Rapport organisation Congrès des Doctorants 2006

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1 Rapportorganisation CongrèsdesDoctorants2006 Commechaqueannéedepuis10ans,vous,doctorantsde1erannée,êtesencharged organiserle congrèsdesdoctorantsdel IPGP.Lourdetâche!!!HeureusementlesAncienssontlàpourvous donnerunpetitcoupdemainalorsprofitez en!!!libreàvousdetirerpartiedeleurexpérience. Voustrouverezdanscerapportunelistedesdifférentspostesquenousavonscréeaufuretàmesure desannéesainsiqu undescriptifdétaillédeleurfonctionnement.libreàvousd enajouterde nouveauxsivousenressentezlebesoin(unesuppressiond undespostesparaîtdifficile). Aprèslecturedecerapport,ilvafalloirvousrépartirlestâchesetvousmettreàl oeuvre.n hésitez pasàcontacterlesresponsablesdeséquipessilesinstructionsdecerapportnesontpassuffisantes. Nousseronstousravisdevousaider.Onsaitcequec estonestpasséparlà. N oublionspaslesprécieuxconseilsdelauremeynadier,joëldyonetqueserionsnoussans JaninePerreau.Ilssontlàpourvousencadreretvousdonnesouventdesbonscoupdepouce(oude pieds: (). Touslessupportspapierdontnousnoussommesservissontdansmonbureau.Tour14 151erétage dansleldsg. L annéedernièretouslesorganisateursonttousfaituntrèsbontravail(audiredesautorités suprêmes).malgrétoutilyapleind améliorationsàapporter. Bonnelectureetboncourage. Sophie Lacoordinationducongrès SophieAndrovandi androvandi@ipgp.jussieu.fr C estleposteleplusimportant!!!nonjeblague.disonsquec estunpostecléducongrèscaril s agitdefairelelienentrelesdifférentspostesetdevérifierquelesdeadlinessontbienrespectées parchacundesgroupes. Unebonnecommunicationentrelesdifférentsgroupesestlaclédelaréussiteducongrès.Ceposte aétécréel annéedernièreetjesuislapremièreàl avoiroccupé. Jedoisavouerquejemesuisbeaucoup(trop)impliquéedansl organisationducongrèsdel année dernière.ilfautfaireattentionaveccepostecarvousn êtespasenchargeducongrès,vousle coordonnéc esttout!!!enfaitilvautmieuxnepasêtreperfectionnisteetsurtoutêtrediplomate. Personnellementj étaisunpeudanstouslesgroupespourleurdonneruncoupdemain. Erreurfatale!!!Soyezprésentsionvousdemandedel aidemaispastropoppressant. Enfinonneserefaitpas...Unebonnesolutionêtredeuxàceposte. Entoutcasjepeuxvousdirequej aiunevisionglobalesurtouslespostes.sivousavezunsouci contactermoi. Rentronsdanslevifdusujetmaintenant. Lorsqueladateducongrèsestfixéeetquetouslespostessontattribuéslapremièrechoseàfaireet dedemanderàchacundesgroupesdefaireunplanningdeleurtravailjusqu audébutducongrès. C estcequel onappelaitlesdeadlines. Unefoisquevousaveztoutescesinformationsilfautquevousfassiezunplanningglobaletvousle diffusezàtouslesorganisateurs.aprèsçavotreboulotetdelefairerespecterlesdeadlinesqu ilsse

