titre affiche l'intitulé du logiciel, soit Gestionnaire Entreprise Banque. Si la fenêtre de document est agrandie (maximisée dans la fenêtre d'application), sa barre de titre intègre celle de la fenêtre d'application. Dans notre exemple, la barre de titre affichera : Gestionnaire Entreprise Banque - Liste des utilisateurs. Barre de menus Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque sont regroupées en trois menus : Fichier, Tables, et Administration. Les autres menus sont communs à tous les modules. Sage

9 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Voir le paragraphe sur les «Menu Fichier (d un module)», page 73 et suivants. Barre d'outils Barre d outils principale La barre d'outils sur la fenêtre d'application de chaque logiciel présente sous forme d'icônes les commandes les plus fréquemment utilisées. Il est ainsi possible de les activer directement sans les sélectionner dans leur menu respectif. Commande Quitter du menu Fichier. Commande Sociétés du menu Tables. Commande Devises du menu Tables. Commande Gestion des utilisateurs du menu Administration. Commande Gestion des Modules du menu Administration. Commande Aide du menu Aide (?). Barre d outils secondaire La barre d'outils secondaire est contextuelle : à chaque fois qu'une commande appelant une liste est activée, elle affiche sous forme d'icônes les principaux traitements autorisés sur la liste. Bouton Créer : correspond à la commande Edition / Créer sur une liste. Bouton Modifier : correspond à la commande Edition / Modifier sur une liste. Bouton Supprimer : correspond à la commande Edition / Supprimer sur une liste. Bouton Dupliquer : correspond à la commande Edition / Dupliquer sur une liste Bouton Editer : correspond à la commande Etats / Editer sur une liste. Dans Suivi de trésorerie et Suivi de trésorerie Pack Bouton Visualiser : correspond à la commande du menu Edition sur une liste. Bouton Importer : correspond à la commande du menu Edition sur une liste. Bouton Sélection : correspond à la commande du menu Edition sur une liste. Bouton Tri : correspond à la commande du menu Edition sur une liste Bouton Recherche : correspond à la commande du menu Edition sur une liste. Bouton Pointer-Dépointer : correspond à la commande Edition / Opération / Pointer et Edition / Opération / Dépointer sur une liste de mouvements. Bouton Financement / Placement : correspond à la commande Structure / Financement / Placement. Bouton Situation des comptes : correspond à la commande Gestion des Mouvements et Soldes / Situation et soldes / Comptes bancaires. Sage

10 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Bouton Synthèse du jour : correspond à la commande Gestion des Mouvements et Soldes / Synthèse du jour. Bouton Réalisations : correspond à la commande Gestion des Mouvements et Soldes / Réalisations. Boutons Prévisions : correspond à la commande Gestion des Mouvements et Soldes / Prévisions. Bouton Télécommunication : correspond à la commande Communication / Télécommunication. Bouton Internet : correspond à la commande Communication / Internet. Bouton Virements de trésorerie : correspond à la commande Gestion avancée / Virements de trésorerie. Bouton Valeurs mobilières : correspond à la commande Structure / Valeurs mobilières. Barre d'état Dernière ligne au bas de l'écran, la barre d'état affiche en permanence l intitulé de l'application et le numéro de version. Barre verticale L'affichage de la barre verticale est activé automatiquement dès l ouverture du logiciel. La barre verticale occupe le coté gauche et toute la hauteur de la fenêtre du programme ; elle peut être élargie mais ne peut pas être déplacée. Sage

11 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Paramétrage de la barre verticale Le contenu de la barre verticale est paramétré à l'aide de son menu contextuel. Il est composé des fonctions suivantes : Grandes icônes. Si ce choix est sélectionné, les icônes de la barre verticale sont agrandies et une légende apparaît en dessous. Petites icônes. Ce choix réduit la taille d'affichage des icônes ; la légende apparaît dans ce cas à sa droite. Nouveau groupe. Cette fonction permet de créer un nouveau groupe d'icônes dans la barre verticale. Vous pouvez lui associer un nom directement. Vous pouvez créer autant de groupes que vous le souhaitez. Ils seront classés par ordre de création. Enlever le groupe. Cette fonction permet de supprimer le groupe actuellement ouvert dans la barre verticale. Le programme vous demande confirmation avant de s'exécuter Renommer le groupe. Cette fonction permet de renommer le groupe actif de la barre verticale. Ajouter une fonction. Sélectionnez ce choix pour ajouter une fonction à la barre verticale. Cette fonction est détaillée plus bas, au paragraphe «Ajout de fonctions dans la barre verticale», page 12. Ajouter un raccourci. Cette fonction vous permet de créer un raccourci pour pouvoir exécuter n'importe quel fichier (exécutables, fichiers de données, fichiers HTML ) reconnu par Windows. Cette fonction est détaillée plus bas, au paragraphe «Ajout d'un raccourci dans la barre verticale», page 12. Masquer la barre verticale. Cette fonction permet dissimuler la barre verticale. Réinitialiser la barre verticale. Cette fonction permet d'annuler les modifications demandées et de revenir à la barre verticale standard. Lorsque vous sélectionnez cette fonction, le programme vous met en garde sur la perte de vos paramètres personnels et vous demande confirmation. Sage

12 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Vers le haut. Cette fonction permet de remonter d un niveau, dans le groupe, la fonction et son icône. Vers le bas. Cette fonction permet de descendre d un niveau, dans le groupe, la fonction et son icône. Ajout de fonctions dans la barre verticale Pour ajouter des fonctions dans la barre verticale, utilisez le Menu contextuel / Ajouter une fonction. La fenêtre «Ajouter une fonction» dans la barre verticale apparaît. Pour ajouter une fonction : 1. Déployez les fonctions disponibles dans l'arbre de sélection grâce à l'icône 2. Cliquez sur l'intitulé de la fonction à ajouter 3. Cliquez sur le bouton OK de la fenêtre La fonction ajoutée est placée dans le groupe ouvert de la barre verticale. Les fonctions sont classées dans le groupe par ordre de création. Pour les déplacer, cliquez sur leur icône et faites-la glisser à l'emplacement souhaité. Les fonctions de gestion qu'il est possible d'insérer sont nombreuses ; elles sont relatives à l'application. Nous vous invitons à consulter votre programme pour connaître toutes les possibilités offertes. Ajout d'un raccourci dans la barre verticale Pour ajouter des fonctions dans la barre verticale, utilisez le Menu contextuel / Ajouter un raccourci. La fenêtre «Ajouter un raccourci dans la barre verticale» apparaît. Il s'agit de la fenêtre classique d'ouverture d'un fichier. Sage

13 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu La liste des fichiers de données de l application apparaît, sélectionner celui souhaité puis cliquez sur le bouton Ouvrir. N importe quel type fichier peut être sélectionné (exécutable, documents, données, ). Les fonctions sélectionnées sont identifiées, dans la barre verticale par : leur icône, les 35 premiers caractères de l intitulé du fichier sélectionné. Menu contextuel d un raccourci de la barre verticale Le menu contextuel accessible lorsque vous sélectionnez une fonction de la barre verticale vous permet de : Supprimer une fonction de la barre verticale. L'icône de la fonction sélectionnée est supprimée de la barre verticale. Seul le lien avec l'application est supprimé. Le fichier lié n'est en en aucun cas supprimé. Renommer la fonction. Cette fonction vous permet d'attribuer un nouveau nom à l'icône de la fonction, toujours dans la limite de 35 caractères. Afficher les propriétés de la fonction. Cette fonction affiche la fenêtre Propriété de la fonction sélectionnée. Vers le haut. Cette fonction permet de remonter d un niveau, dans le groupe, la fonction et son icône. Vers le bas. Cette fonction permet de descendre d un niveau, dans le groupe, la fonction et son icône. Exécution des raccourcis de la barre verticale Un simple clic sur l'icône du raccourci permet d'en lancer l'exécution grâce à son application de lancement. Si le type de fichier n'est pas connu de Windows, la fenêtre Ouvert par est affiché afin de vous permettre de sélectionner le programme à utiliser. Sage

14 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Afficher la barre Pour afficher la bare verticale, positionner le curseur de la souris sur la partie gauche de l écran, faire un clic droit et sélectionner «Afficher la barre». Equivalents clavier Les logiciels de l'offre Sage Finance sous Microsoft Windows fonctionnent tous de façon similaire, ils peuvent notamment être utilisés avec ou sans souris. Sans souris, toutes les commandes doivent être exécutées à partir du clavier. La souris ne permet pas de se dispenser de l'usage du clavier, qui reste obligatoire pour les saisies de texte et de valeurs, mais facilite beaucoup l'exécution des commandes. Nous recommandons fortement son utilisation. Les logiciels possèdent des raccourcis-clavier qui sont des touches ou des séquences de touches (appui simultané sur plusieurs touches) qui permettent d'exécuter une commande sans quitter le clavier. Ces raccourcis clavier sont présentés ci-après. Gestion de la fenêtre d'application Souris Equivalent clavier Conséquence Cliquer sur la case Système Cliquer sur la case Réduction Cliquer sur la case Agrandissement Cliquer sur la case Restauration Double-cliquer sur la case Système Double-cliquer en dehors de la fenêtre ALT + ESPACE ALT + ESPACE, D ALT + ESPACE, A ALT + ESPACE, S ALT + F4 CTRL + ECHAP Ouvre le menu Système Réduit le programme sous forme d'icône Taille maximale Ramène à la taille initiale Quitte le programme Basculer vers Gestion des fenêtres des logiciels Souris Equivalent clavier Conséquence Cliquer sur la case Système Double-cliquer sur la case Système Pointer la barre de titre et glisser Pointer le cadre et faire glisser Alt + Alt + F4 Ctrl + F4 Echap Système / Déplacement Système / Dimension Ouvre le menu Système Ferme la fenêtre Ferme la liste Ferme sans enregistrer Déplace la fenêtre Modifie la taille de la fenêtre Sage

15 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Souris Equivalent clavier Conséquence Cliquer sur la case Réduction Cliquer sur la case Agrandissement Système / Réduction Système / Agrandissement Taille minimale Taille maximale Fenêtres de liste Souris Equivalent clavier Conséquence Cliquer sur sa ligne HAUT et BAS Sélectionne un élément Double-cliquer sur sa ligne ou cliquer sur l'icône Modifier ou sur la commande Action / Modifier Cliquer sur l'icône Créer ou la commande Action / Créer Cliquer sur l'icône Supprimer ou sur la commande Action / Supprimer Entrée Ins Supp Ouvre un élément Ouvre une fiche de création Supprime un élément Cliquer sur l'icône Pointer-Dépointer ou sur la commande Action / Préparation remise / Pointage / Dépointage + Pointe ou dépointe un élément Cliquer sur la commande Action / Préparation remise / Pointage total Cliquer sur la commande Action / Préparation remise / Dépointage total * Pointe l'ensemble des éléments de la liste / (du clavier numérique) Annule le pointage total Gestion des menus Souris Equivalent clavier Conséquence Cliquer sur le nom du menu Cliquer sur le nom de la fonction Cliquer à l'extérieur du menu Cliquer sur le nom du menu ouvert ALT + lettre soulignée Lettre soulignée Echap Alt Ouvre un menu Sélectionne une commande Ferme un menu Quitte la barre de menus Sage

16 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Fenêtres de saisie Souris Equivalent clavier Conséquence Clic sur la zone suivante Clic sur la zone précédente Clic sur une case d'option Clic sur le bouton zoom d'une zone Clic sur un bouton Tab Majuscule + Tab HAUT ou BAS caractère quelconque + TAB TAB pour placer le curseur sur le bouton puis ESPACE ou ALT + lettre soulignée Place le curseur sur la zone suivante Ramène le curseur sur la zone précédente Sélectionne une option Appelle une liste pour sélection d'un élément Active le bouton sélectionné Sage

17 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Menu Fichier Le menu Fichier propose l accès aux commandes : Outils «Visualisation des connexions», page 17 «Historique des connexions», page 21 Quitter le Gestionnaire Entreprise Banque Visualisation des connexions Fichier / Outils / Visualisation des connexions Cette commande permet de visualiser le fichier des instances générales. Elle liste les instances d accès à un module et les instances d accès à une société. On retrouve les informations suivantes : le nom des utilisateurs, le nom du (ou des) module(s) utilisé(s), le nom de la (ou des) société(s) ouverte(s) (raison sociale). Le bouton Fermer permet de sortir de la fonction sans lancer de traitement. Le bouton Actualiser permet la mise à jour de la liste affichée. Lors d une utilisation réseau, il est indispensable de pouvoir déconnecter un utilisateur qui a rencontré un problème technique empêchant de lancer certains traitements. Sage

18 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Les boutons Déconnecter et Tout déconnecter sont conçus à cet effet. Deux cas peuvent se présenter dans le cas d un arrêt intempestif du programme : l utilisateur tente d accéder à nouveau au module mais le logiciel détecte qu il est déjà connecté et donc le lui signale en entrée dans le programme, l utilisateur n a pas tenté d accéder de nouveau à un module mais continue à bloquer d autres utilisateurs. Dans ces cas, l administrateur, ou un utilisateur habilité, a la possibilité de déconnecter l utilisateur bloquant dans le Gestionnaire. Procédure de déconnexion en mode normal Dans le cas où l utilisateur est habilité à utiliser le traitement Déconnexion, les boutons Déconnecter et Tout déconnecter sont activés. Sélectionner alors l utilisateur à déconnecter en positionnant le curseur sur sa ligne et cliquer sur le bouton Déconnecter. La sélection s effectue par utilisateur et par module. Le bouton Tout déconnecter permet de débloquer tous les utilisateurs qui se trouvaient dans un module au moment de l arrêt du programme. Un utilisateur peut être déconnecté d un module et rester connecté à un autre. Lorsqu un utilisateur est uniquement habilité à utiliser la commande Visualisation des connexions disponible dans les modules et lance cette commande depuis le Gestionnaire, les boutons Déconnecter et Tout déconnecter sont grisés. Déconnecter un utilisateur Pour déconnecter un utilisateur d un module : 1. sélectionner l une des deux lignes de connexion : Utilisateur / Module / Entrée dans un module ou Utilisateur / Module / Société, 2. cliquer le bouton Déconnecter. Confirmer alors le message de confirmation de déconnexion ou cliquer sur le bouton Annuler pour revenir sur la liste des connexions en cours. Cette déconnexion permettra de libérer également la ou les sociétés dans lesquelles se trouve l utilisateur connecté. Si d autres utilisateurs se trouvent également dans cette ou ces sociétés, lors de la déconnexion demandée, ces sociétés ne sont pas libérées comme le précise le message de confirmation affiché alors. Sage

19 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Si l utilisateur tente de supprimer sa propre connexion en cours, le logiciel affiche un message d avertissement. Deconnecter tous les utilisateurs Si vous choisissez de déconnecter tous les utilisateurs, l utilisateur qui lance la fonction n est pas déconnecté du Gestionnaire Poste banque. Après traitement, il est le seul à figurer alors dans la liste des connexions. Lorsque vous cliquez sur le bouton Tout déconnecter, un message de confirmation s affiche. Si vous validez cette fenêtre : les utilisateurs seront déconnectés les uns à la suite des autres, chaque société verrouillée sera déverrouillée et vérifiée. Edition du rapport Lorsque les traitements de déconnexion sont terminés, le programme propose l édition d un rapport : Par défaut, l option Edition d un rapport est cochée. Pour imprimer le rapport de déconnexion, cliquer sur le bouton OK. Pour ne pas procéder à cette impression, décocher l option Edition d un rapport puis cliquer sur OK. Dès validation de la fenêtre, la fenêtre de lancement de l impression apparaît : Sage

