PERFECTIONNEMENT EXCEL

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1 PERFECTIONNEMENT EXCEL Par Lionel COSTE ABSALON Formations 2

2 SOMMAIRE Concepts généraux 4 L écran de travail 4 Description générale des menus 4 Classeurs et feuilles de calcul 6 Déplacement et défilement 7 Sélection de cellule et de lignes 8 Calculer avec Excel 10 Utilisation des formules 10 Les fonctions 11 Exemples de fonctions usuelles 13 Mise en forme 13 Copier, Déplacer, Insérer, supprimer des éléments. 13 Stylisation et formatage 14 Imprimer 16 Organiser et rechercher des données 17 Trier des données 17 Rechercher des données avec des filtres 17 Filtrage d'une liste à l'aide de la commande Filtre automatique. 18 Filtrage d'une liste à l'aide de la commande Filtre élaboré. 18 Rechercher avec la grille 19 Rechercher des données avec des formules 19 Synthétiser l'information 20 Calculer automatiquement des sous-totaux 20 Utiliser les plans 21 Créer un tableau croisé 21 Représentation graphique 22 Créer un graphique 22 Modifier un graphique 23 absalon@ifrance.com 3

3 Concepts généraux L écran de travail Description générale des menus Le menu Fichier : Ce menu est utilisé pour la création de fenêtre classeur de fichier, la sauvegarde de fichier, et la mise en page des documents en vue de l impression. Le menu Édition : Il permet de modifier le document actif (copie, transfert ou effacement de données), d effectuer des suppression de feuilles, de lignes, de colonnes ou de cellules. Le menu Affichage : Il permet d obtenir ou d éliminer les barres d outils, la barre formulaire et la barre d état ainsi que de régler le Zoom. Le menu Insertion : Ce menu permet de définir puis de gérer des noms de cellules ou de champs, d effectuer des insertions de feuilles, de lignes, de colonnes ou de cellules et de chercher des fonctions pré définies dans Excel. Le menu Format : Il propose différentes options permettant de présenter au mieux les documents crées. Il est possible de formater (mettre en forme) des valeurs numériques, de modifier les polices de caractères utilisées dans absalon@ifrance.com 4

4 les feuilles de calcul, de changer les alignements des contenus de cellules, de les protéger ou encore d encadrer et griser certaines cellules. Le menu Outils : Par sa commande Options, il donne accès aux nombreux paramètres d Excel (Exemple : modifier le contenu des barres d outils et le choix des couleurs). Il permet aussi de protéger le document actif. Enfin, ce menu est utilisé pour l enregistrement, la mise au point et l exécution de macro-instructions. Le menu Données : Ce menu est surtout utilisé pour la gestion de la base de données : accès à la grille de gestion, tri des données, ajout de sous-totaux... Le menu Fenêtre : Il permet la gestion des fenêtre documents : activation des documents ouverts, création de nouvelles fenêtre, réorganisation, partage et masquage. Le menu Aide (?) : Ce menu permet d accéder à l index d aide (Orientation par thème) et au didacticiel (Programme d initiation par auto-apprentissage) d Excel. absalon@ifrance.com 5

5 Classeurs et feuilles de calcul Dans Excel, un classeur est un fichier dans lequel vous travaillez et stockez vos données. Dans la mesure où chaque classeur peut contenir de nombreuses feuilles, vous pouvez organiser différents types d informations apparentées dans un seul et même fichier. Les feuilles de calcul servent à afficher et à analyser des données. Vous pouvez taper et modifier des données dans plusieurs feuilles de calcul en même temps et réaliser des calculs à partir de données provenant de plusieurs feuilles de calcul. Vous pouvez ajouter des feuilles graphiques afin de représenter sous forme graphique les données contenues dans vos feuilles de calcul et des feuilles macro pour créer et enregistrer des macros afin de réaliser des tâches particulières dans un classeur. Les noms des feuilles apparaissent sur des onglets situés au bas de la fenêtre du classeur. Pour passer d une feuille à une autre, cliquez sur l onglet de feuille approprié. Vous pouvez renommer les feuilles, en ajouter ou en supprimer, les déplacer ou les copier à l intérieur d un classeur ou vers un autre classeur. absalon@ifrance.com 6