2 sontfixés.etlàc estpastoujourssimple.ilfautégalementquevousprévoyezdansceplanningdes réunionsentrelesdifférentsgoupes.j aiunexemplairesdenotreplanningdel annéedernière.vous pourrezvenirdansmonbureaupourleprendre. Quelquesdatesimportantesàmettresurleplanningouàfaireenpriorité: Ladateducongrès(okjesaisc estévident) Contacterlesindustriels,débuterlarecherchedesétudiantsétrangers(c esttrèslong) Réaliserl afficheducongrèspourpouvoirladiffuserdanslesuniversitésàl étranger. MettreàjourlesitewebcarlesétudiantsIPGPetlesétrangerss inscriventaucongrèsen ligne. utiliser).elle contientl adress sdetouslesdoctorants(quelleaubaine!) Trouverunlogementpourlesétudiantsétrangers(cen estpasàvousdelefairemaisilfaut quecesoitfaitàl avance) Demanderauxétudiantsdel IPGPd inscrireenlignelestitres,sujetdeleurprésentation (oralouposter) Faireleplanningdesdifférentessessions. Contacterdeschercheurspourfaireleschairmansdessessions. Récupérerlesabstractsdetouslesétudiants. DemanderunpetitmotàinséreraudebutdulivretdesabstractsàVincentCourtillot. Préparerlalogistiqueducongrès(voiraprès). Sélectionnerlesétudiantsétrangersaprèslecturedeleurabstract. Réaliserleslivretsdesabstractsetlesimprimer. Pendantlecongrès: Aprèsavoirfaittoutçaetouic est(déjà)lemomentducongrès.libreàvousdevousyimpliquer oupas.vérificationdelalogistique...pendantlecongrèsilyavaituneseulepersonnequirécupérée lespowerpointsdesétudiantsetquilesfaisaitdéfileràchacundeleurpassage.capermettait d éviterdeperdredutempscarvousenavezpeupourlesoraux. Lesorauxavaientlieuensallebleueetlessessionspostersavaientlieudanslapyramide. Grossomodonousavionsmistouslespostersexposéspendanttouteladuréeducongrèsenbasde lapyramide.lasalleorangeservaitàabriterlessessionspostersetlasallenoirepermettaitaux visiteursdeprendreunepetitecollationpendantlessessions(etmêmeentre).lasalleverteétait l endroitoùtouteslestablesétaiententreposées.onnousafaitbeaucoupdecomplimentdecet arrangementdelapyramide.pourplusderenseignementsvoirlapartielogistique. Lessessionspostersduraiententre1h30et2h.C estlongmaisçapermettaitdetenirl auditoire.les sessionsposters,elles,avaientlieuvers11h30ou16h30ensalleorange.onalimitéaumaximum lesvaetvientsallebleuepyramide. Aprèslecongrès: Rédactionparchacundesgroupesd unpetitrapportpourlessuivants!!! Améliorationàapporteretpetitsconseils: Contacterrapidementlesuniversitésétrangèresetyfairediffuserl afficheducongrèsdes doctorantspourfaireconnaîtrel écoledoctorale. Inviterdesjournalistesscientifiquespendantlajournéedesindustrielles.(voiravecJoël Dyon). Fairetravaillerl équipelogistiqueetl équipeplanningpourprévoirlespauses.(collationou pas...)

3 Rembourseraumaximum300eurosauxétudiantsétrangerspourlestransport. Obligerles3èmeannéeàfaireunoraletlaisserlechoixau2èmeannée. Encouragerlesorauxàsefaireenanglaisetimposerquetouslessupportsécritssoienten anglais. Trouverdesparrainsasseztôtpourlesétudiantsétrangerssivousrecommenceràlefaire cetteannée(pasunfrancsuccèsl annéedernière). Commencertouteslessessionsàunehorairefixe. Budgetducongrès: Pourvousdonnerunordred idée 500eurospourlalogistique. 3730eurospourlesétudiantsétrangers.Cecicomprendletransportetlelogement(petit déjeunerinclus).riendeplus. Plaquette800euros(onenavaitpasassez!!!). Toutcequejeviensd écrirerassurervouscen estpasàvousdetoutfaire.deleguerc estle maîtremotetc estcequejen aipastropréussiàfaire. Pourvousencourageràprendreceposteilfautdirequec esttrèsflatteurquandc estvousquel on vientremercierpourl organisationducongrès.maisn oubliezpasc estuntravaild équipeetrien n estpossiblesanstoutcepetitmonde. Boncourage. Accueildesétudiantsétrangers (SophieAndrovandi,HélèneBalconeGayeBayrakci,etJulienBouchez) balcone@ipgp.jussieu.fr,bayrakci@ipgp.jussieu.fr,bouchez@ipgp.jussieu.fr 16étudiants étrangers ontétéinvitéspourlecongrèsdesdoctorants,choisisparmiles34 quiavaientsoumisunabstractsurlesitewebducongrès.lasoumissionétaitouverteàtout lesétudiantseuropéensenthèseouenpost doc,maislaplupartdesétudiantsayantsoumis avaiententenduparlerducongrèsdefaçondirecte(contactavecdeschercheurs/étudiantsde l IPG ).Quelques unsontnéanmoinssoumisleurabstractenétanttombés parhasard sur lesiteweb,ouenvoyantlesaffichespapiersenvoyéesaupréalablesdanslesuniversitéset EcolesDoctoralesétrangères. Lalistedesétudiantsétrangersinvitesen2006est: YolsalSeda RosciglioneAlberto BerloKim MabilleCédric GodedTatiana AmicucciLaura DiGiuseppeErika IaffaldanoGiampiero DelacourAdélie LeGuerrouéErwan PucciStefano

