SOMMAIRE 1. PERSONNALISATION D ACCESS...

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1 SOMMAIRE 1. PERSONNALISATION D ACCESS PARAMETRES D AFFICHAGE PARAMETRES GENERAUX PARAMETRES POUR LA RECHERCHE DE DONNEES PARAMETRES DU CLAVIER PARAMETRES DES FEUILLES DE DONNEES PARAMETRES DES FORMULAIRES ET DES ETATS PARAMETRES DES TABLES ET DES REQUETES PARAMETRES AVANCES PROTECTION D UNE BASE DE DONNEES PROTECTION PAR MOT DE PASSE...9 Définir un mot de passe...9 Ouverture d'une base de données avec mot de passe...10 Suppression d un mot de passe SECURITE AU NIVEAU UTILISATEUR...10 Définitions DIFFERENTES ETAPES DE PROTECTION...12 Création d'un groupe de travail...12 Rejoindre le groupe de travail créé...13 Créer un nouveau compte d administrateur...13 Procédure de connexion...14 Permissions du groupe Administrateurs...15 Procédure de connexion...15 Transfert de propriétés...16 Supprimer l utilisateur Administrateur du groupe Administrateurs...16 Création des autres comptes d'utilisateurs et de groupes...16 Affecter des mots de passe aux utilisateurs GESTION DES UTILISATEURS ET DES GROUPES...17 Gestion des groupes...17 Gestion des utilisateurs...17 Ajouter un mot de passe AUTORISATIONS...18 Accorder ou retirer des autorisations d'accès...18 Types d autorisations d'accès MODIFIER LE PROPRIETAIRE SECURISER UNE BASE DE DONNEES A L'AIDE DE L'ASSISTANT...21 Etape 1 : Choix du fichier de groupe de travail...21 Etape 2 : Choix des objets à protéger...22 Etape 3 : Choix des groupes...23 Etape 4 : Groupe Utilisateurs...23 Etape 5 : Gestion des utilisateurs...24 Etape 6 : Constitution des groupes...24 Etape 7 : Copie de la base non sécurisée IMPORTATION, ATTACHES, EXPORTATION GENERALITES...26 Importer ou attacher des tables...26 Les différentes sources de données IMPORTATION DE DONNEES...27 Importation de fichier texte délimité...27 Création et utilisation d un fichier de spécification d import/export...30

2 Importation d'un fichier texte de longueur fixe...31 Importation d une feuille ou d'une plage de cellules Excel...31 Importation à partir d une autre base de données Access ATTACHE DE TABLES...33 Propriétés des champs des tables attachées...34 Gestionnaire des tables attachées LE FRACTIONNEUR DE BASE DE DONNEES EXPORTATION DE DONNEES...36 Exportation vers une autre base de données Access...37 Exportation vers un fichier Excel DUPLIQUER UN OBJET...38 Liaisons avec MsOffice ANALYSE L ANALYSEUR DE TABLE L ANALYSEUR DE PERFORMANCE DOCUMENTATION DE LA BASE DE DONNEES LANGAGE SQL VISUALISER ET MODIFIER UNE INSTRUCTION SQL...46 Afficher l instruction SQL...46 Modifier la requête ou l instruction SQL source d un formulaire ou d un état LES REQUETES SQL...47 Requêtes Union...47 Envoyer des commandes à une base de données SQL avec une requête SQL direct...48 Utiliser une sous-requête pour définir un champ ou les critères d un champ...49 Utiliser une instruction SQL comme source d une liste LES INSTRUCTIONS SQL...51 Instruction SELECT FROM...51 Instruction SELECT INTO...52 Instruction UPDATE...53 Instruction DELETE...53 Instruction TRANSFORM...54 Attributs ALL, DISTINCT, DISTINCTROW, TOP...55 Clause FROM...57 Clause GROUP BY...57 Clause ORDER BY...58 Clause WHERE...59 Clause HAVING...61 Déclaration PARAMETERS...62 Opération INNER JOIN...63 Opérations LEFT JOIN, RIGHT JOIN...63 Opération UNION...64

3 1. PERSONNALISATION D ACCESS Lorsque vous utilisez régulièrement les mêmes paramètres pour des tâches particulières, vous pouvez les définir en tant que paramètres par défaut. Ces paramètres sont enregistrés dans le fichier d information du groupe de travail. Les modifications apportées s appliquent donc à toutes les bases de données ouvertes ou créées par un membre du groupe de travail. - Sélectionner dans le menu OUTILS la commande OPTIONS, La boîte de dialogue «Options» s affiche, - Le bouton Appliquer permet la prise en compte des modifications apportées sans fermer la boîte de dialogue. - Le bouton OK permet la prise en compte des modifications apportées et la fermeture de la boîte de dialogue. - Le bouton Fermer permet la fermeture de la boîte de dialogue sans tenir compte des éventuels changements effectués. Certaines modifications ne seront prises en compte qu au redémarrage d Access PARAMETRES D AFFICHAGE - Dans la boîte de dialogue «Options», - Sélectionner l onglet «Affichage», - Barre d état affiche ou masque la barre d état. - Boîte de dialogue de démarrage affiche ou masque la boîte de dialogue «Microsoft Access» de démarrage et qui permet d ouvrir ou de créer une base de données. Access 2000 Perfectionnement : PERSONNALISATION D'ACCESS 1

4 - Objets masqués affiche ou masque les objets dont la propriété Masqué est activée. Lorsque la case est cochée, ces objets apparaissent en grisé. - Objets système affiche ou masque les objets système créés automatiquement par Access lors de la création d une nouvelle base de données ou par l utilisateur. Lorsque l option est active, les objets système apparaissent sous forme d icônes grisées. - Raccourcis des nouveaux objets affiche ou masque dans la fenêtre «Base de données», les icônes permettant de créer de nouveaux objets avec ou sans assistant. - Fenêtres dans la barre des tâches affiche ou masque dans la barre des tâches les boutons correspondant aux fenêtres ouvertes. - Colonne des noms affiche une colonne permettant d affecter un nom aux différentes macros contenues dans la fenêtre macro. - Colonne des conditions affiche par défaut une colonne de saisie des conditions d exécution des actions à l intérieur d une macro. - Sélectionner le mode d'ouverture des objets dans la fenêtre «Base de données» - Permet de spécifier une police de remplacement pour des caractères spécifiques PARAMETRES GENERAUX - Dans la boîte de dialogue «Options», - Sélectionner l onglet «Général», - Entrer les valeurs des marges pour l impression des feuilles de données, modules, nouveaux formulaires ou états. - La modification des marges n influe pas sur les formulaires et états déjà existants. La modification se fait alors par la commande MISE EN PAGE du menu FICHIER. - Suivi informations correction automatique Access stocke les changements de dénomination et utilise ces informations lors de la mise à jour. - Effectuer correction automatique de nom Access utilise les infos stockées pour mettre à jour les noms. - Historique corrections automatiques Les modifications de noms sont conservées dans une table. Access 2000 Perfectionnement : PERSONNALISATION D'ACCESS 2

5 - Permet de spécifier un autre dossier qui sera proposé lors de l'ouverture ou de l'enregistrement de bases de données. - Indiquer le chemin d'accès complet. - Permet de définir l ordre de tri alphabétique des données en fonction d une langue (caractères spécifiques à une langue). L option Général permet de trier sans problème des données pour les langues suivantes (Français, Anglais, Allemand, Italien, Portugais, Espagnol moderne). Pour redéfinir l'ordre de tri, - Sélectionner la langue voulue dans la liste, - Cliquer sur le bouton OK, - Compacter la base de données. - Afficher par défaut l'année sous forme de 4 chiffres dans la base de données en cours et/ou dans toutes les bases de données. - Permet de spécifier l'apparence des liens hypertexte PARAMETRES POUR LA RECHERCHE DE DONNEES - Dans la boîte de dialogue «Options», - Sélectionner l onglet «Modifier / Rechercher», Modifie les options proposées par la boîte de dialogue «Rechercher et Remplacer» - Recherche rapide permet de rechercher sur le champ en cours et sur la totalité du champ, - Recherche générale permet de rechercher sur l ensemble des champs et sur n importe quelle partie du champ, - Début de champ permet de rechercher sur le champ en cours et sur les premiers caractères du champ. Access doit être relancé pour que les modifications soient prises en compte. - Cocher ou décocher les cases pour activer ou non l affichage d une boîte de dialogue de confirmation lors de Modifications des enregistrements, Suppression de documents (Objet de la base de données), de l exécution de Requêtes action. Access 2000 Perfectionnement : PERSONNALISATION D'ACCESS 3

6 Les options suivantes concernent le filtrage sur formulaire et plus particulièrement l affichage de liste de valeurs dans lesquelles l utilisateur peut sélectionner la valeur qui servira de critère pour le filtre. - Champs locaux indexés affiche une liste des différentes valeurs disponibles pour chaque champ indexé. - Champs locaux non indexés affiche la liste des différentes valeurs disponibles pour les champs non indexés. - Champs ODBC affiche une liste de valeurs pour les champs liés à une table externe PARAMETRES DU CLAVIER - Dans la boîte de dialogue «Options», - Sélectionner l onglet «Clavier», Cet onglet permet de paramétrer l action des touches «ENTREE», «TABULATION» et des touches de déplacement (Ł et ). - La touche «TABULATION» permet de passer au champ suivant dans le même enregistrement. - La combinaison de touche «MAJ» + «TABULATION» permet de revenir sur le champ précédent. - La touche «ENTREE» permet par défaut de passer au champ suivant. Définit l'effet de la touche «ENTREE» dans les formulaires ou les feuilles de données. - Aucun effet L'appui sur la touche «ENTREE» n'entraîne aucune action. - Champ suivant Permet de passer au champ suivant dans le même enregistrement. - Enregistrement suivant Permet de passer à l enregistrement suivant. Définit le comportement des touches et «Ł». - Champ suivant La touche permet de revenir sur le champ précédent. La touche «Ł» permet de passer au champ suivant. - Caractère suivant Les touches et «Ł» déplace le curseur dans le champ actif. Définit une action lorsque l'on passe d'un champ à l'autre. Access 2000 Perfectionnement : PERSONNALISATION D'ACCESS 4

7 - Champ entier Lors du déplacement le contenu du champ activé est sélectionné. - Début de champ Lors du déplacement, le curseur clignote au début du champ activé. - Fin de champ Lors du déplacement le curseur clignote à la fin du champ activé. - Lorsque la case est cochée, les touches et «Ł», utilisées au niveau du premier ou du dernier champ, ne permettent pas d'activer l'enregistrement précédent ou suivant PARAMETRES DES FEUILLES DE DONNEES - Dans la boîte de dialogue «Options», - Sélectionner l onglet «Feuille de données», Cet onglet permet de modifier les paramètres d affichage des données et l apparence de la feuille de données elle-même. Permet de spécifier les couleurs par défaut : - Les caractères (Police), - Le fond de la cellule (Arrière-plan), - La couleur du Quadrillage des cellules. La zone «Police par défaut» permet de définir la mise en forme des caractères, - Police, - Taille, - Epaisseur (Standard, Gras ), - Attributs Italique et Souligné. La zone «Affichage par défaut du quadrillage» permet d afficher sélectivement le quadrillage Horizontal séparant les enregistrements et Vertical séparant les différents champs. - Saisir la largeur par défaut des colonnes de la feuille de données. - Dans la zone «Apparence par défaut des cellules», sélectionner une option de mise en forme, A deux dimensions (standard), 3D relâché ou 3D enfoncé. - Cocher la case Afficher les animations pour activer les caractéristiques animées d Access comme lors de l insertion de nouvelles colonnes. Access 2000 Perfectionnement : PERSONNALISATION D'ACCESS 5

8 1.6. PARAMETRES DES FORMULAIRES ET DES ETATS - Dans la boîte de dialogue «Options», - Sélectionner l onglet «Formulaires/Etats», Lorsque l'on trace un cadre de sélection autour d'un groupe d'objets : Partiellement encadrés, sélectionne tous les objets y compris ceux dont une partie seulement est comprise dans le cadre tracé. Totalement encadrés, sélectionne uniquement les objets compris entièrement dans le cadre. Permet de sélectionner un modèle de formulaire ou d'état qui sera utilisé comme base de mise en forme pour les formulaires ou les états instantanés. Pour associer un traitement à un événement, Access propose 3 types de générateurs (Macro, Module, Expression). - Cocher cette case pour associer directement une procédure événementielle PARAMETRES DES TABLES ET DES REQUETES - Dans la boîte de dialogue «Options», - Sélectionner l onglet «Tables/Requêtes», Permet de modifier les paramètres par défaut utilisés lors de la création de tables ou de requêtes en mode Création. Zone «Création de table» - Spécifier la taille par défaut proposée pour les champs de type Texte et Numérique. - Sélectionner le type de champ proposé par défaut lors de la création d'un nouveau champ. (Par défaut : Texte) - Compléter ou modifier la liste des mots-clefs (séparés par des pointsvirgules). Si un de ces mots est contenu dans le nom de champ (Importation ou création), Access génère automatiquement un index sur ce champ. Access 2000 Perfectionnement : PERSONNALISATION D'ACCESS 6

9 Zone «Création de requête» Spécifier l'aspect de la fenêtre d'une requête en mode Création. - Afficher les noms des tables, ajoute sous les noms des champs une ligne affichant les noms des tables. - Tous les champs, affiche par défaut dans la feuille de données résultante, l'ensemble des champs de toutes les tables contenues dans la requête même s'ils ne figurent pas dans la composition de la requête. - Activer la jointure automatique, lorsque les tables affichées dans la fenêtre de la requête possèdent des champs de nom, de type et de taille identiques et que l'un d'eux est une clé primaire, Access met en place automatiquement une jointure interne dans la fenêtre de la requête. - Sélectionner l'option Du propriétaire pour que seul le propriétaire de la requête puisse visualiser les données ou l'exécuter (requête action) PARAMETRES AVANCES - Dans la boîte de dialogue «Options», - Sélectionner l onglet «Avancé», Echange de données entre applications : - Cocher ou décocher la case Ignorer les requêtes DDE pour ignorer ou accepter les requêtes DDE provenant d autres applications. - Cocher ou décocher la case Autoriser les actualisations DDE pour activer ou désactiver la mise à jour des liaisons DDE. Lorsque la case est cochée, la mise à jour des liaisons se fait suivant le temps spécifié dans Intervalle d actualisation. - Temporisation OLE/DDE, intervalle de temps entre deux essais d'opération OLE ou DDE. - Intervalle d actualisation, nombre de secondes entre deux mises à jour des données en mode Feuille de données ou Formulaire. - Nombre de tentatives de mise à jour, nombre de tentatives faites par Access pour sauvegarder un enregistrement modifié qui est verrouillé par un autre utilisateur. - Intervalle d actualisation ODBC, laps de temps au terme duquel les enregistrements auxquels on accède via le gestionnaire ODBC sont actualisés. - Temporisation de mise à jour, temps nécessaire pour essayer de sauvegarder un enregistrement modifié verrouillé par un autre utilisateur. Lors de l actualisation, seules les données qui existent déjà dans la feuille de données ou le formulaire sont mises à jour. Access 2000 Perfectionnement : PERSONNALISATION D'ACCESS 7

