Document diffusé au réseau de la santé et des services sociaux du Québec. Date et heure d impression : 14 septembre 2015, 1:45

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1 PLAN DE FORMATION pour les gestionnaires de dossiers du réseau de la santé et des services sociaux ayant à composer avec le cadre légal du Québec en matière de droit des contrats Document diffusé au réseau de la santé et des services sociaux du Québec Date et heure d impression : 14 septembre 2015, 1:45 PRÉPARÉ PAR M ARIE-LISE GAUDET Conseillère aux établissements au GACEQ

2 Historique du document : Version Date Modification Par Création Marie-Lise Gaudet Ajout des capsules de l UPAC Version transmise au Conseil du trésor Marie-Lise Gaudet Ajout du logo des trois GAC sur page couverture Jacques Lambert Marie-Lise Gaudet Mise à jour annuelle du plan de formation Marie-Lise Gaudet Plan de formation i

3 Table des matières INTRODUCTION FORMATIONS ET OUTILS DE BASE EXTRANET DES MARCHÉS PUBLICS FORMATION SUR LA LOI SUR LES CONTRATS DES ORGANISMES PUBLICS ET SES RÈGLEMENTS AUTOAPPRENTISSAGE À L AIDE DE DOCUMENTS FOURNIS PAR LE SCT FORMATION EN LIGNE SUR L INTÉGRITÉ DANS LES CONTRATS PUBLICS ET LA LUTTE CONTRE LA COLLUSION ET LA CORRUPTION CAPSULES #1 CONTEXTE ET DÉFINITIONS CAPSULES #2 ORGANISATIONS ET LÉGISLATION (UPAC, AMF, SCT, MAMROT) CAPSULES #3 STRATAGÈMES ET FACTEURS DE VULNÉRABILITÉ CAPSULES #4 MESURES PRÉVENTIVES ET SIGNALEMENT FORMATION «LOI ET DROIT DES CONTRATS DES ORGANISMES PUBLICS DU RÉSEAU DE LA SANTÉ» FORMATION AVANCÉE FORMATION PERSONNALISÉE SUR LA LOI SUR LES CONTRATS DES ORGANISMES PUBLICS CAPSULES LOI SUR LES CONTRATS ET LES ORGANISMES PUBLICS NIVEAU ASPECTS JURIDIQUES DE LA RÉDACTION D UN DEVIS TECHNIQUE DANS LE CADRE D UN APPEL D OFFRES AU QUÉBEC FORMATION SPÉCIALISÉE FORMATION POUR ÊTRE SECRÉTAIRE DE COMITÉS DE SÉLECTION PARTICIPATION AU FORUM DES SECRÉTAIRES DE COMITÉS DE SÉLECTION FORMATION EN LIGNE (E-LEARNING) COMITÉ DE TRAVAIL / COMITÉ DE SÉLECTION CAPSULE POUR LES MEMBRES DE COMITÉ UTILISATEUR CAPSULE POUR LE COMITÉ DE SÉLECTION... 9 Plan de formation ii

4 INTRODUCTION Le gestionnaire de dossier œuvrant dans le domaine du réseau de la santé et des services sociaux a plusieurs rôles et responsabilités à respecter dans le cadre de son travail. Ce qui suit met en lumière les principaux outils de formation disponibles pouvant aider un gestionnaire de dossier à améliorer ses connaissances du cadre légal reliées à l exécution de ses tâches. 1. FORMATIONS ET OUTILS DE BASE 1.1 Extranet des marchés publics L Extranet des marchés publics est un outil essentiel aux intervenants en gestion contractuelle. En effet, il comprend différentes source d informations telles que la réglementation afférente ainsi que plusieurs formations intéressantes. Il comprend également différents forums d échanges conçus et dirigés par la Direction de la formation sur les marchés publics du Sous-secrétariat aux marchés publics, qui permettent aux utilisateurs de partager leur expérience en matière de contrats. Pour s inscrire à l extranet des marchés publics 1 : Formation sur la Loi sur les contrats des organismes publics et ses règlements Cette formation reprend les principales dispositions applicables aux marchés publics. Elle établit le lien entre la Loi sur les contrats des organismes publics, les règlements afférents et les accords de libéralisation. Cette formation est offerte de façon présentielle ou virtuelle. Vous aurez dont le choix, selon vos disponibilités et vos préférences, d une formation magistrale d une journée complète ou d assister à trois présentations webinaires interactives d une heure avec deux présentateurs du Secrétariat du Conseil du trésor (ci-après appelé : «SCT»). Dans les deux formats, vous aurez la possibilité de poser des questions et d intervenir auprès des présentateurs. Au terme de cette formation, les participants : - Seront sensibilisés à la gestion des contrats; - Auront pris connaissance du cadre législatif et règlementaire des marchés publics; - Seront informés sur les principaux modes d acquisition; - Pourront identifier les particularités de chacun des trois règlements; - Seront en mesure de comprendre les modes d adjudication des contrats et d appliquer les règles du rapport qualité-prix; - Sauront discerner les rôles des principaux intervenants et les autorisations requises. 1 L'Extranet des marchés publics est un site internet dont l'inscription est réservée au personnel des organismes publics de l'administration gouvernementale, du réseau de la santé et des services sociaux et du réseau de l'éducation, ainsi qu'au personnel des organismes visés par l'article 7 de la Loi sur les contrats des organismes publics. Plan de formation 1