6 Déplacement et défilement Déplacement d une cellule à l autre. Pour vous déplacer entre les cellules d une feuille de calcul, cliquez sur n importe quelle cellule, ce qui rend la cellule active. Pour afficher une autre zone de la feuille de calcul utilisez les barres de défilement. Pour faire défiler D une ligne vers le haut ou le bas D une colonne vers la gauche ou vers la droite D une fenêtre vers le haut ou vers le bas D une fenêtre vers la gauche ou la droite Sur une longue distance Procédez comme suit Cliquez sur les flèches de la barre de défilement vertical. Cliquez sur les flèches de la barre de défilement horizontale. Cliquez au-dessus ou au-dessous du curseur de défilement dans la barre de défilement verticale. Cliquez à gauche ou à droite du curseur de défilement dans la barre de défilement verticale. Faites glissez le curseur de défilement jusqu à l emplacement approximatif souhaité. absalon@ifrance.com 7

7 Déplacement d une feuille vers une autre dans un classeur. Cliquez sur l onglet de la feuille correspondant à la feuille dans laquelle vous voulez travailler. Si vous ne voyer pas l onglet souhaité, cliquez sur les boutons de défilement d onglets pour faire apparaître l onglet, puis cliquez dessus. Sélection de cellule et de lignes Sélection de cellules dans une feuille de calcul. Pour sélectionner Une seule cellule. Une plage de cellules. Des cellules ou des plages de cellules non adjacentes. Une grande plage de cellules Une ligne entière Une colonne entière Des lignes ou des colonnes adjacentes Des lignes ou des colonnes non adjacentes. Toutes les cellules d une feuilles de calcul. Plus ou moins de cellules que celles sélectionnées. Procédez comme suit Cliquez sur la cellule ou utilisez les touches de direction pour vous positionner dans la cellule. Cliquez sur la première cellule de la plage, puis faites glisser le curseur jusqu a la dernière. Sélectionnez la première cellule de la plage, maintenez la touche «CTRL» enfoncée et sélectionnez les autres cellules ou plages. Cliquez sur la première cellule de la plage, maintenez la touche «MAJ» enfoncée et cliquez sur la dernière cellule de la plage. Cliquez sur le titre de la ligne. Cliquez sur le titre de la colonne. Faites glisser la souris sur le titres de lignes ou de colonnes, ou bien sélectionnez le premier titre de ligne ou de colonne, maintenez la touche «MAJ» enfoncée et sélectionnez la dernière ligne ou la dernières colonne. Sélectionnez la première ligne ou colonne, maintenez la touche «CTRL» enfoncée et sélectionnez les autres lignes ou colonnes. Cliquez sur le bouton situé dans le coin supérieur gauche de la feuille de calcul, c est-à-dire à l endroit où les en-têtes de ligne et de colonne se croissent. Maintenez la touche «MAJ» enfoncée et cliquez sur la dernière cellule que vous voulez inclure dans la nouvelle sélection. absalon@ifrance.com 8

