Les opérations de fin d année avec le logiciel documentaire BCDI

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1 Les opérations de fin d année avec le logiciel documentaire BCDI Nota : Toutes les définitions sont issues du Vocabulaire de la documentation (ADBS) Le vocabulaire de la documentation auquel vous avez accès à cette adresse correspond à l'édition papier, coordonnée par Arlette Boulogne et publiée par l'adbs en I - Le désherbage Définition Opération consistant à éliminer des rayons les documents qui ne peuvent plus être utilisés en raison de leur usure matérielle ou de l'obsolescence de l'information qu'ils contiennent. Bien que le désherbage ne se fasse pas forcément en fin d année, il est conseillé de le faire avant le récolement. Le récolement peut être d ailleurs l occasion de vérifier que le désherbage effectué est complet. Il n'existe pas de méthode idéale ou universelle de désherbage des collections. En plus des critères classiques d obsolescence de l information, de l état physique des documents, chaque établissement définit sa propre politique en fonction de son public élève et professeur, des programmes, des contraintes budgétaires, des contraintes locales. Exemple d une fiche sur le désherbage d une documentaliste de l académie de Rouen : 1- Des supports autres que périodiques a) Définir des candidats au désherbage L une des méthodes est la méthode D.C. (Désherbage des Collections) qui permet de donner un indicateur sous la forme d'une formule comprenant 3 parties : - Nombre d années écoulées depuis le dépôt légal (âge de l information contenue dans le document), - Nombre d années écoulées sans prêt, - Présence de plusieurs éléments de la formule IOUPI : I = Incorrect, fausse information O = Ordinaire, superficiel, médiocre U = Usé, détérioré P = Périmé I = Inadéquat, ne correspond pas au fonds. La formule 8/3/IOUPI se lit ainsi : candidat à l'élimination tout document ayant plus de 8 ans (8), dont le dernier prêt remonte à plus de 3 ans (3), qui possède un ou plusieurs des facteurs IOUPI. Si l'un des trois facteurs n'est pas significatif, il est remplacé par un X. 1

2 Documentaires : à titre indicatif Indices Dewey âge de l information 000 Généralités 5 Actualiser les ouvrages techniques Bibliothéconomie Encyclopédies / dictionnaires 10 Les documents qui ont une valeur historique particulière pourront être conservés. 100 Philosophie 10 Conserver les ouvrages classiques et théoriques Psychologie, psychanalyse 10 idem Religion 10 ou Statistiques Sciences politiques 5 Pour les ouvrages d actualité / 10 pour les autres Économie 5 A l exception d ouvrages sur la pensée économique Droit 10 / 2-3 pour les codes, mémentos, précis Santé publique Sciences de l éducation 10 Enlever les manuels théoriques démodés Linguistique - Langues Sciences exactes & naturelles Mathématiques Biologie Botanique Sciences appliquées 5 sauf pour anatomie et physiologie qui changent peu Arts et métiers Arts plastiques X Photographie 5 Voir s il ne s agit pas de technique et matériel périmé Littérature X Conserver les œuvres classiques X 900 Histoire Géographie Géographie 10 ou 5 Pour la géographie descriptive 3 années sans prêt Fictions Roman Conserver les livres demandés régulièrement et/ou de bonne valeur littéraire ainsi que tous les ouvrages classiques, pas les anciens best-sellers ou ouvrages les plus populaires. IOUPI 3 Référence : Gaudet, Françoise / Lieber, Claudine. - Désherber en bibliothèque : manuel pratique de révision des collections. - Cercle de la librairie, p. ; 24 x 17 cm. - Bibliothèques (Paris. 1978) Exemple : vous voulez désherber votre fonds informatique Vous allez vous baser pour cela sur la cote des documents, soit 00-, sur l âge de l information contenue dans le document (entre 2 et 5 ans) et le nombre d années écoulées sans prêt, voire jamais sorti. Recherche > Recherche gestionnaire > Exemplaire Cote E. = 00- et Date parution < 2009 et (Dernier retour le < 2011 ou Dernier retour le = vide) 2

