Logiciel et portail documentaires : BCDI

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1 Logiciel et portail documentaires : BCDI Rappels préalables : sécurité Mots de passe : ne pas laisser les standards, trop faciles à retrouver Sauvegardes : à faire soi-même, sur support externe et en les archivant (utile en cas d'anomalie qu'on détecte après coup : perte partielle de données, virus...) Rappels préalables : mises à jour Nouveautés : lors des MAJ, lien vers un fichier en ligne présentant les dernières évolutions et les nouvelles fonctionnalités. Si vous ne faites pas la MAJ vous-même, pensez à le consulter (signalé au lancement de la nouvelle version dans le fil RSS, avec lien) Thésaurus : à mettre à jour une fois par an (assez long car réindexation de la base) Rappels préalables : à l'aide!!! Site internet dédié aux solutions documentaires : Espace client : une mine d'infos à ne pas oublier, accessible : via «?» dans le client BCDI sur le site de Canopé Poitiers : (numéro de client = RNE et mot de passe = idem administration e-sidoc) Aide du logiciel : à mettre à jour séparément du logiciel ou en ligne depuis la version 2.5x choix de l'aide en local ou en ligne dans «Outils» «Gestion des paramètres locaux» (1 case à cocher/décocher) Demande d'assistance : espace client, onglet «Accompagnement BCDI» sur le site de Canopé Nantes : une permanence téléphonique de 9h à 12h, 5 jours par semaine : un formulaire en ligne NB : Les demandes d'assistance ne sont pas réservées aux questions d'ordre purement «technique», elles peuvent concerner tous les aspects de l 'utilisation de BCDI et d'e-sidoc Formation PAF BCDI & e-sidoc - p.1/12

2 Petites astuces Touches de raccourcis F2 = ouverture des index F5 = date du jour F7 = vide le champ où le curseur est positionné (utile pour prêts successifs ou lors du bulletinage) F9 = passe le contenu du champ en minuscules ctrl+p = copie de la liste ouverte dans le presse-papier (ne fonctionne pas sur un index trop long, par exemple la liste des titres de l'ensemble des notices) «Catalogue = non» : Possibilité de masquer ce qu'on ne veut pas que les usagers voient, par exemple pour des saisies en cours, des documents manquants mais qu'on veut remplacer, des exemplaires de série en grand nombre... Mention présente dans les notices et dans les exemplaires. Gestion «au quotidien» Gestion des prêts, réservations & rappels Rendre anonyme les prêts & réservations (depuis version 2.2x) Bouton «Voir les fiches associées» (en bas de l'index des exemplaires en mode prêt) (depuis version 2.2x) Gestion des réservations et du rayon réservations (via menu «Gestion du prêt» «Gestion des réservations» ou bouton en bas de la fenêtre de gestion du prêt) Nouvelle gestion des types et profils de prêt (depuis version 2.4x) A VOS CLAVIERS! Cas pratique «Gérer les droits et profils de prêt» Possibilité de suspendre un emprunteur (depuis version 2.4x) Si une date de fin de suspension est indiquée, le champ «Suspendu» repassera automatiquement à «Non» une fois la date dépassée Personnalisation des lettres de rappel (depuis version 5.2x) : «Gestion du prêt» «Gestion des retards» «Options» Gestion d'un fonds temporaire (depuis version 5.2x) Saisie Aide à la saisie des indices Dewey (depuis version 2.4x) RAPPEL : Rôle des mots-clés = indexation locale ou candidats descripteurs Si des mots clés sont intégrés dans une version ultérieure du thésaurus, ils passent automatiquement dans le champ descripteurs Formation PAF BCDI & e-sidoc - p.2/12

3 Gestion «au quotidien» (suite) Bulletinage Nouveau bouton «Bulletiner» (depuis version 2.3x) Avertissement (sur champs numéro et date) si on modifie une notice qui n'a pas été dupliquée auparavant Attention à la nomenclature pour le titre des périodiques, sinon le rattachement des Mémofiches ne se fait pas correctement Voir fichier d'accompagnement joint aux Mémonotices (lien vers : Penser à faire un contrôle des doublons éventuels après chaque import de Mémofiches Gestion des séries (depuis la version 2.2x) Extrait de la documentation d'accompagnement BCDI (version 2.2x ) Possibilité de prêter une série au professeur tout en ayant une liste de correspondance entre les exemplaires et les noms des élèves de la classe Possibilité de créer une série à partir d'exemplaires déjà existant dans la base Saisie d'une série : voir AIDE / III / Chapitre 1 / Point 3 / Les séries (de lecture suivie) Prêt d'une série : voir AIDE du module prêt, point 8 A VOS CLAVIERS! Cas pratique «Saisir une série et en gérer le prêt» Formation PAF BCDI & e-sidoc - p.3/12

