FileMaker Pro 8.5. Didacticiel

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1 FileMaker Pro 8.5 Didacticiel

2 FileMaker, Inc. Tous droits réservés. FileMaker, Inc Patrick Henry Drive Santa Clara, Californie 95054, États-Unis FileMaker est une marque commerciale de FileMaker, Inc., déposée aux Etats-Unis et dans d autres pays, et ScriptMaker et le logo du dossier sont des marques de FileMaker, Inc. La documentation de FileMaker est protégée par la législation sur les droits d auteur. Vous n êtes pas autorisé à créer des copies supplémentaires ni à distribuer cette documentation sans l accord écrit de FileMaker. Vous devez posséder une copie sous licence valide de FileMaker pour utiliser cette documentation. Toutes les personnes et sociétés citées dans les exemples sont fictives, et toute ressemblance avec des personnes et des sociétés existantes ne saurait être que fortuite. La liste des auteurs est disponible dans le document Remerciements, fourni avec ce logiciel. Pour plus d informations, rendez-vous sur notre site Web, à l adresse Édition : 01

3 Table des matières Leçon 1 Principes de base de FileMaker Pro Utilisation de ce didacticiel 7 Nous commençons par une démonstration 7 Nous expliquons le fonctionnement 7 Vous créez les structures 7 Où trouver les fichiers leçons? 8 En cas de problèmes avec ces fichiers 8 Les bases de données 9 Qu est-ce qu une base de données? 9 Pourquoi utiliser une base de données? 9 Comment une base de données est-elle organisée? 9 Comment sont affichées les données des rubriques? 9 Principes de base de FileMaker Pro 9 A propos des modes de FileMaker Pro 9 Pour plus d informations 10 Leçon 2 Consultation des informations Ouverture d une base de données et passage d un enregistrement à l autre 11 Méthodes d affichage des informations 12 Affichage d un autre modèle 12 Affichage des modèles sous forme de formulaires, de listes et de tableaux 13 Pour plus d informations 14 Leçon 3 Recherche et tri d enregistrements Recherche d enregistrements à l aide de critères spécifiés dans une seule rubrique 15 Recherche d enregistrements à l aide de critères spécifiés dans plusieurs rubriques 16 Recherche d enregistrements répondant à différents critères dans une même rubrique 17 Recherche d enregistrements répondant à une série de critères dans une même rubrique 18 Restriction de la recherche 19 Tri des enregistrements trouvés 19 Pour plus d informations 20 Leçon 4 Création d une base de données et saisie d enregistrements Création d une base de données simple et définition de rubriques 21 Etude du fichier leçon 21 A propos des définitions de rubriques 22 Création d une base de données 22 Saisie de données dans la base de données 23 Création du premier enregistrement 23 Création d un autre enregistrement 23 Modification des données dans un enregistrement 23 Pour plus d informations 23

4 4 Didacticiel FileMaker Pro Leçon 5 Personnalisation de l affichage des données Personnalisation de l affichage en mode Modèle 25 Etude des fichiers leçons 25 A propos des modèles et des tables 26 A propos de la personnalisation des modèles 26 Personnalisation d un modèle 26 Redimensionnement, déplacement et ajout d une rubrique 27 Sélection et redimensionnement d une rubrique 27 Déplacement d une rubrique 27 Ajout d une rubrique 28 Affichage d un nombre sous la forme d une devise 28 Ajout de couleur à un élément de modèle 29 Ajout de texte personnalisé à un modèle 29 Ajout de texte 29 Modification de la taille et de la couleur du texte 30 Ajout d un graphisme au modèle 30 Pour plus d informations 31 Leçon 6 Création de listes, d étiquettes de publipostage et de formulaires Création d une liste à colonnes 33 Etude de l exemple de liste 33 Création d une liste à colonnes 33 Création d étiquettes de publipostage 34 Etude des exemples d étiquettes de publipostage 34 A propos des modèles d étiquettes 35 Création d un modèle d étiquettes 35 Création d un formulaire 36 Etude de l exemple de lettre 36 A propos des modèles de formulaire 36 Création d un formulaire 36 Pour plus d informations 39 Leçon 7 Simplification de la saisie des données Saisie de données à l aide de listes de valeurs 41 Etude de l exemple de liste de valeurs 41 Définition d une liste de valeurs 41 Affectation d une liste de valeurs à une rubrique et affichage sous la forme de cercles d option 42 Génération de valeurs à l aide d une rubrique Calcul 43 Accélération de la saisie de données à l aide de calculs 43 Création d une rubrique Calcul 43 Test de votre calcul 44 Saisie automatique d un numéro de série 45 Etude d un exemple de numéro de série 45 Création d une rubrique pour des numéros de série 45 Pour plus d informations 45 Leçon 8 Automatisation de tâches à l aide de boutons et de scripts Exécution d une tâche à l aide d un bouton 47 Etude d un exemple de bouton 47 Création d un bouton 47 Exécution d une série de tâches à l aide d un script 48 Exécution d un script dans le fichier leçon 48 A propos des scripts 48 Création d un script de prévisualisation du modèle Etiquettes 48 Affectation d un script à un bouton 49 Pour plus d informations 50

5 Table des matières 5 Leçon 9 Création et exécution de rapports Génération d un rapport comportant des données groupées 51 Etude d un exemple de rapport 51 A propos des rapports sous-statistiques 52 Création d un rapport sous-statistique 52 Génération d un rapport comportant des données groupées et des totaux 54 Etude d un exemple de rapport 54 Génération d un rapport comportant des données groupées et des totaux 55 Enregistrement et envoi d'un rapport en tant que fichier PDF 57 Pour plus d informations 58 Leçon 10 Création de bases de données relationnelles Affichage des données d un enregistrement lié 59 Etude du fonctionnement des liens dans les fichiers leçons 59 A propos des tables liées 60 Affichage d une rubrique liée dans un fichier 60 Affichage des données d une liste d enregistrements liés 61 Traitement des enregistrements liés dans le fichier leçon 61 A propos du traitement des listes d enregistrements liés 62 Affichage d une liste d enregistrements liés 62 Pour plus d informations 64 Leçon 11 Protection des données Comment sauvegarder votre base de données 65 Quand sauvegarder 65 Pour plus d informations 66