10 Les options suivantes concernent le travail en environnement multi-utilisateurs. Ouverture de la base de données Mode de verrouillage des enregistrements lors de leur modification - Sélectionner l option Mode exclusif pour ouvrir la base de données pour un usage exclusif, - Sélectionner l option Mode partagé pour que plusieurs utilisateurs puissent accéder à la base de données. - Aucun ne verrouille pas les enregistrements lors de la modification, - Général verrouille tous les enregistrements de la feuille de données ou du formulaire plus les tables sous-jacentes, - Enregistrement modifié, verrouille uniquement l'enregistrement en cours de modification. - Lorsque la case Ouvrir avec enregistrements verrouillés active le verrouillage sur la base de données en cours. Permet de basculer entre un mode de verrouillage au niveau des enregistrements ou au niveau de la page disque. Access 2000 Perfectionnement : PERSONNALISATION D'ACCESS 8

11 2. PROTECTION D UNE BASE DE DONNEES Access propose deux méthodes pour protéger une base de données. - La méthode la plus simple consiste à utiliser un mot de passe qui sera exigé pour ouvrir une base de données. Il n existe aucun moyen de retrouver un mot de passe si vous l oubliez. Utilisez donc des mots de passe simples et faciles à retenir. - La deuxième méthode consiste à utiliser une sécurité au niveau utilisateur. Ceci permet de définir les actions possibles d un utilisateur ou d un groupe d utilisateurs sur les différents objets contenus dans la base de données (Tables, Requêtes, Formulaires, Etats, Macros et Modules) PROTECTION PAR MOT DE PASSE Si vous définissez un mot de passe de la base de données, tous les utilisateurs sont tenus d introduire ce mot de passe avant de pouvoir ouvrir la base de données. C est donc un moyen facile d empêcher des utilisateurs indésirables d ouvrir votre base de données. Cependant, une fois qu une base de données est ouverte, aucune autre mesure de sécurité n est disponible sauf si la sécurité au niveau de l utilisateur a également été définie. - Les bases de données répliquées ne peuvent être synchronisées si des mots de passe de base de données sont définis. - Vous ne pouvez pas définir un mot de passe de base de données si la sécurité au niveau utilisateur a été définie pour votre base de données et que vous n avez pas l'autorisation d'accès Administrer pour la base de données. - Un mot de passe de base de données est défini en plus de la sécurité au niveau utilisateur. Si celle-ci a été définie, toute restriction basée sur les autorisations d'accès de sécurité au niveau utilisateur restera en vigueur. - Si une table issue d'une base de données protégée par un mot de passe est attachée, le mot de passe est enregistré dans la base de données à laquelle il est lié lorsque le lien est établi. Cela peut avoir des conséquences inattendues. Définir un mot de passe La mise en place d un mot de passe ou sa modification ne peut se faire que si la base de données est ouverte en mode exclusif. - Fermer la base de données, Vérifier que la base de données n est pas utilisée par d autres utilisateurs, - Sélectionner dans le menu FICHIER la commande OUVRIR, - Sélectionner le dossier voulu puis la base de données à ouvrir, - Dans la liste associée au bouton Ouvrir, sélectionner l'option Ouvrir en exclusif, Access 2000 Perfectionnement : PROTECTION D'UNE BASE DE DONNEES 9

12 - Sélectionner dans le menu OUTILS le sous-menu SECURITE, - Sélectionner la commande DEFINIR LE MOT DE PASSE DE LA BASE DE DONNEES, - La boîte de dialogue «Définir le mot de passe de la base de données» s affiche, Dans la zone «Mot de passe», - Taper le mot de passe. Dans la zone Confirmation, - Confirmer le mot de passe en le tapant une seconde fois, - Cliquer sur OK. Pour maintenir la confidentialité de votre mot de passe, Access affiche des astérisques (*) quand vous le tapez. Les mots de passe peuvent comprendre entre 1 et 20 caractères et peuvent inclure tout caractère à l exception du caractère ASCII 0 (nul). Le respect de la casse (Majuscules/Minuscules) s'applique aux mots de passe Ouverture d'une base de données avec mot de passe Le mot de passe étant défini, à la prochaine ouverture de la base de données, une boîte de dialogue demandant le mot de passe s affichera. Suppression d un mot de passe - Ouvrir la base de données en mode exclusif, - Entrer le mot de passe, - Sélectionner dans le menu OUTILS le sous-menu SECURITE, - Sélectionner la commande ANNULER LE MOT DE PASSE DE LA BASE DE DONNEES, - Taper le mot de passe actuel en respectant la casse, - Cliquer sur le bouton OK SECURITE AU NIVEAU UTILISATEUR La méthode la plus souple pour protéger une base de données consiste à définir la sécurité au niveau utilisateur. Les utilisateurs doivent s identifier et taper un mot de passe au démarrage d Access et lors de l'ouverture de la base de données, leurs actions sont limitées aux permissions qu'ils ont reçues. Access 2000 Perfectionnement : PROTECTION D'UNE BASE DE DONNEES 10

13 Groupe de travail Au sein du fichier d informations du groupe de travail, Access enregistre les comptes d'utilisateurs et de groupe ainsi que les mots de passe. Access propose deux groupes par défaut, le groupe Administrateurs et le groupe Utilisateurs, mais des groupes supplémentaires peuvent être définis. Les permissions sont stockées dans la base de données. Vous pouvez définir un contrôle plus précis de la base de données en créant vos propres comptes groupes, en attribuant des autorisations d'accès appropriées à ces groupes et en ajoutant ensuite des utilisateurs à ces groupes. Définitions - Groupe de travail Groupe d utilisateurs dans un environnement multi-utilisateurs se partageant des données et le même fichier d informations sur le groupe de travail. - Fichier d informations du groupe de travail Fichier contenant les informations relatives aux utilisateurs du groupe de travail (Noms des comptes des utilisateurs, Mots de passe et Groupe dont ils font partie). Ce fichier contient aussi les préférences définies dans le menu OUTILS, commande OPTIONS. - N du groupe de travail Chaîne de 4 à 20 caractères alphanumériques, respectant la casse. Elle est tapée lors de la création d un nouveau fichier d informations de groupe de travail avec l Administrateur de groupes de travail. Ce numéro garantit que le fichier d informations ne pourra être recréé que par une personne connaissant le nom, l organisation et le N de groupe de travail entrés à la création du fichier. - Compte d utilisateur Compte identifié par un nom d utilisateur et un numéro personnel. Le compte est créé pour gérer l accès aux objets d une base de données dans un groupe de travail Access. - Compte de groupe Ensemble des comptes utilisateurs d un groupe de travail identifié par un nom de groupe et un numéro personnel d identification (PID). - Autorisations d accès Ensemble d attributs spécifiant le type d accès aux données et aux objets de la base de données dont dispose un utilisateur. - Groupe Administrateurs Compte de groupe de l administrateur du système détenant les autorisations d accès complètes pour les bases de données utilisées par un groupe de travail. Le groupe Administrateurs doit contenir au moins un utilisateur (par défaut : Administrateur). - Groupe Utilisateurs Compte de groupe contenant tous les comptes utilisateurs. Par défaut ce compte bénéficie de toutes les autorisations d accès pour tous les nouveaux objets. Les nouveaux utilisateurs sont automatiquement ajoutés à ce groupe lors de leur création. Access 2000 Perfectionnement : PROTECTION D'UNE BASE DE DONNEES 11

14 2.3. DIFFERENTES ETAPES DE PROTECTION Création d'un groupe de travail Assurez-vous que la base de données est complètement protégée. N utilisez pas le groupe de travail par défaut défini par le fichier d informations du groupe de travail Microsoft Access créé lors de l installation (SYSTEM.MDW), créez un nouveau fichier. - Rechercher dans le dossier d'installation d'office 2000, le programme WRKGADM.EXE, - Lancer ce programme par un double clic, - Dans la boîte de dialogue «Administrateur de groupe de travail», - Cliquer sur le bouton Créer, La boîte de dialogue «Information du propriétaire du groupe de travail» s affiche, Comme lors de l'installation de programmes, - Entrer le nom, - Entrer le nom de la société dans la zone «Organisation», - Dans la zone «Identificateur de groupe de travail», taper n importe quelle combinaison de 1 à 20 caractères alphanumériques, - Cliquer sur le bouton OK. Assurez-vous d écrire correctement vos nom, organisation et Code groupe de travail, en tenant compte des majuscules et des minuscules (pour les trois entrées), et gardez-les dans un endroit sûr. Si vous devez créer de nouveau le fichier d informations, il est indispensable de fournir ces informations. La boîte de dialogue «Fichier d information de groupe de travail» s affiche, Par défaut, le fichier d informations du groupe de travail est enregistré dans le dossier d installation d Access. Pour l enregistrer dans un dossier différent, taper un nouveau chemin d accès ou cliquer sur le bouton Parcourir pour sélectionner un dossier. Access 2000 Perfectionnement : PROTECTION D'UNE BASE DE DONNEES 12

15 La boîte de dialogue «Confirmer l information de groupe de travail» s affiche, - Cliquer sur le bouton OK pour confirmer, Un message confirmant la création du fichier de groupe de travail doit s'afficher. Ou, - Cliquer sur le bouton Changer pour ouvrir la boîte de dialogue «Information du propriétaire du groupe de travail» et modifier les informations. créé La fenêtre de l'administrateur de groupe de travail, s'affiche. Rejoindre le groupe de travail La zone «Fichier de groupe de travail» précise le chemin d'accès et le nom du fichier de groupe de travail que l'on vient de créer. Le groupe créé a donc été rejoint automatiquement. Si ce n'est pas le cas, - Lancer le programme Administrateur de groupe MsAccess, - Dans la boîte de dialogue «Administrateur de groupe de travail», - Cliquer sur le bouton Joindre, La boîte de dialogue «Fichier d information de groupe de travail» s affiche, - Cliquer sur le bouton Parcourir pour sélectionner le fichier d'information de groupe de travail dans l arborescence. Créer un nouveau compte d administrateur - Lancer Access et ouvrir la base de données, Aucune procédure de connexion n'est encore nécessaire. - Sélectionner dans le menu OUTILS le sous-menu SECURITE, - Sélectionner la commande GESTION DES UTILISATEURS ET DES GROUPES, Access 2000 Perfectionnement : PROTECTION D'UNE BASE DE DONNEES 13

16 La boîte de dialogue «Gestion des utilisateurs et des groupes» s affiche, Dans l'onglet «Utilisateurs», - Cliquer sur le bouton Nouveau. Dans la boîte de dialogue «Nouvel utilisateur/nouveau groupe», - Taper le nom du compte d administrateur ainsi qu un N personnel, - Cliquer sur le bouton OK pour créer le nouveau compte. - Dans la zone «Liste des groupes», - Cliquer sur Administrateurs, puis sur le bouton Inscrire pour ajouter cet utilisateur dans le groupe des Administrateurs. - Cliquer sur OK pour créer le nouveau compte d administrateur. Les noms d utilisateurs peuvent comporter jusqu à 20 caractères. Les caractères autorisés sont les caractères alphabétiques, les caractères accentués, les chiffres, les espaces et les symboles à l exception des caractères suivants : " / \ [ ] : < > + = ;,? * Le N personnel n'est pas un mot de passe. Microsoft Access utilise ce numéro et le nom de l'utilisateur comme bases pour un algorithme de codage qui génère un identificateur de sécurité pour le compte utilisateur. Procédure de connexion Pour que la procédure de connexion se mette en place, il est nécessaire d'affecter un mot de passe au compte d'utilisateur Administrateur utilisé par défaut. - L'utilisateur par défaut est l'utilisateur Administrateur. - Sélectionner dans le menu OUTILS le sous-menu SECURITE, - Sélectionner la commande GESTION DES UTILISATEURS ET DES GROUPES, - Cliquer sur l onglet «Changer le mot de passe», Le nom d'utilisateur affiché est : Administrateur. - Dans la zone «Nouveau mot de passe», taper un mot de passe. Ne rien taper dans la zone «Ancien mot de passe», - Taper à nouveau le mot de passe dans la zone «Vérification», - Cliquer sur le bouton OK. Les mots de passe peuvent comprendre entre 1 et 14 caractères et peuvent inclure tout caractère à l exception du caractère ASCII 0 (nul). Le respect de la casse (majuscules/minuscules) s'applique aux mots de passe. Access 2000 Perfectionnement : PROTECTION D'UNE BASE DE DONNEES 14

17 Permissions du groupe Administrateurs Cette étape consiste à donner toutes les autorisations nécessaires à la gestion des objets de la base de données au groupe des Administrateurs. - Sélectionner dans le menu OUTILS le sous-menu SECURITE, - Sélectionner la commande AUTORISATIONS D'ACCES, - Cliquer sur l'onglet «Autorisations d'accès», Dans la zone «Lister», - Sélectionner l'option Groupes, Dans la zone «Nom utilisateur/groupe», - Cliquer sur Administrateurs, Dans la zone «Type d'objet» - Sélectionner un type d'objet, Dans la zone «Nom de l'objet», - Sélectionner tous les objets listés par un cliquerglisser, Dans la zone «Autorisations d'accès» - Cocher les cases de gauche (Lire la structure, Modifier la structure, Administrer), - Cliquer sur Appliquer. - Procéder ainsi pour chaque type d'objet. Voir page 19 la description des différents types de permissions. Procédure de connexion - Quitter Access, - Relancer Access et ouvrir la base de données, La boîte de dialogue de connexion s'affiche : Dans la zone «Nom», - Saisir le nom de l'utilisateur précédemment créé dans le groupe administrateur, - La zone «Mot de passe» reste vierge. - Cliquer sur le bouton OK. En environnement multi-utilisateurs, si Access est présent sur chaque poste, tous les utilisateurs doivent rejoindre le groupe de travail défini : - Copier le nouveau fichier d information du groupe de travail dans un dossier, - Demander à chaque utilisateur d exécuter l Administrateur de groupe de travail pour rejoindre le nouveau fichier d informations du groupe de travail. Access 2000 Perfectionnement : PROTECTION D'UNE BASE DE DONNEES 15

