6- REGLEMENT FINANCIER

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1 6- REGLEMENT FINANCIER 1

2 REGLEMENT FINANCIER 40 e SESSION ORDINAIRE DU CONSEIL D ADMINISTRATION RESOLUTION N 40/11 LE CONSEIL D ADMINISTRATION DE L ORGANISATION AFRICAINE DE LA PROPRIETE INTELLECTUELLE, Vu l Accord de Bangui du 24 février 1999 portant révision de l Accord de Bangui du 02 Mars 1977 portant création de l Organisation Africaine de la Propriété Intellectuelle (OAPI) ; Vu les dispositions des Articles 28 et 29 dudit Accord, relatives aux pouvoirs du Conseil d Administration ; ADOPTE les dispositions ci-après portant révision du Règlement Financier de l Organisation dont la teneur suit : TITRE I : DISPOSITIONS GENERALES Article 1 er : Le présent Règlement régit l administration de toutes les activités financières de l Organisation Africaine de la Propriété Intellectuelle et de tous ses organes. En application de ce Règlement Financier, le Directeur Général élabore un manuel de procédures décrivant de manière détaillée les différents cycles d opérations. Le manuel de procédures ainsi que les appréciations écrites dudit manuel par le Commissaire aux Comptes sont notifiés aux administrateurs. Il en est ainsi des mises à jour ultérieures. Les procédures comptables de l Organisation sont définies dans le manuel de procédures administratives et comptables et tant qu elles ne sont pas incompatibles avec le présent règlement financier, elles doivent s appliquer en tout temps. Article 2 : Aux fins du présent Règlement Financier, il faut entendre par : i) Organisation : L Organisation Africaine de la Propriété Intellectuelle. ii) Ordonnateur : Intellectuelle. Le Directeur Général de l Organisation Africaine de la Propriété iii) Plan Comptable Général : L ensemble comprenant : la loi comptable, le plan comptable général des entreprises, les instructions et les recommandations des corps professionnels. 2

3 iv) Conseil d Administration : Le Conseil d Administration tel que défini aux articles 27 à 33 de l Accord de Bangui révisé le 27 Février v) Département : Toute entité administrative ainsi désignée par le Conseil d Administration. Vi ) Année financière : Période d activités qui débute le 1 er Janvier et s achevant le 31 Décembre de la même année. Vii) Contrôle Financier : Structure administrative assurant le contrôle des opérations de l Organisation. TITRE II : DISPOSITIONS RELATIVES AU BUDGET 2.1. Des principes budgétaires Définition Article 3 : Le budget est l acte de gestion prévisionnelle par lequel sont prévus et autorisés les produits et les charges ainsi que les ressources et les emplois se rapportant à un exercice Règles et principes généraux Article 4 : L exercice budgétaire et comptable commence le 1 er Janvier et s achève le 31 Décembre de chaque année civile. Article 5 : Le budget est présenté en estimations réalistes et accompagné des documents justificatifs nécessaires et des notes explicatives sur les programmes, les sous-programmes, les composantes des programmes et les résultats escomptés. Article 6 : Le budget de l Organisation répond aux principes de l universalité, de l unicité, de l annualité et de la spécialité des dotations. Article 7 : 1) Les charges et les produits sont autorisés pour un exercice. 2) Le budget est voté une seule fois par exercice. Article 8 : Les charges et les programmes d investissement sont prévus en fonction des besoins de l Organisation. Les résultats prévisionnels ne peuvent être négatifs. 3

4 Article 9 : Les dotations budgétaires sont spécialisées et ouvertes en tenant compte de la nature des dépenses à réaliser Dérogations Article 10 : Des dérogations aux principes budgétaires sont admises dans les cas ci-après : 1) les subventions reçues et les opérations faites en commun avec des tiers :les sommes encaissées par l Organisation au titre de fonds de concours, notamment lorsque des tiers veulent participer avec l Organisation à une certaine dépense, donnent lieu à l ouverture automatique des crédits correspondants. Ces crédits sont ou peuvent être affectés à une dépense définie ; leur emploi peut s étendre sur plus d une année ; 2) tous les produits obtenus en supplément des prévisions ; 3) les révisions budgétaires en cours d exécution ; 4) les charges calculées : les amortissements et les provisions ; 5) les charges directement liées aux produits telles que les ristournes ; 6) le programme d équipement, qui peut être prévu et autorisé sur plusieurs exercices. Les investissements étalés sur plusieurs exercices ne sont pas l annualité. soumis au principe de De la structure budgétaire a) Les ressources Article 11 : Les revenus de l Organisation comprennent : - les produits des opérations de propriété intellectuelle ; - les produits de la vente de l information scientifique et technique, des publications spécialisées et de la formation en matière de propriété intellectuelle ; 4

5 - les produits accessoires à l activité principale de l Organisation ; - les contributions financières initiales et les contributions exceptionnelles des Etats membres; - les recettes en rémunération de services rendus ; - toutes les autres recettes et notamment les revenus provenant des biens de l Organisation ; - les dons et legs approuvés par le Conseil d Administration. Article 12 : 1) La tarification des prestations de l Organisation et les modalités de leur règlement par les usagers sont fixées par un texte particulier adopté par le Conseil d Administration. 2) La monnaie de facturation des prestations de l Organisation est arrêtée par résolution du Conseil d Administration. Article 13 : 1) En cas de forte perturbation de la monnaie de facturation pendant l intersession du Conseil d Administration ou de brusque mouvement inflationniste de nature à compromettre le résultat de l exercice, le Directeur Général propose au Président du Conseil d Administration une révision tarifaire. 2) Le Président du Conseil d Administration présente un rapport à la session ordinaire qui suit pour avis de principe. b) Les dépenses Article 14 : Les dépenses imputables au budget de l Organisation sont les suivantes : - dépenses de fonctionnement ; - dépenses d investissement et d équipement Article 15 : Les dépenses de fonctionnement sont constituées : - des dépenses relatives aux sessions des Institutions de l Organisation ; - des dépenses de personnel des Institutions de l Organisation ; - des impôts et taxes ; 5

