VADE MECUM CHEFS D'ÉTABLISSEMENT / PROFESSEURS RÉFÉRENTS ASSISTANTS DE LANGUE ÉTRANGERS

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1 VADE MECUM CHEFS D'ÉTABLISSEMENT / PROFESSEURS RÉFÉRENTS ASSISTANTS DE LANGUE ÉTRANGERS INSTALLATION À SAVOIR : o OBLIGATIONS o CONGÉS o DÉMISSION o RECRUTEMENT LOCAL o HEURES SUPPLÉMENTAIRES o PROLONGATION DE CONTRAT o RENOUVELLEMENT DE CONTRAT TÉLÉCHARGEMENTS CONTACTS ANNEXES INSTALLATION Il est essentiel que toutes les descriptions des procédures qui suivent soient suivies scrupuleusement. Afin d'accompagner l'assistant dans ses démarches d'installation, il convient de : 1. Mettre à la disposition de l assistant un casier afin qu il puisse recevoir son courrier dès son arrivée dans l établissement. 2. Aider l assistant à ouvrir rapidement un compte bancaire. Pour ce faire, compléter l attestation de domiciliation (en faire des photocopies). L établissement peut établir à sa propre adresse cette attestation afin de permettre l ouverture rapide du compte et dans l attente d un logement définitif. Il est rappelé que ce document n'est pas un engagement pour l'établissement à héberger l'assistant dans ses locaux. 3. Faire établir et signer le procès verbal d'installation et de lui remettre des photocopies de ce document. 4. Procéder à l installation de l assistant sur GIGC. 5. L aider à remplir la fiche de renseignements destinée à la DIPE 2. 1

2 Les documents mentionnés en 2, 3, 4, et 5 doivent être adressés dans les meilleurs délais à la DIPE 2 car ils déterminent le versement du salaire de l assistant. Le procès verbal doit être envoyé en deux exemplaires de même que le RIB (RIB original obligatoire). La paie de l assistant court à compter du jour de l installation. Un assistant qui arrive avec du retard (ex : le 6 octobre) peut être installé le 1er octobre s il rattrape les jours qu il n a pas travaillé. 6. A compter du mois de décembre faire le nécessaire pour procéder à l'immatriculation Sécurité Sociale de l'assistant, et lui fournir les coordonnées de la Caisse d Allocations Familiales dont il dépend afin qu il puisse solliciter une aide financière pour son logement (APL). Une fois le numéro définitif de sécurité sociale obtenu, transmettre une copie à la DIPE 2. Cette démarche est obligatoire, un suivi de la situation de l'assistant étant hautement recommandée. Tous les assistants doivent être immatriculés à la Sécurité Sociale. Les bulletins de salaire du mois d octobre ne sont jamais délivrés. Important, en fonction du département, voir annexes : Annexe 01 Annexe 42 Annexe 69 La Carte européenne d'assurance maladie remplace les principaux formulaires de séjour temporaire en Europe. Elle est établie à la demande des assurés, et ne concerne actuellement que le Régime général de l'assurance maladie. Elle est utilisable dans l'ensemble des états membres de l'union européenne, les trois états liés par l'accord sur l'espace Économique Européen, et la Suisse. Note : la couverture sociale du pays d origine demeure valable durant trois mois. 7. Vérifier que l'acte de naissance apporté par l'assistant est traduit en français et en faire des photocopies et lui remettre. Les documents suivants seront demandés à l assistant par l'ofii pour établir leur titre de séjour définitif (assistants hors UE ) :. arrêté de nomination, procès verbal d installation,. attestation de domiciliation, acte de naissance,. photocopie du passeport et du visa, photos d identité. NB Il convient de toujours présenter l original et une copie 8. Chronologie des démarches des assistants après leur arrivée Assistants de l Union Européenne o La Loi n du 26 novembre 2003 a supprimé l obligation de détenir un titre de séjour pour les ressortissants des États membres de l Union Européenne, de l Espace Économique Européen, de la Confédération Helvétique. Assistants hors Union Européenne 2

3 o La procédure avec l'ofii (Office Français de l'immigration et de l'intégration) en vue de l'obtention de la carte de séjour a changé. Ia préfecture n'intervient désormais dans aucune des étapes. o Les assistants ont reçu lors de leur convocation à l'ambassade/consulat de leur pays d'origine un imprimé qu'ils devront amener lors de leur journée de formation début octobre. Cet imprimé qui sera adressé à l'ofii est une demande de convocation pour visite médicale. Il sera envoyé directement à l OFII ou remis au responsable lors de la journée de formation. À l'issue de cette visite sera apposée une vignette sur le passeport, valant carte de séjour. o Ils doivent à toutes fins utiles se munir des documents mentionnés dans le point 11. La date de rendez-vous fixée par l'ofii ne peut que très difficilement être modifiée. Il convient donc de veiller à ce que les assistants la respectent. 9. Ce qu il faut aussi savoir. OBLIGATIONS Se présenter le 1er jour ouvrable d octobre à 9 heures, dans l'établissement (unique ou principal). Assiduité et ponctualité. 12 heures hebdomadaires. Période d observation de 2 semaines. Présence lors des journées de formation (un ordre de mission sera transmis par le biais de l établissement). Le bilan de ces dernières années s est révélé largement positif grâce à la qualité d accueil des établissements, des professeurs tuteurs et équipes de professeurs. Pour faciliter l intégration des assistants, pour améliorer la qualité de leur intervention, une grande attention doit être portée dans trois domaines : Élaboration d emplois du temps suffisamment «regroupés» sur la semaine pour les assistants nommés sur plusieurs établissements. Définition très précise, tout au long de l année, des attentes des équipes pédagogiques, celles-ci excluant toute évaluation, à l écrit comme à l oral. (Rappel : un(e) assistant(e) ne peut se retrouver seul(e) en charge d une classe entière) ni de classe postbaccalauréat. Entretiens réguliers avec un membre de l équipe pédagogique (par exemple le professeur coordonnateur ou le professeur tuteur) ou de l équipe administrative afin de détecter précocement toute difficulté, notamment disciplinaire, dont les assistants n osent pas toujours faire part. Ne pas attendre pour transmettre à la Dareic - Mme Muselle - tout manquement aux obligations ainsi qu à la DIPE Mme Valéro -. CONGÉS Aucun congé ne doit être saisi sur GIGC. Si l assistant récupère les jours d absence (avant la fin du contrat) la Dareic et Mme Valéro (DIPE2) n ont pas à être prévenus. 3

