I. PRISE EN MAIN. TP 3 Année OpenOffice Calc Références, Formules, Fonctions. Licence MIEE Module BUR

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1 Licence MIEE Module BUR TP 3 Année OpenOffice Calc Références, Formules, Fonctions I. PRISE EN MAIN Le tableur utilisé est OpenOffice Calc. La figure suivante montre une fenêtre du tableur avec un fragment de feuille de calcul ; la présentation des menus et des barres d'icônes varie selon le paramétrage et la version du logiciel, mais les différents éléments de la figure suivante sont normalement tous visibles. L'ergonomie générale est similaire à celle que vous connaissez dans les autres outils interactifs. (menus, raccourcis...). Lorsque vous lancez OpenOffice Calc, une feuille de calcul vierge de nom Feuille 1 est ouverte dans un classeur (ensemble de feuilles). Vous pouvez donner un nom à votre classeur en l'enregistrant (menu Fichier-Enregistrer sous) et renommer les feuilles par Format-Feuille-Renommer. Mise en forme du texte Fenêtre de saisie Format des nombres Bordure, couleur de fond Cellule sélectionnée Cellule courante Feuille de calcul sélectionnée Information du tableur (barre Université de Rennes 1 / Cycle L / MIEE / BUR 1/11

2 La fenêtre du logiciel est composée de plusieurs zones, ordonnées de haut en bas. La ligne des menus donne accès à toutes les fonctions du tableur. La ou les lignes de raccourcis : icônes offrant un accès direct à des fonctions fréquemment utilisées des menus : gestion de fichier, copier/coller, outils divers, présentation des textes (police, corps, aspect, alignement...), quelques formats de présentation des nombres, coloration des fonds, etc. Ces raccourcis, paramétrables, sont classiques. Une ligne «cellule courante» : adresse de la cellule sélectionnée, zone de saisie de la cellule ; quelques raccourcis permettent l'insertion plus ou moins simplifiée d'une fonction. La feuille de calcul proprement dite, avec son adressage en abscisses (lettres : A, B,...) et en ordonnées (nombres : 1, 2,...). La ligne de gestion des feuilles. Une dernière ligne affiche quelques informations générales (numéro de feuille, zoom, etc). Examinez rapidement les différents sous-menus en déplaçant la souris sur chacun d'entre eux. Ils ne seront pas tous utilisés au cours du TP. Utilisez la Feuille 1 pour appréhender les fonctions principales du tableur, que nous allons voir ci-après. 1. Sélection d'une portion de feuille La sélection d'une zone se fait avec l'ergonomie habituelle : pointer une cellule et déplacer la souris enfoncée, ou cliquer une cellule, puis une autre en gardant la touche «majuscule» enfoncée. Sélectionnez les cellules B3 à B5 : elles se noircissent, et la dernière devient active. Les lignes ou colonnes peuvent être sélectionnées dans leur globalité en cliquant directement dans leur bandeau d'adressage. Sélectionnez par exemple les colonnes B à E. L'ensemble de la feuille est sélectionnée en cliquant la case intersection de ces deux bandeaux (en haut à Université de Rennes 1 / Cycle L / MIEE / BUR 2/11

3 2. Saisie de valeurs Par défaut, la cellule active, ou «courante», est la cellule A1 : elle est entourée d'un cadre de sélection muni d'une poignée (le carré noir en bas à droite du cadre), et son adresse apparaît dans la zone d'adressage. Changez de cellule au moyen des flèches, de la touche de tabulation, ou encore de la souris. Les cellules contiennent des valeurs de différents types, constantes ou dynamiques («calculées», grâce à une formule) : essentiellement des textes et des nombres. Les valeurs dynamiques sont recalculées à chaque intervention sur le tableau. Le type détermine l'usage qui peut être fait de la donnée (notamment calcul pour des nombres, concaténation pour des textes). L'apparence de la donnée (la cellule telle qu'on la voit) est très largement paramétrable : il faut savoir distinguer contenu et apparence. Par exemple les dates («12 janvier 2001») sont conservées sous forme de nombre. On pourra les visualiser comme date ou comme nombre, mais on peut faire du calcul arithmétique sur les dates! a. Saisie de valeurs constantes Les caractères frappés s'affichent dans la ligne de saisie et dans la cellule active. On valide la saisie avec la touche Entrer, un déplacement par les flèches ou par un clic ailleurs. Les valeurs sont faiblement typées : pour une bonne part, ce type sera déterminé contextuellement par l'usage que l'on en fera dans d'éventuelles formules. A priori, une donnée est considérée comme numérique (permet des calculs arithmétiques) quand elle n'est constituée que de chiffres (plus un signe éventuel). Mais dans les formules, la valeur arithmétique zéro est associée aux cellules vides ou contenant des textes... Placez le texte «Aujourd'hui» en B2 (valider par Entrer), puis la date en C2 ; observations? Entrez les entiers «12», «9» et «10» dans B3 à B5. b. Saisie de formule Une formule commence par un signe «=» ; pour valider la saisie d'une formule, tapez Entrer : pour l'annuler, tapez Echap (et si on voulait commencer un texte par «=»? on place un espace devant!). Saisissez en B6 une formule affichant la somme des données de B3 à B5 : vous pouvez saisir la formule «= B3 + B4 + B5», ou utiliser l'opérateur sur champ : «= SOMME (B3 : B5)». Placez en B7 «= SOMME (B2 : B5)» ; observation? c. Opérateurs Les opérateurs arithmétiques (opérations sur nombres «réels») sont classiques (+, -, *, /, et ^). L'opérateur «&» concatène des textes. Placer en B8 «=B3 + B4» et en B9 «=B3 & B4» ; Université de Rennes 1 / Cycle L / MIEE / BUR 3/11

