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1 Table des Matières TABLE DES MATIERES 1 NOTIONS DE BASE PRESENTATION D'ACCESS GESTION DES TABLES CREATION D'UNE TABLE CREATION D'UN CHAMP MODIFICATION D'UN CHAMP SUPPRESSION D'UN CHAMP EXERCICE LA CLE PRIMAIRE SAUVEGARDER UNE TABLE MODIFICATION D'UNE TABLE SUPPRESSION D'UNE TABLE COPIE D'UNE TABLE RENOMMER UNE TABLE LES MODES D AFFICHAGE GESTION DES CONTENUS DES TABLES SAISIE DES DONNEES VIA UN FORMULAIRE CREER UN FORMULAIRE AUTOMATIQUE AJOUTER UN ENREGISTREMENT MODIFIER DES DONNEES SUPPRIMER UN ENREGISTREMENT TRIER LES ENREGISTREMENTS RECHERCHER DES ENREGISTREMENTS FILTRER LES ENREGISTREMENTS LES REQUETES AFFICHAGE REQUETE FILTRE SELECTIONNER LES CHAMPS AJOUTER DES CHAMPS SUPPRIMER 1 CHAMP DEPLACER 1 CHAMP CRITERES DE SELECTION REQUETE CALCULS LE GENERATEUR D'EXPRESSION AFFICHER/ MASQUER LES CHAMPS REQUETE DE TRI tri sur un champ tri sur plusieurs champs REQUETE DE REGROUPEMENT ENREGISTRER UNE REQUETE REQUETE PARAMETREE LES REQUETES ACTIONS REQUETE CREATION DE TABLE REQUETE MISE A JOUR REQUETE SUPPRESSION REQUETE AJOUT LES REQUETES RELATIONNELLES CREER UNE REQUETE RELATIONNELLE TYPES DE JOINTURES Support de cours AFCI-NEWSOFT page 1

2 Table des Matières 8 LES FORMULAIRES AFFICHAGE ET BARRE D'OUTILS CREATION D'UN FORMULAIRE «COLONNES» Types de formulaires MODIFICATION D'UN FORMULAIRE CRETATION D UN FORMULAIRE «TABLEAU» PERSONNALISATION DES FORMULAIRES LES SECTIONS LES CONTROLES Les différents pointeurs de souris LA BOITE A OUTILS PROPRIETES DES CONTROLES ÉTIQUETTES ZONE DE LISTE MODIFIABLE AJOUTER DES CHAMPS CALCULES SOUS-FORMULAIRE BOUTONS DE COMMANDE PROPRIETES DU FORMULAIRE LES ETATS ETAT AVEC REGROUPEMENT MODIFIER UN ETAT SECTIONS DE L ETAT Entête et Pied d état La section detail Entete et pied de page Entête et pied de groupe ENREGISTRER UN ETAT IMPRIMER UN ETAT LES MACROS CREATION D'UNE MACRO AFFECTER LA MACRO A UN BOUTON ère méthode ème méthode MACRO AUTOEXEC Support de cours AFCI-NEWSOFT page 2

3 NOTIONS DE BASE 1 NOTIONS DE BASE ACCESS est un logiciel de Gestion de Bases de données relationnelles. Lorsque vous utilisez ACCESS, vous devez maîtriser trois grands principes : GESTION DES TABLES ET DES REQUETES GESTION DES FORMULAIRES ET DES ETATS GESTION DES OBJETS ET DES MACROS ACCESS étant orienté "objet", chaque élément que vous manipulerez sera muni d'un ensemble de propriétés. Vous pourrez ainsi préciser la couleur, la taille, la position, le format de présentation, les conditions d'accès ou de modification, les calculs ou les événements liés etc, à chaque élément. Nous allons mettre en place un exemple qui nous permettra de découvrir, pas à pas, les manipulations du logiciel au niveau d'une initiation. L'exemple choisi est une Gestion de commande. Nous devons d'abord procéder à une ANALYSE de notre problème pour créer les tables qui serviront de base à tous les autres objets ACCESS (Requêtes, Formulaires, Etats, Macros). CONVENTIONS DE NOTATION TABLE = LISTE DE DONNEES Ensemble regroupant toutes les entités d'un même groupe EX : Table des employés CHAMP = RUBRIQUE Information caractérisant une particularité d'une entité EX : Couleur des yeux pour un individu N d'immatriculation pour une voiture Support de cours AFCI-NEWSOFT page 3

4 PRESENTATION D'ACCESS 2 PRESENTATION D'ACCESS Au lancement de ACCESS XP l'écran suivant apparaît : Volet Office Dans le Volet Office placé à droite de l écran, plusieurs choix s'offrent à vous : 1. Ouvrir un fichier : base de données existante 2. Créer Base de données vide : nouvelle base de données Access Page vide d accès aux données : page Web Projet : fichier de données Access pour base de données SQL Server 3. Créer à partir d un fichier existant : nouvelle base de données à partir d un fichier Access existant 4. Créer à partir d un modèle : nouvelle base de données à partir d un modèle (modèles généraux) existant dans le logiciel Access Pour notre exemple, nous allons créer une nouvelle base de données. Pour cela : Cliquez sur le lien "Base de données vide" ACCESS nous propose de donner tout de suite un nom à notre fichier : 1. Choisir le dossier dans lequel vous voulez enregistrer votre fichier (Par défaut le dossiers Mes sources de données vous est proposé) 2. Saisir un nom dans la zone "Nom de fichier", ici: VENTES 3. Cliquez sur le bouton CREER Support de cours AFCI-NEWSOFT page 4

5 PRESENTATION D'ACCESS 1. Choisir un dossier 2. Saisir un nom puis cliquer sur le bouton Créer Une nouvelle fenêtre apparaît sur l'écran. Cette fenêtre nommée "Base de données" nous servira à gérer les divers composants de notre base de données : Tables, Requêtes, Formulaires, Etats, Macros. A gauche de cette fenêtre, 7 boutons permettent de choisir le type d'objet que l'on souhaite manipuler : Tables Requêtes Formulaires Etats Pages Macros Modules Tables : Requêtes : Formulaires : Etats : Pages : Macros : Modules : Stockage des données. Filtrer, Comparer, Analyser, Calculer les données stockées dans les tables. Masque de saisie des données. Masque d impressions des données. Pages Web. Macros commandes. Programmation sous langage V.B.A. (Visual Basic Application). Dans la partie haute de la fenêtre, 3 boutons permettent d'agir sur les objets sélectionnés : OUVRIR ; MODIFIER ; NOUVEAU Ces 3 boutons sont suivis d un bouton pour Supprimer l objet sélectionné et les 4 derniers sont les différents affichage que l on peut obtenir (tels des fichiers dans un dossier) : Grandes icônes ; Petites icônes, Liste ; Détails. Support de cours AFCI-NEWSOFT page 5

