GUIDE DE L EVALUATION 2013

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1 GUIDE DE L EVALUATION 2013 Centre de gestion de la fonction publique territoriale de la Drôme

2 Prolongation de l expérimentation de l entretien professionnel au titre des années 2013 et 2014 Référence : circulaire n NOR RDFB C du 4 mars 2013, ministère de l intérieur, DGCL Dans sa rédaction actuelle, l article 761 de la loi du 26 janvier 1984 permettait la mise en place à titre expérimental d un entretien professionnel dans la FPT en lieu et place de la notation et ce jusqu en La circulaire du 4 mars 2013 du Ministre de l Intérieur tire les conséquences de l examen du bilan de l expérimentation de l entretien professionnel par le CSFPT le 27 mars Il en résulte : l annonce de la prolongation de l expérimentation de l entretien professionnel au titre des années 2013 et 2014 la substitution définitive de l entretien professionnel à la notation à compter de Une modification des articles 76 et 761 de la loi n 8453 du 26 janvier 1984 sera insérée dans un prochain projet de loi. C est dans ce contexte que la circulaire attire l attention des employeurs territoriaux sur les modalités de traitement des dossiers en CAP par les collectivités ayant expérimenté l entretien professionnel : pour les CAP de 2014, la disposition législative annoncée permettra de valider les entretiens professionnels réalisés au titre de Il s agit de ne pas imposer aux collectivités un retour à la notation en 2013 avant la pérennisation de l entretien professionnel. La poursuite de l expérimentation avant la généralisation de l entretien professionnel à partir de 2015 a, quant à elle, pour objectif de permettre : l entrée dans le dispositif des employeurs locaux n ayant pas encore expérimenté cette procédure nouvelle avant qu elle ne devienne obligatoire à partir de 2015, l adaptation de la réglementation en vigueur (décret du 29 juin 2010) aux spécificités des collectivités locales, après concertation au sein du CSFPT avec les partenaires sociaux. L entretien professionnel se distingue essentiellement de la notation en ce qu il est conduit par le supérieur hiérarchique direct et qu il supprime la note chiffrée. Si vous décidez de le mettre en place, vous transmettrez au centre de gestion, dans les délais fixés dans le présent guide d évaluation, le compte rendu de l entretien professionnel. La fiche de notation 2014 envoyée par le centre de gestion pourra utilement être jointe au compte rendu afin de faciliter le travail préparatoire des C.A.P. Le présent guide vous rappelle les modalités concrètes de mise en œuvre de la notation (page 3 à 6) puis celle de l entretien professionnel (page 7 à 12). Page 3 à 6 : Modalités de mise en œuvre de la notation Page 7 à 8 : Modalités de mise en œuvre de l entretien professionnel Page 9 à 12 : Modèle d imprimé «compte rendu d entretien professionnel» Page 13 : Fiche pratique : avancement aux grades de 1ère classe depuis le 1er janvier 2010 Page 14 : Fiche pratique : avancement dans le nouvel espace statutaire (NES) de la catégorie B, quota et répartition des avancements entre les 2 voies d accès (au choix ou examen) Page 15 : Modèle de tableau annuel d avancement de grade Page 16 : Modèle d arrêté fixant le tableau annuel d avancement de grade Page 17 : Schémas de la procédure d évaluation. 2