20 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Le rapport édité relate les opérations effectuées par une succession de messages avec, pour chacun, le résultat du traitement. Aucune erreur n a été détectée Si aucune erreur n a été détectée durant le traitement (cas de notre exemple ci-dessus), la colonne Résultat indique que toutes les opérations réalisées sont «OK». Si des erreurs on été détectées, le compte-rendu l indique. Dans ce cas, il est nécessaire d utiliser l outil Maintenance. Pour toute information sur l outil de Maintenance voir le paragraphe, «Outil de maintenance», page 101. Procédure de déconnexion en mode spécial Lorsque l administrateur ou un utilisateur habilité à utiliser la déconnexion tente d accéder au Gestionnaire alors qu il y est déjà connecté, le logiciel affiche le message d alerte suivant. Sage

21 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Cliquer sur le bouton OK pour accéder à la visualisation des connexions et à la déconnexion. L utilisation de cette commande est identique à celle décrite pour la «Procédure de déconnexion en mode normal», page 18. S y reporter pour plus de détails. Confirmer la déconnexion en cliquant sur le bouton OK : Après la déconnexion, l utilisateur doit fermer la commande Visualisation des connexions et lancer à nouveau le Gestionnaire. Historique des connexions Fichier / Outils / Historique des connexions Cette fonction permet d identifier la ou les personnes qui se sont connectées à un module de la gamme à une date bien précise. Cette commande permet à un administrateur de mieux contrôler l usage des différents modules de la gamme. On retrouve les informations suivantes : le nom des utilisateurs, le nom du (ou des) module(s) utilisé(s), la date à laquelle l utilisateur a accédé au module l heure à laquelle l utilisateur s est connecté. Sage

22 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu La zone Nombre de fiches contiendra le nombre total d accès affichés dans la liste. La liste affiche au maximum les 100 derniers accès. Lorsqu elle atteint 100 accès, la purge de cette liste se fait automatiquement au fur et à mesure : les nouveaux accès effacent les plus anciens. Le bouton Actualiser permet de rafraîchir la liste avec les nouveaux accès réalisés pendant la consultation. Le bouton Fermer permet de sortir de la fonction. Sage

23 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Menu Tables Le menu Tables permet d accéder à la liste des sociétés et à la liste des devises puis d y effectuer vos paramétrages. Pour plus d informations, voir... «Sociétés», page 23 «Devises», page 29 «Actualiser les tables multi-sociétés», page 31 Sociétés Tables / Sociétés Traitement commun à l'ensemble des logiciels de l'offre Entreprise Banque, la gestion des sociétés s'effectue à partir du Gestionnaire. L accès à cette fonction est incompatible avec l ouverture d une société dans un module. Le cas échéant, le programme affiche le message «Traitement non disponible actuellement». Activer la commande Sociétés du menu Tables ou cliquer sur son icône sur la barre d'outils. Sage

24 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Cette liste affiche les informations paramétrées dans la fiche société. Libellé Indique la raison sociale de la société. Volume Indique le volume et le répertoire de stockage de la base de données. Fichier Indique le nom du fichier de la base de données. Sauvegarde Indique qu un traitement automatique de sauvegarde est paramétré pour cette société. Purge Indique qu un traitement automatique de purge est paramétré pour cette société. Alerte Un point d exclamation dans la colonne Alerte indique que le programme a détecté : un fichier.bqe dans le volume d installation et des fichiers dans l ancien format (GEB *.EXT) et de même numéro (*.001 et 001.BQE par exemple). Il y a deux raisons pour qu un point d exclamation soit affiché : - il existe un fichier GEB.XXX dans le répertoire de la société (ce qui signifie qu une conversion de version 14.XX vers une version est possible, voire nécessaire) - il existe un fichier XXX.BQE dans le répertoire de la société mais le numéro de version de structure de base de données n est pas celle de la version Toutes les sociétés, converties ou non, sont affichées. Si aucune société n'a été créée, seule la société fictive Jeu d'essai apparaît sur cette liste. Les boutons au bas de l'écran présentent les actions autorisées sur cette liste : insérer, modifier, supprimer, rechercher une société et convertir les sociétés existantes antérieures à la version Créer une société Cliquer sur le bouton Insérer pour obtenir une fiche de création. Sage

25 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Onglet Informations société Raison sociale Dénomination sous laquelle la société exerce son activité commerciale. Volume et répertoire de stockage Unité et répertoire d'installation des fichiers de données de la société en cours de création. Le répertoire d'installation du programme est proposé par défaut, pour le modifier, cliquer sur le bouton Zoom pour obtenir la liste des répertoires et sélectionner le répertoire d'installation souhaité. Sauvegarde / Sauvegarde et purge / Aucun traitement automatique Par défaut Aucun traitement automatique. Cocher la case correspondant au traitement à effectuer. Le paramétrage de la purge est effectué dans l onglet «Paramétrage purge». Le paramétrage du déclenchement de ces traitements automatiques est effectué dans la commande Administration / Paramétrer / Sauvegarde/Purge. Nom du fichier Nom du fichier société avec l extension.bqe. Le fichier est lisible dès la validation de la création. Taille de la base (Ko) La taille de la base proposée par défaut est de 2000 Ko. Cette valeur est modifiable. En cas de modification de la société, c est la taille réelle du fichier société qui est alors proposée. La taille sera agrandie automatiquement au fur et à mesure des besoins. Place disponible sur le volume (Ko) Place restant sur le volume de travail indiqué. Onglet Paramétrage purge Cet onglet permet de définir le type de données à purger. Pour sélectionner les différentes données à purger, cocher tout d abord le traitement Sauvegarde et purge sur l onglet «Informations société». Sage

26 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu La périodicité et l horaire de déclenchement de la purge automatique sont définis dans la commande Administration / Paramétrer / Sauvegarde / Purge. Pour chacun des types d opérations, indiquer la durée de l historique à conserver. A la date choisie, le programme va conserver un historique de X jours depuis la date système. Tout ce qui est antérieur et défini comme purgeable sera supprimé. Remises transmises Cette option permet la sélection du type de remises à purger. Seuls les types de remises correspondant à un module installé sont disponibles. Les différents types de remises sont grisés si cette case d option n est pas cochée. Mouvements Cocher le critère de purge adéquat : uniquement les Ecritures pointées ou Toutes les écritures. Soldes bancaires Cette option permet la purge des soldes bancaires. Prévisions Cocher le critère de purge adéquat : uniquement les Ecritures pointées. ou Toutes les écritures. Cours des valeurs mobilières Uniquement si le module Suivi de trésorerie Pack est présent dans la configuration. Cette option purge les cours des valeurs mobilières. Toutes les règles de gestion des purges telles qu elles existent dans les modules sont reprises au niveau des purges automatiques. Les résultats des traitements sont strictement identiques. Volume et répertoire de stockage Lors de chaque opération de purge, une sauvegarde de la situation avant purge est effectuée. Son répertoire de stockage est paramétré dans la commande Fichier / Sauvegarde/Purge. Modifier une société Pointer avec le curseur la société concernée et cliquer sur le bouton Modifier. La fenêtre composée des deux onglets décrits précédemment apparaît. Valider par le bouton OK après modification. Sage

27 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Modifier le chemin d'accès à une société ne signifie pas que les fichiers de la société sont déplacés de l'ancien vers le nouveau chemin. Il faut les déplacer manuellement à l aide de l Explorateur par exemple. Supprimer une société Par mesure de sécurité, avant de supprimer une société, effectuer une sauvegarde de ses fichiers de données. Placer le curseur sur la société concernée et cliquer sur le bouton Supprimer. Confirmer par le bouton OK. Rechercher une société Cliquer sur le bouton Rechercher. Cette commande est utile pour rechercher rapidement une société dans une liste en contenant un nombre important. Saisir le numéro de la société et valider par le bouton OK. Le curseur désigne dans la liste la société recherchée. Convertir une société Cette commande permet de convertir les anciens fichiers d une société, sélectionnée au préalable dans la liste, au format géré depuis la version ainsi qu aux spécificités de gestion de la base de données en version Cette conversion s effectue uniquement dans le Gestionnaire. Dans la liste des sociétés, une ancienne société gérée en version antérieure à la version 10.xx, qui n a pas été convertie, ne comportera pas de nom de fichier. Sélectionner la société puis cliquer sur le bouton Convertir. Un message de confirmation s affiche. Sage

28 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Conversion d une société gérée dans une version antérieure à la version Le traitement de conversion comporte deux étapes : sauvegarde des anciens fichiers (GEBXXX.EXT) avant suppression, génération du nouveau fichier (EXT.BQE). La société sera alors accessible dans tous les modules. Valider par le bouton OK pour confirmer le lancement de la conversion ou cliquer sur Annuler pour annuler le traitement et revenir sur la liste des sociétés. Conversion d une société gérée en version ou dans une version supérieure Le logiciel recherche la présence d un fichier xxx.bqe de même nom dans le même répertoire. Si un tel fichier existe, un message d alerte s affiche. Valider par le bouton OK pour confirmer la suppression du fichier détecté ou cliquer sur Annuler pour annuler le traitement et revenir à la liste des sociétés. Indiquer ensuite l'emplacement des fichiers de sauvegarde des fichiers avant conversion et cliquer sur le bouton OK. Le logiciel sauvegarde uniquement les anciens fichiers convertis (GEB.EXT). La procédure de sauvegarde n est pas obligatoire pour lancer le traitement de conversion. Par contre, si le traitement de sauvegarde ne se déroule pas correctement, la conversion est annulée. Le logiciel revient alors sur la liste des sociétés. Le traitement de conversion prend en compte également la version de la base de données et procède à la mise à jour correspondante. La conversion est effectuée à partir de la Version Pour les versions antérieures, un message d alerte s affiche après la sauvegarde. Le logiciel revient alors sur la liste des sociétés. Contacter alors votre service de maintenance pour l installation d une version intermédiaire. Voir le paragraphe «Compatibilité avec les autres versions» dans le manuel d installation. Sage

29 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Pour l exploitation de la base de données en version 15.00, le traitement de conversion effectue le recalcul en Euro des montants restés en anciennes devises «IN» (à l aide du cours de chaque ancienne devise «IN» conernée) et change le code de la devise associée par EUR. Après conversion de la société, le signe «!» disparaît de la colonne «Alerte» de la liste des sociétés. La société peut alors être exploitée par les logiciels installés. Cas d une société déjà convertie Une société déjà convertie peut l être à nouveau si l utilisateur a auparavant restauré les fichiers GEB*.EXT. La colonne Alerte de la liste des sociétés contiendra un! indiquant la présence des deux types de fichiers (anciens et nouveaux pour la même société). Si l utilisateur souhaite convertir une société alors que la conversion a déjà été effectuée et s il n y a pas eu de restauration des fichiers d ancien format, un message d alerte précise que la conversion est impossible. Devises Tables / Devises Cette commande permet d'enregistrer de nouvelles devises ou de modifier celles existantes (afin d'en modifier notamment le cours, les caractères «IN» et «clôturée»). Activer la commande Devises du menu Tables. Cette fonction est mono-utilisateur. Sage

30 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Créer une nouvelle devise Pour enregistrer une nouvelle devise, cliquer sur le bouton Insérer. Renseigner les zones Code ISO, Code ISO num. et Désignation puis saisir la date de cotation et le cours de la devise. Le Code ISO num. est un code normalisé sur 3 caractères. Indiquer ensuite le nombre d'unités de la devise équivalant au cours saisi et le nombre de décimales de cette devise. La zone Devise "in" permet de définir de nouvelles devises "in". Cocher la case si tel est le cas. La zone Devise clôturée permet de fermer sans la supprimer une devise qui n a plus cours ou qui n est plus utilisée. Elle sert aussi à réactiver une devise précédemment clôturée. Valider par le bouton OK. Modifier le cours d'une devise Sélectionner la devise concernée et cliquer sur le bouton Modifier. Le programme rappelle le Code ISO, le Code ISO num. et la Désignation de la devise ainsi que la Date de la dernière cotation. Saisir le nouveau Cours de la devise et indiquer le nombre d'unités de la devise équivalant au cours saisi. Préciser enfin le nombre de décimales de cette devise. Si l une des cases Devise "in" ou Devise clôturée est cochée, la modification du cours n est pas possible. Valider par le bouton OK. Sage

31 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Supprimer une devise L'utilisateur a la possibilité de supprimer les devises qu'il n'utilise pas. Vérifier au préalable que la devise à supprimer n'est utilisée dans aucune des sociétés créées. Pointer la devise à supprimer et cliquer sur le bouton Supprimer. Confirmer par le bouton OK. Actualiser les tables multi-sociétés Tables / Actualiser les tables multi-sociétés Les tables multi-sociétés (Devises, Pays, Codes interbancaires,...) contiennent des informations qui évoluent en fonction des règles interbancaires ou des normes (ISO, BDF,...). La fonction Actualiser les tables multi-sociétés permet de réaliser une mise à jour automatique de ces données. Pour plus d information sur les tables multi-sociétés, voir le «Tables multi-sociétés», page 65 Effectuer une mise à jour des tables Actionner la commande Actualiser les tables multi-sociétés du menu Tables. Une fenêtre de choix du type de mise à jour des tables, s ouvre alors. Deux options sont proposées : L option Partielle proposée par défaut permet de mettre à jour les tables de l application en tenant compte des mises à jour précédemment réalisées. La date affichée en regard de l option Partielle, indique la dernière date de mise à jour partielle effectuée, qui correspond en règle générale à la date de la dernière version de l application. Si aucune mise à jour partielle n a été effectuée, le texte est le suivant «Pas de mise à jour partielle effectuée». L option Globale permet la remise à jour complète des tables de l application. Cette regénération totale peut être utile dans le cas où certaines tables auraient été abîmées à la suite de mises à jour manuelles erronées. La validation du type de mise à jour ouvre la fenêtre de rercherche du fichier de mise à jour des tables multisociétés. Sage

32 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu L utilisateur renseigne le chemin d accès au fichier TableReference.xml qui se trouve dans le sous répertoire XML. Le processus de mise à jour des tables est lancé. En fin de traitement, la fenêtre de préparation de l impression est proposée. L option Aperçu avant impression donne accès au rapport détaillé de la mise à jour. Chaque table fait l objet d une page de rapport. Le rapport fait état des modifications effectuées et éventuellement de celles qui n ont pas pu l être. Pour imprimer le rapport, cliquer sur le bouton OK. Sage

33 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu En parallèle, un fichier Rapport MAJ Tables AA-MM-JJ HHMM.Txt est créé dans le répertoire d installation de Suivi de trésorerie. Sage