6 6 Didacticiel FileMaker Pro

7 Leçon 1 Principes de base de FileMaker Pro Bienvenue dans le didacticiel FileMaker Pro. Ce didacticiel va vous aider à organiser vos informations dans FileMaker Pro. Vous apprendrez à utiliser FileMaker Pro pour : 1 trouver et trier des informations ; 1 créer et entrer des enregistrements dans une base de données simple ; 1 créer des étiquettes de publipostage ; 1 créer des calculs, des boutons et des scripts ; 1 créer et exécuter des rapports ; 1 créer des relations entre des tables de base de données FileMaker Pro. L étude complète de ce didacticiel dure environ quatre heures et peut être faite en une seule session ou en plusieurs sessions plus courtes. Utilisation de ce didacticiel Ces leçons s appuient sur la base de données des adhérents d une agence de voyage fictive, Voyages d affaires S.A. Les adhérents, qui voyagent pour affaires, obtiennent des réductions sur le prix de leurs voyages et versent une cotisation annuelle pour couvrir les dépenses de la société. FileMaker Pro est utilisé pour la gestion des noms, des adresses et du type d adhésion des différents adhérents, ainsi que pour la création d étiquettes de publipostage et de lettres destinées aux adhérents. Il est conseillé d effectuer ces exercices dans l ordre, dans la mesure où les concepts présentés dans les premiers exercices doivent être assimilés pour aborder les exercices suivants. Cependant, les exercices étant indépendants les uns des autres, il est possible de les passer ou de les finir à un autre moment. L utilisation de ce didacticiel suppose la connaissance du système d exploitation de votre ordinateur. Pour pouvoir suivre ce didacticiel, il est nécessaire de savoir ouvrir des fichiers, trouver des dossiers et effectuer d autres manipulations qui requièrent la connaissance du système d exploitation de votre ordinateur. Les fichiers de ce didacticiel sont destinés à illustrer les différentes fonctionnalités de FileMaker Pro et, en tant que tels, ne sont pas conçus pour être utilisés comme modèles. Nous commençons par une démonstration Pour vous montrer le but de chaque exercice, nous vous guidons avec un fichier leçon qui illustre une fonction ou un concept. Vous connaissez ainsi toujours les objectifs d un exercice. Nous expliquons le fonctionnement Au fur et à mesure que nous présentons de nouvelles techniques et de nouveaux concepts, nous expliquons leur utilisation dans d autres contextes. Vous créez les structures Le meilleur moyen de connaître FileMaker étant d utiliser l application, chaque leçon comporte un exercice interactif conçu pour vous guider pas à pas à travers les menus, les écrans et les concepts.

8 8 Didacticiel FileMaker Pro Où trouver les fichiers leçons? Si les fichiers du didacticiel ont été installés, ils se trouvent dans : FileMaker Pro 8.5\Extras en français\didacticiel Vous pouvez également télécharger les fichiers du didacticiel en choisissant le menu Aide > Learning Center. Dans la partie Documentation, cliquez sur fichiers de didacticiel. Les fichiers leçons illustrent les concepts décrits dans les exercices et donnent un aperçu de leurs fonctionnalités pour que vous puissiez ensuite créer vos propres fichiers. Si nécessaire, consultez le fichier leçon correspondant à l exercice. Les fichiers de travail reproduisent les fichiers leçons, à l exception des fonctions décrites dans certains exercices particuliers et qui ont été supprimées. Vous aurez à ajouter au fur et à mesure les éléments et les structures qui manquent pour pouvoir effectuer chaque exercice. Structure du dossier Didacticiel de FileMaker Pro Dossier FileMaker Pro 8.5 Extras en français Fichiers de didacticiel Fichiers leçons Fichiers de travail Leçon02.fp7 Leçon03.fp7 Leçon04.fp7 Leçon05.fp7 Leçon06.fp7 Leçon07.fp7 Leçon08.fp7 Leçon09.fp7 Leçon10.fp7 MonFichier05.fp7 MonFichier06.fp7 MonFichier07.fp7 MonFichier08.fp7 MonFichier09.fp7 MonFichier10.fp7 En cas de problèmes avec ces fichiers Si vous avez fait une erreur ou si vous devez recommencer, remplacez le dossier de Didacticiel existant par une nouvelle copie. Pour plus d informations, consultez la rubrique «Où trouver les fichiers leçons?», page 8.

9 Principes de base de FileMaker Pro 9 Les bases de données Qu est-ce qu une base de données? Une base de données est une méthode d organisation et d analyse des informations. Vous avez sans doute utilisé plusieurs bases de données récemment sans vous en rendre compte. Un agenda, une liste de pièces détachées et même votre carnet d adresses sont des bases de données. Pourquoi utiliser une base de données? Le stockage des informations dans un fichier de base de données présente plusieurs avantages. En effet, le but d une base de données n est pas simplement de renfermer des données : elle permet également de les organiser et de les analyser de différentes manières. Par exemple, une base de données permet de regrouper des informations pour l établissement de rapports, de les trier pour la création d étiquettes de publipostage, de réaliser un inventaire ou encore de rechercher une facture particulière. Les bases de données informatisées offrent beaucoup d autres avantages par rapport au papier : vitesse, fiabilité, précision et possibilité d automatiser des tâches répétitives. Comment une base de données est-elle organisée? Un fichier de base de données est organisé en une ou plusieurs tables. Ces tables servent à stocker des enregistrements. Chaque enregistrement se compose d une série de rubriques. Imaginez que votre carnet d adresses soit un fichier de base de données FileMaker Pro. Chaque entrée de votre carnet d adresses constitue un enregistrement dans une table Carnet d adresses. Chaque enregistrement contient des informations, telles que nom, adresse, ville, etc. Chaque élément d information (nom, adresse et ville) est stocké dans une rubrique distincte. Comment sont affichées les données des rubriques? FileMaker Pro affiche les rubriques au sein de modèles. Chaque modèle est basé sur une table unique et affiche les enregistrements de cette table. Imaginez que votre base de données possède une table Tâches en plus de la table Carnet d adresses. Un modèle basé sur la table Carnet d adresses affichera les rubriques et les enregistrements de la table Carnet d adresses. Un modèle basé sur la table Tâches affichera les rubriques et les enregistrements de la table Tâches. Principes de base de FileMaker Pro Contrairement à la plupart des programmes de traitement de texte ou de tableur, FileMaker Pro enregistre automatiquement votre travail. Par conséquent, il est important de manipuler les fichiers avec précaution lorsque vous les modifiez, particulièrement lorsque vous supprimez des enregistrements. Lorsque des enregistrements sont supprimés, ils le sont également dans la base de données. Vous apprendrez dans l exercice 11 qu il faut régulièrement sauvegarder les fichiers. Les sauvegardes peuvent vous faire gagner du temps et vous épargner des soucis inutiles en cas de perte ou d altération de vos fichiers ou de suppression d enregistrements par inadvertance. A propos des modes de FileMaker Pro Lorsque vous utilisez FileMaker Pro, vous travaillez dans l un des quatre modes. 1 Utilisez le Mode Utilisation pour saisir des données et afficher des enregistrements. 1 Utilisez le Mode Recherche pour trouver rapidement un enregistrement ou un groupe d enregistrements.

