9 Organiser des fichiers numériques

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1 MISSION 9 Organiser des fichiers numériques 1 2 Travaux professionnels à réaliser Organiser son poste de travail Trier et rechercher des fichiers numériques Compétences Organiser une arborescence des dossiers Identifier et modifier les propriétés d enregistrement d un fichier, d un dossier Trier les fichiers et les ranger BRODERNE SASSIER BRODERNE-SASSIER Statut juridique Domaine d activité Localisation SARL Conception fabrication de luminaires Rue de l Industrie Angers Effectif Direction commerciale C. BRODERNE 15 salariés Direction générale Jean SASSIER et Claude BRODERNE Direction administrative J. SASSIER et C. BRODERNE Direction production Jean SASSIER BRODERNE-SASSIER est une entreprise de conception et fabrication de luminaires, installée à Angers, en Maine-et-Loire. Claude Broderne et Jean Sassier, gérants associés et créateurs de cette SARL, sont tous deux ébénistes de formation. Au début de leur société, ils travaillaient seuls, et sont aujourd hui à la tête d une société d une quinzaine de salariés. L entreprise dispose d une unité de production à Angers, sous la direction de Jean Sassier, et d un bureau commercial en région parisienne, géré par Claude Broderne. MISSION 9 Organiser des fichiers numériques 91

2 Travaux professionnels 1 Organiser son poste de travail s Étape 1 Utiliser une arborescence La direction administrative est sous la responsabilité conjointe des deux associés, Claude Broderne et Jean Sassier. Claude Broderne est installé dans son bureau commercial en région parisienne et Jean Sassier est établi dans son usine à Angers. Pour travailler ensemble, ils utilisent donc autant que possible des documents numériques, qu ils partagent grâce à un réseau privé sur internet (Extranet). Mais l un et l autre se plaignent de ne jamais retrouver les fichiers créés par leur associé. Mémo 1 Un extranet est un réseau privé sur Internet, auquel on se connecte par identifiant et mot de passe. C est donc pour les organisations, un moyen d échanger des données ou des applications, de façon sécurisée, et à distance, au-delà d un réseau local. Fatigué de cette situation, Claude Broderne vous demande donc de «mettre de l ordre» dans les fichiers et de réorganiser l ensemble des dossiers. Il vous communique pour cela une image de l arborescence actuellement utilisée pour le classement des dossiers qu il partage avec son associé, Jean Sassier (doc. 1). Doc 1 Arborescence actuelle des dossiers de BRODERNE-SASSIER 1. Où classeriez-vous les documents qui concernent les clients? 2. Où classeriez-vous les courriers? 3. Où classeriez-vous des courriers qui concernent des clients? 4. Quel est l inconvénient d avoir ainsi deux dossiers possibles pour classer une même catégorie de fichiers (les devis clients par exemple)? 5. Cet inconvénient est-il renforcé ou diminué s il y a plusieurs utilisateurs à utiliser les mêmes dossiers, pourquoi? 92 ACTIVITÉ 5 ENREGISTREMENT ET SAUVEGARDE DES DOCUMENTS ET DES DOSSIERS NUMÉRIQUES

3 Travaux professionnels Pour aller plus loin, aidez-vous de la fiche savoir 10 Les ensembles disjoints et la création d arborescences de fichiers. Fiche Les dossiers «Clients», «Devis», «Courriers», «Dessins» et «Fournisseurs», sont-ils disjoints? Donnez des exemples pour argumenter votre réponse. s Étape 2 Construire une arborescence de dossiers 7. Classez les dossiers «Clients», «Devis», «Courriers», «Dessins» et «Fournisseurs» en deux catégories qui vous semblent logiques. Claude Broderne vous précise que, lorsqu il cherche un document, il aimerait une arborescence qui regroupe tout ce qui concerne les clients (quand il téléphone à un client) ou tout ce qui concerne les fournisseurs (quand il téléphone à un fournisseur). Il vous présente deux solutions qu il a imaginées, et demande laquelle des deux serait la plus adaptée. (docs 2 et 3). Doc 2 1 re solution d arborescence pour BRODERNE-SASSIER 8. Quel est l élément le plus important pour comprendre l activité de BRODERNE-SASSIER dans cette 1 re solution : le type de personnes (clients ou fournisseurs) ou le type de documents (courriers, dessins, ou devis)? MISSION 9 Organiser des fichiers numériques 93

