Association Musique municipale de Pont Sainte Maxence

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1 Assemblée générale du Association Musique municipale de Pont Sainte Maxence PROCES VERBAL DE L ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE DE L ASSOCIATION L Assemblée Générale Ordinaire de l association Musique Municipale de Pont Sainte Maxence s est tenue le treize février deux mille neuf à : Salle des fêtes des Ageux (60700). Les membres ont été convoqués par courrier simple, par courriel et par circulaire remise en main propre. Emargement des adhérents présents et consignation des pouvoirs. 27 adhérents présents ou ayant donné un pouvoir sur 48 adhérents : le Quorum est atteint. M. Patrick MARCHAND, président, ouvre la séance à 21 h 30. Il rappelle l ordre du jour suivant: 1. Signature de la feuille de présence et enregistrement des pouvoirs 2. Adoption du mode de vote : à main levée ou à bulletin secret 3. Présentation du rapport financier 2008 et prévisionnel 2009, avis des examinateurs, adoption du rapport financier 4. Vote des motions a. Désignation des examinateurs des comptes b. Montant de la cotisation Questions diverses 6. Clôture assemblée Générale Les membres de moins de 16 ans sont représentés par leur représentant légal pour les votes

2 Adoption du mode de vote Le président propose à l assemblée de voter à main levée pour simplifier le déroulement de l assemblée générale. Voté à l unanimité : 27 voix POUR des présents et représentés. Page 2 sur 13

3 Rapport Financier Préambule L année 2008 a été marquée par notre reprise d activité à Pont Sainte Maxence pour l animation de cérémonies. Ceci a un impact sur la réalisation du budget par rapport à nos prévisions. Nous avons également cette année un retard dans la perception de ressources, ce qui nous a amené à retarder des dépenses, et donc à présenter un solde positif pour l exercice. (Recettes à recevoir) Notre niveau de ressources en caisse est à fin d année en légère baisse par rapport la fin de l année précédente. Présentation des comptes 2008 Dépenses : Fonctionnement : Les dépenses de fonctionnement général couvrent les frais de courriers aux musiciens, d assurance et d affiliation à la FSMO, FMP, CMF. 974,55 dont assurances ,85 et cotisations FSMO 224 Remboursement de frais : 11534,93 dont 3773,38 de co voiturage et 7761,55 de frais de transport pour le chef d orchestre (21650 kms pour 55 déplacements) On note un accroissement du nombre de déplacements, passé de 47 en 2007 à 55 en 2008, lié à notre surcroît d activité. Dépenses pour les activités : 1299,48. Sont comptabilisés ici les frais pour l organisation de nos concerts et services, les petits événements de convivialité que nous organisons. Les tenues récupérées courant 2008 ont été nettoyées pour un montant de 405. Investissements : 5774,35 dont 3400 pour 2 instruments neufs (2 saxophones Alto) et plusieurs instruments d occasion (1 batterie, 1 saxophone alto, 1 ampli) et 1024,35 en partitions (morceaux pour nos programmes 2008 et début 2009). Dépenses diverses : 2624,27 dont 682,74 pour frais de justice, et 1941,53 pour la Sainte Cécile. Les frais de justice correspondent à un référé engagé en début d année 2008 pour récupérer des instruments. Cette procédure a été abandonnée au changement de municipalité, après accord pour régler la question à l amiable. Les frais engagés restent à notre charge. Total des dépenses 22207,58 Page 3 sur 13