8 Sélection de feuilles dans un classeur. Pour sélectionner. Une seule feuille. Deux feuilles adjacentes ou plus. Deux feuilles non adjacentes ou plus. Toutes les feuilles d un classeur. Procédez comme suit. Cliquez sur l onglet de la feuille. Cliquez sur l onglet de la première feuille, maintenez la touche «MAJ» enfoncée et cliquez sur l onglet de la dernière feuille. Cliquez sur l onglet de la première feuille, maintenez la touche «CTRL» enfoncée et cliquez sur les onglets des autres feuilles. Pointez sur un onglet de feuille, puis cliquez sur le bouton droit de la souris. Ensuite cliquez sur Sélectionner toutes les feuilles dans le menu contextuel. Annulation d une sélection. Pour annuler une sélection de cellules dans une feuille de calcul, cliquez sur n importe quelle cellule. Pour annuler une sélection de plusieurs feuilles dans un classeur, cliquez sur n importe quelle feuille non sélectionnée. Si aucune feuille non sélectionnée n est visible, utilisez le bouton droit de la souris pour cliquer sur l onglet d une feuille sélectionnée, puis cliquez sur dissocier les feuilles dans le menu contextuel. absalon@ifrance.com 9

9 Calculer avec Excel Cette partie présente les calculs, formules et fonctions. Utilisation des formules Fonctionnement des formules. Une formule peut vous aider à analyser les données contenues dans une feuille de calcul. Vous pouvez réaliser des opérations, telles que des additions, des multiplications et des comparaisons de valeurs figurant dans une feuille de calcul. Une formule peut contenir les éléments suivants: des opérateurs, des références de cellule, des valeurs, des fonctions de feuille de calcul et des noms. Pour saisir une formule dans une cellule de feuille de calcul, tapez une combinaison de ces éléments dans la barre de formule en commençant toujours par un signe égal (=). Création de formules. Pour créer une formule, il suffit de placer le curseur sur la cellule où l'on souhaite effectuer le calcul (sur la cellule "résultat") puis de débuter la formule par =. Les opérateurs. Les opérateurs permettent de spécifier le type d'opération, par exemple, des additions, des soustractions ou des multiplications, à effectuer sur les éléments indiqués dans une formule. Les opérateurs arithmétiques / permettent d'effectuer des opérations mathématiques de base. Ils combinent des valeurs numériques et génèrent des résultats numériques. Opérateur arithmétique. Signification. + Addition. - / Division. * Multiplication. % ^ Soustraction (ou négation, lorsqu'il est placé devant une valeur). Pourcentage, lorsqu'il est placé après la valeur, par exemple 20%. Elévation à la puissance. absalon@ifrance.com 10

10 Les opérateurs de comparaisons / permettent de comparer deux valeurs et génèrent la valeur logique VRAI ou FAUX. Opérateur de comparaison. Signification. = Egal à > Supérieur à < Inférieur à >= Supérieur ou égal à <= Inférieur ou égal à <> Différent de Les opérateurs de texte / permettent de lier plusieurs chaînes de caractères en une seule chaîne de caractères combinée. Opérateur de texte. Signification. & (et commercial Les fonctions Définition Dans Excel, les fonctions de feuille de calcul sont des outils de calcul que vous pouvez utiliser dans des feuilles de calcul pour aider à la prise de décision, à l'exécution d'actions et à l'obtention automatique de valeurs de données. Excel propose un large éventail de fonctions qui permettent de nombreux types de calculs différents. Chaque description de fonction comporte une ligne de syntaxe. Lorsqu'un argument est suivi de points de suspension vous pouvez entrer plusieurs arguments ayant ce type de données. En outre, les chaînes de caractères individuelles ne doivent pas comporter plus de 255 caractères. Par exemple, la syntaxe de la fonction MAX est la suivante : MAX(nombre1;nombre2;... ) => MAX(26) ou MAX(26;31) ou MAX(26;31;29) Les fonctions dont le nom est suivi d'une paire de parenthèses vide n'admettent aucun argument. Toutefois, vous devez inclure ces parenthèses pour que Excel reconnaisse la fonction. Les arguments Les fonctions prédéfinies de Excel permettent d'effectuer des calculs standard dans des feuilles de calcul et des feuilles macro. Les valeurs sur lesquelles une fonction réalise des opérations sont appelées des arguments. Les valeurs renvoyées par les fonctions sont appelés des absalon@ifrance.com 11