3 Fiche pratique : la notation, acteurs et étapes clés Référence : décret n du 14 mars 1986 relatif aux conditions générales de notation des fonctionnaires territoriaux 1 L agent Il exprime ses vœux relatifs aux fonctions et affectations qui lui paraîtraient les plus conformes à ses aptitudes, prend connaissance des informations d ordre administratif le concernant dès le début de la procédure de notation. Il doit toujours impérativement dater et signer(*) la partie supérieure de la fiche, même s il n exprime aucun vœu. 2 Le supérieur direct ou le directeur général Après entretien professionnel, le supérieur hiérarchique ou le Directeur Général propose son évaluation et une note sur la manière dont le travail a été accompli dès lors que les tâches effectuées par l agent sont tributaires de ses indications, instructions, ordres et lorsqu elles sont exécutées sous son contrôle. 3 Le Maire ou le Président En s appuyant sur les vœux de l agent d une part et sur l évaluation du supérieur hiérarchique d autre part, arrête : l appréciation littérale (*) : elle est obligatoire, doit être parfaitement cohérente avec la note chiffrée, et ne doit pas faire mention de l état de santé de l agent, [en cas de période d absence importante (>10 mois), ne permettant pas de porter une appréciation, indiquer : «période d emploi insuffisante pour permettre une évaluation» ; la note chiffrée (*), dont toute variation importante devra être explicitée; les observations de l autorité territoriale sur les vœux exprimés par l agent ; les propositions d avancement (d échelon, de grade) pour l année 2014 en cochant et complétant la (les) case(s) prévues à cet effet en bas du document et en joignant le projet de tableau d avancement de grade (annexe 1). Avant d adresser vos propositions d avancement de grade à la C.A.P., vous voudrez bien vous assurer que les conditions de nomination sont remplies (celles relatives à l agent et celles relatives à la collectivité). Attention: l absence d indication sur la ligne «avancement d échelon» équivaut à une demande d avancement d échelon à la durée maximum. enfin, il appose sa signature(*) et son cachet (*) au bas de la fiche de notation. (*) Mentions obligatoires 4 L agent Il prend connaissance de la totalité de la fiche de notation et la signe (mentions obligatoires), même en cas de désaccord. La signature atteste que l agent a pris connaissance de sa notation et non pas qu il l approuve. En cas de contestation, il lui appartient de saisir par écrit la commission administrative paritaire pour en demander la révision, soit sur la fiche ellemême soit par courrier annexé. Il convient d anticiper les éventuels congés pour faire signer les agents. Si certains se trouvaient absents pour une période importante du fait d un congé parental, d un congé longue maladie, vous pouvez procéder par envoi postal si nécessaire, en recommandé avec accusé de réception, celuici permettant notamment de prouver que l agent a eu connaissance de sa fiche. 5 La collectivité Elle transmet l original de la fiche de notation accompagnée, le cas échéant, du tableau d avancement de grade (annexe 1) et de l attestation de réussite à l examen professionnel, de l imprimé de demande de promotion interne (à télécharger sur le site du CDG 26 rubrique instances paritaires).elle en conserve un exemplaire et en remet une copie à l agent. 3

4 6 Les commissions administratives paritaires Elles ont connaissance des notes et appréciations et émettent des avis sur les propositions d avancement. Elles peuvent solliciter, sur saisine directe de l agent, ou au regard des vœux de celuici, des éléments complémentaires auprès de l employeur. Elles communiquent, a posteriori, le classement des agents ayant demandé leur inscription sur liste d aptitude au titre de la promotion interne. 7 La mise en œuvre des avis de la C.A.P. Les avancements de grade ne peuvent intervenir si : 1 l assemblée délibérante n a pas, au préalable et après avis du comité technique paritaire, fixé les taux de promotion (si un tel taux a déjà été fixé, il n est pas nécessaire de délibérer à nouveau sauf dans l hypothèse où l organe délibérant souhaite modifier ce taux. Dans ce dernier cas l avis du Comité Technique Paritaire doit être à nouveau requis) (dernier CTP programmé le 17 décembre 2013) 2 en catégorie C, les quotas réglementaires propres à certains statuts particuliers ne sont pas remplis (cf. page 13 pour l accès aux grades de 1 ère classe); 3 en catégorie B, les règles d avancement dans le nouvel espace statutaire ne sont pas respectées (cf. page 14) ; 4 la strate démographique de la collectivité n autorise pas la création du poste correspondant (ex : le grade d attaché principal qui ne peut être créé que dans les communes de plus de habitants) ; 5 l assemblée délibérante n a pas, au préalable, créé le poste correspondant (il n y a plus d obligation d effectuer une déclaration de vacance de poste depuis le 01/01/2010); 6 après avis de la CAP, l arrêté fixant le tableau annuel d avancement de grade n a pas été établi (cf. annexe n 2) et transmis au centre de gestion pour publicité (un seul tableau par an, par grade et par voie d accès) 7 si l agent n accepte pas l emploi qui lui est assigné dans son nouveau grade. Pour ne pas pénaliser les agents qui pourraient bénéficier d un avancement de grade dès le 1 er janvier 2014, il est important de planifier certaines de ces formalités dès à présent (n 1 et n 5 notamment). Après les réunions des C.A.P., la collectivité sera destinataire des documents suivants : Tableaux d avancement de grade revêtus de l avis de la C.A.P ; Projets d arrêtés d avancement d échelon et projets d arrêtés d avancement de grade ; Motif des rejets d avancement d échelon, de grade et de promotion interne. Si, après cet envoi, les conditions requises pour bénéficier d un avancement de grade ne sont pas remplies ou remplies à une date différente de celle proposée initialement, merci d en informer le Centre de gestion dans les meilleurs délais et de retourner le projet d arrêté d avancement de grade portant la mention «Annulé» afin que les carrières soient rectifiées en conséquence. N.B : Il est conseillé de communiquer cette notice aux agents, soit directement avec leur fiche de notation, soit par affichage dans les locaux. La transparence des opérations de notation est un gage de bonne gestion des agents. Vos référents habituels au centre de gestion peuvent être utilement contactés pour tout complément d information. 4