4 Recherche gestionnaire Les macro-procédures : une équation de recherche + un(des) critère(s) de classement + un format de sortie + un(des) filtre(s)* = une macro-procédure * inclus dans la macro-procédure depuis la version 2.5x Cette fonctionnalité permet de mémoriser des recherches que l'on fait régulièrement. Les opérations proposées dans les indicateurs d'activités sont en fait des macroprocédures pré-enregistrées. On peut d'ailleurs retrouver ses macro-procédures personnalisées dans les menus des indicateurs d'activité si on les enregistre dans le bon répertoire. Les macro-procédures sont enregistrées dans les dossiers du poste client BCDI. Penser à les sauvegarder de temps en temps. Édition de rapports Privilégier le mode assistant. Le mode expert peut éventuellement permettre d'affiner la mise en page. Attention! Un rapport sauvegardé en mode expert ne peut plus être rouvert en mode assistant car les formats de fichiers sont différents. Penser à sauvegarder les rapports personnalisés. Une nouvelle possibilité (depuis la version 2.5x) On peut construire une équation incluant un élément «Liste_fichier» et non le contenu d'un champ (derniers éléments de la liste en bas à gauche) Par exemple, en recherche exemplaires, «Liste Prêts > 10» pour trouver les exemplaires auxquels sont associés plus de 10 prêts Achats & Abonnements Edition des commandes Intérêt? = Éviter les doubles saisies, possibilité de travailler à partir de notices importées (Moccam, Mémoelectre) Saisir au préalable les notices en y mettant un repère (cote = à commander, ou date de saisie particulière) Gestion du fonds / Acquisitions / Gestion des commandes / Préparation Choisir les documents (on peut créer un panier) + bouton «Éditer commande» Remplir au moins les champs «Fournisseur» (fichier «Fournisseurs» à compléter au préalable) et «N de bon» «Enregistrer la commande» puis «Éditer le bon de commande» Attention! Une fois la date d'envoi remplie, la commande n'est plus modifiable. Formation PAF BCDI & e-sidoc - p.4/12

5 Achats & Abonnements (suite) Gestion des abonnements Menu : Gestion du fonds / Gestion des périodiques / Gestion des abonnements / Créer Compléter une fiche par titre et par période Signalement des échéances à l'ouverture du compte gestionnaire Recoupement avec les exemplaires reçus pour état de réception NB : Date prévue = date de parution du 1er numéro attendu Date d'échéance = compter la période entière Ex : pour un abonnement qui démarre au 01/02/2015, la date d'échéance à indiquer est le 31/01/2016 Désherbage & récolement Désherbage : Nouvelles fonctionnalités Menu : Gestion du fonds / Désherbage / Des supports cotés - ou - Des périodiques Permet l'automatisation des changements par lot permettant de faire le désherbage Conservation de certaines informations de la notice générale en bas de la fiche exemplaire (titre, auteur, éditeur, date de parution, ISBN) non modifiables ensuite Nouveaux champs dans les fiches exemplaire : date de sortie du fonds, motif (formule YOUPI) Récolement A faire pour que le fonds soit bien en adéquation avec le contenu de la base ATTENTION! Si, suite à un désherbage, vous constatez que les notices supprimées continuent d'apparaître sur votre portail e-sidoc, contactez l'assistance et demandez une réinitialisation des transferts. Formation PAF BCDI & e-sidoc - p.5/12

