Rencontre d orientation prédépart. Programmes d échanges d étudiants

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1 Rencontre d orientation prédépart Programmes d échanges d étudiants

2 Objectifs de la rencontre Une occasion de se réunir et de faire le point sur votre participation en programme d échanges d étudiants même si vous n avez pas encore tous eu une réponse officielle de votre futur établissement d accueil Discuter des démarches importantes AVANT, PENDANT et APRÈS le séjour en PÉÉ Vous donner l opportunité de poser des questions

3 Déroulement de la journée Première partie (8h40 à 11h10 ou 13h10 à 15h40): Information générale sur l organisation de votre séjour en programme d échange d étudiants en trois points: avant, pendant et au retour du séjour Deuxième partie (11h15 à 12h ou 15h45 à 16h30) Rencontre avec le Bureau des futurs étudiants de l UdeM

4 Avant le départ À faire à la Maison internationale À faire à l Université de Montréal À faire à l extérieur de l université Coordonnées et documents importants

5 Avant le départ: à la Maison internationale Lettre d acceptation officielle Documents reçus par les universités Bourse de mobilité Inscription en programme d échanges Fiche d identification personnelle Attestation officielle de participation aux PÉÉ et de ressources financières Centre de documentation Guide: section A

6 Avant le départ: à la Maison internationale Lettre d acceptation officielle Vous recevrez soit: un courriel directement de la part de l'établissement d'accueil un courriel de la part de la Maison internationale vous indiquant que nous avons obtenu la confirmation de votre admission un courriel de la Maison internationale vous précisant que nous avons reçu votre lettre d'acceptation une lettre officielle d'acceptation par la poste En définitive, assurez-vous d avoir entre les mains une lettre officielle d acceptation. Elle vous sera nécessaire pour les procédures de visa.

7 Avant le départ: à la Maison internationale Documents de l université d accueil Vérifier le calendrier académique: date de début Vérifier si le semestre d acceptation est le bon. Faites une lecture attentive des documents: rencontre d information à l arrivée, formalités, activités d intégration. Vérifier toutes erreurs dans le nom

8 Avant le départ: à la Maison internationale Bourse de mobilité Les lettres d offre de bourse sont envoyées à la fin du mois d avril et au début du mois de mai. Lorsque vous recevrez votre lettre: Lisez bien toutes les démarches indiquées sur la lettre. Pour obtenir votre chèque, vous avez encore quelques documents à nous remettre!

9 Avant le départ: à la Maison internationale Inscription au programme d échanges Août: départ automne Novembre: départ hiver Le bloc de crédits vous empêchera de vous inscrire à des cours à l UdeM. Si vous désirez vous désister, faites-le le plus tôt possible! Il y aura un délai d une semaine avant que vous puissiez vous réinscrire.

10 Avant le départ: à la Maison internationale Fiche d identification personnelle À remettre avant votre départ Votre pays d accueil est victime d une épidémie de grippe, d un tremblement de terre ou d une crise politique pendant votre séjour? Nous voulons savoir si vous être en sécurité. Nous voulons vous assister en cas de besoin. Indiquez le nom de deux personnes à joindre en cas d urgence.

11 Avant le départ: à la Maison internationale Attestation officielle de participation aux PÉÉ et de ressources financières Très souvent demandée: nous la faisons sur demande et sur présentation de la lettre d acceptation de votre université d accueil. Quelques exceptions possibles pour les forfaits billets d avion des Offices québécois pour la jeunesse.

12 Avant le départ: à la Maison internationale Centre de documentation Logement Coordonnées et évaluations des anciens participants Rencontre avec un conseiller ou un assistant Etc.

13 Avant le départ: à l Université de Montréal Bourses et aide financière Droits de scolarité Maîtrise ou doctorat Langue du pays d accueil Département, école ou faculté

14 Avant le départ: à l UdeM Bourses et aide financière Prendre rendez-vous avec un conseiller du bureau de l aide financière aux études si vous bénéficiez des prêts et bourses Indiquez que vous êtes étudiant de l UdeM Même si votre session dure jusqu à l été, vous n avez droit qu à un certain nombre de mois pour la bourse de mobilité

15 Avant le départ: à l UdeM Droits de scolarité N oubliez pas d acquitter vos frais (même les frais afférents). Dans le cas contraire, vous serez automatiquement désinscrit pour la session suivante et ne serait plus éligible à la bourse de mobilité. Vous pouvez consulter le site Internet pour savoir comment payer vos frais à distance:

16 Avant le départ: à l UdeM Maîtrise ou doctorat Informez-vous avant de partir auprès de la Faculté des études supérieures et postdoctorales: démarches, dates limites d inscriptions et autres modalités.