5 CE QU IL FAUT SAVOIR DE LA NOTATION DES FONCTIONNAIRES Note à l usage des employeurs La notation des fonctionnaires territoriaux est obligatoire et annuelle. Elle permet une discussion au moins une fois dans l année entre l agent et l employeur. L autorité territoriale évalue alors la manière de servir de l agent. Cette évaluation s opère par l attribution d une note chiffrée (de 0 à 20, avec prise en compte de la notation des années antérieures) et par une appréciation littérale qui vient expliciter la note chiffrée. Elle conditionne l évolution de carrière par les avancements corrélatifs et le rythme de ces avancements : logiquement, une proposition d avancement accompagne les notes élevées ou en progression. Les fiches de notation Si certaines informations n étaient plus conformes à la situation de l agent (exemples : changement d état civil, modification de la durée hebdomadaire de travail, ), vous devrez nous en informer et transmettre les justificatifs pour une mise à jour des dossiers individuels des agents. Une réédition des fiches de notation erronées ou manquantes est possible à tout moment. 1 Les avancements d échelon Les avancements de grade et d échelon Ils sont encadrés par la durée maximum (avancement de droit) et la durée minimum (avancement au choix). Un agent peut également avancer d échelon à la durée intermédiaire c est à dire entre l ancienneté maximale et l ancienneté minimale (Conseil d état du 31 juillet 1992, Commune de SaintGratien) lorsque l autorité territoriale en émet le souhait. La C.A.P. élabore le tableau annuel d avancement recensant l ensemble des propositions avec avis favorable. Les avancements au titre de l année 2014 sont tributaires de la notation A titre indicatif, pour vous aider dans l attribution de la note, vous pouvez vous référer au tableau suivant (ce tableau n a aucun caractère réglementaire): Note minimum Ancienneté fonction publique 12 moins de 3 ans 13 de 3 ans à moins de 7 ans 14 de 7 ans à moins de 10 ans 15 de 10 ans à moins de 15 ans 16 de 15 ans et plus 2 Les avancements de grade Les avancements de grade interviennent, au sein d un même cadre d emplois (ex : adjoint administratif territorial), d un grade (ex : adjoint administratif de 2 ème classe) au grade supérieur (ex : adjoint administratif de 1 ère classe). La C.A.P. élabore le tableau annuel d avancement de grade recueillant l ensemble des propositions avec avis favorable. (art 79 et 80 loi n 8453 du 26/01/1984) Les propositions d avancement de grade qui sont conditionnées par la réussite préalable d un examen professionnel doivent être accompagnées de la copie de l attestation de réussite à l examen. En 2014, seuls seront examinés les avancements d échelon et de grade compris entre le 1/01/14 et le 31/12/14. (Merci de ne pas cocher les demandes d avancement se situant en dehors de cette période) 5

