Microsoft Excel (tableur électronique)

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1 Microsoft Excel (tableur électronique) Excel est un programme de type "tableur". L'objet de ce type de programmes est de permettre à l'utilisateur d'avoir accès à la puissance de calcul de l'ordinateur de manière souple et versatile. Une utilisation typique d'un tableur consiste à programmer (de manière très simple) des formules reliant différentes constantes et paramètres, et ensuite à modifier ces derniers de manière à voir la manière dont l'expression composée varie. 1. Espace de travail de Microsoft Excel Un fichier Excel est comme un classeur rangé dans une armoire (votre disque dur par exemple). Ce classeur contient des feuilles (3 par défaut ajout et suppression de feuilles possibles). Tout comme dans un support papier classique, les feuilles peuvent être supprimées, déplacées, renommées, Chaque feuille du classeur est nommée par un onglet (Feuil1, Feuil2 et Feuil3 par défaut). Les lettres de colonnes vont de A à IV (après la colonne Z, vient la colonne AA, après AZ vient AB et ainsi de suite). Les numéros de ligne vont de 1 à Astuce : si les en-têtes de colonne sont des numéros, vous pouvez modifier cet affichage en cliquant sur le menu OUTILS Options onglet Général (Paramètres) : désactivez la case à cocher Style de référence L1C1. Chaque cellule est donc définie d abord par son index de colonne (par exemple, B) suivi de son index de ligne (par exemple, 11) la référence de la cellule sera B11. La cellule sélectionnée par une bordure noire épaisse s appelle la cellule active. Si une plage est sélectionnée (càd. plusieurs cellules à la fois), la cellule active est celle du coin supérieur gauche de la plage. La référence de cette cellule active (ou le nom qui lui aura été attribué (menu INSERTION Nom Définir )) apparaît dans la partie gauche de la barre de formule, sous forme de liste déroulante. Prof. P. Leroy F. Farnir L. Massart 1/8

2 Dans la grille de la feuille de calcul, la forme du pointeur est un gros signe «+» blanc. Sur les barres de menus et d outils, le pointeur reprend sa forme habituelle. Sur la barre de formule, le pointeur prend la forme d un «I» pour l insertion de données Des «scrolling bars» ou «ascenseurs» vertical et horizontal permettent de se déplacer dans la feuille de calcul Les barres d outils et autres barres d état Le graphique des barres comporte ici 5 étages, du plus élevé au plus bas, on observe : La barre de titre : comporte les noms de l application et du classeur sur lesquels vous travaillez. A droite, les boutons Réduire, Restaurer en bas et Fermer relatifs à l application sont présents. La barre de menus d'excel permet d'accéder à une grande partie des possibilités du programme. Celles-ci sont regroupées par thème, afin de faciliter le travail de recherche. Les différents menus sont présentés succinctement, seules les caractéristiques essentielles étant détaillées, la composition de chacun d eux peut être personnalisée. - Fichier (= File) : permet de gérer les documents comme un ensemble. Ainsi, il permet de "créer un nouveau document", d'"ouvrir un document existant", "de fermer le document en cours", de "sauver le document", "de l'imprimer", et également de "Quitter MS Excel". - Edition (= Edit) : permet de réaliser les "Copier-Coller" et les "Couper-Coller", bien qu'il ne soit pas le moyen le plus performant de les réaliser. Il permet aussi de supprimer des cellules de la feuille, en décalant les cellules restantes et en adaptant les formules au besoin. Il permet également d'effectuer des recherches de chaînes de caractères dans la feuille. - Affichage (= View) : permet de configurer la vue que l'on désire de l'application: comment la grille doit apparaître, quelles barres d'outils doivent être visibles, afficher les en-têtes et les pieds de page, - Insertion (= Insert) : permet l'insertion de toutes une série d'objets