6 Corrections & harmonisation des bases Changement par lot : Interface modifiée (depuis version 2.2x) A VOS CLAVIERS! Cas pratique «Le changement par lot» Gestion des nomenclatures Permet de personnaliser la liste des valeurs proposées en saisie (F2 = ouverture de l'index, bouton = ouverture de la nomenclature) Gestion du fonds > Nomenclatures (depuis version 2.5x) «Le menu est composé de 3 colonnes : - Liste conseillée = liste des valeurs conseillées fournie avec la logiciel BCDI (Autorite.txt conservé dans le répertoire Prog) - Liste personnalisée = liste des valeurs conseillées personnalisable (Autorite.txt conservé dans le répertoire de la base) - Liste des existants dans la base = liste des valeurs enregistrées dans la base et constituant les index» (extrait de la documentation d'accompagnement BCDI - version 2.5x) Nouveau module «Harmonisation des bases» (depuis version 2.5x) Série de macro-procédures + changements par lots automatisés Site compagnon (accessible via le bouton aide de la rubrique) Intérêt : «une base cohérente et de qualité permet une consultation optimisée du catalogue par les usagers [...]. Ceci favorise également, dans toutes les activités de gestion (recherches, statistiques, catalogage, édition de produits documentaires ), une meilleure exploitation de la base documentaire, avec gain de temps et d efficacité [...]» (extrait du site compagnon - 03/2015) Principes : mise en cohérence des fichiers (suppression des doublons, suppression des entrées trop peu utilisées...) et suppression des fiches orphelines. Rectifications à faire en plus (éventuellement) : récupération du contenu du champ «Divers» Le champ «Divers» des notices n'étant pas interrogé lors de la recherche e-sidoc, il faut reporter son contenu ailleurs si on souhaite qu'il demeure un critère de recherche. Attention! Le contenu du champ reste visible dans le deuxième onglet des notices («Notes complémentaires»). Principales incidences sur e-sidoc : AU NIVEAU DES NOTICES ET EXEMPLAIRES incohérences dans les résultats de recherche si doublons : problème de choix dans les index (ex. auteur : «Hugo, V.» et «Hugo, Victor» qui cohabitent) + recherche relancée via hyperlien incomplète (si on choisit «Hugo, V.» on passe à côté des notices liées à «Hugo, Victor») Formation PAF BCDI & e-sidoc - p.6/12

7 Corrections & harmonisation des bases (suite) si notice de partie isolée impossible d'avoir les informations sur le document et sa localisation La notice se retrouve isolée : - soit suite à des erreurs de saisie / suite à des suppressions mal faites - soit suite à une mention catalogue = oui en notice de partie et catalogue = non en notice générale fonction butinage Voir point 5 de la documentation d'accompagnement e-sidoc, partie «La recherche par arborescence [...]»), sur - CDD suivie strictement, donc décalage en cas d'adaptations locales - catégories en «Livre de fiction / par type» = basées sur la cote exemplaire - catégories en «Livre de fiction / par genre» = basées sur nomenclature BCDI (16 valeurs) AUTRES INCIDENCES (non réglées via l'harmonisation) absence ou erreur d'imagettes en cas d'erreur d'isbn Formation PAF BCDI & e-sidoc - p.7/12

8 Logiciel et portail documentaires : e-sidoc Pourquoi un portail documentaire? Pour dynamiser la base et mettre en valeur le fonds documentaire Pour donner l'accès à des ressources en ligne Pour proposer de nouvelles interactions aux usagers Pourquoi un accès authentifié? Préconisations académiques Il est conseillé désormais par la DAN (Délégation Académique au Numérique) de faire d'e-lyco le point d'entrée vers les ressources numériques ; l'interconnexion entre le portail documentaire et E-Lyco fait désormais partie de cette logique. De plus, l'intégration de l'identité E-Lyco dans les fiches emprunteurs permet un dédoublonnage parfait dès la seconde mise à jour des emprunteurs, et ce de manière pérenne. Pour permettre : l'accès au compte lecteur et la réservation de documents l'enregistrement des recherches et des paniers l'envoi d'un mél commenté sur un résultat de recherche (envoi du lien vers le panier mais sans commentaire si on n'est pas identifié) la rédaction d'avis de lecteur l'accès aux ressources intégrées (lesite.tv par exemple) DEMO : ressources en ligne et recherche fédérée Interconnexion E-Lyco / e-sidoc : les différentes étapes installation et paramétrage du connecteur dans E-Lyco [Administrateur E-Lyco] export des données e-lyco [Administrateur E-Lyco] importation des données dans BCDI [Documentaliste] activation de l'interconnexion dans l'espace client [Documentaliste] Voir l aide en ligne e-lyco : «Aide en ligne», «Administration», «Gestion portail», «Services tiers», «Les connecteurs e-lyco > e-sidoc», rubrique «Configuration du service dans K-d école» Voir espace client BCDI : onglet «Accompagnement e-sidoc», titre «Interconnexion ENT/e-sidoc» Formation PAF BCDI & e-sidoc - p.8/12

