BOFIP-GCP du 04/02/2013

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1 DIRECTION GENERALE DES FINANCES PUBLIQUES BOFIP-GCP du 04/02/2013 NOR : BUDE J Instruction du 26 juillet 2012 DIFFUSION DE L'INSTRUCTION DOUBLE TIMBRE DGFIP / MINISTERE DE LA DEFENSE DU 26 JUILLET 2012 Bureau CE-2A RÉSUMÉ La présente instruction a pour objet de rappeler les principales règles de droit commun applicables à toutes les régies de l État et de préciser la portée de certaines règles particulières ou dérogatoires propres aux régies d avances du ministère de la défense. Date d'application : 31/07/2012 DOCUMENTS À ABROGER Néant

2 SOMMAIRE INTRODUCTION...3 Annexes...4 Annexe n 1 : Instruction double timbre DGFiP / Ministère de défense du 26 juillet

3 INTRODUCTION Vous trouverez, ci-joint, la lettre double timbre DGFiP / ministère de la défense du 26 juillet 2012 relative à la refonte de l arrêté cadre interministériel relatif aux régies du ministère de la défense. La présente instruction a pour objet de rappeler les principales règles de droit commun applicables à toutes les régies de l État et de préciser la portée de certaines règles particulières ou dérogatoires propres aux régies d avances du ministère de la défense. Ce texte vous a été préalablement communiqué par BALF du Bureau CE2A du 31 juillet Vous voudrez bien vous assurer de sa diffusion et de son application dans vos services. LE SOUS-DIRECTEUR CHARGÉ DE LA SOUS-DIRECTION DÉPENSES DE L'ÉTAT ET OPÉRATEURS FRANCOIS TANGUY 3

4 Annexes Annexe n 1 : Instruction double timbre DGFiP / Ministère de défense du 26 juillet 2012 Paris, le 26 juillet 2012 Ministère de l Economie et des Finances DIRECTION GÉNÉRALE DES FINANCES PUBLIQUES Ministère de la Défense SECRÉTARIAT GÉNÉRAL POUR L ADMINISTRATION Le Directeur chargé de la Gestion publique Le Directeur des Affaires Financières INSTRUCTION à l attention des destinataires «in fine» OBJET REFERENCE : Refonte de l arrêté cadre interministériel relatif aux régies du ministère de la défense : Arrêté modifié du 20 avril 2012 habilitant le ministre de la défense à instituer des régies de recettes et d avances auprès de tout service ou établissement relevant de son autorité ; P. JOINTE : Un tableau comparatif. Les travaux de refonte de l arrêté cadre du 31 décembre 1993 relatif aux régies du ministère de la défense ont conduit à la signature et à la publication au journal officiel du 26 avril 2012 d un nouveau texte qui permet à l ensemble des services concernés de disposer d une version actualisée, plus lisible et mieux adaptée à leurs besoins. L arrêté du 20 avril 2012 est le nouveau texte de référence opposable à l ensemble des services ordonnateurs et comptables chargés de la gestion et du suivi des régies de recettes et d avances du ministère de la défense 1. La présente instruction double timbre a pour objet de rappeler les principales règles de droit commun applicables à toutes les régies de l État et de préciser la portée de certaines règles particulières ou dérogatoires propres aux régies d avances du ministère de la défense. Le tableau comparatif en pièce jointe présente la synthèse des modifications majeures apportées par le nouvel arrêté-cadre. Vincent MAZAURIC Hugues BIED-CHARRETON 1 Dès lors que les régies sont créées par arrêté pris sous la seule signature du ministre de la défense. 4