4 d. Saisie d'une série Une série est une suite de valeurs. Le tableur génère facilement des séries assez variées : nombres, jours, mois... Par exemple, pour entrer la suite des noms des mois dans des cellules consécutives, saisissez «janvier» dans la cellule active et tirez la poignée de la cellule. On peut créer des séries plus complexes, comme une suite arithmétique, géométrique, etc. (créer le début de la série, sélectionner toutes les cellules remplies de la série et les étendre). Générez en colonne à partir de F5 la série des sept jours de la semaine. Générez en ligne à partir de A1, les huit premiers termes de la série arithmétique de raison 5 et de germe 0 (0, 5, 10, etc.). Le menu Édition-Remplir-Séries permet également de générer une série. Sélectionnez toutes les cellules de la série puis utilisez le menu pour la remplir. 3. Couper-copier-coller Sélectionnez et copiez les cellules B3 à B5. Placez-vous en C3, puis collez la sélection. De la même manière, vous pouvez faire un couper ou un couper-coller. Le collage d'une valeur constante duplique la valeur. Le collage d'une formule effectue par défaut une translation des adresses des cellules désignées dans la formule ; si l'on veut éviter cette translation, il faut indiquer des adresses absolues dans la formule (voir plus loin). Le collage peut être simple (copie le contenu de la cellule cible) ou spécial. Les options du collage spécial permettent divers calculs entre cellules sources et cellules cibles ; elles permettent aussi de «figer» la valeur d'une formule collée (alors que la formule source est réévaluée à chaque action sur le tableau). Coller B6 en B7, puis en C6 ; observation? 4. Nombres en virgule fixe Par défaut, les nombres sont affichés en arrondi avec deux décimales : c'est une option de présentation (leur valeurs, elles, sont conservées de façon beaucoup plus précise). Insérez en D2 le nombre à huit décimales : 3, Que constatez-vous? Insérez en D3:F3 les nombres «3,142»,«3,144» et «3,146», et en D4 la formule «= D3*2»; copiez D4 en E4 et F4 ; observations? Les options de présentation se définissent au niveau d'une sélection ou au niveau du document. Nous allons travailler sur les nombres, les autres options de présentation pourront être changées de manière similaire. Pour changer la présentation de données numériques, sélectionnez les cellules, et utilisez le menu Format Cellule Nombre (certains styles sont prédéfinis, mais vous pouvez en créer Université de Rennes 1 / Cycle L / MIEE / BUR 4/11

