Directives pour la gestion financière des bourses de l'edctp

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1 Directives pour la gestion financière des bourses de l'edctp Mise à jour en mars 2012

2 Table des matières 1 Introduction Objectif des directives financières Applicabilité des directives Structure des directives Révisions et modifications des directives Budgétisation Modèle de budget Taux de change à utiliser lors de la préparation des budgets Imputation des heures de travail du personnel Négociation du budget Révision et virement du budget Extension sans coûts Cofinancement Introduction au cofinancement Types de cofinancement Modifications du niveau de cofinancement Gestion du versement des espèces Types de compte bancaire à utiliser, désigné ou commun Devise du compte bancaire Conditions préalables aux premiers versements et aux suivants Report des soldes non utilisés/ajustement du profil de paiement de la bourse Versement des fonds aux collaborateurs par le CP Investissement des fonds non utilisés Gestion des devises étrangères Introduction Comptes bancaires en euros Comptes bancaires en monnaie locale Règles et politiques de gestion financière Méthode comptable Périodicité des rapports financiers Dépenses Dépenses en capital (actifs non courants)

3 6.5 Utilisation et gestion des actifs non courants (actifs immobilisés) Actifs non courants (actifs immobilisés) à la clôture de la bourse Gains et pertes au change Comptabilisation des recettes Conservation des données financières Système de gestion financière Certificat d'audit Rapports financiers Clôture de la bourse Dépenses éligibles et non éligibles Conditions d'éligibilité des coûts Coûts directs éligibles Frais généraux Coûts non éligibles TVA (taxe sur les ventes) Double facturation

4 1 Introduction 1.1 Objectif des directives financières 1.2 Applicabilité des directives 1.3 Structure des directives 1.4 Révisions et modifications des directives 4

5 1.1 Objectif des directives financières L'objectif de ces directives est de décrire clairement la politique et les procédures de l'edctp en ce qui concerne la gestion financière de ses bourses. Ces directives explicitent les points suivants : Processus de négociation du budget Obligations en matière de rapports financiers Règles concernant la documentation et la conservation des documents Maintien des comptes bancaires Dispositifs de paiement Problèmes de devises Limites de capitalisation des immobilisations (actifs non courant) Seuil pour la présentation de certificats d'audit Taux de frais généraux Appels d'offres Règles de virement Différents types de cofinancement Actions que l'edctp peut entreprendre si les fonds ne sont plus nécessaires ou s'ils ont été utilisés à des fins non éligibles Dépenses éligibles et non éligibles. La mise à disposition de ces directives aux bénéficiaires a pour objectifs principaux : De fournir au service financier du bénéficiaire un guide de référence rapide et pratique sur les règles et les procédures financières de l'edctp, ainsi qu'une référence pour les coordinateurs de projet, les collaborateurs du projet, les auditeurs externes et autres parties concernées. D'assurer la cohérence de la gestion financière des bourses de l'edctp. 1.2 Applicabilité des directives Ces directives sont applicables à tous les bénéficiaires des bourses de l'edctp. Les bénéficiaires doivent se conformer à ces directives tout au long du cycle de vie de la bourse. Le non-respect de ces directives peut entraîner des dépenses considérées comme non éligibles, et l'edctp pourra alors exiger le remboursement des fonds concernés. Ces directives constituent également un guide pour les personnes impliquées dans la création, l'examen et la mise en œuvre des systèmes de gestion financière pour les bénéficiaires de bourses de l'edctp. Il s'agit de l'équipe des départements financiers, des auditeurs, des gestionnaires de projet et de toute autre partie prenante. Tous les bénéficiaires des bouses de l'edctp doivent se conformer strictement à ces directives, et toute question qu'un bénéficiaire pourrait avoir concernant l'interprétation d'une section quelconque devra être adressée au directeur financier des subventions ou à l'assistant affecté au projet. Ces directives sont incluses dans l'annexe E de la convention de bourse. Il est de la responsabilité du coordinateur de projet de communiquer ces directives aux parties concernées, aux collaborateurs du projet et aux départements financiers. 1.3 Structure des directives Ce document est divisé en sections et sous-sections, agencées en une suite d'instructions dans le cadre des sections principales suivantes : Introduction Budgétisation Versement des fonds aux bénéficiaires Gestion des devises étrangères Gestion financière Dépenses éligibles et non éligibles 5

