CONTRATS DE SYNDICS RESPECT DES TEXTES, LISIBILITE, COUT OU EN EST-ON?

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1 CONTRATS DE SYNDICS RESPECT DES TEXTES, LISIBILITE, COUT OU EN EST-ON? Novembre 2010

2 SYNTHESE Les contrats de syndic sont régulièrement source de contentieux, d'interrogations ou de contestations. L'avis du Conseil national de la consommation (CNC) rendu le 27 septembre 2007 avait pour objectif de fixer une liste de prestations de gestion courante, permettant ainsi aux copropriétaires d'effectuer une réelle comparaison entre plusieurs contrats proposés et de prévoir, avec une certaine précision, le coût global de la rémunération du syndic. En mars 2009, nous avions publié une première enquête sur le sujet et qui concluait que, sur l'échantillon étudié, 12,73% seulement des contrats reprenaient intégralement l'avis rendu par le CNC. Enfin, en mars 2010, un arrêté a été publié, reprenant, dans l'ensemble, les travaux du Conseil national de la consommation. Nous avons donc voulu savoir si, un an après notre précédente enquête, les pratiques des syndics s'étaient améliorées. Mais, indépendamment de cela, nous nous sommes attachés également à la lisibilité des contrats, leur rédaction ainsi qu'au coût de certaines prestations. Dans le cadre de cette enquête, nous avons collecté, sur l'ensemble du territoire, 140 contrats. Ceux proposés par des syndics appartenant à un grand groupe (Foncia, Loiselet & Daigremont, Lamy ) représentent 28,57% de l'échantillon étudié contre 71,43% pour ceux proposés par des cabinets dits "indépendants". I- DES CONTRATS PEU LISIBLES ET LACUNAIRES Seulement 27,86% des contrats reprennent la terminologie et la présentation de l'avis du CNC. Par ailleurs, sur les 44 items que comporte ce texte, les contrats en reprennent à peine 35. De fait, les contrats sont lacunaires et ne permettent pas aux copropriétaires de procéder efficacement à des comparaisons entre plusieurs offres. 57,14% des contrats prévoient l'instauration d'un forfait (pour procéder aux convocations en assemblée générale ou pour l'édition de divers documents en cours de mandat par exemple), en sus des honoraires de base. La façon de procéder consistant à scinder les honoraires du syndic en deux parties, lesquelles ne figurent pas au même endroit dans le contrat, induit ainsi en erreur les copropriétaires sur la rémunération totale demandée par le gestionnaire. II- UNE APPLICATION VARIABLE DE L'AVIS DU CNC Seuls 21,43% des contrats respectent intégralement l'avis rendu par le Conseil national de la consommation. Toutefois, 53,57% en reprennent entre 41 et 43 items (sur 44) : nous constatons donc, comme lors de notre enquête de 2009, une faible application intégrale de l'avis mais une reprise importante d'une grande partie de ses dispositions. Le point de l'avis le moins repris concerne les assurances : seuls 35,71% des contrats respectent intégralement les dispositions concernant ce thème. 2

3 Les contournements ou violations de l'avis concernent notamment : - la déclaration de sinistre ou la souscription d'une assurance dommagesouvrage ; - la remise des archives au syndic successeur ; - la gestion du personnel, notamment l'impression des bulletins de paie ; - la mise à jour du carnet d'entretien. III- DES PRESTATIONS BEAUCOUP TROP CHERES POUR CERTAINES Tout d'abord, nous nous sommes concentrés sur la majoration des honoraires du syndic lorsque l'assemblée générale demande l'ouverture d'un compte bancaire séparé pour le compte du syndicat. En effet, il s'agit, de par la loi, du mode normal de gestion d'une copropriété. Or, dans la pratique, les syndics augmentent considérablement leurs honoraires de sorte que les copropriétaires n'acceptent que très rarement l'ouverture d'un tel compte. Ensuite, nous avons voulu connaître l'éventail des rémunérations demandées pour des prestations précises, notamment celles où le syndic est, en droit ou en fait, en position de monopole. Il s'agit, par exemple, de la transmission de l'état daté (document demandé par le notaire au syndic et qui est indispensable en cas de vente d'un lot) ou de la communication des informations nécessaires à l'établissement du Diagnostics de performance énergétique (DPE). Enfin, nous avons étudié si un accident de paiement pouvait constituer une occasion pour le syndic d'obtenir une rémunération supplémentaire. Ainsi : 60,71% des contrats prévoient une majoration des honoraires en cas d'ouverture d'un compte séparé. L'augmentation qui en résulte peut atteindre jusqu'à 49,99%. Le coût moyen de l'état daté est de 271,95. Il varie entre 50 et 534,25. Soit un rapport de 1 à 10! Le coût moyen de la transmission des informations nécessaires à l'établissement du DPE est de 63,77. Il va de la gratuité à ,85% des contrats prévoient, en cas d'impayés, tout d'abord une mise en demeure avant de procéder à plusieurs relances. En d'autres termes, le syndic va ensuite procéder à des actes n'ayant aucun intérêt procédural dans le seul but d'obtenir une rémunération supplémentaire. Le coût moyen de la première relance est de 15,46. Il va de la gratuité à 54. Le coût moyen de la mise en demeure est de 30,35. Il va de la gratuité à 95,68. 3

