AVIS DU CONSEIL NATIONAL DE LA CONSOMMATION

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1 Enquête CLCV 11 mars 2009 AVIS DU CONSEIL NATIONAL DE LA CONSOMMATION RELATIF À L'AMÉLIORATION DE LA TRANSPARENCE TARIFAIRE DES PRESTATIONS DES SYNDICS : QUELLE APPLICATION PAR LES SYNDICS? Les conventions doivent être exécutées de bonne foi (article 1134 du Code civil)

2 SYNTHÈSE Sur les 110 contrats de syndics que nous avons dépouillés, seuls 14 (soit 12,73%) respectent intégralement l'avis rendu par le Conseil national de la consommation. Le contenu lui-même de l'avis lui-même est respecté dans des proportions variables. Aussi, sur un total de 44 items : - 18,18% des contrats respectent moins de 30 items, - 10,00% des contrats respectent entre 30 et 39 items, - 71,82% des contrats respectent 40 items ou plus. Le point de l'avis qui est le moins repris concerne les assurances : seuls 22,73% des contrats respectent intégralement les dispositions concernant ce thème. Les contournements ou violations de l'avis concernent, à titre d'exemple : - la mise à jour de la liste des copropriétaires, - l'établissement et la mise à jour du carnet d'entretien, - la gestion du personnel (rédaction du contrat de travail, impression des bulletins de paie ), - la remise des archives au syndic successeur, - la mise à jour du plan comptable, Au regard des abus constatés et des insuffisances inhérentes à l'avis luimême, nous demandons à ce que celui-ci soit modifié, notamment sur les points suivants : - la tenue de l'assemblée générale, - l'ouverture du compte séparé, - l'archivage, - les assurances. Nous demandons également à ce qu'un arrêté vienne fixer la liste des prestations devant relever de la gestion courante. 2

3 Les relations copropriétaires-syndics sont souvent tumultueuses : mauvaise gestion de l'immeuble, défaut de suivi des travaux votés par l'assemblée générale, erreurs comptables, absence de réelle mise en concurrence entre les entreprises Et même si de nombreux syndics accomplissement tout à fait convenablement l'ensemble de leurs tâches, d'aucuns prêtent, malheureusement de façon trop récurrente, le flanc aux reproches et contestations. L'un des points qui cristallise le plus ces tensions concerne notamment le contenu du contrat du syndic. Opaques, complexes, contenant pour certains des clauses illicites, les contrats sont régulièrement source de contentieux entre les copropriétaires et leurs gestionnaires, notamment en ce qui concerne la facturation de certaines prestations. Les conventions sont arrivées à un tel niveau de complexité qu'il est devenu quasiment impossible pour un simple copropriétaire d'en comparer plusieurs entre elles : définition des prestations de gestion courante différentes, modalités de facturation spécifiques (forfait, vacation, pourcentage ), multiplication des prestations exceptionnelles En fait, ces pratiques, en plus de rendre impossible toute comparabilité des offres et mise en concurrence, empêche, de part la multiplication des prestations exceptionnelles, une absence totale de prévisibilité, pour les copropriétaires, du coût final de leur syndic. Le développement des prestations exceptionnelles s'est toutefois vu confronté à un problème juridique : un syndic peut-il demander une rémunération supplémentaire pour n'importe quelles prestations? N'existe-t-il pas un certain nombre d'actes qui ne peuvent faire l'objet d'honoraires supplémentaires? En l'absence de textes, la jurisprudence a construit un édifice avec en son sein, la notion de gestion courante, notion recouvrant l'ensemble des prestations de base qu'un syndic se doit d'effectuer sans possibilité pour lui de demander toute participation financière supplémentaire, nonobstant toute clause contraire dans son contrat. Mais la pratique est loin d'être aussi simple et le copropriétaire qui souhaite contester la facturation d'une prestation doit, bien souvent, ester en justice pour faire valoir ses droits. La situation actuelle n'est toutefois pas le fruit du hasard. Bien au contraire, elle résulte d'une pratique initiée par les syndics avec pour seul objectif l'accroissement de leurs bénéfices. UN PEU D'HISTOIRE Auparavant, la rémunération des syndics était fixée par arrêtés préfectoraux, ceci afin d'éviter toute sorte d'abus. En effet, le syndic étant obligatoire dans le cadre d'une copropriété, la tentation pouvait être grande pour certains professionnels d'abuser du caractère incontournable de leur profession pour surfacturer leurs prestations. Par ailleurs, nous étions dans une situation économique particulière liée à l'après-guerre concernant, de manière générale, l'encadrement des prix. Ces arrêtés imposaient la distinction, dans les contrats, entre les prestations dites de gestion courante, concernant l'administration courante de la copropriété, et celles dites exceptionnelles concernant les autres types d'actes. La fixation autoritaire des honoraires ne concernait que les prestations de gestion courante, les autres étant librement négociées avec l'assemblée générale. La liberté tarifaire était donc l'exception, son encadrement, le principe. 3