6 Rapports financiers Achats Gestion des documents La structure de ce manuel est destinée à mettre en avant les relations entre les systèmes et l'importance d'une intégration aussi poussée que possible des systèmes associés. 1.4 Révisions et modifications des directives Il est de la responsabilité du directeur des finances et de l'administration (DFA) de l'edctp de s'assurer de la mise à jour régulière des directives, afin qu'elles reflètent les procédures réelles. Les révisions officielles des directives seront accompagnées d'une «Annonce de modifications des directives financières» qui sera envoyée par le DFA aux détenteurs des directives. 6

7 2 Budgétisation 2.1 Modèle de budget 2.2 Taux de change à utiliser lors de la préparation des budgets 2.3 Imputation des heures de travail du personnel 2.4 Négociation du budget 2.5 Révision et virement du budget 2.6 Extensions sans coûts 7

8 2.1 Modèle de budget Lorsque le montant d'une bourse est supérieur à , le demandeur doit remplir le formulaire standard de budget de l'edctp et le faire suivre en accompagnement de la proposition finale pour examen de la bourse par le département financier. Pendant cet examen, des informations ou des explications complémentaires pourront être demandées aux candidats, afin de justifier les montants demandés, lesquels pourront par conséquent être réduits. Les formulaires de budget EDCTP peuvent être téléchargés depuis le site web de l'edctp (les formulaires de budget EDCTP peuvent être téléchargés à partir du site web dans la section «Calls and Grants», option «Guidelines and Forms» sous «Applying for Grants»). Pour assurer une approche équilibrée de l'utilisation des bourses, l'edctp établit des limites maximales (en pourcentage du montant total du budget) pour les catégories d'activités concernées par la bourse. En particulier, l'edctp n'encourage pas les voyages à l'étranger non essentiels ou excessifs, afin de garantir que les ressources soient allouées aux activités principales de la bourse, comme les activités de recherche et le renforcement des capacités. Pour les bourses d'un montant inférieur à , les candidats peuvent soumettre le budget en utilisant leur propre format. Des feuillets de budget séparés (jaunes) doivent être remplis par le coordinateur de projet et chaque collaborateur de projet. Avant la signature de la bourse, des copies signées de chaque feuillet de budget jaune doivent être envoyées à l'edctp avec les copies des lettres de cofinancement. À la fin du livret de travail de budget standard de l'edctp, une feuille récapitulative totalise tous les montants et met en évidence le montant du financement fourni par l'edctp, les États membres et le cofinancement par des tiers, et en particulier le type de cofinancement. Des instructions séparées sur la manière de remplir les formulaires de budget et de rapport annuel sont téléchargeables sur le site web. Veuillez noter que pour les rapports financiers annuels, les coûts réels (basés sur les principes de la comptabilité de caisse) doivent être saisis dans le formulaire de budget final. L'EDCTP paiera pour les dépenses spécifiées dans le budget selon les termes du contrat de bourse signé. Les éléments de dépense non identifiés dans le budget ne peuvent pas se substituer ou être insérés dans les états financiers annuels suivants, sauf en cas de demande préalable par le coordinateur de projet, approuvée par le directeur des finances et de l'administration de l'edctp. 2.2 Taux de change à utiliser lors de la préparation des budgets Le détail de chaque ligne budgétaire doit être initialement libellé dans la devise dans laquelle la dépense budgétisée doit être facturée ou imputée. Le montant sera ensuite converti en euros en utilisant le taux de change en vigueur. Comme il est difficile de prévoir avec précision les taux de change, en particulier pour les devises volatiles, l'edctp autorise les candidats à choisir l'une des options suivantes : Utiliser le taux de change en vigueur au moment de la préparation du budget, ou Utiliser le taux moyen sur les 12 derniers mois. 2.3 Imputation des heures de travail du personnel Le formulaire de budget de l'edctp comprend une colonne pour indiquer le pourcentage de temps qu'un membre donné de l'équipe passera sur le projet. Il faut donc que les vérificateurs disposent d'un moyen fiable d'enregistrer le temps passé par le personnel par projet. Le temps passé par chaque personne sur le projet devra être détaillé. Il est essentiel qu'aucune personne mentionnée dans le formulaire de budget ne soit imputée à plus de 100 % de son temps disponible pour l'ensemble des projets sur lesquels elle travaille. Les coûts de personnel ne doivent être imputés que lorsque le membre de l'équipe est en poste, ce qui ne correspond pas nécessairement à la date de démarrage du projet. 8