4 IV- CONCLUSION Au regard des abus constatés et des insuffisances inhérentes à l'avis luimême, nous demandons : - que le projet de loi concernant la modification de la loi du 10 juillet 1965 et qui impose, sans dispense possible, le compte bancaire séparé soit enfin présenté au Parlement ; - que l'arrêté du 19 mars 2010 reprenant l'avis du Conseil national de la consommation relatif à l'amélioration de la transparence tarifaire des syndics soit modifié et complété ; - que les honoraires pour la transmission de l'état daté, du carnet d'entretien et des informations nécessaires à l'établissement du Diagnostic de performance énergétique soient encadrés. 4

5 L es syndics sont régulièrement l'objet d'enquêtes, de témoignages, qui montrent, à tort ou à raison, la défiance que bon nombre de copropriétaires ressentent à leur égard. Il est vrai qu'il s'agit d'une profession difficile, qui nécessite de multiples compétences, qu'elles soient d'ordre juridique, comptable ou technique, ainsi, il faut bien l'avouer, qu'une bonne dose de psychologie. D'où des conflits, parfois inévitables, entre copropriétaire et syndic. Pourtant, si de nombreux syndics accomplissement tout à fait convenablement l'ensemble de leurs tâches, d'aucuns prêtent, malheureusement de façon trop récurrente et à juste titre, le flanc aux reproches et contestations. A cela se rajoute un discours des fédérations professionnelles des syndics on ne peut plus confus et qui laisse penser que la situation actuelle résulte d'un immobilisme qu'elles entretiennent. Pour preuve la position des syndics au moment des négociations, au sein du Conseil national de la consommation (CNC), portant sur l'avis relatif à l'amélioration de la transparence tarifaire de leurs prestations. Si les fédérations professionnelles ont indiqué qu'elles acceptaient l'application de cet avis, elles se sont fortement opposées à ce que cet avis devienne obligatoire Autrement dit, elles acceptent d'appliquer un texte lorsqu'il est facultatif, mais refusent de le faire s'il devenait obligatoire. D'aucuns ont d'ailleurs crié à la "trahison" lors que M. Hervé NOVELLI avait annoncé la publication d'un arrêté reprenant les termes de l'avis du CNC, pour ensuite dire que cette décision était une bonne chose Un discours confus donc, que les copropriétaires ne peuvent que mal interpréter, renforçant d'autant la tension qui peut exister entre eux et les syndics. L'OBJET DE LA PRESENTE ETUDE Opaques, complexes, contenant pour certains des clauses illicites, les contrats sont régulièrement source de contentieux entre les copropriétaires et leurs gestionnaires, notamment en ce qui concerne la facturation de certaines prestations. Les conventions sont arrivées à un tel niveau de complexité qu'il est devenu quasiment impossible pour un simple copropriétaire d'en comparer plusieurs entre elles : définition des prestations de gestion courante différentes, modalités de facturation spécifiques (forfait, vacation, pourcentage ), multiplication des prestations exceptionnelles De plus, ces pratiques empêchent, de part la multiplication des prestations exceptionnelles, toute prévisibilité par les copropriétaires du coût final de leur syndic. L'avis du CNC a permis d'améliorer sensiblement la comparabilité des offres et la prévisibilité des coûts en instituant un socle commun de prestations relevant de la gestion courante. Encore faut-il que les syndics jouent le jeu En mars 2009, nous avions publié une première enquête sur le sujet et qui concluait que, sur l'échantillon étudié, 12,73% seulement des syndics appliquaient intégralement l'avis rendu par le CNC. A noter cependant que 71,82% des contrats respectaient 40 items ou plus de l'avis (sur 44). Autrement dit, si une grande partie de l'avis était majoritairement respecté, il ne l'était intégralement que dans très peu de cas. 5

