Kit de déploiement cahier 6 publication sur les portails préconisations Version 3.01 du 16 septembre 2013

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1 Kit de déploiement cahier 6 publication sur les portails préconisations Version 3.01 du 16 septembre 2013 Délégation académique au numérique Rectorat de Nantes

2 Sommaire Sommaire... 2 Introduction... 4 Les kits de déploiement... 4 Leur actualisation... 4 Destinataires et propositions... 4 Organisation générale de la publication... 5 Des préoccupations éditoriales déterminantes... 5 Repères juridiques pour les sites d établissement... 6 Mentions légales... 6 Droits et devoirs... 6 Références... 7 Mentions légales des portails e-lyco... 7 Charte d utilisation des portails e-lyco... 7 Droits et obligations des fonctionnaires... 7 Droit d auteur... 7 Exception pédagogique au droit d auteur... 7 En pratique : guides spécifiques... 7 Légamédia... 7 CNIL... 7 Autorisations... 7 Assistance... 7 Fiche de poste 4 - webmestre e-lyco*... 8 Différentes orientations éditoriales... 9 Le contenu de la partie publique... 9 Rendre accessible l information Les rubriques Comment placer une rubrique à la racine du site Comment modifier l'ordre d'affichage des rubriques de niveau Comment définir l ordre des sous-rubriques

3 Afficher des informations communes sur toutes les pages d une même rubrique Comment créer ou modifier un encadré de rubrique Les différents types de publications Organiser les articles (pages) dans les rubriques Accéder au contenu en utilisant les listes d objets Créer des listes d objets Mettre en forme l information Mise en page Les zones de justification Structurer la mise en page Des éléments types possibles Edition d un article ou d une page Les enrichissements typographiques, leur donner du sens Améliorer la lisibilité Intégrer des médias

4 Introduction Les kits de déploiement Ce document participe d un ensemble de publications, les kits de déploiement. A ce jour, 6 cahiers sont diffusés et portent sur : Cahier 1 : Recueil des pré-requis. Il est destiné à accompagner les établissements dans le recueil des pré-requis nécessaires à l ouverture du portail Cahier 2 : Ouverture du portail. Il détaille toutes les opérations à mettre en œuvre pour activer le portail d établissement. Cahier 3 : e-lyco dans la vie de l établissement. Il apporte quelques éléments de réflexion permettant au chef d établissement de favoriser le démarrage des usages. Cahier 4 : Annexe technique : Elle recense toutes les fiches techniques (paramétrage des connecteurs, importation de l emploi du temps ). Elle est disponible uniquement en ligne à partir de la rubrique «aide en ligne» du portail central e-lyco ( Attention, cette rubrique n est accessible que par les utilisateurs authentifiés. Cahier 5 : Organisation du changement d année scolaire. A la fin de l'année scolaire et au début de l'année suivante, des opérations sont à effectuer pour préparer l'ent au changement d année. Ces opérations sont à effectuer par les administrateurs d établissement et le rectorat. Cahier 6 : Aide à la publication sur les portails. Leur actualisation Tous ces documents sont réactualisés régulièrement. Il est donc essentiel de vérifier régulièrement s il n existe pas une version plus récente. Chaque version est numérotée et datée en première page. Destinataires et propositions Le cahier 6, aide à la publication, apporte quelques pistes sur le contenu de la partie grand public, son organisation, quelques recommandations et aides. Il est plus particulièrement destiné au Chef d établissement, au Webmestre et au Comité de pilotage e-lyco. Il peut cependant être plus largement diffusé, chaque usager pouvant y puiser des informations utiles. Afin d en renforcer la pertinence, chaque utilisateur est invité à nous communiquer directement ses remarques et suggestions (en précisant l objet) à : 4 e-lyco@ac-nantes.fr