17 Avant le départ: à l UdeM Langues du pays d accueil Améliorez-vous avant de partir! Les ressources: Cours de langue des Activités culturelles de l UdeM Direction de l enseignement des langues et cultures étrangères Jumelage linguistique Écoutez de la musique, la radio, la télé, des podcasts, etc. dans la langue de votre pays d accueil

18 Avant le départ: à l UdeM Département, école ou faculté Informez-vous avant de partir de tout changement de coordonnateur des échanges. Conservez les coordonnées dans ce guide: page 7

19 Avant le départ: à l extérieur de l université Passeport Visa Questions monétaires Impôts et déclaration de revenu Billets d avion et forfaits Santé et assurances Logement et première nuit Bagage Coordonnées et documents importants à laisser au Québec et à apporter avec soi Guide: section A

20 Avant le départ: à l extérieur de l UdeM Passeport Assurez-vous d avoir un passeport valide six mois après la fin du séjour. C est indispensable pour les visas. Vous n avez pas de passeport ou devez le renouveler? Vous trouverez les documents nécessaires dans les bureaux de poste et autres services du gouvernement fédéral.

21 Avant le départ: à l extérieur de l UdeM Visa Dès maintenant, informez-vous auprès du consulat ou de l ambassade. Double citoyenneté: normalement, vous n aurez pas besoin de visa. Informez-vous auprès du consulat de votre pays de nationalité. Certains pays ont des délais plus longs que d autres pour l obtention du visa: informez-vous rapidement!

22 Avant le départ: à l extérieur de l UdeM Questions monétaires La règle d or: variez! Votre guide fait état des divers moyens d avoir accès à votre argent lors de votre séjour. (page 10) En résumé: - Carte de crédit - Carte de débit (à puces) - Chèques de voyage - Transfert bancaire Importance de faire les procurations nécessaires! Faire son budget!

23 Avant le départ: à l extérieur de l UdeM: Questions monétaires Impôts et déclaration de revenu Bourse de mobilité: il faut la déclarer. Vous recevrez les documents appropriés à l adresse qui est inscrite sur votre chèque de bourse de mobilité.

24 Avant le départ: à l extérieur de l UdeM: Questions monétaires Billets d avion et forfaits Internet vs Agences de voyages: Vous achetez votre billet hors agence? Attention à la limitation de bagage si vous faites un transfert. Achat du billet avant d avoir obtenu votre acceptation? Forfaits: Attention aux dates limites et aux modalités. France: Vous devriez avoir reçu un message de l OFQJ. Belgique: en tout temps. Amériques: Surveillez les nombreuses dates limites! Asie: au moins un mois avant le départ.

25 Avant le départ: à l extérieur de l UdeM Santé et assurances Assurance médicale: FAECUM/ASEQ (vous avez besoin de l attestation de la Maison internationale) RAMQ: règle du 6 mois (plus de 183 jours à l extérieur du Québec, du 1 er janvier au 31 décembre) Entente en matière de santé. (France, Portugal et pays scandinaves) Assurance responsabilité civile: assurance habitation. Assurance voyage: pour les bagages et autres. (Parfois avec assurance habitation)

26 Avant le départ: à l extérieur de l UdeM: Santé et assurances Examen médical et dentaire avant le départ Examen psychologique et faire le point sur votre expérience avant de partir Médicaments sur ordonnance à garder dans leur contenant d origine Apporter vos prescriptions Besoins particuliers (Allergie grave, diabète, etc.)? Conservez l information sur soi dans la langue du pays d accueil Clinique de santé-voyage au besoin (vaccins, etc.) Trousse de premier soin Apportez votre marque de condoms préférés Informez-vous sur les précautions particulières à prendre dans votre pays d accueil Informez-vous sur les caractéristiques du système de santé

27 Avant le départ: à l extérieur de l UdeM Logement Le meilleur logement est propre à chacun. Il n y a pas de solution miracle. Les anciens participants sont de très bons conseillers. Avant de faire parvenir des sous à l étranger: faites plusieurs vérifications! Vous n avez pas de logement ou vous ne pouvez pas aménager dès votre arrivée? N oubliez pas de réserver votre première nuit.