5 - 2 - RÈGLES DE FONCTIONNEMENT DES RÉGIES DU MINISTÈRE DE LA DÉFENSE 1. Rappel sur les principes généraux applicables aux régies de l État A titre liminaire, il est rappelé que la création d une régie doit se justifier par la nécessité d encaisser sur place des recettes au comptant et/ou de payer des dépenses répondant à des critères d urgence ou de faible montant. Le fonctionnement d une régie placée auprès d un service de l Etat répond aux principes suivants. le principe de non affectation et de non compensation entre les recettes et les dépenses pour une régie mixte Une régie de recettes et d avances ne peut effectuer ni affectation ni compensation entre ses recettes et ses dépenses. Aussi, le traitement d opérations de régularisation telles que le remboursement de trop-perçus dans le cadre d une régie de recettes ou la restitution de sommes indues versées par un régisseur d avances doit être réalisé par le comptable assignataire. le respect des délais de versement des recettes sur le compte Dépôt de fonds au Trésor (DFT) et de justification au comptable Le délai de versement du numéraire sur le compte DFT doit être fixé dans l acte de création de la régie ou à défaut, la fixation d un montant d encaisse maximale permet d établir le plafond à partir duquel le numéraire ne peut être conservé à la régie. Les chèques doivent être remis à l encaissement dans les 48h ouvrées suivant leur réception. Au minimum une fois par mois, le régisseur reverse l ensemble des recettes au comptable assignataire pour apurement du compte DFT. Il justifie ses recettes par la production d une balance mensuelle et d un état récapitulatif mensuel ou d un état de ventilation des recettes encaissées. les règles de désignation des régisseurs titulaires, suppléants et des mandataires Les régisseurs titulaires sont nommés par arrêté du ministre de la défense publié au Journal officiel sur proposition de l ordonnateur de rattachement de la régie et après avis du comptable assignataire. Un suppléant est désigné, si possible, dans l acte de nomination du régisseur pour assurer le remplacement du régisseur pendant son absence (inférieure à deux mois). Des sous régisseurs peuvent être nommés par décision du chef de service ou d établissement auprès duquel est instituée la régie sous réserve de l accord du régisseur. Les sous-régisseurs reversent et rendent compte régulièrement de leur activité au régisseur selon les délais prévus dans l arrêté cadre (fréquence hebdomadaire pour les recettes et selon la périodicité de l acte constitutif pour les dépenses). Ils peuvent bénéficier du versement d une partie de l avance. Des mandataires peuvent être désignés par le régisseur, après accord du chef de service, pour effectuer des tâches spécifiques (ex : caissier). Ils rendent compte quotidiennement ou au plus tard dans les 48 h au régisseur titulaire. Dans tous les cas, un mandat ou une procuration, établie sur papier libre par le régisseur permet de définir précisément les tâches confiées. 5

6 les règles de calcul du montant de l avance et du cautionnement Le montant de l avance est au maximum égal au quart des dépenses annuelles prévisibles de la régie. Ce montant est réévalué au 1 er janvier de chaque année à partir du montant cumulé des dépenses annuelles N-1 et des prévisions de dépenses N. Le cautionnement est calculé selon le barème fourni par l arrêté du 28 mai 1993 modifié. Pour les régies de recettes, la base de calcul est la moyenne mensuelle des recettes encaissées. Pour les régies d avances, le montant du cautionnement est calculé sur la base du montant de l avance. le versement de l indemnité de responsabilité au régisseur L indemnité de responsabilité dont le montant est fixé par l arrêté du 28 mai 1993 est versée aux régisseurs de recettes et/ou d avances à l exception de ceux percevant la prime de fonction et de résultats (PFR) prévue par le décret n du 22 décembre 2008 relatif à la prime de fonctions et de résultats. En effet, la PFR est exclusive de toute indemnité autre que celles prévues par arrêté. l importance des contrôles exercés par le régisseur au moment du règlement d une dépense Il convient de rappeler que le régisseur est tenu d exercer avant paiement les mêmes contrôles que ceux effectués par le comptable 2 à l exception du contrôle de la disponibilité des crédits. Des points de vigilance sont particulièrement attendus sur le contrôle de l habilitation de la personne chargée de signer un ordre de payer au régisseur (ex : signature d un ordre de mission). Sauf exceptions, le paiement par le régisseur est effectué après service fait. Le régisseur est en droit d exiger la production des pièces justificatives prévues par la nomenclature des dépenses de l Etat. Les pièces justificatives de dépense doivent être certifiées du service fait. La certification résulte de la simple signature de l ordonnateur ou de la personne habilitée sur les pièces justificatives (ex : signature de la facture ou de l état de frais). Le régisseur doit donc être en possession de la liste nominative et des spécimens de signature des personnes habilitées. la possibilité pour un régisseur de détenir et de manier des valeurs actives et inactives Un régisseur peut détenir et délivrer des valeurs inactives (ex : tickets, timbres, carnets à souches) et des valeurs actives à valeur faciale (titres restaurant, chèques cadeaux, CESU ). A ce titre, il est tenu de tenir une comptabilité de stocks faisant état des entrées et sorties de valeurs. Lorsqu il détient des valeurs actives préfinancées par l État et assimilables à des moyens de paiement, le régisseur est tenu d ajuster son cautionnement en fonction du quart du montant cumulé annuel des valeurs détenues. le rattachement de la régie à un ordonnateur unique Chaque régie de recettes et/ou d avances est instituée auprès d un service ou établissement et rattachée à un ordonnateur unique chargé notamment de la certification des pièces justificatives et de la création de la DP de reconstitution. Dans des cas exceptionnels prévus par l acte de création de la régie, une régie peut se voir rattachée à deux ordonnateurs (ex : cas exceptionnel des régies du SIAé qui fonctionnent sur le budget général et sur le compte de commerce) Articles 12 et 13 du décret n du 29 décembre