6 - des travaux, fournitures et services extérieurs ; - des transports et déplacements ; - des frais divers de gestion ; Article 16 : Les dépenses d investissement et d équipement comprennent : - les acquisitions et constructions d immeubles ; - le matériel et mobilier de service ; - le matériel et mobilier d habitation - le matériel de transport ; - les programmes et projets d investissement - les autres biens immobiliers 2.2. De la préparation et de l adoption du budget Préparation du budget Article 17 : Conformément aux dispositions de l article 35 de l Accord de Bangui révisé, la préparation du projet de budget et de programme incombe exclusivement au Directeur Général de l Organisation qui dispose des informations détaillées et des moyens permettant de déterminer les activités et d évaluer les besoins de l administration de l Organisation et les ressources probables. Article 18 : 1) Le Directeur Général de l Organisation prépare le budget et le soumet au Conseil d Administration avant le 31 Décembre de l année qui précède celle à laquelle il s applique. 2) Le Contrôleur Financier est responsable de la collecte et du traitement des informations nécessaires à la préparation du projet de budget et en assure le montage ; 3) Les Directeurs des départements sont responsables de l élaboration des projets de budget relevant de leurs services Présentation du projet de budget 1) Le document budgétaire comprend : - un compte de résultat prévisionnel ; Article 19 : 6

7 - un tableau financier des ressources et des emplois prévisionnels ; - un programme d équipement ; - un programme d activités ; - tous documents annexes que le Conseil d Administration peut estimer nécessaires. 2) Les prévisions de produits et de charges sont comparées aux réalisations du dernier exercice clos et à celles de l exercice en cours. Article 20 : Les programmes d équipement peuvent porter sur plusieurs exercices. Article 21 : Le Directeur Général prépare et soumet à l examen du Conseil d Administration, un rapport détaillé portant sur l analyse des activités en cours et des activités nouvelles et des besoins financiers y relatifs qui comprend : a) les objectifs assignés à l exercice à venir ; b) les prévisions relatives aux divers revenus ; c) les prévisions relatives aux dépenses de personnel et de fonctionnement ; d) les prévisions relatives aux dépenses de l organisation des sessions et à la participation aux conférences et réunions des organisations internationales poursuivant les mêmes objectifs ; e) le relevé de la situation des contributions versées par les Etats membres conformément au barème fixé et aux obligations découlant des dispositions de l Accord de Bangui ; f) un rapport détaillé sur l exécution du budget de l exercice en cours ; Article 22 : a) La situation de l exécution du budget de l exercice en cours couvre la période allant jusqu à la fin du trimestre précédant la date de la réunion Conseil d Administration sur les questions budgétaires et financières. Outre le rapprochement d avec les prévisions, la situation d exécution du budget comportera une comparaison avec les réalisations de la même période sur l exercice précédent. Article 23 : 1) La nomenclature budgétaire est établie conformément au Plan Comptable Général en vigueur dans l Etat abritant le Siège. 7

8 2) L unité monétaire de référence est le Franc CFA. Le Conseil d Administration peut décider de l utilisation d une autre monnaie de référence. Article 24 : Les autorisations de dépenses sont spécialisées par comptes divisionnaires (trois chiffres) en ce qui concerne les produits et les charges et par désignation pour ce qui est des équipements Adoption du budget Article 25 : Conformément aux dispositions de l article 29 de l Accord de Bangui, le Conseil d Administration adopte le budget de l Organisation et en contrôle l exécution. Article 26 : 1) Le Conseil d Administration adopte le budget avant le 1 er Janvier de l année d application. 2) Si en cas de force majeure le vote du budget n intervient pas à cette date, l Ordonnateur propose au Président du Conseil d Administration un budget provisoire portant au maximum sur 3 mois. Article 27 : 1) Le budget provisoire couvre uniquement les produits et les charges de la période transitoire. 2) L enveloppe globale des charges ne peut excéder la fraction correspondante des réalisations de l exercice précédent. 3) Le budget provisoire apparaît distinctement dans le budget de l exercice tel que prévu à l article 19. Article 28 : Le Directeur Général rend compte au Conseil d Administration de l exécution du budget provisoire avant l adoption du budget de l exercice. Article 29 : 1) Le Directeur Général peut procéder par décisions à des virements à l intérieur des comptes divisionnaires. 2) Le Président du Conseil d Administration autorise les virements entre comptes divisionnaires et le réaménagement du programme d équipement. Article 30 : 8

9 Le transfert de dotations budgétaires par le Président du Conseil d Administration prévu à l article 29 ci-dessus est limité à 5 % du volume des charges décaissables De la révision du budget Article 31 : Le réajustement du budget en cours d exercice est obligatoire lorsque les ressources prévisionnelles ne se réalisent pas et en particulier : - dans les circonstances prévues à l article 13 ci-dessus ; - lorsque, après six mois d exécution du budget, les produits sont inférieurs aux prévisions de plus de 20 % ; - lorsqu une décision du Conseil d Administration influence de façon significative le budget en cours d exécution. Article 32 : 1. Le budget révisé est soumis à l autorisation du Conseil d Administration, par consultation à domicile des administrateurs. 2. Le Directeur Général transmet sans délai le budget révisé à tous les administrateurs De l exécution du budget Des intervenants a) L Ordonnateur Article 33 : 1. Le Directeur Général est l Ordonnateur principal du budget de l Organisation. A ce titre, il est seul compétent pour : - engager des dépenses suivant le processus défini à l article 44 ; - passer les commandes, signer les contrats ; - ordonner les paiements ; - émettre les titres de recettes. 2. Il est seul responsable de l emploi rationnel des ressources de l Organisation ; 9