28 Avant le départ: à l extérieur de l UdeM Bagages Voyager léger. Il n est pas nécessaire d apporter des grandes quantités avec vous. Sauf exception, les produits de consommation courante sont aussi disponibles dans votre pays d accueil. Attention au surplus de poids: compagnies d avion à prix réduit, surtout en Europe.

29 Avant le départ: Coordonnées et documents importants Passeport valide et deux photocopies de passeport et du visa Photos format passeport Original et copie de la lettre d acceptation de l université d accueil Copie de la demande de participation au programme d échange Correspondance échangée avec l université d accueil Coordonnées d un proche à rejoindre en cas d urgence Original et photocopie de votre carte d assurance maladie du Québec Original et photocopie de la preuve d assurance complémentaire etc, etc. Une liste apparait dans votre guide: Consultez-la! Page 20

30 Pendant le séjour Coordonnées au Québec et à l étranger Choix de cours à l établissement d accueil et modification de crédits Attestation d inscription Santé et sécurité Services consulaires canadiens Éthique à l étranger Choc culturel Relevé de notes Contacts avec la Maison internationale Guide section B

31 Pendant le séjour: Coordonnées au Québec et à l étranger Première étape: nous faire parvenir vos nouvelles coordonnées à l étranger. Cela nous permet de vous rejoindre en cas de besoin. N oubliez pas de nous communiquer votre nouvelle adresse au Québec si vous déménagez. Nous voulons envoyer votre chèque de bourse à la bonne adresse.

32 Pendant le séjour: Choix de cours à l établissement d accueil et modification de crédits Choix de cours Faites un choix judicieux (les heures d enseignement n incluent pas les examens); Conservez le maximum d information sur les cours suivis Vous devez changer certains cours. C est possible et simple. Consultez votre guide prédépart page 21

33 Pendant le séjour: Attestation d inscription Étape suivante: nous faire parvenir une confirmation d inscription Pour la première session, une photocopie de votre carte étudiante suffit Pour le second semestre, une attestation de votre université d accueil datée Vous souhaitez vous désister, faire une session plutôt que deux ou devez revenir au Québec vous avez l obligation d en informer votre université d accueil, l UdeM et la Maison internationale

34 Pendant le séjour: Santé Vous êtes fatigués et dépaysés à votre arrivée? C est normal, vous pouvez avoir besoin de plusieurs jours pour vous remettre du décalage horaire. Vous vivez peut-être aussi un choc culturel. Gardez avec vous en tout temps le numéro d urgence (911) de votre pays d accueil Repérer le centre hospitalier le plus près de chez vous Les services consulaires canadiens peuvent vous aider à trouver un médecin ou spécialiste en cas de besoin.

35 Pendant le séjour: Sécurité Participez aux rencontres d orientation et aux autres activités à votre arrivée. Prenez plaisir à observer attentivement la culture locale: attitudes différentes à respecter, informez-vous des lieux à éviter. Soyez vigilant si vous êtes témoin de manifestations violentes. Bars: amusez-vous bien!! Et consommez avec modération tout en étant vigilant. Ne pas «flasher» son «CASH». En cas de vol, signalez-le à la police. Laissez votre itinéraire à un proche. Travail au noir: êtes-vous prêt à assumer les conséquences? Numéro d urgence de la Maison internationale

36 Pendant le séjour: sécurité Les lois sont différentes (Europe sans frontières ne veut pas dire que les lois sont identiques d un pays à l autre) Ayez sur vous des photocopies des documents importants En cas d une fort peu probable arrestation (n est-ce pas?), vous avez le droit de parler au service consulaire canadien: toutefois, les lois du pays prévalent même si vous êtes canadiens Si vous subissez une agression, ne gardez pas la situation sous silence Développez un sixième sens (faites preuve de bon sens!) Voyager au féminin: Québec versus autres pays Carte Urgence: Numéro de téléphone UdeM