34 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Menu Administration Le menu Administration permet notamment de gérer la confidentialité de l ensemble des logiciels de l offre Finance 100, les modes de sortie, les traitements automatisés (sauvegarde et purge), les paramètres du navigateur Internet utilisé, la bascule à l Euro, la récupération d une sauvegarde. Pour plus d informations, voir... «Gestion des Utilisateurs», page 34 «Gestion des modules», page 40 «Paramétrer», page 41 «Formats de sortie d impression», page 41 «Sauvegarde/Purge», page 44 «Accès Internet», page 48 «Basculer à l Euro», page 50 «Comptes (bascule des )», page 50 «Titres (bascule des )», page 54 «Restaurer une société», page 56 Gestion des Utilisateurs Administration / Gestion des utilisateurs La gestion des utilisateurs ainsi que la définition des droits d'accès d'un utilisateur aux fonctionnalités d'un logiciel s'effectue par la commande Administration / Gestion des utilisateurs. Par cette commande, l'administrateur crée (ou modifie) la liste des utilisateurs de l offre Sage Finance. A chaque utilisateur, il attribue un code d'accès et définit ses droits d'accès aux sociétés créées et aux modules utilisés. L'administrateur est le premier utilisateur qui a démarré le programme, il a saisi un code d'accès et un mot de passe qui l'identifient. L'administrateur a un droit d'accès total tant au niveau des sociétés que des logiciels utilisés. Lors de sa première entrée dans le logiciel, l'utilisateur saisit le code d'accès qui lui a été attribué, saisit ensuite son mot de passe personnel puis le confirme. Le mot de passe doit être composé de 4 à 10 caractères alphanumériques ; les espaces et caractères spéciaux ne sont pas admis. La confirmation du mot de passe doit être rigoureusement identique au mot de passe initial. Le changement de mot de passe peut être effectué à tout moment par l utilisateur, au moyen de la commande Modifier le mot de passe du menu Fichier de l un des logiciels de l offre Sage Finance. Cliquer directement sur l'icône Utilisateurs ou activer la commande Administration / Gestion des utilisateurs. La modification et la suppression d un utilisateur sont incompatibles avec la connexion de cet utilisateur à un module. Seule exception : l utilisateur connecté au Gestionnaire peut modifier sa confidentialité s il n est pas connecté à un autre module. Les modifications faites sont prises en compte lors de la prochaine connexion. Sage

35 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu L'administrateur figure déjà sur la liste des utilisateurs avec le code d'accès saisi au démarrage. L'administrateur est le premier utilisateur qui a démarré le programme, il s'est attribué un code d'accès et un mot de passe. L'administrateur est unique. Il a de fait, un droit d'accès total à tous les modules utilisés, à toutes les sociétés créées, tous les traitements, les commandes et les données communes. Il est impossible de lui interdire l accès à quoi que ce soit. Le menu Action présente les traitements disponibles : créer, modifier, dupliquer ou supprimer un utilisateur. Créer un utilisateur Cliquer sur l'icône Créer ou activer la commande Action / Créer. L écran «Insertion d un utilisateur» est composé de quatre onglets : «Sociétés», «Modules», «Traitements», «Données communes». Sage

36 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Saisir le Nom, le Prénom de l'utilisateur puis un Code d'accès qui conditionne son accès au programme. Le code d'accès est unique pour chaque utilisateur. Le programme s'oppose à la validation d'un code d'accès attribué préalablement à un autre utilisateur. Renseigner ensuite les différents onglets. Ce bouton permet de modifier le statut de la ligne sélectionnée. Une ligne au statut «Interdit» passe au statut «Autorisé» et inversement. Onglet Sociétés Cet onglet est composé du nom des sociétés, de leur numéro et de leur statut d accès Autorisé ou Interdit. Par défaut, toutes les sociétés ont le statut Interdit. Pour habiliter un utilisateur, sélectionner les sociétés pour lesquelles il sera habilité et double-cliquer sur le statut de l accès pour basculer du statut Interdit à Autorisé et inversement ou cliquer sur le bouton Autoriser/Interdire. Onglet Modules Dans cet onglet, sont listés tous les modules de de l offre Sage Finance installés et créés dans le Gestionnaire. Par défaut, tous les modules ont le statut Interdit. Pour accorder à l'utilisateur le droit d'accès à un logiciel, placer le curseur sur sa ligne et double-cliquer (à l'inverse, pour annuler une sélection, double-cliquer sur sa ligne). Réitérer cette manipulation pour tous les logiciels auxquels l'utilisateur en cours de création doit pouvoir accéder. Sage

37 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Le statut d accès Autorisé rend accessible le bouton Détails. Il permet de définir les droits d'accès de l'utilisateur aux différentes fonctionnalités du module sélectionné. Pour accorder à l'utilisateur le droit d'accès à une commande : 1. Placer le curseur sur le menu auquel elle appartient et cliquer sur le bouton Une option. 2. Si la commande fait partie d'un sous-menu, placer le curseur sur sa ligne et cliquer sur le bouton Une option. 3. Placer ensuite le curseur sur la commande elle-même et cliquer de nouveau sur le bouton Une option. Pour accorder à l'utilisateur le droit d'accès à l'ensemble d'un menu, placer le curseur sur la ligne de ce menu et cliquer sur le bouton Option+Sous-options. L'ensemble des commandes de ce menu sont autorisées. Pour accorder à l'utilisateur le droit d'accès à un sous-menu, placer le curseur sur le menu auquel il appartient et cliquer sur le bouton Une option, placer ensuite le curseur sur le sous-menu et cliquer sur le bouton Option+Sous-options. Sage

38 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Pour annuler une sélection, placer le curseur sur sa ligne et cliquer de nouveau sur le bouton Une option s'il s'agit d'une commande ou Une option + sous-options s'il s'agit d'un sous-menu ou d'un menu. Onglet Traitements Cet onglet regroupe les trois traitements qui peuvent être effectués dans tous les modules : Intégration automatique, Purges et Sauvegardes automatiques, Déconnexion, Editions automatiques. Par défaut, tous les traitements ont le statut Interdit. Pour accorder à l'utilisateur le droit d'accès à un traitement, placer le curseur sur sa ligne et double-cliquer (à l'inverse, pour annuler une sélection, double-cliquer sur sa ligne). Réitérer cette manipulation pour tous les traitements auxquels l'utilisateur en cours de création doit pouvoir accéder. Sage

39 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Onglet Données communes Cet onglet regroupe les données communes à tous les modules : Liste des pays, Visualisation des connexions, Liste des devises, Motifs de rejets, Calendrier bancaire, Codes interbancaires, Codes internes, Occupation des tables. Les quatre avant dernières données apparaissent uniquement si les modules concernés ont été créés dans le Gestionnaire Entreprise Banque. Par défaut, toutes les données communes ont le statut Interdit. Pour accorder à l'utilisateur le droit d'accès à une de ces données, placer le curseur sur sa ligne et double-cliquer (à l'inverse, pour annuler une sélection, double-cliquer sur sa ligne). Réitérer cette manipulation pour toutes les données communes auxquelles l'utilisateur en cours de création doit pouvoir accéder. Modifier un utilisateur La liste des utilisateurs affichée, placer le curseur sur la ligne de l'utilisateur concerné et cliquer sur l'icône Modifier ou activer la commande Action / Modifier. Pour modifier les droits d'accès de l'utilisateur aux sociétés ou aux logiciels, procéder comme en création. Réinitialisation du mot de passe. Ce bouton permet à l administrateur de réinitialiser le mot de passe d un utilisateur en cas de perte ou d oubli. Pour cela, il suffit de cliquer sur ce bouton. A sa prochaine entrée dans un logiciel, l'utilisateur devra saisir son nouveau mot de passe et le confirmer. Valider après modification par le bouton OK. Sage

40 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Supprimer un utilisateur La liste des utilisateurs affichée, pointer avec le curseur l'utilisateur concerné et cliquer sur l'icône Supprimer ou activer la commande Action / Supprimer. Dupliquer La liste des utilisateurs affichée, pointer avec le curseur l'utilisateur à dupliquer et cliquer sur l icône Dupliquer ou activer la commande Action / Dupliquer. Cette commande permet de copier tous les accès (sociétés, modules, traitements et données communes) d un utilisateur pour affecter strictement les mêmes à un nouvel utilisateur. Elle est accessible à tout utilisateur habilité à utiliser la commande Gestion des utilisateurs. Le nouvel utilisateur doit être identifié par son nom, son prénom ainsi que son code d accès. Gestion des modules Administration / Gestion des modules Lors de l'installation d'un logiciel de l offre Sage Finance, l'application correspondante est automatiquement créée dans le Gestionnaire. La commande Gestion des modules affiche la liste des applications ainsi créées. Aucune intervention ne doit être effectuée sur cette liste sauf indication contraire du correspondant Sage. Il est possible d'ouvrir la fiche d'une application pour visualisation uniquement, elle présente l'unité et répertoire d'installation du logiciel, le nom et l'extension de son fichier exécutable. Placer le curseur sur l'application à visualiser et valider la commande Action/ Modifier ou cliquer sur son icône sur la barre d'outils. Cliquer sur le bouton Annuler après visualisation. Sage

41 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Cette fonction est mono-utilisateur. Paramétrer Administration / Paramétrer Le sous-menu Administration / Paramétrer donne accès aux commandes suivantes : Formats de sortie d impression Cette commande regroupe les modes de sortie préparamétrés et permet leur gestion (créer, modifier, ou supprimer). Sauvegarde/Purge Cette commande permet d indiquer la fréquence des traitements de sauvegarde et de purge automatiques des données des sociétés. Accès Internet Cette commande permet de définir l adresse du navigateur Internet et de renseigner les informations relatives au fichier témoin. Formats de sortie d impression Administration / Paramétrer / Formats de sortie d impression Toutes les éditions proposées par les logiciels de l offre Sage Finance aboutissent à la fenêtre «Imprimer» pour la sélection d'un mode de sortie. En plus des sorties imprimante et sur écran (aperçu avant impression), il est possible de générer une édition sur fichier. Différents modes de sortie sont préparamétrés mais cette liste peut être enrichie par l'utilisateur. La sélection de l'un de ces modes de sortie s'effectue par le bouton Fichier. Sage

42 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu La liste des modes de sortie sur fichier préparamétrés peut être visualisée par le menu Modes de sortie du Gestionnaire Entreprise Banque. C'est à ce niveau qu'il est possible de l'enrichir par la création d'autres modes de sortie. La fenêtre d'application du Gestionnaire Entreprise Banque étant affichée, activer la commande Paramétrer / Formats de sortie d impression du menu Administration. Les modes de sortie préparamétrés sont identifiés sur cette liste par un code, un intitulé, la sortie utilisée, le nombre de lignes par page et le mode d'impression. Le menu Action présente les traitements autorisés sur cette liste : créer, modifier, et supprimer les modes de sortie. Pour l édition de la liste des modes de sortie, activer la commande Etats / Editer les formats de sortie ou cliquer sur le bouton correspondant. Cette fonction est mono-utilisateur. Créer un mode de sortie Activer la commande Action / Créer du menu ou cliquer sur son icône sur la barre d'outils. Renseigner cette fiche comme suit : Code Un code numérique est proposé par défaut, il peut être modifié. Sage

43 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Désignation Saisir un intitulé significatif. Mode de sortie Cliquer sur la flèche à droite de cette zone de liste et sélectionner le mode de sortie approprié. Con : sortie écran. File : génère un fichier d'impression qu'il faudra nommer ; la commande PRINT déclenche son impression à partir du DOS. Lotus : fichier pouvant être récupéré par le tableur LOTUS. Excel : fichier pouvant être récupéré par le tableur Excel. Ascii : fichier Ascii. Dbase III : fichier pouvant être récupéré par le système de gestion de base de données Dbase III. Transfert : ce mode de sortie génère un fichier pouvant être récupéré par d'autres logiciels Sage (par la commande Importation). Calc : fichier pouvant être récupéré par le tableur intégré à certains logiciels Sage. Paramétrage Cet encadré propose diverses options d'impression : Début de caractères étendus : début d'impression en caractères de largeur double (pour les titres par exemple) Fin caractères étendus : fin d'impression en caractères étendus Mise en 132 colonnes : impression en caractères compressés (132 caractères par ligne sur papier de petite largeur) Mise en caractères normaux : fin d'impression en caractères compressés Initialisation : préalable à l'impression avec certaines imprimantes Fin de cession : indique à l'imprimante la fin de l'impression Saut de page : provoque un saut de page Saut de ligne : provoque un saut de ligne Pour chacune des options d'impression souhaitées, double-cliquer sur sa ligne et saisir les codes de contrôle correspondants sur la fenêtre qui s'affiche à cet effet, valider par le bouton OK. Nombre de lignes par page Dépend de la hauteur du papier (11 ou 12 pouces) et de l'interligne choisi. L'interligne standard étant de 1/ 6 pouces, il faut enregistrer respectivement 66 et 72 lignes pour des hauteurs de papier de 11 et 12 pouces. Impression Cliquer sur la flèche à droite de cette zone de liste et sélectionner l'une des trois options proposées : Sans accent, sans graphique, Avec accent, sans graphique, Avec accent, avec graphique. Valider la création par le bouton OK. Le mode de sortie créé intègre la liste des modes de sortie préparamétrés, il sera également proposé par le bouton Fichier sur la fenêtre Imprimer à laquelle aboutissent toutes les impressions. Modifier un mode de sortie La liste des modes de sortie affichée, placer le curseur sur le mode concerné et valider la commande Action / Modifier ou cliquer sur son icône. Seul le code ne peut être modifié, procéder comme en création pour apporter les modifications souhaitées. Valider après modification par le bouton OK. Sage

44 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Supprimer un mode de sortie Placer le curseur sur le mode de sortie concerné et activer la commande Action / Supprimer ou cliquer sur son icône sur la barre d'outils. Confirmer par le bouton OK. Editer la liste des modes de sortie La liste des modes de sortie affichée, activer la commande Etats / Editer les formats de sortie ou cliquer sur son icône sur la barre d'outils. Valider par le bouton OK, choisir un mode de sortie et lancer l'édition. Sauvegarde/Purge Administration / Paramétrer / Sauvegarde/Purge Cette commande permet d indiquer la fréquence des traitements de sauvegarde et de purge automatiques des données des sociétés. Le paramétrage s applique à toutes les sociétés pour lesquelles un traitement automatique est paramétré. Les fichiers de configuration sont automatiquement sauvegardés. Les fichiers de Telbac sont sauvegardés si Telbac est configuré dans la liste des modules ou dans la fiche société de l un des modules. Lancement autonome Cette option permet de lancer les sauvegardes et les purges à l aide d un exécutable autonome PBSAUVE.EXE. Si cette option est cochée, seuls sont à définir le répertoire de stockage et l historique de sauvegarde. Sage

45 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Voir la partie «Lancement en mode autonome», page 47. Traitement proposé à partir de Le lancement du traitement est proposé à partir d une heure paramétrée par l utilisateur. L horaire défini est commun à la sauvegarde et à la purge. Cette zone est grisée si la case Lancement autonome est cochée. Répertoire de stockage Indiquer le répertoire de stockage des sauvegardes automatiques. Le répertoire PBSAUVE est proposé par défaut, pour le modifier, cliquer sur le bouton Zoom pour obtenir la liste des répertoires et sélectionner le répertoire adéquat. Historique de sauvegarde C est le nombre de sauvegardes à conserver, 10 maximum et par défaut. Au-delà du nombre indiqué, les sauvegardes les plus anciennes seront supprimées et remplacées par les nouvelles. Fréquence Cette zone est grisée si la case Lancement autonome est cochée. Sélectionner la fréquence adéquate : tous les jours (de 1 à 99 jours au maximum), toutes les semaines ; sélectionner dans la liste proposée le jour de la semaine adéquat, tous les mois (du 1er jour du mois au dernier). Dernier traitement effectué le Date du dernier traitement (sauvegarde ou purge) effectué. Cette zone est mise à jour au lancement de traitement et est modifiable. Cette date permet de déterminer la date du prochain lancement. Cette date ne sera pas prise en compte dans le cadre du lancement en mode autonome. Si la date est modifiée et qu elle indique une date antérieure à la date initialement affichée, la prochaine sauvegarde «écrasera» l éventuelle sauvegarde de même date (dans le cas d une modification de la date système ou de deux déclenchements le même jour). A la validation d une modification de date, le message suivant s affiche : Confirmer la saisie de la nouvelle date par le bouton OK ou cliquer sur le bouton Annuler pour revenir sur l écran Sauvegarde/Purge. Le suivi des traitements de sauvegarde et de purge automatiques est visualisable en cliquant sur le bouton Historique. Sage

