Ré sumé du véndrédi 13 avril 2012

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1 Ré sumé du véndrédi 13 avril 2012 Fonctions Excel. Pour travailler sur les dates, préférer les fonctions aux formats de cellules et aux calculs manuels. Il existe des fonctions qui ne sont pas dans la liste ou dans l'aide. On les trouve en faisant une recherche avec un moteur de recherche. Ex : la fonction DateDif(). Les fonctions ont un nom et éventuellement des arguments compris entre des parenthèses et séparés par des points virgules. Ex : Somme(A1;A2;B1:B13). La nature et le nombre des paramètres sont précisés dans la description de la fonction ou dans l'aide. Dans tous les cas, même si la fonction ne nécessite pas d'argument, les parenthèses sont obligatoires. Ex : Maintenant(). Tableaux croisés dynamiques (TCD). Croisés car à partir de données d'une base en ligne ou colonne, on obtient une nouvelle donnée "croisée". Dynamiques car les nouvelles données sont mises à jour automatiquement et les tableaux se construisent à la volée dynamiquement selon les choix. Pour créer un TCD : - Sélection de la plage de données - Insertion > TblCroiséDynamique > TblCrois - Une fenêtre de dialogue demande de choisir les données (ce qui est déjà fait) et de préciser l'endroit où le tableau doit être positionné, par défaut, sur une nouvelle feuille. Sur la nouvelle feuille, 2 zones : en rouge celle où le tableau va apparaître, en vert celle où l'on choisit et positionne les paramètres. Reprise des champs de la base de données Zones permettant la construction du tableau

2 Exemple, à partir de la base Etudiants 2012 des données du 6 avril, je veux un tableau présentant le nombre d'étudiants nés dans un département donné. La nouvelle donnée obtenue est bien le nombre d'étudiants ; elle ne figure pas en l'état dans la base. Cette dernière va être calculée automatiquement par l'outil TCD. Pour ce faire : - déplacer le champ DPT_NAISSANCE dans la zone "Etiquettes de lignes" ; les départements apparaissent alors dans une nouvelle colonne, un par ligne attention, ce ne sont pas tous les départements de la France mais seulement les départements qui existent au niveau de la base de données. - compter le nombre d'enregistrements par département, pour cela, je déplace n'importe quel champ (de type texte de préférence) dans la zone "Valeurs", ex : NOM_USUEL. Le logiciel va par défaut, comme il s'agit d'une donnée textuelle, choisir d'utiliser la fonction Nombre() et ainsi afficher le nombre d'enregistrements de la base de données pour chaque département. On obtient : En cliquant sur la liste déroulante de "Etiquettes de lignes", on obtient des options de tri et de filtrage (même résultat avec la liste déroulante au niveau de chaque champ dans la zone "Choisissez les champs "). En choisissant les départements de l'aquitaine, on répond à la question nombre d'étudiants nés en Aquitaine par départements. On peut simplement renommer les colonnes comme n'importe quelle cellule du tableau et utiliser toutes les options de mise en forme. Un clic droit sur le tableau donne accès à d'autres options (que l'on retrouve également dans l'onglet contextuel "Outils de tableau croisé dynamique") dont "Options du tableau croisé dynamique" donnant accès à de nombreux paramètres. Il est possible de calculer la moyenne d'age par département. Pour cela, à partir du tableau précédent, je place dans la zone "Valeurs" le champ Age (obtenu dans la base avec la fonction DateDif ). La fonction par défaut que choisit Excel est alors "Somme" car le champ est de type numérique. Pour obtenir la fonction Moyenne : soit à partir de l'onglet contextuel, Options, Calculs >Résumer les valeurs par > Moyenne, soit en faisant un clic droit sur une cellule de la colonne de calcul puis "Paramètres des champs de valeur ", soit à partir de la zone "Valeurs" en déroulant le menu de "Somme de age" puis "Paramètres des champs de valeurs "

