Enregistrement de système financier

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1 Enregistrement de système financier Pour chacun énonce, entourer le nombre qui se rapproche le plus de la situation actuelle. 1 = Jamais ou ne sais pas 2 = Rarement 3 = Quelquefois 4 = Souvent 5 = Toujours Section 1: Compte rendu des enregistrements et des rapports Enonce Estimation Commentaire Situation minimale 1. L organisation possède son propre enregistrement de transaction (livre de compte) qui est mis à jour régulièrement. 2. Toutes les entrées dans le livre de compte ont un justificatif pour prouver la transaction. (facture, reçue) 3. Les documents sont classés de manière ordonnée. 4. Tout l argent reçu est mis à la banque le plus tôt possible. 5. Si de l argent est donné au personnel comme avance en liquide, un livre à part est tenu pour enregistrer ces transactions 6. La comptabilité indique clairement les fonds donnes pour des projets particuliers Le livre de compte devrait être mis à jour tous les jours ou les transactions ont lieu. Cela permet de calculer l état de la balance à tout moment Tous les documents relatifs à des entrées ou des sorties d argent devraient être gardés et classés, y inclus les factures des fournisseurs et les reçues pour les paiements en liquide. S il n y a pas de justificatifs disponibles, utilisez votre «reçus de paiements» pour expliquer les détails Les dossiers doivent être gardes séparément pour l argent reçu et paye. Les justificatifs doivent renvoyer au livre de compte L argent doit être mis à la banque le plus fréquemment possible, en fonction de l argent impliqué et de l éloignement de la banque. Une assurance doit être souscrite pour l argent conservé pendant la nuit Un enregistrement d avance est utilisé afin de lister toutes les avances et leurs remboursements. L enregistrement doit facilement montrer une liste des avances en cours afin qu il y ait un suivi Il doit être clairement établi dans la comptabilité que ces fonds sont strictement réservés pour un projet particulier. Si le financement se complexifie, et quand il y a plusieurs donateurs, un nouveau système peut être nécessaire afin de s assurer que les fonds restreints sont correctement dirigés. 7. Des systèmes sont mis en La comptabilité devrait enregistrer l argent perçu. Il est

2 place afin de s assurer que l argent perçu (des donateurs par ex) est reçu en temps et dans sa totalité. 8. L Assemblée Générale revoie et approuve la situation comptable tous les ans 9. Une liste des codes est suivi en vue de préparer le budget et la comptabilité. aussi courant d avoir un système a part pour enregistrer ce qui est due et ce qui est actuellement arrivé Les situations comptables doivent être présentées à l assemblée Générale et au Président afin d être approuvées Cette liste est parfois nommée «La Charte de Comptes». Elle permet de suivre, sur ordinateur, la comptabilité de listes organisées ou celle des principaux donateurs. C est comme si l on avait besoin d être habitué aux propres besoins de l organisation. Section 2: contrôle du budget 1. Un budget annuel est préparé pour l organisation et approuvé par l assemblée générale. 2. Le budget est basé sur les objectifs habituels de l organisation. 3. Les budgets sont préparés avant le début de l année financière/des projets périodiques. 4. Les dépenses et les recettes actuelles sont mesurées en fonction du budget dans des intervalles réguliers. 5. Des justifications sont relevées lors de différences significatives entre le budget et les faits. 6. Des rapports sont réalisés dans un temps raisonnable après les périodes finies Le budget est préparé après une consultation auprès du personnel / dépositaire. Le corps gouvernemental et directif l approuve et garantie que les recettes couvrent les dépenses Le budget doit être relatif aux objectifs habituels. Le danger lors des organisations/ projections est que les chiffres de l année précédente + inflation doivent être utilisés Cette procédure doit être commencée assez tôt afin de s assurer que le budget est prêt avant la date du début de l année/projet Une situation du budget et des actuelles recettes et dépenses comparée au budget doit être normalement préparée tous les mois ou trimestres, réalisée par le personnel financier Des remarques sont écrites pour expliquer les différences significatives par la personne responsable du budget. Utile quand d autres font le bilan Les rapports financiers sont normalement attendus deux semaines après la fin de la période au plus tard. Ceci permet à ceux qui font le bilan de répondre rapidement a tout changement de demandes. 7. L assemblée générale / conseil Les membres de l assemblée générale sont

