A8 Remplir le RE 101. Représentants de Service Canada

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1 A8 Remplir le RE 101 Représentants de Service Canada

2 Remplir un RE 101 Présenté par Service Canada Présentation sur le RE Web Sujets Questions et réponses concernant les RE 1

3 Sujets RE Web RE Web en bref, qui peut l utiliser et quelles sont les exigences Démonstration de l application RE Web Formulaire en ligne Fichier RE extrait de la paie Les avantages d utiliser RE Web (pour employeurs et employés) Étapes pour s inscrire au RE Web Changements à venir 3 RE Web en bref Une application Internet sécuritaire qui permet aux employeurs de créer, soumettre, récupérer et modifier des RE de 53 semaines L application offre deux méthodes pour soumettre les RE : Le formulaire de saisie de données en ligne (produit un RE à la fois) Fichier RE extrait de la paie (permet de soumettre un ou plusieurs RE à la fois en utilisant un fichier contenant des données extraites à partir d une solution de paie compatible avec RE Web) 2

4 Qui peut utiliser RE Web? Toute entreprise qui émet des relevés d emploi (RE) (petites, moyennes et grandes entreprises, comptables, commis comptables, fournisseurs de services de paie, etc.) Exigences minimales Un numéro d entreprise (BN) de l Agence du revenu du Canada (ARC) valide et actif Accès à Internet haute vitesse (recommandé lorsque le Fichier RE extrait de la paie est utilisé) Un navigateur Internet compatible (IE, Mozilla, Firefox, Safari, etc.) Lecteur Adobe Acrobat, version 5 ou plus récente (la version actuelle est 11) 3

5 Démonstration RE Web Comment utiliser l application Comment soumettre un RE utilisant le formulaire en ligne Comment soumettre plusieurs RE à la fois (fichier extrait de la paie) Fonctionnalités diverses Démarrer Les avantages de RE Web pour les employeurs Réduction du fardeau administratif et des dépenses liées à l administration, l entreposage et l envoi par la poste Aucun besoin d imprimer des copies de RE pour vos employés Aucun frais postaux pour envoyer des copies à Service Canada Aucun besoin de visiter ou d appeler Service Canada pour obtenir des RE papier Pratique Aucun besoin de joindre une feuille supplémentaire pour déclarer 53 semaines de rémunération 4

6 Avantages de RE Web pour les employeurs -Suite Flexible Harmonise la production des RE avec les cycles de paie Améliore la qualité et l exactitude des RE Validation instantanée signifie moins d appels et de demandes de renseignements sur le registre de la paie de Service Canada Augmente la productivité et économie de temps Production simplifiée de RE modifiés Possibilité de soumettre jusqu à RE à la fois en utilisant le fichiers RE extraits de la paie Avantages de RE Web pour les employés Paiements plus rapides Permet d automatiser le traitement des demandes d assuranceemploi Améliore le service à la clientèle Toujours accessible Les employés inscrits à Mon dossier Service Canada peuvent consulter et imprimer des copies de leurs RE électroniques Les employés peuvent demander des prestations à partir de la maison, de la zone libre-service d un Centre Service Canada ou de n importe quel ordinateur ayant accès à Internet 5

7 Étapes pour vous inscrire 1. Nommerun Agent principal (AP) qui sera responsable de la gestion du compte RE Web au nom de votre entreprise. 2. Formulaire d inscription RE Web Télécharger, remplir et signer le formulaire (un individu ayant l autorité doit le signer). 3. Authentificationde l agent principal (AP) L AP doit se rendre en personne dans un Centre Service Canada, fournir tous les formulaires originaux et présenter deux pièces d identité, une avec photo. 4. Fournisseurs de service de la paie Télécharger, remplir et signer un Formulaire de consentement Employeur-Client pour chaque client. Le formulaire doit être signé par l AP et un représentant de l entreprise du client. Aide Vous pouvez consultez nos pages Web : RE Web: Remplir le RE: ou Communiquez avec le Centre de services aux employeurs Téléphone : ATS : Ouvert de 7 H à 20 H (Heure de l Est) 6

8 RE Web Questions et réponses Remplir le RE Remplir le RE Arrêt de rémunération Problèmes fréquents liés au RE Case 19 et suppression du délai de carence Modification d un RE 7