4 Recettes : Cotisations : 360 Je vous rappelle l importance de la cotisation pour être couvert par notre assurance et pour avoir droit de vote à l assemblée générale. Subventions : 320 Pont, payée à 80% sur 2008 Autres subventions : 350 Oise et 1525 Oise pour du matériel. Produits des manifestations : Ce poste est en forte augmentation par rapport aux prévisions du fait des services assurés à Pont et non prévus au budget, et à une forte activité extérieure. Recettes diverses : 6218,38 dont 4153,38 de dons en particulier de frais de route (3773,38 ) et dons de nos sponsors pour les affiches, et 2000 inscrits suite au procès gagné en Total recettes 27873,38 Bilan (recettes - dépenses): 5655,68 910,22 constituées par des dépenses constatées d avance (chèques émis et pas encore encaissés) Cette année nous avons un important montant de recettes constatées d avance, de 7539, correspondant à des services facturés et pas encore encaissés, ainsi qu aux 2000 du procès 2007, et de subventions attendues. Nous sommes en contact avec nos débiteurs pour toucher ces sommes. Ce retard dans l encaissement explique que nous n ayons pas fait certaines dépenses pour ne pas entamer notre trésorerie (l argent que nous avons en caisse). En effet, nos recettes sont saisonnières, et nous n avons pas de recettes de services avant juin, donc nous avons besoin d au moins 6 mois de fonds de roulement, ce que nous avons actuellement préservé. L argent effectivement en caisse au 31/12/2008 est de 14842,77, soit une baisse de 963,10 par rapport à fin Evolution de l actif de l association (incluant dépenses et recettes constatées d avance): Au 31 décembre 2007: 15811,97 Au 31 décembre 2008: 21301,47 Évolution: ,49 L évolution est positive, grâce aux services non budgétés début 2008 pour la ville de Pont. Nous notons le montant important des sommes restant à recevoir en Page 4 sur 13

5 Comptes prévisionnels 2009 Le budget prévisionnel est construit sur les bases suivantes : Un niveau d activité comparable à 2008 avec des ressources liées aux services extérieurs à la commune de Pont à hauteur de Des services sur Pont (cérémonies, concerts) au niveau de Une subvention d équipement de l Oise de 1500 est recherchée. Un accroissement significatif de nos investissements pour rétablir en 5 ans notre parc matériel : d investissements en 2009, sous réserve d obtention des subventions sollicitées. Ces investissements sont prévus pour : Remplacer des instruments prêtés par le conservatoire, Remplacer des instruments utilisés conjointement avec le conservatoire, Réparer une partie des instruments récupérés auprès du conservatoire, Acheter des partitions, Acquérir quelques tenues. Nous maintenons nos concerts de printemps et d hiver à Pont, ainsi que la messe de Sainte Cécile et le traditionnel banquet de Sainte Cécile. Nous voulons organiser chaque année un événement rapprochant les sociétaires, pour lequel nous budgétons cette année Un déplacement à Nausicaa est envisagé pour le printemps. Pour mener à bien notre programme d activité et d investissements, nous sollicitons une subvention de auprès de la ville, dont 75% seront payés en Nous devons désormais présenter une demande de subvention avec une ventilation des dépenses et part de subvention par projet. Nous allons construire pour la rentrée scolaire une convention avec la ville, permettant l accès à la formation musicale par le conservatoire intercommunal dans des conditions financières avantageuses pour les membres de l association. Les personnes intéressées doivent se faire connaitre au plus vite. Les besoins en investissements font l objet d une analyse spécifique présentée ciaprès. Analyse des besoins en investissement Pour son équipement, l association a besoin D un parc instrumental : bois, cuivres, cordes, percussions, instruments d ordonnance. Le parc correspondant est évalué en valeur à neuf 2008 à 44K + 64K + 4K + 38K +22K (chiffres arrondis) soit 174K Page 5 sur 13

6 La durée de vie d un tel parc ne devrait pas excéder 15 ans. De tenues en état : pour une valeur à neuf de 22,5k (durée de vie 15 ans) Une salle de répétition équipée pour un montant d équipement de 6000 Des moyens de reprographie pour 2600 (durée de vie 5 ans) Les partitions nécessitent un investissement annuel de l ordre de Soit un total d une valeur supérieure à 220k. Le parc de l association est actuellement amputé des instruments détenus par le conservatoire, qui doivent prochainement être récupérés pour la part directement payée par l association, et de ceux qui faisaient l objet jusqu en 2004 d une utilisation commune avec le conservatoire. A noter la vétusté importante du parc actuel (estimé en valeur à neuf à 135k ), les investissements depuis 5 ans ayant été limités à 11,5k. Pour comparaison, en 98 et 99, les investissements de l association étaient de l ordre de 200kF, soit 15k par an. En 2002, la subvention totale était de 33K. Une partie des biens investis par l association et par le conservatoire étaient mis en commun. Pour augmenter le parc plus rapidement et à moindre coût, des instruments d occasion étaient acquis par l association. Nous proposons dans le budget et notre demande de subvention qu un effort significatif soit fait dans les 5 prochaines années pour une remise à niveau de notre parc, de l ordre de 100k, soit un niveau moyen de 20k /an. Page 6 sur 13