4 HaraminaTomi ChabertAnne SatoliSara HyacintheChristelle PeltierAline Pour plus de détails sur leur nationalité, ville de provenance pour le voyage, laboratoire/universitéd origine,adress etsujetdetravail,voirlaplaquetteetlefichier Excel ci joint. Brièvement et très schématiquement, cela représente 10 étudiants à profil géologie géophysiqueet6àprofilgéochimie sédimentologie.ilsontétésélectionnésaprès lecturedeleursabstract,surdescritèresnotammentdequantitéetqualitédesrésultats,par LaureMeynadier,PierreCartignyetFrédéricPerrier,aidésdel équiped accueildesétudiants étrangers.ilseraitpréférableetprofitable,àl avenir,quelesétudiantsorganisateurssoient plusimpliquésdanslasélectiondesabstracts. Anoterqueparmices16étudiants,6étaientfrancophones. Des parrains ont été choisis désignés, parmi les étudiants de l IPG, pour aider/accompagner/rencontrerlesétudiantsétrangersaucoursdeleurséjouràparis, sans aucuneobligationdelogement Lesétudiantsinvitéssesontchargéseux mêmesdetrouverderéserveretd acheterleurs billetsd avion/train.ilsétaientensuiterembourséssurprésentationdejustificatifsetaprès avoirrempliquelquespapiersàleurarrivéeàl IPGP(pourplusderenseignements,voir JaninePerreau).Ilsn avaientaucunelimitedeprix,maislaconsigned essayerdetrouver desvoyagesavantageuxéconomiquement.cequiaamenécertainsàarriverlevendrediou lesamedi(aulieududimanchesoir,veilledudébutducongrès),lesprixdesbilletsétant souventmoinscherslorsqu onpasseunweek endentierdanslavillededestination.leprix dulogementsupplémentairependantuneoudeuxnuitsétaitsuffisammentbaspourque cetteoptiond arriverdeuxjoursavantrestelapluséconomique. Anoterlecasparticulierd AlinePeltier,del ObservatoiredelaRéunion,dontlevoyage étaitfinancéparl IPGdirectement,etpassurlesfondsduCongrès. Pour plusdedétailssurlebudget,voirlefichierexcelci joint,etcontacterbernadette Courgey,duServiceFinancierdel IPGP. Lesétudiantsinvitésontétélogésàl aubergedejeunessebvj(bureaudesvoyagesdela Jeunesse)QuartierLatin,au44ruedesBernardins( campusdejussieudu22(pourcertains)au27avrilauplustard.lesétudiantsdésirant passerplusdetempsàparis(avantet/ouaprèscesdates)étaientchargésdesetrouveretde financerlelogementensurpluspasleurspropresmoyens.laréservationaétéeffectuée environ deux mois à l avance, et confirmée définitivement (dates, nombre et sexe des clients) environ 2 3 semaines avant le début du Congrès. Le logement était financé totalementetdirectementparlesfondsducongrès. Anoterlecasparticulierd AdélieDelacour,quilogeaitàParisparsespropresmoyens. Lesétudiantsontdormidansdeschambresde2à6personnes,nonmixtes,pouruntarifde 26euroslanuit,petit déjeunerinclus. L aubergedejeunesseparaîtpropreenrez de chaussée,oùunepetitesalle réfectoireest disponiblepourl accueil(voirci dessous).néanmoins,ilsemblequeleschambressoient moinsbienentretenues(nousn avonspersonnellementpaseuaccèsauxchambresetnous basonssurlecompte rendudesétudiantsétrangers),etenparticulierquelesdouchessoient partagées par un trop grand nombre de personnes dans certaines chambres (9 pour la chambredesfemmes)

5 Unpotd accueilinformelaétéorganiséledimanchesoiràl aubergedejeunesseavecles étudiantsétrangersprésentsàcemoment là,auquelétaientprésents5 6membresducomité d organisation.c estàcemomentquelespapiersconcernantleremboursementduvoyage ont été distibués. Les parrains, ensuite, étaient chargés d aider les étudiants étrangers à remplircespapierssibesoinétait. PendantleCongrès,lesétudiantsétrangersétaient«occupés»touslessoirsparlespots organiséssuccessivementpasl Hekla,leCongrès,lesétudiantsetleCNRS(remisedela médailledebronzeàmanuelmoreira)dansleslocauxdel IPGP(pyramide).Pourlesrepas de midi et éventuellement du soir (s ils avaient encore faim après les pots, ou s ils ne voulaientpasyassister),lesétudiantsétrangersétaientévidemmentlibresd allermangeroù ilsvoulaient. Laplupartdesétudiantsétrangersontassistéàtouteslesprésentationsetsessionspostersdu Congrès.Ilestregrettablequecertainsétudiantsdel IPGPaientfaitleurprésentationen Français,cequiempêchaitlesétudiantsétrangersnonfrancophonesdecomprendrequoique ce soit. Ceci s est amélioré au cours de la semaine. Il faudra à l avenir obliger les présentationsàêtreenanglais(cequiestdéjàlecaspourlesposters,d ailleurs). Lesétudiantsétrangersonteux mêmesdesprésentationsdebonnequalité. Il serait nécessaire de renforcer le rôle du parrain en ce qui concerne la visite des laboratoiresdel IPGP. Bilangestiondesprésentations DelphineJouvin jouvin@ipgp.jussieu.fr Posteimproviséetinauguréen2006(enfin,ilmesemble).Celaconsisteàgérerlesprésentationsde touslesparticipantsenplusieursétapes: Trouverunordinateurdisponiblesurl ensembledelasemaine;en2006,c étaitl ordinateur dulabodesismo Envoyerunmailàdocts@ipgpquelquessemainesavantpourdirequis occupedeçaet donnerlesdétailsmatériels(nbredetransparents,etc ) Donnerdesdeadlinespourrendrelesprésentations;en2006,j aidemandéàtousles doctorantsderendreleurprésentationauplustardpendantlasessionposterprécédentleur propresession Toujoursavoirunecléusbsursoienplusdel ordinateur Prévoirlalistedespassagesetaumaximumpossiblelesnumérosdetéléphonedetouspour engeulerlesretardataires Pourlesprésentationsdeposters,onalancél idéeen2006.celaconsisteenuneseulediapo permettantdeprésenterlesujetglobalduposter(1 2mindeprésentation).J avaislaisséla possibilitédemel envoyerparmail.parcontre,attentionauremplissagedelaboit (la miennem alâchéledernierjourparcequ elleétaittropremplie!). Aprèsc estauchoixmaisj étaisrestéependanttouteslesprésentationspourlancerles powerpoint/pdfentrechaquepassageetçaavaitpermisdegagnerdutemps.