6 PRESENTATION D'ACCESS Chaque fois que vous devrez créer ou manipuler un objet quelconque, vous devrez : Cliquer sur le bouton représentant le type d'objet sur lequel vous voulez travailler. Sélectionner dans la liste, qui apparaîtra à droite du bouton, le nom de l'objet choisi s'il y en a. Cliquer sur un des 3 boutons : Ouvrir, Modifier ou Nouveau, selon le travail envisagé. Exemple : Si vous voulez créer un formulaire de saisie, vous devrez cliquer sur le bouton Formulaires puis, sur le bouton NOUVEAU. Support de cours AFCI-NEWSOFT page 6

7 GESTION DES TABLES 3 GESTION DES TABLES Les tables sont les objets les plus importants d'access. Toutes les données que vous saisirez, seront stockées dans ces tables. Les requêtes, les formulaires et les états ne feront qu'exploiter les données contenues dans les tables. Attention, donc, à les créer et à les manipuler avec soin. Nous utiliserons les tables : T CLIENTS, T VILLES, T COMMANDES 3.1 CREATION D'UNE TABLE Pour créer une table : Dans la fenêtre "Base de données", cliquez sur le bouton "Tables" Cliquer sur le bouton "NOUVEAU" ACCESS vous ouvre alors la fenêtre ci-dessus Cliquez sur "Mode Création" puis sur le bouton OK Vous pouvez également faire un double clic sur le raccourci «Créer une table en mode création» Support de cours AFCI-NEWSOFT page 7

8 GESTION DES TABLES La fenêtre de Création de Table apparaît : Elle va nous permettre de définir le nom des différents champs composant la table, et de paramétrer tout de suite le type de données que va stocker le champ. Trois colonnes vierges apparaissent : La 1 ère contient les noms de champs que vous créez. La 2 nde indique le type de données (Texte, Numérique, Image, ) La 3 ème sert au commentaire libre permettant de caractériser le champ. (Message apparaissant dans la barre d'état lorsque le curseur sera dans ce champ.) 3.2 CREATION D'UN CHAMP Cliquez dans la 1 ère cellule vide de la 1 ère colonne. Tapez le nom du champ que vous souhaitez créer (choisir un nom assez explicite). Pour notre exemple, vous allez taper : N de client. Puis Taper sur la touche ENTREE pour valider. ACCESS active automatiquement la 2 nde colonne de la ligne et précise que ce champ est de type Texte. A la droite du mot Texte, vous apercevez une flèche vers le bas. Ce symbole vous indique que cette cellule est munie d'une liste déroulante dans laquelle vous pourrez choisir parmi tous les types existants. Cliquez sur la petite flèche et choisissez "NuméroAuto" (en cliquant dessus). Le champ "N de client", dans notre exemple, se calculera automatiquement. Vous pourrez, à tout moment, modifier le type du champ. Néanmoins, en fonction du type choisi, vous risquez de perdre toutes les informations déjà saisies. Support de cours AFCI-NEWSOFT page 8

9 GESTION DES TABLES Par exemple : si vous avez créé un champ de type Texte et que vous le transformer en champ de type Numérique, il est clair que vous perdrez toutes les données saisies. Créer un second champ "Société". Ce champ sera de type Texte. Dans la partie basse de la fenêtre, vous allez indiquer à ACCESS les paramètres par défaut que vous souhaitez accoler au champ : Taille du champ 20 Précise la taille qu'access doit réserver au champ. Max : 255 caractères Format > ou >[Bleu] Précise la manière dont l'information doit être présentée. Ici, le signe > indique que les données contenues dans ce champ seront présentées en Majuscules quelle que soit la façon dont elles ont été saisies. Légende Nom de la société cliente Texte apparaissant dans l'entête de colonne du champ correspondant à la place du nom du champ. Valeur par défaut Permet d'initialiser le champ à une valeur utilisée fréquemment. EX : sur un champ TVA on précisera 20,6%, l'utilisateur pourra changer la valeur, au moment de la saisie, si la TVA est différente. Valide Si Autorise la validation uniquement si une condition est remplie. EX : un champ REMISE ne sera validé que si la valeur saisie est <12% (Maximum des remises autorisé) Message si erreur Dans le cas d'une saisie interdite (précisée dans la propriété "Valide si"), une fenêtre s'ouvrira, contenant le message afin d'aider l'utilisateur à modifier sa saisie Null interdit Oui Si Oui, interdit de passer dans ce champ sans le Chaîne vide autorisée Non remplir au moment de la création Si Non, interdit de supprimer le contenu de ce champ. Indexé Oui S'utilise pour les recherches rapides Le tableau suivant présente les paramètres de la propriété Format pour les types de données TEXTE Caractère de texte requis (soit un caractère, soit un espace). Support de cours AFCI-NEWSOFT page 9

10 GESTION DES TABLES & Caractère de texte non requis. < Force tous les caractères à être en minuscules. > Force tous les caractères à être en majuscules. Le tableau suivant présente les paramètres de la propriété Format pour les types de données NUMERIQUE : Nombre général (Paramètre par défaut). Affiche le nombre tel qu'il a été entré. Monétaire Utilise le séparateur de milliers (espaces). La propriété Décimales a pour paramètre Auto (2 par défaut). Ajoute le symbole monétaire du pays. Fixe Affiche au moins un chiffre. La propriété Décimales a pour paramètre Auto (2 par défaut). Standard Utilise le séparateur de milliers. La propriété Décimales a pour paramètre Auto (2 par défaut). Pourcentage Multiplie la valeur par 100. Ajoute un signe %. La propriété Décimales a pour paramètre Auto (2 par défaut). Scientifique Utilise la notation scientifique standard (puissance de 10). Les formats définis par l'utilisateur pour les champs contenant des nombres peuvent comprendre jusqu'à 4 sections séparées par un point virgule (séparateur de liste). La signification des sections des formats de nombre définis par l'utilisateur est la suivante : Section Première Deuxième Troisième Quatrième Signification Nombres positifs Nombres négatifs Valeurs égales à zéro Valeurs de type Null ou Vide Par exemple : le format Monétaire standard se présente comme suit : $#,##0.00;($#,##0.00)[Rouge] Ce format de nombre contient 2 sections séparées par un point virgule, et utilise un format différent pour les nombres positifs (déterminés par la 1 ère section) et les nombres négatifs (déterminés par la 2 ème section). Support de cours AFCI-NEWSOFT page 10