3 Dernier retour le : champ d Exemplaires rempli automatiquement avec la date du dernier retour de prêt de l exemplaire (ce champ permet de repérer les exemplaires «dormants») Ensuite vous pouvez faire intervenir des facteurs de IOUPI, notamment l état si vous avez renseigné dans la fiche Exemplaire l Etat du document. b) Désherber dans BCDI Allez dans le menu : Gestion du fonds > Désherbage > des supports cotés Sélection des exemplaires à mettre au pilon Pour retrouver les exemplaires à mettre au pilon, il est possible de : - saisir ou biper les exemplaires à mettre au pilon - rechercher par critères (d Exemplaires, de Notices) avec des combinaisons possibles - d utiliser le bouton «Feuilleter» - de charger un fichier txt (N exemplaires, Codes exemplaires bippés) Seuls les exemplaires cochés feront partie de la mise au pilon : les exemplaires trouvés sont cochés par défaut et peuvent être décochés si cela est nécessaire (en cas d erreur par exemple). Préparer la mise au pilon Une fois la sélection effectuée, en cliquant le bouton «Préparer mise au pilon», l opération peut commencer. La liste des exemplaires à mettre au pilon est affichée : - un Motif de mise au pilon est indiqué : les valeurs proposées sont issues de la formule IOUPI 3

4 I = Incorrect, fausse information O = Ordinaire, superficiel, médiocre U = Usé, détérioré P = Périmé I = Inadéquat, ne correspond pas au fonds. La valeur indiquée par défaut est Périmé (cas le plus fréquent). Il s agit d un champ d Exemplaires. Remarque Si on désherbe un exemplaire en particulier (Statut = Mis au pilon), le Motif doit être sélectionné, sinon il restera vide. Bouton «Rapport» La liste peut être éditée et imprimée avant de lancer la mise au pilon dans la base, pour la présenter lors du prochain Conseil d Administration par exemple. Dans ce cas, le Motif n apparaît pas étant donné qu il n a pas encore été enregistré dans la base (un rapport n affiche que ce qui est présent dans la base). Mettre au pilon Il reste à lancer la mise au pilon en cliquant sur le bouton «Mettre au pilon». Un message demande alors si les notices, qui n auront plus d exemplaires disponibles, doivent être supprimées. Si la réponse est «Non», le champ Catalogue de ces Notices sera passé automatiquement à «Non». Si la réponse est «Oui» : - le champ Statut des Exemplaires est passé à «Mis au pilon» - les Notices sont supprimées - les références bibliographiques concernant l exemplaire sont conservées : elles apparaissent en grisé et en italique en bas de la fiche Exemplaires et sont utilisées dans l affichage du Registre d inventaire (la colonne Description biblio qui affichait des champs de Notices, était vide jusqu à présent pour les exemplaires au pilon) 4

5 - le champ Catalogue Ex. passe à «Non» - le Motif est renseigné - le champ Sortie du fonds est rempli à la date du jour : il s agit d un champ d Exemplaires, qui facilite l édition des documents désherbés sur une année. Ce champ est rempli également lorsque l on sélectionne le Statut «Perdu» (depuis la version 2.32). Remarque On retrouve cela en dehors du menu Désherbage lorsque l on passe le Statut d un Exemplaire à «Mis au pilon». Nota : Avec ce menu, les fiche Exemplaires sont conservées. Ainsi, les N d Exemplaires ne sont pas réattribués : ceci pose des problèmes dans le cas de l édition de codes-barres et le N d exemplaire peut faire office de N d inventaire (N unique, trace des achats sur fonds publics). 2- Des périodiques Le désherbage des revues peut être effectué en début d année civile pour plus de facilité. Concernant les collections de périodiques, il est conseillé d établir un plan de conservation. Il convient donc de désherber régulièrement le fonds. Exemple de plan de conservation des collections de périodiques au Lycée Paul Guérin de Niort https://listes.cru.fr/wiki/cdidoc-fr/_media/public/typeabonnements.xls Allez dans le menu : Gestion du fonds > Désherbage > des périodiques Cet écran offre les mêmes possibilités que le précédent mais avec une disposition différente, puisque dans ce cas la recherche par équation sera certainement privilégiée. 5