6 Références : article 39 de la loi n 8453 du 26 janvier 1984 modifiée La promotion interne Les demandes de dossiers doivent être téléchargées sur le site du CDG26 (rubrique C.A.P instances paritaires) et sont à retourner dans les mêmes délais que les fiches de notation. Les demandes sont à renouveler chaque année. La promotion interne permet l accès à un nouveau cadre d emplois (ex : du cadre d emplois des adjoints administratifs au cadre d emplois des rédacteurs). Les dossiers de promotion interne sont examinés exclusivement lors des premières C.A.P de l année. Si l agent remplit les conditions de promotion et si des postes sont ouverts à ce titre en 2014, un dossier vierge est adressé à la collectivité en janvier en cas de première demande d inscription, ou à la demande, en cas de modification substantielle du profil de poste. Le centre de gestion n exclut pas la possibilité de réactualiser certains dossiers en fonction de leur ancienneté. Il n y a pas de dossier à compléter pour l accès au cadre d emplois des agents de maîtrise dans la mesure où aucun quota n est applicable. Le cas échéant, vous voudrez bien nous transmettre, la copie de l attestation de réussite à l examen professionnel. La C.A.P procède à un classement des candidatures en fonction des critères cidessous énumérés et émet un avis. 7 critères ont été retenus par les C.A.P du CDG de la Drôme pour classer les candidats à la promotion interne : 1 l ancienneté dans la fonction publique, 2 l ancienneté dans le cadre d emplois, 3 le nombre de demande(s) antérieure(s), 3 l ancienneté dans le grade le plus élevé, 5 le classement dans la collectivité, 6 la valeur professionnelle de l agent et les acquis de l expérience professionnelle, 7 l exercice effectif des fonctions du grade sollicité. Depuis le 1 er juillet 2013 l'inscription sur la liste d'aptitude ne peut intervenir qu'au vu des attestations établies par le Centre National de la Fonction Publique Territoriale précisant que l'agent a accompli, dans son cadre d'emplois ou emploi d'origine, la totalité de ses obligations de formation de professionnalisation pour les périodes révolues, ce qui représente 2 à 10 jours par période de 5 ans. Il appartient au Président du C.D.G. d établir, après avis de la C.A.P., les listes d aptitude au regard des quotas fixés réglementairement, cellesci relevant de sa seule compétence. Les arrêtés de nomination relatifs à la promotion interne sont transmissibles au contrôle de légalité. Les nominations intervenues en l absence d inscription sur liste d aptitude sont illégales et susceptibles de faire l objet d une observation par le service du contrôle de légalité de la préfecture, celleci pouvant déférer l acte devant le tribunal administratif. Le Centre de gestion informera la collectivité du caractère illégal de l acte. PS : les arrêtés d avancement de grade et d échelon ne sont plus transmissibles depuis le 1 er janvier La date limite de retour des fiches de notation est fixée au Vendredi 13 décembre 2013 (cachet de la poste faisant foi) Les documents parvenus ultérieurement ou incomplets ne seront pas examinés lors de la première réunion de l année 2014 (conséquences importantes pour la promotion interne). Aucune dérogation ne sera accordée. Le Président des C.A.P Jean GERMAIN 6

7 Fiche pratique : expérimentation de l entretien professionnel Références : Article 761 de la loi n 8453 du 26/01/1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la Fonction publique territoriale Article 42 de la loi n du 5 juillet 2010 relative à la rénovation du dialogue social et comportant diverses dispositions relatives à la fonction publique Décret n du 29 juin 2010 portant application de l'article 761 de la loi n 8453 du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale Les collectivités qui le souhaitent, peuvent, à titre expérimental, déroger aux dispositions du décret n du 14 mars 1986 et décider, par délibération de l organe délibérant, de mettre en place les nouvelles modalités d évaluation professionnelle des agents. La délibération qui institue ce dispositif expérimental peut viser l ensemble des agents de la collectivité ou seulement certains d entre eux (cadre d emplois ou métiers). Cette évaluation consiste en un entretien professionnel conduit par le supérieur hiérarchique direct et il donne lieu à la rédaction d un compterendu. L entretien Il porte sur : Les résultats professionnels obtenus au regard des objectifs fixés ; La détermination des objectifs pour l année à venir ; La manière de servir ; Les acquis de l expérience professionnelle ; Les capacités d encadrement ; Les besoins de formation ; Les perspectives d évolution professionnelle en termes de carrière et de mobilité. Les critères d appréciation de la valeur professionnelle, fixés après avis du C.T.P, sont fonction de la nature des tâches confiées et du niveau de responsabilité assumé. Les critères d appréciation Ils portent sur : L efficacité dans l emploi et la réalisation des objectifs ; Les compétences professionnelles et techniques ; Les qualités relationnelles ; Les capacités d encadrement ou capacité à exercer des fonctions d un niveau supérieur. Organisation de l entretien La convocation du fonctionnaire accompagnée de la fiche de poste de l'intéressé et d'un exemplaire de la fiche d'entretien professionnel servant de base au compte rendu est remise, huit jours au moins avant la date de l'entretien, par le supérieur hiérarchique direct. 7