4 Suite à différents engagements de modération pris par les organisations professionnelles (celui du 24 octobre 1986 en dernier lieu) et, surtout, à l'ordonnance n du 1 er décembre 1986, il a été mis fin à la limitation des honoraires des syndics. Tout encadrement tarifaire était donc révolu et le principe de la liberté totale des prix pleinement affirmé. Un arrêté est juste venu apporter quelques précisions (arrêté n A du 2 décembre 1986), à savoir que le syndic doit fournir à l'assemblée générale un décompte détaillé des honoraires auxquels il peut prétendre et y faire ressortir leur montant total, ainsi que la répartition selon les différents types de rémunération : honoraires de gestion courante et autres honoraires pour prestations exceptionnelles. Bien que le principe de la liberté tarifaire ne puisse être raisonnablement combattu, ne seraitce que pour permettre de faire jouer efficacement la concurrence, on pouvait légitimement s'interroger sur la façon dont les syndics allait réagir face à cette révolution. En l'absence de définition ad hoc, les professionnels ont, petit à petit, réduit les prestations initialement contenues dans la gestion courante pour les transférer dans les prestations exceptionnelles. Cette pratique avait notamment pour objectif de faire apparaître un montant d'honoraires de base le plus faible possible afin d'attirer les copropriétaires, la facturation d'un nombre de plus en plus grand de prestations permettant, non seulement de combler le manque à gagner, mais de réaliser un certain bénéfice. A peine neuf ans après la publication de l'ordonnance de liberté des prix, la Commission des clauses abusives rendait, le 17 novembre 1995 une recommandation relative aux contrats de syndics. Ce texte préconisait notamment d'éliminer des contrats les clauses ayant pour objet ou pour effet de permettre au syndic de démissionner sans permettre au syndicat de résilier le contrat de son côté, d'imposer le compte bancaire unique ou de restreindre la notion de gestion courante par l'accumulation de prestations particulières et/ou le recours à la rubrique divers (Recommandation n 96-01). Cette recommandation n'a été suivie d'aucun effet. Quinze mois plus tard, le Conseil national de la consommation (CNC) rend, le 18 février 1997 un avis sur les syndics de copropriété et fixe une liste de prestations relevant de la gestion courante. Là encore, aucun changement n'est constaté, les professionnels n'ayant manifestement pas la volonté d'appliquer un avis dont ils ont pourtant contribué à l'élaboration. Parallèlement à cela, et pour mettre fin aux abus constatés, les associations de consommateurs, dont la CLCV, demandent la publication d'un texte normatif fixant la liste des prestations de gestion courante. Il aura fallu attendre dix ans et l'aggravation de la situation pour que le Conseil national de la consommation se saisisse à nouveau de la question et rende, le 27 septembre 2007, un nouvel avis relatif à l'amélioration de la transparence tarifaire des prestations des syndics de copropriété. Une nouvelle liste de prestations relevant de la gestion courante y est alors annexée. Nous étions rapporteur du Collège consommateur dans le cadre de ce groupe de travail et si l'avis rendu peut être amélioré, il a l'avantage de résoudre certains problèmes récurrents (transmission des archives, gestion du personnel ). Mais, surtout, l'intérêt de ce texte, c'est qu'il fait peser sur les professionnels une épée de Damoclès : si, à la fin 2008, il apparaît que les syndics ne respectent pas l'avis rendu, un arrêté fixant la liste des prestation de gestion courante sera publié. L'enjeu est donc de taille car, pour la première fois, l'éventualité de la publication d'un texte normatif est clairement énoncée. Reste à savoir si les syndics ont réellement joué le jeu et appliqué l'avis rendu par le CNC. 4

5 L'ÉCHANTILLON ÉTUDIÉ ET LES MODALITÉS DE DÉPOUILLEMENT DE L'ENQUÊTE Pour s'assurer du respect, par les professionnels, de l'avis rendu par le CNC, nous avons collecté 110 contrats émanant de 100 cabinets différents, eux-mêmes représentant 81 enseignes distinctes (par exemple, les contrats des différents cabinets Foncia étudiés représentent une seule et même enseigne). Parmi l'échantillon, 33 contrats émanaient de syndics appartenant à un grand groupe (Foncia, Loiselet & Daigremont, Lamy ) et 77 de cabinets indépendants, soit une répartition 30%-70%. Grands groupes 30% Indépendants 70% L'étude des contrats s'est faite, bien évidemment, au regard de l'avis du CNC mais également de la législation relative à la copropriété, à savoir la loi du 10 juillet 1965 et son décret d'application du 17 mars 1967 et de la Recommandation n de la Commission des clauses abusives. Lors de la vérification des contrats, nous sommes attachés à respecter au maximum l'esprit de l'avis rendu par le CNC. Aussi n'avons-nous pas considéré comme violant l'avis du 27 septembre 2007 des dispositions tendant à facturer la présence du syndic, en dehors des heures ouvrables, à l'assemblée générale ou au conseil syndical la précédent ou prévoyant des forfaits pour l'acheminement de divers documents. Lorsque les termes de l'avis ne sont pas repris à l'identique, nous avons recherché si les prestations mentionnées les recoupaient ou non. Et, lorsque les termes ne sont repris que partiellement, nous avons vérifié si la partie manquante constituait ou non une part importante de la prestation en question. A titre d'exemple, nous avons considéré comme conforme le contrat qui mentionne le paiement des factures au titre de la gestion courante alors que l'avis prévoit vérification et paiement des factures. En effet, nous avons estimé qu'un syndic pouvait difficilement payer des factures sans les vérifier préalablement, car il s'agit d'une question de bon sens liée à une bonne gestion. 5

6 De même, il nous paraissait difficilement concevable qu'un syndic puisse prévoir une rémunération spécifique pour la vérification des factures. En revanche, nous avons considéré que le contrat était incomplet lorsqu'il omettait, par exemple, la gestion du remplacement du personnel du syndicat en cas de congé maternité, alors même qu'il prévoyait le cas de l'arrêt maladie ou des simples congés. Enfin, il est un point qui nous a posé problème : il s'agit de la gestion des sinistres. Plusieurs contrats reprennent, dans la gestion courante, les items de l'avis du CNC (souscription des polices d'assurances, déclaration de sinistres ), mais prévoient, dans les prestations exceptionnelles, une facturation spécifique pour la gestion des sinistres ou l'ouverture d'un dossier assurance. Nous avons ici considéré que le contrat qui facturait, sans précision particulière, la gestion des sinistres, ne respectait pas l'avis du CNC. Au regard de chaque contrat étudié, les prestations de l'avis ont été réparties en trois catégories : - Conforme (C) : cela signifie que le contrat du syndic respecte cet item. - Non prévues (NP) : la prestation visée par l'avis n'est pas reprise par le contrat. - Non conformes (NC) : le contrat viole directement l'avis du CNC. Cela signifie que le syndic facture expressément une prestation relevant normalement de la gestion courante. Lorsque le contrat contient une même prestation dans la gestion courante et dans les prestations exceptionnelles, nous avons considéré qu'il n'était pas conforme à l'avis du CNC. Comme on peut le voir, le principal problème pour le dépouillement des contrats concerne la façon dont nous allons interpréter les prestations classées NP : de par leur absence, devions-nous en déduire automatiquement que l'avis du CNC n'était pas respecté? Pour cela, nous nous sommes basés sur la Recommandation n de la Commission des clauses abusives. Celle-ci précise bien que la gestion courante est une notion extensive que l'on doit opposer aux prestations exceptionnelles, lesquelles doivent être limitativement énumérées. Cela signifie que toutes les prestations qui ne sont pas visées en tant que prestations exceptionnelles sont considérées comme relevant de la gestion courante, même si cette dernière ne les avait pas expressément prévues. En d'autres termes, la gestion courante constitue le principe de la rémunération, les prestations exceptionnelles, comme leur nom l'indique, l'exception. Par conséquent, nous avons distingué deux situations. Lorsque le contrat de syndic contient, sans précision particulière, une liste de prestations de gestion courante et une autre de prestations particulières nous avons considéré, dans cette hypothèse, que les prestations manquantes de l'avis étaient incluses dans la gestion courante et que le contrat, sur ces points, lui était conforme. En revanche, lorsque le contrat contient une clause précisant expressément que la liste des prestations de gestion courante est limitative ou que la liste des prestations exceptionnelles n'est pas exhaustive, c'est-à-dire lorsque le contrat est contraire sur ce point à la Recommandation n 96-01, nous avons considéré que les prestations NP étaient finalement non conformes à l'avis du CNC et celles-ci ont donc été classées comme NC. 6