11 résultats. Vous utilisez les fonctions en les tapant dans des formules, dans votre feuille de calcul. La suite de caractères que vous indiquez dans une fonction s'appelle la syntaxe. Toutes les fonctions ont la même syntaxe de base. En effet, elles commencent toutes par un signe égal (=) suivi d'une combinaison de valeurs et d'opérateurs. Si une fonction apparaît au début d'une formule, faites-la précéder d'un signe égal, comme dans toutes les autres formules. Les parenthèses indiquent à Excel le début et la fin des arguments. Vous devez taper les parenthèses (ouvrantes et fermantes) sans espace avant ni après. Les arguments peuvent être des nombres, du texte, des valeurs logiques, des matrices, des valeurs d'erreur ou des références. L'argument que vous spécifiez doit générer une valeur valide pour cet argument. Les arguments peuvent également être des constantes ou des formules, lesquelles peuvent à leur tour contenir d'autres fonctions. Lorsqu'un argument indiqué dans une fonction est lui même une fonction, on dit qu'il est imbriqué. Dans Excel, vous pouvez imbriquer des fonctions sur sept niveaux dans une même formule. Types d'arguments. Nombres : Par exemple 5,003 Texte : Par exemple "un" Valeurs logiques : Les valeurs logiques sont VRAI et FAUX. Les arguments logiques peuvent également être des instructions par exemple B10>20, dont le résultat est VRAI ou Faux Références : Par exemple, $A$10, A1O, $A10, A$10, LlC1 ou L[10]C[- 10]. Il peut s'agir de références à des cellules individuelles, à des plages ou à des sélections non adjacentes. Ces références peuvent être relatives, absolues ou mixtes. Par exemple : SOMME ((E5:E8;E10:EI8); MOYENNE(A1:A5)) Matrices : Les matrices permettent de personnaliser la façon dont les arguments et les fonctions sont entrés dans les cellules. Elles peuvent être utilisées comme arguments et les formules peuvent être entrées sous la forme matricielles, par exemple, {=SOMME (B2 : D2 *B3: D3) }. L'utilisation de matrices peut simplifier le modèle de certaines formules de feuille de calcul et permettre d'économiser de la mémoire. Utilisation du point-virgule dans une liste d'arguments : Vous devez séparer les arguments individuels par un point-virgule, en prenant garde de ne pas en taper en trop. Dans les fonctions de feuille de calcul, et en particulier celles qui comptent le nombre d'arguments avant d'effectuer le calcul, tout point-virgule supplémentaire aura une incidence sur le comptage des arguments et par conséquent sur la façon dont la fonction est calculée. Insertion d'une fonction "automatique". - Dans le menu Insertion, cliquez sur Fonction. - Dans la zone Catégorie de fonction, cliquez sur la catégorie de fonction voulue. - Cliquez sur suivant - Tapez les valeurs, références, noms, formules et autres fonctions dans les zones d'arguments. absalon@ifrance.com 12

12 Exemples de fonctions usuelles Fonction (argument). Résultat obtenu. Somme(champ) Moyenne(champ) Max(Champ) Min(Champ) Var(Champ) Calcule la somme des cellules du champ. Calcule la moyenne des cellules du champ. Détermine la plus grande valeur du champ. Détermine la plus petite valeur du champ. Calcule la variance sur le champ. Log10(N) Calcule le logarithme décimal du nombre N. Arrondi(N;nbr) Ent(N) Maintenant() Mois(num_série_date) Vpm(taux;npm;-cap) Si(Cond;Rés1;Rés2) Arrondit N au nombre de chiffres précisé. Arrondit N au nombre entier inférieur. Affiche la date et l'heure courante (date et heure système). Affiche la valeur des paiements annuels d'un remboursement. Affiche la valeur des paiements annuels d'un remboursement. Affiche Résultat1 si la condition est vrai sinon affiche Résultat2 Mise en forme Copier, Déplacer, Insérer, supprimer des éléments. Copier un élément. Copie de données dans une ligne ou une colonne. - Sélectionnez les cellules contenant les données à copier. - Pour remplir des cellules adjacentes, faites glisser la poignée de recopie au-dessus des cellules voulues, puis relâchez le bouton de la souris. Copie de la valeur d'une cellule sans la formule ni la mise en forme - Sélectionnez les cellules à copier. - Cliquez sur. - Sélectionnez la cellule située en haut à gauche de la zone de collage. - Dans le menu "Edition", cliquez sur "Collage spécial". - Cliquez sur "Valeurs". Le principe du copier/coller marche aussi pour d'autres objets que quelques cellules : il est possible de copier/coller des feuilles de calcul, des lignes, des colonnes, des graphiques pour peu que l'on applique le principe de la Sélection/Action. Déplacer des cellules. absalon@ifrance.com 13