6 Exemples d équation de recherche : Ex. : Je souhaite désherber tous les titres de la revue «Textes et documents pour la classe (1975) de l année Collection = ~ Textes et documents pour la classe (1975) ~ et Date parution = 2005 Je souhaite désherber la collection «Archimag» jusqu en 2005 inclus. Collection = ~ Archimag (Vincennes) ~ et Date parution < 2006 Les références bibliographiques ne sont pas conservées dans le cas des périodiques. Le rapport proposé est également adapté au cas des périodiques. II - Le Récolement Dans le jargon professionnel «inventaire» et «récolement» sont souvent confondus. Quand en fin d année, on fait l «inventaire», en réalité on fait ce qu on appelle un récolement : on vérifie si ce qui est sur les étagères correspond à ce qui est signalé informatiquement dans la base. C est pour cette raison, que l entrée de menu dans BCDI est intitulée «Récolement» et non pas «Inventaire». Inventaire, définition Énumération descriptive dans un registre des documents d'un fonds, dans l'ordre chronologique de leur acquisition. Récolement, définition Vérification périodique, à l'aide des inventaires ou des fichiers topographiques, de l'intégrité des collections d'un organisme. Bibliothèque départementale de Lot-et-Garonne. LE CIRCUIT DU DOCUMENT Enregistrement (au registre d inventaire) : il s agit de l inscription de chaque nouveau document sur un registre ou cahier d inventaire. On attribue un numéro d inventaire à chaque document en le notant sur la page de titre. Dans le cas d'une gestion informatisée de la bibliothèque, on remplace cette inscription par un code à barre. Un numéro d inventaire ne peut jamais être réemployé : il permet d établir une sorte de «fiche d identité», propre à chaque document. Il est obligatoire de procéder ainsi pour les dons de livres retenus. La création du numéro d exemplaire peut tenir lieu d inscription à l inventaire, tant que celui-ci reste unique, qu il n est pas utilisé une nouvelle fois. L'utilisation du code-barres comme numéro d'inventaire est très répandue. Enssib Service Questions? Réponses! BCDI propose 3 options dans le menu «Récolement» : - Des supports cotés : une équation est paramétrée (à compléter, à adapter en fonction de la partie du fonds que l on souhaite vérifier), ainsi qu un format de sortie - Des périodiques : idem - Avec douchette 6

7 Récolement avec douchette Constituer un fichier avec le bloc notes et la douchette, puis l enregistrer dans Temp. Dans Récolement > Avec douchette, allez chercher le fichier et saisir la cote pour laquelle vous souhaitez effectuer votre récolement (sans troncature avant la version 2.20, avec la troncature à partir de la version 2.20). Exemple : Cote : 2- (version 2.20) Parmi les «Exemplaires absents» apparaissent les exemplaires n ayant pas été «bippés» avec la douchette : - les exemplaires «Sortis», exemplaires n ayant pas encore été rendus par les emprunteurs. - les exemplaires «En-service», mais absents des rayonnages, donc disparus. Par contre, les exemplaires «Mis au pilon» (càd qui ont été sortis définitivement du fonds, jetés ou donnés), ou «Perdu» sont exclus de la liste des absents, il est tout à fait normal qu ils n aient pas été «bippés», puisque ces exemplaires n existe plus physiquement. Il en est de même pour les exemplaires ayant en Statut, la valeur «En restauration». III - Rendre anonymes les prêts et les réservations Rappel : Délibération n du 22 avril 1999 concernant les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la gestion des prêts de livres, de supports audiovisuels et d'œuvres artistiques et à la gestion des consultations de documents d'archives publiques - Informations relatives à l'identité des emprunteurs : Elles sont conservées tant qu'ils continuent à participer au service de prêts. La radiation intervient d'office et dans tous les cas à l'issue d'un délai d'un an à compter de la date de fin de prêt précédent. - Informations concernant chaque prêt : Elles sont conservées jusqu'à la fin du quatrième mois suivant la restitution de l'objet du prêt. Au-delà de ce délai, les informations sur support magnétique sont détruites ; elles ne peuvent être conservées sur support papier que pour les besoins et la durée d'un contentieux éventuel. Gestion du prêt > Rendre anonyme > Prêts Cette fonctionnalité permet de rendre anonyme les prêts pour une période donnée, pour une catégorie d emprunteur donnée (statut ou catégorie) et/ou pour une classe donnée (ou activité) : 7