6 Nous avons voulu savoir si les syndics avaient amélioré leurs pratiques ou si, au contraire, la situation s'était détériorée. Mais plus encore, nous nous sommes attachés à leur rémunération, du moins pour certaines prestations, notamment celles qui peuvent être contestables, soit en raison de leur illicéité, soit en raison de la situation particulière du syndic. A titre d'exemple, nous avons voulu savoir quelle rémunération pouvait être demandée par un syndic concernant l'état daté, document obligatoire que seul le gestionnaire, de par la loi, peut remettre à un copropriétaire vendeur. Enfin, nous avons voulu nous pencher sur la lisibilité du contrat, indépendamment de sa conformité aux textes en vigueur : est-il clair, accessible, pour un copropriétaire lambda ou, au contraire, comporte-t-il quelques "subtilités" pouvant ne pas être visibles lors d'une première lecture? UN PEU D'HISTOIRE L'avis rendu le 27 septembre 2007 par le Conseil national de la consommation n'est pas le premier texte de ce type à concerner les syndics. Le 17 novembre 1995, la Commission des clauses abusives rendait une recommandation sur les contrats de syndics. Cette recommandation n'a pas été suivie d'effet. Quinze mois plus tard, soit le 18 février 1997, le CNC rendait, déjà, un premier avis sur le sujet et fixait ainsi une liste des prestations relevant de la gestion courante. Là encore, aucun changement n'a été constaté dans les pratiques des professionnels, ces derniers n'ayant manifestement pas la volonté d'appliquer un avis dont ils ont pourtant contribué à l'élaboration. Il aura donc fallu attendre dix ans et l'aggravation de la situation pour que le Conseil national de la consommation se saisisse à nouveau de la question et rende, en 2007, un nouvel avis relatif à l'amélioration de la transparence tarifaire des prestations des syndics de copropriété. Une nouvelle liste de prestations relevant de la gestion courante y est alors annexée. Nous étions rapporteur du Collège consommateur dans le cadre de ce groupe de travail et si l'avis rendu peut être amélioré, il a l'avantage de résoudre certains problèmes récurrents (transmission des archives, tenue du carnet d'entretien, gestion du personnel ). Mais, surtout, l'intérêt de ce texte, c'est qu'il faisait peser sur les professionnels une épée de Damoclès : si, à la fin 2008, il apparaît que les syndics ne respectent pas l'avis rendu, un arrêté fixant la liste des prestation de gestion courante sera publié. Ce qui fut finalement le cas, l'arrêté du 19 mars 2010 conférant une valeur juridique à l'avis en y apportant quelques modifications rédactionnelles. 6

7 L'ECHANTILLON ETUDIE ET LES MODALITES DE DEPOUILLEMENT DE L'ENQUETE Nous avons collecté, sur l'ensemble du territoire, 140 contrats émanant de 123 cabinets différents, eux-mêmes représentant 96 enseignes distinctes (par exemple, les contrats des différents cabinets Foncia étudiés représentent une seule et même enseigne). Les contrats proposés par des syndics appartenant à un grand groupe (Foncia, Loiselet & Daigremont, Lamy ) représentent 28,57% de l'échantillon étudié contre 71,43% pour ceux proposés par des cabinets dits "indépendants". Echantillon étudié 28,57% 71,43% Grands groupes Indépendants Nous nous sommes attachés aux contrats proposés aux copropriétaires en 2009 (certains contrats proposés en 2008 ont cependant été pris en compte lorsque la durée du mandat du syndic était de deux ou trois ans). A noter que toutes les sommes mentionnés dans cette enquête sont Toutes taxes comprises (TTC). L'étude des contrats s'est faite au regard de l'avis du CNC mais également de la législation relative à la copropriété, à savoir la loi du 10 juillet 1965 et son décret d'application du 17 mars 1967 et de la Recommandation n de la Commission des clauses abusives. Bien évidemment, nous n'avons pas pris en compte les textes publiés postérieurement à 2009 (l'arrêté du 19 mars 2010 ou le décret du 20 avril 2010 par exemple). De même, nous ne nous sommes pas attachés aux modifications apportées par la loi de mobilisation pour le logement du 25 mars 2009 dans le domaine de la copropriété (obligation de faire voter en assemblée générale les honoraires du syndic pour les travaux réalisés notamment) : nous avons estimé que certains syndics n'auraient pas forcément eu le temps d'adapter leurs contrats. Lors de l'étude des conventions, nous avons veillé à respecter au maximum l'esprit de l'avis rendu par le CNC. Aussi n'avons-nous pas considéré comme violant l'avis du 27 septembre 2007 des dispositions tendant à facturer la présence du syndic, en dehors des heures ouvrables, à l'assemblée générale ou 7

8 au conseil syndical la précédent ou prévoyant des forfaits pour l'acheminement de divers documents. De même, nous avons considéré comme conforme le contrat qui reprenait les termes de l'avis sans pour autant les compléter lorsque cela est demandé (le nombre de visites de la copropriété incluses dans la gestion courante par exemple). Lorsque les termes de l'avis ne sont pas repris à l'identique, nous avons recherché si les prestations mentionnées les recoupaient ou non. Et, lorsque les termes ne sont repris que partiellement, nous avons vérifié si la partie manquante constituait ou non une part importante de la prestation en question. A titre d'exemple, nous avons considéré comme conforme le contrat qui mentionne le paiement des factures au titre de la gestion courante alors que l'avis prévoit vérification et paiement des factures. En effet, nous avons estimé qu'un syndic pouvait difficilement payer des factures sans les vérifier préalablement, car il s'agit d'une question de bon sens liée à une bonne gestion. De même, il nous paraissait difficilement concevable qu'un syndic puisse prévoir une rémunération spécifique pour la vérification des factures. En revanche, nous avons considéré que le contrat pouvait être non conforme lorsqu'il prévoyait la souscription de l'assurance multirisques, alors même que l'avis ne distingue pas la nature des polices d'assurance qui doivent être souscrites pour le compte du syndicat. Enfin, il est un point qui nous a posé problème : il s'agit de la gestion des sinistres. Plusieurs contrats reprennent, dans la gestion courante, les items de l'avis du CNC (souscription des polices d'assurances, déclaration de sinistres ), mais prévoient, dans les prestations exceptionnelles, une facturation spécifique pour la gestion des sinistres ou l'ouverture d'un dossier assurance. Nous avons ici considéré que le contrat qui facturait, sans précision particulière, la gestion des sinistres, ne respectait pas l'avis du CNC. En revanche, lorsque la gestion des sinistres était détaillée (présence aux expertises par exemple), la clause pouvait être considérée comme conforme. Au regard de chaque contrat étudié, les prestations de l'avis ont été réparties en trois catégories : - Conformes (C) : cela signifie que le contrat respecte cet item. - Non prévues (NP) : la prestation visée par l'avis n'est pas reprise dans le contrat. - Non conformes (NC) : le contrat viole directement l'avis du CNC. Cela signifie que le syndic facture expressément une prestation relevant normalement de la gestion courante. Lorsque le contrat contient une même prestation dans la gestion courante et dans les prestations exceptionnelles, nous avons considéré qu'il n'était pas conforme à l'avis du CNC. Comme on peut le voir, le principal problème pour le dépouillement des contrats concerne la façon dont nous allons interpréter les prestations classées NP : de par leur absence, devions-nous en déduire automatiquement que l'avis du CNC n'était pas respecté? Pour cela, nous nous sommes basés sur la Recommandation n de la Commission des clauses abusives. 8