46 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu La fenêtre «Suivi des traitements» affiche la liste des rapports existant pour l ensemble des sauvegardes effectuées. Chaque rapport est identifié par la date et l heure de lancement des traitements et par son statut (Anomalie pendant la sauvegarde d une société ou OK). Lors d anomalies, les purges ne sont pas effectuées. Le bouton Editer le rapport permet d obtenir un aperçu avant impression du rapport ainsi que son édition. Le rapport contient les informations suivantes : Date et heure du traitement, Chemin et fichier de stockage, Utilisateur, Résultat de la sauvegarde, Résultat de la purge, Sociétés sauvegardées et sociétés purgées. Seules les sociétés pour lesquelles un traitement est paramétré apparaissent dans le rapport. Sage

47 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Les colonnes Sauvegarde et Purge contiennent les statuts suivants : OK : si le traitement s est déroulé correctement. Interrompu : si le traitement a été interrompu par l utilisateur. Anomalie : si le traitement demandé n a pas été effectué. Dans le cas d une interruption manuelle ou de plantage ou d anomalie de sauvegarde, le rapport ne liste que les sociétés pour lesquelles un traitement a été effectué ou commencé avant l interruption. Déclenchement des traitements Lancement en mode automatique Lorsqu un traitement automatique est détecté à la sortie d un module, le programme affiche le message d alerte suivant : «Vous avez paramétré un (des) traitement(s) automatique(s) en date d aujourd hui. Si vous ne le(s) exécutez pas maintenant, ils seront proposés à la prochaine sortie d un module. Souhaitez-vous le(s) exécuter maintenant?» Valider par le bouton OK pour lancer le traitement paramétré ou cliquer sur le bouton Annuler pour le reporter à la prochaine fermeture du module. Lancement en mode autonome Le déclenchement autonome de la sauvegarde et purge automatique est effectué à l aide d un programme externe. Cet exécutable intitulé PBSAUVE.EXE peut être lancé manuellement ou à l aide d un programmateur ou «scheduler». Il permet automatiquement d ouvrir un module, de lancer les traitements automatiques et de refermer le module. Le choix du module lancé est défini de la manière suivante : 1. Suivi de trésorerie 2. Suivi de trésorerie Pack La date de dernier traitement est mise à jour. Il est possible de lancer le traitement plusieurs fois par jour ou pour la même période. Comme pour le lancement en mode automatique : les traitements de sauvegarde puis éventuellement de purge sont effectués élément par élément. Si un problème survient lors d une sauvegarde société (ou si elle est interrompue par l utilisateur), la purge des données société ne s effectue pas. l historique des sauvegardes et des rapports est mis à jour. Le paramétrage du traitement est mono-utilisateur. Le lancement du traitement en mode autonome ou intégré est en exclusivité totale. Lorsqu en sortie de module, le logiciel détecte que le traitement est en cours d exécution par un autre utilisateur, le message suivant s affiche : «Le traitement automatique a déjà été lancé par un autre utilisateur». Sage

48 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Accès Internet Administration / Paramétrer / Accès Internet Cette commande permet de définir l adresse du navigateur Internet et de renseigner les informations relatives au fichier témoin. Cette fonction est mono-utilisateur. Pour paramétrer le navigateur Internet, valider la commande Administration / Paramétrer / Accès Internet. Navigateur Internet Le chemin d accès est renseigné automatiquement en fonction du répertoire d installation du navigateur. L utilisateur peut procéder à la recherche de son navigateur en cliquant directement sur le bouton Zoom (sélection par un double-clic). Cliquer sur Rechercher pour localiser automatiquement le chemin d accès au navigateur Internet. L adresse du navigateur de l utilisateur est enregistrée dans un fichier de configuration dans le même répertoire que celui des fichiers témoins. Fichier témoin de BNP Transnet Le fichier témoin indique où sont stockés les fichiers ainsi que leur nom et leur numéro d ordre. Un fichier témoin est généré pour chacun des fichiers importés. Chemin d accès Le répertoire proposé par défaut est C:\ TRANSNET. Ce répertoire est créé automatiquement lors de la première entrée dans le Gestionnaire à la racine du disque C:. Nom du fichier Nom du fichier témoin sur 5 caractères alphanumériques. Sage

49 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Extension 3 caractères alphabétiques. L utilisateur peut modifier le répertoire de stockage des fichiers témoins paramétrés par défaut (clic sur le bouton zoom, sélection du répertoire et validation par le bouton OK), leur nom ainsi que l extension correspondante. Fichiers témoins en attente La détection de la présence d un fichier témoin est lancée automatiquement dans les trois cas suivants : Lors de la fermeture du logiciel : A la fermeture d un des modules, un message d alerte avertit l utilisateur que des fichiers sont en attente d intégration et lui propose de les intégrer. Si l utilisateur clique sur Annuler, l intégration n est pas lancée. A l entrée dans le logiciel : Un message d alerte avertit l utilisateur que des fichiers en attente d intégration sont présents sur son poste. Au lancement d une intégration automatique (commande Communication / Intégration automatique du module Suivi de trésorerie, ou Suivi de trésorerie Pack) : Le lancement d une intégration automatique permet la recherche des fichiers témoins qui se trouvent éventuellement sur le poste de travail et procède à l intégration automatique des fichiers détectés. Paramétrage d importation par Internet Différents fichiers peuvent être intégrés dans les modules par Internet. Si l utilisateur dispose du service Transnet, il se positionne sur la fenêtre d accueil du site. Il peut également se positionner sur la fenêtre d accueil de chacun des sites des autres banques. L utilisateur suit alors la procédure suivante : 1. Choix des fichiers à récupérer, 2. Indication d un répertoire de stockage et d un nom de fichier, pour chacun de ceux qu il souhaite importer (un paramétrage par défaut est proposé), 3. Indication du répertoire de stockage du ou des fichiers témoins dont le paramétrage par défaut est C:\TRANSNET. Réseau Dans le cas d une utilisation d un module en réseau, l utilisateur qui souhaite utiliser l accès à un service Internet va devoir paramétrer le chemin du navigateur installé sur son propre poste de travail. Le module de communication bancaire ainsi que la transmission Internet sont installés sur chaque poste indépendant. Ils ne peuvent pas être utilisés en réseau. Sage

50 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Basculer à l Euro Administration / Basculer à l Euro Le sous-menu Administration / Basculer à l Euro donne accès aux commandes suivantes : Comptes Titres Ce sous-menu permet de procéder à la bascule des comptes bancaires et des titres, c'est-à-dire d'effectuer : la conversion des comptes bancaires tenus en devise "in" en Euro ; la conversion des cours des valeurs mobilières en Euro. Première installation. Lors de la première installation des logiciels de la gamme, la table des devises comprend les taux définitifs des anciennes devises «in» côtées contre l Euro ; ces devises sont clôturées. Mise à jour. Lors d'une mise à jour des logiciels de la gamme, la table des devises est automatiquement modifiée. Il y a : une mise à jour des modes de cotations des devises, une mise à jour automatique des taux d éventuelles nouvelles devises «in» côtées contre l Euro, une conversion automatique des taux des devises «out» gérés par l utilisateur. Comptes (bascule des ) Administration / Basculer à l Euro / Comptes Cette commande permet de convertir les comptes bancaires en Euro. Cette fonction est mono-utilisateur. Activer la commande Administration / Basculer à l Euro / Comptes. Sage

51 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Cliquer sur le bouton Suivant afin de sélectionner une société. Double-cliquer sur la société adéquate ; une flèche apparaît alors dans la colonne Sélection. Puis cliquer sur le bouton Suivant. La liste des comptes bancaires apparaît. Si la société sélectionnée n a pas été convertie dans le nouveau format, un message d alerte s affiche. «Vous tentez d ouvrir une société non compatible avec cette version du logiciel.» Valider par le bouton OK et procéder à la conversion des fichiers sociétés correspondants (bouton Convertir de la commande Tables / Sociétés). Sage

52 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Si tous les comptes de la société sélectionnée ont été convertis à l Euro, le programme affiche le message «Aucune bascule n est à effectuer sur cette société». Valider ce message et cliquer sur le bouton Annuler de la liste des sociétés pour revenir au menu du Gestionnaire. Seuls les comptes en devise "in" de la société sélectionnée s'affichent. Pour sélectionner un compte à convertir en EURO, double-cliquer sur la ligne du compte adéquat ; un astérisque (*) apparaît alors dans la colonne P. Puis, cliquer sur le bouton Suivant. Une fenêtre de confirmation du traitement de la bascule des comptes sélectionnés s'affiche. Cliquer sur le bouton Terminer pour confirmer le lancement du traitement. Indiquer ensuite l'emplacement des fichiers de sauvegarde du fichier avant bascule et cliquer sur le bouton OK. Sage

53 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Une fenêtre s'affiche présentant la progression du traitement de la bascule des comptes. A la fin du traitement, le programme affiche un message de confirmation. Implications de la bascule des comptes dans les logiciels de l'offre Sage Finance Les mouvements bancaires et les MCF sont convertis en Euro selon la parité indiquée dans la table des devises (basculée). Le montant et la devise d'origine sont rappelés dans le détail de l'écriture ; Le nouveau solde du dernier relevé de compte intégré est converti en Euro et va servir de base pour le calcul des soldes ; Les cumuls sont recalculés en Euro, les calculs sont effectués à partir des opérations unitaires converties et non pas des cumuls précédents convertis globalement ; L historique d intégration restitue les informations telles qu elles ont été intégrées ; La devise d origine apparaît lors de l édition détaillée des comptes bancaires ; Après bascule, il est toujours possible d intégrer des relevés dans l ancienne devise. Dans ce cas, les écritures intégrées sont converties en Euro. Suivi de trésorerie Pack Les prévisions (hors VIB, financements, placements et titres) sont converties et le montant d origine est affiché dans la zone Montant de création ; Les prévisions issues des VIB sont converties et le montant d origine est affiché dans la zone Equivalent ; Les prévisions issues des financements/placements sont converties ainsi que leur montant d origine; Les prévisions issues des valeurs mobilières sont converties et le montant d origine est affiché dans la zone Equivalent (historique des opérations) ; Sage

54 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Les montants des financements/placements sont convertis en Euro pour les comptes en devises "in" ; Les seuils Débit / Crédit sont convertis ; Les montants de création des écritures d abonnement sont également converties en Euro. Titres (bascule des ) Administration / Basculer à l Euro / Titres Cette commande n'est accessible que si l'utilisateur possède le programme Suivi de trésorerie Pack et permet d'affecter une devise aux valeurs mobilières. Cette fonction est mono-utilisateur. Activer la commande Basculer à l Euro / Titres. Cliquer sur le bouton Suivant et sélectionner la société sur laquelle le traitement va être effectué. Sage

55 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Double-cliquer sur la société adéquate ; une flèche apparaît alors dans la colonne Sélection. Si la société sélectionnée n a pas été convertie dans le nouveau format, un message d alerte s affiche. Valider par le bouton OK et procéder à la conversion des fichiers sociétés correspondants (bouton Convertir de la commande Tables / Sociétés). Puis cliquer sur le bouton Suivant. Si tous les titres de la société sélectionnée ont été convertis à l Euro, le programme affiche le message «Aucune bascule n est à effectuer sur cette société». Valider ce message et cliquer sur le bouton Annuler de la liste des sociétés pour revenir au menu du Gestionnaire. Sinon, la liste des valeurs mobilières à convertir en Euro apparaît. Avant de procéder à la bascule des titres, il convient de s'assurer que les devises de cotations actuelles sont exactes. Pour sélectionner une valeur mobilière à convertir, double-cliquer sur la ligne de la valeur mobilière adéquate ; un astérisque apparaît alors dans la colonne P. Puis cliquer sur le bouton Suivant. Une fenêtre de confirmation du traitement de la bascule des valeurs mobilières sélectionnées s'affiche. Cliquer sur le bouton Terminer pour confirmer le lancement du traitement. Indiquer ensuite l'emplacement des fichiers de sauvegarde du fichier avant la bascule des titres et cliquer sur le bouton OK. Sage

56 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Une fenêtre s'affiche présentant la progression du traitement de cette bascule. A la fin du traitement, le programme affiche un message de confirmation du bon déroulement du traitement. Après la bascule des titres, les opérations rattachées à ces valeurs mobilières sont converties en Euro : - les opérations d achat et de vente sont modifiées en fonction de la parité. La zone Equivalent affiche le montant total d origine ; - l historique est converti selon la parité Euro / IN. Valider ce message et cliquer sur le bouton Annuler de la liste des sociétés pour revenir au menu du Gestionnaire. Restaurer une société Administration / Restaurer une société Cette commande permet de récupérer les sauvegardes effectuées en quittant l'un des logiciels de l'offre Sage Finance. Voir le paragraphe traitant des «Sauvegardes», page 92 pour une présentation complète des procédures de sauvegarde et restauration des données. Cette fonction est mono-utilisateur. Scénario en mode veille Administration / Scénario en mode veille Cette commande s'adresse aux utilisateurs du Telbac souhaitant lancer des sessions de télécommunications en différé. Dans le Telbac, la commande Paramètres / Sessions permet de définir des successions d'opérations appartenant ou non à la même banque, dans le sens de l'émission et/ou de la réception, à lancer ultérieurement. Les sessions ont pour intérêt d'éviter la pluralité des communications lorsque plusieurs fichiers doivent être émis ou reçus périodiquement. Les intégrations automatiques peuvent être lancées par la commande Transmissions / Connexion sessions au niveau de Telbac ou en différé par le biais de l'icône Intégration automatique du groupe Sage sur le Gestionnaire de programmes. Sage

57 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Cette fonction est mono-utilisateur. Procédure d'intégration automatique La procédure d intégration automatique se décompose comme suit : 1. Valider la commande Administration / Scénario en mode veille. L'écran de paramétrage du scénario permet de définir le mode de sortie des éditions liées à l'intégration de fichiers en mode veille dans l'offre Entreprise banque. Sans édition du rapport d'intégration : Si la case est cochée le rapport est édité dans le fichier RAPPORT.IMP. Sinon, il est imprimé. Sans édition d'un rapport d'anomalie : Si la case est cochée, l'édition de ce rapport ne sera pas réalisée (ni sous forme papier, ni sous forme fichier). Sinon, il sera présenté sous la forme définie pour le rapport d'intégration. Sans édition de l'automate en mode veille : Si la case est cochée, les éditions définies dans l'automate d'édition du module Suivi de trésorerie Pack ne seront pas réalisées (ni sous forme papier, ni sous forme fichier). Sinon, elles seront imprimées. 2. Quitter le Gestionnaire Entreprise Banque. 3. Double-cliquer sur l'icône Intégration automatique du menu Communication du logiciel de la gamme Entreprise Banque Sage installé. 4. Les traitements suivants sont lancés automatiquement : ouverture simultanée de Suivi de trésorerie ou Suivi de trésorerie Pack (suivant les logiciels acquis) et de Telbac., lancement de la télécommunication, fermeture de Telbac, intégration des fichiers reçus et mise à jour des historiques de transmission et d'intégration suivant la session lancée, fermeture du programme. Intégration automatique en mode veille L'intégration automatique est lancée en mode veille, la télécommunication est lancée à l'heure souhaitée (durant la nuit par exemple) sans aucune intervention de l'opérateur. Pour ce faire : placer l'icône Intégration automatique dans le groupe Démarrage du Gestionnaire de programmes de Windows, modifier l'autoexec.bat en rajoutant la commande permettant de lancer Windows, brancher le minuteur après avoir défini la plage horaire d'ouverture du micro-ordinateur. Sage