8 Exemple : Je veux rendre anonymes les prêts des élèves de l année Il faut au préalable créer un emprunteur anonyme auquel seront rattachés les prêts à rendre anonymes. Pour cela cliquez sur Voir, saisir et choisissez un nom significatif pour le champ Emprunteur. Par exemple : Prêts Elèves Remarquez que le champ Type emprunteur comporte la valeur «Anonyme» par défaut. Retournez. Si vous ouvrez l index du champ Emprunteur dans ce menu (double-clic), seuls les emprunteurs anonymes apparaîtront (index filtré). - Indiquez les dates de Début de période (par défaut est indiquée la date du plus ancien prêt non rendu anonyme) et de Fin de période (par défaut, la date du jour). - Cochez le statut Elève et cliquez sur le bouton «Rendre anonyme». Vous pouvez laisser la coche «Confirmer chaque changement», afin de vérifier les premiers changements. Vous pourrez ensuite accepter le changement pour l ensemble des fiches, comme un changement par lot classique. Rappel : seuls les prêts retournés seront rendus anonymes Gestion du prêt > Rendre anonyme > Réservations Les fiches réservations n étant plus supprimées lorsque le document réservé est emprunté, il convient désormais de rendre anonymes également les réservations. Nota : Le menu Gestion des emprunteurs > Supprimer les emprunteurs inactifs permet de supprimer les fiches emprunteurs dont la dernière date de retour de prêt remonte à plus d un an. IV - Les statistiques Menu Indicateurs d activités Ce menu permet de construire des indicateurs d activités du centre de documentation. Ces indicateurs, au nombre de 57, sont autant d éléments d analyse pour alimenter et/ou faire évoluer la politique documentaire. 8

9 Il permet d établir des statistiques sur les activités de gestion du fonds (Acquisitions, Désherbage, Etat du fonds, Valeur patrimoniale) et des publics (Documents empruntés, Emprunteurs, Prêts, Réservations) : par exemple, la répartition des exemplaires par support et par périodes de parution, le taux d emprunteurs par statut/catégorie Il est, en outre, possible, pour certains indicateurs, de préciser les critères de répartition et/ou la période sur laquelle doivent porter les statistiques. Ces indicateurs «clés en main» sont élaborées notamment, à partir de la norme NF ISO sur les Indicateurs de performance des bibliothèques, et des demandes des documentalistes. Référence : Information et documentation.- Indicateurs de performance des bibliothèques. La défense : AFNOR, Norme NF ISO 11620, octobre Indice de classement : Z ISBN : Point sur l édition de feuilles de calcul Il est possible d éditer ses propres statistiques à partir de l assistant de création de feuilles de calcul de BCDI accessible depuis Outils > Edition des feuilles de calcul. Ceci revient à établir un tableau à double entrée. Exemple 1: je souhaite visualiser une répartition des exemplaires de ma base par support et par statut (perdu, mis au pilon, archivé ). En Recherche > Recherche gestionnaire > Exemplaires Equation : Tout Ouvrez l assistant : Outils > Edition des feuilles de calcul L éditeur de feuille de calcul se présente avec un système d onglets : Dans le 1 er onglet, sélectionnez le fichier de recherche : Exemplaires les champs à croiser : Support et Statut Dans le 2 ème onglet, sélectionnez les Valeurs en colonne : à la demande de confirmation «Voulezvous remplir les intitulés avec les valeurs du champ Support?», répondez «Oui». Dans le 3 ème onglet, sélectionnez les Valeurs en ligne : à la demande de confirmation «Voulez-vous remplir les intitulés avec les valeurs du champ Statut?», répondez «Oui». Il est possible d'ajouter une valeur «Total» ou «Vide» dans les Valeurs en colonne et en ligne. Le dernier onglet permet de donner un Titre à la feuille de calcul et de sélectionner l option Cumul (Coût ou le Nb. exe. en Exemplaires par exemple) 9

