ESPACE ATLANTIQUE Programme de Coopération Transnationale

Transcription

1 ESPACE ATLANTIQUE Programme de Coopération Transnationale Processus de contractualisation Jean-Luc Frès Nantes 18 Mars

2 Processus de contractualisation via la PCC -Mise à disposition des documents de contractualisation par le STC via la PCC -Cliquez sur «Contenu» 2

3 Modifications préalables à la signature du contrat Modifications consécutives à la décision du Comité. Modifications à l initiative du Projet Prise de contact préalable avec le STC pour présentation et/ou justification des modifications. Consultation du Comité de Suivi - Le contrat de subvention (signé, daté, cacheté et paraphé); - L Accord de partenariat transnational; - Justificatifs de la disponibilité effective des contreparties nationales; -Documents justificatifs de la solvabilitédu bénéficiaire principal (Chef de File) du projet, solvabilité présumée des organismes à statut public; - Fiche d identification bancaire; - Le formulaire Access modifié; -Définition du responsabledu domaine de projet sur la PCC 3

4 Création du domaine de projet sur la PCC À l issue de la signature du Contrat par l Autorité de Gestion, le domaine du projet est créé sur la PCC 4

5 ESPACE ATLANTIQUE Programme de Coopération Transnationale Modification de Projet Jean-Luc Frès Nantes 18 Mars

6 Principes généraux régissant les modifications de Projet - Les modifications sont accordées à titre exceptionnel, -Déclenchement de la procédure via un contact préalable par courriel, adressé au STC, -Mise à disposition, par le STC, du formulaire électronique de modification, spécifique au projet et pré rempli, via la PCC, dans «Modifications de Projets» / «Formulaires Vierges», -Toutes les demandes de modifications sont effectuées via ce formulaire électronique, à l exception d éventuels changements administratifs pouvant être faits via le formulaire de rapport d exécution. 6

7 Principes généraux régissant les modifications de Projet -Toute modification doit être autorisée, préalablementà sa mise en œuvre, par l Autorité de Gestion ou le Comité de Suivi, selon la norme prévue à cet effet, -Le formulaire de demande de modification doit être déposé auprès du STC, 30 jours avantla date d une éventuelle mise en œuvre, par le Chef de File via la PCC, dans«modifications de Projets» /«Demandes de Modifications». Dans le cas de modification liées au rapport d exécution et à des aspects budgétaires, introduction d une exception. 7

8 Le nombre de modifications et la période de demande de modification -Pas de nombre de modifications défini a priori dans le contrat; -Nécessité de présenter la demande de modification durant la période comprise entre deux rapports d exécution. mettre à disposition les montants modifiés dans le formulaire de rapport suivant. -Recommandation: faire, au moins, un point annuel sur les conditions de mise en œuvre du projet et procéder à une demande de modifications globale intégrant tous les ajustements pouvant s avérer nécessaires. -SEULle Chef de File peut introduire les demandes de modification auprès du STC 8

9 Le cas des modifications budgétaires liées au rapport d exécution -Lors de la rédaction du rapport d exécution les montants certifiés peuvent être supérieurs au montant budgété pour ce poste. Le formulaire de rapport d exécution permet d insérer ce montant certifié; NÉANMOINS Une demande de modification doit être introduite dans les meilleurs délais via le formulaire de modification. La validation des dépenses certifiées est suspendue à la réception de la demande de modification et son acceptation. 9

10 Qui fait quoi dans le processus de traitement des demandes de modification? Selon la nature de la modification le STC peut solliciter le Comité de Suivi, cela impliquant un délai supplémentaire de 2 semaines pour la consultation de celui-ci. Prise de décision Type de changements Comité STC Suivi La dénomination le statut légal ou la région d origine de l organisation Substitution de partenaires n ayant pas d impact sur la distribution de la participation des États membres. Substitution de partenaires ayant un impact sur la distribution de la participation des États membres. Modifications du calendrier des activités opérationnelles ayant un impact sur le budget mais sans conséquence sur la durée globale du projet ou la date de fin de projet Extension de la date de fin de projet Modifications du contenu des activités Intégration de nouvelles activités sans impact sur le calendrier de mise en œuvre Intégration de nouvelles activités impactant la date de fin du projet Réduction du programme d activités Réallocation de fonctions et de responsabilités dans la mise en œuvre des activités opérationnelles. Extension du calendrier des activités de communication Modifications du contenu, des participants et des publics cibles dans les actions de communication 10

11 Qui fait quoi dans le processus de traitement des demandes de modification? Cas spécifique des modifications à caractère budgétaire. Situations de modification Redistribution des dépenses, pour le budget d un bénéficiaire donné, entre poste budgétaire pour une variation inférieure ou égale à 10% Redistribution budgétaire, entre partenaires bénéficiaires, impliquant pour chacun d entre eux, une variation inférieure ou égale à 10% Pour les situations où la modification est supérieure à 10%, le STC en lien avec le Comité de Suivi, assure le suivi de la demande pour la prise de décision. Prise de décision STC CS Information préalable de la part du Chef de File Information préalable de la part du Chef de File Modalité de la demande La mesure de la variation se fait par rapport au budget initial correspondant à la candidature approuvée lors de la signature du contrat. Formulaire électronique de demande de modification Formulaire électronique de demande de modification Formulaire électronique de demande de modification 11