58 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu La télécommunication sera lancée à l'heure paramétrée pour la session dans Telbac. Il faut également que le nom de la session à lancer ait été saisie au niveau du Gestionnaire (commande Administration/Scénario en mode veille). Suite au lancement de la télécommunication, le logiciel met à jour les données dans l offre Sage Finance. Il est aussi possible de paramétrer le lancement de l exécutable VEILLE.EXE stocké dans le répertoire GEBSAARI dans un logiciel de type «Programmateur» ou «Scheduler». Sage

59 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Menu Fenêtre Le menu Fenêtre propose les commandes : Cascades Mosaïque Réorganiser les icônes Cascade Superpose les fenêtres ouvertes pour que la barre de titre de chacune d'entre elles soit visible. Mosaïque Place côte à côte les fenêtres ouvertes. Réorganiser les icônes Aligne les icônes des fenêtres réduites (avec la commande Réduction du menu Système). Sage

60 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Menu Aide (?) Le menu Aide (?) propose les commandes suivantes : «Aide», page 60 «A propos de», page 60 «Documentation en ligne», page 61 «Actualiser les droits d accès au portail», page 61 «Sage sur le Web», page 62 Aide Aide (?) / Aide Cette commande ouvre directement l aide intégrée du module utilisé. A propos de Aide (?) / A propos de Cette commande affiche une fenêtre indiquant le nom et le numéro de version du module installé. Sage

61 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Documentation en ligne Aide (?) / Documentation en ligne Cette commande ouvre directement le programme Adobe Acrobat Reader qui permet de consulter le manuel électronique du module utilisé. Voir le paragraphe «Les manuels électroniques» du manuel d installation pour plus de détails. Actualiser les droits d accès au portail Aide (?) / Actualiser les droits d accès au portail Cette commande est disponible uniquement dans les logiciels Suivi de trésorerie 100 et Suivi de trésorerie 100 Pack. La fenêtre «Actualiser les droits d accès au Portail» vous invite à renseigner votre numéro de client et votre mot de passe. Sage

62 Les commandes du Gestionnaire Entreprise Banque, menu par menu Sage sur le Web Aide (?) / Sage sur le Web Cette commande est disponible uniquement dans les logiciels Suivi de trésorerie 100 et Suivi de trésorerie 100 Pack. La validation de cette commande, après l actualisation des droits d accès au portail, lance le programme de navigation disponible sur le poste de travail et réalise une connexion au site Sage France. Sage

63 Interactions des logiciels Interactions des logiciels Les logiciels de l'offre Entreprise Banque Sage (hormis Telbac) ont une base de données commune. De ce fait, une action effectuée à partir d'un logiciel peut être répercutée dans tout ou une partie des autres logiciels de l'offre. L'ensemble des interactions est présenté ci-après et classé suivant deux thèmes : les fichiers communs, la modularité. Pour plus d informations, voir... «Fichiers communs», page 64 «Modularité», page 66 «Description des fichiers utilisés par le programme», page 67 Sage

64 Interactions des logiciels Fichiers communs Les fichiers communs à l ensemble de l offre Finance 100 sont les paramètres société, les banques et les agences bancaires, les comptes bancaire, les natures de mouvement, les filiales d une même société, les codes internes, les Codes interbancaires, les Motifs de rejet, Taux de référence, Devises, Pays. Pour plus d informations, voir... «Paramètres société», page 64 «Banques et comptes bancaires», page 64 «Natures de mouvement», page 64 «Filiales», page 65 «Tables multi-sociétés», page 65 Paramètres société Les paramètres société sont saisis au démarrage d'un logiciel après création de la société ou par la commande Paramétrer la société du menu Fichier de ce logiciel. Ces paramètres sont automatiquement reportés pour une même société dans l'ensemble des logiciels installés et doivent uniquement être complétés au niveau de chaque logiciel par la saisie d'informations spécifiques s'il y a lieu. Banques et comptes bancaires Pour une même société, les listes de banques, agences bancaires et comptes bancaires sont communes à l'ensemble des logiciels de l'offre. Toute intervention (création, modification, suppression ou importation) sur ces listes à partir de l'un des logiciels de l'offre est automatiquement reportée pour la société concernée dans tous les autres logiciels. Certains logiciels nécessitent la saisie de données complémentaires sur les fiches banques et/ou comptes bancaires. La devise d un compte bancaire et son RIB ne peuvent pas être modifiés si ce compte a été mouvementé à partir de l'un des logiciels de l'offre. Un compte bancaire mouvementé à partir d'un logiciel ne peut pas être supprimé. Natures de mouvement Le fichier des natures de mouvement est identique quelle que soit la version de Suivi de trésorerie 100. Toute intervention sur la liste des natures de mouvement à partir de l'un de ces logiciels est automatiquement reproduite dans les autres. Sage

65 Interactions des logiciels Filiales Version Pack La gestion des filiales est disponible uniquement dans le logiciel Suivi de trésorerie Pack. Tables multi-sociétés Les Tables multi-sociétés sont des fichiers préparamétrés et communs à l'ensemble des sociétés. Au niveau de chaque logiciel, le sous-menu Tables / Tables multi-sociétés présente les fichiers préparamétrés disponibles. Voici la liste des Tables multi-sociétés et les logiciels dans lesquels elles sont proposées : Devises : Tous modules Pays : Tous modules Codes internes : Suivi de trésorerie, Suivi de trésorerie Pack Codes interbancaires : Suivi de trésorerie, Suivi de trésorerie Pack Motifs de rejet : Suivi de trésorerie, Suivi de trésorerie Pack Taux de référence : Suivi de trésorerie, Suivi de trésorerie Pack Lois statistiques : Suivi de trésorerie Pack Toute intervention (création, modification ou suppression d'un élément) sur l'une de ces listes est reproduite automatiquement dans l'ensemble des logiciels de l'offre qui disposent de cette même liste. Base de référence La base de référence est composée des tables : Lois statistiques (PB.LOI), Formats d importation PB, GT, RAP (PB.FMT), Code opération interne (PB.OPE), Motifs de rejet (PB.REJ), Pays (PB.PAY), Préparamétrage bancaire VIE (PB.PRE), Calendrier (PB.CAL), Codes AFB (PB.AFB), Types de champs pour les formats d importation PB, GT, RAP (PB.TFT), Motifs économiques (PB.TAB), Devises/Taux de référence (PB.TAU), Taux de TVA (PB.TVA). La base de référence est stockée dans le fichier BASEBANQ.REF. La liste précédente indique pour chaque table l ancien fichier de configuration correspondant. Voir«Gestion de la base de données», page 97. Sage

66 Interactions des logiciels Modularité La modularité des menus et commandes dépend de la configuration logicielle utilisée : traitements à effectuer en priorité au niveau d'un logiciel, commande active si un autre logiciel de l'offre est utilisé Tous les traitements où la modularité intervient sont présentés ci-après. Menu Gestion des mouvements et soldes du logiciel Entreprise Banque Ce menu est réservé aux logiciels Suivi de trésorerie, Suivi de trésorerie Pack où il est enrichi de la gestion des prévisions et du comparatif entre le prévisionnel et le réalisé. Intégration des relevés de compte Les relevés de compte mis à disposition par les banques peuvent être intégrés suivant le cas à partir des logiciels Suivi de trésorerie, Suivi de trésorerie Pack. L'intégration est effectuée à partir d'un seul logiciel, les relevés de compte récupérés sont ensuite automatiquement intégrés dans les autres logiciels. En fonction des logiciels utilisés, l'intégration s'effectuera en priorité à partir de : Suivi de trésorerie, Suivi de trésorerie Pack. Particularité - la suppression des relevés de compte A partir de l'historique d'intégration, commande du menu Gestion des mouvements et soldes de l'un des logiciels précités, il est possible de supprimer un relevé de compte. Purge des mouvements bancaires La purge des mouvements est une commande disponible dans les logiciels Suivi de trésorerie, Suivi de trésorerie Pack. Elle peut aussi être demandée dans le cadre du traitement automatique de purge. Voir la commande «Sociétés», page 23. Sage

67 Interactions des logiciels Description des fichiers utilisés par le programme Les fichiers nécessaires au fonctionnement des logiciels peuvent être classés en 6 catégories : fichier de configuration, fichier permettant l'exécution du programme, fichier des masques d'écran et de messages, fichier de structure d'édition, de récupération et de données, fichiers de référence (pays, devises, motifs de rejet, taux de référence ), fichier de données d'une société. Les cinq premiers types de fichier sont uniques quel que soit le nombre de sociétés traitées. Le fichier de données d'une société est répété autant de fois qu'il y a de sociétés créées. Les pages suivantes présentent successivement les fichiers de données d'une société et les fichiers programme. Comme nous l'avons vu plus haut dans ce chapitre, du fait de la modularité de l'offre Entreprise Banque Sage, certains fichiers sont communs à tout ou à une partie des logiciels de l'offre. Par commodité de lecture, la liste des fichiers est présentée sous forme de tableaux à plusieurs colonnes, le symbole X signale les logiciels dans lesquels est utilisé chacun des fichiers. Sur ces tableaux, les logiciels sont codifiés : - GEB Gestionnaire Entreprise Banque, - PV Suivi de trésorerie, - TV Suivi de trésorerie Pack Pour les clients qui possèdent le logiciel Gestion de portefeuille et qui effectuent la mise à jour de l'offre Entreprise Banque Sage en version 12.00, les fichiers propres à ce module sont conservés même si le logiciel Gestion de portefeuille n'est pas proposé dans cette nouvelle version. Fichiers de données d'une société Ces fichiers sont contenus dans le fichier ***.BQE depuis la version Il existe autant de fichiers ***.BQE que de sociétés. Le nom du fichier correspond au numéro de la société, numéro attribué automatiquement en fonction de l ordre de création de la société. Le fichier de données de la société fictive Jeu d essai est 000.BQE, celui de la première société créée 001.BQE, etc Lors de l entrée dans le gestionnaire, après installation de la version 12.00, il est possible de convertir les anciens fichiers. Voir le bouton Convertir une société de la commande «Sociétés», page 23. Fichiers programme Nom Intitulé Gestionnaire Entreprise banque Suivi de trésorerie Suivi de trésorerie Pack DISP.VER Numéro de version interne du logiciel X DISP.SUP Sauvegarde de la taille et de la place des fenêtres par utilisateur X Sage

68 Interactions des logiciels Nom Intitulé Gestionnaire Entreprise banque Suivi de trésorerie Suivi de trésorerie Pack DISP.BBL Structure des fichiers de données X DISPW.PRG Fichier des applications X DISPW32.EXE Fichier exécutable du programme X DISPWD32.DLL Fichier des écrans X DISP.EVT Fichier des événements X DISP.MAS Fichier des masques d'écran X DISPW.CHM Fichier de l'aide X DISP.MES Fichier des messages X DISPSUP.INI DISP.PDF Sauvegarde de la taille et de la place des fenêtres par utilisateur Fichier de la documentation en ligne X X BASE32.DLL Mise à jour des bases de données X DUNZIP32.DLL DZIP32.DLL GOASW.PIE VER32201.DLL VER32250.DLL VER32260.DLL VER32400.DLL VER32450.DLL VER32475.DLL VER32500.DLL PB.INF Restauration des fichiers sauvegardés Compactage des fichiers sauvegardés Configuration des modules présents Mise à jour des versions antérieures Mise à jour des versions antérieures Mise à jour des versions antérieures Mise à jour des versions antérieures Mise à jour des versions antérieures Mise à jour des versions antérieures Mise à jour des versions antérieures Paramétrages des Purges et Sauvegardes automatiques X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X PB.UTI Liste des utilisateurs X X PB.UTI Liste des utilisateurs X X PB.BBL Structure des fichiers de données X X PB.SES Liste des accès X X PB.RES Fichier des instances X X PB.SET Fichier des paramètres du logiciel X X Sage

69 Interactions des logiciels Nom Intitulé Gestionnaire Entreprise banque Suivi de trésorerie Suivi de trésorerie Pack PB.PAY Pays : création de la base de référence X X PB.SOC Sociétés X X PB.USR Fichier système X X PB.CAL Calendrier bancaire : création de la base de référence X X PB.REJ Motifs de rejet : création de la base de référence X X PB.AFB Codes interbancaires : création de la base de référence X X PB.OPE Codes internes : création de la base de référence X X PB.RAP Critères de rapprochement PB.TFT PB.FMT Formats de fichiers paramétrables : création de la base de référence X X PB.TAU Taux de référence / Devise : création de la base de référence X X PB.LOI Lois statistiques : création de la base de référence X PB.CRT Zones générateur d'états X PB0.PRT Fichier des imprimantes X PB1.PRT Fichier des imprimantes X PB.NAT Fichier des natures de mouvements X PB.DIN Fichier des cours des devises in X NEW.TFT Format de fichiers paramétrables X X NEW.FMT Format de fichiers paramétrables X X NEW.RES Fichier des instances X X NEW.TAU Taux de référence X X NEW.SES Liste des accès X X NEW.CAL Calendrier bancaire X X NEW.PAY Pays X X *.BBL REINDSOC.EXE Bibliothèque des structures des fichiers Utilitaire de réindexation des fichiers X X SAVEXTR.EXE Outil de réparation de fichiers X X SAUVSAAR.DAT Sauvegarde de données X X VISUUTIL.EXE Fichier de visualisation des connexions réseaux X X Sage

70 Interactions des logiciels Nom Intitulé Gestionnaire Entreprise banque Suivi de trésorerie Suivi de trésorerie Pack PVW32.EXE Fichier exécutable du programme X X PV32.MES Fichier des messages X X PVW32D.DLL Fichier des écrans X PVW.CHM Fichier de l'aide X X PV.PDF Fichier de la documentation en ligne X GT.PDF Fichier de la documentation en ligne X PVSUP.INI Sauvegarde de la taille et de la place des fenêtres par utilisateur X X VEILLE.EXE PBSAUVE.EXE PBREG.EXE Fichier exécutable de lancement autonome de l intégration automatique Fichier exécutable de lancement autonome des sauvegardes et purges automatiques Fichier exécutable de déclaration des unités substituées dans la base de registres X X X PBMAIL.DLL Création automatique d un message contenant le fichier extrait des prévisions (consolidation de trésorerie) X X RES.CFG Fichier de configuration réseau X X X Lors de l'installation des logiciels de l'offre Entreprise Banque Sage, les fichiers suivants sont installés dans le répertoire SYSTEM de Windows\System de Windows 98 ou Millenium, Winnt\system32 de Windows NT4, Windows 2000 ou XP : Nom du fichier.dll Taille (octets) Version CBASE32.dll 696, CBLOC32.DLL 651, edt32d20.dll 389, gsw32.exe 427, gswag32.dll 248, gswdll32.dll 103, hedlg32.dll 70, c heicon32.dll 187, a hekrnl32.dll 574, d hertf32.dll 67, c hetool32.dll 39, b imgman30.dll 225, im30bmp.dil 20, im30pcx.dil 33, Sage

71 Interactions des logiciels Nom du fichier.dll Taille (octets) Version im30tga.dil 20, im30tif.dil 55, imp32d20.dll 128, msvcrt.dll 286, msvcrt40.dll oleaut32.dll 626, SAGEPERS.dll 475, SHFHOLDER snform32.dll 289, ss32d25.dll 563, tab32d20.dll 244, Sage

