MANUEL QUALITE HYGIENE SECURITE ET ENVIRONNEMENT

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1 MANUEL QUALITE HYGIENE SECURITE ET ENVIRONNEMENT 1/9

2 AVANT PROPOS Le présent manuel QHSE reflète toutes les dispositions mises en place par IOTA, relatives au système de management intégré (SMI). Aucunes exigences des référentiels ISO 9001 v2008, ISO v2004 et OHSAS v2007 n est exclue dans notre SMI (à l exception de la conception et du développement). Approuvé et garantie par le Président Directeur du groupe, ce manuel traduit l engagement de l ensemble du personnel dans la politique QHSE mise en place. Il s adresse à nos clients, fournisseurs et à tous nos collaborateurs afin de présenter notre système de management intégré, les engagements que nous prenons en tant que professionnels et l organisation mise en place pour garantir des services de qualité, la santé, la sécurité et la préservation de l environnement. Ce manuel est rédigé par le service QHSE et validé par la Direction. Il est mis en ligne sur le réseau informatique de l entreprise ainsi que sur le site internet du groupe. IOTA est certifié par SGS sous réserve d audits de surveillance annuels pour un renouvellement de certification triennal. Révision 9 2 / 9

3 CHARTE GROUPE La charte éthique de IOTA Group appelle chaque collaborateur à respecter des principes éthiques qui ont vocation à régir ses activités et doivent, en toutes circonstances et dans toutes ses filiales, inspirer le comportement du collaborateur. Elle définit les engagements de IOTA envers ses clients, en termes de qualité de services, d environnement, d hygiène et de sécurité, selon les termes et conditions ci-dessous. Champ d application La présente charte s applique à toutes les sociétés du Groupe IOTA, quelque soit le domaine d activité. Cette charte exprime la volonté de conduire ses activités dans le respect des règles les plus strictes de l éthique des affaires, des lois et règlements en vigueur dans tous les pays où IOTA intervient, de respecter la protection des droits de l Homme, de veiller à la santé et la sécurité tout en préservant l environnement. Respect des personnes Le respect de tous nos collaborateurs est une des valeurs fondamentales de IOTA. C est pour cela que IOTA réprouve toutes formes de discrimination à l égard de ses salariés, partenaires, fournisseurs et clients pour quelque cause que ce soit et tous comportements portant atteinte à la dignité d autrui. Encouragement à la formation et à la promotion Attentif à l évolution interne de ses collaborateurs, IOTA offre à chacun : - la possibilité de développer ses compétences par la formation, - la chance d évoluer dans l organisation de l entreprise en fonction des opportunités et des performances individuelles. Engagements professionnels IOTA attend de ses collaborateurs qu ils mettent en œuvre leurs compétences dans un esprit de solidarité pour la réussite de l entreprise. En tant que représentants du groupe, de ses valeurs et de son image, nous nous comportons tous avec dignité dans l exercice de nos fonctions. IOTA ne débauche pas de personnel chez ses concurrents, L intérêt de IOTA passe en priorité par celui de ses clients et de son personnel, IOTA œuvre en permanence pour mieux répondre aux demandes des clients, IOTA ne détache jamais de personnel en situation irrégulière, IOTA considère son personnel détaché comme ses ambassadeurs, IOTA s engage à maintenir et développer le système Qualité ISO 9001, ISO (environnement) et OHSAS (santé et sécurité) en place. Neutralité et indépendance L appartenance politique et les croyances religieuses sont exclues des discussions au sein du groupe. Elles ne concernent que la vie privée et ne s exercent en aucun cas dans le cadre de l entreprise. Le groupe IOTA ne finance pas d organisation politique ou religieuse. Loyauté et transparence IOTA travaille et collabore de manière loyale, en interne comme avec ses partenaires externes y compris ses concurrents. Nous appliquons les règles de contrôle interne mises en place, garantes d un fonctionnement transparent et équilibré de notre groupe. Confidentialité IOTA veille à préserver la confidentialité de son savoirfaire et des informations internes, sur lesquels repose la pérennité du groupe et celle de nos clients. Les informations professionnelles communiquées, en interne comme en externe, sont autorisées et validées selon un contexte de diffusion approprié. Seules les informations rendues publiques par le Groupe peuvent être communiquées en dehors du cadre professionnel. Intégrité Le temps de travail et l usage des biens du groupe sont consacrés en totalité à l activité professionnelle. Nous nous engageons à faire connaître toute situation de conflit d intérêt. En ce sens, nous demandons à tous de rester vigilants dans des circonstances qui pourraient faire hésiter entre intérêt personnel, intérêt du groupe et intérêt de nos clients. IOTA attend de ses salariés un comportement totalement intègre et honnête, en particulier quand nous leur confions la négociation de contrats. Dans toutes ses relations, IOTA s interdit toute pratique frauduleuse et tout acte pouvant être assimilé à la corruption sous toutes ses formes. Cette charte est régulièrement révisée et enrichie pour garantir la fidélité de IOTA à ces règles et principes dans le cours de son développement et dans l évolution des marchés. 1:DOT:IGH:CharteEthique IGH 8.doc 3 / 9