10 3. Il peut déléguer tout ou partie de ses pouvoirs à un ou plusieurs agents de l Organisation dans les conditions et limites fixées dans l acte de délégation. b) La Direction Administrative et Financière Article 34 : Le Directeur chargé des finances est responsable de la perception des recettes et du paiement des dépenses de l Organisation. c) La Direction de la Protection et de la Gestion des Titres de Propriété Article 35 : Le Directeur de la protection et de la gestion des titres de propriété intellectuelle est responsable de la réception des dossiers et de l application de la tarification des opérations. d) Le Contrôle Financier Article 36 : Le contrôle des opérations de l Organisation est assuré à l intérieur du système par le Contrôleur Financier. Le contrôle interne s exerce à priori et vise le respect de la régularité budgétaire en vue d une gestion financière saine et efficace. Article 37 : Le Contrôleur Financier est chargé d assurer le contrôle budgétaire. A ce titre, tous les actes ou décisions ayant pour effet d engager une dépense à la charge de l Organisation, sont soumis au visa du Contrôleur Financier. Le visa se matérialise par l apposition sur les documents et les actes d un cachet comportant la mention visa. Il les examine quant : - à l imputation budgétaire ; - à la disponibilité de la dotation budgétaire ; - au respect de la procédure applicable ; - à la conformité avec les instructions particulières données par le Conseil d Administration ou le Directeur Général. Article 38 : 10

11 Par un visa différé, le Contrôleur Financier retourne au Directeur du Département des Finances tout dossier de mandatement pour lequel des précisions ou des justifications complémentaires sont nécessaires. Article 39 : 1) Par un refus de visa, le Contrôleur Financier retourne définitivement au Directeur du Département des Finances tout dossier de mandatement entaché d une irrégularité manifeste. 2) Le refus de visa du Contrôleur Financier doit être motivé par écrit. 3) Le Directeur Général peut, sous sa responsabilité personnelle, passer outre au refus de visa et faire par écrit réquisition au Contrôleur Financier. 4) Dans ce cas, le Contrôleur Financier adresse sans délai un rapport au Président du Conseil d Administration avec copie au Directeur Général et au Commissaire aux Comptes. Article 40 : Le refus de visa au motif d épuisement des dotations budgétaires ne peut intervenir pour les dépenses citées limitativement ci-après : - eau, électricité et téléphone des bureaux ; - sécurité des bureaux ; - impôts et taxes ; - dépenses du personnel ; - assurances Mise en œuvre des opérations budgétaires Article 41 : 11

12 Le vote du budget annuel vaut autorisation pour le Directeur Général d engager les opérations de recettes et de dépenses prévues. Toutefois, le Directeur Général veille au résultat de l exercice et à l équilibre financier de l Organisation. a) Des recettes Article 42 :. Les droits de créances de l Organisation sont constatés par l émission d une quittance Cette quittance comporte les indications minimales suivantes : - le numéro de la série ininterrompue commençant le 1 er Janvier et se terminant le 31 Décembre de l année financière ; - la date de l ordre de recettes ; - le nom de la partie versante ; - le montant total de la somme à verser à l Organisation, en lettres et en chiffres ; - le motif de la créance due ; - le numéro du compte bancaire de l Organisation ; - la signature de l Ordonnateur ou de son délégataire. b) Des dépenses Article 43 : Le Directeur Général peut engager des dépenses relatives à un exercice dès le moment où le budget de cet exercice est approuvé par le Conseil d Administration mais l exécution du service ou la livraison ne peuvent intervenir avant le 1 er Janvier. Article 44 : La phase administrative de l exécution d une dépense de l Organisation comprend : la constatation de l engagement, l ordonnancement et la liquidation. L Ordonnateur prend les mesures requises et établit le bien-fondé de la dépense. - L Ordonnateur ne peut constater et arrêter les droits des créanciers que pour des services effectivement faits. 12

13 - L Ordonnateur désigne un mandataire chargé de certifier les services effectivement faits. - La constatation des droits des créanciers est matérialisée par l émission d un mandat de paiement. Elle se fonde sur les pièces justificatives établies selon les règles. Ces pièces sont datées, certifiées, arrêtées en chiffres et en lettres et signées par l Ordonnateur, suivant les tarifs, prix ou conditions fixés par les règlements ou par les contrats, conventions ou décisions des autorités compétentes. Article 45 : Pour faciliter le règlement des dépenses hors du Siège de l Organisation, des régisseurs peuvent être nommés par le Directeur Général. Article 46 : Les régisseurs d avances appliquent les règles et principes définis par le Directeur Général et contenus dans les textes administratifs instituant ces régies ; à défaut, les règles définies dans le manuel de procédures sont applicables. Les régisseurs d avances sont responsables des justifications inexactes ou insuffisantes, du défaut de justification, des paiements faits à des parties prenantes autres que le véritable bénéficiaire, ainsi que de la conservation des fonds et éventuellement des titres qui leur sont confiés. Les sommes en cause sont portées au débit du régisseur et mises en recouvrement dans les meilleurs délais selon des modalités à préciser par le Directeur Général. Article 47 : Le Directeur chargé des finances assure le contrôle des pièces justificatives présentées par les régisseurs avant leur traitement Règles générales régissant les achats Article 48 : Sous réserve des dispositions des articles 56 à 58 ci-après, il est obligatoirement mis en compétition plusieurs fournisseurs qualifiés, à l occasion de tout achat. Article 49 : La forme, le contenu et la circulation des documents de gestion des dépenses sont définis dans le Manuel de Procédures Des marchés financés par l OAPI Article 50 : 13