7 L'APPLICATION, PAR LES SYNDICS, DE L'AVIS RENDU PAR LE CONSEIL NATIONAL DE LA CONSOMMATION Le dépouillement des différents contrats que nous avons recueillis met en évidence des disparités quant à l'application, dans son ensemble ou par poste thématique, des dispositions de l'avis. Mais, surtout, il met en avant le taux très faible de syndics respectant réellement l'avis en question. I- PRÉSENTATION DE L'AVIS DU 27 SEPTEMBRE 2007 L'avis rendu par le CNC fixe une liste de prestations devant relever de la gestion courante. Autrement dit, cela signifie que les prestations qui y figurent ne peuvent faire l'objet d'une facturation particulière en sus des honoraires de base. L'avis est divisé en six parties principales : I- Assemblée générale annuelle II- Comptabilité générale de la copropriété III- Administration et gestion de la copropriété en conformité avec le règlement de copropriété IV- Assurances V- Gestion du personnel VI- Divers Il représente un total de 44 prestations devant figurer impérativement dans les contrats de syndic au titre de la gestion courante. L'enquête réalisée a cherché à voir dans quelles proportions l'avis était respecté par les professionnels. II- UNE APPLICATION VARIABLE DE L'AVIS Sur les 110 contrats dépouillés, seuls 14 respectent intégralement l'avis du 27 septembre 2007, soit 12,73%. Contrats conformes 12,73% Contrats non conformes 87,27% 7

8 En moyenne, les syndics reprennent 31,99 dispositions de l'avis sur les 44 existantes, soit 72,20% du texte en lui-même. Toutefois, ces données changent de façon conséquente si nous considérons que les contrats qui ne reprennent pas expressément certaines dispositions de l'avis le respectent tout autant. 1. Contrats reprenant expressément les termes de l'avis Nombre moyen de dispositions reprises de l'avis* Nombre médian de dispositions reprises de l'avis* Contrats reprenant expressément les termes de l'avis 31,99 72,70% 34 77,27% Ecart type 12,02 *Sur un total de 44 prestations. Ce tableau montre à quel point les syndics ne respectent qu'une partie des prestations visées dans l'avis du CNC. Comme il l'a été dit, dans ces hypothèses, le nombre moyen de dispositions respectées est d'à peine 32 : 31,99, soit 72,70% de l'ensemble des dispositions visées par l'avis. Le nombre médian de prestations reprises est de 34 : cela signifie que nous avons autant de contrats qui reprennent expressément 34 dispositions, ou plus, de l'avis que de contrats qui en reprennent, au contraire, un nombre inférieur. Les valeurs moyenne et médiane étant sensiblement similaires, nous pourrions penser que les contrats ne comportent que peu de disparités entre eux. En fait, il n'en est rien et cela, nous le voyons grâce à l'écart type. Cette notion représente la dispersion d'une série de valeurs autour de leur moyenne ; un écart type élevé indique une dispersion importante. En l'espèce, il est de 12,02. Cela signifie qu'en moyenne, le nombre de prestations respectées de l'avis varie de ± 12,02 par rapport à 31,99, soit entre 19,97 et 44,01. Le fait que le nombre maximum d'items soit dépassé, même très légèrement (0,01) donne une idée de la disparité des contrats, certains ne reprenant qu'une très faible partie de l'avis. 8

9 2. Contrats ne reprenant pas l'intégralité des termes de l'avis mais ne facturant pas les prestations manquantes Il s'agit de l'ensemble des prestations classées C et NP lorsque le contrat ne contient pas de clauses limitant la notion de gestion courante ou fixant une liste non exhaustive de prestations exceptionnelles (voir la section L'échantillon étudié et les modalités de dépouillement de l'enquête). Nombre moyen de dispositions conformes à l'avis* Nombre médian de dispositions conformes à l'avis* Contrats ne reprenant pas l'intégralité des termes de l'avis mais ne facturant pas les prestations manquantes 37,85 86,02% 41 93,18% Ecart type 5,66 * Sur un total de 44 prestations. Ce tableau montre des résultats très différents du précédent. Aux contrats reprenant les termes de l'avis, nous avons rajouté ceux qui, bien que muets sur certaines prestations, n'en facturent pas pour autant l'exécution. Le nombre moyen d'items respectés augmente ainsi de plus de 18% puisqu'il passe de 31,99 à 37,85. Le nombre médian de prestations conformes passe, quant à lui, de 34 à 41 et l'écart type se réduit pour atteindre 5,66. Le nombre d'items respectés varie donc de ± 5,66 par rapport à 37,85 soit entre 32,19 et 43,51. Si nous comparons ces deux tableaux, nous pouvons en déduire le nombre moyen de dispositions qui ne sont pas mentionnées dans les contrats, lequel s'établit à 5,86 (37,85-31,99), soit 13,32%. En d'autres termes, en moyenne, 5,86 items ne sont pas mentionnés expressément dans les contrats. Il en résulte un déficit d'informations important pour les copropriétaires, lesquels ne sont pas forcément avisés du contenu même de l'avis du CNC. Or, il apparaît précisément que ce sont les "silences" des syndics qui permettent d'obtenir des statistiques plus élevées quant à l'application de l'avis. 3. Répartition des contrats en fonction du nombre d'items respectés Si nous devions distinguer les contrats en fonction du nombre d'items de l'avis qu'ils respectent, nous obtiendrions les résultats suivants : - 20 contrats (soit 18,18%) respectent moins de 30 items (soit moins de 65,91% de l'avis) ; - 11 contrats (soit 10,00%) respectent entre 30 et 39 items (soit entre 68,18% et 88, 64% de l'avis) ; - 79 contrats (soit 71,82%) respectent 40 items ou plus (soit plus de 90,91% de l'avis). 9