4 Périmètre d'application Tous les processus sont couverts par le système de management intégré à savoir : Processus Management, Processus Opérations, Processus Administration, Processus Services Généraux. A noter que IOTA Group Holding SA, IOTA SA et IOTA Industrie ne comportent pas de conception et développement. Présentation du Groupe IOTA et ses filiales Depuis 30 ans, IOTA développe ses services afin de répondre aux attentes de ces clients et aux évolutions des marchés. Dans cette optique, des filiales et succursales ont été créées et réparties à travers le monde. Son activité principale, l assistance technique consiste à : mettre à disposition des personnes hautement qualifiés, compétentes et expérimentées, faciliter l expatriation et la mobilité internationale en fournissant une assistance disponible et efficace. Les salariés sont aux services de clients dans les domaines du pétrole, de l énergie, ou de la construction dans le cadre de projets industriels majeurs. Parce que nos clients sont internationaux et que leurs activités se déroulent partout dans le monde, nous sommes implantés sur plusieurs continents. Aujourd hui, nous sommes un groupe riche de 950 salariés avec plus de 29 nationalités différentes, présents dans 44 pays. Ils forment un groupe multiculturel capable de s'adapter à des cultures et des environnements professionnels variés. 50% de nos clients sont des sociétés européennes, les autres sont issues de tous les horizons. A human touch to your projects 4 / 9

5 Politique QHSE & Engagement de la Direction IOTA a choisi de mettre en place un système de management intégré dont les référentiels sont ISO 9001, ISO et OHSAS 18001, un système tenant compte de toutes les activités du groupe IOTA et également, des systèmes QHSE appliqués sur leurs sites de ces clients. L objectif général est d assurer des services de qualité dans le respect des normes et de la législation en vigueur. En matière d hygiène et sécurité au travail, l objectif global est de réduire les accidents du travail afin d atteindre le zéro décès. Un certain nombre de risques sont identifiés, analysés et classés par ordre de priorité en fonction de leur gravité et de leur fréquence élevés. Le management s assure que les plans d actions réguliers prennent en compte les risques identifiés comme majeurs. Au vu de la nature particulière de notre métier, IOTA s engage à : Promouvoir la culture de prévention des risques d accident de la route et de pollution au moyen d outils et d actions planifiés : formations, causeries, communication, tri sélectif et recyclage, Mettre en place un système plus moderne de la gestion des salariés afin de favoriser la fluidité des informations et une meilleure traçabilité des prestations, Continuer à promouvoir un climat de confiance et d échanges avec les clients et salariés, Minimiser la gravité des risques électriques, en planifiant des formations afin d habiliter toute personne exposée à ce risque et de fournir des équipements de protection individuels adaptés, Privilégier le transport en commun ou le covoiturage, minimiser les voyages en avion quand cela est possible et préférer le transport ferroviaire, A veiller au respect de l ergonomie afin de limiter les Troubles Musculo- Squelettiques liés au travail sur écran, Faire adhérer tous les salariés du groupe à l application de cette politique, Veiller au respect de l application par tous, des consignes d hygiène et de sécurité car, CHAQUE TRAVAILLEUR EST RESPONSABLE DE SA SECURITE ET CELLE DES AUTRES. 5 / 9