5 Pour choisir une présentation pour toute la feuille, sélectionner toute la feuille (en cliquant sur l'intersection des bandeaux d'adresses) : par la suite, tous les nouveaux nombres, même entiers, seront affichés avec la présentation choisie. Le menu contextuel Formater les cellules peut également être utilisé, et divers raccourcis permettent éventuellement les présentations les plus courantes. Présenter la plage D3:F4 avec trois décimales. 5. Présenter («enjoliver») les textes Voyez les effets des fonctions de présentation sur le texte (menus ou icônes de raccourci). La hauteur des lignes s'ajuste automatiquement, mais la largeur des colonnes est traitée différemment : un texte qui déborde sur la colonne suivante est tronqué ; un nombre qui déborde de la cellule n'est pas affiché, mais remplacé par des «#». Insérez un texte et mettez-le en gras, en italique, alignez-le à droite comme les nombres... Mettez le en corps 24 points (menu Format Cellule-Police). Fusionnez les cellules (Format > Fusionner les cellules) et centrez le contenu de la grande cellule obtenue. On peut modifier manuellement la taille d'une ligne ou d'une colonne, en «tirant» sur les frontières dans les bandeaux d'adressage des cellules (lorsqu'il arrive sur une frontière de ligne ou de colonne, le curseur prend l'aspect d'une double flèche : c'est le signe que la taille peut être ajustée). Un double clic sur cette frontière ajuste automatiquement la taille. II. EXERCICES : ADRESSAGE DES CELLULES ET FONCTIONS 1. Suite de nombres Dans cet exercice, il s'agit de créer un tableau de quatre colonnes avec des suites de nombres : (1) suite des entiers de 1 à 10 ; (2) suite des dix premiers multiples de 7 ; (3) suite géométrique de raison 3 et de premier terme 2 (U 0 = 2 ; U n = U n-1 *3) ; (4) suite de Fibonacci définie par : U 0 = 1 ; U 1 = 1 ; U n =U n-1 +U n-2. Une première ligne contiendra les noms des différentes suites. Ce tableau sera créé de deux façons différentes. Mode de création 1 :Utilisation de formules Dans la (ou les) premières cellule(s), taper le (ou les) premier(s) terme(s) de la suite ; dans la cellule suivante, taper la formule permettant d obtenir le terme suivant, puis propagez la (en tirant la poignée, comme pour l'obtention de Université de Rennes 1 / Cycle L / MIEE / BUR 5/11

6 Pour ne pas faire d'erreur de saisie dans les coordonnées d'une cellule opérande, on peut directement cliquer sur la cellule voulue. Mode de création 2 :Utilisation de séries numériques Reconstituez les 3 premières suites de ce tableau à un autre endroit de la feuille en utilisant cette fois l'onglet séries numériques. Vous devez évidemment obtenir les mêmes valeurs. On peut visualiser les formules (au lieu de leur résultat) en changeant les options d'affichage : Outils -> Options -> OpenOffice.org Calc -> Affichage, cocher Formules dans le panneau Afficher. Afficher les formules ; observation? Revenez à l'affichage des valeurs. 2. Grains de blé Soit un tableau 4 x 4. On pose un grain de blé dans la première case et on désire avoir dans chaque case le double de grains de blé de la case précédente. Ce remplissage se fait ligne après ligne : 1, 2, 4, 8 pour la première ligne, 16, 32, 64, 128 pour la deuxième ligne, etc. Réalisez ce tableau en ne saisissant que le chiffre «1». Les autres chiffres résultent de l'évaluation des formules. NB: il suffit d'écrire 2 formules et de les recopier judicieusement. Faire en sorte que tous les nombres soient lisibles. 3. Table de multiplication On se propose d éditer une table de multiplication conforme au modèle suivant : Insérez une nouvelle feuille de calcul, nommée «Table» et modifiez la taille des cellules pour avoir des carrés (par exemple 1 cm en hauteur sur 1 cm en largeur). Afficher les opérandes (de 1 à 10, une ligne et une colonne) par propagation de série. Remplir la première ligne de la table de multiplication par propagation d'une formule unique, puis propager cette ligne sur les autres lignes : la même formule doit être utilisée pour toutes les Université de Rennes 1 / Cycle L / MIEE / BUR 6/11

7 Attention, pour cette formule, certaines coordonnées sont relatives, d'autres absolues. En effet pour calculer le résultat d une cellule, il faut multiplier la première colonne (absolu) de la même ligne (relatif) par la première ligne de la même colonne. Une coordonnée absolue est préfixée par le caractère $. 4. Opérateurs de comparaison Construire un tableau comparatif de valeurs numériques (chaque colonne évalue une condition : la formule sera propagée sur la colonne). Les trois premières évaluations s'obtiennent par des formules de comparaison de type : «= B1 = A22» (pour l'égalité). Pour les deux dernières colonnes, vous pouvez utiliser les opérateurs logiques : ET, OU. Les différentes fonctions et leur syntaxe sont données par le menu Insertion > Fonction ou par le raccourci d'insertion de fonctions à gauche de la zone de saisie. L'assistant propose plusieurs catégories de fonctions prédéfinies. Choisissez les fonctions Logique dans la zone supérieure, et la fonction désirée dans la zone inférieure. x y x < y x = y x > y x y x y Calcul du maximum Dans cet exercice, il s'agit de calculer le maximum de plusieurs nombres. Pour cela, vous allez générer des nombres aléatoires sur une ligne, et calculer le maximum sur la ligne suivante. Créer une suite de dix nombres aléatoires compris entre 0 et 99 : on écrira une seule formule utilisant les fonctions TRONQUE et ALEA qu on propagera sur la ligne. On peut également obtenir ce résultat en utilisant la fonction ALEA.ENTRE.BORNES. Les formules d'une feuille de calcul sont réévaluées à chaque modification de la feuille (rafraichissement de la feuille). Afin de «figer» les valeurs aléatoires obtenues par l'application de la formule précédente, il faut faire un «collage spécial» par valeurs. Copier la ligne contenant les valeurs aléatoires et faire un «collage spécial» par valeur (Menu Édition Collage spécial... décocher «Formules» et cocher Université de Rennes 1 / Cycle L / MIEE / BUR 7/11