5 Organisation générale de la publication Des préoccupations éditoriales déterminantes En tant que responsable juridique de la publication, le chef d'établissement joue un rôle fondamental, en particulier en ce qui concerne les contenus et leur répartition entre partie publique (en accès tout public) et partie privée (en accès après identification) du portail. Le comité de pilotage l aide dans ce découpage, mis en œuvre par le webmestre, l administrateur e- lyco et toute personne impliquée dans la contribution. Le choix des rubriques, des pages d accueil, la répartition des rôles (gestionnaires, modérateurs, rédacteurs, etc.) font partie des attributions du comité de pilotage. Dans le cadre de cette cellule, une réflexion sur les contenus éditoriaux et sur la cohérence graphique est essentielle. 5

6 Repères juridiques pour les sites d établissement Mentions légales Le portail d établissement e-lyco fait partie d une fédération de portails à l échelle de l académie. Les mentions légales du portail central interétablissement sont les mêmes pour tous les portails d établissement, de même que la charte d utilisation. Toute publication sur un portail d établissement devra donc être conforme aux deux documents en lien ci-dessous, qui définissent les responsabilités, les droits et les devoirs des différents utilisateurs. Ces deux documents sont à faire connaître à tout contributeur potentiel dans e-lyco. En complément des mentions légales partagées par tous les portails, le portail d établissement doit faire apparaître obligatoirement les informations suivantes : - le nom de l établissement et son adresse postale - l adresse électronique de contact - le nom du directeur de la publication - le nom du responsable de la rédaction : le chef d établissement ou une personne désignée par lui (webmestre) - l adresse électronique du webmestre. Droits et devoirs La mise en ligne des sites internet d établissement obéit aux instructions du BOEN du 22 mars 1990 : «Les services de l Éducation nationale doivent diffuser des données pédagogiques professionnelles ou informatives liées au service public de l Éducation.» Le responsable du portail d établissement (le chef d établissement) veille à ce que toute publication dans la partie publique ou privée de son portail respecte les obligations suivantes : - respect de l ensemble des obligations qui s imposent aux agents de l État - respect du principe de neutralité du service public : non discrimination, neutralité religieuse et neutralité politique, neutralité commerciale - respect des informations nominatives - respect de la propriété intellectuelle et du droit d auteur pour les textes, les images, la vidéo et le son (droit moral, patrimonial, de diffusion) - respect des personnes et de leur droit à l image - interdiction d utiliser les services ou les espaces comme support d activités à but lucratif ou de nature à porter atteinte à la libre concurrence - interdiction de diffusion d'informations non vérifiées ou présentant un caractère délictuel Il est impossible de détailler davantage toutes ces obligations dans ce cahier ; nous invitons donc les webmestres à consulter les sites de référence cités ci-après pour se constituer une culture juridique, et à se reporter aux guides de Légamédia pour traiter les problèmes concrets ainsi qu aux différents modèles de demandes d autorisation pour la publication de données sensibles. 6

7 Références Mentions légales des portails e-lyco Charte d utilisation des portails e-lyco Droits et obligations des fonctionnaires Droit d auteur Pour comprendre le droit d auteur : Fiches techniques du ministère de la culture et de la communication Exception pédagogique au droit d auteur Des accords sectoriels prévus par la loi DAVDSI de 2006 ont mis en place des exceptions au droit d auteur à des fins pédagogiques ou de recherche : Ces accords ont été reconduits en février 2011 : Assistance En pratique : guides spécifiques Légamédia Le Ministère de l Éducation Nationale met à disposition sur Educnet dans sa rubrique Légamédia des guides pratiques pour l utilisation d Internet en milieu scolaire. La Légathèque est un espace d'information et de sensibilisation juridique conçu spécialement pour la communauté éducative. Une page spécifique est consacrée à l édition et la publication et sur internet : Une foire aux questions est aussi disponible : CNIL La Commission Nationale Informatiques et Liberté a publié récemment un guide pour l'enseignement du second degré : enseignement.pdf Ce guide s'adresse aux chefs d établissement du second degré et rappelle les principales règles à respecter lors de la création de fichiers ou de dispositifs de surveillance. Autorisations La publication de liens hypertexte, de photographies (de personnes majeures ou mineures), d œuvres originales (partielles ou en totalité) peut se faire avec l autorisation des personnes concernées. Des modèles sont disponibles à cette adresse : Pour toute question liée à la publication et d ordre juridique, il est possible en dernier recours de nous adresser un courrier à l adresse suivante : ctice@ac-nantes.fr 7