9 2.4 Négociation du budget Après acceptation d'une candidature et avant la signature de la convention de subvention, les directeurs ou assistants du financement des bourses de l'edctp engageront le processus de négociation du budget avec le bénéficiaire. Cela impliquera des vérifications logiques et raisonnables du budget initial soumis avec la demande de bourse. Lorsque, pendant la négociation de la bourse, un site soumet un budget sensiblement différent du budget initial soumis avec la demande mais dans la limite maximale du montant de la bourse, le coordinateur doit présenter une justification de cet écart. Lorsque les modifications du budget sont dues à des évolutions significatives de la portée technique ou des objectifs du projet, il faudra en référer au comité d'examen scientifique approprié de l'edctp (SRC) pour examen et recommandations. 2.5 Révision et virement du budget L'EDCT autorise un certain degré de souplesse pour faire face à des changements dus à des circonstances ou événements imprévus : les coordinateurs de projet ont en effet l'autorité de couvrir la dépense supplémentaire portant sur une ligne budgétaire en transférant une partie des provisions budgétaires associées à une autre ligne budgétaire, et dont l'utilisation est peu probable, selon les règles suivantes : Des sites individuels peuvent déplacer des fonds (réallocation) entre des lignes budgétaires, sans approbation préalable de l'edctp, tant que la variation ne dépasse pas 10 % de la ligne budgétaire acceptée et sauf dans les cas suivants : Augmentation de la ligne budgétaire concernant les salaires et compléments de salaires Augmentation du budget approuvé pour les voyages à l'étranger Achats ou activités différents de ceux qui ont été présentés dans le budget soumis avec le projet Transfert de fonds d'un site vers un autre Dépassement du budget total du projet Non-réalisation de l'objectif global du projet L'EDCTP mettra les fonds à la disposition du demandeur dans la limite du montant maximum indiqué dans la convention de bourse. L'EDCTP ne fournira aucune ressource en sus du montant précisé dans cette convention Toute variation supérieure à 10 % devra être soumise à l'approbation préalable des équipes chargées des finances et du projet de l'edctp L'EDCTP n'est pas tenu de régler des dépenses non mentionnées dans le budget du projet, sauf s'il a explicitement accepté par écrit de le faire avant que la dépense n'ait eu lieu Lorsque le risque inhérent à un site est considéré comme élevé, l'edctp se réserve le droit d'exiger que tous les virements soient soumis à une approbation préalable. 2.6 Extension sans coûts L'EDCTP attend des coordinateurs de projet (CP) que les projets soient achevés à la date de fin stipulée dans la convention de bourse. Cependant, et de façon occasionnelle, un délai supplémentaire peut être nécessaire pour atteindre les objectifs. Dans ce cas, les CP doivent faire une demande d'extension sans coûts. Il est important que les CP sachent que les extensions sans coûts ne sont accordées que dans des circonstances exceptionnelles et à la seule discrétion des responsables de l'edctp. Le fait qu'un excédent de trésorerie soit prévu à la date de fin d'une bourse n'est pas en lui-même une justification suffisante pour une extension sans coûts. Voici des exemples de raisons valides pour demander une extension sans coûts : Un délai supplémentaire est nécessaire pour assurer la réalisation des objectifs et de la portée du projet initialement approuvés La réitération des tests afin d'obtenir des résultats Des retards pour recruter les patients ciblés Des retards importants dans la livraison d'équipements ou de fournitures essentiels Le transfert d'un membre clé de l'équipe de projet ou la perte de temps due à une maladie ou une blessure de cette personne D'autres facteurs externes indépendants de la volonté des CP. 9