18 Transfert de propriétés Pour pouvoir exercer pleinement ses droits sur la base de données protégée, l'administrateur doit en être le propriétaire. Il est plus facile de procéder en créant une nouvelle base de données à partir de la précédente. Au besoin relancer Access et se connecter avec le nom de l'utilisateur Administrateur créé précédemment. - Cliquer sur le bouton pour créer une nouvelle base de données, - Spécifier le nom et l'emplacement de cette base de données, - Sélectionner dans le menu FICHIER le sous-menu DONNEES EXTERNES, - Sélectionner la commande IMPORTER, - Ouvrir le dossier qui contient la base de données que l'on sécurise, - Ouvrir la base de données, Dans la boîte de dialogue «Importer des objets», - Sélectionner tous les objets de cette base de données : - Cliquer sur chaque onglet, - Cliquer sur le bouton Sélectionner tout, - Cliquer sur le bouton OK. Supprimer l utilisateur Administrateur du groupe Administrateurs - Sélectionner dans le menu OUTILS le sous-menu SECURITE, - Sélectionner la commande GESTION DES UTILISATEURS ET DES GROUPES, - Sélectionner l'onglet «Utilisateurs», - Dans la zone «Nom», sélectionner Administrateur, - Dans la zone «Utilisateur inscrit dans», cliquer sur le groupe Administrateurs, - Cliquer sur le bouton Enlever. Création des autres comptes d'utilisateurs et de groupes - Créer autant de comptes de groupes que nécessaire, - Créer les comptes utilisateurs et les affecter au groupe adéquat, - Définir les autorisations pour chaque groupe. Affecter des mots de passe aux utilisateurs - Se connecter avec le nom de l'utilisateur concerné, - Sélectionner dans le menu OUTILS le sous menu SECURITE, - Sélectionner la commande GESTION DES UTILISATEURS ET DES GROUPES, - Dans l'onglet «Mot de passe», entrer le mot de passe. Access 2000 Perfectionnement : PROTECTION D'UNE BASE DE DONNEES 16

19 2.4. GESTION DES UTILISATEURS ET DES GROUPES - Sélectionner dans le menu OUTILS le sous-menu SECURITE, - Sélectionner la commande GESTION DES UTILISATEURS ET DES GROUPES, Seul un utilisateur faisant partie du groupe Administrateurs peut modifier la structure du fichier d'information de groupe de travail. Gestion des groupes - Sélectionner l onglet «Groupes», Pour créer un nouveau groupe de travail, - Cliquer sur le bouton Nouveau, - Taper le nom du groupe, - Taper le PID dans la zone «N personnel», - Cliquer sur OK. Pour supprimer un groupe de travail, - Sélectionner le groupe voulu dans la liste «Nom», - Cliquer sur le bouton Supprimer, - Confirmer la suppression dans la boîte message qui apparaît. Gestion des utilisateurs - Sélectionner l onglet «Utilisateurs», Créer un nouvel utilisateur, - Cliquer sur le bouton Nouveau, - Taper le nom de l utilisateur, - Taper le numéro personnel, - Cliquer sur OK. Pour supprimer un utilisateur, - Sélectionner l utilisateur voulu dans la liste «Nom», - Cliquer sur le bouton Supprimer, - Confirmer la suppression dans la boîte message qui apparaît. - Le bouton Effacer le mot de passe permet de supprimer le mot de passe d un utilisateur. (Seul un administrateur est autorisé à le faire) Access 2000 Perfectionnement : PROTECTION D'UNE BASE DE DONNEES 17

20 - Le bouton Imprimer les utilisateurs et les groupes permet d imprimer un état comportant les informations sur la gestion des groupes et des utilisateurs. Ajouter, Supprimer un utilisateur dans un groupe de travail - Dans la zone «Utilisateur», - Sélectionner l utilisateur concerné, Pour ajouter - Dans la zone «Liste des groupes», - Sélectionner le groupe auquel appartiendra l utilisateur, - Cliquer sur le bouton Inscrire. Pour supprimer - Dans la zone «Utilisateur inscrit dans», - Sélectionner le groupe voulu, - Cliquer sur le bouton Enlever. Ajouter un mot de passe Chaque utilisateur peut entrer un mot de passe ou modifier le mot de passe existant sur son compte. - Sélectionner dans le menu OUTILS le sous-menu SECURITE, - Sélectionner la commande GESTION DES UTILISATEURS ET DES GROUPES, - Cliquer sur l'onglet «Changer le mot de passe», Entrer un mot de passe - Saisir le mot de passe dans les zones «Nouveau mot de passe» et «Confirmation». Modifier le mot de passe - Saisir le mot de passe actuel dans la zone «Ancien mot de passe», - Entrer le nouveau mot de passe dans les zones «Nouveau mot de passe» et «Confirmation» AUTORISATIONS Vous pouvez accorder ou retirer des autorisations d'accès à des comptes d utilisateur et de groupe dans votre groupe de travail pour une base de données et les objets qui en font partie ainsi que les nouveaux objets. Pour pouvoir modifier les autorisations d accès à un objet, l'utilisateur connecté doit être propriétaire ou faire partie du groupe Administrateurs. Accorder ou retirer des autorisations d'accès Il est plus rapide de définir les autorisations d'accès au niveau des groupes. - Lancer Access en se connectant en tant qu'administrateur, - Ouvrir la base de données qui contient les objets à protéger. - Sélectionner dans le menu OUTILS le sous-menu SECURITE, - Sélectionner la commande AUTORISATIONS D ACCES, Access 2000 Perfectionnement : PROTECTION D'UNE BASE DE DONNEES 18

21 - Sélectionner l'onglet «Autorisations d'accès», Dans la zone «Lister», - Cliquer sur l option Utilisateurs ou sur l option Groupes, Dans la zone «Nom utilisateur/groupe», - Sélectionner l utilisateur ou le groupe auquel on souhaite accorder les autorisations d'accès, Dans la zone «Type de l objet», - Sélectionner le type d objet voulu, Dans la zone «Nom de l objet», - Sélectionner le ou les objets auxquels les autorisations d'accès se rapporteront, Vous pouvez sélectionner plusieurs objets dans la zone «Nom de l objet» en faisant glisser le pointeur de la souris sur les objets que vous voulez sélectionner ou en maintenant la touche «CTRL» enfoncée et en cliquant sur les objets souhaités. Dans la zone «Autorisations d'accès», - Cocher ou décocher les cases suivant les autorisations d'accès que vous voulez accorder ou retirer, - Cliquer sur le bouton Appliquer. - Répéter les étapes précédentes pour accorder ou retirer des autorisations d'accès portant sur d autres objets à l utilisateur ou au groupe en cours ou pour tout utilisateur ou groupe supplémentaire, - Cliquer sur le bouton OK. Si vous assignez ou supprimez des autorisations d'accès au code Visual Basic (formulaires, états, ou modules), ces autorisations ne prendront effet que si la base de données est fermée puis rouverte. Types d autorisations d'accès Autorisation Permet à un utilisateur de S applique à Ouvrir/exécuter Ouvrir une base de données Ouvrir un formulaire ou un état Exécuter une macro. Base de données Formulaires Etats Macros Ouvrir en mode exclusif Ouvrir une base de données en mode exclusif. Base de données Lire la structure Afficher des objets en mode Création. Tables, requêtes Formulaires, états Macros et modules Access 2000 Perfectionnement : PROTECTION D'UNE BASE DE DONNEES 19

22 Modifier la structure Afficher, modifier, Effacer les objets. Tables, requêtes Formulaires, états Macros et modules Administrer Définir un mot de passe sur la base de données Copier une base de données Modifier les propriétés de démarrage. Accéder sans restriction aux objets et données Attribuer les autorisations d'accès. Bases de données Tables, requêtes Formulaires, états Macros et modules Lire les données Afficher des données. Tables et requêtes Modifier les données Afficher et modifier des données Ni ajout, ni suppression Tables et requêtes Ajouter des données Afficher et ajouter des données, Ni modification, ni suppression Tables et requêtes Supprimer des données Afficher et supprimer des données Ni modification, ni ajout Tables et requêtes Certaines autorisations d'accès s accompagnent automatiquement de la sélection d autres autorisations d'accès. Par exemple, l autorisation d'accès Modifier les données d une table s accompagne automatiquement des autorisations d'accès Lire les données et Lire la structure car vous en avez besoin pour modifier les données d une table. Modifier la structure et Lire les données s accompagnent automatiquement de Lire la structure. Dans le cas des macros, Lire la structure s accompagne automatiquement de Ouvrir/Exécuter MODIFIER LE PROPRIETAIRE - Le propriétaire d'un objet est par défaut son créateur et il dispose des permissions maximales. - La propriété d'objets dans la base de données peut être transférée à un groupe. Dans ce cas tous les utilisateurs membres du groupe deviennent propriétaires de ces objets. - La propriété de la base de données peut être transférée à un compte utilisateur et non à un groupe. - Le transfert de propriété sur un objet peut être réalisé par le propriétaire ou par un utilisateur possédant la permission Administrer sur l'objet. Pour transférer la propriété de tous les objets d'une base de données, il est plus rapide et plus sûr de créer une nouvelle base de données. Voir page Se connecter en tant qu administrateur, - Ouvrir la base de données qui contient les objets, - Sélectionner dans le menu OUTILS le sous-menu SECURITE, - Sélectionner la commande AUTORISATIONS D ACCES, Access 2000 Perfectionnement : PROTECTION D'UNE BASE DE DONNEES 20

23 La boîte de dialogue «Autorisations d accès» s affiche, Onglet «Changer le propriétaire», Dans la zone «Type d objet», - Sélectionner le type de l objet dont on veut changer le propriétaire, Dans la liste «Objet», - Sélectionner l objet voulu, - Sélectionner l option Groupes ou Utilisateurs, Dans la zone «Nouveau propriétaire», - Sélectionner l utilisateur ou le groupe qui deviendra le nouveau propriétaire de l objet, - Cliquer sur le bouton Changer le propriétaire SECURISER UNE BASE DE DONNEES A L'AIDE DE L'ASSISTANT - Sélectionner dans le menu OUTILS le sous-menu SECURITE, - Sélectionner la commande ASSISTANT SECURITE AU NIVEAU UTILISATEUR, Etape 1 : Choix du fichier de groupe de travail - Créer un nouveau fichier de groupe de travail Sélectionner cette option si l'on n a pas créé et rejoint un nouveau groupe de travail à partir du programme Gestionnaire de groupe de travail. Access 2000 Perfectionnement : PROTECTION D'UNE BASE DE DONNEES 21

24 - Modifier le fichier de groupe actuel Sélectionner cette option si le groupe de travail actuel est un fichier de groupe de travail différent du fichier par défaut (SYSTEM.MDW) Création d'un fichier de groupe de travail Entrer les informations suivantes : - «Nom de fichier», Nom et emplacement du fichier de groupe de travail. - «WID» Numéro d'identification, conserver celui proposé ou taper un autre numéro (4 à 20 caractères alphanumériques). - «Votre nom» et «Société» Zones de saisie facultative. - Je souhaite que ce fichier soit mon fichier de groupe de travail par défaut Ce fichier de groupe de travail sera utilisé pour l'ouverture de n'importe quelle base de données. - Je souhaite créer un raccourci pour ouvrir ma base de données sécurisée Associe le fichier de groupe de travail à la base de données en cours. Etape 2 : Choix des objets à protéger La fenêtre montre les différents objets, chaque type d'objets étant représenté par un onglet. L'onglet «Tous les objets», répertorie tous les objets de la base de données ainsi que les nouveaux objets qui pourraient être ajoutés. Par défaut, tous les objets sont marqués pour être protégés. - Décocher les cases des objets que l'on ne veut pas protéger. Access 2000 Perfectionnement : PROTECTION D'UNE BASE DE DONNEES 22

25 Etape 3 : Choix des groupes La fenêtre affiche une liste de comptes de groupe qui peuvent être utilisés pour définir le type d'accès aux données. Chaque groupe correspond à des autorisations différentes. La partie droite montre pour chaque groupe : - Son nom, - Le numéro d'identification, - Les autorisations du groupe. - Cocher les cases des groupes que l'on veut utiliser. La gestion des autorisations d'accès pourra être modifiée par la suite à partir de la commande AUTORISATIONS D'ACCES (menu OUTILS, sous menu SECURITE). Etape 4 : Groupe Utilisateurs Permet de définir les autorisations pour le groupe des Utilisateurs. Par défaut ce compte de groupe ne dispose d'aucunes autorisations spéciales. Si vous donnez des autorisations au groupe utilisateurs, Access vous avertit que toute personne disposant d'access aura les mêmes autorisations. Access 2000 Perfectionnement : PROTECTION D'UNE BASE DE DONNEES 23

26 Etape 5 : Gestion des utilisateurs Permet de définir de nouveaux utilisateurs, de supprimer des utilisateurs existants. Access liste les utilisateurs déjà définis dans le groupe de travail (s'il en existe). - Cliquer sur l'option Ajouter un utilisateur, Ou - Cliquer sur le bouton Ajouter l utilisateur à la liste, Remplir les zones : - «Nom d'utilisateur», - «Mot de passe», facultatif - «PID», si le numéro proposé par Access ne convient pas. - Cliquer sur le bouton Ajouter l'utilisateur à la liste. Par la suite, la gestion des utilisateurs et des groupes pourra se faire par la commande GESTION DES UTILISATEURS ET DES GROUPES (menu OUTILS, sous menu SECURITE). Etape 6 : Constitution des groupes Permet d'insérer un ou plusieurs utilisateurs dans les groupes sélectionnés à l'étape 3. Sélectionner un utilisateur et lui affecter un ou plusieurs groupes Sélectionner un groupe et lui affecter des utilisateurs - Sélectionner un utilisateur dans la liste, - Sélectionner un groupe dans la liste, - Cocher les cases des groupes auxquels - Cocher les cases des utilisateurs qui il doit appartenir. doivent faire partie de ce groupe. - Procéder de même pour tous les utilisateurs. - Procéder de même pour tous les groupes. Access 2000 Perfectionnement : PROTECTION D'UNE BASE DE DONNEES 24

27 Etape 7 : Copie de la base non sécurisée Access recrée, sous le même nom, la base de données en cours avec toutes les options de sécurité spécifiées. En même temps, il génère un fichier.bak de l'ancienne version non sécurisée. Vous pouvez spécifier un nom et un emplacement particulier pour cette copie de sauvegarde. Access vous informe qu'un rapport concernant la sécurité sera généré. Access 2000 Perfectionnement : PROTECTION D'UNE BASE DE DONNEES 25