8 Fiche de poste 4 - webmestre e-lyco* Un rôle de gestion éditoriale auprès du Chef d établissement Le webmestre e-lyco est le responsable de l espace de publication de l établissement. En effet, sous la responsabilité du chef d établissement et du comité de pilotage, il est chargé de la mise en ligne des informations de la partie publique du portail (ou plus fréquemment de coordonner la publication). Le webmestre est un membre de l établissement qui doit posséder une bonne maîtrise de l ENT e-lyco, tant du point de vue des grands principes de fonctionnement que dans l utilisation des différents outils et services qu il propose. Si l établissement possédait un site Internet avant l arrivée d e-lyco, le comité de pilotage étudie les modalités de la nécessaire mutation des contenus. Le webmestre est chargé de la mise en œuvre du processus. Des droits étendus, une mission dans la durée Le webmestre bénéficie d une délégation de droits de la part de l administrateur, avec lequel il travaille en étroite relation. Il travaille en étroite collaboration avec le chef d établissement, le comité de pilotage et le comité local des utilisateurs. Il veille à la cohérence éditoriale : respect de la mise en page, respect de la charte graphique. Il s assure auprès de ses collègues du respect de la Propriété Intellectuelle. La gestion éditoriale d un site Internet est un processus qui s inscrit dans la durée. Le webmestre est le garant de cette continuité. Qui peut devenir webmestre e-lyco? Le chef d établissement nomme le webmestre parmi les membres de l établissement, qu il soit enseignant ou non. On privilégiera une personne possédant une culture numérique, apte à motiver les équipes et désireuse de s impliquer dans un projet à long terme. * Cette fonction n est pas nouvelle, de nombreux établissements disposent d un site. Mais il est nécessaire de repenser cette mission dans le cadre du projet e-lyco 8

9 Différentes orientations éditoriales Chaque portail dispose d une adresse Internet et de plusieurs alias (à préciser). Il est constitué d une partie visible du grand public (le site web), vitrine et outil de communication sur la vie de l établissement et d une partie «réservée», accessible après identification, différente pour chaque «profil» d usager. Le portail d établissement est sous la responsabilité juridique et éditoriale du chef d établissement. Un Comité de pilotage en définit la ligne éditoriale. Un webmestre assure la cohérence de la publication. Le contenu de la partie publique Tous les établissements n ont pas la même expérience en termes de publication web ; certains ont déjà élaboré de véritables stratégies de publication, s appuyant sur un existant dynamique. Ils illustreront nos propos. Une visite de portails d e-lyco révèle une présentation des contenus autour de deux axes : la présentation de l établissement à proprement parler et la communication d actualités. Dans certains cas l accent est plus particulièrement mis sur l un des deux axes. Les pages d accueil sont particulièrement révélatrices de ces politiques. Si le portail du Lycée Bergson propose d emblée une série d actualités choisies et des liens vers l agenda du lycée, celui du lycée Vial met en avant la présentation de l établissement, un zoom sur un évènement ou une thématique particulière, un lien vers la rubrique contenant toutes les actualités visant le grand public. Les deux pages d accueil comportent l adresse et le contact du lycée. D autres formules sont bien entendu envisageables. 9

10 Rendre accessible l information Les rubriques L adresse internet ouvre par défaut la page d accueil de la rubrique «Etablissement». Bien que l on puisse modifier cette page ou renommer la rubrique qui la contient, il ne faut surtout pas la supprimer sous peine de rendre le site inaccessible. Les publications sont regroupées en rubriques, accessibles par le bandeau de navigation (à gauche). Il appartient à chaque établissement de définir l architecture du rubriquage. Une réflexion est à mener par le groupe de pilotage car de cette découle la répartition des contributeurs et celle de leurs droits associés. Il est judicieux d optimiser le rubriquage : ne pas trop diversifier les rubriques, pour faciliter la navigation et éviter ainsi la multiplication des pages de têtes de rubriques, autant de pages à construire et faire «vivre». lycée Vial lycée Bergson Pour l ENT du lycée Vial, la rubrique Etablissement a été renommée ACCUEIL. Elle ne contient pas de sous-rubrique, cela permet de condenser le menu de navigation lorsque l on accède au site. 10