5 Contenu de la formation (sujets abordés) : - Principaux objectifs visés par le cadre normatif; - Points majeurs de la Loi; - Champ d application; - Principaux modes d acquisition; - Appel d offres régionalisé; - Particularités des trois règlements; - Contrats de gré à gré; - Modes d adjudication des contrats; - Règles particulières à certains contrats; - Évaluation de la qualité; - Contrats particuliers; - Publication des renseignements; - Modifications aux contrats; - Autorisations requises; - Responsabilités Dirigeant de l organisme; - Pouvoirs du gouvernement et des ministres; - Politiques de gestion et directives internes. Date, endroit et durée : De façon présentielle, cette formation est d une durée d une journée et est offerte dans plusieurs villes du Québec. Les dates sont disponibles sur le site de l extranet des marchés publics. Coûts relatifs à la formation : Offerte par le Secrétariat du Conseil du trésor 1.3 Formation en ligne sur les marchés publics La formation en ligne sur les marchés publics comporte une série de capsules (28 capsules) qu il est possible de suivre en ligne. Ces capsules traitent de divers sujets en gestion contractuelle et doivent être complétées pour pouvoir assister à la formation destinée aux secrétaires de comité de sélection. Contenu de la formation : VOLET 101 Introduction aux marchés publics Session 1 Modèle chronologique Planification Choisir le fournisseur Gérer et clore le contrat Session 2 Terminologie des marchés publics Catégories de marchés publics Catégories d entreprises Procédures d acquisition Contrats particuliers Session 3 Information publique Plan de formation 2

6 Information publique VOLET 102 Planification, appel d offres et adjudication d un contrat Session 1 Description des besoins Description des besoins Description des critères d évaluation Contrat de services ou contrat de travail? Session 2 Modes d adjudication des contrats Uniquement un prix Qualité minimale et un prix Rapport qualité-prix Uniquement la qualité Session 3 Calendrier de l appel d offres public Calendrier de l appel d offres public Session 4 Lancement d un appel d offres sur invitation Lancement d un appel d offres sur invitation Session 6 Lancement d un appel d offres public régionalisé Lancement d un appel d offres public régionalisé Session 7 Lancement d un appel d offres public en deux étapes Lancement d un appel d offres public en deux étapes Session 8 Analyse des soumissions reçues Analyse de l admissibilité et de la conformité des soumissions Comité de sélection Session 9 Adjudication du contrat Adjudication du contrat et tirage au sort Session 10 Publication des résultats Publication du résultat de l adjudication du contrat Session 11 Marges préférentielles Développement durable et environnement Assurance de la qualité VOLET 105 RORC Session 1 Responsable de l observation des règles contractuelles Rôles et responsabilités VOLET ETH Session 1 ETH1 Éthique Introduction aux notions d éthiques L éthique dans les marchés publics Plan de formation 3