10 Inférieur à 30 items 18,18% 40 items ou plus 71,82% Entre 30 et 39 items 10,00% Conclusion : si peu de syndics respectent totalement l'avis rendu par le Conseil national de la consommation, une grande partie des prestations qui y sont mentionnées sont reprises dans les contrats ou, du moins, ne font pas l'objet d'une facturation spécifiques. Toutefois, la question de l'information des copropriétaires et de la possibilité de comparer différentes conventions entre elles se pose. En effet, un contrat incomplet empêche les copropriétaires d'avoir une idée de l'ensemble des prestations qui, normalement, devraient faire partie de la gestion courante. Cela devient d'autant plus problématique lorsqu'il s'agit de comparer plusieurs contrats : le fait que certains soient plus complets que d'autres va avoir une incidence sur le choix des copropriétaires. De même, les modifications rédactionnelles par rapport à l'avis complexifient le travail de comparaison, qu'il s'agisse, ici encore, de plusieurs contrats entre eux, ou, plus simplement, pour s'attacher du respect de l'avis du CNC. III- L'APPLICATION DE L'AVIS PAR ITEM Comme nous l'avons dit, l'avis du CNC n'est respecté en totalité qu'à hauteur de 12,73%. Pourtant, plus de 70% des contrats reprennent au moins 40 des 44 items existants. Certaines prestations ne sont donc quasiment jamais reprises par les professionnels. 1. L'application de l'avis par thématique L'avis est divisé en six parties distinctes, chacune pouvant être, le cas échéant, subdivisée. En nous intéressant à l'application, en intégralité, des différentes sections de l'avis, nous obtenons les résultats suivants : 10

11 100,00% 90,00% 80,00% 70,00% 60,00% 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% 10,00% 0,00% Assemblée générale 74,54% Comptabilité générale 53,64% 51,82% Administration et gestion de la c... 73,64% 22,73% Assurances Gestion du personnel 80,00% Divers Comme nous pouvons le voir, ce tableau met en exergue trois zones sensibles, trois sections, peu respectées intégralement dans la pratique. Pour le reste, le respect de l'avis est assez satisfaisant puisqu'il côtoie les 75%, voire les dépasse. Comptabilité générale de la copropriété A peine plus de la moitié des contrats respecte en intégralité la section relative à la comptabilité générale de la copropriété. La principale source de violation concerne plus précisément l'imputation des consommations individuelles d'eau. En effet, de nombreux contrats facturent cette prestation, que les compteurs aient été posés ou non avant la prise de fonctions du syndic. L'autre point, également source de contentieux, concerne la remise de l'état financier, de la totalité des fonds et des comptes de la copropriété au syndic successeur. Administration et gestion de la copropriété en conformité avec le règlement de copropriété Ici encore, à peine plus de la moitié des contrats respecte l'intégralité de cette section. Conséquence logique des résultats que nous avons constatés pour la partie relative à la comptabilité générale de la copropriété, l'un des points qui pose ici problème concerne la transmission des archives au syndic successeur. L'autre point qui continue à donner lieu à facturation concerne l'établissement et la mise à jour du carnet d'entretien. Cela est d'ailleurs étonnant, lorsque l'on voit que la date de sa mise en œuvre remonte à Assurances 11

12 Le point qui est le moins respecté concerne la gestion des assurances. C'est en effet sur cette section que se posent le plus de problèmes. Si de nombreux syndics reprennent, en intégralité, les termes de l'avis sur ce thème 1, il n'en demeure pas moins qu'ils imposent une facturation particulière pour certains actes devant normalement relever de la gestion courante. Le cas le plus typique consiste à insérer, dans les prestations exceptionnelles, une ligne libellée Gestion des sinistres, sans plus de précision. Or, toute gestion de sinistre comprend une déclaration préalable et, le cas échéant, le versement d'une indemnité. En prévoyant que, d'une manière générale, la gestion des sinistres fera l'objet d'une rémunération spécifique, le syndic contourne les termes de l'avis du CNC. 2. L'application de l'avis, item par item Si certaines dispositions de l'avis sont généralement très suivies, d'autres, en revanche ne sont que peu respectées. Pour preuve, le classement, par ordre croissant d'application, des items fixés par le Conseil national de la consommation. RANG AVIS DU CONSEIL NATIONAL DE LA CONSOMMATION CONTRATS CONFORMES 43 IV-2 Déclaration des sinistres concernant les parties communes et/ou les parties privatives lorsque le dommage a sa source dans 27,27% les parties communes. 42 IV-3 Règlement des indemnités aux bénéficiaires. 51,82% 41 II-2-4 Imputation des consommations individuelles d'eau lorsque les compteurs d'eau sont déjà installés lors de la désignation du 63,64% syndic. 40 I-4-5 Affichage dans les parties communes de la copropriété d un procès-verbal abrégé mentionnant les résolutions relatives à 77,27% l entretien de la copropriété et aux travaux. 40 II-4 Remise au syndic successeur de l'état financier, de la totalité des fonds, de l'état des comptes des copropriétaires et des 77,27% comptes du syndicat. 40 III-1-2 Transmission des archives au syndic successeur. 77,27% 40 III-3-4 Carnet d entretien : établissement, mise à jour pour les informations mentionnées aux articles 3 et 4 du décret n ,27% 477 du 30/05/ IV-1 Souscription des polices d'assurance au nom du syndicat. 77,27% 35 III-2-2 Recueil des avis écrits du conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire. 80% 35 III-3-3 Gestion des diagnostics/dossiers obligatoires. 80% 35 V-8 Mise en place du DUERSST et mise à jour. 80% 32 III-3-5 Appels d offre, étude des devis et mise en concurrence résultant de la demande d une pluralité de devis ou de l établissement d un devis descriptif soumis à l évaluation de plusieurs entreprises lorsque celle-ci est obligatoire dans le cadre 80,91% des travaux de maintenance définis à l article 45 du décret n du 17 mars V-9 Gestion de la formation du personnel du syndicat. 80,91% 30 VI-1 Calcul des intérêts légaux au profit du syndicat. 81,82% 29 III-1-3 Elaboration et transmission au conseil syndical du 82,73% 1 Souscription des polices d'assurances au nom du syndicat / Déclaration des sinistres concernant les parties communes et/ou les parties privatives lorsque le dommage a sa source dans les parties communes / Règlement des indemnités aux bénéficiaires. 12