7 Rapport des examinateurs aux comptes Les comptes 2008 ont été examinés le 31 janvier 2009 par Michel Histe et Denis Watel, désignés lors de l AG du 8 février Denis Watel expose ses commentaires en public : les comptes sont bien tenus, présentés sous une forme préparée à l aide de l informatique. Il conseille d adopter une codification analytique pour mieux suivre les regroupements des écritures par projet. Michel Histe a un empêchement et a communiqué son compte rendu le 2 février «Je suis désolé de ce contretemps. Excuses à toi et auprès des musiciens. Si non, je confirme que les comptes me paraissent bien tenus et tracés de manière à retrouver toutes les données brutes. Cependant il pourrait être envisagé d'utiliser une comptabilité analytique afin d'améliorer encore le système (boucle d'amélioration continue). Sur le remboursement des frais kilométriques, j'ai constaté un manque d'homogénéité / cohérence au niveau du calcul voire du raisonnement ou de la prise de décision par le Bureau vis-à-vis de telle ou telle catégorie de personne / personnel, dans un souci d'équité. Il s'agirait alors de compter pour tout le monde des frais kilométriques aussi bien pour les répétitions que les sorties ou services. Problème potentiel du transfert des archives informatiques en cas de changement de président. Faudrait-il envisager l'achat d'un ordinateur portable pour l'association afin de maintenir au cours des temps une gestion informatisée?» Le président présente les éléments de réponse suivants : Comptabilité analytique : nous allons mettre en place un suivi analytique permettant de suivre en particulier les dépenses par projet, car c est nécessaire pour suivre l exécution du budget dont la présentation doit différencier les projets, comme nous l avons fait pour le budget prévisionnel Principe de remboursement des frais : Page 7 sur 13

8 Le principe de remboursement des frais a été voté en AG extraordinaire le 8 octobre 2004 ; Extrait motion votée le 8 octobre 2004 : «L association pourra rembourser des frais engagés avec l accord du Conseil d Administration. Le Conseil d Administration rend compte de ces remboursements à l association lors de l AG ordinaire à l occasion de la présentation des comptes. Les frais kilométriques seront remboursés sur la base du barème publié annuellement pour l année fiscale par les services des impôts. A titre d exemple, le barème pour l année 2004 et pour un véhicule de 7 CV est de : D*0,511 jusqu à 5000 km/an (d*0,285)+1135 de 5001 à km/an d*0,342 au delà de km/an. L association rembourse les frais de route engagés et justifiés par son chef d orchestre. Au cas où des membres de l association feraient don à l association des frais de route qu ils engagent personnellement pour le service de l association, ces frais feront l objet d un récapitulatif annuel et de l établissement d un justificatif par l association. Ces frais seront calculés sur la base forfaitaire, indépendante de la puissance du véhicule, admise dans ce cas. Cette base est actuellement de 0,26, et suivra l évolution des textes réglementaires.» Nous avons interprété jusqu'à présent que les dépenses engagées par un membre au service de l association concernait les prestations données par l association ou les représentations de l association dans diverses instances (AG FSMO, conseil général ) ou à son bénéfice (récupérer des instruments chez un fournisseur ou réparateur ). L évaluation des kilomètrages effectués a dans un premier temps été évalué de Pont Sainte Maxence au lieu du service rendu pour l association. En 2007 nous avons estimé plus juste de compter les distances du domicile du musicien au lieu du service. Des modalités d application ont été précisées en AG: Extrait AG du 5 octobre 2007 : «Egalement, nous allons modifier le mode de calcul de la contribution de chacun pour l utilisation de son véhicule personnel pour les services. Nous compterons les distances du lieu de résidence au lieu de service (Kms viamichelin.com), et plus de Pont Sainte Maxence au lieu de service comme actuellement. Page 8 sur 13