11 Comment placer une rubrique à la racine du site Nous souhaitons par exemple créer une rubrique actualités, au même niveau que la rubrique Etablissement, donc à la racine du site. Le créateur de la rubrique doit avoir des droits de gestionnaire sur l espace public. Sélectionner la rubrique Etablissement Dans le menu de la trousse à outils, la commande Créer une sous-rubrique ouvre la fenêtre permettant de créer la nouvelle rubrique Renseigner le champ Nom Le champ Rubrique mère : la croix permet d effacer le contenu (ici Etablissement) ; un contenu vide correspond à la racine du site. Selon les droits, cette opération est aussi possible en mode modification d une sous-rubrique déjà créée. Les permettent de parcourir l arborescence du site pour déplacer la rubrique. 11

12 Comment modifier l'ordre d'affichage des rubriques de niveau 1 L'onglet "Tri" est accessible lors de la modification d'une rubrique de premier niveau ; le glisser-déposer dans cet onglet permet de modifier l'ordre d'affichage. Après avoir sélectionné une rubrique de niveau 1, la commande Modifier la rubrique accessible par la trousse à outils permet d ouvrir la fenêtre de paramétrage de la rubrique. En cliquant sur l'onglet "Tri", on peut modifier l ordre de la liste : 12

13 Comment définir l ordre des sous-rubriques L onglet sous-rubrique permet de réordonner les sous-rubriques en les déplaçant directement verticalement dans la fenêtre. 13 "Tri Alphabétique" permet le classement par ordre alphabétique des sous rubriques. NB : Lorsqu on définit un site comme page d'accueil, il semble impossible de modifier la rubrique : en effet, lors de la navigation, la bascule vers le site est automatique. La solution? modifier la rubrique-mère (commande Modifier la rubrique dans la trousse à outils) et ouvrir l onglet "Sous-rubriques". S il s agit d une rubrique de premier niveau, ouvrir la trousse d une autre rubrique de même niveau, puis sélectionner "Modifier la rubrique" et sélectionner l onglet "Tri". L accès aux modifications est alors possible.

14 Afficher des informations communes sur toutes les pages d une même rubrique L utilisation de l encadré de rubrique permet de placer dans une colonne à droite des informations présentes sur tous les contenus de la rubrique. L encadré d une rubrique-mère ne s'affiche pas dans ses sous-rubriques. Comment créer ou modifier un encadré de rubrique Après avoir sélectionné la rubrique où l on souhaite insérer l encadré, la commande Modifier la rubrique accessible par la trousse à outils permet d ouvrir la fenêtre de paramétrage de la rubrique. Dans l onglet Informations générales, la zone de saisie Encadré permet de placer un contenu, qui sera présent sur toutes les pages de la rubrique, dans une colonne sur la droite de la page. 14

15 Page avec encadré. Les différents types de publications Il existe quatre objets différents l'évènement issu de l'agenda les sujets de forum et leurs commentaires les pages d'accueil pour les rubriques les pages ou articles pour le contenu éditorial des rubriques (page devenant article si le blog est activé). 15

16 Organiser les articles (pages) dans les rubriques Pour organiser les articles (pages) selon des thématiques précises, on peut être tenté dans un premier temps de créer une sous-rubrique par thèmes. Ce sous-rubricage n est pas nécessaire : e-lyco permet en effet de créer dans les rubriques des catégories auxquelles on peut rattacher les articles, ce qui évite la création de sous-rubriques. On trouve cette fonctionnalité dans l'onglet service. 16

17 Lors de la création ou la modification d'une page ou d'un article, on pourra rattacher cette publication aux catégories de la rubrique. Accéder au contenu en utilisant les listes d objets 17 L utilisation de la liste d objets permet de créer une série de liens ordonnés en liste vers des contenus selon la nature des objets (article, forum, événement). Les listes peuvent être dynamiques (mise à jour automatique avec classement du plus récent au plus ancien) ou personnalisées (les liens affichés sont choisis, on sélectionne manuellement le contenu de la liste, avec par exemple un motclé précis du titre). Les listes permettent l accès aux pages ou articles par catégories : par exemple, pour une série de pages attachées à la catégorie «dessin», il est possible de créer une liste ne donnant accès qu aux pages de cette catégorie. Elles permettent aussi d ordonner ces publications de la plus récente à la plus ancienne ou alphabétiquement. Enfin, grâce à ces listes, on peut avoir avoir accès aux publications d'une rubrique différente avec les mêmes possibilités.