13 bordereau récapitulatif des archives transmises au syndic successeur. 28 V-7 Gestion des remplacements pendant les congés, arrêtsmaladie et maternité. 83,64% 27 I-3 Mise à disposition de tous les copropriétaires des différentes pièces comptables et justificatives dans les conditions prévues à 86,36% l'article 18-1 de la loi du 10 juillet II-1-2 Etablissement du budget prévisionnel, en collaboration avec le conseil syndical. 87,27% 26 III-3-6 Gestion des travaux d entretien et de maintenance 87,27% 24 III-2-1 Mise à disposition et communication au conseil syndical de toutes pièces ou documents se rapportant à la gestion du 88,18% syndicat. 24 III-3-2 Négociation, passation, suivi des marchés des prestataires et gestion des contrats à l échéance dans le cadre du budget 88,18% prévisionnel. 22 II-2-1 Etablissement et mise à jour de la liste des copropriétaires. 90,91% 22 V-6 Attestations et déclarations obligatoires. 90,91% 20 V-1 Recherche et entretien préalable (les coûts de la publication des annonces ne sont pas compris). 91,82% 20 V-2 Etablissement du contrat de travail et, le cas échéant, de ses avenants. 91,82% 20 V-4 Tenue du livre des salaires et édition des bulletins de paie. 91,82% 17 I-2-1 Etablissement de l ordre du jour. 92,73% 17 V-5 Déclarations et paiement aux organismes fiscaux et sociaux. 92,73% 15 II-1 Etablissement du compte de gestion générale et des annexes conformément au décret n du 14 mars 2005 relatif aux 93,64% comptes du syndicat des copropriétaires. 15 II-1-1 Présentation des comptes en conformité avec la réglementation en vigueur. 93,64% 13 I-2-2 Présence du syndic ou de son représentant suivant les horaires définis dans le contrat. 95,45% 13 II-2-2 Tenue des comptes des copropriétaires. 95,45% 13 V-3 Paiement du salaire et de toute indemnité, prime due au salarié. 95,45% 10 I-1 Elaboration et envoi de la convocation, des documents à joindre à la convocation et des projets de résolutions. 96,36% 10 I-4-4 Envoi et notification du procès-verbal. 96,36% 10 II-2-3 Appel des provisions sur budget prévisionnel. 96,36% 10 II-3-1 Vérification et paiement des factures. 96,36% 10 III-1-1 Conservation et mise à disposition des archives du syndicat / Détention, conservation des archives non dormantes selon la 96,36% recommandation n 20 de la CRC. 5 I-4-6 Présence du syndic ou de son représentant suivant les horaires définis dans le contrat. 97,27% 4 I-4-1 Etablissement de la feuille de présence, émargement, vérification des voix et des pouvoirs. 98,18% 4 III-3-1 Visite(s) de la copropriété dans les conditions définies au contrat (nombre et modalités). 98,18% 2 I-4-2 Tenue du registre des procès-verbaux. 99,09% 1 I-4-3 Procès-verbal : rédaction du procès-verbal lorsque le syndic est élu secrétaire. 100% --- II-5 Compte bancaire séparé ou, le cas échéant compte du

14 cabinet en cas de dispense (possibilité de prix différencié selon le choix de la copropriété). A propos du compte séparé : nous n'avons pas pris en considération la prestation relative au compte séparé. En effet, l'objectif poursuivi par les associations de consommateurs lors des discussions au sein du CNC était de faire cesser les abus des syndics concernant la surfacturation du compte séparé. Dans la pratique, les syndics majorent d'environ 20% leurs honoraires si les copropriétaires optent pour un tel compte. Bien évidemment, cette surfacturation conduit inexorablement les assemblées générales à autoriser l'ouverture d'un compte unique. L'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 disposant que le compte séparé est de droit, il nous paraît normal que ce mode de gestion soit inclus dans les honoraires de base. Or, l'avis du CNC n'a apporté aucune modification à la situation actuelle dans la mesure où il permet une différenciation du prix selon la nature du compte ouvert. Autrement dit, auparavant, les syndics présentaient le montant de leur rémunération pour un compte unique et le majorait en cas d'ouverture d'un compte séparé. Désormais, les honoraires sont fixés pour un compte séparé mais, en cas de compte unique, ils sont minorés. Ou, du moins, ils devraient être minorés. En fait, les syndics n'ont absolument pas, ou très peu, modifié leurs pratiques en ce domaine, les contrats continuant de fixer la rémunération au regard de l'ouverture d'un compte unique. En conséquence, la rédaction de l'avis sur ce point n'ayant absolument aucune incidence pratique, nous avons décidé de ne pas prendre en compte cet item. Sur le classement proprement dit de l'application des différentes prestations visées par l'avis, nous retrouvons, sans surprise, en tête les dispositions relatives à la gestion des assurances. Comme nous l'avons précisé, cela s'explique par le caractère générique de certaines mentions figurant dans les prestations exceptionnelles et visant la gestion des sinistres, dans son ensemble. L'imputation des consommations individuelles d'eau est facturée dans le cadre d'un contrat sur trois. Dans ce cas précis, il s'agit principalement de clauses qui contreviennent directement à l'avis du CNC. La place de certaines prestations dans ce classement peut paraître assez singulière. Ainsi, un contrat sur quatre ne respecte pas l'obligation de procéder à l'affichage, dans les parties communes, d'un procès-verbal abrégé des principales décisions de l'assemblée générale. En fait, dans la pratique, si certains contrats limitent l'application de cette disposition (nécessité que le conseil syndical en fasse la demande préalable, par exemple), peu la facturent directement. Le résultat de 77,27% d'application résulte principalement de contrats ne visant pas expressément cet item mais qui ont une liste limitative de prestations relevant de la gestion courante. Tout ce qui ne figure pas dans cette dernière pouvant donc faire l'objet de facturation, il en va ainsi de l'affichage du procès verbal dans les parties communes. Comme nous pouvions le prévoir, les archives continuent de faire l'objet de nombreux litiges puisque près d'un contrat sur quatre facture leur transmission en cas de changement de syndic, qu'il s'agisse des archives proprement dites ou des fonds, état financier et autres documents comptables. En ce qui concerne la conservation proprement dite des archives, nous avons, dans le cadre de notre enquête, respecté à la lettre l'avis du CNC. 14