7 Date et durée : La formation peut être suivie en ligne au moment qui convient le mieux au participant et la durée totale de visionnement de toutes les capsules est d environ une (1) journée. Coûts relatifs à la formation : Offerte par le Secrétariat du Conseil du trésor. 1.4 Autoapprentissage à l aide de documents fournis par le SCT Le SCT a développé, au cours des dernières années, de nombreux documents et outils de référence visant à permettre aux intervenants en gestion contractuelle des organismes publics d accroître leur expertise et d être informés des nouveautés touchant le cadre normatif. Parmi les publications réalisées, lesquels sont toutes à l intention du donneur d ouvrages et disponibles sur le site de l extranet des marchés publics, on retrouve notamment celles décrites cidessous : Bulletins Infos-marchés publics Ces bulletins contiennent notamment des renseignements sur les changements apportés au cadre normatif des marchés publics Infos-conseils Ces publications apportent des précisions sur certains sujets en lien avec l application du cadre normatif des marchés publics Bulletin d interprétation des marchés publics Ces bulletins présentent une disposition légale ou règlementaire, procèdent à son interprétation et en expliquent l application au regard d une situation précise Coffre à outils Ce coffre à outils a été mis en place pour protéger l intégrité des contrats publics Guides et aide-mémoire Des guides et aide-mémoire sont disponibles et portent sur certains sujets liés à la gestion contractuelle Webinaire Les webinaires sont des présentations faites à distance par un ou une conseillère du SCT, sur divers sujets touchant la gestion contractuelle. Ces présentations ont lieu au besoin. 1.5 Formation en ligne sur l intégrité dans les contrats publics et la lutte contre la collusion et la corruption Cette formation en ligne portant sur l intégrité dans les contrats publics et la lutte contre la corruption et la collusion a été développée par l Unité permanente anticorruption (UPAC) avec la collaboration du Sous-secrétariat aux marchés publics (SSMP). La formation est donnée sous la forme de quatre (4) capsules et elles ont pour objectif de sensibiliser les gestionnaires de dossier au phénomène de corruption et de collusion et les aider à développer des réflexes de prévention lors des activités de gestion contractuelle. Plan de formation 4

8 Contenu de la formation : Capsules #1 Contexte et définitions - Contexte mondial et québécois; - Titulaire de charge publique, contrats publics, intégrité, corruption et collusion Capsules #2 Organisations et législation (UPAC, AMF, SCT, MAMROT) - Loi concernant la lutte contre la corruption; - Loi sur les contrats des organismes publics; - Loi sur l intégrité en matière de contrats publics; - Loi sur les cités et les villes; - Loi sur la fonction publique Capsules #3 Stratagèmes et facteurs de vulnérabilité - Stratagèmes et indices de corruption et facteurs de vulnérabilité; - Stratagèmes et indices de collusion et facteurs de vulnérabilité Capsules #4 Mesures préventives et signalement - Conflits d intérêts, divulgation de renseignements confidentiels et abus de pouvoir; - Pratiques à adopter, le signalement, mesures facilitantes et l importance de signaler. Date, endroit et durée : Cette formation est offerte en ligne et chacune des capsules dure environ dix (10) minutes. Les capsules sont disponibles sur le site de l extranet des marchés publics. Coûts relatifs à la formation : Offerte par l UPAC et le SCT par l entremise du site de l Extranet des marchés publics. 1.6 Formation «Loi et droit des contrats des organismes publics du réseau de la santé» 2 La firme Morency Avocats, s.e.n.c.r.l., offre une formation intitulée : «La Loi et le droit sur les contrats des organismes publics du réseau de la santé». Cette formation a pour objectifs principaux les points suivants : - Connaître l importance hiérarchique des différentes sources de droit applicables au Québec; - Connaître l environnement juridique applicable en matière de contrat et d approvisionnement; - Connaître les principes juridiques applicables en matière contractuelle; - Connaître les règles juridiques propres au mandat. Contenu de la formation (sujets abordés) : - Les principes généraux du droit des contrats (cours 1) 2 Le participant doit avoir suivi au préalable les formations mentionnées aux points 1.2, 1.3 et 1.5 avant de s inscrire à la formation «La Loi et le droit des contrats des organismes publics du réseau de la santé» de la firme Morency Avocats S.E.N.C.R.L. Plan de formation 5