3 Il est possible de cumuler les champs dans une même colonne. Par exemple, en rajoutant "LIEU_NAISSANCE" dans la zone des lignes, je peux obtenir la moyenne d'âge par départements et par villes du département. Il est également possible de faire des tableaux à 2 entrées en plaçant des données dans la zone "Etiquettes de colonnes". Insertion d'images et autres objets dans Word. Toutes les insertions se font à partir de l'onglet "Insertion" ou par Copier / Coller. Les images, les dessins, les cliparts, les SmartArts, les WordArts, sont positionnables soit par rapport au texte, au paragraphe, à la page. Lors d'une insertion d'image, celle-ci est placée à l'endroit où le curseur se trouvait. Elle se déplace avec le texte. Pour changer cela, clic droit sur l'image puis "Taille et position " ou à partir de l'onglet contextuel "Outils Image". L'onglet taille permet de régler la taille dans le document Word (attention, la taille de l'image en terme de nombre de pixels et de poids en octets reste la même, donc si vous avez des images avec des résolutions très élevées - plusieurs mégapixels pensez à la redimensionner avant de les intégrer 1 ). La taille, la rotation peuvent être directement réglées à partir des poignées qui apparaissent lorsque l'on clique sur l'image (blanches ou verte). L'onglet "Habillage du texte" permet de gérer le positionnement de l'image. Les options sont parlantes. Plus de détails dans l'aide. Insertions de zones de textes. Les zones de texte permettent de placer du texte, des tableaux, des images, des champs, n'importe où sur la page (comme s'il s'agissait d'images). On retrouve le principe des logiciels de préao (Powerpoint par ex.). Onglet "Insertion" > "Zone de texte". Insertion de graphiques. Onglet "Insertion" > "Graphique", on retrouve les mêmes options que dans Excel. Lors de l'insertion d'un graphique, Word crée un graphique avec des valeurs par défaut. Il ouvre une feuille de données Excel dans laquelle il faut modifier les valeurs pour obtenir son graphique. Généralement, les données sont déjà dans un fichier de tableur, il est donc plus rapide de lier ce fichier (cf. après). 1 Avec l'outil "Rogner", il est possible de recadrer l'image. Par défaut, le recadrage ne fait que masquer certaines zones. Il est possible de supprimer ces zones cachées et ainsi de réduire le poids de l'image en cliquant sur "Compresser les images" dans l'onglet contextuel "Outils image"

4 Insertion de feuille de calcul Excel. Il est possible d'insérer une feuille de calcul et de bénéficier de ses avantages par rapport aux capacités de calcul du tableur. "Insertion" > "Tableau" > "Feuille de calcul Excel". On se retrouve avec un classeur intégré dans le document de traitement de texte. Liaison de fichiers Excel. Il est intéressant d'avoir une liaison entre des données présentes dans un classeur Excel et un document Word. En effet, il suffit de mettre à jour les données dans Excel pour que la mise à jour se répercute sur les tableaux et graphiques liés dans Word [nota : un paramètre permet de contrôler si la mise à jour doit être automatique ou non. Par défaut, le choix automatique est posé. Malgré cela, il arrive que la mise à jour doive être déclenchée manuellement]. Nous avons vu qu'il était possible de passer par l'insertion d'objets (et rencontré quelques difficultés ). Avec Word 2010, il est en fait beaucoup plus simple de faire un copier / coller avec liaison. Pour cela, sélectionner le tableau ou le graphique dans le document Excel, copier, aller dans le document Word, coller avec liaison : Coller avec liaison en conservant les styles définis dans Excel. Coller avec liaison en utilisant les styles définis dans Word.

5 En faisant un clic droit sur un objet lié, on accède aux options permettant de gérer la liaison. Numéros de pages et autres options des entêtes et pieds de pages. Microsoft fournit un cours en ligne à ce sujet : accès au cours en cliquant ici. Deux façons de faire : soit en utilisant un format pré-programmé (onglet "Insertion" > "Numéro de page"), soit à la main en utilisant les champs accessibles dans les outils QuickPart. Les champs sont "Page" pour le numéro de page active et "NumPages" pour le nombre total de pages. Notez que de nombreux autres champs existent, pensez à les explorer (la description est systématiquement fournie). L'accès aux divers outils s'obtient également à partir de l'onglet contextuel "Outils en-tête et pieds de pages" (double-cliquer sur le haut ou le bas de la page pour accéder à l'entête ou au pied de page).