10 Toutes les demandes d'extension sans coûts doivent être faites par écrit au directeur exécutif de l'edctp au moins six mois avant la fin du projet, afin de permettre à l'edctp d'examiner et de traiter les demandes avant la date de fin du projet. Dans des circonstances exceptionnelles, certaines demandes plus proches de la fin du projet pourront être prises en compte. Pour demander une extension sans coûts, le CP doit fournir les informations suivantes : Une description claire des activités spécifiées dans le plan de travail approuvé qui restent à achever et les raisons de leur non achèvement La nouvelle date de fin demandée Le solde des fonds non utilisés prévu à la date de fin originale du projet Un plan de travail révisé avec des indications et des échéances claires pour garantir que les objectifs restant à atteindre le seront durant la période d'extension sans coûts. Après l'approbation de l'extension sans coûts par l'edctp, le chargé de projet en informera par écrit le CP, en lui indiquant clairement qu'elle est approuvée sous réserve de l'acceptation du budget révisé et du plan de travail pour la période d'extension sans coûts. 10

11 3 Cofinancement 3.1 Introduction au cofinancement 3.2 Types de cofinancement 3.3 Modifications du niveau de cofinancement 11

12 3.1 Introduction au cofinancement Le cofinancement signifie que le montant total du financement du projet ne provient pas de l'edctp seul (une partie des fonds nécessaires pour réaliser le projet provient d'autres sources telles que des États membres et des tierces parties). Le cofinancement peut se faire en trésorerie ou en nature, par l'intermédiaire de l'edctp ou directement aux projets. Chaque État membre a ses propres règles de cofinancement. Dans la majorité des cas, le cofinancement par un État membre n'est accordé qu'aux chercheurs employés par, ou en association formelle avec des institutions publiques comme des universités ou des instituts se trouvant dans l'état membre concerné. Cependant, certains États membres fournissent sans restriction un cofinancement en espèces dans le «pot commun» de cofinancement de l'edctp. L'EDCTP accueille favorablement et encourage le cofinancement par d'autres organisations des projets de recherche qu'il finance et le CP doit informer l'edctp lorsqu'un tel cofinancement a été obtenu. Il est très important de pouvoir identifier correctement et séparément les postes de dépense de l EDCTP par rapport aux coûts encourus et financés par d'autres agences de financement ou donateurs. Ceci afin d assurer qu il n y a aucun risque qu un poste de dépenses budgétisé dans le cadre de la candidature à la bourse de l EDCTP ne soit signalé et payé deux fois par l EDCTP et les autres agences de financement ou donateur(s). Lorsqu un projet fait l objet de tels financements multiples, il faut se concerter avec le directeur des finances et de l administration de l EDCTP sur la meilleure façon de gérer la situation sur l ensemble du projet afin de minimiser ce risque. 3.2 Types de cofinancement a) Espèces versées par l'intermédiaire de l'edctp Dans ce type de cofinancement, l'edctp alloue des fonds à des sites ou institutions conformément aux exigences des donateurs et États membres. Ce type de cofinancement est administré par l'edctp et contrôlé par les commissaires aux comptes de l'edctp, au même titre que les fonds de l'edctp. b) Espèces versées directement au projet (bénéficiaire) Dans ce type de cofinancement, le donateur verse directement un financement en espèces au projet (bénéficiaire). Les règles de l'edctp relatives à ce type de cofinancement sont les suivantes : Les CP doivent transmettre à l'edctp une lettre signée de l'institution donatrice stipulant le montant qu'elle consacre au projet, la durée de ce soutien et les activités soutenues Ces données sont intégrées par l'edctp dans les certificats annuels des États membres (les tierces parties ne sont pas tenues de fournir des certificats) qui sont soumis à la Commission européenne (CE) Les bénéficiaires ne sont pas tenus de soumettre à l'edctp des rapports financiers détaillant l'utilisation des sommes reçues directement des sources distinctes de l'edctp L'obligation d'auditer les fonds associés à ce type de cofinancement est du ressort de l'institution donatrice (ces fonds seront hors de la portée de l'audit de l'edctp). c) Contributions directes en nature Dans ce type de cofinancement, le donateur accorde directement au projet une contribution en nature. Les règles de l'edctp relatives à ce type de cofinancement sont les suivantes : Ces contributions ne seront prises en compte que si elles peuvent être attribuées spécifiquement au projet cofinancé. Les contributions générales qui ne sont pas liées à des activités spécifiques et identifiables du projet cofinancé ne seront pas éligibles en tant que cofinancement Les contributions générales utilisées à la discrétion de la gestion de l'institution donatrice ou qui peuvent être utilisées à des fins autres que le projet cofinancé ne seront pas éligibles. Les bénéficiaires doivent remplir et envoyer à l'edctp le formulaire de budget bleu, en l'accompagnant d'une lettre signée par le donateur indiquant la juste valeur des contributions 12