dans la feuille. En particulier, il permet d'insérer des cellules, des lignes et des colonnes. Il permet également d'insérer un graphique sur la feuille ou une fonction dans une cellule, à partir d une liste, et d en définir ensuite les arguments de manière interactive. - Format (= Format) : autorise toute une série de formatage des cellules, lignes, colonnes, ainsi que l application de styles. - Outils (= Tools) : permet d accéder aux options du programme, aux macros, aux utilitaires d analyses ou au solveur. La correction de l orthographe passe aussi par ce menu. - Données (= Data) : permet de gérer les données de la feuille en les triant notamment. Gère aussi les données externes. - Fenêtre (= Window) : permet de passer d'une vue d'un document à une autre, ou encore de passer d'un document à un autre lorsque plusieurs documents sont ouverts simultanément. Prof. P. Leroy F. Farnir L. Massart 2/8

3 -? [Aide] (= Help) : index d aide sur Microsoft Excel. Très utile étant donné l étendue de possibilités du programme. Astuce : les menus sont des menus adaptatifs dans les dernières versions d Excel, ils apparaissent avec un nombre limité de commandes (les plus utilisées ou récemment utilisées), après quelques secondes ou en cliquant sur la double flèche vers le bas, le menu se développe alors dans sa totalité. Les deux barres d outils par défaut sont ensuite affichées (barre d outils standard et barre d outils mise en forme). Il existe une grande quantité de barres d outils, vous pouvez les afficher en cliquant-droit sur celles-ci et en sélectionnant les barres souhaitées. Chaque barre d outils peut être personnalisée (ajout ou suppression de boutons). A chaque bouton est affecté une opération (par exemple, raccourci d une commande de la barre de menus, activation d une macro, ). La barre de formule contient à gauche une liste déroulante donnant le nom ou la référence de la cellule active et à droite une zone d insertion de formule ou de fonction (affichage et possibilité de modification de la formule de la cellule active). En bas de l écran se trouve les onglets du classeur ainsi que les boutons de navigations dans ces feuilles. En-dessous de ceux-ci la barre d état indique le statut dans lequel se trouve le programme (Prêt à calculer, en calcul, en cours de sauvegarde, en cours d enregistrement, ouverture d un fichier, ) 1.2. Principe de base de la gestion de fichiers Les fichiers se créent, s ouvrent et s enregistrent de la même manière que dans les autres environnements Windows. Ces commandes sont accessibles via le menu Fichier ou via les icônes Vous pouvez, en passant par le menu Fichier Nouveau choisir des modèles de documents en fonction de vos besoins. Des modèles peuvent aussi être téléchargés sur internet. Les règles d attribution des noms de fichiers restent d actualité, à savoir : - Maximum 218 caractères - N importe quelle combinaison de caractères alphanumériques, d espaces et de caractères spéciaux, à l exception de / \ < > * et des caractères de ponctuation (?,. ; :) - Windows ne tient pas compte des majuscules et des minuscules L extension des fichiers Excel est.xls. Prof. P. Leroy F. Farnir L. Massart 3/8

4 2. Utilisation d une feuille de calcul 2.1. Déplacements ZONE = cellule seule ou plage de cellules encadrée par des cellules vides ou des entêtes de colonne et de ligne. Les déplacements entre les différentes zones d une feuille de calcul se réalise avec la combinaison de la touche CTRL et des flèches de déplacements. Ces déplacements peuvent aussi se réaliser avec la souris, on double-clique sur le bord de la cellule active (le pointeur en croix adopte alors la forme d une flèche). Le bord choisi détermine le sens de la sélection. Codes du mode clavier : F8 Le mode sélection étendue permet d étendre la sélection active au clavier (= bouton gauche souris maintenu enfoncé) MAJ + F8 Le mode ajout permet d ajouter des cellules à la