7 - 4 - la nécessité du blocage des crédits en début d année Le dispositif de blocage des crédits est une mesure prudentielle destinée à garantir la disponibilité des crédits budgétaires en fin de gestion et d assurer la dernière reconstitution d avance du régisseur (avant la date limite d ordonnancement). De fait, la totalité de l avance du régisseur est disponible au 1 er janvier N+1, sous réserve du montant des dépenses effectuées entre la date limite d ordonnancement et le 31 décembre N. En raison de contraintes techniques et organisationnelles 3 pesant sur le ministère de la défense, une suppression du blocage des crédits peut être accordée annuellement, au cas par cas, sur demande justifiée de l ordonnateur concerné et après avis favorable du comptable assignataire de la régie. Toute demande de levée du blocage des crédits doit faire l objet d une demande écrite de l ordonnateur concerné et doit recueillir l avis favorable du comptable. 1. Précisions sur les règles spécifiques applicables aux régies d avances du ministère de la défense La refonte de l arrêté cadre a permis de mieux qualifier les dépenses payables par régie. regroupement des dépenses de matériel et de fonctionnement (titre 3) soumises au seuil de euros Parmi les dépenses de matériel et de fonctionnement payables par régie d avances dans la limite du seuil de euros sont notamment visées, sans que cette liste soit exhaustive, certaines dépenses spécifiques comme les dépenses d affranchissement et de communication, les frais médicaux, les frais de réception et de représentation (sauf cas particuliers), les gratifications versées aux stagiaires ou les allocations d'alimentation. Ces dépenses, lorsqu elles sont payées par régie, répondent à trois situations différentes : - elles ne peuvent faire l objet d un engagement juridique du fait de leur caractère imprévisible, ponctuel et de faible montant ; - elles ne relèvent pas du code des marchés publics (ex : versement des gratifications) ou relèvent d un marché à procédure adaptée, sans publicité ni mise en concurrence, d un montant inférieur à euros ; - elles sont soumises au plafond de euros 4 par opération. La notion d opération ne se réduit pas à la notion de facture mais plutôt à un acte d achat élémentaire répondant à un besoin particulier. Ainsi, il est admis qu une facture supérieure à euros peut être payée par régie dès lors qu elle correspond à plusieurs opérations dont le montant unitaire est inférieur au seuil. ex : dépenses réalisées pour plusieurs sites d une même structure (ex : facture globale de télépéage) ou au profit de plusieurs bénéficiaires (ex : règlement mensuel des gratifications aux stagiaires). S agissant des frais de représentation et de réception, lorsqu ils sont payés par régie, ils sont soumis au plafond de euros sauf cas particulier des dépenses effectuées par certaines 3 Régies mutualisées nécessitant l intervention de plusieurs responsables d unités opérationnelles ou mobilisant un montant important des crédits à mettre en réserve. 4 Ce seuil n est pas applicable aux factures de fluides (eau, gaz, éléctricité) et de téléphone 7