15 En d'autres termes, nous avons considéré comme conformes les contrats qui visaient dans la gestion courante, tant la position des consommateurs (conservation et mise à disposition des archives du syndicat) que celle des professionnels (détention, conservation des archives non dormantes selon la recommandation n 20 de la CRC). Sur ce point, la plupart des syndics incluent le poste archive dans leur gestion courante (96,36% des contrats). Le carnet d'entretien, que se soit son établissement ou sa mise à jour, continue d'être facturé dans près d'un contrat sur quatre En ce qui concerne le personnel de la copropriété, plusieurs contrats limitent la gestion des remplacements aux seuls congés, ou arrêts-maladie, sans prendre en compte l'intégralité des cas : congés, arrêts-maladie et maternité. IV- LES VIOLATIONS DE L'AVIS RENDU PAR LE CONSEIL NATIONAL DE LA CONSOMMATION Derrière les chiffres et les statistiques il existe une réalité, celle subie par les copropriétaires. Si certains syndics respectent l'avis rendu par le CNC, d'autres, au contraire, n'en ont cure et n'hésitent pas à contourner ses dispositions, voire à les violer. 1. Les moyens entrepris pour contourner l'avis Certains syndics ne reprennent qu'une partie des dispositions de l'avis, faisant sauter au passage un mot, une expression, ou modifiant les termes employés. En voici quelques exemples. Mise à jour de la liste des copropriétaires La mise à jour de la liste des copropriétaires est encore sujette à facturation, malgré l'avis du CNC. Et si certains syndics ne se privent pas pour facturer directement cette prestation, d'autres sont plus subtils. Ainsi, certains mettent, effectivement, dans la gestion courante la mise à jour de la liste des copropriétaires mais, facturent, par une clause spécifique figurant dans les prestations exceptionnelles, la mise à jour des fichiers, sans plus de précisions La consultation du conseil syndical Autre exemple : la consultation du conseil syndical lorsque sa saisine est obligatoire. Ici encore, l'avis précise que cette prestation doit être incluse dans la gestion courante. Or, certains syndics facturent la consultation du conseil syndical en cas d'urgence afin de pouvoir procéder aux appels de fonds. Une telle distinction, que le Conseil national de la consommation n'avait nullement faite, est contraire à l'avis car le décret du 17 mars 1967 dispose bien que la saisine préalable du conseil syndical, en cas d'urgence, est obligatoire avant de procéder à tout appel de fonds. Par conséquent, cette prestation doit relever de la gestion courante. 15

16 Le carnet d'entretien Le carnet d'entretien donne également lieu à quelques litiges. L'avis est clair en ce domaine et reprend d'ailleurs plusieurs réponses ministérielles 2, à savoir que si l'établissement et la mise à jour de ce document entrent dans la gestion courante, le syndic peut cependant demander le versement d'une rémunération spécifique pour l'inscription d'informations complémentaires demandées par l'assemblée générale. On parle alors de carnet d'entretien étendu. Or, certains syndics continuent de facturer le carnet d'entretien, qu'il s'agisse de sa création ou de sa mise à jour. Mais, indépendamment de l'avis du CNC, de telles pratiques sont assez surprenantes. En effet, la CNAB, dans une note d'information adressée à ses adhérents fin 2001, précisait que les syndics n'avaient pas attendu l'instauration d'une obligation législative pour tenir un tel document. De manière plus générale, il s'agit ici d'un cas typique où une prestation qu'un syndic accomplissait de lui-même et dont le coût était incorporé dans la gestion courante fait l'objet d'une facturation spécifique supplémentaire uniquement en raison de la publication d'un texte normatif imposant une telle prestation. La gestion des assurances Un cas que nous constatons régulièrement concerne la transformation de l'item souscription des polices d'assurance au nom du syndicat en souscription des polices multirisques de l'immeuble. Alors que l'avis concerne toutes les polices d'assurances contractées au nom du syndicat, une rédaction aussi restreinte permet, par exemple, de facturer spécifiquement la souscription d'une assurance dommage ouvrage. Mais, le moyen le plus courant, comme nous l'avons déjà écrit, pour contourner l'avis consiste purement et simplement à insérer, dans les prestations exceptionnelles, une ligne gestion des sinistres, sans aucune autre précision. Un autre exemple consiste à limiter les cas devant donner lieu à déclaration de sinistres. L'avis précise que la déclaration des sinistres concernant les parties communes et/ou les parties privatives lorsque le dommage a sa source dans les parties communes constitue une prestation de gestion courante. Cela signifie que dès qu'une partie commune est concernée, soit parce qu'elle a subi un dommage, soit parce qu'elle en est à l'origine, la déclaration faite par le syndic ne peut donner lieu à une rémunération spécifique. Pourtant, d'aucuns insèrent dans leurs prestations exceptionnelles une ligne rédigée ainsi: déclaration des sinistres concernant les parties communes et/ou les parties privatives lorsque le dommage a sa source dans les parties privatives. Une telle stipulation contrevient à l'avis du CNC car un sinistre, bien qu'ayant pour origine une partie privative, peut avoir des répercussions sur les parties communes. Enfin, pour en finir avec le secteur des assurances, certains contrats ne prennent en compte la déclaration de sinistres que si le dommage n'est pas causé aux occupants ou limitent le versement des indemnités au seul syndicat, et non aux bénéficiaires (copropriétaires ) de manière générale. La gestion du personnel Concernant la gestion du personnel, une pratique consiste à limiter les cas de remplacement de l'employé afin de ne pas prendre en compte, par exemple, les congés maternités. 2 Voir notamment Rép. min. n 29184, JOAN Q, 10 février