9 Un tableau de distances a été préparé et est à votre disposition. Vous êtes invité à vérifier avant début décembre que les distances indiquées de ville à ville ne sont pas fausses. (Une erreur humaine est toujours possible)» Dans la pratique quotidienne, l association rembourse les frais de transport nécessaires à l exécution de la direction de l orchestre. Elle rembourse également les frais de transport qui ne sont pas directement liés à l activité musicale, par exemple pour aller rencontrer un avocat à Paris. Les frais du chef d orchestre sont payés chaque semaine, par une somme moyenne, l ajustement se faisant chaque fin de trimestre tenant compte de l ensemble des justificatifs, en particulier de péage, effectués. Exceptionnellement, pour éviter un aller retour inutile pour des prestations à 2 jours consécutifs, l association peut prendre en charge une chambre et petit déjeuner. A noter que dans ce cas le coût est inférieur à un aller retour. L association délivre une attestation aux musiciens ayant utilisé leur véhicule correspondant aux frais de transport engagés par les membres de l association pour les services. Cette attestation permet aux membres de l association de la produire avec leur déclaration d impôt au titre de don à une association d intérêt général, compte tenu du texte ci-après. «Pour être reconnue d intérêt général, l œuvre doit avoir une gestion désintéressée et une activité non lucrative telles que ces notions ont été précisées par les instructions administratives des 15 septembre 1998 et 16 février 1999 respectivement publiées au bulletin officiel des impôts sous les références 4 H-5-98 et 4 H En outre, elle ne doit pas fonctionner au profit d un cercle restreint de personnes, ce qui signifie que son action doit pouvoir bénéficier à toute personne désirant y accéder. Enfin, les versements ne doivent être assortis d aucune contrepartie tangible directe ou indirecte, conformément à la définition qui en a été donnée dans l instruction du 4 octobre 1999 publiée au Bulletin officiel des impôts sous la référence 5 B » Nous considérons que nous répondons à ces critères, néanmoins le bureau fera des démarches dans les mois à venir en vue de conforter notre statut d association d intérêt général. Le bureau examinera également s il est possible et souhaitable de prendre en compte les frais engagés pour participer aux répétitions. Dans un certain nombre de cas, nous sommes amenés à défrayer des musiciens supplémentaires, ou un service lors de la Sainte Cécile comme la tenue de la sonorisation. Le bureau propose au cas par cas un dédommagement, convenu à l avance et acté en réunion de conseil d administration. Archives informatiques : L association a fait une demande au conseil général pour bénéficier d un ordinateur. Les données informatiques sont actuellement régulièrement sauvegardées. Un archivage des données complètes de l association sera désormais réalisé sur DVD, chaque année avant l assemblée générale de début d année. Page 9 sur 13

10 Le président remercie les examinateurs pour leurs remarques. Denis Watel, seul examinateur présent, signe le livre de comptes. Le président propose à l assemblée de donner quitus au bureau pour la présentation des comptes Voté à l unanimité : 27 voix POUR des présents et représentés. Page 10 sur 13