13 - Sélectionnez les cellules à déplacer ou à copier. - Pointez sur la bordure de la sélection. - Pour déplacer les données, faites glisser la sélection jusqu'à l'endroit où vous souhaitez la coller. Insérer des éléments. Insertion de lignes - Pour insérer une seule ligne, sélectionnez une cellule dans la ligne située immédiatement au-dessous de l'endroit où vous souhaitez insérer la nouvelle ligne. - Pour insérer plusieurs lignes, sélectionnez le même nombre de lignes immédiatement au-dessous de l'endroit où vous souhaitez insérer les nouvelles lignes. - Dans le menu "Insertion", cliquez sur "Ligne". Insertion de colonnes - Pour insérer une seule colonne, sélectionnez une cellule dans la colonne située immédiatement à droite de l'endroit où vous souhaitez insérer la nouvelle colonne. - pour insérer plusieurs colonnes, sélectionnez le même nombre de colonnes immédiatement à droite de l'endroit où vous souhaitez insérer les nouvelles colonnes. - Sans le menu "Insertion", cliquez sur "Colonne" Supprimer un élément. Effacement des cellules sélectionnées - Sélectionnez les cellules à effacer. - Dans le menu "Edition", cliquez sur "Effacer", puis sur Tout, Format, Contenu, ou Annotation. (la touche SUPPR ou DEL efface uniquement le contenu). Suppression des cellules sélectionnées - Sélectionnez les cellules à supprimer. - Indiquez dans quelle direction vous voulez décaler les cellules adjacentes. - Dans le menu "Edition", cliquez sur "Supprimer" Suppression des lignes et des colonnes sélectionnées - Sélectionnez une ligne ou une colonne. - Dans le menu "Edition", cliquez "Supprimer" Suppression de feuilles d'un classeur - Supprimez les feuilles que vous souhaitez supprimer. - Dans le menu "Edition", cliquez sur "Supprimer" une feuille. Stylisation et formatage La présentation des informations passe aussi par la mise en page des tableaux et bases de données. Ces opérations sont rapides si on utilise avec discernement et dans le bon ordre les différentes options d'excel. La mise en forme automatique du tableau. absalon@ifrance.com 14

14 - Sélectionnez le tableau concerné. - Utilisez la commande "Mise en forme automatique" située dans le menu "Format" Modification rapide du format des cellules. Vous pouvez ensuite sélectionner des cellules et utiliser la barre d'outils de meise en forme pour perfectionner votre travail. Cette barre d'outil est l'équivalente du ruban de Word et se manie donc de la même façon. Elle vous restitue les attributs des cellules sélectionnées et vous permet donc d'effectuer des manipulations rapides. Modification avancée du format des cellules. Si le ruban ne suffit pas, vous pouvez sélectionner les cellules et utiliser l'option plus complète. Pour cela cliquez dans le menu "Format" sur "Cellule..." absalon@ifrance.com 15