4 Si l assistant ne récupère pas, il convient d établir le récapitulatif des congés et de l adresser très rapidement à la DIPE 2 en précisant que les cours ne seront pas rattrapés. Les jours non travaillés seront déduits de la paie et, si l assistant a travaillé plus de trois mois et que le congé est justifié, il aura droit à des indemnités journalières. DEMISSION Un assistant est considéré comme démissionnaire après le 15 octobre. Il convient alors que le chef d établissement pour le second degré, l IEN responsable des langues pour le premier degré, prévienne sans attendre la DAREIC et la DIPE 2 par mél. Si l assistant démissionne en cours de contrat, il convient de lui demander un courrier format papier ou électronique - où il précisera la date de sa démission. Ce courrier sera adressé, par voie hiérarchique à la DIPE 2 sans attendre. RECRUTEMENT LOCAL Le candidat à un poste d assistant de langue doit remplir un dossier (disponible sur le site de l Académie de Lyon sous l entrée Vers l international dans la Rubrique Assistants étrangers). Le dossier doit être adressé à la DAREIC en précisant la date souhaitée de prise de fonction et en joignant : la copie de la carte de séjour, de la carte d étudiant. Les documents pour la prise en charge sont à envoyer ensuite dans les meilleurs délais (hors UE). NB : Une personne ayant un visa de touriste ne peut pas être employée, sauf si elle retourne dans son pays pour modifier ce visa (hors UE). Installation administrative : voir rubrique "Installation". Procédure préfectorale : prendre contact avec la DIPE 2. HEURES SUPPLÉMENTAIRES Les assistants de langues étrangères n ont pas droit aux heures supplémentaires. PROLONGATION DE CONTRAT (pour les contrats de sept mois ou les prises de fonction tardive ) L assistant doit faire une demande par voie hiérarchique (les établissements sont informés de la procédure et des dates) La prolongation dépend du contingent des postes non épuisé. DEMANDE DE RENOUVELLEMENT (pour l année suivante, cette procédure ne concerne que certaines langues.) Il convient de faire une demande par voie hiérarchique. Le renouvellement est possible dans la limite des postes vacants. Voir le formulaire de renouvellement en téléchargement et conditions sur le site du CIEP, rubrique «Programmes de mobilité». 4

5 Il est possible également de renseigner un dossier de candidature locale sur le site de l académie lorsque la campagne est ouverte. Si l assistant ou l administration de l établissement rencontre un problème grave, il convient de prévenir la DAREIC, la DIPE 2 et l IA-IPR de la discipline au plus vite en faisant un rapport circonstancié. TÉLÉCHARGEMENTS Les pages dédiées sur le site académique sont régulièrement actualisées et les formulaires pour les différentes procédures sont téléchargeables lorsque les campagnes sont ouvertes. SITES INTERNET Le site de l académie de Lyon La page «assistants étrangers» du site «Relations internationales» Le site du Centre International d Études Pédagogiques Le site de l assurance maladie Le site de la Caisse Nationale d Allocations Familiales https://www.caf.fr Le site de l'ofii CONTACTS Joindre la DAREIC : Joindre la DIPE 2 : La boîte aux lettres réservée aux assistants de langue : 5

6 l adresse postale Délégation Académique aux Relations Européennes, Internationales & à la Coopération Rectorat de l académie de Lyon 92 rue de Marseille B.P Lyon Cedex 07 6

7 ANNEXES Sécurité Sociale AIN 01 Adresse du siège : 1 Place de la Grenouillère BOURG-EN-BRESSE CEDEX CEDEX Remplir la demande d immatriculation disponible à l adresse et la renvoyer accompagnée de : - un extrait de naissance traduit, - un contrat de travail, - un RIB (Relevé d Identité Bancaire), - une attestation (absence de bulletin de salaire). Après traitement, une notification d immatriculation provisoire sera adressée à l assuré. Contact : en cas de difficulté LOIRE 42 Tél : Adresse du siège : 3, avenue du Président Emile Loubet SAINT-ÉTIENNE CEDEX 1 Remplir la demande d immatriculation disponible à l adresse et la renvoyer accompagnée de : - un extrait de naissance traduit, - un contrat de travail, - un RIB (Relevé d Identité Bancaire), - une attestation (absence de bulletin de salaire). Après traitement, une notification d immatriculation provisoire sera adressée à l assuré. Contact : en cas de difficulté Robert Decroix Tél : Fax :

8 RHÔNE 69 Adresse du siège : CPAM de LYON LYON Cedex Remplir la demande d immatriculation disponible à l adresse et la renvoyer accompagnée de : - un extrait de naissance traduit, - un contrat de travail, - un RIB (Relevé d Identité Bancaire), - une attestation (absence de bulletin de salaire). Après traitement, une notification d immatriculation provisoire sera adressée à l assuré. Sauf imprévu, une fiche cartonnée sera transmise aux assistant(e)s lors des journées de formation initiale. 8

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