72 Procédures communes à tous les modules Procédures communes à tous les modules Cette partie présente les procédures communes à l'ensemble des logiciels de l'offre Finance 100. Ces commandes ne sont pas accessibles depuis le Gestionnaire Entreprise Banque mais depuis les modules Suivi de trésorerie et Suivi de trésorerie Pack. Pour plus d informations, voir... «Menu Fichier (d un module)», page 73 «Gestion du mot de passe», page 82 «Menu Action (d un module)», page 84 «Menu Etats (d un module)», page 86 «Menu Communication (d un module)», page 90 Sage

73 Procédures communes à tous les modules Menu Fichier (d un module) Ces commandes ne sont pas accessibles depuis le Gestionnaire Entreprise Banque mais depuis les modules Suivi de trésorerie et Suivi de trésorerie Pack. Pour plus d informations, voir... «Ouvrir une société», page 73 «Fermer une société», page 75 «Paramétrer la société», page 75 «Occupation des tables», page 76 «Calendrier bancaire», page 76 «Fermer la liste», page 77 «Quitter...», page 77 Voir également «Fichier / Outils / Visualisation des connexions», page 17. Les commandes Paramétrer les imports et Modifier le mot de passe sont présentées dansla documentation spécifique à chaque module. Ouvrir une société Fichier / Ouvrir une société La commande Fichier / Ouvrir une société permet de sélectionner une société. La société active est signalée par la mention ec dans la colonne En cours. Cliquer deux fois sur la ligne de la société à ouvrir. Si un utilisateur a déjà ouvert cette société, le logiciel affiche un message d alerte. «Un utilisateur est déjà dans cette société. Voulez-vous consulter la liste des connexions?» Cliquer sur Oui afin d afficher la liste des connexions ou cliquer sur Annuler pour ouvrir directement la société. Si la société est ouverte en utilisation monoposte ou en mode exclusif pour le module, ce message n apparaît pas. Accès exclusif pour le module Cette case est décochée par défaut ; cochée, elle permet d accéder en mode exclusif à la société. Ce mode interdit à tout autre utilisateur d ouvrir la même société avec le même module. Cette exclusivité d accès est désactivée au moment où l utilisateur qui a choisi cette option ferme la société. Sage

74 Procédures communes à tous les modules Lorsque la société est ouverte en mode exclusif, la mention Exclusif est rappelée en bas de la fenêtre. Si la société est ouverte sans accès exclusif, tout autre utilisateur pourra l ouvrir. Dans les deux cas, n importe quel utilisateur pourra l ouvrir dans un autre module. Cas des sociétés non converties Lorsque la colonne Nom de fichier n indique pas de fichier avec l extension.bqe, le logiciel affiche un message d avertissement. Lancer alors le Gestionnaire Entreprise Banque et procéder à la conversion des fichiers concernés. Le fichier avec l extension.bqe est affiché mais le logiciel ne parvient pas à l ouvrir. Cas d un fichier absent Cette fenêtre s affiche lorsque le fichier.bqe ne se trouve pas à l emplacement paramétré dans le Gestionnaire. Il faut indiquer l emplacement correct du fichier à l aide de la fenêtre Volume et répertoire et valider. Cas d un fichier occupé Sage

75 Procédures communes à tous les modules Cette fenêtre s affiche lorsque le fichier.bqe est occupé. Dans ce cas, se reporter au manuel du Gestionnaire Entreprise Banque. Voir le manuel la partie «Gestion de la base de données», page 97 pour toute explication sur l ouverture des bases de données (base société ou base de référence). Fermer une société Fichier / Fermer une société La commande Fichier / Fermer une société permet de fermer la société en cours. Paramétrer la société Fichier / Paramétrer la société La commande Fichier / Paramétrer la société présente les paramètres société saisis au démarrage du logiciel après création de la société. Les renseignements laissés en attente doivent être saisis. Visualisation des connexions Fichier / Outils / Visualisation des connexions Cette commande permet de visualiser la liste des utilisateurs connectés au produit. Sage

76 Procédures communes à tous les modules Occupation des tables Fichier / Outils / Occupation des tables Cette commande permet de visualiser le nombre de fiches occupées par les fichiers de données de la société en cours. Cet écran présente : le nom des fichiers utilisés dans le module, le nombre de fiches utilisées dans la société ouverte. Aucune intervention n est autorisée sur cet écran. Pour sortir de la commande, cliquer sur OK. Calendrier bancaire Fichier / Calendrier bancaire Le calendrier est ouvert à la page du mois en cours, la date du jour est sélectionnée par défaut. Sage

77 Procédures communes à tous les modules Les premiers boutons fléchés à gauche et à droite du mois en cours permettent de visualiser respectivement le mois précédent et suivant. Les boutons fléchés sur la ligne suivante affichent le calendrier de l'année précédente ou suivante. Fermer la liste Fichier / Fermer la liste Cette fonction permet de fermer n importe quelle liste ouverte. Dans le cas où plusieurs listes sont à l écran, la dernière liste affichée sera la première fermée. Quitter... Fichier / Quitter La commande Fichier / Quitter est suivie du nom du logiciel en cours et permet de quitter l'application. 1. Détection de traitements automatiques Le logiciel demande confirmation du lancement du traitement. 2. Sauvegarde manuelle des fichiers Sage

78 Procédures communes à tous les modules Le logiciel demande confirmation de la sauvegarde manuelle des fichiers par le bouton Sauvegarder. Pour quitter le logiciel sans sauvegarde, valider par OK. Une procédure de sauvegarde manuelle des fichiers est proposée par le bouton Sauvegarder. Pour quitter le logiciel sans sauvegarde, valider par OK. Sage

79 Procédures communes à tous les modules Gestion du mot de passe Cette gestion du mot de passe est valable pour tous les modules de l offre Sage Finance. A la première entrée d un utilisateur dans un des logiciels de la gamme, l écran de saisie du mot de passe demande une confirmation du mot de passe. Code d'accès et mot de passe doivent être différents, un mot de passe identique au code d'accès saisi sera systématiquement rejeté. Valider après saisie en cliquant sur le bouton OK. Le mot de passe et sa confirmation doivent comporter de 4 à 10 caractères alphanumériques ; les caractères spéciaux et les espaces ne sont pas autorisés. A partir de la seconde entrée du même utilisateur, dans un module, la zone Confirmation mot de passe n est plus affichée. Concernant uniquement l administrateur, lors de sa première entrée dans logiciel, un second écran apparaît. Les renseignements enregistrés dans cette fenêtre donnent la possibilité à l administrateur de récupérer son mot de passe lui -même en cas de perte. Pour plus d information sur la procédure d entrée dans un logiciel, voir le Gestion des utilisateurs «Gestion des Utilisateurs», page 34. Sage

80 Procédures communes à tous les modules Renouvellement automatique du mot de passe Chaque utilisateur dispose de son propre compteur qui est initialisé à 0 lors de la création de cet utilisateur par l Administrateur de l application (commande Gestion des utilisateurs du menu Administration du Gestionnaire Entreprise Banque). Ce compteur est incrémenté de 1 à chaque ouverture de module par l utilisateur. Sa valeur maximale est de 90. Après avoir atteint cette valeur, il est réinitialisé à 0. Cette réinitialisation provoque à la prochaine entrée dans un module, la demande de saisie d un nouveau mot de passe pour l utilisateur concerné. Un écran permettant la modification du mot de passe s affiche alors. Un contrôle est effectué sur le nouveau mot de passe afin que l utilisateur ne puisse pas ressaisir l ancien mot de passe. Le mot de passe peut également être modifié avant son renouvellement automatique par la commande Modifier le mot de passe du menu Fichier. Voir les documentations des logiciels de l offre Entreprise Banque pour le détail de cette commande. Gestion de la perte du mot de passe de l Administrateur En cas de perte du mot de passe de l Administrateur et d impossibilité d accès par un autre utilisateur au Gestionnaire Entreprise Banque pour réinitialiser le mot de passe, l Administrateur a la possibilité de récupérer son mot de passe par un autre biais. La perte du mot de passe d un utilisateur, autre que l Administrateur est gérée par ce dernier en réinitialisant le mot de passe de cet utilisateur dans la fonction Gestion des utilisateurs du menu Administration du Gestionnaire Entreprise Banque. Lors de la saisie du mot de passe de l Administrateur, si celui-ci est incorrect, un message d erreur apparaît. Sage

81 Procédures communes à tous les modules Le bouton OK permet de revenir sur l écran de saisie du mot de passe en cas d erreur de frappe. Le bouton Mot de passe oublié? permet d accéder à l écran d accueil de l Assistant de récupération de l accès administrateur. Cliquer sur le bouton Suivant. Deux cas de figure sont possibles : L administrateur saisit la bonne réponse et dans ce cas il accède à l écran lui indiquant son mot de passe. Sage

82 Procédures communes à tous les modules Il clique alors sur le bouton Fin qui le renvoie directement sur l écran de saisie du mot de passe. Si l administrateur ne connaît pas la réponse à la question, il clique sur le bouton Réponse oubliée qui lui donne accès à un écran contenant un numéro d appel, ainsi qu une clé. Ces éléments lui permettent de prendre contact avec un service BNP Paribas qui réinitialisera son mot de passe. Modification de la question Administrateur L Administrateur a la possibilité de modifier la question administrateur et sa réponse, en cas de changement d Administrateur par exemple, dans la fonction Gestion des utilisateurs du menu Administration du Gestionnaire Entreprise Banque. En double cliquant sur la ligne Administrateur, dans la liste des utilisateurs, l utilisateur accède à l écran de modification de l administrateur. Sage

83 Procédures communes à tous les modules En cliquant sur le bouton, l utilisateur accède à l écran de modification de la question administrateur. Renseigner les zones suivantes : Nouvelle question Cette zone peut contenir 40 caractères au maximum. Nouvelle réponse Cette zone peut contenir 20 caractères au maximum. Le bouton OK valide la nouvelle question et sa réponse. Le bouton Annuler permet de revenir à l écran de modification de l administrateur sans tenir compte de la saisie qui a été effectuée. Sage

84 Procédures communes à tous les modules Menu Action (d un module) Le menu Action regroupe les fonctions accessibles depuis une liste ou un écran ouvert. Par exemple, lors de l ouverture de la liste des prévisions, les options de ce menu sont Créer, Modifier, Supprimer, Décalage des prévisions, Toutes les fonctions de ce menu sont également accessibles dans un menu contextuel affiché par un clic droit, à l ouverture d un écran. Ce menu Action n est pas accessible à l ouverture du module, aucun écran n étant ouvert. Procédure d'importation L icône ci-contre correspond à la commande Importer du menu Action Les logiciels de l'offre Finance 100 proposent tous des possibilités d'importation de données ; il s'agit principalement de l'importation des mouvements, des banques, des comptes bancaires et des tiers. En ce qui concerne les importations directes des tiers et des mouvements comptables de la Comptabilité Sage Ligne 100 vers le logiciel de l offre Finance 100, voir les procédures de ces importations décrites dans le manuel de ce logiciel. Les conditions d'importation ainsi que la structure de fichier requise sont présentées en dernière partie de ce manuel. Nous présentons ci-après la procédure d'importation qui reste invariable. Toute demande d'importation, à l exception des importations directes de la Comptabilité Sage 100 dans logiciel de l offre Finance 100, aboutit à la fenêtre : Sage

85 Procédures communes à tous les modules Il faut indiquer sur cette fenêtre l'emplacement et le nom du fichier à importer. Si le chemin d'accès proposé par défaut (répertoire d'installation du logiciel en cours d'utilisation) ne convient pas, sélectionner le répertoire parent (C:) ou une autre unité de stockage (A: etc.). Pour afficher la liste des types de fichier contenus dans le répertoire sélectionné, utiliser la zone Nom. Valider ensuite par le bouton OK pour lancer l'importation. Sage

86 Procédures communes à tous les modules Menu Etats (d un module) Le menu Etats intègre l ensemble des fonctions d édition et paramétrage d édition (générateur d Etats), disponibles dans un module. La procédure d édition est toujours la même quel que soit le module utilisé. Lancement d une édition Icône Editer : les logiciels de l'offre Finance 100 permettent d'imprimer un grand nombre d'états : éditions propres à certaines commandes : certaines fonctionnalités comportent leur propre fonction d'impression, principalement les fonctionnalités appelant une liste d'éléments. L'édition est lancée à partir d'une icône Editer ou de la commande Editer du menu Etats sur les listes. menu Etats : la plupart des logiciels possèdent un menu Etats qui propose l'impression de plusieurs états. Ces états sont présentés dans les manuels d'utilisation des logiciels. Toutes les éditions proposées aboutissent à la fenêtre «Imprimer» (sélection d'un mode de sortie). L'édition peut être visualisée à l'écran, imprimée ou encore générée sur fichier. Aperçu avant impression Pour obtenir l'édition à l'écran, cliquer sur la case Aperçu avant impression. L'état s'affiche dans une fenêtre intitulée «Visualisation écran». Les boutons sur le haut de cette fenêtre présentent les actions autorisées. Interrompt l'impression. Affiche la première page du document. Affiche la page précédente si édition comporte plusieurs pages Affiche la page suivante si édition comporte plusieurs pages Affiche la dernière page du document. Imprime le document visualisé à l'écran sur l'imprimante par défaut. Sage

87 Procédures communes à tous les modules Dans tous les logiciels Finance 100, ce bouton donne accès à une fenêtre offrant le choix des pages à éditer. Par défaut le logiciel propose l édition de l ensemble du document. Pour un document de plusieurs pages, l utilisateur peut modifier les options d impressions : Tout : édition de toutes les pages du document, Page en cours : édition de la page affichée en aperçu, Pages : édition des numéros de pages renseignés dans les zones De et A. La zone Copies permet de saisir le nombre d exemplaires à imprimer. Les copies d une même édition sont assemblées et sont toutes imprimées avant celles de l exemplaire suivant. Cette option ne peut pas être modifiée. Trois boutons sont accessibles : Valide le paramétrage et lance l édition. Permet de revenir dans l écran d «Aperçu avant impression» sans que l édition soit déclenchée. Donne accès aux paramètres de l imprimante. Edition graphique Certaines éditions sont définies en mode graphique. L édition graphique est alors proposée par défaut mais peut être désactivée. Impression La fenêtre «Imprimer» propose l'imprimante par défaut (paramétrée sur le panneau de configuration du Gestionnaire de programmes). Le bouton Configuration permet de sélectionner une imprimante autre que l'imprimante par défaut et de paramétrer le format d'impression du document à éditer. Si ces sélections sont inutiles, valider directement par le bouton OK sinon, cliquer sur le bouton Configuration. Sage

88 Procédures communes à tous les modules Pour sélectionner une imprimante autre que l'imprimante par défaut, cliquer sur la case d'option Imprimante spécifique. Si plusieurs imprimantes sont connectées, cliquer sur la flèche à droite de la zone de liste et sélectionner l'imprimante adéquate. Il est également possible de paramétrer sur cette fenêtre : les caractéristiques d'impression, la résolution graphique de l'impression, le type d'alimentation en papier (cas des imprimantes matricielles), les dimensions du papier utilisé, son orientation à la française (portrait) ou à l'italienne (paysage). Valider après sélection par le bouton OK. Sortie fichier En plus des sorties imprimante et sur écran (aperçu avant impression), il est possible de générer une édition sur fichier. Différents modes de sortie ont été préparamétrés pour ce faire. A propos des modes de sortie préparamétrés, consulter le paragraphe «Formats de sortie d impression», page 41. Cliquer sur le bouton Fichier, la liste des modes de sortie préparamétrés (et éventuellement créés par l'utilisateur) s'affiche. Sage

89 Procédures communes à tous les modules Placer le curseur sur la sortie fichier souhaitée et double-cliquer. Indiquer sur la fenêtre qui s'affiche l'emplacement du fichier à générer ainsi que le nom à lui attribuer, valider par le bouton OK. Sage