15 Imprimer Une fois votre document saisi, les cellules mises en forme, vous pouvez définir la présentation imprimée en sélectionnant les options de mise en page. Aperçu avant impression. Il est possible de pré-visualiser le document à l'écran tel qu'il apparaîtra sur papier. C'est ce qu'on appelle le mode WYSIWYG (What You See Is What You Get). Utilisez la commande "Aperçu avant impression" du menu "Fichier" ou cliquez sur l'icône. Mise en page. La commande "Mise en page" du menu "Fichier" ou le bouton "Page..." de "l'aperçu avant impression" permet de changer plus radicalement la présentation avant de lancer l'impression. L'onglet "Page" L'orientation du papier peut être changée (Portrait par défaut). Il est aussi possible d'utiliser un facteur d'échelle permettant d'ajouter le document par rapport à un nombre de pages en hauteur et en largeur. L'onglet "Marges" Des valeurs numériques de marges peuvent être saisies. Le document peut-être Centré dans la page en fonction des valeurs de marges. Les positions des En-tête et pied de pages peuvent être aussi modifiées. Toutes ces modifications sont directement visualisables dans l'aperçu. L'onglet "En-tête/Pied de page" Ces deux zones seront systématiquement imprimées sur chaque 16

16 page du document. Leurs positions sont déterminées dans l'onglet "Marge". Excel propose dans les menus déroutants "en-tête" et "Pied de page" les modifications enregistrées lors des précédents tableaux. Il est aussi possible de personnaliser ces deux zones en utilisant les boutons "En-tête personnalisé", "Pied de page personnalisé"; vous accédez alors à une nouvelle boîte de dialogue. 4) L'onglet feuille Les paramètre définis ici sont proposes à la ou les feuilles sélectionnées et non l'ensemble des feuilles du classeur. Excel propose par défaut l'impression globale du tableau. Toutefois, vous pouvez cliquez dans la case Zone d'impression puis sélectionner les cellules dans le document et ainsi effectuer une édition partielle. Les cases "Impression des titres" s'utilise de la même façon pour pointer les lignes ou les colonnes (en-têtes ou colonne de désignation) qui se répètent sur chaque page imprimée d'un document long. Imprimer le document. Pour imprimer cliquez sur la commande "Imprimer" du menu "fichier" ou sur l'icône. Cette fenêtre est la fenêtre d'impression au standard Microsoft, elle n'a donc aucune particularité. Organiser et rechercher des données Trier des données Vous pouvez trier les lignes dans une liste en choisissant une seule colonne ou plusieurs colonnes. Vous pouvez également trier les colonnes en choisissant les lignes comme critères de tri, si votre liste est organisée de cette façon. Lorsque vous effectuez un tri, Excel réorganise les lignes, les colonnes ou les cellules selon le contenu d'une colonne et l'ordre de tri que vous spécifiez. Pour obtenir les meilleurs résultats, votre liste doit contenir des étiquettes de colonne. - Cliquez sur une cellule dans la liste que vous voulez trier. - Dans le menu "Données", cliquez sur "Trier". - Sélectionnez l'option de tri souhaitée. Rechercher des données avec des filtres Filtrage d'une liste. Le filtrage d'une liste vous permet d'afficher uniquement les lignes qui répondent aux critères spécifiés. Par exemple, dans une liste de représentants et de volumes de vente, vous pouvez afficher uniquement le nom des représentants qui ont vendu plus de francs de marchandises. Il existe deux façons de filtrer une liste dans Excel, à savoir à l'aide de la commande "Filtre automatique" ou de la commande Filtre élaboré du menu "Données". La commande "filtre automatique" affiche des flèches à côté des étiquettes de colonne dans une liste afin que vous puissiez sélectionner les éléments à afficher. Utilisez cette commande pour filtrer rapidement les lignes en utilisant des critères dans une seule colonne. La commande "Filtre élaboré" filtre votre liste, comme la commande "Filtre automatique", mais n'affiche pas de flèches dans les étiquettes de absalon@ifrance.com 17