9 Celle-ci précise que la gestion courante est une notion extensive que l'on doit opposer aux prestations exceptionnelles, lesquelles doivent être limitativement énumérées. Cela signifie que toutes les prestations qui ne sont pas visées en tant que prestations exceptionnelles sont considérées comme relevant de la gestion courante, même si cette dernière ne les avait pas expressément prévues. En d'autres termes, la gestion courante constitue le principe de la rémunération, les prestations exceptionnelles, comme leur nom l'indique, l'exception. Par conséquent, nous avons distingué deux situations. Lorsque le contrat de syndic contient, sans précision, une liste de prestations de gestion courante et une autre de prestations particulières, nous avons considéré, dans cette hypothèse, que les prestations manquantes de l'avis étaient incluses dans la gestion courante et que le contrat, sur ces points, lui était conforme. En revanche, lorsque le contrat contient une clause précisant expressément que la liste des prestations de gestion courante est limitative ou que la liste des prestations exceptionnelles n'est pas exhaustive, c'est-à-dire lorsque le contrat est contraire sur ce point à la Recommandation n 96-01, nous avons considéré que les prestations NP étaient finalement non conformes à l'avis du CNC et celles-ci ont donc été classées comme NC. 9

10 I- LISIBILITE DES CONTRATS ET PREVISIBILITE DU COUT Indépendamment de leur conformité à l'avis, nous nous sommes avant tout attachés à la lisibilité des contrats. Nous cherchions par là même à savoir si les conventions proposées par les professionnels étaient suffisamment claires pour les copropriétaires ou si, au contraire, elles pouvaient être source d'incompréhensions. Ensuite, nous avons voulu savoir si, au regard des informations contenues dans le contrat, le consommateur qu'est le copropriétaire pouvait faire une estimation assez correcte des honoraires du syndic. I- PRESENTATION DE L'AVIS DU 27 SEPTEMBRE 2007 L'avis rendu par le CNC fixe une liste de prestations devant relever de la gestion courante. Autrement dit, cela signifie que les prestations qui y figurent ne peuvent faire l'objet d'une facturation particulière en sus des honoraires de base. L'avis est divisé en six parties principales : I- Assemblée générale annuelle II- Comptabilité générale de la copropriété III- Administration et gestion de la copropriété en conformité avec le règlement de copropriété IV- Assurances V- Gestion du personnel VI- Divers Il représente un total de 44 prestations devant figurer impérativement dans les contrats de syndic au titre de la gestion courante. II- LISIBILITE DU CONTRAT AU REGARD DE L'AVIS Nous avons regardé comment se positionnait le contrat par rapport à l'avis : en reprenait-il les termes? La présentation? Des modifications rédactionnelles importantes ont-elles été effectuées? A titre d'exemple, le contrat type proposé par la FNAIM n'a pas été considéré comme "lisible". En effet, bien qu'il reprenne les dispositions de l'avis, les items figurent dans un ordre différent et sont "noyés" au milieu d'autres prestations qui n'intéressent pas forcément les copropriétaires, ce qui n'en facilite ni la lecture, ni le contrôle. Au final, seuls 27,86% des contrats reprennent dans leur ensemble la terminologie et la présentation de l'avis du CNC (contre 72,14%). Il est possible d'affiner ces résultats en distinguant selon que le syndic appartienne ou non à un grand groupe : 10

