Réunion du Comité exécutif de l'aess Lundi, le 15 juin 2009 (local SH-R540)

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1 Réunion du Comité exécutif de l'aess Lundi, le 15 juin 2009 (local SH-R540) Présences : Alexis Laferrière Carlo Santamaria-Bouvier Alexandre Desmarais Jonathan Rioux Léa Langlois David Trenou Ordre du jour : 0. Ouverture de la réunion 0.1. Ouverture 0.2. Nomination de l'animation 0.3. Adoption de l'ordre du jour 1. Adoption de procès-verbaux 2. Finances 2.1 Budget 2.2 Assurances 3. Comités 3.1 Politique de développement durable 3.2 Comité logiciel libre 4. Règlements généraux 5. Association uqamienne 6. Party de la rentrée 7. Boot camp modulaire 8. Journal étudiant 9. Cartes d'affaires 10. Chandails 11. Imprimante 12. Retour FEUQ 13. Varia 13.1 Wiki 13.2 Ménage du local 13.3 Archives 13.4 Improvisation 14. Fermeture

2 0. Ouverture de la réunion 0.1. Ouverture Carlo Santamaria-Bouvier, appuyé par Alexis Laferrière, propose l'ouverture de la réunion à 15: Nomination de l'animation Carlo Santamaria-Bouvier, appuyé par Léa Langlois, propose Alexis Laferrière à l'animation et Alexandre Desmarais au secrétariat Adoption de l'ordre du jour Carlo Santamaria-Bouvier, appuyé par Léa Langlois, propose l'adoption de l'ordre du jour. 1. Adoption de procès-verbaux Alexis Laferrière, appuyé par Carlo Santamaria-Bouvier, propose l'adoption en bloc des procès-verbaux du 22 avril 2009, 7 mai 2009 et 14 mai Alexis Laferrière, appuyé par David Trenou, propose l'adoption du 8 juin Carlo Santamaria-Bouvier, appuyé par Léa Langlois, propose la suspension de la réunion pour 10 minutes. La réunion est suspendue à 17:32. Alexis Laferrière, appuyé par Léa Langlois, propose la reprise de la réunion. La réunion est reprise à 17: Finances

3 2.1 Budget - Une ébauche du budget est présentée par Carlo Santamaria-Bouvier. L'hypothèse de départ pour les cotisations est une légère baisse. Alexandre Desmarais suggère que compte tenu du rattachement du département de Kinanthropologie, l'hypothèse du statut quo est plausible et même probablement conservatrice. - Les lignes du budget sont parcourues une à une. Le programme de subvention est maintenu à un niveau de $. Le Comité journal sera probablement réactivé et recevra 1000$. Un montant attribué aux jeux inter-facultaires, poste inutilisé puisque l'aessuqam ne participe pas à la Coupe UQAM, est retiré suite à une confusion sur les champs de dépenses. Les subventions pour les groupes de l'uqam sont maintenues à 2000$, malgré des discussions sur son augmentation possible pour financer des groupes non facultaires mais provenant de l'uqam. Des discussions sont engagées sur le meilleur moyen de gérer les dépenses de l'été du Comité environnemental, qui sont planifiées dans l'exercice financier précédent et qui sont engagées avant le dépôt du budget. - Jonathan Rioux suggère d'augmenter la part pour les compétitions interuniversitaires à 3000$, puisqu'il anticipe que les actuaires s'ajouteront à ceux qui font une demande. Pour l'instant, l'enveloppe restera tout de même à 2000$. Les dépenses autorisées pour le lavevaisselle et pour plusieurs autres raisons en assemblée général du 24 mars 2009 qui n'ont pas été engagées sont reportées sur le nouveau budget. 1000$ sont planifiés pour le «boot camp» modulaire. - La possibilité d'engager une aide comptable et l'achat de Simple Comptable sera ajouté au budget. Alexandre Desmarais suggère de vérifier rapidement les cotisations qui seraient possiblement en retard et, le cas échéant, de payer les pénalités. - Aucun budget n'est attribué pour l'instant, mais la possibilité d'une campagne électoral pour le prochain exécutif est envisagée pour augmenter la visibilité de l'événement. - Alexandre suggère de fusionner les postes budgétaires de représentation externe en seulement trois, "Cotisations", "Représentation à l'externe" et "Autres frais de représentation et cotisations". Il est décidé de renommer "Fonds de roulement/grève" par "Fonds de roulement". 2.2 Assurances - Carlo mentionne qu'il travaille actuellement chez Meloche et Monex, le courtier d'assurance actuel de l'aessuqam. Il propose de laisser quelqu'un d'autre être le représentant de l'aessuqam dans ce dossier. Jonathan accepte de travailler sur ce dossier avec Carlo. - Carlo suggère de vérifier la pertinence de l'assurance automobile de location de la police d'assurance et de mentionner l'existence du Café Sain Fractal. Alexandre propose

4 d'étudier la possibilité d'obtenir une assurance regroupée qui permettrait aux associations modulaires d'accéder à une assurance responsabilité à coût réduit. Alexis Laferrière, appuyé par Jonathan Rioux, propose de mandater Carlo Santamaria- Bouvier de réviser le contrat d'assurance responsabilité de l'aessuqam. 3. Comités 3.1 Politique de développement durable - Des discussions sont engagées sur l'importance d'avoir une politique de développement durable à l'aessuqam. Le comité environnemental à été approché à plusieurs reprises pour permettre à l'aessuqam de mettre en place une telle politique, actuelle sans résultat. L'exécutif se sent tout de même mal à l'aise avec l'idée d'imposer un mandat formel et considère que cela devra être effectué en collaboration. Considérant le programme "Association durables" du Conseil Jeunesse Sierra; Considérant l'échéancier établi dans celui-ci; Considérant la volonté d'adopter une politique de développement durable avant le 1er janvier 2010; Alexandre Desmarais, appuyé par Jonathan Rioux, propose de mandater Léa Langlois de travailler avec le comité environnemental afin de rédiger une politique de développement durable pour l'aessuqam avant le 30 septembre 2009 ainsi qu'un plan d'action avant le 15 novembre Comité logiciel libre Jonathan Rioux, appuyé par Carlo Santamaria-Bouvier, propose de mandater Alexis Laferrière de préparer le lancement des activités du Comité du logiciel libre pour l'automne Règlements généraux Alexis Laferrière, appuyé par Carlo Santamaria-Bouvier, propose d'inclure Alexandre Desmarais comme co-responsable de la réécriture des règlements généraux commencée le 22 avril Association UQAMienne