28 3. IMPORTATION, ATTACHES, EXPORTATION 3.1. GENERALITES Vous pouvez utiliser des données stockées dans une autre base de données Access ou dans des fichiers provenant d'autres applications. Importer ou attacher des tables - L'importation copie les données dans la base de données Access et permet donc un traitement plus rapide des données. L'importation permet aussi la personnalisation de la structure de la nouvelle table créée. - L'attache de tables crée des liens vers des tables ou des fichiers et permet de disposer en permanence de données mises à jour. Les différentes sources de données Vous pouvez importer ou attacher des données suivant un large éventail de formats de fichier provenant d autres programmes.erreur! Signet non défini. Source de données Version ou format Microsoft Access 2.0, 7.0 (95), 8.0 (97) et 9.0 (2000) Projet Microsoft Access 9.0 (2000) Microsoft Visual FoxPro dbase La version 7 nécessite Borland Database Engine Paradox La version 8.0 nécessite Borland Database Engine Tables SQL et données issues de programmes et de bases de données prenant en charge l'odbc 2.x, 3.0, 5.0 et 6.x (uniquement importation) III, III+, IV et 5 4.x ou supérieure 3.x, 4.x et x ou supérieure Microsoft SQL Server, pilote ODBC Les feuilles de calcul Microsoft Excel 3.0, 4.0, 5.0, 7.0 (95), 8.0 (97) et 9.0 (2000) Les feuilles de calcul Lotus (lecture seule) Les fichiers texte délimités Les fichiers texte à longueur fixe Les formats.wks,.wk1,.wk3 et.wk4 Quelque soit le jeu de caractères Quelque soit le jeu de caractères HTML 1.0, 2.0, 3.x Microsoft Exchange Programmes non pris en charge Toutes versions La plupart sont capables d'exporter des données dans un fichier texte délimité ou à longueur fixe, qui peut ensuite être importé ou lié dans Access. Access 2000 Perfectionnement : IMPORTATION, ATTACHES, EXPORTATION 26

29 3.2. IMPORTATION DE DONNEES - Ouvrir la base de données vers laquelle on veut importer des données, - Sélectionner dans le menu FICHIER le sous-menu DONNEES EXTERNES, - Sélectionner la commande IMPORTER, La boîte de dialogue «Importer» s affiche,erreur! Signet non défini. - Sélectionner le dossier contenant les données à importer, Dans la zone «Type de fichiers» : - Sélectionner le type de fichiers que l on veut visualiser, - Sélectionner le fichier voulu, - Cliquer sur le bouton Importer, Importation de fichier texte délimité Etape 1 : Type de fichier - Dans la boîte de dialogue «Importer», - Sélectionner le type de fichier Texte, - Sélectionner le dossier puis le fichier à importer, - Cliquer sur le bouton Importer, L Assistant décèle si le fichier est sous forme délimitée ou de longueur fixe. Dans l exemple il est Délimité. La zone inférieure de la boîte de dialogue montre les données à importer. - Cliquer sur le bouton Suivant, Access 2000 Perfectionnement : IMPORTATION, ATTACHES, EXPORTATION 27

30 Etape 2 : Paramétrage du découpage Si le découpage des données ne semble pas correct, vous pouvez : - Tester un autre séparateur de champ, - Spécifier si la première ligne importée contient les noms des champs ou non (Dans l'exemple, la case doit être cochée et le contenu de la première ligne se positionne sous forme d'en-têtes de colonnes), - Spécifier s'il existe, le délimiteur de texte (suivant la source des données, les textes purs peuvent être délimités par des caractères spécifiques comme les guillemets). - Cliquer sur le bouton Suivant, Etape 3 : Destination des données - Dans une table existante Ajoute les données importées dans la table sélectionnée dans la liste. - Cliquer sur Terminer pour lancer l'importation. - Dans une nouvelle table Crée une nouvelle table dans la base de données en cours. - Cliquer sur le bouton Suivant, Dans le cas d'une importation directe dans une table de la base de données en cours, les noms, l'ordre des champs, les types de données ainsi que les tailles doivent correspondre à ceux de la table de destination. Il est souvent plus aisé, d'importer les données vers une nouvelle table puis de créer une requête pour mettre à jour une table existante. L'importation directe dans une table provoque souvent des erreurs. Les enregistrements sur lesquels s'est produite l'erreur sont stockés dans une table générée automatiquement (le nom de cette table se termine par _ImportExport). Access 2000 Perfectionnement : IMPORTATION, ATTACHES, EXPORTATION 28

31 Etape 4 : Personnalisation de la structure Création d'une nouvelle table - Pour chaque champ, vous pouvez, - Modifier son nom, - Modifier le type de données, - L'indexer ou non, - L'importer ou non. Pour sélectionner un champ, cliquer sur la colonne correspondante. - Cliquer sur le bouton Suivant, Etape 5 : Clé primaire - Laisser Access ajouter une clé primaire Access ajoute un champ de type NuméroAuto et le définit en tant que clé primaire. - Choisir ma propre clé primaire Sélectionner le champ contenant des données uniques qui sera utilisé comme clé primaire. - Pas de clé primaire Aucune clé primaire n'est définie pour la table. - Cliquer sur le bouton Suivant, Etape 6 : Nommer la table Dans le cas de création d'une nouvelle table avec les données importées, Access propose un nom par défaut correspondant au nom du fichier initial. - Modifier le nom de la table si nécessaire, - Cliquer sur le bouton Terminer pour lancer l'importation. Access procède à l importation des données puis affiche un message indiquant la réussite ou l'échec de l'importation. Dans les objets Tables figure la nouvelle table créée. Le mode Feuille de données permet de visualiser les données importées, le mode Création permet de modifier la structure de cette table. Access 2000 Perfectionnement : IMPORTATION, ATTACHES, EXPORTATION 29

32 Création et utilisation d un fichier de spécification d import/export Lorsque vous importez souvent des fichiers texte similaires, que ce soient des fichiers délimités ou de longueur fixe, vous avez intérêt à créer un fichier de format d import/export dans lequel sont stockés les paramètres d importation. La création d un tel fichier peut être réalisée dans l Assistant d Importation de texte. - Lancer une commande d importation de fichier texte, Dans la boîte de dialogue de l Assistant, - Procéder à la mise en place de l'importation (Découpage, Noms des champs, Index ) - Cliquer sur le bouton Avancé, La boîte de dialogue «ADRESSE Spécification d importation» s affiche, Les spécifications du fichier texte en cours s'inscrivent dans la fenêtre, vous pouvez modifier certaines informations : - Préciser le format de fichier ainsi que les délimiteurs de champ et de texte pour les fichiers délimités, - Dans la zone «Dates, heures et nombres», préciser les caractéristiques adéquates, Dans la zone «Informations sur le champ : - Vous pouvez modifier les noms de champs, les types de données et leur taille, les indexations. - La colonne Démarrage donne pour les fichiers de longueur fixe, la position du premier caractère pour ce champ. - Pour ne pas importer un champ, cocher la case Sauter. - Cliquer sur le bouton Enregistrer sous pour enregistrer les spécifications de la boîte de dialogue, - Taper le nom pour le fichier de paramètres d importation, - Cliquer sur le bouton OK. Pour utiliser un fichier de paramètres - Dans la boîte de dialogue «Assistant d'importation de texte», cliquer sur le bouton Avancé, - Dans la boîte de dialogue «Spécification d'importation», cliquer sur le bouton Paramètres, - Sélectionner le fichier à utiliser dans la liste puis cliquer sur le bouton Ouvrir. Access 2000 Perfectionnement : IMPORTATION, ATTACHES, EXPORTATION 30

33 Importation d'un fichier texte de longueur fixe Dans un fichier texte de type Longueur fixe, c'est en général les espaces qui permettent de définir les différentes colonnes donc les différents champs. - Cliquer sur le bouton Suivant, Dans l'exemple ci-dessus, Access ne fait pas de coupure entre la date et la ville, car il n'y a pas d'espace. C'est à l'utilisateur de vérifier les zones de coupure et d'en ajouter ou d'en supprimer. Les autres étapes sont identiques à celles vues précédemment. Importation d une feuille ou d'une plage de cellules Excel - Dans la boîte de dialogue «Importer», - Sélectionner le type de fichier Microsoft Excel, - Sélectionner le dossier puis le fichier à importer, - Cliquer sur le bouton Importer, L Assistant Importation de feuille de calcul démarre, Access 2000 Perfectionnement : IMPORTATION, ATTACHES, EXPORTATION 31

34 - Sélectionner l option Afficher les feuilles de données pour visualiser le nom des différentes feuilles du classeur contenant des données. (Les feuilles vides ne sont pas listées) - Sélectionner l option Afficher les plages nommées si un nom a été défini pour la plage de cellules à importer. - Cliquer sur le bouton Suivant, - Cocher la case Première ligne contient les entêtes de colonnes si cette ligne contient les noms des champs, - Cliquer sur le bouton Suivant, Les autres étapes sont identiques à celles vues précédemment pour l'importation de fichier texte délimité. Importation à partir d une autre base de données Access - Dans la boîte de dialogue «Importer», - Sélectionner le type de fichier Microsoft Access, - Sélectionner le dossier puis le fichier de base de données et cliquer sur le bouton Importer, - Sélectionner les objets à importer en cliquant successivement sur les différents objets voulus dans les différents onglets. - Le bouton Sélectionner tout permet de sélectionner l ensemble des objets de l'onglet. Access 2000 Perfectionnement : IMPORTATION, ATTACHES, EXPORTATION 32

35 - Le bouton Options affiche dans la partie inférieure de la fenêtre une zone permettant de spécifier des options pour l importation, Dans la zone «Importer», - Cocher la case Relations pour importer les relations existantes avec les tables et les requêtes importées. - Cocher la case Menus et Barre d outils pour importer les barres d outils personnalisées. Si une barre d outils porte le même nom dans la base de données actuelle, la barre d outils n est pas importée. - Cocher la case Paramètres d import/export pour importer les fichiers de spécifications d import/export. Dans la zone «Importer les tables», - Cocher la case voulue pour importer la structure de table et les données (Définition et données) ou la Définition uniquement. Dans la zone «Importer les requêtes», - Préciser si les requêtes doivent être importées Comme des requêtes ou Comme des tables ATTACHE DE TABLES - Ouvrir la base de données dans laquelle on veut attacher une table, - Sélectionner dans le menu FICHIER le sous-menu DONNEES EXTERNES, - Sélectionner la commande LIER LES TABLES, La boîte de dialogue «Attacher» s affiche, - Sélectionner le dossier contenant les données à importer, Dans la zone «Type de fichiers», - Sélectionner le type de fichiers que l on veut visualiser, - Sélectionner le fichier voulu, - Cliquer sur le bouton Attacher, Suivant le type de données, Access peut réaliser l attache de la table directement ou déclencher le démarrage d un Assistant demandant les informations nécessaires. Access 2000 Perfectionnement : IMPORTATION, ATTACHES, EXPORTATION 33

36 Fichier Outlook Table Access Accès via ODBC Feuille de calcul Excel Lorsque vous supprimez une table attachée dans votre base de données Access, vous supprimez la liaison établie avec le fichier source mais non le fichier lui-même. Propriétés des champs des tables attachées Dans une table attachée, en mode Création, seules les propriétés Format, Décimales, Masque de saisie et Légende peuvent être modifiées. Dans le cas d une table attachée Access, celle-ci utilise le paramétrage des propriétés défini dans la base de données source (Règles de validation par exemple). Gestionnaire des tables attachées Access propose un programme complémentaire, le Gestionnaire des tables attachées, permettant de mettre à jour les attaches lorsque le fichier source a été déplacé. - Ouvrir la base de données contenant les attaches à mettre à jour, - Sélectionner dans le menu OUTILS le sous-menu UTILITAIRES DE BASE DE DONNEES, - Sélectionner la commande GESTIONNAIRE DE TABLES LIEES, La boîte de dialogue «Gestionnaire d attaches» s affiche, La liste des tables attachées est affichée avec le nom des tables et le chemin d accès aux données source. - Sélectionner la ou les tables attachées à mettre à jour en cochant la ou les cases correspondantes, - Cliquer sur le bouton Sélectionner tout pour sélectionner l ensemble des tables attachées, - Cliquer sur le bouton Désélectionner tout pour annuler la sélection réalisée, - Cliquer sur le bouton OK, Si l'emplacement de la source peut subir des modifications, cocher la case Toujours demander un nouvel emplacement de façon à pouvoir spécifier le nouvel emplacement de la source de données. Access 2000 Perfectionnement : IMPORTATION, ATTACHES, EXPORTATION 34

37 3.4. LE FRACTIONNEUR DE BASE DE DONNEES Cette commande divise une base de données en deux fichiers, - Un fichier base de données principale contenant les tables (nouveau fichier), un autre les requêtes, les formulaires, les états, les macros et les modules (fichier actuel). Les tables sont accessibles via des attaches. Cette commande est utilisée en réseau pour séparer les données communes (tables) des objets pouvant être personnalisés par les utilisateurs. Cette procédure peut être aussi utilisée pour diminuer la taille de très grosses bases de données. - Ouvrir la base de données à fractionner, - Sélectionner dans le menu OUTILS le sous-menu UTILITAIRES DE BASE DE DONNEES, - Sélectionner la commande FRACTIONNER UNE BASE DE DONNEES, La boîte de dialogue de l Assistant s affiche, - Cliquer sur le bouton Fractionner la base de données, La boîte de dialogue «Créer une base de données principale» s affiche pour permettre à l utilisateur de définir l emplacement et le nom du fichier qui contiendra les tables. - Sélectionner le dossier voulu, - Saisir le nom désiré pour le fichier Base de données principale, - Cliquer sur le bouton Fractionner, Access procède à l exportation des tables vers ce nouveau fichier puis réalise les attaches de tables dans le fichier de base de données actuel. En fin de fractionnement, le message suivant s affiche. Access 2000 Perfectionnement : IMPORTATION, ATTACHES, EXPORTATION 35

38 3.5. EXPORTATION DE DONNEES Il est possible d exporter des données provenant de tables ou de requêtes vers des fichiers texte, des feuilles de calcul ou dans tout format de base de données présentées en début de chapitre. - Ouvrir la base de données contenant les éléments à exporter, - Sélectionner la table ou la requête à exporter, Si vous désirez exporter une sélection de données vers un fichier texte ou une feuille de calcul, sélectionnez les données voulues en mode feuille de données. Si vous exportez vers une autre base Access, la liste des différents objets sera proposée en vue d exporter plusieurs objets simultanément. - Sélectionner dans le menu FICHIER la commande EXPORTER, La boîte de dialogue «Exporter Table... vers» s affiche, Dans la zone «Type de fichier», - Sélectionner le format du fichier d exportation, - Sélectionner le dossier dans lequel le fichier sera stocké, - Saisir un nom pour ce fichier, - Cliquer sur le bouton Enregistrer. Suivant le format de fichier sélectionné, certaines options peuvent être activées, permettant de conserver le format des données ou de n exporter qu une sélection de données. De même, suivant le format de fichier d exportation choisi, l exportation peut être réalisée directement par Access ou, il peut y avoir démarrage d un Assistant permettant à l utilisateur de préciser certains paramètres pour l exportation. Access 2000 Perfectionnement : IMPORTATION, ATTACHES, EXPORTATION 36