8 Compte rendu Le compte rendu de l'entretien, établi et signé par le supérieur hiérarchique direct, comporte une appréciation générale littérale traduisant la valeur professionnelle du fonctionnaire au regard des critères cidessus énumérés. Le compte rendu est visé par l'autorité territoriale qui le complète, le cas échéant, de ses observations. Dans un délai maximum de dix jours, le compte rendu est notifié au fonctionnaire qui, le cas échéant, le complète par ses observations sur la conduite de l'entretien ou les différents sujets sur lesquels il a porté, le signe pour attester qu'il en a pris connaissance et le renvoie à son supérieur hiérarchique direct dans un délai maximum de dix jours. Le compte rendu est versé au dossier du fonctionnaire par l'autorité territoriale. Lorsque la collectivité territoriale ou l'établissement public local est affilié à un centre de gestion, une copie en est communiquée à celuici, dans les délais compatibles avec l'organisation des commissions administratives paritaires. Demande de révision L'autorité territoriale peut être saisie par le fonctionnaire d'une demande de révision du compte rendu de l'entretien professionnel qui est exercée dans un délai de quinze jours francs suivant la notification au fonctionnaire du compte rendu de l'entretien. L'autorité territoriale notifie sa réponse dans un délai de quinze jours après la demande de révision de l'entretien professionnel. Rôle des C.A.P. Les commissions administratives paritaires peuvent, à la demande de l'intéressé et sous réserve qu'il ait au préalable exercé la demande de révision mentionnée cidessus, proposer à l'autorité territoriale la modification du compte rendu de l'entretien professionnel. Dans ce cas, communication doit être faite aux commissions de tous éléments utiles d'information. Les commissions administratives paritaires doivent être saisies dans un délai de quinze jours francs suivant la notification de la réponse formulée par l'autorité territoriale dans le cadre de la demande de révision. L'autorité territoriale communique au fonctionnaire, qui en accuse réception, le compte rendu définitif de l'entretien professionnel. Tableau d avancement Pour l'établissement du tableau d'avancement, il est procédé à un examen de la valeur professionnelle du fonctionnaire, compte tenu notamment : des comptes rendus d'entretiens professionnels. des propositions motivées formulées par le chef de service. et, pour la période antérieure à la mise en place de l'entretien professionnel, des notations. Les candidats dont le mérite est jugé égal sont départagés par l'ancienneté dans le grade. Bilan de l expérimentation Le bilan annuel de cette expérimentation est communiqué, par chaque collectivité, au comité technique paritaire concerné. Ce bilan est transmis au conseil supérieur de la fonction publique territoriale. 8

9 Modèle de compte rendu d entretien d évaluation FICHE DE COMPTERENDU D ENTRETIEN PROFESSIONNEL Année 2014 Collectivité : Nom, Prénom de l agent évalué: Service : Grade : Temps de travail : temps complet temps partiel : % temps non complet : /35. Identité de l évaluateur (supérieur hiérarchique direct) : Nom, Prénom : Qualité : Date de l entretien : Rappel des principales missions de l agent : (se reporter à la fiche de poste jointe) I BILAN DE L ANNEE ECOULEE 1) Faits marquants 2) Analyse des objectifs fixés à l agent Rappel des objectifs du service : Objectifs assignés Résultats (*) Analyse des écarts (*) à préciser : non atteint, partiellement atteint, atteint 9