10 10 Didacticiel FileMaker Pro 1 Utilisez le Mode Modèle pour définir l affichage des informations ou leur impression. 1 Utilisez le Mode Prévisualisation pour avoir un aperçu des pages telles qu elles seront imprimées. Après avoir ouvert une base de données, vous pouvez passer d un mode à l autre à l aide du menu Affichage, des boutons de mode, ou du menu local Mode en bas de la fenêtre de l application. Pour accéder au Centre d'apprentissage FileMaker sur le Web qui contient des ressources comme des solutions prêtes à l'emploi et la Base de connaissances FileMaker, choisissez le menu Aide > Learning Center. Mode actif (Utilisation) Nom du fichier Mode Nom du modèle Numéro de l enregistrement actif Rubriques Pour plus d informations Pour plus d informations sur les concepts de base de FileMaker, consultez le chapitre 1 du Manuel de l utilisateur FileMaker Pro. Vous trouverez également des informations détaillées sur les procédures et les concepts dans l Aide de FileMaker Pro. Pour accéder à l'aide de FileMaker Pro, choisissez le menu Aide > Aide FileMaker Pro.

11 Leçon 2 Consultation des informations Vous affichez, entrez ou modifiez des données en mode Utilisation. Il s agit là du moyen le plus simple pour dialoguer avec votre base de données. Dans cet exercice, vous allez : 1 ouvrir une base de données contenant des données ; 1 passer d un enregistrement à un autre ; 1 afficher des informations de différentes manières en passant d un modèle à l autre ; 1 voir les différences entre les affichages sous forme de formulaire, liste et tableau. Important Copiez le dossier Didacticiel sur votre disque dur ou assurez-vous qu il est installé avant de commencer cette leçon. Pour plus d'informations, consultez la rubrique «Où trouver les fichiers leçons?», page 8. Ouverture d une base de données et passage d un enregistrement à l autre Pour ouvrir l exemple de base de données de cet exercice : 1. Ouvrez le dossier de Didacticiel sur votre disque dur. 2. Ouvrez le dossier Fichiers leçons. 3. Ouvrez le fichier Leçon02.fp7. 4. La base de données s affiche en mode Utilisation. FileMaker Pro affiche ce mode par défaut lorsqu il ouvre une base de données. Le mode actif est indiqué en haut de la zone d état La zone d état indique que la base de données contient 30 enregistrements ; le premier d entre eux s affiche. Icône du répertoire Curseur coulissant Enregistrement actuellement affiché Nombre d enregistrements Zone d état 5. Cliquez sur la page de droite de l icône de répertoire pour avancer d un enregistrement à la fois et cliquez sur la page de gauche pour reculer d un enregistrement à la fois. 6. Déplacez le curseur vers la droite puis relâchez-le pour avancer de plusieurs enregistrements à la fois. Déplacez le curseur vers la gauche puis relâchez-le pour reculer de plusieurs enregistrements à la fois. Vous pouvez également cliquer sur le numéro de l enregistrement actif, tapez le numéro de l enregistrement souhaité, puis appuyez sur Entrée (Windows) ou sur Retour (Mac OS).

12 12 Didacticiel FileMaker Pro Actuce Le menu Enregistrements propose également des commandes pour vous déplacer d'un enregistrement à un autre. Choisissez le menu Enregistrements > Activer l'enregistrement, puis l'une des options proposées à savoir Suivant, Précédent ou Définir. Menu local Modèle Méthodes d affichage des informations Même si vous n entrez qu une seule fois des informations dans FileMaker Pro, vous pouvez les utiliser de différentes manières. Les modèles permettent d afficher certaines ou toutes les rubriques. 2. Notez la coche à côté du modèle Saisie de données, votre modèle actuel. Le modèle Saisie de données affiche toutes les rubriques de la table Leçon02.fp7. Etant donné qu il n est pas nécessaire d inclure toutes les rubriques dans chaque modèle, les modèles constituent un très bon outil pour le traitement ou l impression des informations dont vous avez besoin pour une tâche particulière. Simon Wallace 789 Ninth Avenue New York, NY Chère Sophie, Liste de numéros de téléphone William Aménabar Michelle Cannon André Common Marie Durand Jean Durand William Juniot Matthieu Muller Patrick Murphy Lee Nguyen Kentaro Ogawa Marie Simon Nicolas Simon Sophie Taron Simon Wallace Betty Wilson Nous vous remercions d avoir réservé une croisière dans notre compagnie et sommes heureux de vous proposer nos services. Pour toute question sur vos réservations, n hésitez pas à nous contacter. Nous espérons que vous serez satisfaite de votre croisière. Veuillez agréer nos sentiments les meilleurs, Matthieu Blanc Le modèle Saisie de données affiche toutes les rubriques de la table Leçon Sélectionnez le modèle Liste des adhérents dans le menu local Modèle. Les mêmes données peuvent être organisées différemment dans plusieurs modèles Affichage d un autre modèle Pour voir le fonctionnement de certains modèles, utilisez le fichier Leçon02.fp7 que vous venez d ouvrir. 1. Cliquez sur le menu local Modèle, situé au-dessus de l icône de répertoire. La liste qui s affiche contient les modèles de ce fichier. Ce modèle affiche chaque enregistrement sur une seule rangée dans une liste à colonnes. Vous remarquerez que le modèle Liste des adhérents contient seulement quatre rubriques du modèle Saisie de données. Ce modèle contient moins de rubriques. Par conséquent, certaines données ne s affichent pas. Aucune donnée n a cependant été supprimée de la base de données.