6 Groupe"PlanningSessions" JennyferMIOT,ChristopheTHOMAZOetDikFANDEUR Laréalisationduplanningn'estpasunexerciceinsurmontable,maisellenécessitenéanmoins beaucoupdetempsetdes'arracherunpeulescheveuxpourquetouteslessessionss'intègrent harmonieusementdansuntempsdonné. Dansl organisationducongrès,l'établissementduplanningconsisteà: - Organiserlessessionsenfonctiondestitres(et/oudesabstracts)deprésentation - CréerlessessionssurlesiteInternet - ChoisiretcontacterlesChairmans Pourleproblèmedelalanguefixerexplicitementlesrèglesdèsledébut: Toutécrit:abstract,poster,supportdeprésentationenanglaisetlediscoursoralauchoix enanglaisoufrançais. Vu le nombre d étudiants étrangers invités chaque année au congrès, il est vivement conseillé d adopterl anglais,cequiconstitueparailleursunbonentraînement Déroulementdesopérations: Ilfautavanttoutfixerunedatederemisedesintitulésdespostersetdesoraux,ainsi qu'unedatebutoirpourlaremisedesabstracts. Unmois unmoisetdemiavantlapremièredatebutoir,lesétudiantsipgpdoivent êtreappelésàs'inscriresurlesiteenlignepourenregistrerunintitulédeleurposter oudeleurprésentation(enfrançaisdansunpremiertempss'ilslesouhaitent)ouen anglais,cequiestbeaucoupmieux!nepashésiteràêtreunpeufermedanslesmails surlesdeuxderniersjoursavantladatebutoircarvotreplanningvaendépendre énormément. La première chose à faire est de lire tous les titres et abstracts disponibles (pour les «quelques»doctorantsenretardn hésitezpasàenvoyerdesmails). Cet aperçu général permet de choisir différentes sessions en fonction des grandes thématiques de l Institut (attention ici certaines thématiques comme sismologie ou lithosphère nécessitent un découpage supplémentaire, on peut choisir par exemple de découperlesmodèlesnumériquesanalogiquesetlesétudesdeterrain). Danslecasoùlesujetneseraitpastrèsprécis,vouspouvezessayerdecontacterles intéressés,parmailoupartéléphone,quandvousavezundoutesurlethème. La grande difficulté est alors d équilibrer les sessions afin d'éviter les sessions à deux thésardsetlechoixdesnomsdesessionestdoncuneétapecrucialeetlaborieusequidoit fairel objetderéunionsdegroupe.