9 - Les principes généraux de l appel d offres (cours 2) - Les modes de sollicitation - Le choix : règles (cours 3) - Gré à gré (cours 4) - Public et procédures (cours 4 et 5) - Invitation et procédures (cours 5) - Présélection (demi-cours 6) - Les modes d adjudication - Prix le plus bas (demi cours-6) - La qualité (cours 7) - Contrat à commandes et à exécution sur demande (cours 7) - L analyse des soumissions - Conformité des soumissions (cours 8 et 9) Admissibilité ; Non-conformité entrainant le rejet; Non-conformité (majeure ou mineure) - Évaluation qualitative (cours 10) - L adjudication (cours 11) - La clause de réserve (cours 11) - Les recours (cours 11) - La gestion documentaire (cours 12) - La modification du contrat (cours 12) - Évaluation du rendement (cours 13) - Les recours et comment conseiller un client (cours 13) - Cours d ajustement (cours 14) Date, endroit et durée : Cette formation est d une durée de 42 heures, soit 14 cours de trois heures chacun. Les modalités concernant l endroit et la diffusion de la formation sont selon entente entre les parties. Coûts relatifs à cette formation : 650 $ par participant FORMATION AVANCÉE 2.1 Formation personnalisée sur la Loi sur les contrats des organismes publics En fonction de la demande de l organisme public ou du regroupement d organismes publics en question, le SCT adapte la formation de manière à reprendre certains éléments de la formation de base décrite au point 1.2, lesquels sont enrichis d exemples et de cas pratiques qui répondent aux cas particuliers des participants. Nombre de personnes minimum pour la tenue de la formation : 25 personnes Coûts relatifs à la formation : Offerte par le Secrétariat du Conseil du trésor. 3 Le prix est une estimation est peut varier tout dépendant des différents facteurs tels que le nombre de participants, l endroit, le mode de diffusion. Plan de formation 6

10 2.2 Capsules Loi sur les contrats et les organismes publics NIVEAU 2 Morency, société d avocats s.e.n.c.r.l. offre des capsules sur des sujets afin d approfondir certaines dimensions plus complexes. La formation porte principalement sur les règles applicables, la position des tribunaux et la présentation de cas vécus. Le contenu des capsules offertes est le suivant : Capsule #1 : Détermination et présentation des besoins dans les documents d appel d offres - Aborder les bonnes pratiques permettant la détermination optimale des besoins des établissements dans les documents d appel d offres; - Expliquer les différentes règles à considérer lors de cette étape telles que l ouverture des marchés, l équité et la transparence; - Identifier les façons de faire face à un produit unique; - Identifier les règles entourant la rédaction des documents d appel d offres à l égard des besoins identifiés. Capsule #2 : Admissibilité et conformité des soumissions : identification des irrégularités et impact sur les soumissions - Identifier les concepts d admissibilité et de conformité des soumissions et leurs impacts sur celles-ci; - Comprendre les conditions d admissibilité et de conformité des soumissions; - Faciliter l identification de ces conditions lors de la rédaction des documents d appel d offres; - Faciliter l analyse d une irrégularité découverte lors de l analyse des soumissions et ses conséquences sur celles-ci. Capsule #3 : Réponses possibles aux aléas d un processus d appel d offres - Présenter différentes situations problématiques qui peuvent survenir lors d un processus d appel d offres; - Identifier les possibilités qui s offrent au gestionnaire de l appel d offres à l égard de chacune de ces situations et les différents impacts possibles sur le processus lui-même et sa légalité; - Identifier les règles entourant la réflexion du gestionnaire d appel d offres pour une prise de décision optimale. Date, durée et endroit : Chaque capsule est d une durée de quatre heures. Les modalités concernant l endroit et la diffusion de la formation sont selon entente entre les parties. Coût associé à chacune des capsules : montant forfaitaire de $, taxes en sus 4. 4 Le prix est une estimation est peut varier tout dépendant des différents facteurs tels que le nombre de participants, l endroit, le mode de diffusion. Plan de formation 7

11 2.3 Aspects juridiques de la rédaction d un devis technique dans le cadre d un appel d offres au Québec Cette formation est offerte par la firme ÉDILEX inc. et a pour but de faire un tour d horizon des règles juridiques applicables au devis technique qui figure dans un appel d offres. Cette formation explique le rôle que porte chacun des documents d appel d offres et comment ceux-ci doivent idéalement se compléter. Contenu de la formation (sujets abordés) : - Problèmes juridiques spécifiques au devis, à savoir le devis discriminatoire; - Les clauses techniques qui entrent en conflit avec les clauses contractuelles; - Les conflits d interprétation entre les documents techniques; - Recommandations afin d éviter la survenance de problèmes concernant la formulation erronée des clauses du devis. Date, endroit et durée : La formation est dispensée selon un calendrier établit entre l organisme et Édilex inc. et peut avoir lieu dans les locaux du donneur d ouvrages. Cette formation est d une durée d une demi-journée. Coûts relatifs à la formation : 3000 $ 5 3. FORMATION SPÉCIALISÉE 3.1 Formation pour être secrétaire de comités de sélection Le SCT a conçu une formation destinée aux secrétaires de comités de sélection. Cette formation vise à consolider les connaissances des participants au sujet de l application de la Loi sur les contrats des organismes publics et plus particulièrement sur le fonctionnement du comité de sélection. Les participants ayant participé à la formation se voient délivrer une attestation de formation de secrétaire de comité de sélection par le SCT. Prendre note que préalablement à l inscription à la formation des secrétaires de comités de sélection, le participant doit avoir suivi les formations décrites en 1.2 et 1.3. Date, endroit et durée : Cette formation est d une durée d une journée et est offerte à Québec et à Montréal. Les dates de formation sont disponibles sur le formulaire d inscription se retrouvant sur le site de l extranet des marchés publics. Coût relatif à la formation : 0 $ 3.2 Participation au Forum des secrétaires de comités de sélection Le SCT a mis en place un forum qui regroupe tous les secrétaires de comités de sélection. Il est nécessaire de participer aux forums organisés par le SCT afin de conserver son attestation de 5 Le prix est une estimation est peut varier tout dépendant des différents facteurs tels que le nombre de participants, l endroit, le mode de diffusion. Plan de formation 8