8 Dans la ligne du dessous, écrire la formule qui renvoie le maximum des valeurs de la cellule audessus et de la cellule à gauche. Pour initialiser cette ligne, recopier la première valeur aléatoire dans la première cellule de la ligne. La dernière cellule aura alors pour valeur le maximum des valeurs de la ligne initialement créée. On aurait pu calculer ce maximum plus directement (fonction MAX). On observera le comportement particulier de la fonction ALEA.ENTRE.BORNES, qui n'est pas réévaluée au rafraichissement. 6. SI fonctionnel et imbrication de fonctions a. Fonction SI Sur une ligne, remplissez deux colonnes avec des nombres distincts, et utilisez la fonction SI pour afficher le plus grand des nombres dans la colonne suivante. Sélectionnez la fonction de choix SI (catégorie Logique), et remplissez les zones de paramètres proposées par l'assistant : la condition, le résultat si vrai, le résultat si faux. b. Imbrication des fonctions Étant donné trois nombres distincts, imbriquer les fonctions nécessaires (SI, MIN et MAX) pour calculer dans une quatrième colonne le nombre qui est compris entre les deux autres. On utilisera l'algorithme de calcul : Si A>B alors si A<C, c'est A, sinon c'est le max de B et de C Si A<B alors si A>C, c'est A, sinon c'est le min de B et de C c. Fonction de recherche dans une table La fonction RECHERCHE permet d'associer des valeurs à des intervalles numériques. Construire en A5:E6 la table : Ajourné Passable Assez bien Bien Très bie Essayer RECHERCHE(9;A5:E5;A6:E6), puis RECHERCHE(19;A5:E5;A6:E6). Mettre une note (entre 0 et 20) en B8 et calculer en B9 la mention correspondante. III. APPLICATION : CRÉATION D'UNE FACTURE Enregistrez les exercices précédents dans votre répertoire TP3 sous le nom «tp3_xxx_yyy.ods» (avec «XXX» et «YYY» vos noms). Ouvrez le fichier Université de Rennes 1 / Cycle L / MIEE / BUR 8/11

9 Copiez la feuille «Facture_orig» de ce classeur dans votre classeur de travail («tp3_xxx_yyy.ods»), et renommez-la «Facture». Pour copier une feuille d'un classeur à un autre, vous pouvez utiliser: soit la commande Déplacer/Copier la feuille... dans le menu contextuel de l'onglet de la feuille à copier soit la commande Insertion > Feuille à partir d'un fichier... à partir du classeur dans lequel vous souhaitez insérer une feuille 1. Saisie et formules Q. 1. Dans la feuille «Facture» de votre classeur de travail : Entrez en D4 la formule qui calcule le prix HT, et en E4 la formule du prix TTC. Propagez ces formules sur la zone D5:E17. Vérifiez les résultats. Si les prix TTC sont erronés, pensez aux adressages relatifs ou absolus... Corrigez si nécessaire le mode d'adressage afin d'obtenir automatiquement les bonnes formules par copier-coller. Q. 2. Ajoutez le libellé Total en A19, et faites les totaux en D19:E19 en utilisant la fonction SOMME (avec le raccourci dans la barre d'outils), puis en sélectionnant les cellules à sommer (dès que la sélection est faite, le paramètre de la fonction indique une notation d'intervalle). Séparez le nom des articles, le titre des colonnes et la ligne du total du reste du tableau par une bordure et encadrez le tableau (Format > Cellule > Bordures). La bordure extérieure sera de 2,5 points et les bordures intérieures de 1 point. 2. Insertion ou suppression de cellules, lignes ou colonnes Le menu Édition permet d'ajouter des lignes ou des colonnes. Lors de l'insertion de lignes ou de colonnes, les opérateurs se comportent différemment. Pour comparer les comportements de la fonction SOMME et de l'opérateur «+», faites une copie du tableau un peu plus bas sur la feuille, et modifiez-y les formules utilisées en remplaçant les fonctions SOMME par l'opérateur «+». Ajouter un nouvel article dans la facture : pour cela, insérez une ligne au milieu du tableau (menu ou menu contextuel par clic droit), remplissez les trois premières colonnes avec des intitulés et valeurs à votre goût, et recopiez les formules de calcul des prix dans les suivantes. Insérez de même le nouvel article au même endroit dans le second tableau ; observations? Supprimez le second tableau pour alléger la Université de Rennes 1 / Cycle L / MIEE / BUR 9/11