11 Contrats reprenant les termes de l'avis Contrats ne reprenant pas les termes de l'avis Syndic appartenant à un grand groupe Syndic indépendant 57,50% 16,00% 42,50% 84,00% Comme nous pouvons le voir, les contrats émis par les gros cabinets sont ceux le plus comparables à l'avis du CNC. Cela s'explique notamment par leurs modalités de fonctionnement, le même modèle de contrat d'une grande enseigne étant proposé par tous les franchisés sur l'ensemble du territoire. Lisibilité des contrats 27,86% 72,14% Contrats reprenant les termes de l'avis Contrats ne reprenant pas les termes de l'avis III- PREVISIBILITE DU COUT DU SYNDIC Le contrat du syndic fixe des honoraires forfaitaires pour l'accomplissement de toutes les prestations relevant de la gestion courante. Le reste est facturé au titre des prestations exceptionnelles selon les conditions fixées conventionnellement (vacation, forfait, pourcentage ). Toutefois, ces prestations ne peuvent pas être illimitées et ne doivent recouper que des actes précis et déterminés. C'est le sens de la Recommandation n de la Commission des clauses abusives qui préconise la suppression des clauses restreignant la notion de gestion courante. Cette répartition entre gestion courante de principe et prestations exceptionnelles a l'avantage de la clarté et permet aux copropriétaires d'évaluer avec un minimum de précision le coût des honoraires finalement facturé en fin d'exercice. Or, cela n'est pas le cas lorsque le syndic fixe une liste limitative de prestations relevant de la gestion courante car tout acte qui ne serait pas expressément mentionné dans le contrat pourra donner lieu à facturation. Certes, ce type de disposition est contestable mais il n'en demeure pas moins qu'en l'absence de procédure contentieuse, les copropriétaires devront s'acquitter de ces honoraires supplémentaires. Il en résulte donc une extrême difficulté pour déterminer à l'avance, le plus justement possible, la rémunération du syndic. 11

12 Contrats ayant une liste limitative de prestations relevant de la gestion courante 22,14% 77,86% Oui Non 22,14% des contrats contiennent une liste limitative de prestations relevant de la gestion courante. L'enquête que nous avions réalisée en 2009 montrait un résultat similaire (22,73%). La situation ne s'est donc pas améliorée et les syndics continuent toujours ce type de pratiques. Il s'agit de clauses que l'on retrouve essentiellement dans les contrats proposés par les grands groupes, comme le montre le tableau suivant : Contrats ayant une liste limitative de prestations relevant de la gestion courante Contrats ayant une liste non limitative de prestations relevant de la gestion courante Syndic appartenant à un grand groupe Syndic indépendant 45,00% 13,00% 55,00% 87,00% Parallèlement à cela, 57,14% des contrats étudiés prévoient l'instauration d'un forfait, soit administratif, soit en sus pour la convocation à l'assemblée générale. Or, ce supplément ne figure jamais sur la ligne mentionnant les honoraires de gestion courante, mais dans un autre article, obligeant ainsi le lecteur à faire un rapprochement entre différentes données pour connaître le montant véritable de la rémunération du syndic. 12

13 IV- AU FINAL, DES CONTRATS PEU CLAIRS Comme nous l'avons dit, il ne s'agit pas ici de s'interroger sur la licéité des contrats mais sur leur accessibilité aux copropriétaires. Et force est de constater que les syndics ont encore de nombreux efforts à faire pour établir des contrats clairs. Clause limitative de la gestion courante, reprise imparfaite de la terminologie employée par l'avis du CNC, catalogue de prestations dont la plupart sont assez éloignées du quotidien des copropriétaires (représentation du syndicat au sein d'une ASL, élaboration des règles de fonctionnement du conseil syndical ) ou peuvent faire l'objet d'explication en assemblée générale sans nécessité de les mentionner directement dans le contrat (rémunération pour les travaux hors budget prévisionnel par exemple 1 ), un véritable travail de clarification est à entreprendre par les syndics. 1 En raison de la date de réalisation de l'enquête, de nombreux contrats n'avaient pu être mis en conformité avec les disposition de la loi n du 25 mars 2009 de mobilisation pour le logement. Cette dernière prévoit notamment que la rémunération du syndic pour les travaux hors budget prévisionnel doit faire l'objet d'un vote spécifique en assemblée générale. Le contrat ne doit donc plus indiquer la rémunération du syndic pour ces prestations, sauf à titre purement indicatif. 13

14 II- L'APPLICATION, PAR LES SYNDICS, DE L'AVIS RENDU PAR LE CONSEIL NATIONAL DE LA CONSOMMATION Le dépouillement des différents contrats que nous avons recueillis met en évidence des disparités quant à l'application, dans son ensemble ou par poste thématique, des dispositions de l'avis. Mais, surtout, il met en avant le faible taux de syndics respectant réellement l'avis en question. I- UNE APPLICATION VARIABLE DE L'AVIS Sur l'ensemble des contrats dépouillés, seuls 21,43% respectent intégralement l'avis du CNC. En 2009, notre enquête mettait en évidence un taux de reprise de 12,73% seulement : nous constatons donc une amélioration sur ce point. Toutefois, 53,57% des contrats reprennent entre 41 et 43 items (sur 44) de l'avis. Le constat est donc globalement le même qu'en 2009, à savoir une faible application intégrale de l'avis mais une reprise importante d'une grande partie de son contenu. Nombre d'items respectés 2,14% 2,14% 2,86% 21,43% 17,86% 53,57% <25 Entre 25 et 30 Entre 31 et 35 Entre 36 et 40 Entre 41 et 43 Tous (44) Ici encore, la répartition entre grands groupes et syndics indépendants apporte des précisions importantes quant au respect de l'avis. Nombre d'items Syndic appartenant respectés à un grand groupe Syndic indépendant <25 2,50% 2,00% Entre 25 et 30 2,50% 2,00% Entre 31 et 35 2,50% 3,00% Entre 36 et 40 32,50% 12,00% Entre 41 et 43 47,50% 56,00% Tous (44) 12,50% 25,00% Ainsi, les syndics indépendants reprennent davantage les termes de l'avis que leurs confrères. En effet, 25% des contrats sont conformes à l'avis du CNC, contre 12,50%. Au total, si l'on devait prendre en compte les contrats 14

