FUSION ET PUBLIPOSTAGE VIA WORD 2003

Transcription

1 FUSION ET PUBLIPOSTAGE VIA WORD 2003 Fusionner un document consiste à utiliser les éléments figurants dans une base de données, ces derniers étant repris dans différentes colonnes ou tables. Publiposter un document consiste à faire figurer sur un document prédéveloppé les éléments (exemple: les coordonnées, formules de politesses etc.). Une fois ce mode choisi et les paramètres définis, le document sera imprimé à x exemplaires, mais avec, par exemple, des coordonnées différentes. Pour ce faire, depuis WORD, cliquez 1 dans la barre de menus sur l'option Outils et dans le menu proposé, amenez 2 le pointeur de la souris sur l'alternative Lettres et publipostage. De par cette action, un menu contextuel sera proposé; cliquez 3 sur l'option Afficher la barre d'outils Fusion et publipostage. La barre d'outils Fusion \ Publipostage sera ensuite ajoutée aux barres d'outils. Dans cette dernière, cliquez 4 sur l'icône Préparation du document et dans la boîte de dialogue alors proposée, cochez 5 l'option Document Word normal, puis cliquez 6 sur le bouton OK de cette boîte de dialogue. Page 1 / 6

2 Cliquez 7 ensuite sur l'icône Ouvrir une source de données; dans ce cas, le fichier à rechercher se dénomme db.mdb). Dans la boîte de dialogue ensuite proposée, recherchez 8 et ouvrez le dossier Gestimmo, localisé comme suit : C:\Program Files\Gestimmo Via la fenêtre Sélectionner la source de données, cliquez 9 deux fois sur le fichier db.mdb. De par cette action, la fenêtre Sélectionner le tableau sera proposée. Dans cette dernière, recherchez le Nom TbleGLocataire et cliquez 10 deux fois sur ce Nom. Le document ou lettre type, sera ensuite prêt à recevoir les différents Champs suivants : «DossierLoc» soit le n de dossier de l'appartement 3 «Titre» soit Monsieur, Madame, Mr., Mme ou M. «NomLoc» soit le nom de famille du locataire «Prénom» soit le(s) prénom(s) du\des locataire(s) = pas à conseiller car dans ce cas la mise en forme des coordonnées risque d' être tronquée. «Rue» soit l'adresse du locataire «Num» soit le numéro de l'habitation et le numéro de boîte postale «Code» soit le code postal «Commune» soit la localité du logement Champs, qui devront être pris en considération lors de l'impression. * Dans le document \ lettre type, via le pointeur de la souris, cliquez 11 à l'endroit ou doit être inséré le Champ, puis cliquez 12 sur l'icône Insérer les champs de fusion. La liste des Champs disponibles sera alors proposée. Page 2 / 6

3 Dans la boîte de dialogue Insérer un champ de fusion, vérifiez\cochez 13 l'option Champs de base de données. Insérez ensuite les champs désirés Exemple: Cliquez 14 sur le champ Titre puis cliquez 15 sur le bouton Insérer. Cliquez 16 ensuite sur le bouton Fermer de la boîte de dialogue. Le Champ «Titre» figurera ensuite dans le document. Créez ensuite un espace et réitérez l'opération décrite (*) en page 2 pour chaque Champ à insérer dans le document. Attention dans le cas de cet exemple, le Champ «Dossier Loc», devra être inséré à deux endroits dans ce genre de document. Une fois tous les Champs désirés insérés, il sera nécessaire de choisir les destinataires de ce courrier. Page 3 / 6

4 CHOIX DES DESTINATAIRES Pour ce faire cliquez 1 sur l'icône Fusion et publipostage : Destinataires De par cette action, la boîte de dialogue suivante sera proposée. Notez que comme nous utilisons une base de données d'un programme de gestion, il est normal que TOUS les Champs de cette base de données soient proposés. Afin de faciliter la tâche de choix des destinataires, il est dès lors nécessaire d'y apporter les modifications suivantes. Amenez 2 le pointeur de la souris sur une des séparations de Titre de colonnes; le pointeur sera alors transformé en flèche. Maintenez le pointeur de la souris sur cette séparation puis cliquez sur le bouton GAUCHE de la souris et maintenez le bouton pressé. Vous aurez alors la possibilité de déplacer la séparation jusqu'à l'estomper totalement vers la gauche (pour cet exemple = en dessous de la colonne Tit ). Répétez cette opération pour les colonnes non désirées. Significations des abréviations des principales colonnes : Tit = Titre - P = Pays - E = - IDLocataire = code interne - IDAppartem = code interne - Sta = Status - DossierL = N de dossier - No = Nom du locataire - Pre = Prénom R.. = Adresse N.. = Numéro et boîte postale C.. = Code postal Com = Localité ou commune. Notez que les colonnes suivantes n'ont aucun intérêt dans cet exemple. Ne devront donc être visibles que les principales colonnes désirées (capture d'écran ci-contre). Page 4 / 6

5 Dans la barre de titre de colonne, cliquez 3 ensuite sur le libellé de la colonne DossierLoc et ce afin de trier les dossiers par ordre croissant. Notez que si vous réitérez ce clic, la colonne sera triée de manière décroissante. Parcourez ensuite la liste et décochez 4 tous les destinataires NON concernés (pour cet exemple : Vacant Garage etc.). Une fois les DESELECTIONS terminées, cliquez 5 sur le bouton OK de cette boîte de dialogue. Le document est maintenant prêt pour la fusion et le publipostage. Notez qu'en cliquant 6 sur l'icône Mode publipostage, vous pouvez afficher dans la lettre type les informations des destinataires en lieu et place des différents Champs. Suivant votre choix et si l'imprimante le permet, en cliquant 7 sur l'icône Fusionner vers l'imprimante vous pouvez directement imprimer les courriers sélectionnés. Page 5 / 6

6 Au cas où l'imprimante ne le permet pas (mémoire insuffisante) cliquez 8 sur l'icône Fusionner vers un nouveau document ; le nombre désiré de documents sera alors préparé et accessible à l'écran (permettant de modifier certains documents avant l'impression). Dans ce cas pour imprimer les documents, cliquez soit sur l'icône IMPRIMER de la barre d'outils de WORD ou via la barre de menus = cliquez sur l'option Fichier et dans le menu ensuite proposé, cliquez sur l'alternative Imprimer ; dans la boîte de dialogue ensuite proposée, confirmez l'opération. Notez que si cette lettre type doit être réutilisée, il est utile de l'enregistrer et afin de reconnaissance, spécifiez dans le nom du fichier FUSION... Une fois l'impression terminée et pour ne pas encombrer inutilement les barres d'outils de WORD, via le bouton DROIT de la souris, cliquez 9 dans la barre d'outils de Fusion et publipostage et dans le menu contextuel ensuite proposé, décochez 10 l'option Fusion et publipostage. Quittez ensuite le programme WORD. N. Goossens Page 6 / 6