90 Procédures communes à tous les modules Menu Communication (d un module) La commande Télécommunication donne accès au logiciel de télécommunication pour récupérer les fichiers émis par les banques : extraits de compte, relevés de LCR à payer, relevés de LCR impayées, relevés de virements rejetés, relevés de prélèvements impayés, avis d'opérés de virements / prélèvements, avances sur factures, cartes affaires, compte rendus de prise en charge et compte rendus applicatifs. La commande Internet permet de se connecter directement au navigateur Internet. Elle permet de récupérer des fichiers émis par les banques via un site particulier (BNP Transnet pour BNP PARIBAS par exemple). Pour plus d informations, voir... «Télécommunication», page 90 «Internet», page 91 La commandes Intégration automatique est présentée dans la documentation spécifique à chaque module. Télécommunication Communication / Télécommunication La télécommunication peut être activée par son icône sur la barre d'outils de la fenêtre d'application ou par validation de la commande Télécommunication du menu Communication. La validation par OK donne accès à Telbac pour récupérer les fichiers émis par les banques : extraits de compte, relevés de LCR impayées, relevés de virements rejetés, relevés de prélèvements impayés, avis d'opérés de virements / prélèvements, avances sur factures, cartes affaires, compte rendus de prise en charge et compte rendus applicatifs. Consulter la documentation de Telbac pour une présentation complète des procédures de récupération de fichiers. En retour de communication, lors de l intégration automatique des relevés de compte, cette commande bloque l ouverture de toutes les sociétés dans tous les modules. A l'attention des utilisateurs d'un logiciel de télécommunication autre que Telbac Les utilisateurs d'un logiciel de télécommunication autre que Telbac peuvent également accéder directement à leur logiciel en utilisant cette commande sans quitter le logiciel. Pour ce faire, le volume et répertoire de stockage du logiciel de télécommunication ainsi que le nom et l'extension de son fichier exécutable doivent être saisis dans les paramètres société. Voir à ce propos le menu Fichier, Paramétrer la société, Télécommunication. Sage

91 Procédures communes à tous les modules Internet Communication / Internet Cette commande permet de se connecter directement au navigateur Internet. Pour y accéder, cliquer sur l icône Internet ou valider la commande Internet du menu Communication. Sélectionner alors par un double-clic le site de la banque adéquate. Seules sont affichées les banques dont l URL a été saisie sur la fiche banque. Si une seule banque a une adresse internet (URL), on n affiche pas la liste ci-dessous, le navigateur démarre directement à l adresse internet de la banque concernée. L utilisateur accède directement au site sélectionné. Lorsque l utilisateur n a pas renseigné le chemin de son navigateur au niveau du Gestionnaire Entreprise Banque, la fenêtre Paramétrage du navigateur Internet s affiche. Une fois le chemin du navigateur localisé, cliquer sur OK. Le site sélectionné sur la liste des banques s affiche. Sage

92 Sauvegardes Sauvegardes Sauvegarder ses données consiste à les copier sur un support autre que le disque dur (disquettes, cartouches, disque externe). En cas d'incident, si elles ne sont plus utilisables sur le disque dur, elles pourront être restaurées. Une autre utilisation des sauvegardes peut être la réparation d'erreurs. La récupération d'une sauvegarde permet en effet de retrouver la dernière situation. Enfin, parallèlement aux sauvegardes courantes, il faut songer aux sauvegardes d'archives qui correspondent à des traitements dont on n'a plus de trace du fait d'une purge. Les archives informatiques doivent être conservées au moins cinq ans. Une bonne gestion des sauvegardes s'avère donc indispensable. Tous les logiciels de l'offre Finance 100 proposent une procédure de sauvegarde automatique que nous vous conseillons vivement d utiliser pour une sauvegarde régulière de vos données sociétés. Une procédure de sauvegarde manuelle est aussi disponible pour la sauvegarde des données de configuration et de celles de Telbac. La sauvegarde des données est systématiquement proposée lorsque l'on quitte un logiciel de l'offre Finance 100. Pour quitter le logiciel sans sauvegarde, cliquer sur le bouton le bouton OK. Pour annuler la demande de sortie du logiciel, cliquer sur le bouton Annuler. Pour lancer la procédure de sauvegarde, cliquer sur le bouton Sauvegarder. Sage

93 Sauvegardes Procédure de sauvegarde automatique Paramétrer les onglets «Informations société» et «Paramétrage purge», disponibles en création ou modification de société, afin d indiquer le type de traitement automatique à effectuer ainsi que le type de données à purger. La commande Administration / Paramétrer / Sauvegarde/Purge permet de définir le mode de déclenchement de ces traitements automatiques. Voir le paragraphe «Sauvegarde/Purge», page 44. Sage

94 Sauvegardes Procédure de sauvegarde manuelle En quittant le logiciel, par la commande Fichier / Quitter ou en tapant ALT + F4, cliquer sur le bouton Sauvegarder. Le logiciel propose la sauvegarde des fichiers suivants : fichiers de configuration : tables communes à toutes les sociétés (Pays, Codes interbancaires, Motifs de rejet, Devises, Codes internes ) fichiers de Telbac pour les utilisateurs de ce logiciel fichiers de données des sociétés, y compris le Jeu d'essai Sélectionner les fichiers à sauvegarder en double-cliquant sur la ligne concernée ou en cliquant sur le bouton Sélectionner. A l'inverse, on annule une sélection par la même manipulation. Le symbole «<» marque les sélections. Valider par le bouton OK. Une fenêtre s'affiche pour la sélection de l'emplacement des fichiers sauvegardés. Si le répertoire proposé par le programme ne convient pas (répertoire d'installation du logiciel), sélectionner le répertoire parent ou une autre unité de stockage dans la zone de liste Lecteurs. Valider ensuite par le bouton OK. Sage

95 Sauvegardes Cliquer sur le bouton OK pour revenir au Gestionnaire de programmes ou sur le bouton Annuler si d'autres sauvegardes doivent être effectuées. Sage

96 Sauvegardes Procédure de restauration La procédure de restauration des sauvegardes est effectuée uniquement à partir du Gestionnaire Entreprise Banque. Activer la commande Administration / Restaurer une société. Sélectionner les fichiers dont les données doivent être restaurées et valider par le bouton OK. Indiquer le chemin de restauration en veillant à ce qu'il coïncide avec l'emplacement des anciennes données : fichiers de configuration dans le répertoire d'installation du Gestionnaire ; fichiers des sociétés dans le répertoire de stockage paramétré par la commande Société du menu Fichier ; fichier du Telbac dans le répertoire d'installation du module. Si ce chemin diffère, reproduire la manœuvre autant de fois que nécessaire. La restauration d'une sauvegarde écrase les données de même nom dans le répertoire cible. Avant restauration, il faut créer les sociétés dans l'ordre dans lequel elles existaient. Ainsi, leurs extensions seront identiques à celles de la sauvegarde qui va être utilisée pour la restauration. Dans le cas particulier d'une désinstallation du programme suivie de sa réinstallation sur un autre poste, il faut créer les sociétés avant de lancer la restauration. Il est toujours possible de restaurer des fichiers (société, configuration) d une version antérieure à la version Sage

97 Gestion de la base de données Gestion de la base de données La gestion de la base de données utilisée dans Finance 100 version présente les données d une société dans un seul fichier sous la forme nnn.bqe où nnn représente le numéro de la société (000.BQE pour le Jeu d essai, 001.BQE pour la société 1, ). Les données communes à toutes les sociétés sont stockées dans la base de référence (fichier BASE- BANQ.REF stocké dans le répertoire d installation du Gestionnaire). Voir la partie «Fichiers communs», page 64. A chaque lancement du Gestionnaire Entreprise Banque, la présence de la base de référence est testée. Cette base est créée automatiquement en première installation, elle l est également si le fichier BASE- BANQ.REF n existe pas mais que des fichiers de configuration d une version antérieure sont détectés. Dans le cas où le fichier n existe pas et que des fichiers de configuration sont incomplets ou inexistants, la solution est de restaurer la base de référence ou de restaurer d anciens fichiers de configuration. Ainsi l ouverture d une société dans un module consiste à ouvrir deux fichiers : le fichier base de référence et le fichier société. L ouverture de la base de référence est obligatoire. Le Gestionnaire Entreprise Banque permet la création, la suppression de sociétés et la conversion d une société de version antérieure. Voir la partie «Sociétés», page 23. Cette gestion de données qui gère les accès en réseau en mode client/serveur, permet notamment de limiter les risques liés à la gestion des sociétés dans le cadre de l utilisation réseau. Les limites de cette gestion de base de données sont suffisamment étendues pour permettre de gérer des bases de très grande taille (jusqu à 4 gigas de données). Il n y a pas de limite en terme de nombre d enregistrements. En utilisation réseau, il est possible d accéder en mode exclusif à une base dans un module ce qui interdit l accès d un autre utilisateur dans ce module et dans cette société. Pour plus d informations sur le mode exclusif, consulter le paragraphe «Ouvrir une société», page 73. Un outil de maintenance des bases de données est également installé. Voir la partie «Outil de maintenance», page 101. Sage

98 Gestion de la base de données Gestion des accès aux bases de données L accès aux bases de données peut rencontrer un certain nombre de problèmes. Nous allons présenter les principaux ci-après. Messages possibles à l ouverture des bases de données La base de référence n est pas présente Le logiciel ne fonctionne pas si le fichier de la base de référence (BASEBANQ.REF) ne se trouve pas dans le répertoire du Gestionnaire. Le fait d ouvrir le Gestionnaire permet de créer automatiquement la base de référence. La base de référence est occupée Ce message à l entrée dans un module indique qu il est nécessaire d activer l outil de maintenance pour la base de référence afin de pouvoir y accéder. Avant de lancer l outil de maintenance, il est conseillé de visualiser les connexions pour s assurer qu aucun utilisateur n est connecté. Voir les parties «Visualisation des connexions», page 17 et «Outil de maintenance», page 101 pour connaître les traitements à lancer. Il est impossible d ouvrir la base de référence Il est nécessaire de rappeler que l ouverture de la base de référence est obligatoire pour ouvrir la base société. Sage

99 Gestion de la base de données Pour une utilisation réseau ou multi-modules, la première chose à faire est de s assurer que la mise en place du Gestionnaire d applications ou du Serveur Sage est correcte. Voir la partie «Fonctionnement en réseau», page 115. Dans le cas où la configuration est correcte ou qu il s agit d une utilisation monoposte, il est nécessaire de demander à l administrateur de déconnecter l utilisateur à l aide de la visualisation des connexions du Gestionnaire. Voir la partie «Visualisation des connexions», page 17. La base société n est pas présente A l ouverture d une base société, la base de référence est déjà ouverte ainsi les problèmes liés à la configuration du Gestionnaire d applications et du Serveur Sage sont exclus. Il faut s assurer de la présence du fichier de la base société dans le répertoire indiqué dans le Gestionnaire ou indiquer à la nouvelle tentative d ouverture de la société le nouveau chemin d accès à la base. La base société est occupée Ce message indique qu il est nécessaire d activer l outil de maintenance pour la base société afin de pouvoir y accéder de nouveau. Sage

100 Gestion de la base de données Avant de lancer l outil de maintenance, il est conseillé de visualiser les connexions pour s assurer qu aucun utilisateur n est connecté. Voir les parties «Visualisation des connexions», page 17 et «Outil de maintenance», page 101 pour connaître les traitements à lancer. Sage

101 Outil de maintenance Outil de maintenance Les modules de la gamme Finance 100 sont fournis avec un programme appelé Sage Maintenance, permettant de réaliser un certain nombre d opérations sur les fichiers : agrandissement de la taille du fichier, état d occupation des fichiers, vérification des données, recopie des données. Il est automatiquement copié sur le disque dur lors de l installation du Gestionnaire Entreprise Banque. Pour plus d informations, voir... «Démarrer, quitter le programme Sage Maintenance», page 102 «Menu Système», page 103 «Menu Fichier», page 104 «Menu Edition», page 108 «Menu Maintenance», page 109 «Menu Aide (?)», page 114 Sage

102 Outil de maintenance Démarrer, quitter le programme Sage Maintenance Lancer Sage Maintenance en sélectionnant son raccourci dans le menu Démarrer de Windows. Il est également possible de lancer le fichier MAINT.EXE à partir de l explorateur ou du poste de travail de Microsoft Windows. Pour quitter Sage Maintenance, sélectionner la commande Fichier / Quitter, ou bien la commande Fermeture du menu Système de la fenêtre d application ou encore tapez CTRL + Q ou bien ALT + F4. Sage

103 Outil de maintenance Menu Système Le menu Système du programme Sage Maintenance présente toutes les commandes classiques d'un tel menu. Sage

104 Outil de maintenance Menu Fichier Ce menu permet de : avoir accès aux commandes permettant d ouvrir ou de fermer un fichier, lire les informations sur ce fichier, quitter le programme. Ouvrir Fichier / Ouvrir Cette commande permet d ouvrir un fichier existant. Vérifier qu aucun fichier de gestion n est ouvert avant toute manipulation. Sélectionner ensuite dans la fenêtre de dialogue le fichier de données concerné et double-cliquer dessus, ou bien cliquer sur le bouton Ouvrir ou encore presser la touche ENTREE. Si nécessaire, changer de répertoire ou de lecteur. Le nom du fichier actuellement ouvert est inscrit dans la barre de titre de la fenêtre d application du programme à la suite du nom de ce dernier. Le mot de passe n est pas demandé par ce programme. Ouverture d un fichier anormalement fermé Lorsque le programme se referme inopinément suite à erreur système ou à une panne de courant, à l ouverture du fichier un message signale que d autres utilisateurs sont connectés. En effet, les modules de la gamme Finance 100 considèrent qu un fichier fermé anormalement est toujours en cours d utilisation. Sage

105 Outil de maintenance Il est alors nécessaire de lancer le programme Sage Maintenance pour «refermer» le fichier avant de pouvoir l utiliser à nouveau normalement. Pour cela : 1. vérifier que vous êtes bien le seul utilisateur et répondre en cliquant sur le bouton OK à ce message ; 2. refermer éventuellement le module de la gamme Finance 100 à utiliser (ceci n est pas nécessaire si la capacité en mémoire vive du micro-ordinateur est suffisante) ; 3. lancer le programme Sage Maintenance ; 4. ouvrir le fichier considéré ; 5. suivre les instructions données ci-dessous ; 6. refermer ensuite le fichier par la commande Fichier / Fermer ou quitter le programme Sage Maintenance (le fichier est automatiquement refermé dans ce cas). La fenêtre de l «Assistant Maintenance» s ouvre si le fichier n a pas été refermé. Prendre connaissance des informations affichées et utiliser les boutons de paramétrage suivants en fonction des explications données. Bouton Oui Valeur cochée par défaut. Laisser cette option cochée dans les cas suivants : vous ne travaillez pas en réseau et vous voulez simplement rendre le fichier à nouveau utilisable ; vous travaillez en réseau et vous voulez déconnecter les autres utilisateurs éventuels. Bouton Non Effectue aucune opération. Bouton Vérification du fichier Valeur cochée par défaut. Cette option lance la vérification de l intégrité du fichier en question. L exécution de cette vérification est recommandée. Bouton Recopie des données Cette option doit être utilisée si des pannes successives se produisent qui ne soient pas d origine électrique. Dans ce cas, il est possible que les index des fichiers soient désorganisés et il est, dans ce cas, conseillé de lancer une recopie du fichier qui s accompagnera automatiquement d une réindexation complète des données. Voir la commande «Recopier les données», page 109. Bouton Annuler Annule le lancement de la commande. Le fichier reste tel qu il était. Sage