15 respectant entre 41 et 44 items, ils représentent 81% pour les indépendants, contre 60% pour les grands groupes. Le constat est donc sans appel. 1. Reprises de l'avis et omissions Comme nous l'avions indiqué, nous avons distingué trois types de clauses : celles qui sont conformes à l'avis du CNC, celles qui n'ont pas été reprises et celles qui ne sont pas conformes. Si nous devions nous intéresser aux seules clauses conformes ou non prévues (à condition qu'aucune clause limitative de la gestion courante ne soit insérée dans le contrat, voir la section L'échantillon étudié et les modalités de dépouillement de l'enquête), nous constatons que les contrats ne sont pas assez rigoureux dans leur rédaction et que de nombreux items ne sont pas repris. Nombre d'items de l'avis expressément repris* Nombre d'items de l'avis non repris* Moyenne Syndic appartenant à un grand groupe Syndic indépendant 35,38 38,78 34,02 5,59 1,47 7,24 Total* 40,97 40,25 41,26 * Sur un total de 44 prestations En moyenne, les contrats reprennent à peine plus de 35 items des 44 de l'avis et 5 ne sont pas repris. Ce dernier chiffre va de 1,47 à 7,24 selon que le syndic appartienne à un grand groupe ou est indépendant. On peut donc constater que les contrats des "petits" cabinets sont généralement moins précis que ceux présentés par leurs confrères issus des grands groupes. Ces éléments confirment ainsi ce que nous dénoncions préalablement, à savoir le défaut de lisibilité des contrats proposés aux copropriétaires en raison de leur caractère lacunaire. 2. Violations de l'avis Aux côtés des clauses conformes ou omises, nous avons des clauses qui, soit violent directement l'avis du CNC, soit n'ont pas été expressément prévues dans le contrat mais peuvent faire l'objet d'une facturation en raison d'une disposition rendant limitative les prestations relevant de la gestion courante. Nombre d'items non respectés* * Sur un total de 44 prestations Moyenne Syndic appartenant à un grand groupe Syndic indépendant 3,03 3,75 2,74 15

16 En moyenne, à peine plus de 3 clauses de l'avis ne sont pas respectées. La proportion est légèrement plus élevée pour les grands groupes (3,75) que pour les indépendants (2,74). II- L'APPLICATION DE L'AVIS PAR ITEM Si de nombreuses prestations prévues par l'avis sont fréquemment reprises dans les contrats, d'autres sont régulièrement facturées en plus (déclaration de sinistre par exemple). 1. Application de l'avis par thématique L'avis est divisé en six parties distinctes, chacune faisant l'objet, le cas échéant, de subdivisions. En nous intéressant à l'application, en intégralité, des différentes sections de l'avis, nous obtenons les résultats suivants : Application de l'avis par thématique 100,00% 80,00% 60,00% 40,00% 85,71% 77,14% 55,00% 35,71% 89,29% 91,43% 20,00% 0,00% Assemblée générale Comptabilité générale Administration Assurances Gestion du personnel Divers Comme nous pouvons le voir, ce tableau met en exergue deux zones sensibles, deux sections, peu respectées intégralement dans la pratique. Pour le reste, le respect de l'avis est assez satisfaisant puisqu'il atteint, au minimum, les 77%. Administration et gestion de la copropriété en conformité avec le règlement de copropriété A peine plus de la moitié des contrats respecte l'intégralité de cette section. Les points qui posent le plus de problèmes sont le recueil des avis écrits du conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire et les appels d'offres et études de devis que doit réaliser le syndic lors des mises en concurrence. 16