17 colonne pour la sélection des critères. Vous devez taper ces derniers dans une zone de critères de votre feuille de calcul. Utilisez la commande "Filtre élaboré" avec des critères de deux ou plusieurs colonnes, comprenant trois conditions ou plus dans une même colonne, ou pour affecter des valeurs calculées comme critères. Filtrage d'une liste à l'aide de la commande Filtre automatique. Pour que cette procédure puisse fonctionner, votre liste doit composer des étiquettes de colonne. - Sélectionnez une cellule dans la liste que vous souhaitez filtrer. - Dans le menu Données, cliquez sur Filtre, puis Filtre automatique. - Cliquez sur la flèche de la colonne contenant les données à filtrer. - Pour filtrer la liste selon une valeur de la colonne, sélectionnez la valeur souhaitée. Filtrage d'une liste à l'aide de la commande Filtre élaboré. Pour effectuer cette procédure, votre liste doit comporter des étiquettes de colonne. - Insérez plusieurs lignes au-dessus de votre liste. - Dans une ligne vide, tapez ou copiez les étiquettes de critère que vous voulez utiliser pour filtrer votre liste. Ces étiquettes doivent être identiques aux étiquettes des colonnes que vous voulez filtrer. - Dans les lignes situées au-dessous des étiquettes de critère, tapez les critères voulus. - Cliquez sur une cellule dans la liste. - Dans le menu Données, cliquez sur Filtre, puis sur Filtre élaboré. - Pour filtrer la liste et cacher les lignes qui ne répondent pas aux critères, cliquez sur Filtrer la liste sur place. - Dans la zone Zone de critères, indiquez la zone de critères voulue, y compris les étiquettes de critère. absalon@ifrance.com 18

18 Les critères peuvent être assez compliqués mais permettent des recherches plus poussées qu'avec le filtre automatique. Ainsi, il est possible d'utiliser : - l'opération ET en exprimant des critères sur la même ligne. - L'opération OU en exprimant des critères sur des lignes différentes. - Des opérations de comparaison (< et >). - Une formule comme critère. Rechercher avec la grille A l'aide d'une grille, vous pouvez facilement afficher, modifier, ajouter et supprimer des fiches dans une liste ou une base de données. Vous pouvez également rechercher des fiches particulières en fonction des critères que vous spécifiez. Une grille affiche la totalité d'une fiche à la fois. Si vous tapez des données dans une grille ou si vous la modifiez, les cellules correspondantes dans la liste sont modifiées en conséquence. Lorsque vous cliquez sur Grille dans le menu Données, Excel lit vos données et affiche la boîte de dialogue Grille. Rechercher des données avec des formules Pour appliquer cette procédure, votre liste doit contenir des étiquettes de colonnes. Il est possible d'utiliser avec Excel des fonctions de recherche (RechercheV ou RechercheH). absalon@ifrance.com 19

19 Synthétiser l'information Synthétiser l'information c'est la rendre lisible. Les options présentées ciaprès sont très utiles si vous maniez beaucoup de données organisées sous forme de liste. Calculer automatiquement des soustotaux - Triez votre liste selon les colonnes pour lesquelles vous désirez afficher des sous-totaux. - Dans le menu Données, cliquez sur Sous-Total. - Sélectionnez la colonne contenant les groupes pour lequel vous désirez des sous-totaux. - Dans la zone Utiliser la fonction, sélectionnez la fonction que vous voulez utiliser pour synthétiser les données. Les données sont donc automatiquement synthétisées et apparaissent sous forme de plan. Vous pouvez utiliser les symboles du plan pour afficher ou masquer des groupes spécifiques de données de détail. - Pour afficher les données de détail, cliquez sur + pour le groupe de données voulu. - Pour masquer les données de détail, cliquez sur - pour le groupe de données voulu. - Pour afficher un niveau de détail spécifique, cliquez sur le symbole de niveau de ligne ou de colonne ( ) correspondant au plus bas niveau d'affichage voulu. - Toutes les lignes et colonnes se trouvant sous ce niveau seront alors masquées. Par exemple, pour afficher les niveau à, cliquez sur. - Pour afficher toutes les lignes ou toutes les colonnes, cliquez sur les symboles représentant les niveaux de ligne ou de colonne les plus bas. absalon@ifrance.com 20