11 Motions Motion a - Election des examinateurs des comptes pour la prochaine assemblée générale : examen des comptes 2009 Janne Piani et Jocelyne Porte sont candidates. Le président propose à l assemblée de désigner Janne Piani et Jocelyne Porte comme examinateurs des comptes 2009, les examinateurs des comptes devant être à jour de leur cotisation au moment du contrôle. Voté à l unanimité : 27 voix POUR des présents et représentés. Motion b - Montant des cotisations pour l année 1 er sept aout 2010 : 10 Le président propose à l assemblée de fixer à 10 le montant de la cotisation. Voté à l unanimité : 27 voix POUR des présents et représentés. Questions diverses Une question de l assemblée porte sur l éventuelle récupération de la subvention 2004 qui avait été gelée. Le président indique qu il n ignore pas cette question, mais qu il préfére construire un bon partenariat avec la ville pour l avenir, plutôt que de chercher à recouvrer d anciennes créances avec un résultat incertain dans un contexte o la ville manque de ressources. Pour la salle de répétition et au moins la prochaine année, nous restons à les Ageux. Une démarche est en cours pour fermer le vestiaire, qui nous permettra de stocker notre matériel le plus nécessaire. Hélène Lauvernier fait remarquer le gros travail réalisé pour la gestion de l association, en particulier pour inventorier et valoriser le matériel. Concernant les cotisations, un effort va être fait pour qu elles soient payées dès le mois de septembre. Une contribution est demandée aux membres pour organiser nos projets : par exemple, nous recherchons des volontaires pour aider à la préparation de notre sortie conviviale cette année. Page 11 sur 13

12 Les nouveaux carnets de marche sont présentés aux musiciens. Ils seront mis en service progressivement compte tenu du travail de préparation nécessaire. Michel Histe a fait parvenir au président des remarques à évoquer en assemblée générale, au titre de membre de l association. Michel considère que les remboursements de frais de route du chef d orchestre, de 7761,55 en 2008 sont supérieurs à la rémunération qui pourrait être payée à un chef d orchestre de la région. Réponse du président: Il n est pas impossible qu un chef recruté localement puisse coûter moins cher à l association. Nous prenons cependant en considération d autres éléments que la dimension économique : l ancienneté dans la fonction, et la satisfaction obtenue dans le travail et les prestations. Nous n envisageons pas de changement pour l instant. A noter que nous avons financé ces frais de 2004 à 2008 par les recettes de nos prestations. Et que ces remboursements de frais ne sont pas une rémunération, car ils correspondent à des dépenses de frais de route du chef d orchestre évaluées selon le barème des impôts. Notre budget prévisionnel, incluant ces dépenses, est construit avec le conseil d administration, voté en AG et approuvé. Michel considère qu il n y a pas équité entre l ensemble des membres, dans la mesure où certains frais de route sont remboursés (principalement frais de route du chef d orchestre), d autres sont traités comme des dons à l association (frais de route des musiciens pour les services), d autres encore ne sont pas pris en compte (frais de route pour les répétitions). Il demande que les frais soient remboursés à tous dès Réponse du président: il est d usage courant de défrayer les membres qui engagent des frais pour le compte d une association, et c est prévu par la réglementation et par nos délibérations d assemblées générales antérieures. De même que la prise en compte des frais exposés par les membres dont le remboursement n est pas demandé à l association, et abandonné à l association sous forme de don. Compte tenu de la question posée, le président propose que le bureau soit chargé de faire une proposition de maintien ou d évolution du fonctionnement actuel lors de la prochaine AG. Michel précise que dans le cadre du Grenelle de l environnement, les collectivités locales doivent suivre une démarche de développement durable, entre autre en limitant l usage de la voiture. Et comme nous finançons des kms, nous ne sommes pas dans engagés dans une démarche de développement durable, ce qui pourra peut être nous être reproché. Réponse du président: Nous tenons compte de la réalité de la situation : notre chef d orchestre a son domicile à 200 kms de Pont. Soit nous faisons face aux frais, soit nous devons chercher une autre direction. Comme déjà dit, nous Page 12 sur 13

13 sommes satisfaits de notre chef et nous n envisageons pas de changement de direction, et en assumons les conséquences. Pierre Constans propose que la participation à un concert soit conditionnée par une participation suffisante aux répétitions, évaluée par le chef d orchestre. Il souhaite qu un règlement intérieur soit mis en place pour l association. Le président propose que la question d un règlement intérieur soit traitée par le bureau de l association et présentée lors d une prochaine assemblée générale pour adoption. Le président invite les membres à proposer un projet de logo et de charte graphique pour l association, pour utilisation dans toute notre communication. A 22h30, plus personne ne demande la parole, le Président lève la séance. Le Président, Patrick MARCHAND Le Trésorier, Guy RICHARD Page 13 sur 13