13 L'obligation d'auditer les contributions en nature est du ressort de l'institution donatrice (ces fonds seront hors de la portée de l'audit de l'edctp). 3.3 Modifications du niveau de cofinancement Pendant toute la durée de la bourse, les CP doivent informer l'edctp de tout changement du niveau de cofinancement, en communiquant des lettres des institutions donatrices attestant des montants modifiés Durant l'intégralité du projet, l'edctp ne sera pas tenu de combler les déficits résultant d'une incapacité du bénéficiaire à obtenir le cofinancement détaillé dans sa demande. 13

14 4 Gestion du versement des espèces 4.1 Types de compte bancaire à utiliser, désigné ou commun 4.2 Devise du compte bancaire 4.3 Conditions préalables aux premiers versements et aux suivants 4.4 Report des soldes non utilisés/ajustement du profil de paiement de la bourse 4.5 Versement des fonds aux collaborateurs par le CP 4.6 Investissement des fonds non utilisés 14

15 4.1 Types de compte bancaire à utiliser, désigné ou commun Le directeur financier des bourses ou l'assistant de l'edctp affecté au projet déterminera, en prenant en compte les systèmes de contrôle financier et interne de l'institution du demandeur, si les fonds de l'edctp et des autres donateurs peuvent être versés sur un compte bancaire de l'institution bénéficiaire (compte bancaire commun). Il peut aussi demander au bénéficiaire d'ouvrir un nouveau compte bancaire (compte bancaire de projet désigné par l'edctp), sur lequel ne pourront être déposés que des fonds destinés au projet EDCTP concerné. Les règles suivantes s'appliquent aux différents comptes : Compte de projet désigné par l'edctp Il s'agit de l'option privilégiée, car les relevés bancaires montreront clairement tous les encaissements et versements effectués dans le cadre du projet. Le fait d'avoir un compte bancaire spécifique au projet facilitera non seulement la préparation des rapports financiers périodiques, mais ce procédé réduira également la durée des audits effectués par les contrôleurs Le nom du compte doit intégrer celui de l'edctp ainsi qu'une forme abrégée du titre du projet. Les détails du compte doivent être communiqués à l'edctp afin qu'il puisse les intégrer dans la convention de bourse Les signataires de chèques d'un compte bancaire désigné ne peuvent être que les personnes autorisées à signer des chèques dans le cadre des règles internes de l'institution du coordinateur ou du collaborateur Le bénéficiaire doit préparer un état de rapprochement bancaire mensuel pour ce compte. Compte bancaire commun L'EDCTP ne versera des fonds sur un compte commun que si les conditions suivantes sont remplies : L'institution du bénéficiaire dispose d'un système de gestion financière sûr avec un plan comptable permettant la génération de rapports financiers par projets et par types de dépenses L'institution a une grande expérience dans la gestion de projets mettant en jeu plusieurs donateurs. 4.2 Devise du compte bancaire L'EDCTP préfère, le cas échéant, que les bénéficiaires ouvrent des comptes bancaires en euros. Dans les pays où l'ouverture d'un compte bancaire dans une devise étrangère n'est pas autorisée, l'edctp peut autoriser le bénéficiaire à ouvrir un compte bancaire dans la monnaie locale. Le bénéficiaire supportera tous les risques associés aux fluctuations des taux de change entre l'euro et la monnaie locale ainsi qu'entre la monnaie locale et l'euro et la ou les devises utilisées pour les dépenses liées au projet. 4.3 Conditions préalables aux premiers versements et aux suivants Premier versement L'EDCTP effectuera le premier versement si les conditions suivantes sont remplies : La convention de bourse a été signée Le compte bancaire désigné été ouvert, si nécessaire L'accord collaborateur a été signé, le cas échéant Pour les projets intégrés, dans la plupart des cas, le montant du premier versement est égal au premier budget prévu pour la première année et demie, moins les 10 % retenus jusqu'à la fin du projet. Pour les autres projets, le montant du versement varie d'une bourse à l'autre. À l'exception du règlement final, les versements ultérieurs sont soumis aux conditions suivantes : Approbation du rapport financier par le directeur des finances et de l'administration de l'edctp Approbation du rapport technique par l'équipe de gestion de l'edctp Versement final 15