10 3. Utilisation de la fonction SI Supposons à présent qu'il y a 2 taux de TVA distincts, 5,5% et 19,6% en fonction de la nature des articles. Dans la colonne contenant les taux de TVA, vous pouvez définir un taux (de 5,5% ou 19,6%) par article. Que se passera-t-il alors lorsqu'il faudra modifier l'un des taux suite, par exemple, à une augmentation de la TVA? Vous devrez remplacer tous les taux par leurs nouvelles valeurs... Afin d'améliorer la maintenance et la lisibilité de la feuille, une solution consiste à associer d'une part les taux de TVA à un «code TVA»(«1» ou «2» par exemple), et d'autre part le «code TVA» à chaque article. Construisez à un endroit de la feuille un tableau contenant les codes TVA et leur taux associé. Insérez une nouvelle colonne entre E et F. que vous intitulerez «code TVA» et que vous. compléterez en donnant des codes TVA différents selon les articles. Donner en colonne G le taux de TVA pour chaque article, calculé à partir de son code. Recalculez les totaux TTC à partir des codes TVA. Grâce à l'utilisation du «code TVA» et du tableau associant un code à une valeur de TVA, il suffit de changer la valeur d'une seule cellule (valeur du taux) pour qu'une nouvelle valeur de la TVA soit prise en compte sur toute la feuille. 4. Nommer des cellules Une cellule, un intervalle ou un groupe de cellules peuvent être nommés ; comme en programmation, des noms judicieux aident à la compréhension (menu Insertion > Noms - > Définir). Le nom est un identificateur quelconque, qui servira par la suite de référence aux cellules nommées à la place de leurs coordonnées dans les formules. Dans le tableau de définition des taux de TVA, nommez les cellules contenant les taux de TVA. Remplacez dans les formules la référence à ces cellules par leurs noms. 5. Recherche en table a. Remise sur montant total TTC On veut appliquer une remise sur le montant TTC. Cette remise est donnée dans une table qui indique le pourcentage de remise en fonction du montant TTC de facturation. On veut par exemple appliquer une remise de 1% à partir de 50, 2% à partir de 100, etc. Construisez en A22:E23 la table des remises, avec les valeurs suivantes : ,00 % 2,00 % 3,00 % 5,00 % 10,00 Université de Rennes 1 / Cycle L / MIEE / BUR 10/11

11 En vous servant de la fonction RECHERCHE (voir II-6-C), calculez la remise et affichez le Total net à payer (après remise) sous la ligne Total. Vous pouvez faire un essai avec la requête : «=RECHERCHE(100;A22:E22;A23:E23)», puis «=RECHERCHE(80;A22:E22;A23:E23)». Recherchez alors avec le contenu de la cellule Total TTC. Que se passe-t-il si le prix TTC est inférieur à 50? Comme aucune remise n'est associée explicitement à ces valeurs (c'est une remise de 0 %), le prix avec remise ne peut être calculé. Faites les modifications nécessaires pour obtenir la valeur correcte du prix avec remise. b. Remise sur le montant TTC de chaque article On souhaite à présent appliquer la remise, non plus sur le montant Total TTC, mais sur le montant TTC de chaque article. Ajoutez une colonne indiquant le pourcentage de la remise pour chaque article, à l'aide de la fonction RECHERCHE. Que se passe-t-il lorsque vous propagez cette formule sur l'ensemble des articles? Faites les modifications nécessaires pour obtenir les pourcentages de remise corrects. Corrigez la feuille de calcul pour obtenir le nouveau montant Total TTC. 6. Protection et rendu Enregistrez votre fichier sous le nom «tp3_xxx_yyy.ods» (où «XXX» et «YYY» sont vos noms). Envoyez un courriel à votre responsable de TP, en suivant les recommandations habituelles en pièces jointes, le documents «tp3_xxx_yyy.ods», que vous avez créé durant ce TP Université de Rennes 1 / Cycle L / MIEE / BUR 11/11