14 1) Les marchés de fournitures, de travaux et de services sont des contrats écrits, conclus après adjudication suite à un appel d offres ou à une entente directe. 2) La passation des marchés est obligatoire lorsque le montant de la commande est supérieur ou égal à de F/CFA. 3) Toutefois, lorsqu en raison de nécessités techniques ou de situations de fait ou de droit l exécution de la prestation ne peut être assurée que par un fournisseur sous forme d un contrat d adhésion, la commande peut être passée directement selon les conditions définies aux articles 56 à 58 ci- après. Article 51 : Les achats financés partiellement par l OAPI doivent respecter les dispositions du présent Règlement, lorsque la quote-part de l Organisation est de de F/CFA au moins. Article 52 : 1) L adjudication a pour effet de conférer au titulaire de la proposition la moins coûteuse parmi les offres régulières, conformes et comparables, le droit à l attribution du marché. 2) Dans le marché sur appel d offres, peut être choisie librement l offre jugée la plus intéressante compte tenu du prix des prestations, de leur coût d utilisation, de leurs qualités techniques ainsi que des garanties professionnelles et financières présentées par chacun des candidats et du délai d exécution. 3) Les appels à la concurrence sont aussi larges que possibles. 4) L appel d offres peut être ouvert et tout candidat est admis à soumissionner, ou restreint et seuls sont admis à remettre des soumissions, les candidats qualifiés. Article 53 : 1) Les projets de marchés d un montant présumé supérieur ou égal à de F/CFA sont soumis pour avis, par le Directeur Général, à une commission consultative des marchés. La composition et les conditions de fonctionnement de cette commission sont fixées par le Directeur Général. 2) Le Contrôleur Financier ou son représentant est membre de la Commission en qualité d observateur. 3) L avis de la Commission porte notamment sur la procédure suivie, le choix du fournisseur, les conditions retenues pour la passation du marché. 4) Les critères appelés à servir à la classification des offres ainsi que leur considération sont fixés avant l ouverture des plis. 5) Les marchés sont approuvés après avis de la commission consultative des marchés de la manière suivante : 14

15 le Directeur Général jusqu à un montant de FCFA ; le Président du Conseil d Administration pour les montants compris entre FCFA et ; le Conseil d Administration pour les montants supérieurs à FCFA Article 54 : Les marchés nécessaires à l acquisition des biens immobiliers ainsi que ceux relatifs à la construction d immeubles doivent au préalable, être approuvés par le Conseil d Administration. Article 55 : 1) Un cautionnement préalable peut être exigé des entrepreneurs en garantie de l exécution des travaux. 2) Il est obligatoire pour les travaux d un montant supérieur ou égal à de F/CFA. Son montant et les conditions sont fixés dans le cahier des charges Des marchés de gré à gré Article 56 : 1) Lorsque les circonstances l exigent, le Directeur général peut être amené à conclure des marchés de gré à gré ou par entente directe. 2) Les marchés sont dits de gré à gré lorsque l Ordonnateur engage librement les discussions qui lui paraissent utiles et attribue librement le marché à l entrepreneur ou au fournisseur qu il a retenu. 3) L Ordonnateur reste tenu de mettre en compétition dans toute la mesure du possible et par tous les moyens appropriés les entrepreneurs ou fournisseurs susceptibles de réaliser la prestation qui doit faire l objet d un tel marché. Article 57 : 15

16 Il ne peut être passé de marché de gré à gré que dans les cas limitativement énumérés ci-dessous : 1) Pour les fournitures dont la fabrication est exclusivement réservée, par des propriétaires de brevets d invention, à eux-mêmes ou leurs licenciés, ou pour des prestations qui ne peuvent être obtenues que d un fournisseur entrepreneur ou concessionnaire unique, dont les prix sont homologués. 2) Pour les travaux, fournitures ou services dont l exécution ne peut, en raison des nécessités techniques ou d investissements importants préalables, être confiés qu à un entrepreneur ou fournisseur déterminé. 3) Pour les objets, fournitures ou denrées, qu en raison de leur nature particulière et de la spécialité de l emploi auquel ils sont destinés, il y a intérêt à choisir et acheter aux lieux de production et de stockage. 4) Pour les travaux, fournitures et services qui ne sont exécutés qu à titre de recherche, d essai, d expérimentation ou de mise au point. 5) Pour les travaux, fournitures ou services qui, ayant donné lieu à un appel à la concurrence, n ont fait l objet d aucune offre, ou à l égard desquels il n a été proposé que des offres inacceptables. 6) Dans le cas d urgence, pour les travaux, fournitures ou services que l Ordonnateur doit faire exécuter en lieu et place des entrepreneurs défaillants et à leurs frais et risques. 7) Pour les travaux, fournitures ou services qui, dans les cas d urgence impérieuse motivée par les circonstances imprévisibles, ne peuvent pas subir, sur l appréciation du Président du Conseil d Administration, les délais d une procédure d appel à la concurrence. 8) Pour les travaux, fournitures ou services, lorsque les circonstances exigent que l exécution des prestations soit tenue secrète. 16

17 9) Lorsqu une telle procédure découle d une convention internationale ou a été recommandée par la commission des marchés pour des raisons particulières tenant notamment à la complexité, à la spécificité de l objet sur lequel porte le marché. Dans tous les cas ci-dessus, le marché est soumis à l avis de la Commission Consultative des marchés. L autorisation de passer un marché de gré à gré est accordée par le Président du Conseil d Administration. Cette autorisation est jointe au projet de marché soumis à la signature de l Ordonnateur. Article 58 : Lorsqu il est passé un marché de gré à gré, un rapport de présentation est adressé au Conseil d Administration par le Directeur Général ; il doit exposer les mesures prises pour assurer une compétition aussi large que possible entre les entrepreneurs ou fournisseurs, ou les raisons qui empêchent un appel à la concurrence et justifier le choix de l entrepreneur ou du fournisseur ainsi que le prix retenu. TITRE III - DE LA COMPTABILITE ET DE LA GESTION FINANCIERE 3.1. De la comptabilité Système et principes comptables Article 59 : Le système comptable de l Organisation comprend une nomenclature budgétaire et une nomenclature comptable. Il repose le cas échéant, sur une comptabilité budgétaire et une 17