17 2. Quelques exemples de violation de l'avis Si certains syndics cherchent par tous les moyens à contourner l'avis rendu par le CNC, d'autres ne prennent même pas cette précaution et violent directement ses dispositions. Voici un petit florilège des abus que nous avons pu constater. Si la majorité violent l'avis en question, d'autres, bien que non concernés directement par ce texte, n'en demeurent pas moins blâmables. - Un syndic de Seine Saint Denis facture 598 TTC la remise du dossier au syndic successeur en cas de non renouvellement du mandat ou de démission (!). C'est-à-dire qu'il fait supporter aux copropriétaires les conséquences de ses propres décisions Un autre cabinet, mais de Nantes celui-ci (44), facture 600 TTC la remise des archives au syndic successeur. Dans le même registre, mais ne concernant pas directement la transmission du dossier au successeur, un syndic parisien (75) impute des frais de clôture pour fin de gestion avec un droit proportionnel de 101,97 TTC/lot principal et un droit fixe de 288,40 TTC. En d'autres termes, il inflige une sanction pécuniaire aux copropriétaires en cas de non-reconduction de son mandat. Ce même syndic n'est d'ailleurs pas en manque d'imagination puisqu'il facture également des frais informatiques pour tenue de compte 7,60 TTC/trimestre/lot principal - Un syndic de Haute Savoie (74) facture un forfait annuel de 400 TTC pour la tenue des registres, l'établissement des bulletins de paie et les déclarations aux organismes sociaux et fiscaux. Un autre syndic, de Seine Saint Denis (93), facture 299 TTC l'établissement du contrat de travail. - Un professionnel du Vaucluse (84) facture 180 TTC la déclaration des sinistres affectant les parties communes. Un autre, de Paris (75) facture 61,43 TTC l'ouverture d'un dossier sinistre multirisques dont l'origine est en partie privative. Pour rester dans le domaine des assurances, un professionnel sur Brest (29) effectue une double facturation en cas de sinistres. La première consiste en une simple gestion des désordres subis par le syndicat, sans plus de précision, facturée à la vacation. La seconde concerne le suivi des travaux après sinistre, également facturée à la vacation. A priori, la simple gestion des désordres ne comprend pas le suivi de la remise en état des lieux, ce qui paraît assez surprenant. Enfin, un syndic situé à Antibes facture 31,10 TTC la déclaration d'un sinistre, quel que soit son origine. - Un syndic francilien, du Val de Marne plus précisément (94), impose la mention, dans le carnet d'entretien, de tous les travaux nécessitant une consultation préalable du conseil syndical et, en conséquence, facture la tenue de ce document 4,78 TTC/lot principal/an. Ce même syndic facture, au temps passé, le calcul des intérêts au taux légal au profit du syndicat. - Un syndic parisien (75) facture 11,96 TTC/compteur/an la gestion des compteurs d'eau, les relevés Il facture également 55,01 TTC la rédaction du contrat de l'employé d'immeuble et 65,78 TTC la souscription d'une assurance dommage ouvrage. - Un syndic de l'aude (11) facture 20 TTC/copropriétaire/an des frais de gestion, sans préciser de quoi il s'agit. - Un professionnel sis à Nantes (44) facture, pour l'assemblée générale annuelle, des frais administratifs de 8,97 TTC/convocation auxquels s'ajoutent 4,78 TTC en cas de lettre recommandée, soit un total de 13,75, en plus du remboursement des frais 17

18 d'affranchissement exposés à cette occasion. Un autre syndic, également à Nantes (44), facture un forfait annuel de 60 TTC pour paiement des échéances. - Un professionnel boulonnais (92) prélève des frais de comptabilisation des charges privatives d'un montant de 12 TTC. - Un syndic situé à Antibes (06) facture à la vacation (77,74 TTC de l'heure) des frais de comptabilité hors budget de fonctionnement, ceci sans préciser de quoi il peut s'agir. - Comme quoi il n'y a pas de petites économies, un syndic de Saint Malo (35) facture l'établissement des fiches de paie au "tarif réel du cabinet comptable". Nous n'en saurons pas plus Ce même syndic limite les appels d'offres des travaux d'entretien courant à 750 TTC. Au-delà de ce montant, il prend 2% HT du montant des travaux TTC. En plus de se rémunérer sur la TVA, ce syndic n'assure même pas la fonction de maîtrise d'œuvre : les 2% sont uniquement là pour la réalisation de la mise en concurrence! - Un syndic de Metz (57) facture 29,90 TTC l'établissement d'un dossier pour l'enlèvement de tags. - Nous pensions ne plus voir ce genre de clauses mais, manifestement, nous nous trompions : un professionnel de Saint Cloud (92) facture 12 TTC/compte la mise à jour du plan comptable. 3. Les insuffisances inhérentes à l'avis lui-même Si l'avis du CNC a eu le mérite d'apporter certaines précisions, notamment concernant l'établissement du carnet d'entretien et la transmission des archives, il n'en demeure pas moins que sa rédaction reste perfectible sur certains points. La tenue de l'assemblée générale et du conseil syndical la précédant Les règles relatives à la tenue de l'assemblée générale annuelle doivent être revues. En effet, l'avis précise que la tenue de celle-ci est comprise dans la gestion courante, mais en fonction des horaires prévus dans le contrat. Concrètement, la convention doit préciser la tranche horaire pendant laquelle l'assemblée générale doit se tenir et/ou un quota horaire (forfait de deux heures par exemple). Or, en pratique, les horaires correspondent à ceux d'ouverture du cabinet et ne sont nullement conciliables avec les disponibilités des copropriétaires. Par conséquent, la tenue de l'assemblée générale, pourtant initialement inscrite dans la gestion courante, est facturée car elle ne pourra que se dérouler en dehors des heures ouvrables. Selon nous, la présence du syndic à l'assemblée générale annuelle constitue une prestation de gestion courante. En effet, cette réunion est un incontournable dans la vie de chaque copropriété et constitue l'endroit où toutes les décisions concernant le syndicat vont être prises. De plus, outre l'importance de l'assemblée générale, le caractère régulier de celle-ci (au moins une fois par an), invariable comme diraient certains syndics, lesquels estiment que la gestion courante ne comprend que les prestations prévisibles et immuables d'une copropriété à une autre, prône pour que cette prestation soit incluse dans le forfait de base. Par conséquent, si nous ne contestons nullement que les assemblées extraordinaires fassent l'objet d'une facturation spécifique, en raison de leur tenue ou de leur organisation, l'assemblée annuelle doit être comprise dans la gestion courante, nonobstant sa durée ou les horaires durant lesquels elle se tient. Et il en va de même pour le conseil syndical précédant l'assemblée générale. 18