7 Fairedesrelancesrégulièresafinquelesétudiantsrendentleurabstractentempsetenheure enn'oubliantpasdemettrevosadressesmaildelabopourqu'ilspuissentvouscontacteren casdesoucis). Quandvousaurezsélectionnédebonsthèmespourlessessions,ilfautfaireunrecensement (listesurexcelavecdescouleurs"sessions"etdescouleurs"étudiantsipgpetétrangers") desétudiantsposters IPGPetétrangers,étudiantsOrauxIPGPetétrangerspourchaque session. À partir de là vous commencez à élaborer un planning en vous basant essentiellementsurlesétudiantsipgp(excelestassezpratiquepourorganiseretdéplacer desblocshoraires!). Pourunesessionposterprévoir1h30(cequipermetàchaqueétudiantd avoirunediscussion avecplusieurschercheursetétudiants) PourunesessionOrauxcompter10minutesdeprésentationet5minutesdequestionscequi fait4passagesen1hetpenseràséparerdeuxsessionsoralesquisesuiventparunepausede 15minutespournepas"achever"lepublic! Unepauseàmisessionde10à15minutes.Unepause caféestégalementbienvenue. Pourlesdoctorantsprésentantunposter,une10ainedeminutesenfindesession oral e permet de présenter succinctement le poster et d inviter les orateurs à descendre à la pyramidepourvoirlesposters(quirestentaffichéspendanttouteladuréeducongrès). Lorsque les étudiants IPGP seront à peu près bien répartis, penser à programmer les étudiantsétrangers,cequivaentraînerunemodificationdeshoraires:soitfairecommencer lasessionplustôtoulaséparerendeuxpartiesouencoreàla déplacer.nepashésiterà déplacerdesblocsailleursetgarderlesdifférentsarrangementsafindecomparer.aussi, quandleplanningseraplusoumoinsprêt,ilfautlesoumettreauxautres(réunionsbilans) pourvoirs'ilssontd'accordets'ilsn'ontpasd'autresidées. Leplanningfinalisé, lamiseenlignepeutsefaire,ilfautnotericiquelesitepermetde répartirrapidementlesétudiantsdanslessessions.cependant,gareauxerreurstrèspénibles àcorriger:retouraucodesource,etdoncbeaucoupdeboulotpourlesadministrateursdu site. Ilappartientensuiteàchaquedoctorantdevérifiersisasessionluiconvient. Enparallèle,ilconvientdecontacterleschairmansdesdifférentessessions(auminimumun moisàl avance). Conclusion: Faireunplanningéquilibréetcohérent(ensujetsetennombres)avecdesintitulésdesessions représentatifsdessujetsqu'ellesproposent,sipossiblepastropsurchargées(lesjournéesaupasde coursenesontpasprofitables). Bienchoisirletitredessessions(éviterlestitresàrallongeoupoétiques)etleschairmans.

8 Prendre le temps de discuter régulièrement avec les co organisateurs pour ne pas tomber en désaccordunesemaineavantl éditionduplanning. Boncourage! Jennyfer Dik et Christophe Important! CompterendudelaRéunionBilansurleCongrèsdesDoctorants:Perspectives Lorsque la réalisationdu planning est bienentamée,il est souhaitable deconsulter l'équipe logistique afin qu'ils apportent des améliorations en fonction de leurs besoins. Matérialiser "la Pause"surleplanning! Conserverunedistributiondesétudiantsétrangerssurl'ensembledessessions,nepascréerde sessionsuniquespour"lespostersetlesorauxétrangers". Tenter de mettre en application, durant les sessions Posters, une salle indépendante où les étudiantsétrangerspourrontaprèsleursorauxdiscuterpluslonguementdeleurstravauxavec deschercheursoudesétudiants.ilfaudrapourcelademanderauxétudiantsétrangersderéaliser unminiposter(a3)comportantlesprincipalesfiguresdeleurprésentation. Surlamiseàjouretl'améliorationdusiteweb ducongrèsdesdoctorants2006 LoïcFourel 1. ArchitectureUtilisateur L'architecturedel'ultimeversiondusitewebestdonnéeparlediagrammesuivant (architecturevisibleparl'utilisateurlambda):

9 2. Répertoiresetfichiers Sixrépertoiressontcréésàlaracinedusite: english :contienttouteslespagesenanglais :contientlesdocumentspdfrelatifsàlajournéedesentreprisesainsiqu'un ALT répertoirepresentationsquicontientlesprésentationspowerpointdesexposants images :contienttouteslesimagesdusiteweb :contientdesanimationsflashquin'ontfinalementpasétéutiliséessurlesite flash admin :contienttouteslespageswebrelativesauxservicesadministrateurtelsquela visualisationdesdifférentestablesdelabasededonnéesainsiquel'éditiondu programme.:lerépertoirecourantquicontienttouteslespagesdusitewebenfrançais Cesiteestuneinterfacegraphiqueentrel'utilisateur(élèveIPGouétudiantétranger)etla basededonnéesdesorganisateurs.troisfichiersgèrentl'aspectgraphiquedusite: design.css :feuilledestyledusiteinternet,contientlesvaleursdesparamètresdedessin (couleurs,apparencedestableaux,desparagraphes,etc) top.php :fichierd'en tê²tedetoutepageweb bottom.php :fichierdebasdepagedetoutepageweb 3. Basededonnées Labasededonnéesestconstituéede4tables: ipgp :contienttouslesétudiantsipgpinscritspourlecongrès.leurnomainsiqu'un passwordleurpermetdeposterleurabstractaprèsleurinscription europe :contientlesétudiantsétrangersinscritspourlecongrès.leurabstractdoitêtre

10 postéenmêmetempsqueleurinscription.unevariable«participe»fixéeàouiounon permetdelessélectionnerounonpourlecongrès entreprises :contientlesindustrielsparticipantàlajournée«aprèslathèse». Incovénient:Difficileàmettreenplacecarlesentreprisesneremplissentpasle formulaireoudonnentleurréponsedeparticipationtroptardivement.avantage:permet àl'avenird'intégrerlajournéealtdanslaplaquette session :tablecontenantlessessionsduprogrammeetsurlaquelleestbaséetoute l'éditionduprogrammeenligneetdelaplaquette.ils'agitquasimentdelatablelaplus importante.c'estàpartirdesesdonnéesquetoutestautomatisé.laremplir soigneusementestsynonymed'ungaindetempsconsidérable. 4. Architectureetfontionsadministrateur Lesitecontienttouteunepartieprotégéeparmotdepasseetréservéeauxorganisateurs.Il s'agitd'uneséried'algorithmesd'interrogationetderemplissagedelabasededonnéesqui permetdegérerlecongrès. Ilestainsipossibledelisterlestables,voirquin'apasencoreremplisonabstractetqui participeounon.ilétaitégalementpossibledegénérerdesmailsautomatiques,leserveur doctolepermettantmaisnousavonschoisidenepaslefairepourdesproblèmesdesécurité