11 GESTION DES TABLES Paramètre Description, (virgule) Séparateur décimal. Les séparateurs sont définis dans le Panneau de Configuration de Windows ("Paramètres Régionaux"). 0 Espace réservé à un chiffre. Affiche un chiffre ou 0. # Espace réservé à un chiffre. Affiche un chiffre ou rien. F Affiche le caractère F tel que. % Pourcentage. La valeur est multipliée par 100 et suivie d'un signe %. E- ou e- Notation scientifique dont les exposants négatifs sont accompagnés du signe moins (-). Aucun signe n'accompagne les exposants positifs. Doit être utilisée avec d'autres symboles, comme dans 0.00E-00. E+ ou e+ Notation scientifique dont les exposants négatifs sont accompagnés du signe moins (-) et les exposants positifs du signe plus (+). Doit être utilisée avec d'autres symboles, comme dans 0.00E+00. Le tableau suivant présente les paramètres de la propriété Format pour les types de données DATE : Paramètres Description Date, général (Paramètre par défaut). Si la valeur ne contient que la date, l'heure n'est pas affichée. Si la valeur ne contient que l'heure, la date n'est pas affichée EX : 03/04/ :34, 03/04/1994, et 17:34 Date, complet EX : Dimanche 3 avril 1994 Date, réduit EX : 03-Avr-1994 Date, abrégé EX : 03/04/94 Heure, complet EX : 5:34:23 Heure, réduit EX : 05:34 PM Heure, abrégé EX : 17:34 Support de cours AFCI-NEWSOFT page 11

12 GESTION DES TABLES Vous pouvez également créer des formats de date et d'heure définis par l'utilisateur à l'aide des codes suivants : Paramètres Paramètres Description français anglais : (deux points) : Séparateur d'heure Les séparateurs sont définis dans le Panneau de Configuration de Windows ("Paramètres Régionaux") / / Séparateur de date c c Identique au format "Date, général" standard j d Jour du mois en 1 ou 2 chiffres, selon le cas (1-31) jj dd Jour du mois en 2 chiffres (01-31) jjj ddd Trois 1 ères lettres du jour (Dim-Sam) jjjj dddd Nom complet du jour (Dimanche-Samedi) jjjjj ddddd Identique au format "Date, abrégé" standard jjjjjj dddddd Identique au format "Date, complet" standard s w Jour de la semaine (1-7) ee ww Semaine de l'année (1-54) m m Mois de l'année en 1 ou 2 chiffres (1-12) mm mm Mois de l'année en 2 chiffres (01-12) mmm mmm Trois 1 ères lettres du mois (Jan-Déc) mmmm mmmm Nom complet du mois (Janvier-Decembre) t q Date affichée sous forme de trimestre (1-4) a y Numéro du jour de l'année (1-366) aa yy Deux derniers chiffres de l'année (01-99) aaaa yyyy Année complète ( ) h h Heure en 1 ou 2 chiffres, selon le cas (0-23) hh hh Heure en 2 chiffres (00-23) n n Minutes en 1 ou 2 chiffres, selon le cas (00-59) nn nn Minutes en 2 chiffres (00-59) s s Secondes en 1 ou 2 chiffres, selon le cas (00-59) ss ss Secondes en 2 chiffres (00-59) ttttt ttttt Identique au format "Heure, complet" standard Support de cours AFCI-NEWSOFT page 12

13 GESTION DES TABLES Le tableau suivant présente les paramètres de la propriété Format pour les types de données OUI/NON : Paramètre Description Oui/Non (Paramètre par défaut) Non = 0, Oui = -1 Vrai/Faux Faux = 0, Vrai = -1 Actif/Inactif Inactif = 0, Actif = -1 Les formats définis par l'utilisateur pour les types de données Oui/Non peuvent compter de 1 à 3 sections : Section Signification Première Non utilisée pour ces types de données, mais doit avoir un point-virgule (;) comme espace réservé Deuxième Réservée aux valeurs égales à 1 (Oui) Troisième Réservée aux valeurs égales à 0 (Non) L'exemple suivant affiche le mot "Toujours" en bleu pour les valeurs Oui, Vrai ou Actif et le mot "Jamais" en rouge pour les valeurs Non, Faux ou Inactif : ;"Toujours"[Bleu];"Jamais"[Rouge] Seulement si l'option "Zone de texte" est sélectionnée dans l'onglet "Liste de choix" : 3.3 MODIFICATION D'UN CHAMP Pour modifier un champ, cliquez dans la cellule comportant le nom du champ. Modifier le nom, le type ou une de ses propriétés. Support de cours AFCI-NEWSOFT page 13

14 GESTION DES TABLES 3.4 SUPPRESSION D'UN CHAMP Sélectionner la ligne relative au champ en cliquant dans le petit rectangle gris situé dans la partie la plus à gauche de la ligne : met en noir. Puis utilisez la touche SUPPR du clavier.. Le petit triangle apparaît et la ligne se 3.5 EXERCICE Continuez à créer les champs nécessaires à la table T CLIENTS selon le modèle suivant : Chaîne Nom du Type de Taille du Masque Null Format Légende vide champ données champ de saisie interdit autorisée N de NuméroAuto Entier long client Nom de la Société Texte 20 >[Bleu] Oui Non Adresse du Adresse Texte 40 Non Oui ] client Code Texte ;0;_ Non Oui Postal Ville Texte 20 > Non Oui Les attributs non indiqués dans le tableau ci-dessus sont à laisser vide. 3.6 LA CLE PRIMAIRE La puissance d'un programme de bases de données relationnelles comme Microsoft Access provient de sa capacité à trouver et réunir rapidement des informations stockées dans des tables séparées en utilisant des requêtes, des formulaires, et des états. A cette fin, chaque table doit inclure un champ ou un ensemble de champs qui identifie, de manière unique, chaque enregistrement stocké dans la table. Cette information est appelée la clé primaire de la table. Une fois que vous avez désigné une clé primaire pour une table, Access empêchera que des doublons ou des valeurs Null ne soient entrées dans les champs Clé primaire. Support de cours AFCI-NEWSOFT page 14

15 GESTION DES TABLES Définir la clé primaire : Dans la table que vous venez de créer, sélectionnez le champ N client, puis cliquez sur le bouton placé dans la barre outils. Une clé apparaît en face du nom du champ. 3.7 SAUVEGARDER UNE TABLE Lorsque vous avez terminé la définition des champs de la table, il est nécessaire et de l'enregistrer sur le disque dur. Pour cela : Utiliser le bouton "Enregistrer" de la barre d'outils Standard (petite disquette) Ou Utiliser le menu "Fichier => Enregistrer" (ou "Enregistrer Sous") Tapez T CLIENTS, puis validez avec OK Saisir un nom explicite précédé d'un "T" (pour "Table") pour la retrouver plus facilement. Remarque : Si vous avez oublié de définir la Clé Primaire dans la table, ACCESS vous en informe, et demande alors si vous souhaitez en définir une. La fenêtre "Base de données" redevient visible et vous pouvez voir le nom de la table T CLIENTS. Support de cours AFCI-NEWSOFT page 15