13 Consultation des informations 13 En règle générale, les modèles peuvent être affichés simultanément sous forme de formulaire, de liste ou de tableau tant que la base de données est en mode Utilisation. Le modèle Liste des adhérents n affiche que quatre rubriques du Modèle Saisie de données Affichage sous forme de formulaire 4. Cliquez sur le menu local Modèle et revenez au modèle Saisie de données. Aucune donnée n a été perdue. Affichage sous forme de liste Affichage des modèles sous forme de formulaires, de listes et de tableaux Vous pouvez afficher vos modèles de trois façons différentes : sous forme de formulaire, de liste ou de tableau. 1 Le formulaire affiche votre modèle enregistrement par enregistrement. 1 La liste affiche votre modèle sous la forme de liste, avec les rubriques les unes au-dessus des autres. 1 Le tableau affiche l ensemble de vos enregistrements dans une grille. Affichage sous forme de tableau Le modèle Liste des adhérents, affiché sous forme de formulaire, liste et tableau Affichez le même modèle sous forme de formulaire, de liste ou de tableau pour voir les différentes méthodes d affichage des rubriques. 1. Dans le fichier Leçon02.fp7, affichez le modèle Liste des adhérents. Plusieurs enregistrements s affichent sous la forme d une liste. 2. Choisissez le menu Affichage > Afficher sous forme de formulaire. Un seul enregistrement s affiche dans le même modèle. Seule l option d affichage a changé. 3. Choisissez le menu Affichage > Afficher sous forme de tableau. La fonction Afficher sous forme de tableau permet d afficher plusieurs enregistrements à la fois dans une grille.

14 14 Didacticiel FileMaker Pro 4. Choisissez le menu Affichage > Afficher sous forme de liste pour revenir à l affichage d origine du modèle Liste des adhérents. 5. Lorsque vous avez terminé cet exercice, fermez le fichier en choisissant le menu Fichier > Fermer. Pour plus d informations Vous avez ouvert une base de données, parcouru des enregistrements, navigué d un modèle à l autre et appris la différence entre un formulaire, une liste et un tableau. Pour plus d informations sur le mode Utilisation de FileMaker, consultez le chapitre 1 du Manuel de l utilisateur FileMaker Pro.

15 Leçon 3 Recherche et tri d enregistrements Votre base de données est un ensemble d enregistrements. Vous allez parfois traiter tous les enregistrements de la base de données (par exemple pour publier un catalogue annuel pour chaque client). Toutefois, vous traiterez le plus souvent un sous-ensemble de la base de données : par exemple, les personnes habitant une ville spécifique ou les enregistrements inclus dans une plage de dates particulière. Dans FileMaker Pro, ce processus de recherche d enregistrements à partir de critères spécifiques s appelle la recherche d enregistrements. Lorsque vous avez trouvé les enregistrements dont vous avez besoin, vous pouvez en modifier l ordre en effectuant un tri. Les enregistrements peuvent être triés par ordre croissant ou décroissant. Dans cet exercice, vous allez : 1 rechercher des enregistrements correspondant à des critères dans une ou plusieurs rubriques ; 1 rechercher des enregistrements correspondant à une série de données ; 1 réduire vos recherches en omettant des enregistrements ; 1 trier des enregistrements par ordre croissant et décroissant. Recherche d enregistrements à l aide de critères spécifiés dans une seule rubrique Dans la base de données des adhérents, recherchez tous les adhérents de la ville de New York. 1. Ouvrez le dossier de Didacticiel sur votre disque dur. 2. Ouvrez le dossier Fichiers leçons. 3. Ouvrez le fichier Leçon03.fp7. 4. La base de données s affiche en mode Utilisation. Le premier enregistrement concerne un adhérent habitant la ville de New York. 5. Cliquez sur la rubrique Ville avec le bouton droit de la souris (Windows) ou en maintenant la touche Contrôle enfoncée (Mac OS). 6. Dans le menu contextuel, sélectionnez Chercher enregistrements correspondants. Important Copiez le dossier Didacticiel sur votre disque dur ou assurez-vous qu il est installé avant de commencer cette leçon. Pour plus d'informations, consultez la rubrique «Où trouver les fichiers leçons?», page 8.

16 16 Didacticiel FileMaker Pro Recherche d enregistrements à l aide de critères spécifiés dans plusieurs rubriques Vous pouvez également rechercher des enregistrements à l aide de plusieurs critères, par exemple les nouveaux adhérents qui habitent aux Etats-Unis. Ce type de recherche est une recherche AND. Pour effectuer une recherche AND dans FileMaker Pro, tapez directement chaque critère de recherche dans la rubrique appropriée en mode Recherche. Sélectionnez cet élément dans le menu contextuel. La requête trouve les enregistrements des quatre adhérents habitant New York. Il s'agit du jeu d enregistrements trouvés. Pour rechercher tous les adhérents qui vivent aux Etats-Unis et qui sont de nouveaux adhérents : 1. Choisissez le menu Affichage > Mode Recherche. Utilisez le mode Recherche pour procéder à des recherches plus avancées. En mode Recherche, créez une requête en utilisant les rubriques de votre modèle. Tapez les critères de recherche directement dans les rubriques de la requête. 2. Tapez Etats-Unis dans la rubrique Pays. 3. Dans la rubrique Type d adhérent, sélectionnez le cercle d option Nouveau. Sélectionnez le cercle d option Nouveau dans la rubrique Type d adhérent Nombre d enregistrements trouvés Nombre total d enregistrements dans la base de données 4. Cliquez sur le bouton Rech. dans la zone d état. 7. Cliquez sur l icône de répertoire ou sur le curseur pour faire défiler les quatre enregistrements trouvés les uns après les autres.