11 (àvoiravecleserviceinformatique).lespagescreation_session.php,affectation_ipgp.php etaffectation_invite.phpproposentunenvironnementgraphiqueutileetsimplepourgénérer toutleprogrammeducongrès. 5. Conseilsd'utilisationetaméliorationspossibles Lamiseenplaceduprogrammedoitsefaireàlamainavantd'êtrevalidéedemanière informatique.lagestiond'erreurn'étantpasoptimaleilvautmieuxavoirunprogrammebien penséavantdel'éditer.legaindetempsenseraconséquent.dansl'urgence,l'algorithmede l'éditiondelaplaquetten'apasétéfinalisé.ilseraitintéressantdelefairedemanièreàce qu'elleévolueenmêmetempsqueleprogrammeenligne. Latableentreprisesn'estutilequesilesindustriesysontsensibiliséesdèsl'envoideleurs invitations.sinonellesnelaprendrontpasencompteetnes'inscrirontpasd'ellesmêmeen ligne. J'encouragevivementlesfuturswebmastersàchangerl'interfacegraphiquecarils'agitdela vraiesignaturedeleurtravail.lefichiercssquenousavonséditén'estpasunexempledu genreetlesattributsdestableauxdanslespageswebsontàchanger.toutcelaferait considérablementprogresserl'ergonomiegraphiquedusitepourlesannéesàvenir. Unpetitprogrammedecompilationetd'éditiondel'abstractunefoiscelui cisoumispeut êtremisenplace.eneffet,pourlemoment,lesitenemontrequelecodelatexetcelui ci estsouventassezduràrelire.demanderdesinfosàmarchufschmittsurcesujetcaril n'existepasdecompilateurlatexsurdocto. Pensezàsauverl'anciensiteavantdecommencerlenouveau.Celas'estavérétrèsutiledans notrecas. Nenégligezpasletempsàpasserpourl'éditiondelaplaquette.Letravailsediviseàpeude chosesprèsdelamanièresuivante:50%deprogrammation,50%demaintenanceetdemise àjourdusite. Ilseraitbiendemettreunlienendessousdutitredechaquesessionaveclalistedes abstractsdesgensquiparticipentàcettesession(danslecasoùlacompilationdesabstracts n'esttoujourspaspossible)sinonmettredirectementunliensurlapersonneousurletitrede saprésentationavecl'abstractquis'ouvredansunefenêtreindépendante. Pensezauxmails«Séminairedujour»quisontgénérésautomatiquement.Voircepoint avecleservicecommunicationouleserviceinformatique. Pensezàmettrelespausescafédansleprogramme. Ilseraitbiendedemanderlesexedesétudiantsétrangersdansleurformulaired'inscription pourlesprénomsdifficilesàcerneretafinderendrelarépartitiondesaubergesdejeunesse plusfacile. Nepaniquezpas!LePHPetMySQLs'apprennentrapidement.Ilfautàmonaviscommencer letravaildébutdécembre(lecongrèsrisqued'êtreplustôtpourvous).n'hésitezsurtoutpasà innover. Boncourageàtous, Logistique