8 - 5 - catégories de personnel en déplacement (ministre ou hautes autorités par exemple) ou lorsque la régie réalise le remboursement de dépenses autorisées effectuées par carte affaire. dans ce cas, l accord préalable du comptable assignataire est requis sur la suppression du plafond de plafonnement des prestations d action sociale à caractère urgent au plafond de euros Les dépenses d action sociale (Titre 2 hors PSOP ou autres titres) lorsqu elles sont ponctuelles et urgentes peuvent être réglées par régie d avances. paiement par régie des frais de déplacements temporaires des agents et des avances sur ces frais Aux termes de l article 10 alinéa 4 du décret du 20 juillet 1992, le paiement par régie est possible pour le remboursement des frais (notamment transport et hébergement) avancés par un agent sur ses deniers personnels dans le cadre d un stage ou d une mission ou pour le versement d une avance à un agent sur production d un ordre de mission et d un état de frais provisoire. Le remboursement des frais ou le versement de l avance sont effectués dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur sur les frais de déplacements temporaires et ne sont donc pas soumis au seuil de fixé par l arrêté du 4 juin Le solde est versé sur présentation de l état de frais définitif au retour de mission ou de stage. Le paiement par régie n est pas requis lorsque la dépense est prise en charge directement par l administration dans le cadre d un marché public existant (ex : marché voyagiste). paiement par régie d avances des dépenses liées aux frais de changement de résidence des personnels militaires Ce paiement dérogatoire est maintenu pour le ministère de la défense dans l attente d un traitement direct et dématérialisé dans Chorus par le centre d administration ministériel des indemnités de déplacements (CAMID). paiement des allocations chômage des ex-personnels civils et militaires jusqu au transfert de compétence au Pôle emploi Le paiement par régie est autorisé, à titre transitoire, jusqu au 1 er janvier paiement par régie des rémunérations des agents de droit local recrutés en outre mer et à l étranger Le paiement par régie est autorisé lorsque ces dépenses ne peuvent être réglées par un trésorier militaire sur avance de trésorerie. plafonnement des dépenses d intervention et de subvention au seuil de euros Conformément à l arrêté du 13 janvier 1997 modifié, le montant maximum des dépenses d intervention et de subventions payables par un régisseur est fixé à euros par opération. 8

9 DESTINATAIRES : - Direction centrale du service du commissariat des armées. - Direction générale de l'armement Service central de la gestion budgétaire et des comptabilités. - Service parisien de soutien de l'administration centrale. - Direction centrale du service d'infrastructure de la défense. - Direction centrale du service des essences des armées. - Direction centrale du service de santé des armées. - Direction centrale de la direction interarmées des réseaux d'infrastructures et des systèmes d'information de la défense. - Direction générale de la sécurité extérieure. - Direction de la protection et de la sécurité de la défense. - Direction du renseignement militaire. - Direction centrale du service de soutien de la flotte. - Direction centrale de la structure intégrée du maintien en condition opérationnelle des matériels aéronautiques du ministère de la défense. - Direction centrale de la structure intégrée du maintien en condition opérationnelle des matériels terrestres. - Direction centrale du service industriel de l'aéronautique. - Direction du service national DESTINATAIRES (DIFFUSION À CHARGE DGFIP) : - Agence comptable des services industriels de l armement / CBCM Défense ; - Paierie générale aux armées ; - Direction régionale des finances publiques de la Moselle ; - Direction départementale des finances publiques du Finistère ; - Direction départementale des finances publiques des Landes ; - Direction départementale des finances publiques de la Loire ; - Direction départementale des finances publiques du Pas de Calais ; - Direction départementale des finances publiques du Var ; - Direction départementale des finances publiques des Yvelines ; - Trésorerie générale pour l Etranger (pour information) ; - Trésorerie d ambassade du Sénégal (pour information) ; - Trésorerie d ambassade du Gabon (pour information) ; - Trésorerie d ambassade de la République de Djibouti (pour information) ; - Trésorerie d ambassade aux Etats-Unis d Amérique (pour information). COPIES EXTERNES : - Etat-Major des Armées / Centre de pilotage et de conduite du soutien. - Etat-Major de l'armée de terre. - Etat-Major de la Marine. - Etat-Major de l'armée de l'air. - Contrôle général des armées. - Direction des ressources humaines du ministère de la défense. - Délégation à l'information et à la communication de la défense. - Direction de la mémoire, du patrimoine et des archives. - Direction des statuts, des pensions et de la réinsertion sociale. - Direction des affaires juridiques. 9

10 Direction générale des finances publiques. - Agence pour l informatique financière de l État. COPIES INTERNES : - DAF/PAC - DAF/SPB - DAF/QEFI - DAF/RSIFE - DAF/FFC1 - DAF/FFC3 10

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19 BOFiP Direction générale des Finances publiques Directeur de publication : Bruno Bézard I.S.S.N. :