9 Arrêt de rémunération Un arrêt de rémunération se produit normalement lorsqu un : Employé a été ou prévoit être sans travail et n a reçu ou ne prévoit recevoir aucune rémunération assurable pendant sept jours civils consécutifs. Employé gagne moins de 60% de sa rémunération hebdomadaire normale parce qu il est malade, blessé ou mis en quarantaine, qu il offre des soins ou du soutien à un membre de sa famille qui est gravement malade qui risque de décéder ou parce qu il s occupe d un nouveau-né, qu il a adopté un enfant ou, s il s agit d une femme, parce qu elle est enceinte ou qu elle a donné naissance à un enfant. Arrêt de rémunération - suite Un RE doit être émis chaque fois qu un employé subit un arrêt de rémunération. Toutefois, il existe des exceptions pour certains genres d employés : 8

10 Arrêt de rémunération - Suite Une exception est lorsque vous avez des ententes avec vos employés de travailler plus d heures dans une semaine visée qu en temps normal (p. ex. Ils travaillent 80 heures dans une semaine au lieu de 40 heures) et que ceci leur donne droit à un congé au cours de la deuxième semaine. Ces genres d employés n ont pas d arrêt de rémunération au cours de la deuxième semaine, même s il se peut qu ils aient 7 jours de congé. Case 10 La case10 devrait indiquer la date à laquelle l employé a commencé à être rémunéré, et non sa date d embauche. Si un RE a déjà été émis pour un employé, la case 10 devrait indiquer le premier jour que l employé a travaillé après le dernier jour payé (case 11) sur le RE précédent. 9

11 Cases 11 et 12 La case11 devrait indiquer la dernière journée pour laquelle l employée a été payé. Il peut s agir du dernier jour de travail ou de la dernière journée pour laquelle l employé était en congé payé, par exemple en vacances ou en congé de maladie payé. La case 12 devrait être le dernier jour de la période de paie qui contient la date à la case 11. Vous devez rapporter: Case 15A Heures assurables Le nombre d heures travaillées entre le premier jour de travail et le dernier jour travaillé si la période de travail a une durée de moins de 53 semaines; ou Si la période d emploi a une durée de plus de 53 semaines, les heures devraient refléter la période complète de 53 semaines. 10

12 Case 15C -Période de paye détaillée La période de paie1 doit être la dernière période de paie (la plus récente) de la rémunération régulière assurable. La période de paie 1 doit être la période de paie qui comprend le dernier jour payé (case 11). N oubliez pas d inclure dans la période de paie 1 de la case 15C et dans la case 15B toute indemnité de cessation d emploi assurable qui se trouve à la case 17. Case 16 -Raison du présent RE Il existe des codes pour la plupart des situations. Le code A Manquede travailpeut être utilisé dans plusieurs situations, telles que: La fin du contrat ou de la saison de travail La fin de l année scolaire La fermeture temporaire de l entreprise Rappel: si vous sélectionnez le code «A», un commentaire n est pas requis à la case 18 pour confirmer que cela est dû à la «fin de l année scolaire» ou à une «fin de contrat». 11

13 Case 16 -suite Le code M est utilisé lorsque vous initiez la cessation d emploi pour toute raison autre qu une mise à pied ou une retraite obligatoire. Le code M peut également être utilisé lorsque l employé est congédié avant la fin de la période de probation parce qu il n avait pas les compétences requises pour le poste. Case 16 -suite Afin de déterminer si un employé a droit prestations d assurance-emploi, Service Canada doit obtenir les détails du congédiement pour savoir si l employé a été congédié en raison de sa propre inconduite. Si, en tant que professionnel de la paie, vous n êtes pas en mesure de fournir les détails reliés au motif de cessation de l employé, veuillez vous assurer d indiquer le nom et le numéro de téléphone de la personne qui peut fournir ces détails à la case

14 Case 16 -suite Nous éliminons progressivement l utilisation du code C Retour aux études. Si votre employé quitte son emploi afin de retourner aux études, vous devez utiliser le code E Départ volontaire. Si l employé quitte son emploi pour suivre une formation en apprentissage, vous devez utiliser le code J Formation en apprentissage. Case 16 -suite Un nouveau genre de prestations d assurance-emploi a été introduit le 9 juin Les prestations pour parents d enfants gravement malades versent jusqu à 35 semaines de prestations aux parents incapables de travailler parce qu ils doivent prendre soin d un enfant (âgé de moins de 18 ans) gravement malade ou lui fournir du soutien. Si un de vos employés cesse de travailler pour cette raison, vous devez utiliser le code Z Congé de compassion. 13