17 Assurances Le point qui est le moins respecté concerne la gestion des assurances puisqu'il n'est respecté en intégralité que dans 35,71% des cas. Lorsque l'on sait que cette section de l'avis ne comprend que trois items, cela donne une idée des problèmes qu'elle suscite. Le cas le plus typique consiste à insérer, dans les prestations exceptionnelles, une simple ligne libellée Gestion des sinistres, sans plus de précision. Or, toute gestion de sinistre comprend une déclaration préalable et, le cas échéant, le versement d'une indemnité. En prévoyant que, d'une manière générale, la gestion des sinistres fera l'objet d'une rémunération spécifique, le syndic contourne les termes de l'avis du CNC. Autre exemple, celui de la souscription des polices d'assurance. De nombreux contrats ne prévoient dans la gestion courante que la souscription de la multirisques et facturent la dommages-ouvrage. Il s'agit ici d'une violation directe de l'avis qui ne distingue pas selon la nature de la police d'assurance. Rang L'application de l'avis, item par item Avis du Conseil national de la consommation IV-2 Déclaration des sinistres concernant les parties communes et/ou les parties privatives lorsque le dommage a sa source dans les parties communes. Contrats conformes 42,86% 42 IV-3 Règlement des indemnités aux bénéficiaires. 67,14% 41 III-2-2 Recueil des avis écrits du conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire. 83,57% 39 II-2-4 Imputation des consommations individuelles d'eau lorsque les compteurs d'eau sont déjà installés lors de la désignation du syndic. 85,00% III-3-5 Appels d offre, étude des devis et mise en concurrence résultant de la demande d une pluralité de devis ou de l établissement d un devis descriptif soumis à l évaluation de plusieurs entreprises lorsque celle-ci est obligatoire dans le cadre des travaux de maintenance définis à l article 45 du décret n du 17 mars I-4-5 Affichage dans les parties communes de la copropriété d un procès-verbal abrégé mentionnant les résolutions relatives à l entretien de la copropriété et aux travaux. IV-1 Souscription des polices d'assurance au nom du syndicat. II-4 Remise au syndic successeur de l'état financier, de la totalité des fonds, de l'état des comptes des copropriétaires et des comptes du syndicat. III-1-2 Transmission des archives au syndic successeur. III-3-4 Carnet d entretien : établissement, mise à jour pour les informations mentionnées aux articles 3 et 4 85,00% 86,43% 86,43% 88,57% 89,29% 90,71% 17

18 du décret n du 30/05/ III-3-3 Gestion des diagnostics/dossiers obligatoires. 91,43% 32 VI-1 Calcul des intérêts légaux au profit du syndicat. 91,43% 30 V-8 Mise en place du DUERSST et mise à jour. 92,86% 30 V-9 Gestion de la formation du personnel du syndicat. 92,86% 28 III-1-3 Elaboration et transmission au conseil syndical du bordereau récapitulatif des archives transmises au 94,29% syndic successeur. 28 III-2-1 Mise à disposition et communication au conseil syndical de toutes pièces ou documents se rapportant 94,29% à la gestion du syndicat. 23 III-1 Conservation et mise à disposition des archives du syndicat / Détention, conservation des archives non dormantes selon la Recommandation n 20 de la 95,71% Commission relative à la copropriété. 23 III-3-2 Négociation, passation, suivi des marchés des prestataires et gestion des contrats à l échéance dans 95,71% le cadre du budget prévisionnel. 23 V-4 Tenue du livre des salaires et édition des bulletins de paie. 95,71% 23 V-5 Déclarations et paiement aux organismes fiscaux et sociaux. 95,71% 23 V-6 Attestations et déclarations obligatoires. 95,71% 18 I-2-1 Etablissement de l ordre du jour. 96,43% 18 I-3 Mise à disposition de tous les copropriétaires des différentes pièces comptables et justificatives dans les conditions prévues à l'article 18-1 de la loi du 10 96,43% juillet II-1-2 Etablissement du budget prévisionnel, en collaboration avec le conseil syndical. 96,43% 18 III-3-6 Gestion des travaux d entretien et de maintenance 96,43% 18 V-2 Etablissement du contrat de travail et, le cas échéant, de ses avenants. 96,43% 12 I-2-2 Présence du syndic ou de son représentant suivant les horaires définis dans le contrat. 97,14% 12 II-1-1 Présentation des comptes en conformité avec la réglementation en vigueur. 97,14% 12 II-2-1 Etablissement et mise à jour de la liste des copropriétaires. 97,14% 12 II-2-3 Appel des provisions sur budget prévisionnel. 97,14% 12 V-3 Paiement du salaire et de toute indemnité, prime due au salarié. 97,14% 12 V-7 Gestion des remplacements pendant les congés, arrêts-maladie et maternité. 97,14% 10 II-1 Etablissement du compte de gestion générale et des annexes conformément au décret n du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des 97,86% copropriétaires. 10 II-2-2 Tenue des comptes des copropriétaires. 97,86% 6 I-4-1 Etablissement de la feuille de présence, émargement, vérification des voix et des pouvoirs. 98,57% 6 I-4-2 Tenue du registre des procès-verbaux. 98,57% 18

