RAPPORT DU SERVICE DES FINANCES FINANCES SERVICE REPORT

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1 RAPPORT DU SERVICE DES FINANCES FINANCES SERVICE REPORT Rapport de la trésorière relié aux services financiers Treasurer s report in relation to financial services RAPPORT / REPORT NO.: F DATE: le 24 avril 2015 April 24th, 2015

2 Introduction : La Caisse Populaire Nouvel Horizon offre les services bancaires depuis la création de la Municipalité de La Nation. Nous avons été approchés par la Banque Nationale et Scotiabank pour soumissionner sur les services bancaires. Notre entente de service avec la Caisse Populaire se termine en mars Les soumissions reçues sont pour une période de 5 ans. Analyse : Ci-joint en Annexe un sommaire des services offert ainsi que les frais. Différence entre les institutions : Caisse Populaire : Les intérêts versés sur le solde moyen mensuellement représente un revenu supérieur comparativement au compétiteur, approximativement (7,363.42$ à 9,204.27$) annuellement. (Annexe A, item 2 a)). Point de service : Il y a trois différentes succursales que nous pouvons effectuer les dépôts journaliers, Casselman, St Isidore (incluant les dépôts de nuit) ainsi que Limoges. Service des perceptions de comptes: La caisse n est pas en mesure d offrir un format ASCII pour le transfert des données perçus par les institutions financières. Ceci exige une modification à la programmation de notre système informatique, un estimé verbal a été soumis par USTI d environ 2K par module. Le processus d avoir une application modifiée est dispendieuse et il y aura une période d attente d environ deux à trois mois. Dans l éventualité de modification au programme ceci peut apporter encore des changements à notre application, ce qui entrainera d autre frais et une perte de temps. La caisse a offert de payé les frais pour faire écrire le programme. Cet item est très important puisque nous avons approximativement 8K transfert bancaire par année. Chaque transfert bancaire doit être entré manuellement tandis qu avec le fichier ASCII ceci est entré automatiquement. Prêt à long terme : Prêt ouvert avec la possibilité de rembourser n importe quand. Coffret de sureté : offert sans frais, par contre nous avons toujours eu cette option et nous ne l avons jamais utilisé.

3 Scotiabank: Frais d intérêt sur marge de crédit : une économie de ½ % sur taux de prime, ceci représente approximativement 12,500$ annuellement. Si nous allons avec un prêt de Bankers/ Acceptances l économie serait de 16,250$ annuellement. Les deux sommes sont calculées sur 2,5K d emprunt temporaire. Nous n avons pas utilisé la marge de crédit depuis environ 5 ans. (Annexe A, item 2 b) Carte de crédit : pas de frais annuel et gérer instantanément à l interne avec une limite 100K. Présentement nous avons les cartes de crédit avec Visa et nous devons faire la demande par écrit et ceci prend environ 2 semaine à effectuer les changements. La remise annuelle est comparable à la Caisse Populaire. Frais de transition : Un montant de 10K serait transféré dans notre compte pour aider au frais relié à la transition (chèque, facture, étampe, fourniture, etc.). Prêt à long terme : Maximum de remboursement de 20% du montant initial, cela serait suffisant pour les prêts avec les contribuables que nous avons présentement. Dépôt de nuit: Aucun frais pour sac de dépôt de nuit. Banque Nationale : Service de boîte postal automatisée : Il traite les paiements de taxes, eau & égout et nous avons seulement qu un rapport à la fin de la journée, au lieu d avoir un employé faire la compilation de tout. Ceci a un frais d associé pour le service. Carte de crédit : Une limite globale de 50K sur l ensemble des cartes, donc plus de problème d espace sur la carte durant le mois courant. Il n y a pas mention de remise sur le montant des achats. Coffret de sureté : offert sans frais. Recommandation: Nous n avons pas utilisé la marge de crédit depuis environ 5 ans. Nous avons maintenu une réserve suffisante. Par contre avec les travaux du traitement des eaux usés à Limoges, nous allons avoir besoin de la marge de crédit dans un avenir rapproché. Le taux le plus avantageux est avec la Scotiabank. Il est très important d avoir des rapports informatisés afin de minimiser le travail manuel et le risque d erreur, voilà une des raisons d avoir changé de système comptable.