15 Case 17A -Paie de vacances Indiquer toute paie de vacances que vous avez versée ou que vous verserez en raison de la cessation d emploi. N oubliez pas d inclure le montant de la paie de vacances dans la période de paie 1 de la case 15C et à la case 15B. Case 17B -Jour(s) férié(s) Indiquez seulement les jours fériés qui sont payés pour un jour après la date indiquée à la case11. Si la cessation d emploi est permanente, il n existe pas d heures assurables à déclarer. Si la cessation d emploi n est pas permanente, des heures assurables doivent être déclarées. Le nombre d heures à déclarer est généralement le nombre d heures que l employé travaille en temps normal. Si vous n êtes pas certain du nombre d heures à déclarer pour un jour férié, veuillez communiquer avec l ARC. 14

16 Case 17C -Autres sommes Déclarez toute somme d argent, autre que le salaire régulier, que vous avez payé ou payerez à l employé en raison de la cessation d emploi, par exemple une indemnité de départ ou un montant tenant lieu de préavis. Déclarez toutes prestations supplémentaires de chômage (PSC). Certains genres de régime de PSC sont aussi appelés «compléments». N oubliez pas d inclure tous les paiements assurables à la case 15B et à la période de paie1 de la case 15C. Case 18 - Observations Des observations peuvent être fournies pour communiquer des détails au sujet de circonstances exceptionnelles afin d aider à clarifier les renseignements sur le RE. Les observations qui réitèrent les renseignements déjà contenus ailleurs sur le RE doivent être évitées. 15

17 Case 18 suite Lorsque des observations sont fournies sur le RE, celui-ci est retiré du système de traitement automatisé et un agent de Service Canada doit le réviser manuellement. Afin de faciliter le traitement automatisé et d accélérer les paiements aux clients, nous tentons de décourager l utilisation du champ Observations pour fournir des renseignements redondants. Case 18 suite Exemples d observations qui ne sont pas nécessaires : Si le code A est utilisé à la case 16, il n est pas nécessaire d indiquer «fin de l année scolaire» ou «fin de contrat» à la case 18; ou Si la case 17A indique que la paye de vacances est versée à chaque paie, ne pas inscrire «versée à chaque paie» ou «% versé à chaque paie» à la case

18 Case 19 -Indemnité pour congé de maladie, de maternité, parental ou de compassion ou indemnité d'un régime collectif d'assurance-salaire À quoi servent les renseignements de la case19? Les renseignements de la case 19 sont utilisés pour nous aider à déterminer : Quand nous pouvons débuter la demande de prestations d assuranceemploi Si le délai de carence peut être supprimé Si l employé reçoit ou recevra d autres sommes (par exemple des indemnités d assurance-salaire) après son dernier jour de travail. Case 19 -suite Si le motif de cessation d emploi est pour raison de maladie, maternité, parental ou compassion et que: L employé a reçu un congé de maladie payé le ou après son dernier jour de travail, le délai de carence peut être supprimé; ou L employé a récemment reçu une indemnité d assurance-salaire (IAS), la date de début de sa demande peut être antidatée de deux semaines afin que les deux dernières semaines d IAS couvrent la période du délai de carence (puisque les IAS ne sont pas considérées comme une rémunération pendant le délai de carence). 17

19 Case 19 -suite Congés de maladie, de maternité, parental ou de compassion La date de début du paiement est le premier jour pour lequel vous avez versé un congé de maladie, de maternité, parental ou de compassion. Le dernier jour du congé payé devrait correspondre à la date indiquée à la case11. Si le montant varie, inscrire une moyenne. Case 19 -suite Indemnité d assurance-salaire assurable La date de début du paiement est le premier jour pour lequel vous avez versé de l assurance-salaire. Le dernier jour de l IAS devrait correspondre à la date indiquée à la case11. Si le montant varie, inscrire une moyenne. Indemnité d assurance-salaire non assurable La date de début du paiement est le premier jour de l IAS. Cette date sera ultérieure à celle indiquée à la case11. 18

20 Modification d un relevé d emploi Vous devez émettre un RE modifié lorsque vous devez changer, corriger ou mettre à jour les renseignements d un RE déjà émis. Si vous devez modifier les renseignements d un RE déjà émis, il importe peu quand le RE original a été émis. La loi ne prévoit aucun délai à cet effet. Modification d un relevé d emploi - suite Si vous modifiez un RE afin de déclarer un règlement et que vous soupçonnez qu un employé pourrait avoir reçu des prestations d assurance-emploi pendant la même période, vous devez nous contacter afin d obtenir le montant du trop-payé de l assurance-emploi. Ce montant doit être remis au Receveur général et la solde à l employé. Afin de déterminer le montant du trop-payé, veuillez nous contacter au (français : ). 19

21 Aide Vous pouvez consultez nos pages Web : RE Web: Remplir le RE: ou Communiquez avec le Centre de services aux employeurs Téléphone : ATS : Ouvert de 7 H à 20 H (Heure de l Est) 20