12 CharlesPoitou,ValérieSiron Organisationgénérale: Lessessionsoralessedéroulentensallebleue.Pourcequiestdureste,vousaveztrois sallesàvotredispositionainsiquelesous soldelapyramide. En2006nousavionsfaitlechoixd afficherpendanttouteladuréeducongrèslespostersau sous soldelapyramide.celaabeaucoupplumaisilfautêtretrèsfermesurlesdélaisderemise despostersetleurformat.vousnevousferezalorspasquedesamismaisaumoinsvousnerisquez pasdevousretrouveravecseulementletiersdesposterspourledébutducongrèsetlamoitiéen format paysage qui prennent nettement plus de place (c est d ailleurs aussi le cas pour les panneauxd affichage). Pourpouvoirdéplacerlespostersplusfacilement,nousavionsnumérotétouslespostersde chaquesession(unesession=unecouleurdepapier).siunepersonnevenezmettresonposteren retard,unelisteavecsonnuméroattribué,luiindiquaitl endroitoùplacersonpostertouteseule. Nousservionslecaféensallenoireetlessessionsposterssedéroulaientensalleorange.La salleverteservaitdesalledestockagedestables,chaises,etc Ilaétéformulélesouhaitque toutescesinformationsconcernantleslieuxethorairesdeservicedespausecafés,p titdèj,pots, etc figurentdanslaplaquettedeprésentation.n hésitezpasà travaillerencollaborationavec l équipeplaquettedoncetégalementavecl équipeprogramme.leserviceducaféà 08h00du mat ou 11h00, ce n est pas la même chose!! Des sessions avec trois ou neuf posters ne nécessiteront pas évidemment la même place sur les grilles!! Le public sera plus ou moins important!! Désquelesdatesducongrèssontconnues: Réserveztouteslessallesdelapyramideainsiquelasallebleuepourtouteladuréedu congrès.ilfaudraprévoirégalementderéserverunedemijournéeavantpourl installationetune demijournéeaprèspourlerangement.eneffet,en2006nousavonsdûrangertouteslessallesle soirdeladernièrejournéeducongrès.c estunpeucontraignantetiln estpastoujoursévidentde trouverdesvolontaires!! Assurezvousquecelasoitfaitenvérifiantvousmêmelaréservationdessalles! Réservez les panneaux d affichage pour les posters pendant les sessions. En 2006, les panneauxdel IPGPétaientréquisitionnéspouruneautreexpositionetnousavonsdûemprunter ceuxduservicecultureldeparisvietvii(leservicecultureldep7,nousavezprêté3chevalets). D unautrecôtéilsétaientcarrémentpluspratiquesà utiliser,c étaitdesgrillesquel onpouvait déplacerfacilement. Lescoordonnées: Pour le service culturel de P6, il faut prendre contact avec Mme Yvette Colombier, yvette.colombier@upmc.fr,tel: mmecolombiernousavaitaussiprêtédespincesà dessin,bienpratiquespouraccrocherlesposterauxgrilles.(prêtde8petitesgrilles80*170,8 grandesgrilles170*120,28piedset40pinces) PourleservicecultureldeP7,lescontactsMmeAnneDebaeckeret/ouMmeAnnieLozac'h, (Prêtde3chevaletde85*130avecdespiedsde19cm) MrPatrickBougje( )quitravailledanslarégiedel amphi24(ilmesemble),nous avaisprêté2grilleset3pieds.

13 Maisavantdecontactertoutescespersonnes,ilfautdemanderà lacellulecommunicationde l IPGP(JDyon,C.Colombani,E.Mitard)silespanneauxdel IPGPsontdisponiblesetcombienil yena. Unmoisavant: Vérifierquelestlebudgetprévupourladuréeducongrès:500eurospourles4joursdu congrès2006plusuneenveloppedel HEKLAde150euros(soiréespécialeHEKLAprévoirune factureséparée).lebudgetestprévupourlesviennoiseries,lecafé,lethé,lesjusdefruits,lespots, labouffe,etc,etc Voustrouverezci jointunelistedescoursespourl année2006. Attentionà l inflationetà l augmentationdesprix.enunmoislafacturepeutaugmenterde1à 5%. Il faudraéventuellementdemanderà l IPGPd augmenterl enveloppeglobalepourlecongrès.on achètepluslesmêmesquantitésavec500eurosen2005et500eurosen2007!! Note:Pourcequiestdesviennoiseries,le Coupd food dejussieulivredirectementàla pyramide. C estassezpratique.d aprèsl équipelogistique2005(emmanuellebouche,karine Rive)c estaussilesmoinscherduquartieretilsacceptentd êtrepayéparmandatadministratifce quin estpaslecasdetouteslesboulangeries.ilfautalorsprévoirdepayerenespèce. (Rq:Silecongrèsalieulasemainequisuitlesvacances,ilsnepourrontpaslivrerlelundimatin carildoiventmettrelesmachinesenmarche). D unemanièregénérale,ilfautd abordétablirundevispuislesfaireviserparjanine. Lasemaineprécédente: Prévoirunelistedecoursesavectouslesprix,lafaireviserparJ.Perreauetensuitele servicefinancierb.courgeypourobtenirdel argentliquide.apartirdelà, lescoursesdevront êtrefaitesdanslajournéepourrapporterlamonnaielecaséchéant.nepasoublierdedemander unefactureaveclescoordonnéesexactesdusupermarché. Seloncequevousdécidez,prévoyezdespanneauxdesignalisationspourdirigerlesgens. Prévoirunpeudedécodanslessalles(surtoutcellepourlecafé)sinonc estunpeutriste.onavait misquelquesdevises Shadoks. Essayerderécupérezunmaxdeposters. Unjouravant: Organisationgénérale,réquisitionnertouslesétudiantsdepremièresannéesquinefontrien cejourlà.plusviteceserafinietplusvitevousserezdébarrassé. Nous avions choiside préparer lessalles etde placer lesnumérosetleslistes des personnes présentantunposteravecleurnuméroassocié,levendrediquiprécédaitlasemaineducongrès. Avant de faire ça, il faut s assurer que ces salles ne sont pas réservées. Sinon, vous avez la possibilité de les réserver pour la durée que vous voulez, auprès de Stéphanie Laude, laude@ipgp.jussieu.fr.attention,ilfauts yprendrelongtempsavant. Pendantlecongrès: Réceptionner les viennoiseries tous les matins si vous les avez commandé chez Coup d food (voiraveceuxpourl heuredelivraison).sinon,sivouslesavezcommandéesailleurs(chez