18 comptabilité générale telles que définies par le présent règlement financier et tout règlement ultérieur édicté par le Conseil d Administration. Article 60 : La comptabilité générale de l Organisation, les états financiers annuels et les livres comptables sont tenus conformément aux normes du Plan Comptable Général en vigueur dans l Etat abritant le siège sous la responsabilité du Directeur en charge de la comptabilité. La comptabilité budgétaire est tenue selon la nomenclature qui fait partie intégrante du présent règlement financier. La nomenclature comptable et budgétaire de l Organisation comprend : - les comptes permettant d établir le bilan général annuel ; - les comptes budgétaires tenus séparément pour chaque budget approuvé par le Conseil d Administration conformément à la nomenclature arrêtée. Article 61 : La langue de travail et la monnaie de référence sont arrêtées par le Conseil d Administration. Article 62 : 1) Le seuil d immobilisation des biens en vue de leur amortissement est fixé dans le manuel de procédures. 2) La répartition des charges sur plusieurs exercices est autorisée par une décision du Président du Conseil d Administration. Article 63 : 1) La dotation aux amortissements est déterminée conformément aux règles du droit comptable en vigueur dans l Etat abritant le siège. 2) La dotation aux provisions et les charges provisionnées sont décidées par le Directeur Général, sur proposition du Directeur en charge de la comptabilité Etats financiers Article 64 : 18

19 Au 31 Décembre de chaque exercice, le Directeur Général dresse un rapport financier et de gestion exhaustif sur les activités financières de l année, conformément aux principes et normes comptables en vigueur dans l Etat abritant le Siège de l Organisation et comportera au moins : a) le bilan indiquant les actifs et les passifs de l Organisation ; b) l état des recettes et des dépenses ; c) l état des sources et de l utilisation des fonds ; d) l état des recettes et de leur provenance ; e) l état des contributions versées par les Etats membres ; f) l état des arriérés de contributions ; g) l état des placements ; h) l état des soldes en banque et en caisse de l Organisation ; i) l état des déficits ou des excédents résultant des opérations de l exercice et qui doivent être transférés au fonds de dotation ou de réserve ; j) l état des avances recouvrables ; k)l inventaire des articles en magasin, des équipements et des bâtiments ; l) des notes indiquant au besoin : - les principaux aspects de la politique comptable de l Organisation ; - toutes autres informations jugées nécessaires par l Ordonnateur ou le Commissaire aux comptes. Article 65 : 1) Les états financiers annuels et le rapport de gestion sont présentés par le Directeur Général à la session ordinaire du Conseil d Administration qui suit la clôture de l exercice. 2) Ces documents ainsi que le rapport du Commissaire aux Comptes sont transmis aux administrateurs dans un délai de six (06) mois à compter de la date de clôture de l exercice Des résultats Article 66 : 19

20 1) Le Conseil d Administration approuve les états financiers annuels et décide de l affectation du résultat. 2) Il est pratiqué sur le bénéfice de l exercice, diminué le cas échéant des pertes antérieures, une dotation égale à un cinquième affecté à la formation d une réserve légale. Cette dotation cesse d être obligatoire sur décision du Conseil d Administration. 3) Les sommes versées par les Etats membres à titre de dotation initiale sont également affectées à la formation de cette réserve légale. 4) Une provision technique à caractère de réserve, égale à 2 % du chiffre d affaires, est constatée avant la détermination des résultats de l exercice. 5) Les conditions et les modalités d utilisation de la réserve légale et de la provision technique sont définies par le Conseil d Administration De la gestion financière Article 67 : Les règles détaillées d une gestion financière rigoureuse et efficace ainsi que les documents utilisables sont arrêtés dans le Manuel de Procédures Gestion de la trésorerie Article 68 : Le Directeur Général doit, dans le respect des orientations du Conseil d Administration, définir un système permettant de s assurer de l exhaustivité et de l exactitude des recettes de l Organisation. Article 69 : 1) Le Directeur Général ouvre les comptes bancaires nécessaires au fonctionnement de l Organisation, sur autorisation du Conseil d Administration. 2) Tous les comptes bancaires fonctionnent sous la double signature du Directeur Général et du Directeur en charge des finances. 3) Le Directeur Général désigne les personnes autorisées à signer en son nom et précise les modalités de la délégation s il y a lieu. Article 70 : 20

21 Tous les paiements de l Organisation se font par chèques ou par virements bancaires. Article 71 : Nonobstant les dispositions de l article 70, le Directeur Général peut autoriser le paiement en espèces des dépenses ci-après : - menues-dépenses ; - rémunérations et avances dues au personnel ; - régies d avance. Article 72 : Le règlement d une dépense doit être fait au véritable créancier justifiant de ses droits. Le règlement doit être suspendu lorsque : - une erreur matérielle entache les justifications ; - le doute existe sur la qualité de la personne appelée à délivrer l acquit libératoire ; - notification est faite d une opposition, d une cession de créance ou d une saisiearrêt ; - les procédures ou des instructions particulières n ont pas été observées. Article 73 : Le règlement des avances de démarrage sur contrats financés par l Organisation, est subordonné au dépôt d une caution bancaire par le fournisseur. Article 74 : Les paiements sont effectués dans la limite des disponibilités de l Organisation. Article 75 : 1) Le paiement d un titre de dépense délivré par l Ordonnateur peut faire l objet d un refus de paiement de la part du Directeur du Département des Finances lorsque le montant de ce titre excède la limite des crédits sur lesquels il doit être imputé ou s il y a omission, erreur matérielle ou irrégularité sur le titre de dépense ou sur la pièce justificative. 21