16 GESTION DES TABLES 3.8 MODIFICATION D'UNE TABLE Dans la fenêtre "Base de données", Sélectionnez la table à modifier Cliquez sur le bouton MODIFIER. Vous pouvez modifier, ajouter ou supprimer des champs comme indiqué dans le chapitre précédent. 3.9 SUPPRESSION D'UNE TABLE Dans la fenêtre "Base de données", Sélectionnez la table à supprimer. Cliquez sur la touche SUPPR du clavier. Confirmez la suppression. Attention, toute suppression est définitive. Prenez soin de sauvegarder votre application avant toute modification COPIE D'UNE TABLE Dans la fenêtre "Base de données", Sélectionnez la table à dupliquer. Maintenez la touche CTRL du clavier. Cliquez glissez vers une zone libre pour effectuer la copie. Attention, relâchez la souris avant la touche CTRL, sinon vous déplacerez au lieu de dupliquer RENOMMER UNE TABLE Dans la fenêtre "Base de données", Sélectionnez la table à renommer. Cliquez bouton droit de souris puis cliquez sur Renommer. Saisissez le nouveau nom puis tapez sur la touche Entrée du clavier. Support de cours AFCI-NEWSOFT page 16

17 GESTION DES TABLES 3.12 LES MODES D AFFICHAGE Dans Access, vous disposez de différents modes d affichage que ce soit pour les tables, les requêtes, les formulaires ou les états. Un affichage pour Créer et un affichage pour Visualiser et Utiliser. Le Mode Création Le Mode feuille de données Pour afficher le Mode Feuille de données d une table, cliquer sur le 1 er bouton de la barre outils Le Mode Feuille de données vous permet de consulter vos données, de supprimer des enregistrements, d ajouter des enregistrements. Remarque : Pour requêtes les modes d affichage sont Mode Création ou Mode feuille de données. Pour les formulaires les modes d affichage sont Mode Création ou Mode Formulaire. Pour les états les modes d affichages sont Mode Création ou Mode Aperçu. Support de cours AFCI-NEWSOFT page 17

18 GESTION DES CONTENUS DES TABLES 4 GESTION DES CONTENUS DES TABLES 4.1 SAISIE DES DONNEES VIA UN FORMULAIRE Lorsque vous avez créé une table, vous pouvez commencer à saisir les données. Les données peuvent être saisies directement dans la table en "Mode Feuille de données". Mais il est plus agréable d utiliser un masque de saisie, soit un Formulaire, pour saisir vos données. 4.2 CREER UN FORMULAIRE AUTOMATIQUE Activez la fenêtre "Base de données", si nécessaire, puis sélectionnez la table à remplir et cliquez sur le bouton OUVRIR. La fenêtre ci-dessous apparaît (Table en mode feuille de données) : Chacun des champs définis dans la table est organisé en colonne. Notre table est actuellement vide. Afin de saisir les données, dans la barre outils cliquez sur le bouton, la fenêtre ci-dessous apparaît, vous venez de créer un formulaire automatique. Nous verrons plus tard comment créer de toute pièce un formulaire. Support de cours AFCI-NEWSOFT page 18

19 GESTION DES CONTENUS DES TABLES Enregistrer le formulaire sous le nom : F_Tclients. Comme chaque fois, le champ "N de Client" contient l'indication "(NuméroAuto)". Dès que vous aurez saisi une valeur dans un des autres champs, le NuméroAuto prendra sa valeur définitive. Cliquez dans le champ "Nom de la société" et tapez Eurotunnel. Appuyer sur les touches TAB ou ENTRÉE pour passer au champ suivant. Remarque : Les touches SHIFT TAB vous permettront toujours de passer au champ précédent. Entrer les 10 sociétés suivantes : N de Client Nom de la société Adresse Code Postal Ville (Automatique) 1 Eurotunnel 12 rue Blanche Perpignan 2 Castorama 25 rue Bleue Orléans 3 Publicis 3 rue Jaune Paris 4 Matra Hachette 17 rue Violet Nice 5 Accor 5 rue Verte Lyon 6 Roussel Uclaf 31 rue Marron Paris 7 Kleber Colombe 16 rue Orange Lyon 8 Groupama 19 rue Mauve Paris 9 Delta Products 12 rue Grise Nice 10 Nicolas 24 rue Cyan Paris L'enregistrement des données saisies dans ce formulaire se fait automatiquement (on n'a plus besoin de penser à enregistrer). Vos données sont instantanément stockées dans la table correspondante. Remarque importante : A la fermeture du formulaire, vous retrouvez votre table en mode feuille de données VIDE. C EST NORMAL. Vous devez fermer et ouvrir à nouveau la table pour pouvoir visualiser vos 10 enregistrements. Support de cours AFCI-NEWSOFT page 19

20 GESTION DES CONTENUS DES TABLES 4.3 AJOUTER UN ENREGISTREMENT Pour ajouter un client : Utilisez le bouton de la barre d'outils ACCESS place automatiquement votre curseur dans la 1 ère cellule de la 1 ère ligne vide que vous soyez dans une table ou un formulaire. 4.4 MODIFIER DES DONNEES Pour modifier la valeur d'un champ (ex : l adresse d un client), cliquez dans le champ à modifier. Comme dans un traitement de texte, utilisez les touches BACKSPACE ou SUPPR, puis tapez la nouvelle valeur ou insérer votre texte. 4.5 SUPPRIMER UN ENREGISTREMENT Dans un formulaire : Placez-vous sur l enregistrement à supprimer à l aide des boutons placés en bas en gauche du formulaire Dans la barre outils, cliquer sur Dans une table : En Mode Feuille de données, Sélectionnez la ligne en cliquant sur le petit carré grisé à gauche de la 1 ère colonne => la ligne se met en noir : la fiche est sélectionnée. Appuyer sur la touche SUPPR du clavier Répondez OUI au message de confirmation de suppression. Support de cours AFCI-NEWSOFT page 20

21 GESTION DES CONTENUS DES TABLES 4.6 TRIER LES ENREGISTREMENTS Pour trier les enregistrements, Cliquez dans la colonne qui sert de clé de tri (ex : colonne «Société») Dans la barre d'outils, vous disposez de 2 boutons de tri :. Cliquez sur le 1 er pour réaliser un tri croissant, ou sur le 2 nd pour obtenir un tri décroissant. Les tris peuvent également être effectués dans les formulaires avec les mêmes boutons. 4.7 RECHERCHER DES ENREGISTREMENTS Exemple : Vous rechercher l enregistrement de la «société ACCOR» : Cliquez dans la colonne de la Société Cliquez sur le bouton pour demander la recherche Tapez le nom de la société "accor" Sélectionnez : Rechercher dans : «Nom de la société» Cliquez sur le bouton SUIVANT. Remarques : Si la fiche trouvée n'est pas la bonne : Cliquez sur le bouton SUIVANT. Lorsque la recherche est terminée : Cliquez sur le bouton ANNULER. Les recherches peuvent également être effectuées dans les formulaires avec le même bouton. Support de cours AFCI-NEWSOFT page 21