17 Recherche et tri d enregistrements 17 Bouton Rech. Votre requête trouve les deux enregistrements des deux nouveaux adhérents habitant aux Etats-Unis. 5. Pour rechercher tous les enregistrements de la base de données, choisissez le menu Enregistrements > Afficher tous les enregistrements. Remarque Il n est pas nécessaire de sélectionner Afficher tous les enregistrements avant d effectuer une recherche, car FileMaker Pro recherche par défaut dans l ensemble de la base de données. Recherche d enregistrements répondant à différents critères dans une même rubrique Vous devez parfois rechercher des enregistrements qui contiennent différents critères dans une même rubrique. Par exemple, vous pouvez rechercher tous les adhérents habitant New York ou Londres. Ce type de recherche s appelle une recherche OR, car les enregistrements trouvés contiennent les enregistrements qui répondent à l un ou l autre critère. Pour effectuer une recherche OR dans FileMaker Pro, vous devez utiliser plusieurs requêtes. 1 Tapez le premier critère de recherche dans la rubrique appropriée de la première requête. 1 Créez une seconde requête et entrez le second critère de recherche dans la même rubrique. Lorsque vous cliquez sur le bouton Rech., FileMaker Pro extrait tous les enregistrements qui correspondent aux critères que vous avez saisis. Pour trouver tous les adhérents qui habitent New York ou Londres : 1. Choisissez le menu Affichage > Mode Recherche. 2. Tapez New York dans la rubrique Ville. 3. Choisissez le menu Requêtes > Nouvelle requête. La zone d état indique qu il existe deux requêtes. Nombre de requêtes 4. Tapez Londres dans la rubrique Ville de la seconde requête. 5. Cliquez sur Rech. dans la zone d état. Votre requête trouve les six enregistrements des six adhérents qui habitent New York ou Londres.

18 18 Didacticiel FileMaker Pro Recherche d enregistrements répondant à une série de critères dans une même rubrique Vous devez parfois rechercher les enregistrements qui répondent à une série de critères dans une même rubrique. Par exemple, vous pouvez rechercher tous les enregistrements liés à un mois donné ou chercher toutes les factures dont le numéro est compris entre 500 et Pour effectuer ce type de recherche dans FileMaker Pro, vous utilisez un symbole spécial dans votre requête pour spécifier les limites inférieure et supérieure de vos critères de recherche. Pour rechercher les adhérents ayant versé leur cotisation entre le 1er janvier 2004 et le 30 juin 2004 : 1. Choisissez le menu Affichage > Mode Recherche. 2. Tapez 01/01/2004 dans la rubrique Payée le. 3. Dans la zone d état, cliquez sur le menu local des symboles (Symb.). Sélectionnez intervalle dans la liste ou saisissez trois points de suspension (...). Menu local Symb. Votre requête doit maintenant comporter 01/01/ dans la rubrique Payée le. 4. Immédiatement après les points de suspension (...), tapez 30/06/ Cliquez sur Rech. Vous obtenez les six enregistrements des six adhérents ayant payé leur cotisation au cours du premier semestre de l an 2004.

19 Recherche et tri d enregistrements 19 Restriction de la recherche Il est parfois nécessaire de rechercher des enregistrements qui répondent à certains critères tout en excluant d autres critères (par exemple, rechercher tous les enregistrements qui ont été ajoutés au cours d une année spécifique hormis le mois de février, ou rechercher tous les clients résidant dans l état de New York, sauf ceux de la ville de New York). Vous pouvez effectuer ces types de recherche en utilisant une combinaison de requêtes et en omettant certains enregistrements. Puisque FileMaker Pro traite les différentes requêtes par ordre de création, il est possible de créer des recherches spécifiques sur plusieurs niveaux. L omission d enregistrements dans une recherche ne les supprime pas de la base de données. Pour rechercher les enregistrements des adhérents ayant payé leur cotisation au cours du premier semestre de l année 2004, à l exclusion du mois de février : 1. Choisissez le menu Affichage > Mode Recherche. 2. Tapez 01/01/2004 dans la rubrique Payée le. 3. Dans la zone d état, cliquez sur le menu local des symboles (Symb.). Sélectionnez intervalle dans la liste ou saisissez trois points de suspension (...). 4. Après les points de suspension, tapez 30/06/ Choisissez le menu Requêtes > Nouvelle requête. La zone d état indique qu il s agit de la seconde requête. 6. Tapez 01/02/2004 dans la rubrique Payée le. 7. Dans la zone d état, cliquez sur le menu local des symboles et sélectionnez intervalle dans la liste. 8. Après les points de suspension, tapez 29/02/2004 dans la rubrique Payée le. 9. Activez la case à cocher Exclure dans la zone d état. 10. Cliquez sur Rech. Case à cocher Exclure Vous obtenez les cinq enregistrements des cinq adhérents ayant payé leur cotisation au cours du premier semestre de l année 2004, hormis le mois de février. Tri des enregistrements trouvés Une fois les enregistrements à traiter trouvés, vous avez la possibilité de les trier. Par exemple, vous pouvez afficher les enregistrements par ordre alphabétique ou les trier du plus récent au plus ancien. Pour trier les enregistrements dans l ordre alphabétique des noms d adhérents : 1. Dans le menu local Modèle, choisissez le modèle Liste des adhérents. Ce modèle va faciliter l affichage des résultats du tri. 2. Choisissez le menu Enregistrements > Trier les enregistrements. 3. Si des rubriques figurent dans la colonne Ordre de tri à droite de la boîte de dialogue, cliquez sur Tout effacer.

20 20 Didacticiel FileMaker Pro 4. Dans la liste des rubriques disponibles, sélectionnez Nom et cliquez sur Ajouter. Pour plus d informations Vous avez recherché des enregistrements en utilisant différents critères et réduit vos recherches à l aide de l option Exclure. Vous avez trié le résultat de vos recherches. Pour plus d informations sur la recherche et le tri d enregistrements dans FileMaker Pro, consultez le chapitre 1 du Manuel de l utilisateur FileMaker Pro. Les boutons de sens du tri sont activés lorsqu une rubrique est sélectionnée Vous remarquerez que la taille du symbole de tri situé à droite de la rubrique Nom augmente de gauche à droite. Cela signifie que lorsque la base de données est triée en fonction de cette rubrique, les données sont dans l ordre croissant (de A à Z). 5. Cliquez sur Trier. Les noms de la Liste des adhérents sont classés par ordre alphabétique. 6. Lorsque vous avez terminé cet exercice, fermez tous les fichiers ouverts en choisissant le menu Fichier > Fermer.