4 Travaux professionnels Doc 3 2 e solution d arborescence pour BRODERNE-SASSIER 9. Quel est l élément le plus important pour comprendre l activité de BRODERNE-SASSIER dans cette 2 e solution : le type de personnes (clients ou fournisseurs), ou le type de documents (courriers, dessins, ou devis)? 10. Combien de niveaux possède la 2 e solution d arborescences (doc. 2)? Pour cette question, aidezvous de la fiche savoir 11 L aborescence des fichiers. Fiche Finalement, quel est l arborescence la plus adaptée à Jean Sassier? < > Vers la synthèse Dans un plan de classement pour organiser les fichiers en dossiers : Chaque niveau de l arborescence des dossiers correspond à un critère pour comprendre l activité. Sur quel niveau doit se trouver le critère le plus important? Comment doivent être les dossiers d un même niveau et pourquoi? Quand faut-il décider de créer des sous-dossiers à un niveau donné d une arborescence? Proposer une méthode pour construire une arborescence de dossiers. Quel sont les avantages et inconvénients d avoir de nombreux niveaux dans une arborescence? 94 ACTIVITÉ 5 ENREGISTREMENT ET SAUVEGARDE DES DOCUMENTS ET DES DOSSIERS NUMÉRIQUES

5 2 Trier et rechercher des fichiers numériques Travaux professionnels s Étape 1 Trier des fichiers Claude Broderne et Jean Sassier ont finalement choisi l arborescence de la 1 re solution (doc. 1), qui organise les fichiers par clients ou fournisseurs en premier critère, puis par nature de documents (courrier, dessin, devis). Jean Sassier travaille ainsi avec les écrans suivants : Doc 4 Dossier CliCourrier de Jean Sassier Le dossier «CliCourrier» contient les courriers envoyés aux clients de BRODERNE-SASSIER. Ces clients sont pour la plupart des chaînes d hôtels. 12. Quels sont les courriers qui concernent l hôtel ACCORD ANGERS? Doc 5 Dossier CliDessins de Jean Sassier Le dossier «CliDessins» contient les dessins envoyés aux clients de BRODERNE-SASSIER. 13. Combien de dessins concernent ACCORD NANTES? MISSION 9 Organiser des fichiers numériques 95

6 Travaux professionnels Doc 6 Dossier CliDevis de Jean Sassier Le dossier «CliDevis» contient les devis envoyés aux clients de BRODERNE-SASSIER. 14. Quels sont les devis qui concernent ACCORD NANTES? 15. Combien de documents concernent au total ACCORD NANTES, sur ces trois écrans? Pour faciliter ses recherches, Jean Sassier utilise parfois la fonction de tri proposée par l explorateur Windows Vista (et Windows XP). Par exemple il travaille parfois avec les deux écrans suivants : Doc 7 1 er tri des fichiers dans le dossier CliCourriers 16. Dans quel ordre les fichiers ci-dessus (doc. 7) sont-ils rangés? 96 ACTIVITÉ 5 ENREGISTREMENT ET SAUVEGARDE DES DOCUMENTS ET DES DOSSIERS NUMÉRIQUES

7 Doc 8 2 e tri des fichiers dans le dossier CliCourriers Travaux professionnels 17. Dans quel ordre les fichiers ci-dessus (doc. 8) sont-ils rangés? 18. Comment changer le tri des fichiers d un dossier? s Étape 2 L empilage et la recherche de fichiers Devoir naviguer sur les trois dossiers («CliCourriers», «CliDevis», et «CliDessins») pour accéder à l ensemble des documents concernant un seul de ses clients ne satisfait pas Jean Sassier. Quand il téléphone avec un client, il souhaite en effet avoir sur un seul écran, tous les documents (courriers, dessins, devis), concernant ce client. Mais il ne veut pas modifier son arborescence, car la distinction entre courriers, dessins et devis lui semble importante. Jean Sassier utilise pour cela la fonction d empilage proposée dans l explorateur de Windows Vista. Doc 9 Dossier «Clients» de Jean Sassier, empilage par mots-clés MISSION 9 Organiser des fichiers numériques 97

8 Travaux professionnels Sous Windows Vista, le menu contextuel ci-dessus s obtient dans l explorateur Windows grâce au bouton droit de la souris. Il permet de regrouper par mots-clés, les documents d un dossier, et de ses sousdossiers. Grâce à cette fonction d empilage, réalisée à partir du dossier «Client», Jean Sassier obtient l écran suivant. Doc 10 Dossier Clients, résultat de l'empilage par mots-clés Remarque : dans Windows Vista, certaines propriétés de fichiers peuvent être accessibles directement en bas de la fenêtre de l explorateur 19. Qu obtiendrait-on si on utilisait la fonction d empilage par mot clé à partir du dossier «Fournisseur»? 20. Où sont classés les documents du dossier «Clients», qui concernent ACCORD ANGERS? Mémo 2 Pour gérer l ensemble des fichiers sur un ordinateur, Windows utilise : les adresses sur le disque dur, exemple : C:\Users\SASSIER\Documents\Broderne Sassier Solution 1\Clients\CliCourriers est l adresse du dossier qui contient le fichier «Confirmation Accord Angers» ; des propriétés des fichiers : ce sont des données sur les fichiers, que l on appelle métadonnées, exemple : Titres, Objets, Mots-clés, Catégories, Auteurs sont des propriétés de fichiers. La fenêtre «propriétés» d un fichier peut s ouvrir : directement à partir de l explorateur Windows, après avoir sélectionné le fichier dont on souhaite voir les propriétés ; à partir d un fichier ouvert, grâce au menu fichier/propriétés. On peut alors modifier les propriétés du fichier sélectionné ou ouvert. 98 ACTIVITÉ 5 ENREGISTREMENT ET SAUVEGARDE DES DOCUMENTS ET DES DOSSIERS NUMÉRIQUES