4 Option 1 : Suite à l analyse, je recommande de transférer avec la Scotiabank pour les services bancaires et de garder un compte ouvert avec la Caisse pour faire les dépôts dans l est de la municipalité, un transfert de fond sera fait sur une base hebdomadaire. Pour ce qui est des prêts existant avec la Caisse, ils seront transférés avec la Scotiabank lors du renouvellement. Option 2 : Rester avec la Caisse pour les services bancaires, avec la condition que tous les frais associés de la conversion de logiciel leur soient refilé avec leur consentement. Si nous restons avec la Caisse ceci requiert des modifications au rapport disponible et une maintenance continuelle ainsi qu une perte de temps puisque le produit ne sera pas prêt avant deux à trois mois. Cécile Lortie; A.M.C.T. Trésorière

5 Annexe 'A' Proposition pour service financier Donnée de base Caisse Populaire Scotiabank Banque Nationale 1 Frais de service/ service bancaire Nil Nil Nil 2 Intérêt sur balance Prime moins 1.60% Prime moins 1.68% Prime moins 1.70% a) Calculé sur la moyenne disponible durant le mois (moyenne annuelle) 9,204, , , , Prime moins.50% / Bankers/Acceptances Fee is usally 1.65 less b) Marge de crédit continuel Prime than prime+ 1.00% Prime 2,500,000 71, , , Bankers Acceptances (B/A) 2,500,000 55, Financement à long terme Floating Prime, Fixed rate quoted on request 3 Transfer de fond selon journaliere 4 Service Electronique: a) Arrêt de paiement b) Transfer de fond compte c) Etat de compte/ confirmation bancaire d) Releve de compte virtuel / Format requis des rapport, QIF,QF, CSV, Excel,CSV Excel, CSV QF,.CSV e) contribution a Revenue Canada f) File transfer g) Service Perception de comptes (SPC) pour les taxes & Utilite / EFT Format Ascii (TT) Oui les rapports sont fourni sur une base journaliere / Rapport en format ACP ainsi de PDF doit demandé pour les frais de conversion avec Asyst, les CIBC and Banque Royal seulement ne participe pas Oui les rapports sont founie sur une base journaliere /TT and xls format available Oui les rapports sont founie sur une base journaliere /TT and xls format available h) Perception de comptes de taxes / frais $ i) Perception de comptes d Utilite / frais $ j) Paiement de taxes k) Paiement de factures Paye $ Payable $

6 Annexe 'A' Donnée de base Caisse Populaire Scotiabank Banque Nationale l) conciliation des chèques m) Implentation de nouveau service 0 5 Carte de crédit Visa $ 100, Master Card /50000 a) Frais annuels par carte 25$ / carte (25 premières cartes gratuites) 15$/ Gratuitement (10 cartes gratuites) 26 $ $ Cash back reward 151, $ 1, $ 1, n/a 0 a 5, % 5,001 a 10, % 10,001 et plus 1% 12, % b) Paiement Payable à la fin du mois Payable au 15 ième jour de mois Set credit and cash advance limits for each cardholder in real time Provide cardholdes with (CAD) AND (USD) 6 Frais de transition ( remis à la Nation) $ 10, $ 5, Point de service: Casselman St Isidore Limoges 8 Dépot de Nuit: Sac de nuit recyclable $ Gratuit Casselman St Isidore Limoges 9 Commercial Deposit Scotia Card ( Balances sont démontré) (Balances non démontré) (Balances non démontré) Coffret de sureté Entente & Condition 5 ans 5 ans 5 ans 10 Plan préférentiel pour les employée de La Nation Waiving of various fees and service charges 11 Sommaire des revenues 115, , , Depenses 71, , ,250.00

7 Annexe 'A' Donnée de base Caisse Populaire Scotiabank Banque Nationale $ $ - $ $ 1, $ 1, n/a $ Gratuit $ - Total des frais de services & intérêts 72, , , Revenue Net 42, , , One time offer to transfer - 10, ,000.00