10 3) Appréciation générale sur la réalisation des objectifs : 4) Acquis de l expérience professionnelle Lieux et dates des expériences Intitulé et descriptif de l emploi occupé Compétences acquises 5) Formations effectuées Lieux et dates Intitulé Bilan des compétences acquises II APPRECIATION DE LA VALEUR PROFESSIONNELLE POUR L ANNEE ECOULEE (*) 1) Efficacité dans l emploi et dans la réalisation des objectifs : 2) Compétences professionnelles et techniques : 3) Qualités relationnelles : 4) Capacités d encadrement : 5) Aptitude à exercer des fonctions d un niveau supérieur : 6) Contribution à l activité du service : 7) Appréciation générale de la valeur professionnelle : 10

11 III PERSPECTIVE POUR L ANNEE N+1 1) Objectifs fixés à l agent Rappel des objectifs du service : Objectifs fixés Résultats attendus Délais Moyens mis à disposition Commentaires : 2) Formations Types de formation Résultats attendus 3) Perspective d évolution professionnelle (carrière, mobilité..) 4) Adaptation de la fiche de poste 11

12 Collectivité :... Code collectivité :.. Nom prénom :.. Code agent :. Grade : depuis le : Echelon n depuis le. Effet reliquat : Avancement au prochain échelon à la durée minimale le : Avancement au prochain échelon à la durée maximale le : IV SYNTHESE DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL 1) Observations, commentaires et signature du supérieur hiérarchique direct 2) Observations et commentaires de l agent Date : Visa : 3) Visa (et observations, le cas échéant) de l autorité territoriale Date : Visa : 4) Signature de l agent (1) Date : Visa : Cocher et compléter les zones en pointillés (dates, grade, cadre d emplois à indiquer) Avancement à l échelon supérieur à la durée minimale (ou intermédiaire) le : Avancement à l échelon supérieur à la durée maximale le :../../2014. /../2014 Avancement au grade de :.. le :.../../ 2014 N d ordre (si plusieurs agents proposés pour un avancement au même grade) L agent estil lauréat d un examen professionnel? NON OUI (joindre l attestation de réussite). PROMOTION INTERNE 2014 : IMPRIME A TELECHARGER SUR LE SITE DU CDG26 (1) Voies de recours : Le présent compterendu est notifié dans un délai de 10 jours au fonctionnaire qui, le cas échéant, le complète par ses observations sur la conduite de l entretien ou les différents sujets sur lesquels il a porté, le signe pour attester qu il en a pris connaissance et le renvoie à son supérieur hiérarchique direct dans un délai maximum de 10 jours. L agent dispose d un délai de 15 jours francs suivant la notification de celuici pour demander la révision du compterendu. L autorité territoriale devra lui notifier sa réponse dans un délai de 15 jours. En cas de désaccord sur la révision ou de non réponse de l autorité territoriale dans le délai de 15 jours, l agent peut saisir la Commission Administrative Paritaire à compter de 15 jours de la réponse de l autorité territoriale ou de la non réponse de l autorité territoriale. Le compterendu de l entretien peut être contesté par l agent devant le Tribunal Administratif de GRENOBLE dans un délai de deux mois à compter de sa notification. 12