19 L'imputation des consommations individuelles L'avis du CNC prévoit que constitue une prestation relevant de la gestion courante l'imputation des consommations individuelles d'eau, dès lors que les compteurs sont déjà installés au moment de la désignation du syndic. L'objectif recherché consistait à inclure dans les honoraires de base la gestion des consommations, mais à condition que le syndic soit informé de l'existence des compteurs en question. Les débats au sein du Conseil national de la consommation n'ont malheureusement porté que sur la question des consommations d'eau. Autrement dit, un syndic peut tout à fait facturer l'imputation des compteurs calorimétriques, même si ces derniers étaient déjà en place lors de sa prise de fonction. Une telle distinction entre les différentes catégories de compteurs n'a pas lieu d'être et, d'ailleurs, ne peut être concrètement justifiée. C'est pourquoi il nous paraît conforme à l'esprit de l'avis que l'imputation et, plus généralement, la gestion, des consommations individuelles de fluide et d'énergie de toutes sortes soient incluses dans les honoraires de base. Le compte séparé A l'heure actuelle, les syndics sont très peu nombreux à proposer d'office le compte séparé. En règle générale, ils proposent systématiquement une majoration substantielle (de l'ordre de 20%) de leurs honoraires de gestion courante. Ajoutez à cela un argumentaire que certains professionnels n'hésitent pas à avancer pour promouvoir le compte unique (possibilité, en cas de déficit de la copropriété, de combler avec les fonds d'une autre copropriété!) et l'on comprend pourquoi l'ouverture d'un compte séparé est relativement rare. Il en résulte une situation assez paradoxale dans la mesure où le compte séparé, qui doit, aux termes de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965, constituer le mode de gestion de principe d'une copropriété, n'est, en réalité, que l'exception. La faute à une rédaction malencontreuse de la loi de 1965 qui, certes, prévoit l'obligation pour le syndic d'ouvrir un compte séparé sous peine de voir son mandat annulé, mais permet à l'assemblée générale d'en disposer autrement. Nous avons donc une obligation impérieuse posée à tous les syndics sous peine de sanction sévère (l'annulation du contrat avec toutes les conséquences qui peuvent en découler) mais avec la possibilité, finalement, de la contourner. La réponse à cette problématique n'est pas à trouver uniquement dans l'avis. En effet, dans cette hypothèse, il devient nécessaire de modifier la loi du 10 juillet 1965 afin de rendre plus difficile la possibilité de contourner l'obligation d'ouvrir un compte séparé. L'avis a toutefois son utilité ne serait-ce que pour rappeler que le choix du compte par les copropriétaires, qu'il s'agisse d'un compte unique ou séparé, doit être économiquement neutre. 19

20 La question des archives Les prestations relatives à la gestion des archives sont quelques peu floues au sein de l'avis. En effet, celui-ci fait état de deux positions antinomiques, celle des représentants des consommateurs, qui estiment que le syndic doit conserver et tenir à disposition l'ensemble des archives du syndicat, et celle des représentants des professionnels, qui se limite à la détention et conservation des archives non dormantes du syndicat, ceci conformément à la recommandation n 20 de la Commission relative à la copropriété. Dans le cadre de notre enquête, nous n'avons pas tenu compte de la position choisie par le syndic de sorte que le contrat était réputé conforme dès lors qu'il se ralliait à l'une ou l'autre des options mentionnées par l'avis. Toutefois, une telle distinction ne saurait perdurer dans l'avenir. Même si la position des professionnels prend pour base une recommandation, celle-ci ne saurait se substituer aux textes d'ordre public réglementant la copropriété. En effet, la Commission a effectué une distinction entre archives vivantes (ou non dormantes), c'est-à-dire les archives qui datent de deux ou trois ans, et les archives dormantes, les autres, plus anciennes. Or, le décret du 17 mars 1967 n'effectue aucune distinction de ce type et dispose, dans son article 33, que le syndic détient les archives du syndicat. Par conséquent, une recommandation ne saurait faire une distinction là où un texte réglementaire n'en fait aucune. De plus, nous constatons que les syndics qui refusent de conserver l'ensemble des pièces relatives au syndicat proposent aux copropriétaires de souscrire un contrat particulier avec une entreprise spécialisée dans la conservation des archives. Ce genre de pratiques pose des problèmes d'ordre éthique et juridique. Ethique d'abord car la société proposée par le syndic peut être une filiale de ce dernier. Par ailleurs, les tarifs proposés par l'archiviste ne sont valables que pour le syndic en place. Cela signifie que si les copropriétaires changent de gestionnaire, les prix seront réévalués. Enfin, il est intéressant de noter que le syndic, alors même qu'il s'exonère d'une de ses obligations, de diminue pas pour autant ses honoraires, bien au contraire. Juridique ensuite car la loi du 10 juillet 1965 interdit au syndic, dans son article 18, de se faire substituer. Or, en confiant la conservation des archives à une entreprise extérieure, il transfert précisément une partie de ses attributions légales à un tiers. C'est pourquoi nous demandons que l'avis du CNC soit modifié sur ce point afin que le syndic conserve et mette à disposition l'ensemble des archives du syndicat. Il lui appartiendra, compte tenu de l'âge, de la taille de la copropriété d'évaluer le volume des archives et d'adapter ses honoraires en fonction le cas échéant. Par ailleurs, il lui sera tout à fait possible de recourir à un prestataire extérieur si besoin, mais il devra le faire sous sa responsabilité. Les assurances Nous l'avons vu, les assurances constitue le point de l'avis qui est le moins respecté dans les contrats. Contrairement aux cas étudiés précédemment qui concernaient, selon nous, des insuffisances rédactionnelles de l'avis lui-même, il s'agit ici de prestations que les syndics violent en toute connaissance de cause, que ce soit par la limitation des polices souscrites pour le compte du syndicat, la facturation spécifique des assurances dommage ouvrage ou la diminution des cas donnant lieu à déclaration de sinistre. 20

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