22 GESTION DES CONTENUS DES TABLES 4.8 FILTRER LES ENREGISTREMENTS Pour filtrer des données, nous allons utiliser les 3 boutons suivants : Le 1 er "Filtrer par sélection" filtre selon critère sélectionné. Le 2 nd "Filtrer par formulaire" filtre selon 1 ou plusieurs critères. Le 3 ème "Appliquer / Supprimer le filtre" permet d annuler le «filtre par sélection» et d appliquer puis d annuler le «filtre par formulaire». FILTRER PAR SELECTION : Filtrer tous les clients habitant «Paris» Ouvrir la table en Mode feuille de données, Sélectionnez «Paris» dans la colonne Ville, n importe lequel. Cliquez sur le bouton pour filtrer les enregistrements de la table Le résultat du filtre s'affiche automatiquement : Pour revenir à l'affichage initial (tous les clients) : cliquez sur le bouton. FILTRER PAR FORMULAIRE : Filtrer les clients de «Paris» et de «Nice» Cliquez sur le bouton afin d obtenir cet affichage : Placez votre curseur dans la colonne Ville et saisissez le critère : paris ou nice Support de cours AFCI-NEWSOFT page 22

23 GESTION DES CONTENUS DES TABLES Cliquez sur le bouton pour appliquer le filtre Cliquez à nouveau sur le bouton pour annuler le filtre A l aide du filtre par formulaire vous pourrez également filtrer selon les exemples de critères suivants : >100 pour filtrer des données supérieures à 100 >100 pour filtrer des données inférieures à 100 >= pour filtrer des données supérieures ou égale à 100 p* pour filtrer des données commençant par un P suivi d une chaîne de caractère alpha numérique. Remarque : Les filtres ne sont pas conservés dans une table. Les filtres peuvent également être effectués dans les formulaires avec les mêmes boutons. Support de cours AFCI-NEWSOFT page 23

24 GESTION DES CONTENUS DES TABLES Créer une 2 ème table «T Commandes» avec les caractéristiques suivantes : Définir Clé Primaire sur le champ N commande Nom du champ Type de données Taille du champ N Commande NuméroAuto Entier Long N Client Numérique Entier Long Date Commande Date/Heure Date, réduit Payé Oui/Non Oui/Non A l aide d un formulaire automatique que vous enregistrerez sous «F_ Tcommandes», saisir les enregistrements ci-dessous : N Commande N Client Date Commande Payé /08/98 Oui /08/98 Oui /09/98 Non /10/98 Non /10/98 Non /10/98 Oui /10/98 Non Support de cours AFCI-NEWSOFT page 24

25 LES REQUETES 5 LES REQUETES Les requêtes permettent d'extraire une sélection de données d'une ou plusieurs tables liées, en fonction de critères précis : comparaison, expressions, ou formules. Exemple : Extraire toutes les fiches des clients habitants PARIS ou LYON. Elles permettent d'agir sur des groupes de fiches restreints pour rendre plus simple la consultation, les suppressions, les calculs, ou la mise à jour des fiches. Exemple : Diminuer de 2% la remise de tous les clients ayant réalisé moins de F de chiffre d'affaire en Les requêtes sont donc recommandées pour servir de base à la création d'autres requêtes, de formulaires, de graphiques ou d'états. Nous retiendrons deux catégories de requêtes : les requêtes SELECTIONS et les requêtes ACTIONS. A l exception des requêtes ACTIONS, les requêtes ne modifient pas les données des tables. 5.1 AFFICHAGE Une requête peut être affichée en Mode Création ou en Mode Feuille de données (comme une table). 5.2 REQUETE FILTRE Dans la fenêtre "Base de données", Cliquez sur l'onglet REQUETES, puis sur le bouton NOUVEAU. Choisissez ensuite l'option "Mode Création" dans la liste proposée OU double-cliquer sur le raccourci «Créer une requête en mode création» Ajouter des tables à la requête, comme suit : Support de cours AFCI-NEWSOFT page 25

26 LES REQUETES La boite de dialogue "Ajouter une table" apparaît : Sélectionnez la table T CLIENTS. Cliquez sur le bouton AJOUTER. Cliquez sur le bouton FERMER s'il n'y a plus de tables à ajouter. Dans la partie supérieure de l'écran, la liste des champs de la table T CLIENTS est affichée. Remarque : Lorsque la requête a déjà été créée et que vous voulez lui ajouter 1 table : Ouvrez la requête en Mode Création. Puis cliquez avec le bouton droit de la souris dans la partie supérieure de la requête, puis dans le menu contextuel, choisissez "Ajouter une table". 5.3 SELECTIONNER LES CHAMPS Pour sélectionner : Une suite de champs : Cliquez sur le 1 er, appuyer sur MAJ et cliquer sur le dernier. Des champs distants : Cliquez sur le 1 er, appuyer CTRL et cliquer sur chaque autre. Tous les champs : Double-cliquez sur le signe * placé en première position dans la liste des champs. Support de cours AFCI-NEWSOFT page 26

27 LES REQUETES 5.4 AJOUTER DES CHAMPS Double-cliquez sur le nom du champ à ajouter. => Il s'insère automatiquement dans la 1 ère colonne vide (dans la partie inférieure de l'écran). Exemple : 5.5 SUPPRIMER 1 CHAMP Sélectionnez le champ de la requête à supprimer (en cliquant sur la bordure grise au dessus de son nom dans sa colonne). => la colonne se noircit Appuyer sur la touche SUPPR du clavier 5.6 DEPLACER 1 CHAMP Sélectionnez le champ de la requête à déplacer (en cliquant sur la bordure grise au dessus de son nom dans sa colonne). Faites-le glisser jusqu'à sa nouvelle position. 5.7 CRITERES DE SELECTION Support de cours AFCI-NEWSOFT page 27

28 LES REQUETES Ils permettent de spécifier les enregistrements à afficher, en saisissant des expressions sur la ligne "Critères" (partie inférieure de l'écran) dans la colonne du champ correspondant. Les expressions comparent le contenu d'un champ à une valeur. Des critères tapés sur la même ligne seront reliés par l'opérateur ET, ceux tapés sur des lignes différentes seront reliés par l'opérateur OU. Exemples d'expressions dans la Table T CLIENTS : L'expression saisie dans le champ affiche les enregistrements Sur la ligne «Critère» Paris Ville Clients habitants Paris Pas Paris Ville Clients n'habitant pas Paris P* Ville Clients dont la ville commence par un P Pas L* Ville Clients dont la ville ne commence pas par L *ama Société Clients dont la société termine par "ama" Paris ou Nice Ville Clients habitant Paris ou Nice Entre 2 et 5 N de Client Clients N 2 à 5 06* Code Postal Clients habitant dans les Alpes Maritimes ACCESS convertit les expressions tapées si nécessaire (saisie semi-automatique) : Exemple : P* sera convertie en : Comme "P*" Pas L* sera convertie en : Pas Comme "L*" 5.8 REQUETE CALCULS ACCESS permet de créer, dans 1 requête ou dans 1 formulaire, des champs dont la valeur se calcule grâce à d'autres champs. Exemple : Dans une table T EMPLOYES on a, entre autres, les champs : N Employé, Nom,, Date d'engagement, SalaireBase. Dans une requête, on veut calculer l'ancienneté de chaque employé en fonction de la date actuelle et de la date d'engagement : Support de cours AFCI-NEWSOFT page 28