10 Cliquez sur Terminer et enregistrez cette feuille de calcul (extension «.sta»). Depuis la recherche Exemplaires, après avoir rédigé l équation de recherche, cliquez sur Format de sortie et sur Feuilles de calcul. Sélectionnez la feuille ainsi créée. La feuille de calcul s affiche avec les résultats : Il est possible de la modifier en cliquant sur les boutons «Champ colonne / ligne» ou «Valeurs colonne / ligne» : l assistant de création s ouvre à l endroit approprié pour effectuer la modification. Pour avoir une répartition uniquement des Exemplaires perdus de la base par Support : il faut croiser le champ Support avec l ensemble des Exemplaires perdus. Pour cela : Recherche >Recherche gestionnaire > Exemplaires Equation : Statut = ~Perdu~ Ouvrez l assistant : Outils > Edition des feuilles de calcul Dans le 1 er onglet, sélectionnez le fichier de recherche : Exemplaires les champs à croiser : Support et Exemplaire Nota Pour obtenir une répartition selon un seul critère (dans notre cas : par Support uniquement), il faut croiser ce critère avec l ensemble des exemplaires : il faut alors choisir un champ obligatoirement rempli (par exemple ici, le champ Exemplaire). Dans le 2 ème onglet, sélectionnez les Valeurs en colonne : à la demande de confirmation «Voulezvous remplir les intitulés avec les valeurs du champ Support?», répondez «Oui». Dans le 3 ème onglet, sélectionnez les Valeurs en ligne : cliquez sur le bouton «Tout». Puis faites Terminer pour enregistrer la feuille. Rappeler la feuille de calcul en Recherche gestionnaire > Exemplaires, bouton Format de sortie. Nota : il est possible de regrouper plusieurs valeurs de Valeurs en colonne et Valeurs en ligne à l aide du signe «+» et de mettre des intitulés qui sont affichés à la place des valeurs de la base dans le tableau. 10

11 Il est possible d éditer des graphiques avec Excel ou Calc d Open Office. En cliquant sur l œil, on obtient : sélectionner tableur Exemple de graphiques avec Open office : Statistiques et bilan d activités Statistiques pour faire un bilan Bilan d activités du CDI : un exemple de ce qu il peut contenir. Brigitte Réa (Janvier 2010) V- Importer les emprunteurs au début de l année scolaire suivante A chaque rentrée, des élèves arrivent, d autres partent : une mise à jour de la base des emprunteurs élèves est nécessaire. Cette mise à jour doit : - supprimer les fiches Emprunteurs des élèves partis - mettre à jour les fiches Emprunteurs des élèves encore présents - créer les fiches Emprunteurs des nouveaux élèves 1- L importation des élèves : la récupération du fichier a) Si vous ne disposez pas d un ENT Le fichier extrait du logiciel de gestion des élèves Le fichier des élèves peut être obtenu à partir d'une extraction depuis le logiciel de gestion des élèves et des personnels de votre établissement (par exemple : Sconet). 11