16 Lorsque les dépenses réelles par site sont supérieures à , le bénéficiaire devra fournir en sus de l'approbation des rapports financier et technique un certificat d'audit sur l'état financier. 4.4 Report des soldes non utilisés/ajustement du profil de paiement de la bourse Les fonds non utilisés peuvent être reportés d'une année sur l'autre tout au long de la durée de la bourse, mais pas après sa date de fin, sauf si une extension sans coûts a été acceptée. Lorsque, à la date d'un rapport financier annuel, les dépenses sont considérablement moins élevées que ce que prévoit le budget (suite en général à un déroulement retardé), l'edctp se réserve le droit de modifier le profil de paiement pour la durée restante de la bourse. Le bénéficiaire sera informé par écrit du nouveau profil de paiement par le département financier de l'edctp. 4.5 Versement des fonds aux collaborateurs par le CP L'EDCTP réalise tous ses versements en euros (qui peuvent être convertis si nécessaire dans la monnaie locale par la banque réceptrice) au coordinateur de projet (CP). Lorsque le versement est fait au seul coordinateur de projet d'une bourse concernant plusieurs sites, des versements subséquents, également en euros, doivent être faits dans les 3 mois suivant la réception des fonds de l'edctp par le CP. Si le versement au collaborateur du projet n'est pas fait dans ces trois mois, le coordinateur de projet doit expliciter par écrit à l'edctp les raisons du retard du versement. Le coordinateur de projet a la responsabilité d'informer du non versement des fonds. Les collaborateurs doivent communiquer à l'edctp le montant des fonds que leur a versés le coordinateur de projet dans les 3 mois suivant leur réception, ainsi qu'une preuve de cette réception, par exemple une copie numérisée du relevé bancaire mentionnant le versement. 4.6 Investissement des fonds non utilisés Tous les fonds n ayant pas été dépensés ou attribués doivent être déposés sur un compte bancaire rémunéré avec l objectif premier de préserver le capital, de façon à ce qu ils demeurent disponibles pour le financement du projet. Tout intérêt ou autre revenu généré par les fonds de la bourse, y compris les bénéfices sur la conversion de devises, doit être divulgué à l'edctp. Il est strictement interdit d'investir les fonds versés par l'edctp dans des comptes de dépôt non remboursables avant échéance ou dans tout type d options, de contrats à terme, swap, actions, fonds ou tout autre type d investissement. 16

17 5 Gestion des devises étrangères 5.1 Introduction 5.2 Comptes bancaires en euros 5.3 Comptes bancaires en monnaie locale 17

18 5.1 Introduction L'ouverture d'un compte bancaire en euros, sauf si elle n'est pas autorisée par le pays participant au projet, est l'une des conditions devant être remplies avant la signature d'une convention de bourse. Dans un pays n'autorisant pas l'ouverture d'un compte bancaire en euros, l'edctp peut, durant les négociations sur le budget, convenir de stratégies de versement qui réduiront les risques résultant des fluctuations des taux de change. 5.2 Comptes bancaires en euros Lorsque le compte bancaire est libellé en euros, les dépenses en devises étrangères doivent être enregistrées au taux de change (taux au comptant) en vigueur à la date de la transaction (l'utilisation de moyennes est autorisée si elles constituent une approximation raisonnable de la réalité). Les bénéficiaires doivent bien comprendre que l'institution bénéficiaire supportera tous les risques associés aux fluctuations monétaires entre l'euro et la monnaie locale et également entre la monnaie locale/euro et la monnaie ou les monnaies utilisées pour les dépenses du projet. 5.3 Comptes bancaires en monnaie locale Dans les pays où l'ouverture d'un compte en euros n'est pas autorisée, les fonds EDCTP reçus par les bénéficiaires doivent être convertis en fonction du taux au comptant (le taux de change publié par la banque où se trouve le compte) en vigueur le jour où le versement a été reçu. Pour l'établissement des rapports financiers, toutes les dépenses effectuées depuis des comptes bancaires libellés dans des devises autres que l'euro doivent être converties en euros en utilisant la moyenne pondérée (total des sommes reçues en monnaie locale depuis le début du projet/valeur totale en euros des montants transférés par l'edctp). Pour les mêmes raisons, tous les soldes bancaires des comptes tenus dans des monnaies autres que l'euro doivent être déclarés en utilisant le taux moyen pondéré. L'EDCTP propose un modèle générant automatiquement cette moyenne pondérée. Les bénéficiaires n'auront qu'à saisir les informations suivantes : Saisir de façon précise les dépenses en monnaie locale en regard de la ligne budgétaire Saisir le montant reçu de l'edctp en euros ainsi que la monnaie locale Pour les rapports financiers, tous les soldes financiers détenus en monnaie locale à la fin du projet et devant être transférés vers le compte bancaire en euros de l'edctp doivent être convertis en euros en utilisant le taux appliqué par la banque (ce taux doit être le même que le solde bancaire final en devise locale divisé par le montant en euros et majoré des frais bancaires) 18