29 LES REQUETES Cette expression permet de créer une nouvelle colonne portant le nom "Ancienneté" et contenant la valeur en nombre d'années. Dans une autre requête, on veut par exemple calculer la prime correspondant à un demi mois du salaire de base pour chaque employé : Cette expression permet de créer une nouvelle colonne portant le nom "Prime" et renvoyant la moitié du salaire de base. Le nom du champ calculé doit être suivi SANS ESPACE des deux points (:). Les noms de champs utilisés dans les expressions doivent, en général, être tapés entre crochets [ ]. Le champ calculé peut être trié, vous pouvez lui affecter des critères (Ex: Ancienneté > 4 ans). Il peut être modifié dans la feuille de réponse, mais se recalcule si l un des champs dont il dépend est changé. Les expressions peuvent utiliser les 4 opérateurs : * / + -. L opérateur & permet de fusionner les données de plusieurs champs en un seul. Exemple : Afficher le nom complet d une personne grâce aux champs Prénom et Nom L'expression Nom Complet: [Prénom]&" "&[Nom] renverra, dans le même champ "Nom Complet", le prénom et le nom séparés par un espace. Support de cours AFCI-NEWSOFT page 29

30 LES REQUETES 5.9 LE GENERATEUR D'EXPRESSION Pour créer des champs calculés plus compliqués, vous pouvez utiliser le Générateur d'expressions situé dans la barre d'outils. Exemple : Créer un nouveau champ "Département" permettant d afficher le département à pariri des 2 premiers caractères du champ "Code Postal" (voir ci-après). Lorsque vous cliquez sur le bouton "Générateur d'expression", ACCESS affiche la boite de dialogue ci-contre. La partie supérieure permet de définir manuellement l'expression : Tapez le début de l'expression (nom du champ) sur la 1 ère ligne : Département: Les 3 colonnes de la partie inférieure vont permettent de choisir une fonction prédéfinie : Dans la 1 ère colonne : Double-cliquez sur "Fonctions" puis sur "Fonctions intégrées" Dans la 2 ème colonne : Faites défiler la liste jusqu'à trouver l'option "Texte" puis cliquez dessus. Dans la 3 ème colonne : Faites défiler la liste jusqu'à trouver la fonction "Gauche" puis double-cliquez dessus. La formule suivante apparaît : Département: «Expr» Gauche («ExprChaine»; «n») 1. Supprimer le mot «Expr» devant Gauche 2. Remplacer «ExprChaine» par le nom du champ [Code Postal] et «n» par Vous obtenez la formule ci-dessus 4. Cliquez sur OK. 5. Afficher la requête en «Mode feuille de données» pour voir le résultat Support de cours AFCI-NEWSOFT page 30

31 LES REQUETES 5.10 AFFICHER/ MASQUER LES CHAMPS Vous pouvez inclure un champ dans une requête (pour l'utiliser comme critère ou comme clé de tri), sans l'afficher dans la feuille de réponse, en ôtant la marque de la ligne "Afficher". Si la requête doit servir de base à un formulaire ou à un état, les champs doivent être affichés dans la feuille de réponse pour être utilisés dans le formulaire ou état REQUETE DE TRI TRI SUR UN CHAMP Sur la ligne "Tri", dans la colonne correspondant au champ, Cliquez sur la flèche pour dérouler la liste Sélectionnez "Croissant" pour un tri de A à Z ou de 0 à 9 "Décroissant" pour un tri de Z à A ou de 9 à 0. TRI SUR PLUSIEURS CHAMPS Le tri peut être effectué sur plusieurs champs à la fois. Le champ situé le plus à gauche est trié en 1 er. Vous devez donc placer le champ faisant office de 1 ère clé de tri avant le 2 nd REQUETE DE REGROUPEMENT Vous pouvez effectuer certaines opérations dans les requêtes, comme avec un tableur : Somme, Moyenne, Max (valeur maximum), Min (valeur minimum), Ecartype, Var (variance), Compte (nombre de valeurs). Ceci peut vous permettre de compter le nombre de clients d'un commercial, le total des salaires par service, etc. Pour cela, 1. Créez une nouvelle requête sélection, afficher les champs nécessaires, 2. Cliquez sur le bouton (Opérations) : une ligne avec mention «regroupement» apparaît, 3. Choisissez l'opération à effectuer dans la liste déroulante du champ à calculer sur la ligne «opération», 4. Tapez des critères si besoin, afficher la requête en mode feuille de données. Support de cours AFCI-NEWSOFT page 31

32 LES REQUETES 5.13 ENREGISTRER UNE REQUETE Lorsque vous avez terminé la définition de la requête, il est nécessaire de lui donner un nom. Pour cela utiliser le bouton "Enregistrer" de la barre d'outils Standard Saisir un nom explicite précédé d'un "R" (pour "Requête") pour la trouver plus facilement REQUETE PARAMETREE Pour une interrogation fréquente utilisant des critères différents à chaque fois, les paramètres permettent d'avoir simplement à spécifier les critères au lancement de la requête, sans la modifier. Vous connaîtrez ainsi rapidement, le chiffre d'affaire d'un vendeur ou la liste des clients d'une région ou d'une ville. A chaque exécution, la requête paramétrée affiche une boite de dialogue demandant de taper le nom du commercial, la région ou la ville. Le texte tapé en réponse servira de critère. Créer la requête, et taper le texte à afficher dans la boite de dialogue entre crochets sur la ligne "Critères :" du champ à interroger. Exemple : Dans le champ "Ville", sur la ligne "Critères :", tapez l'expression suivante : [Quelle ville voulez-vous?] Exécuter la requête. Saisir dans la boite de dialogue qui apparaît le critère du filtre. Cliquez sur OK Vous affichez les clients de la ville demandée. Pour définir plusieurs paramètres, tapez-les dans les champs correspondants. ACCESS les exécutera dans l'ordre, de la gauche vers la droite. Support de cours AFCI-NEWSOFT page 32