22 Dans ce cas, l Ordonnateur peut rejeter l objection soulevée par le Directeur du Département des Finances. Ce rejet adressé au Directeur du Département des Finances doit se faire par écrit et doit figurer au nombre des pièces justificatives de la dépense concernée. La réquisition a pour effet de transférer à l Ordonnateur les responsabilités du Directeur du Département des finances. Le Directeur du Département des Finances matérialise son acceptation par un cachet «VU, CERTIFIE POUR PAIEMENT». 2) Le Directeur en charge des finances annexe la réquisition aux pièces justificatives et constitue un dossier à l attention des contrôleurs. Article 76 : Les emprunts ainsi que les prêts autres que ceux accordés aux employés de l Organisation sont soumis à l approbation du Conseil d Administration qui en détermine toutes les modalités de gestion Placements financiers Article 77 : 1) Les fonds disponibles de l Organisation peuvent être placés en compte de dépôt à préavis ou à terme par le Directeur Général. Au cas où les fonds ne sont pas immédiatement requis pour décaissement, l Ordonnateur doit les placer dans des comptes bancaires porteurs d intérêts. 2) Ces fonds peuvent également être investis sous forme de titres de placement, de titres de participation ou de biens immobiliers sur autorisation du Conseil d Administration. 22

23 Il est créé un Comité de Placement qui assistera l Ordonnateur pour toutes les questions relatives au placement de ces fonds. Le Comité de Placement est composé comme suit : - le Directeur Général ou son représentant (Président) ; - le Contrôleur Financier ; - le Directeur du Département des Finances ; - le Responsable du service juridique, et - le Chef du service financier et comptable (Secrétaire). Il est notamment chargé de l analyse de : - des offres de placements transmises par les institutions bancaires et financières - l opportunité des placements au regard des paramètres financiers fournis par la Direction Générale - dossiers à soumettre à l appréciation du Conseil d Administration en matière de placement Cessions des actifs Article 78 : La liquidation de tout bien de l Organisation, qu il soit utilisable ou non, doit être approuvée par une Commission de Réforme dont le président et les membres sont désignés par l Ordonnateur. La Commission s assure que la liquidation des biens de l Organisation est conforme au présent règlement. Elle prépare des rapports qu elle transmet à l Ordonnateur, avec copie au Directeur chargé des finances et au Contrôleur financier. 23

24 Article 79 : 1) La cession des biens immobiliers et des titres de participation est soumise à l autorisation du Conseil d Administration. 2) La cession des autres actifs relève de la décision du Directeur Général lorsque leur valeur d acquisition n excède pas de F/CFA. Au-delà de ce montant, l autorisation du Conseil d Administration est requise. 3) Pour toute cession, le Directeur Général doit procéder à une publicité appropriée de manière à en obtenir le meilleur prix Des opérations des Etats membres Article 80 : 1. Au moment de son adhésion, chaque Etat est tenu de verser un droit d adhésion fixé par le Conseil d Administration. 2. Ce droit d adhésion ne peut être inférieur à la quote-part de chacun des Etats membres dans les fonds de dotation. 3. Les contributions financières initiales sont exigibles deux (02) mois à partir de la date d effet de leur adhésion. Article 81 Au moment de son retrait, chaque Etat membre peut prétendre à sa quote-part dans les fonds de dotation. Article 82 24

25 Lorsque les besoins de l Organisation l exigent, le Conseil d Administration peut décider d un dépôt en compte courant de chaque Etat membre. Ce dépôt, non rémunéré, reste la propriété des Etats. Article 83 Les opérations d augmentation et de réduction du capital sont décidées par le Conseil d Administration qui en fixe les modalités. TITRE IV - DES POUVOIRS, DES RESPONSABILITES ET DES INCOMPATIBILITES 4.1. Des pouvoirs Du Président du conseil d Administration Article 84 : Les autorisations du Président du Conseil d Administration pendant l intersession autres que celles expressément prévues dans le présent règlement, sont subordonnées à la consultation à domicile des autres administrateurs Du directeur général Article 85 : L Ordonnateur du Budget de l Organisation est responsable de la gestion du Budget. Il peut cependant déléguer ses pouvoirs au Directeur Général Adjoint ou à tout autre Responsable de département, pour l exécution du Budget et l application du présent Règlement Financier. a) L Ordonnateur effectue les opérations administratives de constatation des droits de créances de l Organisation, de liquidation et d ordonnancement des dépenses. 25

26 b) En matière de recettes, l Ordonnateur assure le recouvrement des droits de l Organisation ainsi que d autres produits à recouvrer au profit de l Organisation. Article 86 Les accords de coopération ou de représentation comportant directement ou indirectement des aspects financiers sont conclus par le Directeur Général après approbation du Conseil d Administration. Article 87 Le Directeur Général, après avoir recueilli l avis du Contrôleur Financier peut accorder des remises de dettes d un montant n excédant pas F/CFA. Au-delà de cette somme ou lorsqu il s agit de dettes d un Etat membre, la décision est prise par le Conseil d Administration. Article Toute convention à laquelle un administrateur, le Directeur Général ou le Directeur Général Adjoint est directement ou indirectement intéressé ou dans laquelle il traite avec l Organisation par personne interposée doit être soumise à l autorisation préalable du Conseil d Administration. 2. L Administrateur concerné ne prend pas part au vote. 3. Le Commissaire aux comptes présente sur ces conventions, un rapport spécial à la session ordinaire du Conseil d Administration statuant sur les comptes de l exercice. Article 89 1) La décision d exercer des poursuites en vue du recouvrement des dettes du personnel hors catégorie ayant quitté l Organisation est prise par le Conseil d Administration. 26