sélection active à l aide du clavier DEF (SCROLL LOCK) Le mode défilement permet aux touches Page Up, Page Down et de direction de déplacer la partie affichée de la fenêtre sans changer de cellule active FIN (END) Le mode fin en combinaison avec les touches de direction permet de déplacer la cellule active vers le bord de la zone ou vers la dernière cellule de la feuille HOME Atteint la première cellule de la ligne en cours CTRL + HOME Atteint la cellule A1 CTRL + END Atteint la dernière cellule de la zone active SCROLL LOCK + HOME Atteint la première cellule de la fenêtre active SCROLL LOCK + END Atteint la dernière cellule de la fenêtre active 2.2. Sélections La sélection est la première étape nécessaire avant toute intervention sur une cellule ou une plage de cellules. La cellule sélectionnée est ainsi active et prête à être modifiée. Son nom apparaît dans la zone «NOM» à gauche de la barre de formule. Techniques de sélection Plage de cellules : - faire glisser la souris bouton gauche enfoncé - cliquer sur la cellule du coin supérieur gauche, maintenir MAJ enfoncée et puis cliquer sur la cellule du coin inférieur droit - à partir de la cellule active, maintenir MAJ enfoncée et se déplacer avec les flèches de navigation du clavier N.B. : Si vous devez sélectionner de grandes plages de cellules (au delà des bordures de la fenêtre), utilisez la fonction ZOOM ou le fractionnement de la fenêtre. Colonnes ou lignes : - à partir de la cellule active ou de la plage de cellules, cliquer sur CRTL+ESPACE (colonne) ou MAJ+ESPACE (ligne) - cliquer sur l en-tête de colonne ou de ligne Prof. P. Leroy F. Farnir L. Massart 4/8

5 Toute la feuille : - CTRL+MAJ+ESPACE - cliquer dans l angle supérieur gauche de la fenêtre de la feuille (à l intersection des en-têtes de colonne et de ligne) Zones : - Maintenir la touche CTRL enfoncée tout en cliquant sur les cellules ou sélectionnant les plages avec la souris. Sélections spéciales : via le menu Edition Atteindre puis cliquer sur le bouton Cellules Remarque : Vous pouvez aussi nommer des zones en sélectionnant la zone puis menu Insertion Nom Définir. Ainsi, la zone nommée peut être rapidement sélectionnée via la zone de nom à gauche de la barre de formule Saisie des valeurs Deux types d entrées dans les cellules : les constantes (valeurs numériques, de texte et date/heure, plus deux types spéciaux, les valeurs logiques et d erreur) et les formules. Vous pouvez effectuer une entrée après sélection de la cellule soit directement soit en cliquant sur la barre de formule. L entrée peut être validée par le bouton de la barre de formule ou par le clavier (ENTREE (ou pour choisir le sens du déplacement de la cellule active après validation : MAJ+ENTREE, TAB et MAJ+TAB)). Par défaut, les entrées numériques s alignent à droite dans la cellule et les chaînes de caractères alphanumériques s alignent à gauche. Pour créer une entrée de texte composée entièrement de nombres, il faut la faire précéder d un préfixe d alignement, à savoir. Par exemple, ou alors la rentrer comme formule = "01234". Si vous entrez directement 01234, Excel prend l'entrée comme numérique et ignore le zéro. Pour modifier une entrée, il faut accéder au mode modification : Avec la souris, en double-cliquant sur la cellule à modifier et placer le point d'insertion à l'emplacement de l'erreur. Avec le clavier, en appuyant sur F2 après sélection de la cellule à modifier. Les touches de direction positionnent alors le point d'insertion. Vous pouvez sélectionner plusieurs caractères à modifier en maintenant la touche MAJ enfoncée. Pour effacer ou remplacer tout le contenu de la cellule, sélectionnez-là et tapez votre nouvelle entrée ou appuyez sur DELETE. Pour annuler une entrée, une modification ou un effacement, utilisez le menu Edition Annuler (les 16 dernières opérations sont mémorisées) Gestion des feuilles de calcul Un classeur peut contenir jusqu'à 255 feuilles ; par défaut, il y en a 3. En cliquant-droit sur un des onglets de feuille, vous accédez à un menu qui permet d'ajouter, de copier, de renommer ou de supprimer la feuille de calcul. Prof. P. Leroy F. Farnir L. Massart 5/8

