Notice d utilisation de l interface graphique de saisie des emplois du temps. GEMSA - Interventions

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1 Notice d utilisation de l interface graphique de saisie des emplois du temps GEMSA - Interventions Sébastien Morra 26/07/2013

2 Table des matières 1 Accès à l interface Présentation générale de l interface Description détaillée La zone d entête L année scolaire Les boutons de recopie / suppression des interventions Les boutons imprimer et actualiser Le système de navigation La zone de sélection Le calendrier Principe de fonctionnement L affichage Le copier-coller, la suppression et le déplacement La modification d une intervention Le statut d une intervention L extranet Notice d utilisation de l interface graphique de saisie des emplois du temps dans GEMSA - Sébastien MORRA 1

3 1 Accès à l interface L accès à l interface graphique de saisie des emplois du temps se fait à l aide du bouton «Saisie de l emploi du temps» qui se trouve dans la partie interventions (Menu Interventions > interventions). Attention : ce bouton n apparait que lorsque l on a sélectionné une année universitaire et une formation dans la partie recherche (et que l on a des droits sur cette formation). Notice d utilisation de l interface graphique de saisie des emplois du temps dans GEMSA - Sébastien MORRA 2

4 2 Présentation générale de l interface L interface est composée de 3 zones : la zone d entête composée du titre, des boutons de couper/copier/coller/suppression et du système de navigation, la zone de sélection qui permettra de sélectionner les éléments que l on affiche et leur couleur, la zone de saisie qui contient le calendrier. Notice d utilisation de l interface graphique de saisie des emplois du temps dans GEMSA - Sébastien MORRA 3

5 3 Description détaillée 3.1 La zone d entête La zone d entête est composée des éléments suivants: 1. l intitulé et le sigle de la formation sur laquelle porte la saisie, 2. l année scolaire (sous la forme d une liste déroulante), 3. les boutons couper / copier / coller / suppression, 4. les boutons imprimer et actualiser, 5. le système de navigation L année scolaire L année scolaire de la formation sélectionnée est affichée sous la forme d une liste déroulante ce qui permet de basculer, par exemple, sur l emploi du temps de l année précédente afin de pouvoir recopier des interventions (pour la même formation uniquement) Les boutons de recopie / suppression des interventions Situés en bas de la zone d entête et centrés horizontalement, quatre boutons permettent d effectuer la duplication des interventions et leur suppression : - Couper - Copier - Coller - Supprimer Ceux-ci agissent sur la (ou les) intervention(s) sélectionnée(s), on peut en effet en sélectionner plusieurs en pressant la touche Ctrl. Il est possible de copier/couper-coller une intervention, dans la même semaine, mais aussi dans une autre semaine ainsi que d une année scolaire à l autre (grâce à la liste déroulante qui permet de consulter les emplois du temps des années scolaires antérieures). Notice d utilisation de l interface graphique de saisie des emplois du temps dans GEMSA - Sébastien MORRA 4

6 3.1.3 Les boutons imprimer et actualiser Le bouton imprimer sert à générer un fichier PDF de l emploi du temps soit sous la forme d un listing soit sous la forme d un calendrier. Le bouton actualiser permet de recharger la page (sans perdre les choix de couleur et les choix des UE à afficher ou non) Le système de navigation Ces boutons servent à se déplacer dans l emploi du temps. Dans la partie de droite on peut choisir le format de l affichage du calendrier. On peut donc choisir si l on affiche l emploi du temps d une journée, d une semaine ou d un mois complet. La partie centrale indique sur quelle plage de dates porte l emploi du temps affiché. Dans la partie de gauche on trouve un bouton «aujourd hui» qui permet de revenir en un clic à l affichage de l emploi du temps du jour, de la semaine ou du mois en cours. Les deux flèches tout à gauche permettent de passer au jour, à la semaine ou au mois d avant (ou d après) en fonction du format d affichage choisi. Notice d utilisation de l interface graphique de saisie des emplois du temps dans GEMSA - Sébastien MORRA 5

7 3.2 La zone de sélection Située à gauche du calendrier celle-ci est composée de 4 listes : - la liste des Unités d Enseignements (UE) liées à la formation, - la liste des Unités d Enseignements optionnelles liées à la formation, - la liste des ECUE (anciennement modules) liées aux UE de la formation, - la liste des groupes liés à la formation. Il suffit de cliquer sur l entête d une des listes pour en afficher les éléments constitutifs et de recliquer pour les masquer. A la gauche de chaque élément des listes UE, ECUE, options et groupes devra se trouve une case à cocher. Cette case à cocher permet de choisir si l on affiche (case cochée) ou non les interventions de l élément correspondant. De plus, un petit carré de couleur permet de choisir la coloration des interventions liées à l élément (UE, UE optionnelle ou ECUE) afin de faciliter la lecture du calendrier. Notice d utilisation de l interface graphique de saisie des emplois du temps dans GEMSA - Sébastien MORRA 6