39 Exportation vers une autre base de données Access Dans la boîte de dialogue «Enregistrer dans», - Sélectionner le type de fichier Microsoft Access, option par défaut, - Préciser l emplacement et le nom du nouveau fichier de base de données, Ou - Sélectionner un fichier de base de données existant, - Cliquer sur Exporter, La boîte de dialogue «Exporter» s affiche, Tables et requêtes, - Préciser le nom qui lui sera attribué dans la base de données vers laquelle elle sera exportée, - Sélectionner l option Définition et données pour exporter la structure de la table et les données qu elle contient, - Sélectionner l option Définition uniquement pour exporter seulement la structure de la table. Formulaires, Etats - Préciser le nom qui lui sera attribué dans la base de données vers laquelle l'objet est exporté. Exportation vers un fichier Excel - Ouvrir la base de données contenant les éléments à exporter, - Sélectionner la table ou la requête à exporter, Ou - Sélectionner dans la feuille de données, les enregistrements à exporter, - Sélectionner dans le menu FICHIER la commande EXPORTER, - Dans la boîte de dialogue «Exporter», - Sélectionner l option Microsoft Excel ou Microsoft Excel 5-7 suivant le cas, - Préciser l'emplacement et le nom du fichier qui sera généré, - Cliquer sur Enregistrer. Pour conserver les paramètres de format utilisés pour les données, cocher la case Enregistrer formaté. Access 2000 Perfectionnement : IMPORTATION, ATTACHES, EXPORTATION 37

40 3.6. DUPLIQUER UN OBJET Cette commande permet de dupliquer un objet existant dans une base de données Access. Dans la fenêtre de la base de données, - Cliquer sur l'objet à dupliquer, - Sélectionner dans le menu FICHIER la commande ENREGISTRER SOUS, - Entrer le nom du nouvel objet, - Choisir éventuellement un autre type d'objet. Les tables et les requêtes peuvent être enregistrées aussi sous forme de formulaires ou d'états. Les formulaires peuvent être enregistrés sous forme d'état. Pour dupliquer un objet en créant un nouvel objet de même type, vous pouvez utiliser les commandes COPIER et COLLER du menu contextuel ou faire glisser l'objet en maintenant la touche «CTRL» enfoncée. Le nouvel objet dont le nom commence par Copie de peut ensuite être renommé. Liaisons avec MsOffice Lorsque Microsoft Office est installé, Access propose des commandes d exportation rapide vers les logiciels Excel et Word. - Ouvrir la base de données contenant l objet à exporter, - Sélectionner la table, requête, formulaire ou état à exporter dans la fenêtre Base de données, Ou - Ouvrir une table ou une requête en mode feuille de données, - Sélectionner une partie des enregistrements, - Sélectionner dans le menu OUTILS le sous-menu LIAISONS OFFICE, Sélectionner une des commandes suivantes : - EXPORTER VERS MS EXCEL, - EXPORTER VERS MS WORD, - FUSIONNER AVEC MS WORD. Vous pouvez cliquer sur le bouton de la barre d'outils de la base de données, Exporter vers Excel Crée un classeur dont le nom reprend le nom de la table exportée. Ce document est stocké dans le répertoire de sauvegarde par défaut. L application Excel démarre et charge le classeur généré. Chaque champ occupe une colonne. Les étiquettes des colonnes (noms des champs) ont une mise en forme particulière. Access 2000 Perfectionnement : IMPORTATION, ATTACHES, EXPORTATION 38

41 Exporter vers Word Crée un fichier texte dont le nom reprend celui de la table exportée. Ce document est un fichier texte d extension RTF (Rich Text Format) et il est stocké dans le répertoire de sauvegarde par défaut. L application Word démarre et ouvre le document généré. Les données sont affichées sous forme de tableau mis en forme. Fusionner avec Word La fusion associe un document Word contenant du texte, des codes de champs (Document principal) et une source de données (Tables, Requêtes Access) L'assistant Fusion et publipostage démarre, Sélectionner une des options suivantes : - Attacher vos données à un document Microsoft Word existant Pour réutiliser un document principal existant. - Créer un nouveau document et y attacher vos données Pour créer un nouveau document principal. Création d'un nouveau document Word est lancé, un nouveau document s'affiche comportant la barre d'outils de fusion. La bouton Insérer un champ de fusion permet d'inclure dans le document les zones variables correspondant aux champs de la table ou de la requête d'origine de la fusion. Utilisation d'un document existant La boîte de dialogue «Sélectionner le document Microsoft Word» s'affiche, sélectionner le document à utiliser. Si le document est déjà un document principal (associé à une source de données), la source de données est modifiée et le bouton Insérer un champ de fusion affiche les champs de la table ou de la requête sélectionnée au départ. Lancer la fusion - Depuis Word, sélectionner dans le menu OUTILS la commande PUBLIPOSTAGE, - Cliquer sur le bouton FUSIONNER. Access 2000 Perfectionnement : IMPORTATION, ATTACHES, EXPORTATION 39

42 4. ANALYSE Access fournit des outils qui permettent de documenter une application de base de données et d améliorer les performances de l application 4.1. L ANALYSEUR DE TABLE Lors de la définition de la structure de la base de données, il est recommandé de bien scinder les ensembles d informations de façon à ce qu une information ne nécessite pas d être saisie plusieurs fois (doublons). Ceci évite les risques d erreurs liées à des fautes de saisie et permet d avoir une taille de fichier plus réduite. L analyseur de table est un assistant capable de détecter la répétition de données dans une table et de fractionner une table en plusieurs nouvelles tables. L'assistant d'analyse de tables ne peut fonctionner que si des données sont saisies dans la table à analyser. La table d'origine est conservée intacte. Access génère de nouvelles tables. - Afficher la fenêtre Base de données, - Sélectionner l onglet «Tables», - Cliquer sur la table à analyser, - Sélectionner dans le menu OUTILS le sous-menu ANALYSE, - Sélectionner la commande TABLE, L Assistant analyseur de table démarre, Les deux premiers écrans montrent sur un exemple général (aucun lien avec la table active), les problèmes des doublons et la façon dont Access peut les résoudre. Ces deux écrans peuvent être masqués lors des prochaines analyses en décochant la case Afficher les pages d'introduction dans l'écran suivant. - Cliquer sur le bouton Suivant, Access 2000 Perfectionnement : ANALYSE 40

43 - Sélectionner la table à analyser, Par défaut la table sélectionnée est celle qui était activée dans la fenêtre «Base de données». - Cliquer sur Suivant, Sélectionner une des options suivantes : - Oui, laisser l'assistant décider L'assistant va étudier les données saisies dans la table et lorsque des données sont identiques proposer la création d'une table particulière. Le résultat obtenu n'est pas toujours valable. - Non, je veux décider L'utilisateur décide lui-même des données à transférer dans une autre table. Option Oui, laisser l'assistant décider Dans la table analysée, Access détecte plusieurs données répétitives. - La table Table1 correspond à la table analysée. Dans cette table, les champs qui étaient répétés sont remplacés par des clés externes. - Les tables Table2, Table3 et Table4 correspondent aux tables qu'il se propose de créer. Elles contiennent une clé primaire ainsi que le champ supprimé dans la table d'origine. Access 2000 Perfectionnement : ANALYSE 41

44 - Affiche des conseils pour parfaire le fractionnement de la table. - Permet de renommer la table activée. - Annule la dernière action L'exemple ci-dessus montre les limites de la détection de doublons par Access, les doublons trouvés correspondent au Pays et à la Fonction mais aussi au numéro de fax. En ce qui concerne le Pays et la Fonction, ces champs peuvent effectivement être intégrés dans des tables séparées, bien que ce ne soit pas une obligation. Par contre, le numéro de fax est une information propre à chaque fournisseur et les doublons sont peu probables. Si la table analysée semble correcte, le message suivant s'affiche : pour recréer une clé primaire automatique. Option Non, je veux décider - Affiche des conseils pour parfaire le fractionnement de la table. - Permet de renommer la table activée. - Annule la dernière action L'assistant affiche une copie de la table d'origine. Pour créer une nouvelle table : - Faire glisser le champ vers la partie droite de la fenêtre, - Donner un nom à cette table. La nouvelle table générée possède une clé primaire (NuméroAuto). - Cliquer sur le bouton pour définir le champ sélectionné comme clé primaire. - Cliquer sur le bouton Access 2000 Perfectionnement : ANALYSE 42

45 Les étapes suivantes dépendent du nombre de nouvelles tables générées. Pour chaque table : Access affiche les valeurs pour lesquelles un problème peut exister (valeurs uniques, valeurs proches). - Sélectionner au besoin une correction dans la liste proposée. - Supprimer le contenu de la colonne correction si une valeur ne doit pas être modifiée. Dans cette dernière étape, l'assistant propose de créer une requête qui regroupe les informations maintenant disposées dans plusieurs tables. - Cliquer sur Terminer. Si l'option a été choisie Access génère les nouvelles tables et la requête. La table d'origine est renommée en "ANCIEN_" suivi du nom de la table L ANALYSEUR DE PERFORMANCE L analyseur de performance est un assistant qui permet d étudier les différents éléments d une base de données et d apporter les modifications nécessaires à un gain de performance. - Ouvrir la base de données à analyser, - Sélectionner dans le menu OUTILS le sous-menu ANALYSE, - Sélectionner la commande PERFORMANCES, Access 2000 Perfectionnement : ANALYSE 43

46 Chaque onglet représente un type d'objet de la base de données. Dans chaque onglet, - Sélectionner les objets à analyser, Ou - Cliquer sur le bouton Sélectionner tout pour analyser les performances sur l'ensemble des objets de ce type. L option Base de données en cours permet d analyser les performances des relations définies, L option Tous types d'objets liste tous les objets de la base de données et permet une analyse globale des performances (bouton Sélectionner tout). L assistant analyse les différents objets spécifiés puis affiche la boîte de dialogue suivante, «Résultats de l'analyse» Liste des optimisations qui peuvent améliorer les performances. L'icône de gauche permet de repérer à quel type appartient l'optimisation proposée. - «Notes d analyse» affiche les améliorations qu'apportera l'optimisation et éventuellement comment optimiser. Les optimisations de type Recommandation et Suggestion peuvent être réalisées directement par Access. - Sélectionner l optimisation dans la liste. Vous pouvez en sélectionner plusieurs ou les sélectionner toutes à l aide du bouton Sélectionner tout, - Cliquer sur le bouton Optimiser qui est devenu actif. L'icône à gauche se transforme en et montre que l'optimisation a été effectuée. Access 2000 Perfectionnement : ANALYSE 44

47 4.3. DOCUMENTATION DE LA BASE DE DONNEES L affichage et l impression des éléments de conception (la définition) d un objet permettent de constituer une documentation relative à la création d une base de données ou d une application Access. Un assistant est capable de générer un état regroupant les caractéristiques de certains objets ou de tous les objets de la base de données. - Ouvrir la base de données à analyser, - Sélectionner dans le menu OUTILS le sous-menu ANALYSE, - Sélectionner la commande DOCUMENTATION, Chaque onglet représente un type d'objet de la base de données. Dans chaque onglet, - Sélectionner les objets à analyser, Ou - Cliquer sur le bouton Sélectionner tout pour analyser les performances sur l'ensemble des objets de ce type. L option Base de données en cours permet d'obtenir les informations concernant les propriétés de la base de données et des relations définies, L option Tous types d'objets liste tous les objets de la base de données et permet une analyse globale des performances (bouton Sélectionner tout). - Cliquer sur le bouton Options pour définir les informations à intégrer dans la documentation. Le contenu de la boîte de dialogue dépend du type d'objet. Vous pouvez définir les options pour chaque type d objet ou conserver les options par défaut. Exemple pour les Tables - Sélectionner les options voulues pour avoir une documentation plus ou moins détaillée. Access affiche le résultat sous forme d un état prêt à imprimer. Cet état ne peut être enregistré mais il peut être exporté vers Word. Utiliser la commande EXPORTER VERS MS WORD (menu OUTILS, sous menu LIAISONS OFFICE). Le fichier généré a pour nom Doc_rptObjects.rtf. Si le fichier existe déjà, Word vous demande si vous voulez l'écraser, si non, la boîte de dialogue «Enregistrer sous» s'affiche. 5. LANGAGE SQL Access 2000 Perfectionnement : ANALYSE 45

48 Le langage SQL (Structured Query Language) permet d interroger, de mettre à jour et de gérer des bases de données relationnelles comme Access. Les instructions SQL peuvent être utilisées aux emplacements demandant la saisie de noms de tables, requêtes ou champs. Access peut créer l instruction SQL lui-même, c est le cas lorsque l on utilise un assistant pour la création d un formulaire ou d un état. En effet Access génère l instruction SQL en fonction des champs que l utilisateur choisit de faire apparaître sur le formulaire ou l état Lorsque vous créez une zone de liste ou une zone de liste modifiable à l aide d un assistant, Access crée l instruction SQL et l utilise comme paramètre de la propriété Contenu de la zone de liste ou la zone de liste modifiable. Les instructions SQL peuvent aussi être utilisées dans les sous-requêtes de la grille de création, dans l argument de l action de macro ExécuterSQL et dans du code. Certains types de requêtes doivent être créés en tapant directement l instruction SQL. C est le cas des requêtes SQL directes, définition des données, et union VISUALISER ET MODIFIER UNE INSTRUCTION SQL Lorsque l on crée un formulaire ou un état, celui-ci peut être basé sur une requête ou sur une instruction SQL (Source). Il peut être préférable de baser l état ou le formulaire sur une requête lorsque vous voulez : - Définir des expressions qui pourront être utilisées dans d autres objets, - Définir des critères qui pourront être utilisés avec d autres objets, - Accélérer l ouverture du formulaire ou de l état, Access ouvrant plus rapidement un objet basé sur une requête enregistrée. Si vous souhaitez utiliser les critères d une instruction SQL avec d autres objets, vous devrez enregistrer l instruction SQL comme une requête et baser ensuite votre formulaire ou votre état sur cette dernière. Afficher l instruction SQL Lorsque vous créez une requête en mode Création, Microsoft Access construit l instruction SQL équivalente. La requête étant ouverte en mode Création, - Cliquer sur le premier bouton de la barre d outils, - Sélectionner Mode SQL. - La fenêtre permettant de visualiser et de modifier l instruction SQL s ouvre, Access 2000 Perfectionnement : LANGAGE SQL 46