21 Leçon 4 Création d une base de données et saisie d enregistrements Dans les leçons précédentes, vous avez appris à utiliser une base de données contenant des données. Vous allez maintenant créer votre fichier et y ajouter des enregistrements. Dans cet exercice, vous allez : 1 créer une base de données simple ; 1 définir des rubriques destinées à contenir différents types de données ; 1 créer des enregistrements ; 1 saisir des données ; 1 modifier des données. Si vous n êtes pas familiarisé avec les principes élémentaires d une base de données, étudiez d abord les deux premiers exercices de ce didacticiel. Important Copiez le dossier Didacticiel sur votre disque dur ou assurez-vous qu il est installé avant de commencer cette leçon. Pour plus d'informations, consultez la rubrique «Où trouver les fichiers leçons?», page Ouvrez le fichier Leçon04.fp7. 4. Choisissez le menu Fichier > Définir > Base de données. 5. Dans la boîte de dialogue Définir la base de données, cliquez sur l onglet Rubriques s il n est pas déjà sélectionné. 6. Choisissez Membres dans le menu local Table, si cette entrée n est pas déjà sélectionnée. Toutes les rubriques de la table Membres sont affichées. Création d une base de données simple et définition de rubriques Etude du fichier leçon Vous allez créer votre propre fichier en vous servant du fichier leçon comme modèle. Il vous montre comment créer des rubriques et illustre le fait que différents types de rubrique peuvent contenir différents types de données. 1. Ouvrez le dossier de Didacticiel sur votre disque dur. 2. Ouvrez le dossier Fichiers leçons. 7. Notez que les rubriques sont de divers types. Les rubriques Prénom et Nom sont de type Texte. Somme perçue est de type Nombre et Payée le est de type Date. 8. Cliquez sur OK. 9. Notez que les données de chaque rubrique correspondent au type de rubrique, par exemple des nombres dans la rubrique Nombre et une date dans la rubrique Date.

22 22 Didacticiel FileMaker Pro A propos des définitions de rubriques Vous créez une rubrique pour chaque catégorie d informations choisie, telle que Prénom ou Ville. Pour rechercher, trier, calculer et afficher correctement des données, le type de rubrique doit correspondre au type de données qu elle contient (texte, nombre, date, etc.). Par exemple, vous ne pouvez pas rechercher du texte dans une rubrique de type Nombre. Vous vous familiariserez avec les autres types de rubrique dans les exercices suivants. Création d une base de données 1. Choisissez le menu Fichier > Nouvelle base de données. 2. Dans la boîte de dialogue Nouvelle base de données, choisissez Créer un fichier vide, puis cliquez sur OK. Sinon, passez à l étape Recherchez le dossier Fichiers de travail et sélectionnez-le pour sauvegarder votre fichier dans ce dossier. 4. Dans la zone Nom de fichier, tapez MonFichier Cliquez sur Enregistrer. La boîte de dialogue Définir la base de données s affiche. Par défaut, FileMaker Pro crée une table pour vous, portant le même nom que votre fichier. Vous pouvez modifier ce nom ultérieurement si vous le souhaitez. Vous allez maintenant créer des rubriques pour stocker des informations. 6. Pour créer la première rubrique, tapez Prénom dans la zone Nom. 7. Notez que le type de rubrique est Texte. Nom de la rubrique 8. Cliquez sur Créer. 9. Tapez Nom dans la zone Nom. 10. Cliquez sur Créer. 11. Tapez Somme perçue dans la zone Nom, sélectionnez Nombre dans la liste Type et cliquez sur Créer. 12. Tapez Payée le dans la zone Nom, sélectionnez Date dans la liste Type et cliquez sur Créer. 13. Cliquez sur OK. Spécification du type de la rubrique Les rubriques vides apparaissent dans un nouvel enregistrement vierge. Les titres de rubrique identifient les rubriques. Vous pouvez saisir des données dans votre fichier. Entrez les données ici Titres de rubrique FileMaker Pro enregistre automatiquement les modifications apportées à votre travail.

23 Création d une base de données et saisie d enregistrements 23 Saisie de données dans la base de données Vous pouvez maintenant commencer à saisir les données relatives aux adhérents. Création du premier enregistrement 1. Si aucune zone de rubrique n apparaît, appuyez sur la touche Tab pour commencer la saisie des données. 2. Tapez Nicole dans la première rubrique Prénom. 3. Appuyez sur la touche Tab pour passer à la rubrique suivante. 4. Tapez Durand dans la rubrique Nom. 5. Tapez 25 dans la rubrique Somme perçue. Dans l exercice suivant, vous allez apprendre à formater des rubriques Nombre pour afficher une devise. 6. Tapez 11/11/2004 dans la rubrique Payée le. L enregistrement complété doit ressembler à celui-ci : Création d un autre enregistrement 1. Choisissez le menu Enregistrements > Nouvel enregistrement. 2. Comme pour l enregistrement de Nicole Durand, saisissez les données de Jean Bonbeurre, qui a versé 75 euros le 02/02/2004. Votre base de données contient maintenant deux enregistrements. Cliquez sur l icône de répertoire pour afficher chaque enregistrement. Modification des données dans un enregistrement Supposons que vous réalisiez que Nicole Durand a payé 75 euros et non 25. Vous pouvez facilement corriger ce montant. 1. Affichez l enregistrement de Nicole Durand. 2. Sélectionnez le montant dans Somme perçue. 3. Tapez le nouveau montant, qui est de Cliquez sur une zone vide en dehors d une rubrique pour enregistrer la modification. 5. Lorsque vous avez terminé cet exercice, fermez tous les fichiers ouverts en choisissant le menu Fichier > Fermer. Pour plus d informations Vous avez créé une base de données simple et défini des rubriques, puis ajouté et modifié des enregistrements. Pour plus d informations, consultez les chapitres 1 et 2 dans le Manuel de l utilisateur FileMaker Pro. Vous pouvez également utiliser ou adapter les fichiers modèles inclus dans FileMaker Pro. Pour plus d informations sur la saisie de données dans différents types de rubrique et selon différentes méthodes, notamment l importation, consultez l exercice 7 de ce didacticiel et les chapitres 1 et 4 du Manuel de l utilisateur FileMaker Pro.