14 votreboulangerpréféré)ehbenilfaudraallezleschercher. S occuperducaféetduthé:l IPGPmetànotredispositiondeuxgrandescafetièresthermos (hyperpratique)etunebouilloire.ilfaudraessayerd entrouveruneautre.sinonc estsuffisant. Afficherlesposterspourlessessions. Organiserlespotslesoir. Nettoyeretrangerlesoiraprèslespotsàl intérieuretàl extérieurdelapyramide. Voilàc esttout, Boncourage! Ps:ci jointlesfacturesdel année2006etlalistedecequinousrestaitaprèslecongrès.

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19 Cequ ilnousrestaitaprèslecongrès: 32bouteillesd eau 6bouteillesdecoca 12paquetsdecafé 4paquetsdeserviettes 2bouteillesdecrèmedecassis 5jusderaisin 2jusdepomme 1jusd orange 6paquetsdecacahuètes 2potsdesaucetortillas 8paquetsdechips 2paquetsdethè 1lotdecure dent 1nappe

20 1 Compte-rendu de l équipe Poster et Maquette Salut à vous, qui continuez dans la droite ligne du Congrès des Doctorants, voici quelques conseils pour vous aider dans la conception de la maquette et du poster. Le temps Vous en avez si vous vous y prenez bien à l avance. Nous, nous avons eu largement le temps, vu que le congrès a été repoussé fin avril. Nous nous y étions pris tout de même dès décembre, ne serait-ce que pour consultation. Tout ce qu il faut c est que les posters soient disponible au moins 3 semaines, 1 mois avant le Congrès, histoire de les afficher un peu partout et de marquer les esprits. Les maquettes doivent être disponible pour le début du congrès, mais comptez environ 1 semaine pour l impression. Sinon, pas de problèmes majeurs à déclarer! Vous aurez bien quelques coups de speed par ci par là, mais avec un(e) bon(ne) coordinateur(trice) qui vous tape sur les doigt le moment venu, tout devrait bien se passer!! Le poster Bon, on va pas vous dire quoi mettre dessus, en général on suit le schéma des années précédentes, mais rien ne vous empêche d être original!! Le poster 2006 a eu son petit succès, paraît-il, mais avec un peu d imagination et d application, vous pourriez faire mieux, qui sait? Pour l impression des poster A3, et des couvertures de plaquette A4 (même image), il faut voir avec Joël Dyon, LE monsieur communication de l IPG (Tour 14, 3ème étage, couloir droite, première à gauche). Comptez 3 semaines de délais pour les récupérer. Nous avions demandé 300 posters (dont 50 en anglais) et 300 couv. 300 poster ça fait beaucoup en fait, vous pouvez prévoir un peu moins mais comme vous dira Joël : «250 ou 300, le prix est le même donc...». L impression des posters ne rentre pas dans le budget du congrès, c est déjà ça! La plaquette Pièce importante du congrès, puisque tout le programme y est inscrit. Pour la forme, c est facile, nous avions vu avec Loïc (qui s occupait du site web) pour tout mettre dans un fichier L A TEX. Mise en page automatique, on s est pas trop foulé. Il manquait peut-être un sommaire général, mais nous étions limité par le prix. Chose original, pour mettre un peu de couleur, nous avions délimité les sections par des pages colorées sur lesquelles le texte était imprimé en noir. Ça donne un effet bichromie sympa et ça coute moins cher que des impressions couleur. Pour le prix, je vous conseille de vous y prendre à l avance et de faire pression pour avoir le budget suffisant! Ça, c est notre point noir. Le budget alloué est de 5000 euros et compte-tenu des dépenses liées aux étudiants étrangers, il descend rapidement. Donc à vous de défendre votre budget plaquette. Nous, nous n avions plus assez d argent (il restait 800 euros) et du coup nous n avons pu imprimer que 200 plaquettes au lieu de Et je peux vous dire que ça part vite!! En fonction de ce que vous voulez faire, faites un devis chez les divers imprimeurs qui traînent autour de Jussieu et faites jouer la concurrence. Sinon, il y a l imprimerie de Paris VII mais aux dires de Joël, ils sont très chers. Comptez entre 1000 et 1500 euros pour l impression de la plaquette 300 exemplaires, insertion des couvertures, pages intermediaires (le cas échéant) et surtout reliure en anneaux métalliques. Voilà, bon courage... Gaye 1 et Benjamin 2, l équipe «Poster et Maquette» bayrakci@ipgp.jussieu.fr 2 bonnefoy@impmc.jussieu.fr