33 LES REQUETES La requête paramétrée permet de spécifier un intervalle de valeurs ou de temps, ou seulement la première lettre d'un nom. Exemples : Afficher les commandes effectuées pendant une période à spécifier à l'exécution de la requête. Dans le champ "Date Commande", tapez l'expression suivante : Entre [Date du début de la période?] Et [Date de la fin de la période?] ACCESS recherchera les fiches dont les valeurs "Date Commande" sont comprises entre les dates saisies. Afficher les clients dont la ville commence par une lettre à spécifier à l'exécution de la requête. Dans le champ "Ville" sur la ligne critères, tapez l'expression suivante : Comme [Saisir la 1ère lettre de la ville que vous voulez afficher] & "*" A l exécution de la requête, ACCESS affiche une boite de dialogue pour saisie du paramètre recherché, et affichera tous les enregistrements pour lesquels le nom de la ville commence par la lettre saisie. Support de cours AFCI-NEWSOFT page 33

34 LES REQUETES ACTIONS 6 LES REQUETES ACTIONS 6.1 REQUETE CREATION DE TABLE Exemple :Créer une requête qui, à son exécution va créer une nouvelle table de clients de Paris uniquement, sans modifier le contenu de la table source (T_clients) : Créer une nouvelle requête, ajouter la table «Tclients» et y afficher tous les champs (double clic sur *) et le champ «ville» que vous masquez (décocher case sur la ligne afficher) Saisir le critère «paris» pour le champ «ville» Cliquer sur le menu Requête / Requête Création de table (afin que cette requête devienne une requête action et non sélection) la fenêtre ci-dessous apparaît : Saisir le nom de la nouvelle table qui sera créée à l exécution de la requête puis OK. Enregistrer la requête sous : «R_création T clients paris» et fermer la requête. Support de cours AFCI-NEWSOFT page 34

35 LES REQUETES ACTIONS Exécutez la requête (double clic sur celle-ci dans la liste de toutes les requêtes). ACCESS vous informe que vous allez exécuter une requête action (cliquer sur OUI) et que "n" enregistrements vont être collés dans une nouvelle table (cliquer sur OUI). Les champs de la table «source» (T_clients), ont été conservés. 6.2 REQUETE MISE A JOUR Contrairement à la requête précédente, la requête Mise à Jour modifie les données de la table. Nous vous conseillons de travailler sur copie de table, car aucune commande ne vous permettra d annuler l exécution de la requête si celle-ci devait être erronée!! Exemple : Créer une requête afin de mettre à jour la table clients remplacer «nice» par «cannes». Dans une nouvelle requête, afficher que le ou les champs à mettre à jour puis cliquez sur le menu Requête /Requête Mise à jour Sur la ligne "Mise à jour :" saisir la valeur de mise à jour et le critère. Enregistrer la requête puis fermer la fenêtre, Exécutez la requête. ACCESS vous informe que vous allez exécuter une requête action (cliquer sur OUI) et que "n" enregistrements vont être mis à jour (cliquer sur OUI). Autres exemples : Augmenter des prix de 3%, ou changer un taux de TVA. Support de cours AFCI-NEWSOFT page 35

36 LES REQUETES ACTIONS 6.3 REQUETE SUPPRESSION Elle supprime des enregistrements dans une table selon un ou plusieurs critères. Exemple : Créer une requête afin de supprimer tous les clients de «paris». Créer une nouvelle requête, ajouter la table «Tclients», et afficher le champ «ville» puis cliquez sur le menu Requête/Requête Suppression. Sur la ligne critères, saisir : paris Enregistrez, Fermez puis Exécutez la requête. Désormais, la table Tclients ne contient plus de clients habitant Paris. 6.4 REQUETE AJOUT Elle permet d ajouter des enregistrements à une table selon un critère à partir d une autre table. Exemple : Créer une requête afin d ajouter à la table «Tclients» tous les clients de «paris». Pour faire cette requête nous allons nous servir de la table «Tclients paris» que nous avons créée précédemment pour l exemple de la requête Création de Table. Dans une nouvelle requête, ajouter la table «T clients paris» (table dite «source») et y afficher tous les champs (*) Support de cours AFCI-NEWSOFT page 36

37 LES REQUETES ACTIONS puis cliquez sur le menu Requête / Requête Ajout Sélectionnez le nom de la table (dite table de «destination») dans laquelle il faut ajouter les enregistrements puis cliquez sur OK. Enregistrer, Fermer puis Exécuter la requête. Support de cours AFCI-NEWSOFT page 37

38 LES REQUETES RELATIONNELLES 7 LES REQUETES RELATIONNELLES ACCESS permet de créer des requêtes avec plusieurs tables, pour réunir des informations provenant de différentes sources dans une même feuille de réponse. Les tables doivent impérativement être reliées par des jointures. Les liaisons entre tables se font sur des champs contenant des valeurs identiques. Exemple : Le numéro du client dans la Table T CLIENTS et le numéro du client dans la Table T COMMANDES. 7.1 CREER UNE REQUETE RELATIONNELLE Afficher les clients et leurs commandes : Si la syntaxe des champs à lier est respectueusement la même, le lien se fera automatiquement. Dans le cas contraire, pour créer une jointure (après avoir ajouté les tables à la requête), cliquez sur le nom du champ dans la table source (ici "N de client" dans la table T CLIENTS) et faites glisser sur le nom du champ correspondant dans la table cible (ici "N Client" dans T COMMANDES). Pour supprimer une jointure (lien), sélectionnez-la en cliquant sur la ligne qui la représente et appuyer sur la touche SUPPR. Une fois les jointures crées vous pouvez ajouter les champs à la requête. Support de cours AFCI-NEWSOFT page 38

39 LES REQUETES RELATIONNELLES 7.2 TYPES DE JOINTURES Pour changer le type de jointure : Double-cliquez sur le lien. Choisir le type de lien dans la boite de dialogue ci-contre. Validez avec OK. 1. Affiche tous les enregistrements des deux tables pour lesquels les champs joints sont identiques. 2. Affiche tous les enregistrements de la 1 ère table et uniquement ceux de la 2 nde dont les valeurs sont identiques dans les champs joints. 3. La feuille de réponse affiche tous les enregistrements de la 2 nde table et uniquement ceux de la 1 ère dont les valeurs sont identiques dans les champs joints. Support de cours AFCI-NEWSOFT page 39

40 LES FORMULAIRES 8 LES FORMULAIRES Un formulaire est un instrument idéal pour saisir, modifier ou consulter des données. Construit à partir d'une Table ou d'une Requête, il présente les enregistrements de manière plus conviviale. Créé à partir d'une requête multi-tables, il permet de visualiser des champs provenant de plusieurs tables. 8.1 AFFICHAGE ET BARRE D'OUTILS Principaux boutons de la barre d'outils en Mode Création : Mode Création => Fabrication Mode Formulaire => Utilisation Mode Feuilles de données => Tableau Mode Aperçu avant impression Afficher la fenêtre des propriétés de chaque élément du formulaire Afficher la liste des champs accessibles depuis le formulaire Afficher la boite à outils pour créer de nouveaux objets dans le formulaire Police de caractères Taille de police Gras, Italique, Souligné Alignements : Gauche, Centré, Droite Outils de Mise en forme : Couleurs de remplissage, de texte ou de trait, épaisseur de trait, style de bordure Appliquer un Format Automatique Support de cours AFCI-NEWSOFT page 40