24 24 Didacticiel FileMaker Pro

25 Leçon 5 Personnalisation de l affichage des données Vous pouvez améliorer l affichage de vos données en ajoutant des graphismes et d autres effets. Dans cet exercice, vous allez : 1 apprendre comment les modèles déterminent l affichage ; 1 ajouter, redimensionner et déplacer des rubriques ; 1 afficher des valeurs dans une rubrique numérique sous la forme d une devise ; 1 ajouter du texte à un modèle et modifier sa taille et sa couleur ; 1 ajouter des graphismes ; 1 étudier d autres moyens de personnaliser un modèle. Important Copiez le dossier Didacticiel sur votre disque dur ou assurez-vous qu il est installé avant de commencer cette leçon. Pour plus d'informations, consultez la rubrique «Où trouver les fichiers leçons?», page 8. Personnalisation de l affichage en mode Modèle Etude des fichiers leçons 1. Ouvrez le dossier de Didacticiel sur votre disque dur. 2. Ouvrez le dossier Fichiers leçons. 3. Ouvrez le fichier Leçon05.fp7. 4. Choisissez Saisie de données dans le menu local Modèle, si cette entrée n est pas déjà sélectionnée. Menu local Modèle Notez que le modèle est agencé comme un modèle standard, avec les titres de rubriques sur la gauche et leurs données sur la droite. De même, toutes les rubriques de la table Membres sont présentes sur le modèle Saisie de données. 5. Choisissez Informations sur les cotisations dans le menu local Modèle. 6. Notez que, bien qu il s agisse du même enregistrement dans la même table, les données sont affichées différemment : 1 Prénom et Nom sont côte à côte. 1 Seules cinq rubriques sont visibles : 1 Prénom, Nom, Ville, Pays et Somme perçue. 1 Le montant affiché dans Somme perçue est précédé d un symbole monétaire.

26 26 Didacticiel FileMaker Pro La table que vous définissez en tant que base de votre modèle est importante car elle détermine les rubriques et les enregistrements disponibles pour l utilisation sur ce modèle. Les rubriques et les enregistrements non stockés dans la table en cours peuvent toujours être utilisés, mais il convient d y accéder par le biais de liens. Pour plus d informations sur les liens, consultez la rubrique leçon 10, «Création de bases de données relationnelles». Vous allez apporter ces modifications à MonFichier05 dans la suite de cet exercice. 7. Choisissez le menu Affichage > Mode Modèle. Utilisez le mode Modèle pour personnaliser l affichage de vos données. Bien que les données se trouvent toujours dans le fichier, elles n apparaissent pas ici. En leur lieu et place, ce sont les noms des rubriques qui sont affichés. A propos des modèles et des tables Chaque modèle est basé sur une table unique et affiche les enregistrements de cette table. Si votre fichier contient une seule table, tous les modèles de votre fichier seront basés sur cette table. Si votre fichier contient plusieurs tables, vous devez choisir quelle table votre modèle utilisera lors de la création du modèle, bien que vous puissiez modifier cela ultérieurement, si nécessaire. A propos de la personnalisation des modèles La création de modèles se fait en mode Modèle. Vous pouvez inclure n importe quelle combinaison de rubriques, de texte et de graphismes dans un modèle. Vous pouvez modifier la police et la couleur des rubriques et du texte. Vous pouvez également modifier le formatage des rubriques de type Nombre ou Date. Les modifications apportées en mode Modèle affectent uniquement l affichage des données. Les données sont conservées telles qu elles ont été saisies. Astuce Ne fermez pas le fichier leçon. Vous pourrez vous y référer lors de la création de ces éléments dans le fichier de travail. Personnalisation d un modèle Dans le fichier de travail de cet exercice, vous allez modifier un modèle simple pour qu il ressemble au modèle Informations sur les cotisations du fichier leçon. 1. Ouvrez le dossier de Didacticiel sur votre disque dur. 2. Ouvrez le dossier Fichiers de travail. 3. Ouvrez le fichier MonFichier07.fp7. 4. Choisissez le menu Affichage > Mode Modèle. 5. Choisissez Informations sur les cotisations dans le menu local Modèle. Vous obtenez un modèle ordinaire. Vous allez modifier ce modèle de différentes manières dans les sections suivantes.

27 Personnalisation de l affichage des données 27 Redimensionnement, déplacement et ajout d une rubrique Sélection et redimensionnement d une rubrique 1. En mode Modèle, cliquez sur la rubrique Prénom pour la sélectionner. 2. Faites glisser la poignée du coin inférieur droit de la rubrique vers la gauche pour réduire la taille de cette rubrique, tout en conservant une longueur suffisante pour afficher le prénom le plus long de votre fichier. 3. Choisissez le menu Affichage > Mode Utilisation. Cliquez pour sélectionner Cliquez et déplacez la poignée pour redimensionner 4. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les modifications dans ce modèle, si vous y êtes invité. FileMaker Pro peut enregistrer automatiquement les modifications de modèle ou vous inviter à le faire avant de quitter le mode Modèle. Pour enregistrer automatiquement les modifications de modèle, activez la case à cocher Enregistrer automatiquement les modifications de modèle (sans confirmation) dans la boîte de dialogue Souhaitez-vous enregistrer les modifications de ce modèle?. 5. En mode Utilisation, feuilletez les enregistrements. Si la rubrique n affiche pas complètement tous les prénoms, revenez en mode Modèle et élargissez-la. 6. Répétez cette opération pour la rubrique Nom. Déplacement d une rubrique 1. Choisissez le menu Affichage > Mode Modèle. 2. Cliquez dans la rubrique Nom et déplacez-la à côté de la rubrique Prénom. Dans les étapes suivantes, vous procéderez à l'alignement de ces rubriques. 3. Tout en maintenant la touche Maj enfoncée, cliquez sur la rubrique Prénom pour l'ajouter à votre sélection. Les rubriques Prénom et Nom sont sélectionnées. 4. Choisissez le menu Objet > Aligner > Bords supérieurs. La rubrique Nom se déplace alors jusqu'à être alignée avec le sommet de la rubrique Prénom. 5. Faites glisser le titre de rubrique Nom au-dessus de la rubrique Nom. 6. Faites glisser le titre de rubrique Prénom au-dessus de la rubrique Prénom. Entraînez-vous avec les commandes Aligner pour aligner les étiquettes des rubriques les unes par rapport aux autres. 7. Choisissez le menu Affichage > Mode Utilisation pour voir le résultat.