19 6 I-4-6 Présence du syndic ou de son représentant suivant les horaires définis dans le contrat. 98,57% 6 V-1 Recherche et entretien préalable (les coûts de la publication des annonces ne sont pas compris). 98,57% 5 II-3-1 Vérification et paiement des factures. 99,29% 1 I-1 Elaboration et envoi de la convocation, des documents à joindre à la convocation et des projets 100,00% de résolution 1 I-4-3 Procès-verbal : rédaction du procès-verbal lorsque le syndic est élu secrétaire. 100,00% 1 I-4-4 Envoi et notification du procès-verbal 100,00% 1 III-3-1 Visite(s) de la copropriété dans les conditions définies au contrat (nombre et modalités). 100,00% --- II-5 Compte bancaire séparé ou, le cas échéant compte du cabinet en cas de dispense (possibilité de prix différencié selon le choix de la copropriété). --- En toute logique, nous retrouvons à la tête de notre classement les dispositions relatives à la gestion des assurances. Seulement 42,86% des contrats sont conformes à l'avis du CNC sur ce point. Concernant le règlement des indemnités aux bénéficiaires, le taux d'application est plus élevé puisqu'il est de 67,14%. Les autres prestations révèlent un taux d'application supérieur à 80%, ce qui est bien meilleur que lors de notre précédente enquête publiée en A titre d'exemple, l'affichage dans les parties communes de l'immeuble d'un compte rendu abrégé de la dernière assemblée générale était respecté par 77,27% des contrats contre 86,43% aujourd'hui. De même, 22,73% des contrats prévoyaient une facturation pour remise des dossiers au syndic successeur contre 11,43% pour la présente étude (soit un taux de conformité de 88,57%). Les contrats respectent donc, dans l'ensemble, mieux l'avis du CNC mais les principaux points qui étaient source de litige continuent de l'être. Ainsi, les syndics persistent à être établir des contrats contestables sur tout ce qui concerne la gestion des sinistres. A propos du compte séparé Nous n'avons pas pris en considération la prestation relative au compte séparé. En effet, l'objectif poursuivi par les associations de consommateurs lors des discussions au sein du CNC, était de faire cesser les abus des syndics concernant la surfacturation du compte séparé. Dans la pratique, les syndics majorent leurs honoraires (voir le paragraphe consacré au compte séparé dans la section III- Les modifications à apporter à l'avis du CNC) si les copropriétaires optent pour un tel compte. Bien évidemment, cette surfacturation conduit le plus souvent les assemblées générales à autoriser l'ouverture d'un compte unique. L'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 disposant que le compte séparé est de droit, il nous paraît normal que ce mode de gestion soit inclus dans les honoraires de base. Or, l'avis du CNC n'a apporté aucune modification à la situation actuelle dans la mesure où il permet une différenciation du prix selon la nature du compte ouvert. Autrement dit, auparavant, les syndics présentaient le montant de leur 19

20 rémunération pour un compte unique et le majoraient en cas d'ouverture d'un compte séparé. Désormais, les honoraires sont fixés pour un compte séparé mais, en cas de compte unique, ils sont minorés. En conséquence, la rédaction de l'avis sur ce point n'ayant absolument aucune incidence pratique, nous avons décidé de considérer qu'il était toujours respecté et, de fait, de ne pas en tenir compte. A propos des archives L'avis du CNC n'a pas tranché la question de la gestion des archives. En effet, celui-ci fait état des positions du Collège consommateur, qui souhaitait que la gestion des archives soit intégralement comprise dans les honoraires de base, contrairement au Collège professionnel, qui souhaitait en limiter la détention aux seules archives non dormantes. Malgré les problèmes juridiques, voire éthiques, que pouvait entraîner cette dernière position (voir le paragraphe consacré aux archives dans la section III- Les modifications à apporter à l'avis du CNC), le Conseil national de la consommation a laissé le choix aux syndics de souscrire à l'une ou l'autre possibilité. Dans le cadre de notre enquête, nous avons considéré que l'avis était respecté dès lors que le contrat mentionnait expressément la position à laquelle il se ralliait. III- LES MODIFICATIONS A APPORTER A L'AVIS DU CNC Si l'avis rendu par le Conseil national de la consommation est perfectible, il a du moins le mérite d'exister et d'avoir clairement tranché certaines questions régulièrement source de litiges, telles la création du carnet d'entretien ou la transmission des archives au syndic successeur. Toutefois, et nous l'avions déjà souligné dans notre enquête publiée en 2009, le texte de l'avis doit être modifié, soit pour rectifier des oublis, soit pour tenir compte de la pratique de certains professionnels. Or, l'arrêté du 19 mars 2010, bien qu'apportant quelques modifications rédactionnelles à l'avis, a péché par manque d'ambition. 1. Les insuffisances inhérentes à l'avis lui-même L'avis du CNC se doit d'être complété si l'on souhaite éviter certains abus, tels ceux que nous avons constatés. La tenue de l'assemblée générale et du conseil syndical la précédant L'avis précise que la tenue de l'assemblée générale est comprise dans la gestion courante, mais en fonction des horaires prévus dans le contrat. Concrètement, la convention doit préciser la tranche horaire pendant laquelle l'assemblée générale doit se tenir et/ou un quota horaire (forfait de deux heures par exemple). Or, en pratique, les horaires correspondent à ceux d'ouverture du cabinet et ne sont nullement conciliables avec les disponibilités des copropriétaires. Par conséquent, la tenue de l'assemblée générale, pourtant initialement inscrite dans la gestion courante, est facturée car elle ne pourra que se dérouler en dehors des heures ouvrables. 20

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