3 d administration passe régulièrement en revue un résume du budget. 8. Les Managers contrôlent régulièrement les dépenses/les recettes en fonction du budget. 9. Une prévision des marges brutes d auto financement est préparée. régulièrement impliqués dans cette procédure. Ils doivent aussi agir quand il y a de grande différence entre le budget et les faits Les managers contrôlent régulièrement ces situations et garantissent que l action peut tenir dans le budget Les prévisions des marges brutes d autofinancement prévoient que de l argent devra rentrer et sortir même s il y a peu de fonds à ce moment particulier. C est une bonne pratique de préparer des prévisions régulièrement et surtout lorsque les fonds vont vraisemblablement venir à manquer à certaines phases durant l année/période de projet. 10. Les déficits financiers sont évités Une décision est prise si l information comptable établit qu un déficit est plausible. Section 3 : Dépense et autorisation 1. Toutes les dépenses sont autorisées par un important membre du personnel ( ou équivalent si ce n est pas un personnel employé) 2. Il y a un montant limité que ce personnel peut autoriser. 3. Différentes personnes autorisent les paiements et signent les cheques de ces paiements. 4. Une liste de personnes autorisées à signer, incluant leur niveau d autorisation, est disponible pour tous ceux qui en ont besoin. 5. Les paiements sont uniquement effectués avec une facture originale Toutes les dépenses sont approuvées avant leur paiement Tout le personnel, le personnel financier inclus, connaît les détails de ces limites La même personne ne peut autoriser, dépenser et signer des cheques pour la même transaction Une liste est produite et disponible Un système est en place afin d éviter la possibilité de paiement avec un duplicata. 6. Le nom de l acheteur (quand il Le nom de l acheteur est attaché aux factures.

4 est connu) est inscrit sur la facture afin d aider à la prévention contre le double paiement. 7. Certains devis sont obtenus pour d important achat de biens ou de services. 8. La qualité des biens et services est vérifiée Normalement, trois devis sont recueillis pour chaque demande de biens et de services. (Surtout pour certains objets au-dessus d un certain chiffre) Une signature autorisée est posée sur la facture. Section 4 : Compte bancaire 1. Tous les comptes bancaires sont enregistrés au nom de l organisation 2. L organisation possède son propre enregistrement des transactions bancaires ( livre de caisse) qui est mis à jour régulièrement. 3. Un livre de caisse est gardé pour chaque compte bancaire. 4. Un «Conseiller Bancaire» (?) du solde des relevés de compte et du solde du livret de caisse est préparé chaque fois qu un relevé de compte est reçu/et que le livre de compte est mis à jour. 5. Une personne, autre que celle qui l a préparée, examine la réconciliation bancaire. 6. Il y a au moins deux signataires pour chaque compte bancaire. 7. Les cheques et les instructions de paiement sont signés par au moins deux personnes. 8. Les cheques ne sont pas signés avant que les montants ne soient spécifiés Tous les comptes portent le nom de l organisation/du projet Un livre de caisse est entretenu et régulièrement mis à jour Un livre de compte est disponible pour chaque compte Une réconciliation est complétée chaque fois qu un relevé bancaire est reçu Un responsable de l organisation approuve les relevés de réconciliation Chaque compte devrait avoir au moins deux signataires assez pour être capable de signer quand certains sont à l extérieur. Souvent aussi, il y a un signataire au siège social ( ex directeur financier) en cas d évacuation Deux personnes devraient signer chaque cheque/instructions de paiement Les cheques en «blanc» ne sont jamais signés, même s il sont équivalents au liquide, si signés en avance. S il y a un manque de signataire le problème devrait leur être

5 9. Les cheques sont remplis pour autant de transaction que possible. 10. Les carnets de cheques sont gardés dans un lieu sur. 11. Sur les cheques annulés, il est inscrit «cheque annulé». Ils sont conservés pour la vérification des comptes. adressé plutôt que d autoriser des cheques en blanc Les cheques sont utilisés, plutôt que de l argent, autant que possible Tous les papiers financiers ainsi que les cheque doivent gardés en sécurité Les cheques sont annulés quand cela est nécessaire et conservés. Section 5 : Transactions en liquide 1. L argent est gardé dans un lieu sûr. 2. Une reçue numérotée est émise pour l argent reçu. 3. Une personne autre que le cassier autorise les paiements. 4. La balance de caisse disponible est dirigée. 5. L argent est compté régulièrement par un membre supérieur du personnel Un coffre-fort ou un placard fermé a clef est disponible, quand possible Les reçues sont numérotées. Chaque reçue montre aussi le nom de l organisation Le cassier ne paie pas sans les documents autorisés Une personne est responsable de prendre des mesures quand la balance est trop diminuer Une personne autre que le cassier compte l argent chaque semaine (un jour différent chaque semaine). Section 6 : Les Contrôles Physiques 1. Un enregistrement de toutes les immobilisations est gardé. 2. Cet enregistrement est mis à jour régulièrement. 3. La garantie d assurance est suffisante pour inclure la valeur actuelle des articles possèdes. 4. Les articles seront remplacés facilement quand ils se sont épuises Un registre des immobilisations est maintenue pour enregistrer les détails d articles achetés, par exemple la date, la valeur, le lieu ou se garde les articles. Ceci est revu contre les articles au moins une fois par an Le registre des immobilisations est mis à jour pour les achats nouveaux (Si possible) les articles possédés sont complètement assurés Les fonds devraient être disponible pour les articles (plus larges et essentiels) que se sont épuises. L argent / fonds additionnelles sont disponibles?

