Guide de collecte des biens inutilisés ou désuets

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1 Guide de collecte des biens inutilisés ou désuets Opération Grand ménage L Opération Grand ménage s effectue au printemps à chaque année. À cette occasion, les biens sont ramassés sans frais lorsque ceux ci se retrouvent aux endroits et au moment appropriés. Si des services de déménagement ou de démontage sont requis, des frais seront facturés aux unités administratives concernées. En dehors de l opération Grand ménage, il est toujours possible et recommandé de gérer adéquatement les biens inutilisés selon les mêmes procédures. Les objectifs attendus: D assurer un environnement de travail sécuritaire De favoriser une saine gestion des biens mobiliers de l Université en encourageant leur pleine utilisation D encourager le réemploi, la récupération puis, ultimement, le traitement adéquat et sécuritaire des rebuts Les biens visés par la collecte : 1. Biens fonctionnels et non désuets Biens non fonctionnels et matières résiduelles (encombrants) Matériel informatique et électronique désuet Les produits à risques chimiques Les matières à risques biologiques Papier et carton non confidentiel Documents administratifs aux fins d archivage Documents confidentiels nécessitant une destruction sécurisée... 5 Opération Grand ménage Page 1

2 1. Biens fonctionnels et non désuets Un bien inutilisé mais encore utilisable peut être affiché en tout temps sur le site internet L Entrepôt. ( L unité administrative qui se départit d un bien pourra garder l argent de la vente. Si vous désirez confier la vente de votre bien excédentaire sans possibilité de conserver sa valeur financière utilisez le formulaire : demande de collecte d encombrant et de matériel informatique. Veillez indiquer que le bien est fonctionnel et peut être dédié au réemploi dans la section commentaire. Ex. : chaise, bureau, équipements informatiques et électroniques, appareil ménager (réfrigérateur, four micro onde, etc.), équipement scientifique, etc. 2. Biens non fonctionnels et matières résiduelles (encombrants) Pour ce type de biens, veuillez remplir le formulaire : demande de collecte d encombrant et de matériel informatique. Le service de collecte de ces biens est gratuit lorsque ceux ci sont déposés aux endroits et moments identifiés (annexe 1). Par contre, si des services de déménagement ou de démontage des équipements sont requis sur les étages, des frais seront facturés aux unités administratives concernées. Ex. : chaises boiteuses, tables sans pattes, réfrigérateur défectueux, équipement scientifique désuet et non contaminé, etc. Pour information : Alain Bergeron, poste 2671 Opération Grand ménage Page 2

3 3. Matériel informatique et électronique désuet Tour d ordinateur, écran cathodique et plat, imprimante, projecteur, rétroprojecteur, ordinateur portable, serveur, lecteur CD ou DVD, télévision, etc. DÉSUET ou NON FONCTIONNEL. Biens exclus : CD, DVD, disquette, vidéocassette, clé USB et support de données confidentielles Pour plus de détail sur les procédures de collecte de matériel informatique et électronique, consultez le Guide de gestion en fin de vie utile des TI. La responsabilité de la gestion et de la destruction des données sur les équipements incombe à l'unité qui se départit des postes informatiques. Les unités administratives doivent donc utiliser les outils d effacement des données recommandés par le Bureau de la sécurité de l information. Si les supports de données ont contenu de l information jugée confidentielle, ceux ci doivent être traités par le service de collecte et de destruction sécurisée des données confidentielles offert par le Service des immeubles. 4. Les produits à risques chimiques Les responsables de laboratoire doivent noter que des récupérations régulières de produits chimiques ont lieu chaque semaine tout au long de l année. Tous les produits chimiques périmés ou non utilisés sont alors recueillis. Pour ce faire, les responsables doivent prendre connaissance des directives pour ces collectes et remplir le formulaire électronique sur le site du Service de sécurité et de prévention. Pour information : poste 7999 ou Mario Boucher, poste 6002 Opération Grand ménage Page 3

4 5. Les matières à risques biologiques Ex. : culture cellulaire, carcasse d animal, spécimen formolé, sol contaminé, plante, etc. La récupération des matières résiduelles biologiques a lieu tout au long de l année. Il suffit d appeler au poste 7316 et de laisser toutes ses coordonnées : nom, unité, n de local et n de poste. Le Service de sécurité et de prévention ira chercher le matériel déclaré. Pour information : site du Service de sécurité et de prévention ou Christiane Noël, poste Papier et carton non confidentiel Le papier qui ne contient ni information à archiver ni données confidentielles doit être placé dans les bacs de récupération prévus à cette fin. Si vous avez une très grande quantité de papier à recycler, communiquer avec le Service des immeubles afin d établir les modalités de récupération. 7. Documents administratifs aux fins d archivage Tout document, peu importe son support (papier, informatique, film, etc.), produit ou reçu par les unités est un document administratif. Plusieurs sont à conserver dans les archives historiques en raison de leur valeur de témoignage. En outre, selon la Loi sur les archives, aucun document d un organisme public, dont les universités, ne peut être éliminé sans qu il n ait fait au préalable l objet d une règle de conservation officielle. La récupération des documents administratifs s effectue tout au long de l année. Pour information : Gervais Savard, poste 6379 ou consultez le site internet de la Division des Archives de l Université Laval. Opération Grand ménage Page 4

5 8. Documents confidentiels nécessitant une destruction sécurisée La sécurité des données confidentielles est sous la responsabilité des unités administratives. Celles ci doivent s assurer de les gérer adéquatement et sécuritairement, de leur cueillette à leur destruction en fin d utilité. En cas de doute sur la nature de confidentialité de certains documents, consultez le Bureau de la sécurité de l information. Tout document, peu importe son support (papier, informatique, film, etc.), produit ou reçu par les unités qui n a pas besoin d être archivé, mais qui contient de l information dont la divulgation pourrait nuire l Université ou à des individus en raison du caractère secret ou personnel des données, est un document confidentiel. Le Service des immeubles offre un service de collecte et de destruction sécurisée des données confidentielles par l intermédiaire d une entreprise accréditée pour un tel travail, qui collecte les documents et les détruit dans un processus sécurisé. Ce service, payant, est offert tout au long de l année. Pour obtenir un bac roulant de papiers confidentiels ou pour la récupération de bacs, de boîtes de documents ou de supports informatiques, remplissez le formulaire de demande de destruction de documents confidentiels. Ex. : papier, disque dur, CD ou DVD, disquette, clé USB, etc. Opération Grand ménage Page 5