5 - Des discussions sont effectuées sur la possibilité d'approcher d'autres associations facultaires dans le but de former éventuellement une association pan-uqam, malgré les nombreux échecs historiques sur ce vieux dossier. Aucun mandat formel n'est voté. 6. Party de la rentrée - Léa Langlois indique qu'elle est prête à aider la personne en charge sur ce dossier. Alexis Laferrière souligne qu'il cherche particulièrement des idées créatives pour l'organisation. Bien qu'à priori cette année l'activité ne sera que monofacultaire, il est envisagé que l'afesped puisse y participer, celle-ci n'ayant pas de compte en souffrance pour celui de l'année précédente et ayant eu le plus haut taux de participations des autres associations organisatrices. Considérant l'absence de représentant à la vie étudiante; Jonathan Rioux, appuyé par Alexandre Desmarais, propose de déléguer à Alexis Laferrière la supervision de l'organisation du party de la rentrée du 18 septembre Boot camp modulaire - La formule qui serait utilisée semble être un après-midi de conférence/informations sur divers thèmes suivi d'une soirée de discussions autour d'une bière. Plusieurs sujets sont suggérés, notamment : Une mini-conférence sur les délibérantes par François Corriveau, "Qu'est-ce que l'aess?", une courte histoire du mouvement uqamien écrite par Lydia, les responsabilités et droits d'une association étudiante possiblement par Joëlle Clément et/ou une formation comptable en parallèle avec une formation sur les différents postes. Il serait probablement bien d'inclure un mot sur les instances facultaires comme les comités de programmes. 8. Journal étudiant - Jonathan Rioux et Léa Langlois expriment leur intérêt de raviver le comité du journal étudiant qui est maintenant inactif. Par contre, il semble approprié d'en discuter avec Sébastien Duquette, le dernier responsable du dossier avant de continuer. 9. Cartes d'affaires Considérant l'utilité de cartes d'affaires lors de la représentation; Alexandre Desmarais, appuyé par Jonathan Rioux, propose de mandater le représentant aux affaires externes d'étudier les coûts les coûts de productions et les possibilités de design pour des cartes d'affaires AESSUQAM avant le 1er septembre. 10. Chandails

6 - Le document préliminaire ayant été envoyé par courriel préalablement, Jonathan Rioux affirme que du côté de Blank, il ne reste qu'à finaliser la soumission en décidant du modèle de chandail féminin, les motifs d'impression et la présence ou non du logo Blank. Alexandre affirme que le logo Blank sur le chandail serait difficilement acceptable. Alexandre demande s'il serait possible d'obtenir une idée de prix pour American Apparel si nous passions par l'aeesg pour vérifier si cela serait significativement moins cher. - Pour la soumission Blank, il est retenu de commander la moitié pour les modèles avec un col rond plus profond et l'autre moitié avec un col en 'V'. Le logo de l'aessuqam apparaitra sous le col à l'arrière du chandail. Le logo Sc. UQAM à l'avant sera situé en bas à gauche. Le logo Blank ne sera pas placé, malgré la légère économie que cela représente. 11. Imprimante - Le document de soumission est déposé et sera traité vers la fin de l'été. 12. Retour FEUQ - Le congrès FEUQ a été apprécié par l'exécutif. Les instances et conférences, notamment le CNSC ont été intéressants. Les discussions avec les autres associations du Québec et de l'uqam ont été très formatrices et ont permis de tisser des liens qui pourront être entretenus. - Il est suggéré que Jonathan Rioux écrive une lettre de remerciement, ceux-ci n'ayant pas pu être fait lors du congrès et vu notre départ hâtif. 13. Varia 13.1 Wiki - Alexandre suggère qu'un Wiki privé pour l'exécutif soit établi. Celui-ci contiendrait toute l'information sur les différents aspects de tous les postes, le suivi de dossier, les archives électroniques et les informations de transition. Alexis souligne que l'implantation sur le serveur actuel pourrait être problématique et demanderait possiblement le rapatriement du serveur localement Ménage du local - Jonathan insiste sur le besoin de faire le ménage du local et suggère de faire un Doodle pour se concerter Archives - Jonathan suggère que nous lancions une offre de contrat pour une archiviste pour organiser les archives de l'aessuqam. Alexandre est d'accord mais se demande si une micro-formation ne serait pas suffisante. La durée du contrat ne serait que de quelques

7 dizaines d'heures et ne serait pas problématique financièrement et bénéfique pour l'espace de bureau et l'organisation. - Jonathan Rioux se charge de contacter un candidat pour ce contrat Improvisation - Les deux membres des sciences de la ligue d'improvisation de la LINNÉ veulent rencontrer l'exécutif. Alexis se propose pour les rencontrer, mais préférerait être accompagné. Jonathan se suggère pour accompagner la Alexis dans cette rencontre. 14. Fermeture Alexis Laferrière, appuyé par Alexandre Desmarais, propose la fermeture de la réunion à 21:07. ***