6 Vous pouvez sélectionner plusieurs feuilles en maintenant le touche CTRL enfoncée et en cliquant sur les onglets des feuilles souhaitées. Vous pouvez fractionner une feuille de calcul pour faciliter les déplacements à l'intérieur de celle-ci. Deux méthodes, soit utiliser les extrémités des barres de défilements de la feuille avec le bouton gauche de la souris (fractionnement horizontal et/ou vertical), soit via le menu Fenêtre, qui permet un fractionnement en fonction de la position de la cellule active. Vous pouvez aussi figer les volets (colonne(s) et/ou ligne(s) de cellules restant apparente(s) quand on défile dans la feuille), par exemple, pour garder des titres de colonnes toujours visibles. De nouveau, la position (coin supérieur gauche) de la cellule active détermine la zone figée via le menu Fenêtre. Toute suppression de fractionnement ou de figement se fait via le menu Fenêtre. Vous pouvez zoomer ou réduire votre feuille de calcul via le menu Affichage Techniques de modifications des feuilles de calcul Opérations Copier, Couper et Coller Lorsque vous copiez ou coupez des cellules, un rectangle de sélection en pointillé encadre la cellule ou la plage de cellules. Ces cellules sont ensuite stockées dans le Presse-Papiers. Une fois les cellules copiées ou coupées, vous pouvez aller vous positionner dans n'importe quelle cellule, feuille ou classeur pour effectuer le collage. Lors du coupage, les cellules sources sont supprimées après le collage. Ces différentes techniques peuvent s'effectuer à l'aide du clavier (CTRL+C; CTRL+X; CTRL+V respectivement) ou de la souris (clic-droit sur la sélection ou menu Edition ou icônes sur la barre d'icônes). La souris permet d'utiliser la poignée de recopie d'une cellule ou d'une plage de cellules (c'est le petit carré noir dans le coin inférieur droit de la sélection). Quand vous placez le pointeur de la souris sur la poignée de recopie, celui-ci devient une fine croix noire (au lieu de l'épaisse croix blanche). Maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et déplacez la copie horizontalement ou verticalement (une dimension à la fois >< sélection : deux dimensions à la fois). Si le contenu est du texte, il sera recopié exactement dans toutes les cellules. Si le contenu est alphanumérique (par ex. Individu1), Excel incrémente le nombre (=> Individu2 Individu3 ). Si une formule est présente, elle sera recopiée en tenant compte des références relatives, mixtes ou absolues (voir plus loin). Si le bouton droit est utilisé sur la poignée de recopie, Excel vous demande à la fin de la recopie ce que vous désirez effectuer. Prof. P. Leroy F. Farnir L. Massart 6/8

7 Insertion et suppression Pour insérer ou supprimer des colonnes ou des lignes, cliquez sur l'index de la colonne ou de la lignes. Plusieurs colonnes ou lignes peuvent être choisies en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé ou, pour des références sont contiguës, en maintenant le touche CTRL enfoncée. Pour supprimer ou insérer des cellules, veillez à les sélectionner. Ensuite cliquez droit et choisissez insérer ou supprimer. Modification et effacement Pour modifier le contenu d'une cellules, vous pouvez soit double-cliquez sur celle-ci soit cliquez sur la barre de formule. Pour effacez le contenu, la touche DELETE peut être utilisée mais elle n'efface pas la mise en forme. Pour choisir ce que vous souhaitez effacer, utilisez la commande Effacer dans le menu Edition. Vous pouvez annuler vos dernières opérations via le menu Edition. 