13 Fiche pratique : avancement aux grades de 1 ère classe depuis le 1 er janvier 2010 Décret du 29 décembre 2009 modifiant divers décrets portant statut particulier de cadres d emplois de catégorie B et C de la fonction publique territoriale Ce décret introduit, outre la possibilité actuellement en vigueur d un avancement par examen, la possibilité d un avancement au choix au 2 ème grade (soit le grade de 1 ère classe) des cadres d emplois suivants : agents sociaux territoriaux, adjoints administratifs territoriaux, adjoints techniques territoriaux, adjoints du patrimoine territoriaux et adjoints d animation territoriaux. Désormais l accès au grade de 1 ère classe est possible, après avis de la C.A.P. : ou Quota d avancement : par la voie de l examen professionnel pour les agents : ayant atteint le 4 ème échelon du 1 er grade et comptant au moins 3 ans de services effectifs dans leur grade de 2 ème classe. au choix parmi les agents ayant atteint le 7 ème échelon et comptant au moins 10 ans de services effectifs dans leur grade de 2 ème classe. Le nombre d avancement de grade par voie d examen professionnel dans un cadre d emplois donné, ne peut être inférieur au 1/3 du nombre total des nominations prononcées dans l année au sein de chaque collectivité. Concrètement, le nombre de nominations suite à réussite à l examen conditionne le nombre de nominations au choix. Il est à noter que seules les nominations intervenues à compter du 1 er janvier 2010 peuvent être prises en compte. Le tableau cidessous illustre cette règle : Agents nommés suite à réussite à l examen professionnel au titre de l année N Nombre maxi d agents pouvant être nommés 1 ère classe au choix (l année N) Nombre total des nominations en 1 ère classe dans votre collectivité (année N) Si, toutefois, en application de ce principe, aucune nomination n a pu être prononcée au sein de votre collectivité au cours d une période d au moins trois ans, faute de lauréat à l examen, alors un fonctionnaire, pouvant prétendre à l avancement au choix peut être nommé la 4 ème année (donc au plus tôt : le 1 er janvier 2014). Illustration : Nomination suite à examen Possibilité de nomination au choix La CAP formule un avis au regard des conditions statutaires d avancement. Les projets d arrêtés d avancement de grade sont transmis à la collectivité qui doit vérifier, au préalable, que les autres conditions de nomination sont remplies, notamment celle relative aux quotas. A défaut la nomination est illégale. 13

14 Fiche pratique : avancement dans le nouvel espace statutaire (NES) de la catégorie B, quota et répartition des avancements entre les 2 voies d accès (au choix ou examen) Les dispositions décrites cidessous s appliquent après application du ratio d avancement de grade déterminé par l assemblée délibérante après avis du C.T.P. Sont concernés les cadres d emplois annexés au décret n du 22 mars 2010 portant dispositions statutaires communes à divers cadres d'emplois de fonctionnaires de la catégorie B de la fonction publique territoriale et notamment ceux de rédacteurs, techniciens, chefs de service de police municipale, animateurs et éducateurs des activités physiques et sportives, etc.. Règle de base Les 2 voies d accès (au choix et examen) sont liées : Dans le second comme dans le troisième grade, le nombre d avancements prononcés par l une ou l autre des deux voies (après examen professionnel ou au choix) ne peut être inférieur au quart (25%) du nombre total d avancements de grade. (minimum ¼ et maximum ¾ pour chacune des 2 voies) Ex. : Ainsi, l autorité territoriale ne peut pas prononcer, dans le même grade, quatre avancements au choix et aucun avancement après examen professionnel ; elle peut, en revanche, prononcer trois avancements au choix et un avancement après examen professionnel. Nombre de nomination par voie d examen (entre ¼ et ¾) Nombre de nomination au choix (entre ¼ et ¾) Nombre total de nominations pour une année 1 (20%) 4 (80%) Impossible car un %<25% 1 (50%) 1 (50%) 2 1 (33%) 2 (66%) 2 (66%) 1 (33%) 1 (25%) 3 (75%) 2 (50%) 2 (50%) 3 (75%) 1 (25%) 2 (40%) 3 (60%) 3 (60%) 2 (40%) 2 (33%) 4 (66%) 3 (50%) 3 (50%) 4 (66%) 2 (33%) Aucun report des nominations par examen professionnel ou au choix n est possible d une année sur l autre. Ainsi les nominations par les 2 voies doivent intervenir la même année Dérogation Si un seul agent est promouvable (examen ou au choix), sa nomination peut être prononcée. Dans les trois ans suivant cette nomination, la promotion suivante doit obligatoirement intervenir par l autre voie d accès. Exemple Pour l année N, 1 agent est promu au choix N+1, N+2, N+3 : 1 nomination par voie de l examen professionnel possible Dès l année suivant cette nomination, retour au cycle initial : application de la règle de base ou de la dérogation Si aucun lauréat de l examen : N+4 : nouvel avancement au choix possible 14