49 Modifier la requête ou l instruction SQL source d un formulaire ou d un état - Ouvrir le formulaire ou l état en mode Création, - Afficher les propriétés en double-cliquant sur le sélecteur de formulaire ou d état, - Sélectionner l onglet «Données», Si le formulaire ou l état est basé sur une instruction SQL ou une requête, - Cliquer sur le bouton Générer ( ) à droite de la propriété Source, - La requête s affiche en mode Création. Il vous est possible de modifier une instruction SQL de la même façon que vous modifieriez une requête (en faisant glisser les champs et en définissant les critères et l ordre de tri dans la grille de création) ou de passer en Mode SQL LES REQUETES SQL Requête Union Ce type de requête combine des champs correspondants de plusieurs tables ou requêtes en un même jeu d enregistrements. Requête SQL direct Ce type de requête envoie des commandes directement à des bases de données ODBC telles que Microsoft SQL Server, en utilisant des commandes acceptées par le serveur. Vous pouvez utiliser une requête directe pour récupérer des enregistrements ou modifier des données. Requête Définition de données Ce type de requête crée ou modifie des objets de la base de données, telles que les tables Access. Sous-requête Ce type de requête est constitué d une instruction SQL SELECT contenue dans une autre requête Sélection ou dans une requête Action. Vous pouvez entrer ces instructions dans la Ligne de champ de la grille de création de la requête afin de définir un nouveau champ ou dans la Ligne critère afin de définir les critères d un champ. Dans la fenêtre Base de données, les icônes des requêtes SQL apparaissent ainsi, Requêtes Union Si par exemple vous disposez de quatre tables contenant des données pour les quatre trimestres d une année, vous pouvez créer une requête union qui affiche les données pour l année entière. - Dans la fenêtre Base de données, - Sélectionner l onglet «Requêtes» et cliquer sur le bouton Nouveau, Dans la boîte de dialogue «Nouvelle requête», - Sélectionner Mode création puis cliquer sur OK, - Dans la boîte de dialogue «Ajouter une table», - Cliquer sur le bouton Fermer, - Sélectionner dans le menu REQUETE le sous-menu SPECIFIQUE SQL, - Sélectionner la commande UNION. - Entrer des instructions SQL SELECT combinées avec l opération UNION pour empêcher que des enregistrements dupliqués soient retournés, ou avec l opération UNION ALL pour retourner l ensemble des enregistrements. Access 2000 Perfectionnement : LANGAGE SQL 47

50 - Vous pouvez visualiser le résultat de la requête en basculant en mode Feuille de données. Chaque instruction SELECT doit retourner le même nombre de champs et dans le même ordre. Le type de données des champs correspondants doit être compatible, sauf si vous utilisez un champ Nombre et un champ Texte comme champs correspondants. Pour spécifier le tri dans une requête Union, ajoutez une seule clause ORDER BY à la fin de la dernière instruction SELECT. Dans cette clause, spécifiez le nom du champ à trier. Celui-ci doit appartenir à la première instruction SELECT. Les noms des colonnes d une requête Union viennent des noms des colonnes de la première table ou instruction SELECT. Pour renommer les champs dans les résultats, utilisez la clause AS. Ne convertissez pas une requête Union en une requête d un autre type, telle qu une requête Sélection. Dans un tel cas, vous perdrez l instruction SQL que vous venez d entrer. Envoyer des commandes à une base de données SQL avec une requête SQL direct Elles sont utilisées pour envoyer des commandes directement à un serveur de base de données ODBC (tel que Microsoft SQL Server). Les requêtes SQL directes permettent de travailler directement avec les tables sur le serveur au lieu de les attacher. Particularités La syntaxe de la requête dépend du serveur de base de données auquel est envoyée la requête. - Dans la fenêtre Base de données, - Sélectionner l onglet «Requêtes» puis cliquer sur le bouton Nouveau, - Dans la boîte de dialogue «Nouvelle requête», sélectionner Mode création, - Dans la boîte de dialogue «Ajouter une nouvelle table», cliquer sur le bouton Fermer, - Sélectionner dans le menu REQUETE le sous-menu SPECIFIQUE SQL, - Sélectionner la commande SQL DIRECT, - Afficher les propriétés de la requête, - Définir la propriété Chaîne connexion ODBC pour spécifier des informations concernant la base de données à laquelle on souhaite se connecter. - Saisir les informations de connexion ou cliquer sur le bouton Générer pour utiliser le Générateur Chaîne connexion ODBC. - Si la requête ne retourne pas d enregistrements, attribuer le paramètre Non à la propriété Renvoie enr, - Dans la fenêtre Requête SQL direct, saisir la requête SQL direct. Si nécessaire, Access vous demande des informations sur la base de données de votre serveur SQL. Ne convertissez pas une requête SQL direct en une requête d un autre type, vous perdriez l instruction SQL saisie. Si vous ne spécifiez pas de chaîne de connexion dans la propriété Chaîne connexion ODBC, ou si vous supprimez une chaîne existante, Access utilise la chaîne par défaut «ODBC» et demande des informations de connexion à chaque exécution de la requête. Certaines requêtes SQL direct retournent des messages en plus des données, - Affecter la valeur Oui à la propriété Log Messages de la requête pour créer une table contenant tous les messages retournés. Le nom de la table est constitué par le nom de l utilisateur concaténé avec un tiret ( - ) et d un numéro séquentiel commençant à 00. Par exemple, si le nom de l utilisateur par défaut est ADMIN, les tables retournées porteront le nom "ADMIN - 00," "ADMIN - 01," etc. Access 2000 Perfectionnement : LANGAGE SQL 48

51 Utiliser une sous-requête pour définir un champ ou les critères d un champ Une sous-requête est une instruction SQL SELECT à l intérieur d une requête Sélection ou Action. Elles sont utilisées pour, - Tester l existence de certains résultats à partir de la sous-requête (en utilisant les mots réservés EXISTS ou NOT EXISTS). - Rechercher les valeurs contenues dans la requête principale, qui sont égales, supérieures ou inférieures aux valeurs renvoyées de la sous-requête (en utilisant les mots réservés ANY, IN, ou ALL). - Créer des sous-requêtes dans les sous-requêtes (sous-requêtes imbriquées). Création - Dans la fenêtre Base de données, sélectionner l onglet «Requêtes» puis cliquer sur le bouton Nouveau, - Dans la boîte de dialogue «Nouvelle requête», sélectionner Mode création, - Dans la boîte de dialogue «Ajouter une table», sélectionner les tables ou requêtes souhaitées, - Dans la fenêtre de la requête, ajouter les champs souhaités dans la grille de création, Définir les critères d un champ - Ajouter dans la grille de création les champs qui seront utilisés dans la sous-requête, Dans la cellule Critères du champ concerné, - Taper l instruction SELECT définissant les critères. Cette instruction doit être mise entre parenthèses. Critère pour le champ Prix unitaire, (SELECT [Prix unitaire] FROM Produits1 WHERE ([Nom du produit]="chai")) Ce critère sélectionne les produits dont le prix est identique au prix du produit nommé «Chai». La feuille de réponses fait apparaître 4 produits. Access 2000 Perfectionnement : LANGAGE SQL 49

52 Définir un nouveau champ par une expression - Dans une cellule champ de la grille de création, taper l instruction SELECT entourée de parenthèses dans cette cellule. - Pour nommer la colonne de la feuille de données différemment de «Expr1», - Taper le nom que l on veut attribuer à la colonne suivi de «:» devant l instruction SELECT. Instruction SELECT définissant le champ catégorie de la requête, Catégorie:(SELECT [nom de catégorie] FROM Catégories WHERE Produits1.[Code catégorie] = Catégories.[code catégorie]) Le champ catégorie affiche la catégorie correspondant au produit sans que la table Catégories fasse partie de la requête. Dans la feuille de réponses, la colonne contenant la catégorie du produit a pour en-tête «Catégorie». L instruction SELECT d une sous-requête ne peut pas définir une requête Union ou Analyse croisée. Vous ne pouvez pas utiliser un champ que vous avez défini avec une sous-requête pour regrouper des enregistrements. Utiliser une instruction SQL comme source d une liste Vous pouvez utiliser une instruction SQL plutôt qu une requête sauvegardée comme contenu d une zone de liste ou d une zone de liste modifiable. De cette manière la requête ne s affiche pas dans la fenêtre Base de données. Toutefois, les listes générées à partir d instructions SQL sont plus lentes que celles qui le sont à partir de requêtes enregistrées. - Afficher le formulaire en mode Création, - Créer une zone de liste en désactivant l Assistant, - Afficher les propriétés de la zone de liste modifiable ou de la zone de liste, - Sélectionner l onglet «Données», - Cliquer sur le bouton Générer à droite de la propriété Contenu, - Le générateur de requête s ouvre, - Cliquer sur le bouton Fermer de la boîte de dialogue «Ajouter une table», - Sélectionner dans le menu AFFICHAGE la commande SQL, - Ou - Sélectionner Mode SQL au niveau du premier bouton de la barre d outils, - Taper le texte de l instruction SQL, - Fermer le générateur de requête. Ne pas oublier de mettre à jour les autres propriétés de la liste, en particulier Nom, Nbre Colonnes, Colonne liée, Source contrôle et éventuellement Largeurs colonnes. Lorsque vous créez une zone de liste ou une zone de liste modifiable à l aide d un Assistant, Microsoft Access génère une instruction SQL comme contenu. Access 2000 Perfectionnement : LANGAGE SQL 50

53 5.3. LES INSTRUCTIONS SQL Les instructions SQL se terminent par un point virgule. Un nom de champ contenant un espace ou un signe de ponctuation doit être entouré de crochets [ ]. Instruction SELECT FROM L instruction SELECT permet de retourner des informations de la base de données en tant que jeu d enregistrements. Syntaxe SELECT [Attribut] { * Table.* [Table.]Champ1 [AS Pseudonyme1] [, [Table.]Champ2 [AS Pseudonyme2] [,...]]} FROM Expression_De_Table [,...] [IN Base_De_Données_Externe] [WHERE... ] [GROUP BY... ] [HAVING... ] [ORDER BY... ] [WITH OWNERACCESS OPTION] Argument Description * Tous les champs de la table ou des tables définies sont sélectionnés. Attribut Table Champ1, Champ2 Pseudonyme1, Pseudonyme2 Expression_De_Table Base_De_Données_Externe ALL, DISTINCT, DISTINCTROW ou TOP. Limite le nombre d enregistrements retournés. Si aucun attribut n est précisé, l attribut par défaut est ALL. Le nom de la table contenant les champs à partir desquels les enregistrements sont sélectionnés. Obligatoire si le nom de champ figure dans plusieurs tables. Le nom des champs dont les données sont à extraire. Les champs sont extraits dans l ordre indiqué. Les noms d en-tête de colonne à utiliser à la place des noms de colonne originaux de table. Le nom de la table ou des tables contenant les données que vous souhaitez extraire. Le nom de la base de données contenant les tables de expression_de_table si celles-ci ne figurent pas dans la base de données en cours. Les instructions SELECT ne modifient pas les données de la base de données. SELECT constitue en général le premier mot dans une instruction SQL. La plupart des instructions SQL sont soit des instructions SELECT, soit des instructions SELECT...INTO. Exemples d instructions SELECT SELECT Société, Num_tel FROM Clients; Extrait le nom et le numéro de téléphone des clients. SELECT * FROM Employés WHERE [date embauche] >= #1/1/95#; Extrait l ensemble des informations concernant les employés embauchés à partir de Access 2000 Perfectionnement : LANGAGE SQL 51

54 Si un nom de champ figure dans plusieurs tables de la clause FROM, il doit être précédé du nom de la table suivi d un point. Dans cet exemple, le champ Département figure à la fois dans la table Employés et dans la table Directeurs. SELECT Employés.[Département], Directeurs.[NomDirecteur] FROM Employés INNER JOIN Directeurs WHERE Employés.[Département] = Directeurs.[Département]; Si l on souhaite dans la feuille de réponse un autre nom de champ ou si un nom ne ressort pas de l expression utilisée pour générer ce champ, utiliser le mot réservé AS. SELECT [Date de naissance] AS Naissance FROM Employés; Chaque fois que des fonctions de regroupement ou des requêtes retournent des noms ambigus ou dupliqués pour l objet Champ, utiliser la clause AS pour lui donner un autre nom. SELECT COUNT([N employé]) AS [Nombre d employés] FROM Employés; Instruction SELECT INTO L instruction SELECT...INTO permet de créer une requête Création de table. Les requêtes Création de table permettent d archiver des enregistrements, de procéder à des copies de sauvegarde de tables, d exporter des copies vers une autre base de données ou de créer des états qui affichent des données pour une période de temps particulière. Syntaxe SELECT Champ1[, Champ2[,...]] INTO Nouvelle_Table [IN Base_De_Données_Externe] FROM Source Argument Champ1, Champ2 Nouvelle_Table Base_De_Données_Externe Source Description Le nom des champs à copier dans la nouvelle table. Le nom de la table à créer. Il doit respecter les règles d appellation standard. Si Nouvelle_Table est identique au nom d une table existante, une erreur se produit. Le chemin d accès à une base de données externe. Le nom de la table existante à partir de laquelle des enregistrements sont sélectionnés. Il peut s agir d une ou plusieurs tables, ou d une requête. Vous serez peut-être amené à définir la clé primaire de la nouvelle table. En effet, les champs de la nouvelle table créée héritent du type de données et de la taille de chaque champ des tables sous-jacentes de la requête, mais non des autres propriétés de champ ou de table. Pour ajouter des données à une table existante, utilisez plutôt l instruction INSERT INTO qui crée une requête Ajout. Access 2000 Perfectionnement : LANGAGE SQL 52