28 28 Didacticiel FileMaker Pro Ajout d une rubrique Si une rubrique a été définie dans une table, vous pouvez l afficher sur tout modèle basé sur cette table. Dans cette base de données, certaines rubriques ne figurent pas dans ce modèle. Vous allez ajouter l une de ces rubriques. Remarque Vous pouvez également placer des rubriques issues d autres tables sur vos modèles, conformément aux instructions de la leçon Choisissez le menu Affichage > Mode Modèle. 2. A l aide de l outil Rubriq., faites glisser la rubrique sur le modèle et placez-la au-dessous de la rubrique Prénom. Outil Rubriq 3. Dans la boîte de dialogue Rubrique, sélectionnez la rubrique Ville. 4. Cliquez sur OK. Faites glisser la nouvelle rubrique 5. Choisissez le menu Affichage > Mode Utilisation pour voir le résultat. Une ville apparaît dans chaque enregistrement. La rubrique contient les données saisies auparavant et relatives à la ville. Affichage d un nombre sous la forme d une devise Vous pouvez afficher un nombre sous la forme d une devise, même si seul ce nombre est saisi dans la rubrique. 1. Choisissez le menu Fenêtre > Leçon Choisissez le menu Affichage > Mode Utilisation. 3. Dans le modèle Informations sur les cotisations, vous remarquerez que le nombre dans la rubrique Somme perçue s affiche sous la forme d une devise. 4. Cliquez sur ce nombre pour voir les données réellement saisies dans la rubrique. Le formatage n affecte que l affichage des données. Il ne les modifie pas. 5. Choisissez le menu Fenêtre > MonFichier Choisissez le menu Affichage > Mode Modèle. 7. Sélectionnez la rubrique Somme perçue. 8. Choisissez le menu Format > Nombre. 9. Sélectionnez les options de la boîte de dialogue Format de nombre ci-dessous. 10. Cliquez sur OK. 11. Choisissez le menu Affichage > Mode Utilisation pour voir les données mises en forme.

29 Personnalisation de l affichage des données 29 Ajout de couleur à un élément de modèle Changez la couleur du haut du modèle pour la faire correspondre aux couleurs des autres modèles du fichier. 1. Choisissez le menu Fenêtre > Leçon Choisissez le menu Affichage > Mode modèle et regardez l en-tête au sommet du modèle. Il s agit de votre modèle. 3. Ouvrez le fichier MonFichier05.fp7 s il n est pas déjà ouvert. 4. Choisissez le menu Affichage > Mode Modèle. 5. Choisissez Informations sur les cotisations dans le menu local Modèle. 6. Sélectionnez l onglet En-tête pour rendre active cette partie du modèle. Windows : La couleur de l onglet En-tête s éclaircit lorsqu il est sélectionné. 8. Choisissez Autre couleur dans la palette de couleur de fond. L élément d en-tête utilise une couleur personnalisée. 9. Mac OS : Sélectionnez l icône des curseurs et choisissez Curseurs RVB dans le menu contextuel de la boîte de dialogue Couleurs. (Les utilisateurs de Windows peuvent passer cette étape). 10. Saisissez les valeurs suivantes dans la boîte de dialogue Couleurs : Couleur Rouge 170 Vert 191 Valeur Bleu Effectuez l une des opérations suivantes : 1 Windows : Cliquez sur Ajouter aux couleurs personnalisées, puis sur OK. 1 Mac OS : Cliquez sur OK. L en-tête est maintenant en couleurs. Mac OS : La couleur de l onglet En-tête s assombrit lorsqu il est sélectionné. 7. Choisissez la palette de couleurs de fond. Palette de couleur de fond Ajout de texte personnalisé à un modèle Vous allez ajouter le nom de la société en haut du modèle, puis formater le texte. Ajout de texte 1. Choisissez le menu Fenêtre > Leçon Choisissez le menu Affichage > Mode modèle et regardez l en-tête au sommet du modèle.

30 30 Didacticiel FileMaker Pro Il s agit de votre modèle. 3. Ouvrez le fichier MonFichier05.fp7 s il n est pas déjà ouvert. 4. Choisissez le menu Affichage > Mode Modèle. 5. Sélectionnez l outil Texte. Outil Texte 6. Cliquez en haut du modèle à l endroit où vous souhaitez que la ligne de texte commence. 7. Saisissez Voyages d affaires S.A.. 8. Cliquez sur l outil de sélection pour terminer la saisie du texte. Modification de la taille et de la couleur du texte 1. Cliquez sur le texte Voyages d affaires S.A. pour sélectionner le bloc de texte. 4. Choisissez Autre dans la liste Taille et tapez Sous Couleur, choisissez du blanc ou une autre couleur. 6. Cliquez sur OK. Ajout d un graphisme au modèle Ajoutez un logo à côté du nom de la société. 1. Choisissez le menu Fenêtre > Leçon Dans le modèle Informations sur les cotisations, choisissez le menu Affichage > Mode modèle et notez l emplacement du logo dans le modèle. 3. Ouvrez le fichier MonFichier05.fp7 s il n est pas déjà ouvert. 4. Choisissez le menu Affichage > Mode Modèle. 5. Cliquez en regard du texte Voyages d affaires S.A., à l endroit où vous voulez placer le logo de la société. Aucune modification n apparaît à l écran pour l instant. 6. Choisissez le menu Insertion > Image. 7. Ouvrez le dossier Fichiers de travail. 8. Vérifiez que tous les types de fichier sont affichés et sélectionnez logo.gif. 9. Cliquez sur Ouvrir. 10. Faites glisser le logo pour le déplacer si nécessaire. 11. Choisissez le menu Affichage > Mode Utilisation pour voir la mise en forme finale. 12. Lorsque vous avez terminé cet exercice, fermez tous les fichiers ouverts en choisissant le menu Fichier > Fermer. 2. Choisissez le menu Format > Texte. 3. Choisissez Times dans la liste Police.

31 Personnalisation de l affichage des données 31 Pour plus d informations Vous avez appris à améliorer l affichage des données en utilisant des graphismes, du texte personnalisé, le formatage de rubrique et le positionnement créatif des objets sur les modèles. Il existe cependant bien d autres façons de personnaliser l affichage des rubriques et des modèles. Par exemple, après avoir créé un modèle, vous pouvez : 1 ajouter des effets tels que la mise en relief ou des motifs aux objets ; 1 utiliser des lignes ou des cadres pour mettre en évidence ou séparer des informations ; 1 ajouter des listes déroulantes à des rubriques individuelles ; 1 modifier la couleur d arrière-plan ou de rubriques. Lorsque vous créez un modèle, vous pouvez appliquer la couleur et le style en utilisant un thème. Consultez l Aide de FileMaker Pro pour de plus amples informations sur ces améliorations. Les modèles de base de données de FileMaker Pro indiquent également comment améliorer les modèles. Pour plus d informations concernant l utilisation des modèles, consultez le fichier Personnalisation des solutions de démarrage situé dans le dossier Documentation électronique (du dossier Extras en Français).