9 Les modes de recherche dans e-sidoc Principe Le mode de fonctionnement de recherche a été conçu dans l'idée d'éviter le silence documentaire (qui décourage vite l'usager) Ce qui pourrait sembler gênant en termes de bruit documentaire est compensé par un système de classement des résultats par pertinence avec pondération (cf. plus bas). Différences entre les modes de recherche BCDI, recherche thématique e-sidoc, recherche par sujet Interroge les champs : - titre (si «significatif = oui») - résumé - descripteurs - mots-clés - «divers» de la notice Interroge les champs : - titre notice de partie (si «significatif = oui») - titre notice générale (si «significatif = oui») - descripteurs - mots-clés - résumé La recherche simple avec e-sidoc Si on choisit en recherche simple «tous les critères», l'élément est recherché dans l'ensemble des critères de la liste suivante (cf. liste déroulante en recherche) : - Titre - Auteur - Sujet - Éditeur - Collection - EAN/ISBN/ISSN ATTENTION! Si on tape plusieurs mots non liés dans une expression, le moteur ne cherche pas ces mots séparément dans différents champs. Exemples : «Victor Hugo» va permettre de trouver les notices pour lesquelles «Victor Hugo» se trouve dans le champ titre et/ou dans le champ auteur et/ou dans le champ descripteur et/ou dans le champ mots-clés (mais il n'a pas de raison d'y être puisque il existe en descripteur) et/ou dans le champ résumé Mais une recherche du type «Hugo Misérables École des Loisirs» n'aboutira pas car le moteur ne peut trouver l'ensemble des éléments réunis dans le même champ L'extension automatique de la recherche aux mots de la même racine Extrait de la documentation e-sidoc : «Recherche automatique sur les racines des mots (SNOWBALL) En recherche simple uniquement, le moteur de recherche va également rechercher sur la racine des mots. Par exemple, l utilisateur tape «orientation» : le moteur va aussi bien rechercher le mot «orientation» que le mot «orienter» ou que le mot «orient». Si le moteur trouve le mot exact dans une notice, cette notice aura plus de poids que celle dont le mot est une racine du mot recherché : elle sera donc affichée parmi les premiers résultats.» ATTENTION! Cette extension ne concerne que la recherche simple. L'extension automatique de la recherche aux non descripteurs Cette extension concerne aussi bien la recherche simple que la recherche avancée, et elle n'est pas paramétrable (ni en administration du portail, ni par l'usager). Formation PAF BCDI & e-sidoc - p.9/12

10 Les critères de pertinence Extrait de l'aide de BCDI «BCDI va «peser» (pondération) les fiches en fonction : - du champ dans lequel la chaîne de caractères (ou ses équivalents selon Dico) a été trouvée ; il prendra en compte dans l ordre décroissant les champs Descripteurs, Mots clés, Résumé, Divers, Titre (si «Significatif» est renseigné à «oui», ce qui est le cas par défaut) ; - du nombre de fois (occurrence) ou cette chaîne de caractères (ou ses équivalents) est présente ; - de la valeur ainsi calculée du pôle de recherche le plus faible» Extrait commenté de la documentation d'accompagnement e-sidoc (version /2013) Tableau récapitulatif des 7 index et des principales pondérations pour le moteur de recherches d'e-sidoc (en bleu : les critères de la recherche par sujet) Formation PAF BCDI & e-sidoc - p.10/12

11 La structure La publication dans e-sidoc 5 espaces / 5 sections / 7 rubriques Possibilité de modifier l'ordre des sections et des rubriques Possibilité de modifier la rubrique dans laquelle un élément est publié NB : Si 1 élément est vide, il n'apparaît pas pour les usagers Titre pour menu (colonne de gauche) : modifiable, mais obligatoire 2 rubriques non administrables : «Chercher dans la base du CDI» et «Découvrir en butinant au CDI» Possibilité de mettre les fonctions de butinage sous recherches simple Publication soit dans le corps des pages, soit dans la colonne de droite Les objets de publication Objets «rédigés» Objets liés au contenu de la base Objets liés à des flux ou à d'autres ressources - Page d'accueil de rubrique («Configurer») - Actualité - Article - Sitothèque («Ajouter un site Internet») - Galerie d'images - Avis des lecteurs - Carrousel - Sélection thématique - Nouveauté - Coup de cœur - Nos dernières actualités - Flux RSS - Ressource numérique Les actualités On peut désormais préciser pour les actualités : une date, un début de publication, une fin de publication Les actualités sont : - soit générales (publiées dans le corps de la section «Découvrir / Les actualités du CDI») - soit liées à une rubrique (publiées dans cette rubrique, sous l'onglet Actualités, comme pour Articles, Sites Internet...) Formation PAF BCDI & e-sidoc - p.11/12

12 Les carrousels - Publiables uniquement sur la page d'accueil de chaque espace - Pas plus de 3 sur une page (sinon cela ralentit trop l'affichage) - Possibilité de personnalisation (cf. paniers et recherches sauvegardés) - Possibilité de changer l'ordre des carrousels Pour tous les éléments de la première colonne : - Rédaction directe (cf. documentation) Pour les éléments de la deuxième colonne : - Travail à partir de paniers et d'équations de recherche permettant d'avoir des sélections dynamiques [DEMO et/ou TP selon temps disponible] Formation PAF BCDI & e-sidoc - p.12/12