55 Instruction UPDATE L instruction UPDATE permet de créer une requête Mise à jour qui modifie les valeurs des champs d une table spécifiée en fonction des critères déterminés. L instruction UPDATE est particulièrement utile pour modifier de nombreux enregistrements ou lorsque les enregistrements à modifier sont dispersés dans plusieurs tables. Elle permet de modifier plusieurs champs à la fois. Syntaxe L instruction UPDATE ne produit pas de résultats. Si vous souhaitez connaître les enregistrements qui seront modifiés, visualisez les d abord à l aide d une requête Sélection qui utilise les mêmes critères. UPDATE Table SET Nouvelle_Valeur WHERE Critère; Argument Table Nouvelle_Valeur Description Le nom de la table dont on veut modifier les données. Une expression qui détermine la valeur à insérer dans un champ particulier des enregistrements mis à jour. Critère Exemple UPDATE Commandes SET [Montant] = [Montant] * 1.1, Port = Port * 1.03 WHERE [Pays livraison] = "Royaume-Uni"; Une expression qui détermine les enregistrements à mettre à jour. Seuls sont mis à jour les enregistrements qui répondent à cette expression. Les valeurs de Montant sont majorées de 10 pour cent et celles de Port sont majorées de 3 pour cent pour les livraisons au Royaume-Uni. Instruction DELETE L instruction DELETE permet de créer une requête Suppression qui supprime les enregistrements répondant à la clause WHERE d une ou plusieurs tables parmi celles qui figurent dans la clause FROM. Elle est particulièrement adaptée à la suppression d un grand nombre d enregistrements. Syntaxe DELETE [Table1.*] FROM Table WHERE Critère Argument Table1 Table Critère Description Le nom facultatif de la table contenant les enregistrements à supprimer. Le nom de la table contenant les enregistrements à supprimer. Expression qui détermine les enregistrements à supprimer. La suppression d enregistrements à l aide d une requête Suppression est une opération irréversible. Si vous voulez connaître les enregistrements qui seront supprimés, visualisez d abord les résultats d une requête Sélection qui utilise les mêmes critères, puis exécutez la requête Suppression. Access 2000 Perfectionnement : LANGAGE SQL 53

56 L instruction DELETE peut être utilisée pour supprimer des enregistrements dans des tables qui ont une relation un-à-plusieurs avec d autres tables. L option Suppression en cascade (propriétés de la relation) permet de supprimer les enregistrements de tables qui se situent du côté plusieurs de la relation, lorsque l enregistrement correspondant du côté un de cette relation est supprimé dans la requête. Par exemple, dans la relation entre les tables Clients et Commandes, la table Clients est du côté un et la table Commandes du côté plusieurs. Si l option Suppression en cascade est active, la suppression d un enregistrement dans Clients provoque la suppression des enregistrements correspondants dans Commandes. Exemple DELETE * FROM Produits WHERE [N Fournisseur] = "Exotic Liquids"; Cette instruction supprime de la table Produits tous les produits du fournisseur Exotic Liquids. DELETE Produits1.* FROM Catégories INNER JOIN Produits1 ON Catégories.[Code catégorie]=produits1.[code catégorie] WHERE Produits1.[Code catégorie] = 1; Cette instruction supprime tous les enregistrements de la table produits de la catégorie 1. Instruction TRANSFORM L instruction TRANSFORM permet decréer une requête Analyse croisée. Les requêtes d analyse croisée permettent de présenter des valeurs en ligne et en colonnes sous forme de tableaux à double entrée. Syntaxe TRANSFORM Fonction_De_Regroupement Instruction_Select PIVOT Champ_Pivot [IN (Valeur1[, Valeur2[,...]])] Argument Fonction_De_Regroupement Instruction_Select Champ_Pivot Valeur1, Valeur2 Description Une fonction de regroupement SQL qui agit sur les données sélectionnées. Une instruction SELECT. Le champ ou l expression que l on souhaite utiliser pour créer des en-têtes de colonne dans les résultats de la requête. Valeurs fixes utilisées pour créer des en-têtes de colonne. Lorsque l instruction TRANSFORM est présente, elle doit constituer la première instruction d une chaîne SQL. Elle précède une instruction SELECT qui spécifie les champs utilisés comme en-têtes de lignes, et une clause GROUP BY qui spécifie le regroupement de lignes. Les valeurs retournées dans Champ_Pivot servent d en-têtes de colonne dans les résultats de la requête. Par exemple, si vous faites pivoter les montants des ventes sur le mois de la vente dans une requête Analyse croisée, vous obtenez 12 colonnes. Vous pouvez limiter Champ_Pivot de manière à créer des en-têtes à partir de valeurs fixes (valeur1, valeur2 ) indiquées dans la clause facultative IN. Vous pouvez aussi inclure des valeurs fixes pour lesquelles aucune donnée n existe pour créer des colonnes supplémentaires. Exemples TRANSFORM Avg(Produits1.[Prix unitaire]) AS [Prix moyen] SELECT Produits1.[N fournisseur] FROM Catégories INNER JOIN Produits1 ON Catégories.[Code catégorie] = Produits1.[Code catégorie] GROUP BY Produits1.[N fournisseur] PIVOT Catégories.[Nom de catégorie]; Access 2000 Perfectionnement : LANGAGE SQL 54

57 L image ci-dessous montre une partie de la feuille de réponses obtenue. Cet exemple crée une requête Analyse croisée qui affiche les prix moyens des produits en fonction de la catégorie et du fournisseur. Les catégories apparaissent de gauche à droite (elles sont pivotées) et servent d en-têtes de colonnes, les fournisseurs apparaissent de haut en bas et servent d en-têtes de lignes. Attributs ALL, DISTINCT, DISTINCTROW, TOP Ces attributs spécifient les enregistrements sélectionnés par des requêtes SQL. Syntaxe SELECT [ALL DISTINCT DISTINCTROW [TOP n [PERCENT]]] FROM Table ALL En l absence de tout autre attribut, ALL est sous-entendu. Le moteur de base de données Microsoft Jet sélectionne tous les enregistrements qui satisfont aux conditions de l instruction SQL. SELECT ALL * SELECT * FROM Employés est identique à FROM Employés ORDER BY [N employé]; ORDER BY [N employé]; DISTINCT Cet attribut permet de ne pas afficher les doublons pour les champs spécifiés, seules les valeurs uniques des champs énumérés dans l instruction SELECT apparaissent dans les résultats de la requête. SELECT DISTINCT Nom FROM Employés; Si plusieurs employés portent le même nom, ce nom n'est retourné qu'une fois. Si la clause SELECT comprend plus d un champ, la combinaison des valeurs de tous les champs doit être unique pour qu un enregistrement donné soit inclus dans les résultats. Le résultat d une requête qui utilise DISTINCT ne peut pas être mis à jour et ne reflète pas les changements ultérieurs apportés par d autres utilisateurs. Access 2000 Perfectionnement : LANGAGE SQL 55

58 DISTINCTROW Cet attribut permet d omettre les données relatives à des enregistrements entièrement dupliqués, et pas seulement des champs dupliqués. La requête doit inclure plusieurs tables. SELECT DISTINCTROW Société FROM Clients INNER JOIN Commandes ON Clients.[Code client] = Commandes.[Code client] ORDER BY Société; Cette requête joint les tables Clients et Commandes par l intermédiaire du champ Code client. La table Clients ne contient pas de doublon du champ Code client, contrairement à la table Commandes car à chaque client peut correspondre plusieurs commandes. DISTINCTROW permet de produire la liste des sociétés qui ont passé au moins une commande. Sans l attribut DISTINCTROW, cette requête produirait plusieurs lignes pour chaque société qui a passé plus d une commande. L attribut DISTINCTROW n a d effet que si vous sélectionnez des champs dans une partie seulement des tables utilisées dans la requête. DISTINCTROW est ignoré si vous choisissez des champs dans toutes les tables ou si votre requête n inclut qu une table. TOP Cet attribut retourne un certain nombre d enregistrements qui se trouvent en haut ou en bas d une plage déterminée par une clause ORDER BY. La valeur qui suit TOP doit être un Nombre entier sans signe. TOP n affecte pas la possibilité de mettre à jour la requête SELECT TOP 25 Prénom, Nom FROM Etudiants WHERE [Promotion] = 1994 ORDER BY [Note moyenne] DESC; Cette requête retourne les noms et prénoms des 25 meilleurs étudiants de la promotion La clause ORDER BY permet de trier dans l'ordre décroissant les enregistrements satisfaisant à la clause WHERE. L attribut TOP n opère pas de choix entre des valeurs égales. Si la vingt-cinquième note la plus élevée est égale à la vingt-sixième, la requête retourne 26 enregistrements. SELECT TOP 10 PERCENT Prénom, Nom FROM Etudiants WHERE [Promotion] = 1994 ORDER BY [Note moyenne] ASC; Cette requête retourne le nom et le prénom de 10% des moins bons étudiants de la promotion Les enregistrements étant triés en ordre croissant sur la note. Access 2000 Perfectionnement : LANGAGE SQL 56

59 Clause FROM La clause FROM spécifie les tables ou les requêtes comprenant les champs indiqués dans l instruction SELECT. Syntaxe SELECT Liste_De_Champs FROM Expression_De_Table [IN Base_De_Données_Externe] Argument Liste_De_Champs Expression_De_Table Base_De_Données_Externe Description Le nom du ou des champs à extraire ainsi que tout pseudonyme de nom de champ, les fonctions de regroupement SQL, les attributs de sélection (ALL, DISTINCT, DISTINCTROW ou TOP) ou autres options de l instruction SELECT. Une expression qui identifie la ou les tables contenant les données à extraire. Il peut s agir du nom d une seule table, du nom d une requête enregistrée ou d une combinaison résultant d une opération INNER JOIN, LEFT JOIN ou RIGHT JOIN. Le nom de chemin complet de la base de données externe contenant toutes les tables de Expression_De_Table. Clause GROUP BY La clause GROUP BY regroupe en un seul enregistrement les enregistrements possédant des valeurs identiques dans la liste des champs spécifiée. Une valeur de synthèse est créée pour chaque enregistrement si vous incluez une fonction de regroupement SQL comme Somme ou Compte dans l instruction SELECT. Syntaxe SELECT Liste_De_Champs FROM Table WHERE Critère GROUP BY Liste_De_Champs_De_Groupe Argument Liste_De_Champ Table Critère Liste_De_Champs_De_Groupe Description Le nom du ou des champs à extraire ainsi que tout pseudonyme de nom de champ, les fonctions de regroupement SQL, les attributs de sélection (ALL, DISTINCT, DISTINCTROW ou TOP) ou d autres options de l instruction SELECT. Le nom de la table contenant les enregistrements à extraire. Critère de sélection. Si l instruction comprend une clause WHERE, le moteur de base de données Microsoft Jet regroupe les valeurs après avoir appliqué les conditions WHERE aux enregistrements. Les noms d au maximum 10 champs utilisés pour regrouper des enregistrements. L ordre des noms de champ dans Liste_De_Champs_De_Groupe détermine les niveaux de regroupement, du plus élevé au plus bas. Les valeurs de synthèse sont omises en l absence de fonction de regroupement SQL dans l instruction SELECT. Les valeurs Null dans des champs GROUP BY sont regroupées et ne sont pas omises. Cependant, elles ne sont évaluées dans aucune fonction de regroupement SQL. Access 2000 Perfectionnement : LANGAGE SQL 57

60 Exemples Le moteur de base de données Microsoft Jet ne peut pas effectuer de regroupement sur des champs Mémo ou Objet OLE. Vous pouvez inclure dans la clause GROUP BY n'importe quel champ des tables indiquées dans la clause FROM (même s'ils ne font pas partie du SELECT). SELECT [Code catégorie], Sum([Unités en stock]) FROM Produits GROUP BY [Code catégorie]; Cette requête calcule le stock total pour chaque catégorie de produits. SELECT Service, Count([Service]) AS Comptage FROM Employés GROUP BY Service; Cet exemple crée une liste de noms de services uniques et du nombre d employés que compte chacun de ces services. SELECT Fonction, Count(Fonction) AS Comptage FROM Employés WHERE Service = "Ventes" GROUP BY Fonction; Pour chaque fonction unique, cet exemple calcule le nombre d employés du service Ventes qui occupent cette fonction. SELECT Article, Sum(Unités) AS Comptage FROM ArticlesEnStock GROUP BY Article, Couleur; Cet exemple calcule le nombre d articles en stock pour chaque combinaison de numéros et de couleurs. Notez que la table Articles en stock n existe pas en réalité dans la base de données Les Comptoirs. Clause ORDER BY La clause ORDER BY trie les enregistrements résultant d une requête sur un ou plusieurs champs spécifiés dans l ordre croissant ou décroissant. Syntaxe SELECT Liste_De_Champs FROM Table WHERE Critère_De_Sélection ORDER BY Champ1 [ASC DESC ][, Champ2 [ASC DESC ][,...]] Argument Liste_De_Champs Table Critere_de_selection Champ1, champ2 Description Le nom du ou des champs à extraire ainsi que tout pseudonyme de nom de champ, les fonctions de regroupement SQL, les attributs de sélection (ALL, DISTINCT, DISTINCTROW ou TOP) ou d autres options de l instruction SELECT. Le nom de la table contenant les enregistrements à extraire. Critère de sélection. Si l instruction inclut une clause WHERE, le moteur de base de données Microsoft Jet trie les valeurs après avoir appliqué les conditions WHERE aux enregistrements. Le nom des champs sur lesquels les enregistrements doivent être triés. SELECT Nom, Prénom SELECT Nom, Prénom FROM Employés est identique à FROM Employés ORDER BY Nom; ORDER BY Nom ASC; L ordre de tri par défaut est croissant (A à Z, 0 à 9). Access 2000 Perfectionnement : LANGAGE SQL 58

61 SELECT Nom, Salaire FROM Employés ORDER BY Salaire DESC, Nom; Pour trier dans l ordre décroissant (Z à A, 9 à 0), ajouter le mot réservé DESC à la fin de chaque champ que l'on souhaite trier dans cet ordre. Si vous spécifiez un champ contenant des données Mémo ou Objet OLE dans la clause ORDER BY, une erreur se produit. Le tri n'est pas possible sur des champs de ce type. La clause ORDER BY constitue en général le dernier élément d une instruction SQL. SELECT [Code catégorie], [Nom du produit], [Prix unitaire] FROM Produits ORDER BY [Code catégorie], [Nom du produit]; Trie d abord par Code catégorie, puis par Nom du produit. Clause WHERE La clause WHERE spécifie quels enregistrements des tables indiquées dans la clause FROM sont affectés par une instruction SELECT, UPDATE ou DELETE. Elle détermine les enregistrements qui seront sélectionnés. De même, une fois que des enregistrements sont regroupés à l aide de GROUP BY, HAVING détermine ceux qui sont affichés. La clause WHERE est similaire à HAVING. Syntaxe SELECT Liste_De_Champs FROM Expression_De_Table WHERE Critère Argument Liste_De_Champs Expression_De_Table Critère Description Le nom du ou des champs à extraire, ainsi que tout pseudonyme de nom de champ, les attributs de sélection (ALL, DISTINCT, DISTINCTROW ou TOP) ou d autres options de l instruction SELECT. Le nom de la table ou des tables contenant les données à extraire. Une expression à laquelle les enregistrements doivent répondre pour être inclus dans les résultats de la requête. Si vous ne définissez pas de clause WHERE, votre requête retournera toutes les lignes de la table. Si vous spécifiez plus d une table dans votre requête sans avoir inclus de clause WHERE ou JOIN, cette requête générera un produit cartésien des tables. La clause WHERE est facultative, mais elle doit suivre FROM lorsqu elle est incluse. Si vous n utilisez pas de clause JOIN pour effectuer des opérations SQL de jointure sur plusieurs tables, il vous sera impossible de mettre à jour le jeu d enregistrements qui en résulte. SELECT Nom, Salaire FROM Employés WHERE Salaire > ; Cette instruction sélectionne tous les employés dont les salaires dépassent F: Access 2000 Perfectionnement : LANGAGE SQL 59