18 Pour peu qu elles soient placées dans l'encadré de rubrique, ces listes deviennent présentes sur toutes les publications de la rubrique en offrant des accès constants à des informations choisies. Créer des listes d objets - Modifier l'article, la page, ou l'encadré de rubrique où l'on souhaite positionner la liste d'objets - Dans la boîte à outils de la zone de saisie, cliquer sur l outil Liste d objets 18

19 19 Pour les articles, le choix de la catégorie et du type d'affichage est possible

20 Après validation de l'insertion de la liste contenus, l'icone représentant une liste d'objet est insérée : Un clic gauche sur l'icone permet de paramétrer de nouveau le contenu de la liste. Après validation de la modification de rubrique, la liste de résultats est placée dans l'encadré. Dans l'exemple ci-dessous, la liste permet d'accéder aux derniers articles publiés dans la rubrique "carré d'art 01". Le format d'affichage choisi est "Simple", mieux adapté aux contraintes de l'encadré. 20

21 21 On peut souhaiter un affichage plus riche. Ainsi ci-dessous, avec le format d'affichage "Blog", la liste insérée dans la zone contenu d'une page permet de faire remonter les derniers articles de la rubrique "carré d'art 01"

22 Pour que n'apparaisse qu'un partie de l'article sous forme d'accroche, une balise "Lire la suite" a été insérée lors de l'édition des articles. "Lire la suite" est symbolisé après insertion dans la "zone contenu" de l'article par un trait pointillé rouge. 22

23 Mettre en forme l information Mise en page Les zones de justification E-lyco propose deux largeurs de justification différentes : Avec un encadré de rubrique ou l activation du mode blog ou/et l adjonction d un fichier à un article, la largeur de justification est de 534 pixels ; la zone encadré est de 194 pixels. Sans la zone encadré, la justification est de 758 pixels. Une justification moins importante apporte plus d aisance pour la lecture du texte, mais constitue une limite lorsque l on souhaite placer de grandes images : si la largeur de ces dernières dépasse les dimensions prévues, un ascenseur horizontal apparaît, le contenu est alors tronqué. 23

24 Structurer la mise en page Des éléments-types possibles La présence d éléments-types au fil des pages constitue pour l internaute de précieux repères visuels. La qualité éditoriale y trouve son compte, tant au niveau de la mise en forme que dans la construction même du contenu. Ainsi si l on regarde les publications grand public du portail central e-lyco.fr, on observe qu elles fonctionnent généralement sur un même principe : Un en-tête constitué d une vignette, toujours de même dimension, suivie d une accroche en italique et d un filet horizontal. Pour le contenu, les titres et sous-titres sont toujours de la même couleur, précédés d une puce graphique ; le texte commence en général par une lettrine (image). Les mises en évidence de zones texte particulières se font par un fond coloré toujours identique. Une seule police de caractères est utilisée. Au-delà d une certaine sobriété voulue, ces éléments offrent une identité visuelle simple, qui permet de qualifier l information. Dans l illustration de droite, l utilisation d un tableau a permis de structurer la mise en page en différentes zones. 24

25 Edition d un article ou d une page L aide en ligne (en mode connecté) fournit les différentes fonctionnalités disponibles : L utilisation des tableaux est aujourd hui l alternative la plus simple si l on souhaite structurer la mise en page avec des blocs ou des colonnes. Grâce aux fonctions contextuelles (clic droit en mode édition sur les cellules d un tableau) la fusion, le fractionnement, le dimensionnement et le paramétrage des cellules permettent de diviser la page en zones autonomes, offrant la possibilité de définir des zones colorées pour différencier ou/et mettre en avant des informations. 25