27 2) Dans tous les autres cas, la décision relève du Directeur Général Du Directeur Général Adjoint Article 90 : Le Directeur Général Adjoint seconde le Directeur Général dans tous les actes de gestion de l Organisation De la Direction Administrative et Financière Article 91 : Le Département des Finances est chargé de toutes les questions relatives à l exécution du budget. Le Directeur du Département des Finances effectue les opérations d encaissement des recettes et de décaissement des fonds. Le Directeur chargé des finances : - Perçoit et encaisse les produits dont le recouvrement a été régulièrement autorisé au profit de l Organisation ; - Paie les dépenses régulièrement ordonnancées par écrit par l Ordonnateur et comportant le visa du Contrôle financier ; - Assure la garde et la gestion des fonds, des valeurs et des biens de l Organisation ; - Exécute en général toutes les tâches qui pourront lui être confiées conformément au Règlement financier. Le Directeur chargé de la comptabilité est responsable de la tenue de la comptabilité de l Organisation. - Il ouvre et tient les livres comptables conformément aux principes et normes comptables en vigueur dans l Etat abritant le siège de l Organisation ; - Il classe, saisit, enregistre dans sa comptabilité toutes opérations entraînant des mouvements de valeur qui sont traitées avec des tiers ou qui sont constatées ou effectuées dans le cadre de sa gestion interne ; - Il fournit après traitement approprié de ces opérations, les redditions de comptes auxquelles l Organisation est assujettie légalement ou de par ses statuts, ainsi que les informations nécessaires aux besoins des divers utilisateurs. 27

28 De la Direction de la protection et gestion de la propriété intellectuelle Article 92 : Le Directeur de la protection est responsable des diligences nécessaires à mettre en œuvre dans son département pour la réalisation des objectifs définis en matière de recettes de l Organisation par l application stricte de la tarification adoptée par le Conseil d Administration et la gestion rigoureuse des dossiers de maintien en vigueur des titres délivrés De la Direction du développement technologique Article 93 : Le Directeur du développement technologique est responsable des diligences nécessaires à mettre en œuvre dans son département pour la réalisation des objectifs définis en matière de recettes de l Organisation par l application stricte de la tarification adoptée par le Conseil d Administration et la vulgarisation la plus large possible de la documentation technique Du Contrôleur Financier Article 94 : Le Contrôleur financier est responsable de la conduite d un contrôle indépendant conformément aux normes de contrôle généralement admises. Le Contrôleur financier examine et évalue la validité des contrôles internes et en fait rapport au Directeur Général. Le contrôleur financier procède chaque fois que de besoin à l audit opérationnel des départements et services sur instructions de l Ordonnateur à qui il rend compte des résultats de ses travaux. La vérification porte sur les éléments suivants : a) Respect des règlements : un examen des transactions financières en vue de déterminer si elles sont conformes au Règlement financier, aux Règlement et Statut du personnel, aux résolutions du Conseil d Administration et aux directives administratives publiées de temps à autre ; b) Efficacité/Coût : une évaluation de l efficacité/coût dans l utilisation des ressources financières, physiques et humaines ; c) Mise en œuvre des programmes et activités financés à partir du budget ordinaire et des ressources extra-budgétaires en vue de comparer les résultats obtenus aux objectifs fixés dans le budget-programme approuvé ; d) Sauvegarde des biens : examen des moyens de sauvegarder les biens et, le cas échéant, vérification de l existence de ces biens ; 28

29 e) Application correcte des procédures : examen par sondages de la mise en œuvre des procédures définies dans le manuel de procédures pour en relever les insuffisances d application et formuler des recommandations en vue d améliorer le fonctionnement ; f) Mise à jour du manuel de procédures : recensement au cours des contrôles, des procédures inefficaces ou dépassées et de faire des propositions de reformulation appropriée. Le Contrôleur financier et son délégataire ont accès en tout temps à tous les documents, registres et dossiers comptables de l Organisation ainsi qu à toutes les autres pièces justificatives des opérations qu ils jugent nécessaires de consulter dans l accomplissement efficace de leurs tâches. Article 95 : Le Contrôleur financier effectue des investigations spéciales sur demande de l Ordonnateur et établit un rapport sur les résultats de ses investigations. Il fait des recommandations appropriées à l Ordonnateur en vue de l amélioration des systèmes et des procédures de vérification interne. article 96 : Le Contrôleur financier soumet des rapports trimestriels, y compris un rapport sur l exécution du budget ainsi qu un rapport annuel général de ses activités à l Ordonnateur au plus tard le 31 Août. Ces rapports sont mis à la disposition du Commissaire aux comptes. Le rapport annuel sera également mis à la disposition du Conseil d Administration Des responsabilités Article 97 : L Ordonnateur, les mandataires désignés et les Directeurs de Départements, responsables de la gestion budgétaire et financière de l Organisation sont tenus personnellement et pécuniairement responsables de : - l exécution des mesures et décisions qu ils prennent dans l exercice de leurs fonctions ; - leur négligence occasionnant des pertes financières ; - les engagements qu ils auront pris au titre d un service qui ne peut être assuré avec les fonds autorisés à cet effet dans le budget, entraînant ainsi des dépassements de crédits et des pertes ; - la violation du présent Règlement financier ou d instructions administratives. Il peut leur être demandé de rembourser tout ou partie des pertes occasionnées par les mesures susmentionnées. Article 98 : Constituent entre autres des irrégularités au sein du présent Règlement : 29