62 SELECT [Réf produit], [Unités en stock] FROM Produits WHERE [Unités en stock] <= [Niveau de réapprovisionnement]; Cette instruction retourne la référence et la quantité en stock des produits à recommander. SELECT * FROM Commandes WHERE [Date envoi] = #5/10/94#; Lorsque vous définissez l argument critère, les dates doivent figurer dans le format américain, même si vous n utilisez pas la version américaine du moteur de base de données Microsoft Jet. Veillez à entourer les dates de signes dièse (#). SELECT * SELECT * FROM Commandes FROM Commandes WHERE [Date envoi] = DateValue('5/10/94'); WHERE [Date envoi] = DateValue('10/5/94'); Américain Français Vous pouvez aussi utiliser la fonction ValDate (DateValue), qui reconnaît les paramètres internationaux établis par Microsoft Windows. SELECT Nom, Prénom FROM Employés WHERE Nom = "Martin"; Cet exemple sélectionne les champs Nom et Prénom de chaque enregistrement dont le nom est Martin. SELECT Nom, Prénom FROM Employés WHERE Nom Like "S*"; Cet exemple sélectionne les champs Nom et Prénom des employés dont le nom commence par la lettre S. Une clause WHERE peut contenir jusqu à 40 expressions liées par des opérateurs logiques, tels que And et Or. SELECT Nom, Salaire FROM Employés WHERE Salaire Between And 30000; Cet exemple sélectionne les employés dont le salaire est compris entre et $ inclus. SELECT Nom, Salaire FROM Employés WHERE Nom Between "Lon" And "Tol"; Cet exemple sélectionne les employés dont le nom est situé entre Lon et Tol inclus. Tolstoy n est pas sélectionné car il se situe après Tol et ne fait donc pas partie de la plage spécifiée. SELECT Nom, Prénom, Ville FROM Employés WHERE Ville In ("Londres", "New York", "Frankfort"); Cet exemple sélectionne les employés qui résident à Londres, New York ou Frankfort. Access 2000 Perfectionnement : LANGAGE SQL 60

63 Clause HAVING La clause HAVING spécifie les enregistrements regroupés qui sont affichés dans une instruction SELECT à l aide d une clause GROUP BY. Après la combinaison des enregistrements au moyen de GROUP BY, HAVING affiche tous les enregistrements regroupés par la clause GROUP BY qui satisfont aux conditions de la clause HAVING. Syntaxe SELECT Liste_De_Champs FROM Table WHERE Critère_De_Sélection GROUP BY Liste_De_Champs_De_Groupe HAVING Critère_De_Groupe Arguments Liste_De_Champs Table Critère_De_Sélection Liste_De_Champs_De_Groupe Critère_De_Groupe Description Le nom du ou des champs à extraire ainsi que tout pseudonyme de nom de champ, les fonctions de regroupement SQL, les attributs de sélection (ALL, DISTINCT, DISTINCTROW ou TOP) ou d autres options de l instruction SELECT. Le nom de la table contenant les enregistrements à extraire. Critère de sélection. Si l instruction comprend une clause WHERE, le moteur de base de données Microsoft Jet regroupe les valeurs après avoir appliqué les conditions WHERE aux enregistrements. Les noms d au maximum 10 champs utilisés pour regrouper les enregistrements. L ordre des noms de champs dans liste_de_champs_de_groupe détermine les niveaux de regroupement, du plus élevé au plus bas. Une expression qui détermine les enregistrements regroupés à afficher. La clause HAVING est facultative. La clause HAVING est similaire à WHERE, qui détermine les enregistrements sélectionnés. Après le regroupement des enregistrements à l aide de GROUP BY, HAVING détermine les enregistrements qui sont affichés. Une clause HAVING peut contenir jusqu à 40 expressions liées par des opérateurs logiques comme And et Or. SELECT Fonction, Count(Fonction) FROM Employés WHERE Service = "Production" GROUP BY Fonction HAVING Count(Fonction) > 50; Cet exemple sélectionne les fonctions du service Production affectées à plus de 50 employés. SELECT Service, Count([Service]) FROM Employés GROUP BY Service HAVING Count(Service) > 100; Cet exemple sélectionne les services qui comptent plus de 100 employés. Access 2000 Perfectionnement : LANGAGE SQL 61

64 Déclaration PARAMETERS La déclaration PARAMETERS permet de déclarer le nom et le type de données de chaque paramètre d une requête paramétrée. Une requête paramétrée aide à automatiser la modification des critères d une requête. Les paramètres doivent être fournis à chaque exécution de la requête. Syntaxe PARAMETERS Nom Type_De_Données [, Nom Type_De_Données [,...]] Argument Nom Type_De_Données Description Le nom du paramètre. Il est affecté à la propriété Nom (Name) de l objet Paramètre et il sert à identifier ce paramètre dans la collection Paramètres. Vous pouvez utiliser nom comme chaîne affichée dans une boîte de dialogue pendant que votre application exécute la requête. Tout texte contenant des espaces ou des signes de ponctuation doit être entouré de crochets droits ([ ]). Un des types de données SQL Microsoft Jet primaires ou leurs synonymes. La déclaration PARAMETERS est facultative, mais lorsqu elle est incluse, elle doit précéder toute autre instruction, y compris SELECT. Si la déclaration comprend plusieurs paramètres, séparez-les par des virgules. Terminer la ligne par un point-virgule. PARAMETERS [Prix inférieur] Currency,[Date de début] DateTime; SELECT [N commande], [Montant] FROM Commandes WHERE [Montant] > [Prix inférieur] AND [Date commande] >= [Date de début]; PARAMETERS [Tapez un nom:] Text; SELECT * FROM Employés WHERE Nom = [Tapez un nom:]; Dans ces deux exemples les paramètres servent de critères de sélection des enregistrements et sont utilisés dans la clause WHERE. PARAMETERS [Tapez un Code catégorie:] Value; SELECT DISTINCTROW [Code catégorie], [Nom du produit], Count([Détails commandes].[n commande]) AS Comptage FROM Produits INNER JOIN [Détails commandes] ON Produits.[Réf produit] = [Détails commandes].[réf produit] GROUP BY [Code catégorie], [Nom du produit] HAVING [Code catégorie] = [Tapez un Code catégorie:]; Cet exemple invite à fournir un code catégorie, puis utilise cette donnée comme critère de la requête. Access 2000 Perfectionnement : LANGAGE SQL 62

65 Opération INNER JOIN L opération INNER JOIN sert à combiner les enregistrements de deux tables chaque fois que les valeurs d un champ commun aux deux tables satisfont à une condition de comparaison. C'est le type de jointure le plus répandu. INNER JOIN combine les enregistrements de deux tables chaque fois que les valeurs d un champ commun aux deux tables satisfont à une condition de comparaison. Syntaxe FROM Table1 INNER JOIN Table2 ON Table1.Champ1 Op_Comp Table2.Champ2 Argument Table1, table2 Champ1, champ2 Description Le nom des tables dont les enregistrements sont combinés. Le nom des champs qui sont joints. S ils ne sont pas numériques, les champs doivent avoir le même type de données et contenir la même sorte de données, mais ils ne doivent pas obligatoirement avoir le même nom. Op_comp Un opérateur de comparaison relationnel: «=», «<», «>», «<=», «>=» ou «<>». Exemples Utilisez INNER JOIN pour réaliser des équijointures, utilisez LEFT JOIN ou RIGHT JOIN pour créer une jointure externe. Si vous essayez de joindre des champs contenant des données Mémo ou Liaison OLE, une erreur se produit. Vous pouvez joindre deux champs numériques quel que soit leur type. Vous pouvez joindre un champ NuméroAuto à un champ Entier long parce qu ils sont de types semblables. Vous ne pouvez pas joindre des champs de type Réel simple et Réel Double. SELECT [Nom de catégorie], [Nom du produit] FROM Catégories INNER JOIN Produits ON Catégories.[Code catégorie] = Produits.[Code catégorie]; Code catégorie est le champ de jointure, mais il n est pas inclus dans le résultat de la requête parce qu il ne figure pas dans l instruction SELECT. SELECT champs FROM table1 INNER JOIN table2 ON table1.champ1 op_comp table2.champ1 AND ON table1.champ2 op_comp table2.champ2) OR ON table1.champ3 op_comp table2.champ3)]; Vous pouvez aussi lier plusieurs clauses ON dans une instruction JOIN. Opérations LEFT JOIN, RIGHT JOIN Utilisez ces opérations dans n importe quelle clause FROM pour combiner des enregistrements de la table source. LEFT JOIN crée une jointure externe gauche. Les jointures externes gauches comprennent tous les enregistrements de la première table (à gauche), même en l absence d enregistrements avec des valeurs correspondantes dans la seconde table (à droite). RIGHT JOIN crée une jointure externe droite. Les jointures externes droites comprennent tous les enregistrements de la seconde table (à droite), même en l absence d enregistrements avec des valeurs correspondantes dans la première table (à gauche). Access 2000 Perfectionnement : LANGAGE SQL 63

66 Syntaxe FROM Table1 [ LEFT RIGHT ] JOIN Table2 ON Table1.Champ1 Op_Comp Table2.Champ2 Argument Table1, table2 Champ1, champ2 Description Le nom des tables dont les enregistrements sont combinés. Le nom des champs qui sont joints. S ils ne sont pas numériques, les champs doivent avoir le même type de données et contenir la même sorte de données, mais ils ne doivent pas obligatoirement avoir le même nom. Op_comp Un opérateur de comparaison relationnel: «=», «<», «>», «<=», «>=» ou «<>». SELECT [Nom de catégorie],[nom du produit] FROM Catégories LEFT JOIN Produits ON Catégories.[Code catégorie] = Produits.[Code catégorie]; L exemple montre comment joindre les tables Catégories et Produits en fonction du champ Code catégorie. La requête produit une liste de toutes les catégories, y compris celles qui ne contiennent aucun produit. Opération UNION L opération UNION permet de créer une requête Union qui combine les résultats de deux ou plusieurs requêtes ou de tables indépendantes. Syntaxe [TABLE] Requête1 UNION [ALL] [TABLE] Requête2 [UNION [ALL] [TABLE] Requêten [... ]] Argument Requete1-n Description Une instruction SELECT, le nom d une requête ou d une table enregistrée précédé du mot réservé TABLE. Vous pouvez fusionner les résultats de deux ou plusieurs requêtes, tables et instructions SELECT en une seule opération UNION, quelle que soit la combinaison. TABLE [Nouveaux comptes] UNION ALL SELECT * FROM Clients WHERE [Montant] > 1000; Dans cet exemple, une table existante appelée Nouveaux comptes et une instruction SELECT sont fusionnées. Par défaut, aucun enregistrement dupliqué n est retourné lorsque vous utilisez une opération UNION. Cependant, vous pouvez inclure l attribut ALL pour garantir que tous les enregistrements seront retournés. Cela permet aussi une exécution plus rapide de la requête. Toutes les requêtes dans une opération UNION requièrent le même nombre de champs, qui ne doivent toutefois pas avoir la même taille ni le même type de données. N utilisez des pseudonymes que dans la première clause SELECT, car toutes les autres les ignorent. Dans la clause ORDER BY, faites référence aux champs en utilisant le nom qu ils portent dans la clause SELECT. Vous pouvez utiliser une clause GROUP BY et/ou HAVING dans chaque argument requête pour regrouper les données retournées. Vous pouvez utiliser une clause ORDER BY à la fin du dernier argument requête pour afficher les données retournées dans un ordre déterminé. Access 2000 Perfectionnement : LANGAGE SQL 64

67 Exemples SELECT Société, Ville FROM Fournisseurs WHERE Pays = "Brésil" UNION SELECT Société, Ville FROM Clients WHERE Pays = "Brésil"; Cet exemple extrait les noms et les villes de tous les fournisseurs et de tous les clients établis au Brésil. SELECT Société, Ville FROM Fournisseurs WHERE Pays = "Brésil" UNION SELECT Société, Ville FROM Clients WHERE Pays = "Brésil" UNION SELECT Nom, Ville FROM Employés WHERE Région = "Amérique du Sud" Cet exemple extrait les noms et les villes de tous les fournisseurs et de tous les clients établis au Brésil, et les noms et les villes de tous les employés d Amérique du Sud. TABLE Clients UNION TABLE Fournisseurs Cet exemple extrait les noms et les numéros de tous les fournisseurs et de tous les clients. Cette union suppose que chaque table dispose du même nombre de colonnes. Access 2000 Perfectionnement : LANGAGE SQL 65

68 INDEX A Analyseur de performance 43 Analyseur de table 40 Attache de table 33 D Documentation 45 E Exportation 36 F Fichier d'importation 30 Fractionner une base de données 35 G Gestionnaire d'attaches 34 Groupe de travail 11 I Importation Feuille de calcul 31 Fichier texte 31 Objets Access 32 Instruction SQL 51 Instructions SQL Attributs 55 DELETE 53 FROM 57 GROUP BY 57 HAVING 61 INNER JOIN 63 LEFT JOIN 63 ORDER BY 58 PARAMETERS 62 RIGHT JOIN 63 TRANSFORM 54 UNION 64 UPDATE 53 WHERE 59 L Liaison Office 38 Lier des tables 33 O Options 1 P Paramètres Affichage 1 Clavier 4 Etats 6 Feuilles de données 5 Formulaires 6 Paramètres généraux 2 Recherche 3 Requêtes 6 Tables 6 Personnalisation 1 Propriétaire 16 Protection 9 R Requêtes SQL 47 S Sécurité 9 Assistant 21 Autorisations 18 Compte administrateur 14 Gestion des groupes 17 Gestion des utilisateurs 17 Groupe de travail 11 Mot de passe 9 Propriétaire 20