Système de Gestion Assistée. de travail. Limite des systèmes de gestion conventionnels

Transcription

1 n Un Guide pour l application des procédures de travail n Un Outil d archivage de documents Le SGA est un outil de gestion moderne dont la vocation est de guider l utilisateur dans l application de procédures de travail complexes et la gestion de tous les documents associés. Le concept utilisé par le SGA permet de s adapter simplement à tous les domaines métiers et confère une grande souplesse pour répondre rapidement aux évolutions réglementaires tout en maîtrisant les coûts de mise en oeuvre. Limite des systèmes de gestion conventionnels Les systèmes informatiques de gestion conventionnels permettent de gérer des informations de types prédéfinis. Prenons typiquement une gestion d adresses. Celle-ci permettra de créer, modifier, supprimer et rechercher des adresses ou de produire des rapports. Ce modèle d application est souvent suffisant pour garder le contrôle de l information. Cependant il arrive que les besoins de gestion de l information requiert de la part du système un support plus intensif.

2 Prenons par exemple la problématique suivante: dans une entreprise une seule personne doit - gérer une centaine de projets selon une procédure de travail complexe, - s assurer que les projets sont réalisés selon des contraintes temporelles définies, - produire et archiver pour chaque projet des documents au fur et à mesure de son avancement. La solution : le SGA Le SGA est l assistant de gestion dont cet utilisateur a besoin. Ses fonctions de base lui permettent de : - gérer des informations selon une procédure prédéfinie et paramétrable, - suivre dans le temps les informations gérées, - créer des documents Word ou Excel à partir des données du système d information, - archiver et retrouver facilement les documents produits. Deux exemples d utilisation du SGA : Production Le système SGA peut être utilisé pour les contrôles de qualité liés à la production de matières. Norme de qualité ISO Le système SGA peut servir à gérer une certification ISO ou à assurer le suivi de l application des normes ISO.

3 Les composants logiques du l interface utilisateur du SGA Le SGA se compose : - d un outil de gestion des informations métiers, - d un automate permettant de guider l utilisateur dans le suivi des procédures de travail, - d un système de gestion et d archivage de documents. L interface utilisateur du SGA existe en anglais et en français. Les documents peuvent aussi être produits en anglais et en français. Les composants La figure ci-dessus positionne le SGA par rapport aux systèmes de gestion conventionnels. Les composants techniques du SGA Le SGA se base sur une architecture client serveur. Le client est une application Windows développée en C# dans l environnement Microsoft.NET. La base de données est du type Oracle 9i. Les stations utilisant le système requièrent l installation des logiciels Microsoft Word et Excel (à partir de la version 2000).

4 Processus de mise en œuvre du SGA Dans une première phase la structure des informations métiers à gérer est analysée et les procédures de travail sont formalisées. Dans une seconde phase,la mise en place du système consiste à : - implémenter la gestion des informations métiers, - transférer les procédures formalisées dans l automate du SGA, - définir les modèles de documents utilisés dans l application de la procédure. La mise en oeuvre Ce programme permet aux pays en développement d exécuter des projets d amélioration de leur infrastructure postale en utilisant des fonds mis à disposition par les pays industrialisés. La détermination des fonds mis à disposition par les pays industrialisés se fait au pro rata des échanges postaux de ces derniers avec les pays en développement. Mise en œuvre du SGA à l Union Postale Universelle Le SGA a été mis en place durant le premier semestre 2003 à l Union Postale Universelle (UPU), organisme de l ONU à Berne. Le SGA permet à l UPU de gérer le programme de coopération au développement : FAQS. Le SGA est utilisé dans le cadre du programme FAQS par deux types d utilisateurs. D une part le département finance chargé de la collection des fonds auprès des pays industrialisés en fonction des échanges annoncés par les pays en développement. D autre part les gestionnaires de projets chargés du suivi des projets depuis la demande jusqu à l évaluation des résultats. De par son concept le SGA permet aux utilisateurs mentionnés d être guidés dans l application de leurs procédures de travail et alertés lorsqu une action de leur part est nécessaire. Il permet aussi de faciliter l édition des documents spécifiques au FAQS, d en assurer l envoi et l archivage.

5 Suivi procédural Les procédures de travail sont modélisées sous forme graphique (voir figure 1). Une fois validées par les utilisateurs, elles sont introduites dans l automate du SGA. Le tableau de bord du SGA (voir figure 2) indique à l utilisateur l avancement dans le suivi de la procédure et le guide dans ses actions. Il met d autre part en évidence les éléments nécessitant une attention particulière. Figure 2 La pratique Figure 1

6 Gestion de documents Des documents MS-Word et MS-Excel peuvent être associés aux informations gérées dans la base de données du SGA (voir figure 3). Les documents sont créés sur la base de modèles définis par l utilisateur. Des signets à l intérieur des modèles ([]) permettent de référencer des éléments de données du SGA (voir figure 4). Figure 3 Figure 4