26 Diviser un article utilisation du lire la suite Comme nous l avons vu précédemment, lors de l édition d un article, la fonction «lire la suite» permet de définir un en-tête affiché sur la page d accueil du service blog. Le lien sur le titre et/ou «lire la suite» ouvre l article de blog. Pour des raisons de cohérence éditoriale, il est souhaitable d harmoniser les en-têtes (cf. pages précédentes). page suivante Pour éviter les pages trop longues verticalement, la fonction «page suivante» permet de segmenter le contenu en plusieurs pages. Les enrichissements typographiques, leur donner du sens Le gras - pour les titres de chapitre, section... - pour attirer l'œil, notamment pour indiquer la structuration d'un texte (titres de chapitres, de section, sous-section...) - comme marqueur dans une lecture de recherche L italique - pour marquer les différences : mots étrangers, emphase (mise en évidence), - pour les noms d'œuvres (dont les titres de livres et de revues dans les références bibliographiques) Le souligné - à éviter, pour ne pas créer de confusion avec le soulignement des liens hypertexte. Les accents - capitales à accentuer, car en français, l'accent a pleine valeur orthographique La majuscule - pour la lettre initiale d'une phrase ou d'un nom propre La capitale relève d un choix de composition typographique Les titres dans le corps du texte - en général, titres en gras ; ne pas souligner le gras - taille des caractères d'autant plus grande que le titre est à un niveau plus haut (par exemple un titre de chapitre en corps 18, un titre de section en corps 14, un titre de sous-section en corps 12, le texte courant en corps 10) Les titres d'ouvrages - titres des livres écrits en italique - guillemets employés pour les titres d'articles ou pour les sections d'un livre - dans les bibliographies, l'article initial ne fait pas partie du titre 26

27 Un espace après - point, virgule, point de suspension Améliorer la lisibilité Un espace avant et après - point d'interrogation, point d'exclamation, point-virgule, deux-points, guillemets, parenthèses ou crochets, tiret - apostrophes et traits d'union ni précédés ni suivis de blanc. Les polices de caractères Il existe différentes familles de police de caractères, notamment celles à empâtement (le Times par exemple) et celles sans. Si la première favorise la lisibilité du document papier, elle offre une rapidité de lecture plus importante lorsque l on réduit le corps (la taille) du caractère mais se révèle plus difficile à lire sur un écran. Nous conseillons l usage de l Arial ou du Verdana. Les couleurs Il est important d associer les couleurs par niveaux de texte : les sous-titres, par exemple, auront toujours la même couleur. Par ailleurs il faut faire attention à bien différencier les couleurs utilisées de celle par défaut des liens. Les formats de paragraphe Un texte justifié génère des pavés de texte dont les alignements apportent des alignements structurants. Cependant le langage html n offre pas la possibilité de créer les césures dans le texte, ce qui provoque dans ce cas des lézardes et des blancs inégaux entre les mots, qui rendent difficile la lecture des pages web. Intégrer des médias Les formats L éditeur de la zone de contenu permet d intégrer différents médias avec des lecteurs embarqués : type format image png, jpg, gif animation swf vidéo flv son mp3 27

28 Les images Le travail préalable des images L éditeur peut redimensionner les images mais il est préférable d utiliser un logiciel pour préalablement les retravailler (redimensionner) avant enregistrement au format voulu pour intégration dans la mise en page. Pour rappel, si l on souhaite qu une image occupe un tiers de la zone de justification sans encadré, elle devra avoir une justification de 256 pixels. Il existe des logiciels gratuits simples tel XnView tout à fait adaptés à ce type d opération. L intégration des images Lors de l intégration d une image, il est nécessaire de renseigner les champs titre et description. : de cette façon, le texte contenu dans les champs sera transcrit de façon audible par des outils d accessibilité (lecteur d écran avec synthèse vocale) pour des personnes ayant des déficiences visuelles. Le menu contextuel (clic droit sur l image) permet à posteriori de renseigner ces champs si l on a omis de le faire. 28