19 6 Règles et politiques de gestion financière 6.1 Méthode comptable 6.2 Périodicité des rapports financiers 6.3 Dépenses 6.4 Dépenses en capital (actifs non courants) 6.5 Utilisation et gestion des actifs non courants (actifs immobilisés) 6.6 Actifs non courants (actifs immobilisés) à la clôture de la bourse 6.7 Gains et pertes au change 6.8 Comptabilisation des recettes 6.9 Conservation des données financières 6.10 Système de gestion financière 6.11 Certificat d'audit 6.12 Rapports financiers 6.13 Clôture de la bourse 19

20 6.1 Méthode comptable Des rapports financiers périodiques doivent être préparés selon les principes de la comptabilité de caisse : les revenus sont reconnus au moment où ils sont perçus plutôt qu'à celui où ils sont gagnés, et les dépenses au moment où elles sont payées plutôt qu'à celui où elles sont engagées. 6.2 Périodicité des rapports financiers Les rapports financiers doivent être établis sur une base annuelle à l'exception de la dernière année. Le premier rapport financier couvre la période de 12 mois qui suit la date de la signature du contrat (le premier anniversaire de la signature du contrat). En plus des rapports financiers, les collaborateurs doivent soumettre un récapitulatif des fonds reçus du coordinateur de projet, détaillant la date des paiements reçus et le montant cumulé perçu depuis le début du projet, selon le format suivant : Date Montant cumulé perçu depuis le début ( ) 6.3 Dépenses Seules les dépenses éligibles qui n'ont pas été imputées à d'autres projets seront imputées à une bourse de l'edctp. 6.4 Dépenses en capital (actifs non courants) Pour les actifs non courants, la dépense est intégralement imputée dans l'année de l'achat et aucun amortissement ne peut être porté dans les rapports financiers car l'achat est amorti au moment de l'acquisition. Pour garantir un contrôle strict des actifs immobilisés, un registre des actifs doit être tenu sur chaque site afin d'enregistrer les détails concernant ces actifs. 6.5 Utilisation et gestion des actifs non courants (actifs immobilisés) Après la signature du contrat, le département Finances de l'edctp enverra au CP des étiquettes autocollantes devant être réparties entre les sites menant l'étude. Elles devront être apposées sur les équipements acquis dans le cadre de la bourse de l'edctp afin qu'ils soient clairement identifiables. Tous les actifs dont la valeur individuelle dépasse 5000 (ainsi que tous les ordinateurs personnels et portables) doivent être clairement identifiés avec les autocollants de l'edctp. Ces équipements doivent être assurés et répertoriés séparément dans un registre présent dans l'institut et accessible pour vérification. Il est formellement interdit d'utiliser à des fins privées les véhicules et motos acquis à l'aide de fonds de l'edctp. Les véhicules et motos ne doivent être utilisés que pour les besoins spécifiques du projet. Lorsqu'ils ne sont pas utilisés, ils doivent être garés dans les aires de stationnement sécurisées de l'institut. Les actifs suivants doivent être mentionnés dans le registre des actifs immobilisés : Véhicules à moteur, quel que soit leur prix Ordinateurs portables, quel que soit leur prix Ordinateurs, quel que soit leur prix Motocyclettes, quel que soit leur prix Tout autre équipement d'un prix supérieur à 5000 (cinq mille euros) Les registres des actifs, tenus sur chaque site, doivent être suffisamment détaillés pour permettre l'identification de chaque actif. Les détails imposés sont : L'emplacement 20

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