106 Outil de maintenance Bouton Précédent Ce bouton est grisé et donc inutilisable ici. Bouton Fin Lance la procédure de vérification ou de recopie si elle est paramétrée ou referme l assistant sans rien faire si Non est coché. Une fenêtre intitulée Vérification indique l état d avancement de la commande. Cette vérification peut être longue si le fichier est volumineux. Fermer Fichier / Fermer Cette commande permet de fermer le fichier en cours de consultation. Les fenêtres éventuellement ouvertes sont alors automatiquement refermées. Information Fichier / Information Cette commande permet de consulter les informations chiffrées sur les différents éléments composant le fichier. Cette commande présente, sous la forme d un tableau, différentes informations sur les fichiers, notamment : le nombre d utilisateurs du fichier ouvert, le type de fichier, la place disponible : espace non utilisé dans le fichier, la taille du fichier donnée au fichier à sa création ou lors du dernier agrandissement. Si la place disponible est inférieure à 20% de la taille du fichier, il est conseillé d agrandir le fichier. Les modules de la gamme Finance 100 possèdent une fonction automatique d agrandissement des fichiers. Il n est donc pas absolument nécessaire de procéder à cet agrandissement manuel. Cependant, pour éviter les pertes de temps occasionnées par les agrandissements automatiques, il est possible de les faire manuellement. Cliquer sur le bouton OK ou bien valider pour refermer la commande. Sage

107 Outil de maintenance Quitter Fichier / Quitter Cette commande permet de quitter le programme. La commande ferme le programme Sage Maintenance. Le fichier qui pouvait être ouvert est refermé et les dernières modifications enregistrées. L utilisateur revient alors sur le poste de travail de Microsoft Windows. Sage

108 Outil de maintenance Menu Edition Ce menu donne accès à la commande Afficher le journal maintenance. Les commandes Annuler, Couper, Copier, Coller et Effacer ne sont pas disponibles dans ce programme. Afficher le journal maintenance Edition / Afficher le journal maintenance Cette commande permet d afficher le contenu du journal de maintenance. Elle ouvre la fenêtre illustrée ci-dessous. S il n y a pas de journal disponible, cette commande ouvre une fenêtre vide. Dès que la commande est lancée, elle recherche dans le répertoire principal du programme, ou bien dans celui utilisé en dernier pour ouvrir un fichier (commande Fichier / Ouvrir du présent programme), un fichier nommé JOURNAL.TXT et en affiche le contenu à l écran. Ce fichier est créé ou complété automatiquement chaque fois qu une opération de maintenance est lancée (agrandissement, recopie des fichiers, vérification). Le programme y stocke toutes les anomalies qu il a pu rencontrer au cours de ces opérations. Chacune d elles est répertoriée avec sa date d exécution. Il est possible de supprimer les journaux maintenance à partir de l Explorateur de Windows. Sage

109 Outil de maintenance Menu Maintenance Ce menu donne accès aux commandes suivantes : recopie des données, agrandissement des fichiers, affichage sous forme de graphe de l occupation des fichiers, vérification des fichiers de données. Cette liste contient les commandes principales du programme Sage Maintenance. Ces commandes ne sont accessibles que si un fichier est ouvert. Recopier les données Maintenance / Recopier les données Cette commande permet de recopier un fichier de la gamme Finance 100. Cette commande est destinée à recopier dans un nouveau fichier de la gamme celui qui est ouvert. Cette opération doit s effectuer lorsque une erreur a été détecté lors de la vérification du fichier (voir plus loin les explications données sur cette commande). Il est prudent de réaliser une sauvegarde de vos fichiers avant d utiliser cette commande. Cette commande s applique aussi aux fichiers de paramètres utilisés par certains modules de la gamme Finance 100. Cette commande peut être utilisée pour diminuer la taille d un fichier surestimée lors de sa création. Pour réduire la taille d un fichier trop important, laisser une marge d au moins 40% en plus de l espace utilisé. Lorsque la commande est lancée, des fenêtres de dialogue de l «Assistant Maintenance» vont s ouvrir successivement pour assister et permettre l enregistrement des paramètres du dossier de recopie. Prendre connaissance des informations données et cliquer sur le bouton Suivant pour continuer le processus ou bien sur le bouton Annuler pour l arrêter. Une deuxième fenêtre s ouvre. Sage

110 Outil de maintenance Cette fenêtre permet la recopie du fichier de deux façons en fonction du bouton sur lequel l utilisateur clique. Dans les deux cas, il convient de s assurer au préalable que le disque dur contient suffisamment d espace libre pour supporter la recopie du fichier. Il est impératif de ne pas interrompre le processus en cours de route et de réaliser une sauvegarde préalable à toute recopie. Recopie dans un fichier de même nom Cette option, cochée par défaut, recopie le fichier considéré sur lui-même sans changer son nom. Pour cela, le programme crée un fichier temporaire dans lequel il stocke la recopie avant d effacer le fichier original puis de donner son nom au fichier temporaire. Il faut donc disposer d un espace libre au moins égal à la taille du fichier recopié. Un message d erreur s affichera si l espace trouvé est insuffisant. Création d un nouveau fichier Cette option crée systématiquement un nouveau fichier sans écraser l ancien. Il est donc nécessaire, comme dans le cas précédent, de disposer d un espace libre au moins égal à celui du fichier d origine. Cette option permet de recopier le fichier dans un autre dossier ou sur un autre disque dur, ce que ne permet pas la commande précédente. Cette option cochée rend disponible le bouton Parcourir ainsi que la zone de saisie de taille. Bouton Parcourir Ce bouton n est actif que si la création d un nouveau fichier est demandée. Il donne accès à une fenêtre Enregistrer sous qui permet de donner un nom au nouveau fichier et de paramétrer son dossier de stockage. Taper le nom du nouveau fichier dans la zone Nom puis cliquer sur le bouton Enregistrer pour valider ou sur le bouton Annuler pour ne rien faire. Le nom choisi apparaît à la gauche du bouton Parcourir. Indiquez la taille du fichier Cette zone de saisie n est active que si la création d un nouveau fichier est demandée. Dans ce cas, elle affiche la taille du fichier à recopier. Il est possible de modifier cette valeur. Si la taille allouée est supérieure à l espace libre disponible sur le disque, un message d erreur s affichera. Cette commande peut être utilisée pour diminuer la taille d un fichier fixée à une valeur trop importante, conserver alors au moins 40 % d espace libre en plus de la taille réellement occupée. Bouton Annuler Annule la commande de recopie. Bouton Précédent Revient au stade précédent de l assistant. Sage

111 Outil de maintenance Bouton Suivant Enregistre les paramètres saisis et continue le processus de recopie. Si la création d un nouveau fichier a été paramétré, ce bouton ne sera pas disponible tant qu un nouveau nom ne sera pas donné au nouveau fichier qui sera créé. Ce nom s attribue par le biais du bouton Parcourir. Une nouvelle fenêtre de l assistant s ouvre. Prendre connaissance des informations affichées et surtout du dernier paragraphe. La recopie, si le fichier est important et le micro-ordinateur peu rapide, peut prendre plusieurs heures. Cette fenêtre vous demande : de confirmer la recopie du fichier, d autoriser l affichage à l écran du journal de maintenance qui va être automatiquement créé ou complété à cette occasion. Bouton Oui Le journal de maintenance s affichera à l écran pendant la recopie. Bouton Non Valeur par défaut. Le journal de maintenance ne s affichera pas mais il pourra être consulté, après accomplissement de la recopie, par la commande Edition / Afficher le journal maintenance. Bouton Annuler Annule la commande de recopie. Bouton Précédent Revient au stade précédent de l assistant. Bouton Fin Enregistre les paramètres saisis et lance le processus de recopie. Agrandir Maintenance / Agrandir Cette commande permet d agrandir la taille d un fichier de données de la gamme Finance 100. Sage

112 Outil de maintenance L utilisation de cette commande n est pas obligatoire. Les modules de la gamme Finance 100 disposent d un agrandissement automatique des fichiers. Cet agrandissement intervient lorsque la place disponible est inférieure à 50 Ko. L accroissement est alors de 5 % de la taille actuelle avec un minimum de 100 Ko. Exemple Un fichier de 100 Mo sera agrandi de 5 Mo. Un fichier de 600 Ko sera agrandi de 100 Ko. Cette opération se déclenche automatiquement et ne permet pas de continuer les saisies et travaux sur le programme. Pour ne pas être retardé par cette commande, agrandir manuellement les fichiers à une taille suffisante. Assurez-vous que le programme dispose d un espace libre suffisant sur le disque dur supportant les fichiers de données afin que cette opération s effectue sans problème. Son lancement fait s afficher une fenêtre de paramétrage. Cette fenêtre comporte un message à consulter et à suivre. Il est en effet extrêmement recommandé de réaliser une sauvegarde (copie ou backup) du fichier avant de réaliser une telle opération qui, si elle est perturbée par un phénomène extérieur, peut être extrêmement préjudiciable pour les données. Cette sauvegarde peut être faite à partir de l Explorateur de Microsoft Windows. Voir sur ce point les conseils donnés à la fin du présent manuel. La nouvelle taille des fichiers devra être déterminée en fonction du volume des données enregistrées. Ne pas prévoir trop grand. Les fichiers occuperaient plus de place sur le disque qu il n en faut. De même, les sauvegardes risquent de ne plus pouvoir se faire par copie directe mais par l intermédiaire d un backup ou d un utilitaire de sauvegarde. Lorsque tous les paramètres sont enregistrés, cliquer sur le bouton OK ou bien valider pour lancer la commande. Cliquez sur le bouton Annuler pour ne rien faire ou taper la touche ECHAP. Occupation Maintenance / Occupation Cette commande permet de constater sous la forme d un graphe l occupation des fichiers de données. Dès son lancement, la commande affiche un diagramme à secteurs indiquant l espace total pris par le fichier et l espace total occupé. Sage

113 Outil de maintenance Cliquer sur le bouton OK lorsque la consultation est terminée. Vérification Maintenance / Vérification Cette commande permet de vérifier le contenu d un fichier de données. Elle vérifie la cohérence des informations enregistrées. La vérification commence dès le lancement de la commande. Le programme affiche à l écran l état d avancement de ses travaux en indiquant le fichier traité. S il détecte une ou plusieurs incohérences, il le signale à la fin de l opération en affichant un message d avertissement et propose d effectuer une recopie des données en ouvrant automatiquement la fenêtre de création du fichier de recopie (voir plus haut les explications complètes sur cette procédure). Nous conseillons vivement de procéder à cette recopie des données ou éventuellement de repartir de la dernière sauvegarde réalisée. Il est en effet fortement déconseillé de continuer à travailler sur un fichier comportant des erreurs au risque de perdre définitivement un certain nombre de données. Sage

114 Outil de maintenance Menu Aide (?) Le menu Aide du programme Sage Maintenance ne propose qu une seule commande décrite ci-dessous. A propos de Maintenance Aide (?) / A propos de Maintenance Cette commande permet de consulter un écran d information sur le programme. Elle donne diverses informations sur le programme et son environnement technique. Bouton OK Utiliser ce bouton pour refermer la fenêtre après consultation. Bouton Infos système Ce bouton donne accès à une fenêtre donnant des informations sur l environnement technique du programme. Cliquer sur le bouton OK pour refermer cette fenêtre après consultation. Sage

115 Fonctionnement en réseau Fonctionnement en réseau En fonction de votre configuration, vous pouvez utiliser, soit le Serveur Sage, soit le Gestionnaire d application. L utilisation du programme en réseau peut par ailleurs engendrer l affichage de différents messages qui sont présentés sous ce titre. Pour plus d informations, voir... «Outils de gestion réseau», page 116 «Gestion des connexions multiples», page 121 Sage

116 Fonctionnement en réseau Outils de gestion réseau Les principales incompatibilités entre fonctions sont précisées dans le manuel à l aide de cette icône. Il peut s agir d incompatibilité de fonctions au sein d une même société et également des fonctions monopostes donc incompatibles avec toute autre fonction quelle que soit la société. En fonction de votre configuration, vous pouvez utiliser, soit le Serveur Sage, soit le Gestionnaire d application. Pour plus d informations, voir... «Serveur Sage», page 116 «Gestionnaire d applications Sage», page 118 Serveur Sage Présentation Le serveur Sage pour Windows NT permet à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur les mêmes bases de données. Pour toute information complémentaire, se reporter au manuel du Serveur Sage. Il convient de l installer dans le cadre d un réseau Windows NT ou Netware. Dans le cadre d une installation d un ou plusieurs modules de la gamme en utilisation multi-modules ou réseau ; il faut l installer sur le poste serveur en mode client et serveur et sur chaque poste client en mode client. Eléments à vérifier sur le serveur Vérification de l installation du Serveur Afin de vérifier si le serveur Sage est bien installé, cliquer sur le bouton Démarrer puis sélectionner Paramètres. Attendre que la deuxième liste s ouvre et cliquer sur le bouton Panneau de configuration. Puis double-cliquer sur le bouton Sage installation. La fenêtre «Sage installation» s ouvre en indiquant si le Serveur Sage est bien installé en accès client/serveur sur un poste serveur Windows NT utilisant le protocole TCP/IP. La commande A-propos des modules et du Gestionnaire restitue cette information. Vérification du lancement du Serveur Sage Afin de vérifier que le Serveur Sage est bien lancé, cliquer sur le bouton Démarrer puis sélectionner Paramètres. Attendre que la deuxième liste s ouvre. Cliquer sur le Panneau de Configuration puis sur Services. On visualise alors la ligne Serveur avec comme Etat : Démarré et comme Démarrage : automatique. En cas d anomalies : Sage

117 Fonctionnement en réseau Si le Serveur Sage n est pas démarré, installer la partie Serveur du Serveur Sage pour Windows NT tel qu il est décrit dans le manuel du Serveur Sage pour Windows NT, sans oublier de redémarrer le poste serveur après installation. Visualisation des connexions au Serveur Sage Il est aussi possible de visualiser la liste des utilisateurs connectés. Pour cela, activer la commande Panneau de Configuration du menu Démarrer et double-cliquer sur l icône du serveur. La fenêtre Serveur Sage affiche l activité du Serveur Sage. Les différentes connexions des applications sont présentées dans la liste principale qui renseigne sur : le nom de l utilisateur, soit le nom du login ou identifiant de l utilisateur (et non le nom de l utilisateur défini dans le Gestionnaire Entreprise Banque), le nom de l application utilisée, le nom du fichier ouvert : par exemple BASEBANQ.REF et 000.BQE, l état de connexion : Actif ou Attente Actif : un poste client, identifié par son utilisateur, est en cours d exploitation de l application désignée. Attente : le poste client est mis en attente par le traitement entrepris par un autre poste client. Il faut s assurer qu il existe bien deux connexions pour chaque utilisateur connecté : une connexion au fichier société et une connexion à la base de référence. Eléments à vérifier sur le poste client Vérification de l installation de la partie client La partie client du Serveur Sage pour Windows NT doit être installée sur chaque poste client. Voici les opérations à effectuer pour vérifier le mode d accès des postes clients : via l icône Sage Installation placée dans le Panneau de configuration de Windows. La fenêtre «Sage installation» doit mentionner «Accès avec Serveur Sage Windows NT» ou «Accès avec Serveur Sage Windows NT TCP/IP» dans les modules de l offre Finance 100, via la commande A propos de, la fenêtre vous informe du mode d accès Cbase. Celui-ci doit mentionner «Accès client/serveur C/S NT Netbeui» ou «Accès C/S NT TCP». Sage