41 LES FORMULAIRES Principaux boutons de la barre d'outils en Mode Formulaire : Outils de tri (Ordre croissant ou décroissant) Outils de filtrage (Définir le filtre, Appliquer le filtre ou afficher tous les enregistrements) Outils de recherche d'enregistrements 8.2 CREATION D'UN FORMULAIRE «COLONNES» Dans la fenêtre "Base de données", Cliquez sur le bouton FORMULAIRE Cliquez sur le bouton NOUVEAU La fenêtre ci-contre s'affiche, vous demandant de choisir le type de formulaire désiré et le nom de la table ou de la requête qui servira de base au formulaire. TYPES DE FORMULAIRES 1. Mode Création : Formulaire vierge à construire entièrement. 2. Assistant Formulaire : Formulaire créé en plusieurs étapes grâce à un assistant. 3. Formulaire Instantané Colonnes : Formulaire présentant les enregistrements un par un (sous forme de «fiche»), les champs sont tous les uns en dessous des autres (on ne visualise qu'un enregistrement à la fois). Ce formulaire est créé automatiquement par ACCESS à partir de la table ou de la requête choisie. 4. Formulaire Instantané Tableau : Formulaire présentant les enregistrements sur plusieurs lignes mais sur le même écran (on visualise tous les enregistrements en même temps). Ce formulaire est créé automatiquement par ACCESS à partir de la table ou de la requête choisie. 5. Formulaire Instantané Feuille de données : Formulaire présentant les enregistrements comme dans une table ou une requête (Tableau du mode Feuilles de données). Ce formulaire est créé automatiquement par ACCESS à partir de la table ou de la requête choisie. 6. Formulaire Instantané Tableau Croisé dynamique : Formulaire présentant un tableau interactif qui combine et compare rapidement un grand nombre de données. Vous pouvez faire pivoter ses lignes et colonnes pour afficher diverses Support de cours AFCI-NEWSOFT page 41

42 LES FORMULAIRES synthèses des données sources, et afficher les détails des zones intéressantes. comme dans le tableur EXCEL Ce formulaire est créé automatiquement par ACCESS à partir de la table ou de la requête choisie. 7. Assistant Graphique : Formulaire contenant un graphique créé en plusieurs étapes grâce à un assistant. 8. Assistant Tableau croisé dynamique : Formulaire contenant un tableau à double entrée créé en plusieurs étapes grâce à un assistant (à l'aide d'excel). Pour notre exemple, vous allez choisir l'option " Formulaire Instantané Colonnes " et la Table T CLIENTS, puis cliquez sur OK. En général, il est conseillé d'utiliser un de ces formulaires instantanés pour créer le formulaire de base, et passer ensuite en Mode Création pour le modifier. Le gain de temps est important. Résultat : Enregistrer ce formulaire (avec le bouton ) : Utiliser un nom explicite précédé d'un "F" (pour "Formulaire") pour le retrouver plus facilement. Support de cours AFCI-NEWSOFT page 42

43 LES FORMULAIRES 8.3 MODIFICATION D'UN FORMULAIRE Pour modifier un formulaire, il existe 2 cas : 1. Le formulaire est déjà ouvert en Mode Formulaire Cliquez sur le bouton pour activer le Mode Création 2. Le formulaire n'est pas ouvert Dans la fenêtre "Base de données", cliquez sur l'onglet FORMULAIRE Cliquez sur le nom du formulaire dans la liste Cliquez sur le bouton MODIFIER pour activer le Mode Création. 8.4 CRETATION D UN FORMULAIRE «TABLEAU» Il permet de visualiser plusieurs enregistrements simultanément. Procédez comme ci-dessus en choisissant, cette fois-ci, "Formulaire Instantané Tableau". Résultat : Support de cours AFCI-NEWSOFT page 43

44 PERSONNALISATION DES FORMULAIRES 9 PERSONNALISATION DES FORMULAIRES Malgré l'efficacité des assistants, il est parfois utile de modifier un formulaire. 9.1 LES SECTIONS Dans le formulaire en Mode Création, vous pouvez distinguer 3 parties : 1. La section Entête de formulaire : elle est utilisée surtout pour ajouter des titres ou des boutons. 2. La section Détail : elle contient les champs. 3. La section Pied de formulaire : elle est utilisée surtout pour ajouter des calculs ou des boutons. Deux autres sections peuvent être ajoutées : Entête et Pied de page qui sont visibles à l'aperçu et à l'impression, en haut et en bas de chaque page. Entête et Pied de formulaire, ainsi que Entête et Pied de page sont des sections optionnelles. La section Détail est indispensable. Toutes ces sections contiennent des contrôles. 9.2 LES CONTROLES Ce sont tous les éléments d'un formulaire ou d'un état : champ de saisie (zone de texte), liste déroulantes, sous-formulaires, etc. Ces contrôles peuvent afficher des données(zone de texte), du texte (Intitulé ou étiquette), exécuter des actions (boutons), etc. Lors de la création d'un formulaire instantané, ACCESS intègre : Des "Intitulés" ou "Etiquettes" pour les noms de champs, Des "Zones de texte" pour les champs de type Texte, Numérique, Monétaire, Mémo, Date/heure et NuméroAuto, Des "Cases à cocher" pour les champs de type Oui/Non, Des Cadres objets indépendants pour les champs OLE. Ces contrôles peuvent être personnalisés. A chaque contrôle est associé une étiquette ou intitulé contenant la désignation de celui-ci. Support de cours AFCI-NEWSOFT page 44

45 PERSONNALISATION DES FORMULAIRES Pour agir sur un contrôle, il faut le sélectionner en cliquant dessus. Il est alors entouré de petits carrés ou "poignées", comme l'étiquette associée : LES DIFFERENTS POINTEURS DE SOURIS 1. Lorsque vous pointez sur la poignée supérieure gauche de la zone de texte ou de l'étiquette, le pointeur de la souris prend la forme d'une main fermée pointant l'index vers le haut. Cliquez et faites glisser pour déplacer le contrôle indépendamment (l'étiquette seule ou la zone de texte seule). 2. Lorsque le pointeur prend la forme d'une main ouverte, cliquez et faites glisser pour déplacer le contrôle et son étiquette en même temps. 3. Quand le pointeur de la souris prend la forme d'une flèche double, cliquez et faites glisser pour modifier la taille du contrôle. Pour sélectionner plusieurs contrôles, cliquez sur le 1 er, puis cliquez sur les autres en maintenant la touche MAJ (SHIFT) enfoncée. Support de cours AFCI-NEWSOFT page 45