20 Utiliser les plans Pour créer manuellement un plan dans une feuille de calcul : - Sélectionnez les lignes ou les colonnes qui contiennent les données de détail. - Dans le menu "Données", cliquez sur Grouper et créer un plan, puis sur grouper. - Les symboles du plan apparaissent à côté du groupe sur votre écran. - Continuez de sélectionnez les lignes ainsi que les colonnes de détail et de cliquer sur la commande Grouper jusqu'à ce que vous ayez créé tous les niveaux souhaités dans votre plan. Vous pouvez ensuite modifier votre plan en utilisant les commandes du menu Grouper et créer un plan. Vous pourrez constater que la manipulation de ce menu n'est pas chose aisée! C'est pourquoi il est recommandé d'utiliser une autre option pour synthétiser efficacement des données. Créer un tableau croisé L'option Données Rapport de tableau Croisé Dynamique vous permet d'obtenir une synthése rapide de données présentées sous forme de liste : cette option est donc utilisée lorsque vous devez manier de gros volumes d'informations. Pour créer un tableau croisé : - Choisissez Données Rapport de tableau Croisé dynamique. - Laissez vous guider par l'assistant. absalon@ifrance.com 21

21 Si vous modifiez ou ajoutez des données, il faudra mettre à jour le tableau croisé obtenu. - Positionnez le curseur sur une cellule du tableau croisé, - Utilisez la barre d'outil du tableau croisé pour effectuer la mise à jour des données. Vous pouvez construire des tableaux à une, deux, trois entrées et modifier à loisir la représentation obtenue. Cette option est capitale dans Excel et présente l'avantage de se manier beaucoup plus simplement que les plans. Représentation graphique Créer un graphique Si vous souhaitez utiliser un graphique en complément des données d'une feuille de calcul et l'afficher avec ces données, créez un graphique incorporé dans la feuille de calcul. Si vous souhaitez afficher un graphique dans une feuille distincte de votre classeur, créez une feuille graphique. Ces deux types de graphiques sont liés aux données de feuille de calcul à partir desquelles ils ont été créés, et les modifications effectuées dans la feuille de calcul entraînent leur mise à jour automatique. Vous pouvez créer des graphiques à partir de cellules ou de plages non adjacentes (contiguës ou non). Les sélections non adjacentes doivent être de forme rectangulaire. Vous pouvez aussi créer des graphiques à partir d'un tableau croisé dynamique. Cliquez sur l'icône pour créer rapidement un graphique : - Travaillez avec des colonnes adjacentes. - Chaque colonne doit être identifiée. absalon@ifrance.com 22

22 - Sélectionnez le tout. - Appelez l'assistant. Une fois l'assistant graphique appelé, il suffit de se laisser guider : si le résultat de vos manipulation ne vous satisfait pas, vous pourrez ensuite facilement le modifier. Modifier un graphique Il suffit de le double-cliquez pour passez en mode modification. Une fois cette opération effectuée vous devez appliquer le principe de la sélection/action : cliquez la partie graphique que vous souhaitez modifier et appelez le menu contextuel. Ces manipulations vous permettent de travailler (création, modification, suppression) principalement sur : - Les axes (couleurs, graduation,...) - La zone de traçage (couleur, quadrillage,...) - Les séries de données (couleur, quadrillage,...) - Les titres (intitulé, taille,...) - La légende (intitulé, couleur, symboles) - La courbe de tendance la plus appropriée,... absalon@ifrance.com 23