12 secrétaire de comité de sélection. Un secrétaire de comité de sélection qui ne participe pas à 2 forums consécutifs perd son attestation de secrétaire de comité de sélection. Il est intéressant de rappeler que ce forum en est un qui favorise le réseautage entre divers intervenants de domaine de la gestion du processus d appel d offres et de la gestion contractuelle. Ce forum constitue également un moyen efficace pour les gestionnaires de dossier d informer le SCT des problématiques vécues par les organismes publics afin de favoriser une proactivité dans le secteur de l approvisionnement. 3.3 Formation en ligne (e-learning) comité de travail / comité de sélection Des capsules vidéos seront disponibles une plate-forme web (à venir). Ces capsules porteront sur les rôles et responsabilités des membres d un comité utilisateur et/ou sélection. À des fins de formation, le gestionnaire de dossier (et le secrétaire de comité de sélection) pourra visionner ces capsules afin de s assurer de bien comprendre les rôles et responsabilités de ses membres et bien répondre à leurs questions, le cas échéant Capsule pour les membres de comité utilisateur Les comités de travail sont constitués pour effectuer plusieurs mandats tels qu actualiser et définir concrètement les stratégies de négociation pour un dossier en particulier, identifier les dimensions cliniques, techniques et autres du dossier d appel d offres, statuer sur les besoins et particularités spécifiques à un processus d appel d offres, analyser le fonctionnement des ententes régionales en vigueur, analyser les particularités de tous les établissements et prendre les décisions nécessaires pour obtenir un dossier commun, analyser et recommander l attribution des ententes de groupe, effectuer toute autre action visant à optimiser le dossier d approvisionnement en commun. Contenu de la capsule : - Raison d être d un comité de travail; - Rôle et responsabilité de chacun des membres d un comité de travail; - Confidentialité et absence de conflit d intérêts; - Règle de bonne conduite des membres d un comité de travail; - Étape d un dossier d appel d offres où les utilisateurs seront principalement sollicités; - Maintien du comité de travail à la suite d un processus d adjudication. Durée de la capsule : 20 minutes Coûts relatifs à la capsule : Offerte par le GACEQ Capsule pour le comité de sélection Lors d un appel d offres, il peut être pertinent d exprimer les résultats attendus selon des critères d évaluation qualitatifs clairement définis. Dans ce cas, un comité de sélection doit être mis en place afin d évaluer et de porter un jugement sur la performance d une Plan de formation 9

13 soumission en regard des critères identifiés dans les documents d appel d offres. Malgré que cette capsule s adresse aux membres de comité de sélection étant sollicités afin de participer au processus d évaluation qualitative, le contenu théorique fait partie de la formation des gestionnaires de dossier (ou secrétaire de comités de sélection) qui se doit d être en mesure de bien comprendre toutes les particularités associées à ce comité. Contenu de la capsule : - Raison d être d un comité de sélection; - Composition du comité de sélection; - Rencontre préliminaire des membres et remise des documents; - Engagement solennel des membres de comité de sélection et conflit d intérêt; - Analyse individuelle des soumissions; - Évaluation de la qualité des soumissions; - Fonctionnement du comité de sélection; - Autorisation préalable du dirigeant d organisme; - Information complémentaire. Durée de la capsule : 20 minutes Coûts relatifs à la capsule : Offerte par le GACEQ Plan de formation 10