12 Ce fichier (format CSV) doit être converti dans un format compatible avec BCDI, à savoir le format Xml. La conversion du fichier Cette conversion se fait à l aide d un programme développé par le CRDP. Depuis 2012, l utilitaire CsvXml, a été remplacé par un nouveau service en ligne : Ce service permet de récupérer de nouvelles informations comme la Date de naissance et le champ Identité ENT (nouveaux champs de BCDI Abonnement 2012). Il est accessible depuis Votre espace Client > Accompagnement BCDI > Outils et services : Il vous reste à suivre les étapes qui vous sont proposées : - Indiquez de quels emprunteurs vous réalisez la mise à jour (élèves, enseignants) - Sélectionnez et envoyez votre fichier Si le fichier est correct, il vous reste à paramétrer la conversion, à savoir faire correspondre les champs de BCDI avec les informations contenues dans le fichier CSV. Une correspondance est déjà proposée par défaut : si la correspondance n est pas correcte, il est possible de modifier ces choix en ouvrant le menu déroulant (en cliquant sur le bouton flèche). 12

13 Il vous reste à télécharger le fichier converti qui peut désormais être importé dans BCDI : b) Si vous disposez d un ENT dont l éditeur a un partenariat d intégration e-sidoc avec le CRDP de Poitou-Charentes. Le fichier Xml des emprunteurs peut être récupéré depuis l espace de gestion de votre ENT grâce à une fonction d export au format BCDI. Dans ce cas, vous pourrez récupérer l Identité ENT, favorisant ainsi l authentification unique (le seul code d'accès ENT permet d utiliser à la fois l ENT et e-sidoc). L importation des élèves dans BCDI Il existe 2 entrées pour importer les nouveaux emprunteurs. 13

14 Gestion prêt > Gestion des emprunteurs > Importer Si vous avez supprimé tous les emprunteurs de la base (emprunteurs sans prêts en cours) : vous pouvez importer sans mise à jour, l ensemble des emprunteurs du fichier récupéré à l étape précédente. Si vous n avez pas supprimé les emprunteurs et que le code INE est renseigné dans vos fiches emprunteurs : vous pouvez importer avec mise à jour : les nouveaux élèves sont insérés, les élèves toujours présents sont mis à jour. Vous devez supprimer vous-mêmes les anciens élèves de la base. Mais depuis la version 2.30 (BCDI 2012), cette entrée n est plus la seule! Gestion prêt > Gestion des emprunteurs > Mettre à jour Cette entrée est proposée afin d éviter la suppression de toutes les fiches élèves en début d année et de favoriser la mise à jour. Il devient possible alors de conserver les informations saisies manuellement dans les fiches des élèves (exemple : mot de passe, ressources ). Une procédure de dédoublonnage plus fiable est mise en œuvre à partir de nouveaux champs comme la Date de naissance et l Identité ENT. 14

15 Il est proposé de sauvegarder la base et de rendre anonyme les prêts si vous ne l avez pas encore fait. Quel est le principe de fonctionnement? Sélectionner le fichier d emprunteurs à importer (celui récupéré à l étape précédente) Déterminer le lot d emprunteurs de la base à mettre à jour (les élèves dans notre cas). Il se passe alors les opérations suivantes : Les fiches des nouveaux élèves sont insérées Les fiches des élèves encore présents sont mises à jour Les fiches des élèves qui ne sont plus là sont supprimées Les emprunteurs qui ont des prêts en cours ne sont pas supprimés : une fiche nouvelle est importée et l ancienne fiche présente la valeur «Usager temporaire» dans le champ Type emprunteur. Cette valeur est également attribuée à toutes les fiches qui présentent un problème et ne peuvent pas être mises à jour avec certitude (défaut de la clé ENT, erreur de conversion ). 15

16 Ces fiches emprunteurs «Usager temporaire» présentent des droits limités (retours de prêt uniquement). 2- Les autres emprunteurs (enseignants, CPE, personnel administratif ) a) Si vous ne disposez pas d un ENT Ces emprunteurs peuvent être «récupérés» comme les élèves, s ils sont présents dans le fichier de gestion de la vie scolaire. Sinon, ils doivent être saisis, supprimés «à la main». b) Si vous disposez d un ENT Les autres emprunteurs peuvent être récupérés dans le fichier exporté depuis l ENT, comme pour les élèves (s ils sont enregistrés dans l ENT). 16

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