30 1) L Ordonnancement d une dépense qui ne correspond à aucun service fait ni à aucun engagement pris ; 2) L exécution d une dépense sans avoir qualité à le faire ou sans avoir reçu délégation expresse à cet effet ; 3) L exécution d une dépense non prévue dans le budget de l Organisation ; 4) L Ordonnancement d une dépense sans appel à la concurrence, conformément aux dispositions pertinentes du présent règlement ; 5) L acquisition d un bien sans rapport avec les services de l Organisation ; 6) L affectation et l utilisation d un bien de l Organisation à des fins personnelles ; 7) L exécution d une dépense en dépassement de crédit autorisé ou sans crédit disponible ; 8) Le recrutement et la nomination effective à un poste d un agent lorsque le poste n est pas créé ou lorsqu il n existe pas de crédit pour le poste dans le budget ou sans autorisation de recruter ; 9) L engagement des crédits sans rapport avec leur destination initiale ; 10) Les achats effectués dans les conditions contraires aux intérêts de l Organisation ; 11) L affectation non autorisée de fonds ; 12) La non délivrance de quittances pour de l argent perçu ; 13) L exécution d un paiement sans le visa du contrôleur financier. Article 99 : Le Directeur en charge des finances ainsi que ses collaborateurs engagent leur responsabilité disciplinaire, sans préjudice à leur responsabilité pécuniaire pour les paiements faits sans avoir respecté les règles prescrites par les textes en vigueur et les instructions particulières, pour les recettes qui, par suite de négligence, ne sont pas encaissées, pour toute perte de fonds ou de valeurs et de manière générale, pour toute opération irrégulière en matière de maniement de fonds et de valeurs. 30

31 Article 100 : Le Directeur en charge de la comptabilité ainsi que ses collaborateurs engagent leur responsabilité disciplinaire, pour toute irrégularité en matière de comptabilité ayant pour effet de dissimuler la véritable situation de l Organisation, les opérations de l exercice, la situation financière ou celle du patrimoine. Article 101 : Le Directeur du Département des Finances de l Organisation ou tout agent de ce département est responsable, personnellement et pécuniairement des erreurs ou des omissions comptables constatées dans : - le recouvrement des recettes et du paiement des dépenses justifiées et autorisées ; - la conservation des fonds et valeurs ; - la gestion des fonds et des ressources disponibles ; - la conservation et la transmission des pièces justificatives. Toutefois le Directeur du Département des Finances ou tout agent du département des finances ne peut être tenu responsable, en dépit de la constatation d une erreur comptable : - s il a obéi à des instructions écrites de l Ordonnateur ; - si le contrôle financier prévu par les règlements de l Organisation ne lui permet pas de découvrir l irrégularité ; 31

32 - s il apporte la preuve qu il a fait toute diligence pour assurer le recouvrement des recettes ; - si une force majeure l a empêché d exercer le contrôle. Article 102 : Le Directeur en charge de la réception des dossiers de dépôts et de la facturation des services de l Organisation ainsi que ses collaborateurs engagent leur responsabilité disciplinaire en cas : - de perte, de dissimulation ou de falsification des dossiers de dépôts ; - de rétention de recettes ; - de sous-facturation, notamment par l omission de taxes dues par le déposant ou le non respect de la procédure applicable. Article 103 : 1. En cas d irrégularité découverte dans les écritures de l Organisation, dans le maniement des fonds, ou dans le traitement des dossiers visés aux articles 99,100,101 et 102 ci-dessus, le Directeur Général peut suspendre l agent concerné de ses fonctions jusqu à l aboutissement de la procédure disciplinaire 2. Pendant toute la période de suspension le salaire de l agent en cause est également suspendu. Article 104 : Le Contrôleur Financier engage sa responsabilité disciplinaire lorsque : 32

33 1. le visa prévu à l article 37 est donné sans se conformer aux dispositions du présent Règlement Financier, du manuel de procédures ou de toute instruction particulière du Conseil d Administration; 2. le programme annuel de travail prévu à l article 110 n est pas exécuté ; 3. les diligences minimales ne sont pas mises en œuvre lors des contrôles prévus à l article 110 ou lorsque des faits ou des faiblesses significatives relevées à l issue des contrôles sont dissimulés. Article 105 : Si au cours de la vérification des comptes de l Organisation, le Contrôleur financier constate une quelconque irrégularité, il adresse un rapport intérimaire d inspection à l Ordonnateur et à l agent désigné dans lequel il demande que lui soient fournies des explications et des informations devant lui permettre de procéder à des investigations de vérification approfondies et de tirer les conclusions appropriées afin de confirmer l irrégularité. a) Le Contrôleur financier peut solliciter auprès de l Ordonnateur des informations et des explications écrites en vue de la confirmation d une irrégularité constatée ; b) Les irrégularités dûment constatées par le Contrôleur Financier font l objet d un rapport adressé au Conseil d Administration Des incompatibilités Article 106 : Il est interdit aux administrateurs, au Directeur Général et au Directeur Général Adjoint ainsi qu à leurs conjoints, ascendants ou descendants et aux autres personnels interposés de faire cautionner ou avaliser par l Organisation leurs engagements envers les tiers. Article 107 : Les fonctions d Ordonnateur, de Directeur du Département des Finances et de contrôleur financier ne peuvent faire l objet de cumul. 33

34 TITRE V - DU CONTROLE 5.1. Du contrôle interne Article 108 : Le Contrôleur Financier : 1) suit le recouvrement des recettes de l Organisation 2) vérifie la conformité des engagements de dépenses avec les dotations budgétaires et les textes en vigueur ; 3) vérifie la conformité des transactions financières avec les textes en vigueur et les instructions y relatives. 4) contrôle la fiabilité et l intégrité des documents comptables, financiers, opérationnels et administratifs ; 5) contrôle l existence, la sécurité et l utilisation des biens et des avoirs de l Organisation ; 6) donne son avis sur toute mesure envisagée dans le domaine budgétaire, financier et du contrôle interne et évalue son efficacité et ses conséquences ; 7) procède à l audit des activités de l Organisation sous leurs aspects financiers, opérationnels et administratifs et formule des observations et des recommandations à l endroit du Directeur Général pour l amélioration des systèmes et procédures de contrôle interne et l accroissement de l efficacité opérationnelle ; 34