6 5. Tous articles possédés sont gardés en sécurité. 6. L entrées aux locaux est bien ferme. 7. Il y a un carnet de route pour enregistrer le kilométrage abord tous véhicules. 8. Personnel doit payer pour l usage personnel du téléphone et du photocopier. 9. Le papier financier est numérote, nommé et dans un lieu sur Les articles valables doivent être fermés à clef ou garde dans les salles fermé à clef Les locaux doivent être fermés à clef et (si nécessaire) surveillés Les conducteurs doivent remplir le livre de bord chaque fois qu on fait un voyage Ceci dépendra sur la politique de l organisation. Personnel devrait être clair de cette politique et comment rembourser les frais, si juste Tout papier financier, les cheques inclus, devrait être gardé dans un lieu sur. Section 7 : L audit et les auditeurs 1. Le conseil d administration sélectionne les auditeurs annuellement. 2. Un audit externe est réalisé chaque année. 3. L auditeur fournit une lettre expliquant leurs soucis. (une lettre au Directeur) 4. Le conseil d administration lit cette lettre et prend des mesures nécessaires. 5. La compagnie d audit (ou auditeurs individuels dans la même compagnie) est changé chaque trois ou quatre années. 6. Un audit du management ou des systèmes est réalisé en plus d un audit des finances Une procédure de sélection et trois devis pourraient être nécessaires pour les nouveaux auditeurs. Auditeurs existants pourraient être re-élus Un audit par une personne / compagnie indépendante Une lettre est écrite aux directeurs/conseil d administration a la fin de l audit avec des recommandations détaillées La lettre devrait être présentée au conseil d administration et au président Un changement de compagnie d auditeur, ou d un individuel dans une compagnie, est utile après trois a quatre années Un audit du management / des systèmes est souvent réalisé automatiquement. Il est essentiel de vérifier avec les auditeurs qu ils le comprennent. Section 8 : Personnel financier

7 1. Le personnel financier possède les qualifications pour l emploi qu il fait. 2. Les qualifications et les références sont vérifiées avant d engager un nouveau personnel financier. 3. Personnel financier est encouragé a faire la formation supplémentaire pour leur poste. 4. Le nombre/niveau du personnel financier est suffisant pour les activités de l organisation. 5. Les profils des emplois sont disponibles pour tout le personnel financier Le personnel devrait posséder les qualifications aptes. Les profils des emplois doivent donner le niveau approprié pour chaque poste Cette procédure est nécessaire pour tous les postes Un choix de formations est disponible. Le profil de l emploi devrait inclure la responsabilité pour le développement du personnel ça mérite de le surveiller quand des fonds supplémentaires (surtout des fonds grands) sont reçus Les profils d emplois devraient être disponibles pour tout le personnel, soit financier ou pas. Section 9 : Les donateurs 1. L organisation a une stratégie Une stratégie écrite devrait être disponible. pour se procurer des fonds. 2. La collection des fonds de l organisation est diverse pour Plusieurs donateurs sont l idéal. Autrement ne dépend pas d un seul donateur comme la source de revenue. assurer qu il y a plusieurs sources principales des fonds. 3. Les dates du donateur pour Les dates devraient varier pendant l année, si possible. finir les fonds ne sont pas toujours le même. 4. Si les fonds du donateur sont arrêtes immédiatement, l organisation pourrait continuer jusqu'à la collection des Il est nécessaire d avoir assez de fonds en réserve pour payer des frais importants jusqu au moment ou les nouvelles sources de fonds peuvent être identifiées et reçues. nouveaux fonds. 5. Les fonds du donateur Un système pour diriger les fonds réservés. devraient être dépensés en accord avec leur souhait. 6. Tous donateurs reçoivent une Une liste des donateurs est disponible que précise les

8 copie du compte rendu des enregistrements et des rapports annuels. 7. Les donateurs reçoivent des rapports séparés en temps pour leur subvention. 8. La comptabilité devrait différencier entre les fonds réservés et non réservés. documents requis pendant les temps différents de l année Un calendrier des besoins des donateurs pour les rapports est disponible Les rapports doivent identifier les deux types de fonds. Section 10 : Général 1. Les taches financières sont divisés pour éviter des erreurs et des vols. 2. Les politiques et procédures financières sont écrites. 3. Au moins un membre de l assemblée générale est qualifié et confident pour se charger d affaires financiers. 4. Personnel, managers et l assemblée générale possèdent l information actuelle et précise pour les permettre à prendre des décisions avec les implications financières. 5. Les managers possèdent les capacités financières qui sont requises pour le poste. 6. Personnel supérieur/membres du conseil d administration sont transparent dans les affaires financiers and sont ouverts dans leurs discussions au sujet de finance La même personne ne fait pas la transaction toute entière Un dossier des politiques et procédures est disponible au personnel approprié Au moins une personne devrait avoir l expérience comptable considérable L information financière appropriée est disponible à intervalles réguliers Les profils des emplois spécifient les responsabilités financières Personnel/membres du conseil d administration sont disposés à discuter ouvertement les affaires de finance. Translated from: John Cammack, Building Capacity through Financial Management, Oxfam Publishing, UK