37 Pendant le séjour: Services consulaires canadiens Services offerts: Organiser une évacuation en cas de guerre, d agitation civile ou de catastrophe naturelle, en dernier recours Aider en cas d urgence médicale Aider les victimes de vol ou d autres incidents violents Apporter de l aide dans le cas de personnes disparues Fournir une liste de médecins et d hôpitaux locaux En cas d arrestation ou de détention, veiller à ce que les Canadiens soient traités avec équité, en vertu des lois du pays étranger Remplacer un passeport perdu ou volé Virer des fonds Légaliser un document Inscription des Canadiens Services non-offerts: Intervenir dans les exigences d entrée/sortie d un pays Obtenir votre libération de prison

38 Pendant le séjour: Services consulaires canadiens Enjeux internationaux Esquisses de pays Liste de diffusion Conseils aux voyageurs

39 Pendant le séjour: Services consulaires canadiens

40 Pendant le séjour: Services consulaires canadiens Contacter les services consulaires: Du Canada: ou (613) De l étranger: Centre d opération d urgence à Ottawa ouvert en tout temps: appels à frais virés au ou courriels à sos@international.gc.ca

41 Pendant le séjour: Éthique à l étranger Dans votre pays d accueil, vous êtes des représentants de l UdeM. Vous êtes aussi des ambassadeurs du Québec. La généralisation est facilement faite pensez aux étudiants étrangers que vous avez déjà vous-mêmes rencontrés soyez donc respectueux et vigilants. Le respect des autres et de leurs valeurs est toujours de mise! Apprenez à connaître les sensibilités et les tabous de votre culture d accueil. S il peut être intéressant d en discuter, attendez d avoir établi un lien de confiance solide avec votre interlocuteur. Ne faites pas ailleurs ce que vous ne feriez pas chez vous. N hésitez pas à participer aux activités telles que les foires internationales qui feront connaitre votre culture! Quel beau partage!

42 Pendant le séjour: Choc culturel Vous allez passer par différentes étapes: Lune de miel: tout est merveilleux Contrariétés et frustrations face à la société d accueil Envie de tout laisser tomber: rien de fonctionne Adaptation: établissement d une routine Biculturalisme: aboutissement de l intégration culturelle Est-ce le choc culturel? Irritabilité et nostalgie Tentation de tout rejeter de la nouvelle culture Comparaison et critique excessive Déception face à ce qu on s était imaginé Isolement

43 Pendant le séjour: Choc culturel Si vous sentez que vous vivez un choc culturel ou une difficulté d adaptation, ce qui est par ailleurs très normal, n hésitez pas à en parler. Voici quelques trucs pour vous aider: Rester engagé et connecté Partager ses sentiments avec d autre étudiants étrangers ou avec un conseiller Écrire un journal S engager dans la communauté Faire du sport Prévoir des excursions Rester ouvert et soi-même Développer de nouvelles amitiés Améliorer ses habiletés linguistiques Apprendre davantage sur l école ou le quartier S impliquer dans une activité qu on apprécie et qui nous aide à rencontrer de nouvelles personnes Prendre le temps Avoir des attentes réalistes

44 Pendant le séjour: Relevé de notes de l établissement d accueil Pensez à récupérer votre relevé de notes avant de quitter ou encore à faire les démarches nécessaires auprès de votre université pour qu il vous soit posté Si votre université ne consent qu à l envoyer à la Maison internationale, assurez-vous de communiquer avec nous pour venir le récupérer

45 Pendant le séjour: Contacts avec la Maison internationale Vous voulez partager votre expérience de voyage? La Maison internationale est heureuse de publier votre blogue ou de recevoir vos impressions sur sa page Facebook

46 Au retour À faire à l Université de Montréal Blues du retour

47 Au retour: à l Université de Montréal Reconnaissance des équivalences: c est votre responsabilité! Évaluation du séjour Implication à la Maison internationale: Concours annuel de photos Envoyés spéciaux Journées sur les études au Canada et à l étranger Rencontres d orientation prédépart Jumelage avec les nouveaux étudiants etc.

48 Au retour: Blues du retour Blues du retour? C est normal! Mais ne laissez pas la nostalgie de votre expérience gâcher votre retour. Renouez avec vos amis et votre parenté Faites de nouveaux projets et activités Remédiez-y en vivant l expérience d échange d un autre point de vue: en vous impliquant auprès des étudiants étrangers et des étudiants qui souhaitent partir à leur tour.

49 Bon séjour! Et n oubliez pas votre guide prédépart au Québec. Il s agit d un outil tout aussi précieux une fois arrivée dans votre pays d accueil Toutes les photos ont été présentées dans le cadre du concours de photographie