8 3.3 Le calendrier Notice d utilisation de l interface graphique de saisie des emplois du temps dans GEMSA - Sébastien MORRA 7

9 3.3.1 Principe de fonctionnement Le principe de fonctionnement du calendrier est le suivant : la personne qui saisit l emploi du temps appuie sur le bouton droit de sa souris dans la colonne qui correspond à la date de l intervention (l heure de début correspondant à l ordonnée de l endroit où elle a cliqué), elle maintient le bouton appuyé et descend pour dessiner l intervention, elle relâche le bouton (l heure de fin correspondant à l ordonnée de l endroit où elle a relâché le bouton). Apparait alors une fenêtre qui permettra de saisir les éléments qui manquent à la création de l intervention. Cette fenêtre contient un formulaire contenant les champs suivants (* : champs obligatoires): - l intitulé de l intervention*, - la durée globale de l intervention*, - les intervenants, - le type de rétribution, - le coût de l intervention (uniquement si le type de rétribution est «sur facture de l organisme de rattachement»), - le lieu, - la date*, - les heures de début et de fin pré-remplies (pour modification), - le champ commentaire, - le type d intervention (sous la forme d un menu déroulant)*, - un lien «+ lier une formation / UE / ECUE», - le statut de l intervention (sous la forme de boutons radio)*, - une case à cocher «Prévenir les étudiants et les intervenant d un changement sur cette intervention» qui enverra un mail d alerte aux étudiants et aux intervenants concernés par cette intervention. Notice d utilisation de l interface graphique de saisie des emplois du temps dans GEMSA - Sébastien MORRA 8

10 3.3.2 L affichage Les interventions sont affichées sous forme de blocs. Sur ces blocs sont affichés l intitulé, le lieu et le type de l intervention. La présence d icônes sur le bloc permettra de voir d un coup d œil : - si un intervenant a été relié à l intervention (icone de type bonhomme), - si un commentaire a été saisi (icone de type bulle), - l état de l intervention (icone de type point d interrogation pour l état «recopié», de type crayon pour l état «provisoire», de type coche verte pour l état «définitif» et de type cadenas pour l état «réalisé»). De plus, le fait de passer la souris sur une intervention fait apparaitre un encadré qui affiche l ensemble des éléments saisis pour celle-ci de (manière similaire à ce qui se fait dans le semainier de l extranet) Le copier-coller, la suppression et le déplacement Il est possible de sélectionner plusieurs interventions dans une même semaine en maintenant la touche Ctrl enfoncée. Elles sont alors grisées et lorsque l on clique sur le bouton copier (ou couper), elles seront mises dans une mémoire tampon. On pourra alors changer de semaine et d année scolaire puis cliquer sur le bouton coller (qui contient entre parenthèses le nombre d interventions concernées), cela aura pour effet de dupliquer les interventions mises dans la mémoire tampon aux même jours et heures dans la semaine affichée. Bien entendu le fait de coller une intervention qui avait été coupée supprimera celle de départ. On peut aussi, après une sélection multiple, cliquer sur le bouton «supprimer» et ainsi supprimer plusieurs interventions d un seul clic (dans une même semaine). Il est aussi possible de déplacer une intervention par glisser-déposer dans une même semaine La modification d une intervention Un double-clic sur le bloc d une intervention permet de réafficher la fenêtre qui a permis de créer celle-ci en y faisant réapparaitre les valeurs des champs remplis au préalable. Il est aussi possible de redimensionner un bloc à la souris (et donc de modifier les horaires de début et de fin). Notice d utilisation de l interface graphique de saisie des emplois du temps dans GEMSA - Sébastien MORRA 9

11 3.3.5 Le statut d une intervention Une intervention pourra avoir quatre états, en fonction de son état d avancement lors de la création de l emploi du temps : - l état recopié (nouvel état): pour les interventions ayant été créées à l aide du script de recopie des formations d une année sur l autre, - l état provisoire : utilisé lors de la mise en place de l emploi du temps, - l état définitif : correspond à un emploi du temps finalisé à communiquer aux enseignants et aux étudiants, - l état réalisé (nouvel état): une fois que l intervention a eu lieu, cet état permet d indiquer que le paiement peut être effectué, une intervention «réalisée» ne peut plus être modifiée. 3.4 L extranet De petites améliorations ont été réalisées sur l extranet. Pour l accès enseignant : ils peuvent désormais visualiser les interventions provisoires (en grisé) sur leur emploi du temps pour faciliter la mise en place définitive de l emploi du temps Pour les enseignants et les étudiants : un bouton permet désormais de récupérer l adresse au format agenda partagé de leurs cours (qui pourra du coup être intégré à leur smartphone). Il est désormais possible de sortir l emploi du temps au format PDF à partir de l extranet. Notice d utilisation de l interface graphique de saisie des emplois du temps dans GEMSA - Sébastien MORRA 10