3. Elaboration de formules 3.1. Principes de base Toutes les formules commencent par un signe égal (cette omission fait que les valeurs alphanumériques sont interprétées comme du texte). Les opérateurs sont des symboles représentant des opérations mathématiques (+ - / et *). Lorsque Excel effectue ces opérations dans une formule, il applique les règles de priorité (les parenthèses sont traitées en premier et la multiplication/division sont traitées avant l'addition/soustraction), c'est pourquoi, certaines formules nécessitent l'utilisation des parenthèses afin de définir les priorités. Exemples : Formule Résultat =3*6+12/ =(3*6)+12/(4-2) 24 =3*(6+12)/4-2 11,5 =(3*6+12)/4-2 5,5 =3*(6+12/(4-2)) 36 Les formules sont validées (pour la majorité) par la touche ENTER Utilisation des références Une référence de cellule identifie une cellule ou un groupe de cellules dans un classeur. Lorsque vous insérez des références de cellules dans une formule, cette dernière est liée aux cellules référencées. La valeur résultant de la formule dépend des valeurs qui se trouvent dans les cellules. Toute modification d'une valeur se trouvant dans une cellule référencée entraîne la mise à jour du résultat de la formule. Prof. P. Leroy F. Farnir L. Massart 7/8

8 Par exemple, si les cellules A1 et A2 contiennent respectivement les valeurs 10 et 5, la somme peut être notée dans la cellule A3 par la formule =A1+A2. Et la valeur 15 est retournée dans Excel. Pour saisir une référence, vous pouvez utiliser le clavier ou bien cliquant sur la cellule souhaitée (celle-ci apparaît alors avec un encadrement pointillé jusqu'à la validation de la formule). Trois types de références existent : Les références relatives (par ex. A3) désignent les cellules selon leur position par rapport à la cellule contenant la formule (la cellule située deux lignes au-dessus de cette cellule, par ex.) Les références absolues (par ex. $A$3) désignent les cellules selon leur position exacte dans la feuille de calcul (la cellule située à l'intersection de la colonne A et de la ligne 3, par ex.) Les références mixtes (par ex. $A3 ou A$3) contiennent une référence absolue et une référence relative (la cellule placée dans la colonne A et située deux lignes au-dessus de cette cellule, par ex.) Les références absolues et mixtes sont importantes lorsque vous copiez des formules d'une endroit à l'autre de votre feuille de calcul. Lorsque vous copiez-collez des formules, les références relatives sont automatiquement ajustées, ce qui n'est pas le cas des références absolues. Si le dollar précède la lettre, la coordonnée de colonne est absolue. S'il précède le nombre, la coordonnée de ligne est fixée. S'il est placé devant les deux, la cellule ou la plage est fixée. Pour placer les dollars rapidement, vous pouvez utiliser la touche F4. 4. Utilisation des fonctions de feuille de calcul Une fonction est une formule, souvent complexe, prédéfinie. La plupart des fonctions Excel sont des versions abrégées de formules fréquemment utilisées. Toutes les fonctions consistent en un nom de fonction suivi d'un ensemble d'arguments entourés de parenthèses. Les arguments d'une fonction peuvent être obligatoires ou facultatifs. Les arguments sont toujours séparés par un point-virgule. Comme pour les formules, le signe = doit être inséré avant la fonction. Pour insérer une fonction dans une cellule, vous pouvez utiliser le menu Insertion Fonction ou cliquez sur le bouton "fx" de la barre de formule. Ensuite, la boîte de dialogue "Insérer une fonction" apparaît. Les fonctions peuvent y être regroupées par thème. Dû au grand nombre de fonctions et aux besoins différents de chacun, les fonctions ne seront pas détaillées ici. Vous pouvez cependant trouver une information précieuse via l'aide d'excel Sommaire Création de formules et audit de classeurs Utilisation des fonctions De même, une information utilise sur la gestion des listes de données (clients, articles, ) peut être trouvée dans cette aide dans le chapitre Gestion des listes. D'autres sources d'information sont disponibles sur le web. Prof. P. Leroy F. Farnir L. Massart 8/8