15 ANNEXE 1 COLLECTIVITE : Adresse : Catégorie A : Catégorie B : Catégorie C : TABLEAU ANNUEL D AVANCEMENT AU GRADE DE : Année 2014 Etabli par appréciation de la valeur professionnelle et des acquis de l expérience professionnelle, ou après sélection par voie d'examen professionnel conformément aux articles 79 et 80 de la loi du 26 janvier 1984 Pour ce grade : année de la dernière nomination par avancement de grade : par ancienneté : par examen professionnel : ratio fixé :..% Ordre de priorité (*) Nom et prénom de l agent Grade actuel Echelon Date d obtention de l examen professionnel (joindre la copie de l attestation) Date d effet de l avancement (Cadre réservé à la C.A.P). Avis de la C.A.P 1 Favorable Défavorable 2 Favorable Défavorable 3 Favorable Défavorable 4 (*) l ordre de priorité détermine l ordre de nomination Favorable Défavorable N.B. : 1 tableau par an, par grade et par voie d accès à retourner au centre de gestion qui en assure la publicité. les nominations sont prononcées dans l ordre du tableau, au cours de la période de validité qui ne peut excéder le 31 décembre de l année en cours. Elles interviennent au vu de la délibération fixant les ratios d avancement de grade. Cadre réservé à la CAP Date de la CAP : Observations : Fait à.... le... Le maire (ou le président) Prénom, nom lisibles et signature 15

16 ANNEXE 2 Modèle d arrêté fixant le tableau annuel définitif d avancement de grade pris après avis de la C.A.P. (un seul tableau par année civile, par grade et par voie d accès) A AFFICHER OU PUBLIER A NOTIFIER AUX INTERESSES A RETOURNER AU CDG POUR PUBLICITE Le Maire (ou le Président) de Vu le code général des collectivités territoriales, Vu la loi n du 13 juillet 1983 modifiée, portant droits et obligations des fonctionnaires, notamment son article 17, Vu la loi n 8453 du 26 janvier 1984 modifiée, portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale, notamment ses articles 79 et 80, Vu le décret n du portant statut particulier du cadre d emplois des territoriaux, Considérant l avis de la Commission Administrative Paritaire du, ARRETE Article 1 : Le tableau annuel d avancement au grade de au choix ou par voie d examen professionnel est fixé comme suit pour l année. Nom et prénom Situation actuelle grade échelon (si examen professionnel, préciser la date) Promouvable à la date du 1 (n d ordre) Article 2 : Le Directeur général des services est chargé de l exécution du présent arrêté qui sera communiqué au Centre de gestion de la Drôme, afin que celuici en assure la publicité. Ampliation adressée : au Président du Centre de gestion de la Drôme. Fait à....,le. prénom, nom et qualité du signataire Le Maire (ou le Président), certifie sous sa responsabilité le caractère exécutoire de cet acte, informe que le présent arrêté peut faire l objet d un recours pour excès de pouvoir devant le Tribunal Administratif de Grenoble dans un délai de deux mois à compter de la mise œuvre des mesures de publicité du présent tableau. Notification faite le.. Signature de l agent :

17 Procédure d'évaluation Réception fiche de notation si erreur : contacter le CDG vérification des informations y figurant Procédure de notation ou entretien d'évaluation professionnelle Avancement d'échelon Avancement de grade Promotion interne cocher la case case non cochée = avancement maxi. cocher la case et compléter la fiche de note et le projet de tableau d'avancement (annexe 1) télécharger l'imprimé de demande sur le site internet vérifier si conditions de nomination réunies pour une nomination dès le 1er janvier (poste vacant, taux de promotion et ratio d'avancement de grade) en janvier: envoi du dossier par le CDG si quotas satisfaits et conditions remplies (pas de dossiers à compléter pour les agents de maîtrise) Retour au CDG avant le vendredi 13 décembre 2013 CAP séance plénière prévue le mardi 18 mars 2014 envoi projet d'arrêté d'avancement par le CDG retour du tableau visé + projet d'acte par le CDG établissement de la liste d'aptitude par le Président du CDG arrêté tableau d'avancement de grade (annexe 2) par l'autorité territoriale création du poste par délibération vérifier poste vacant, taux de promotion et ratio d'avancement de grade, le cas échéant déclaration de vacance d'emploi arrêté de nomination arrêté de nomination 17