9 21. Quels sont ces documents du dossier «Clients», qui concernent ACCORD ANGERS (docs 4, 5 et 6)? Doc 11 Résultat de l empilage dans le dossier «Clients», avec le mot-clé «Accord Angers» Travaux professionnels On constate dans la ligne d adressage (en haut de l écran), que l empilage est en fait le résultat d une recherche. Doc 12 Recherche simple dans un dossier 22. Quel est le critère de recherche utilisé et dans quel dossier sur l écran ci-dessus (doc. 12)? La recherche simple est possible sous les deux versions XP ou Vista de Windows. MISSION 9 Organiser des fichiers numériques 99

10 Travaux professionnels Mémo 3 Lorsqu on ne retrouve plus un document qui a été mal placé dans l arborescence des fichiers, il est possible d utiliser la fonction «recherche», ou «recherche avancée» de l explorateur de Windows (en haut à droite de la fenêtre de l explorateur). Pour nous aider à trouver ce qu on recherche, ces fonctions ne parcourent pas forcément le contenu de tous les documents, ce serait trop long. Elles utilisent plutôt les noms et les propriétés des fichiers (métadonnées). Pour rechercher plus vite encore, Windows stocke automatiquement ces métadonnées (noms, objets, mots-clés, auteurs, dates de modification ) dans un fichier que l on appelle index. Cet index peut se paramétrer, ce qui est rarement nécessaire. Par défaut, tous les fichiers connus de Windows et enregistrés dans «Mes documents» pour Windows XP, ou dans «Documents» pour Windows Vista, sont indexés. 23. Qu est-ce que l index de Windows? 24. Quel est l intérêt de renseigner les métadonnées des fichiers? < > Vers la synthèse Que signifie «trier des fichiers dans un dossier?» Que sont les propriétés d un fichier? Comment trier des fichiers dans un dossier, à partir des propriétés affichées sur les fichiers? Comment modifier les propriétés de fichiers, affichées dans l explorateur Windows? Comment afficher sur un seul écran des fichiers enregistrés dans des dossiers différents? Qu est-ce que l index de Windows? 100 ACTIVITÉ 5 ENREGISTREMENT ET SAUVEGARDE DES DOCUMENTS ET DES DOSSIERS NUMÉRIQUES

11 Exercice 1 Améliorer une arborescence de dossiers Exercices Dans un plan de classement pour organiser une arborescence de fichiers, on trouve sur un même niveau les dossiers suivants, dans le dossier «Luminaire» : luminaires sur pieds ; luminaires suspendus ; luminaires allogènes ; luminaires à néons. Ces quatre dossiers sur un même niveau permettent-ils un classement rigoureux. Pourquoi? Proposer une autre organisation de ces quatre dossiers pour former une arborescence rigoureuse. Exercice 2 Trouver les niveaux des dossiers dans une arborescence. Indiquez ci-dessous les niveaux des dossiers «Documents» et «Broderne Sassier Solution 1». Niveau? Contenu du niveau? Contenu du niveau? Niveau? Niveau 1 : on clique une fois (sur «Documents»). Niveau 2 : on clique deux fois : sur «Documents», puis sur «Broderne Sassier Solution 1». MISSION 9 Organiser des fichiers numériques 101

12 Exercices Exercice 3 Améliorer une arborescence de dossiers Les luminaires peuvent être classés selon leur forme (appliques, lampadaires, lampes, plafonniers, suspension), et selon leur gamme (entrée de gamme, gamme standard, gamme prestige). Proposez une arborescence de dossiers qui permettrait de classer ces luminaires de façon rigoureuse. Exercice 4 Créer une arborescence de dossiers Proposez une arborescence en deux niveaux pour classer des films téléchargés légalement sur un disque dur. 102 ACTIVITÉ 5 ENREGISTREMENT ET SAUVEGARDE DES DOCUMENTS ET DES DOSSIERS NUMÉRIQUES