6 Structure et organisation ORGANIGRAMME FONCTIONEL IOTA Assistance Technique Périmètre de certification : ISO 9001:2008 / ISO 14001:2004 / OHSAS 18001:2007 Président Directeur Général Expert Comptable Conseil Directeur Général Secrétaire général Chargé de Sécurité Secrétaire de Direction Dévoloppement Directeur des Opérations Directeur Commercial R.H. & Communication Directeur Zone Afrique Directeur Zone Moyen-Orient Directeur Administratif & Financier S.G. Info. & QHSE OPÉRATIONS Commercial Assistant(e) R.H. VALIDATION FACTURES & PAIES COMPTABILITE COST CONTROL S.G. & QHSE Assistante Directeur des Opérations BU Grands Comptes BU Oil & Gas BU Ingénierie BU Construction Contrôle Administratif Factures & Paies Comptabilité & Reporting Chargé d'affaires Chargé d'affaires Chargé d'affaires Chargée d'affaires LOGISTIQUE Assistante SOURCING Chargé de Comptable Factures & Paies Logistique Sourcing Chargée de Recrutement Assistante Chargé d'affaires Gestionnaire Base de Données Assistante Chargé d'affaires Contrôle de Gestion & Cash Management Juriste S.I. Assistantes Assistant S.G. & Logistique Assistante Comptable Technicien QHSE Contrôle Gestion Clients Comptable Fournisseurs Assistante Accueil Agents d'entretien AFRIQUE ETAT-UNIS EUROPE RUSSIE EXTREME ORIENT MOYEN - ORIENT IOTA CONGO IOTA GABON IOTA NIGERIA IOTA ALGÉRIE OBARY ANGOLA IOTA USA IOTA INDUSTRIE FRANCE IOTA MALAYSIA IOTA THAILAND IOTA ABU DHABI IES YEMEN Directeur Filiale Directeur Filiale Directeur Filiale Gérant Local Gérant Directeur Filiale Directeur Filiale Resp. Dévelop. d'affaires Adjoint R.H. Directeur Filiale Chargé d'affaires Directeur local Directeur Exécutif IOTA ARABIA Administratif Opérations Resp. Recrutement Directeur Officier de Ingénieur Directeur Géneral Chargé d'affaires Opérations Développment Chargé d'affaires Conformité Chargée de Recrutement Resp. Opérations Coordinatrice Resp. Finance R.H. Chargée de Concepteur logistique & Administratif Recrutement Comptable Chargé d'affaires Sourceur Chargé d'affaires Resp. Opérations Assistant Assistante Assistante Acheteur Comptable logistique Facturation Expert Comptable Opérations Assistante Ope Resp. Comptable Resp. Relation Agents d'entretien Assistant Commercial Technicienne QHSE INDONESIE & Administration Chargé d'affaires Gouvernement Administratif PT HEMPART - Assistante ABUMAS GROUP Assistant Resp. Comptable Réceptionniste Assistante Directeur Filiale Administratif logistique Agent de sécurité Comptable Conducteur IOTA IBERICA Ingénieur IOTA NIGER IOTA RUSSIA ESPAGNE Recrutement Commercial Relation Publique Légende : Filiales ou Succursales Partenariat Processus S.G & Management Processus Opérations Processus Administration Nouveau Développement Technicien Receptioniste IRAK Resp. Bureau *Seule la version électronique disponible sur le système documentaire IOTA fait foi 1:DPM:5:7 Org AT Fonct 23.xlsx 6 / 9

7 Cartographie & boucle d amélioration CARTOGRAPHIE DES PROCESSUS ET BOUCLE QUALITE MESURE DE LA SATISFACTION PROCESSUS MANAGEMENT DIRECTION GENERALE SECRETARIAT GENERALE / QHSE Définition de la politique QHSE et ses objectifs Développement des orientations stratégiques Pilotage, planification et mise à disposition des moyens Mesure, analyse des risques et amélioration continue (audits, visites) Communication interne et externe AMELIORATION CONTINUE PROCESSUS DE REALISATION Sous processus COMMERCIAL & DEVELOPPEMENT Sous processus OPERATIONS ATTENTE DES Recueil et étude du (des) besoin(s) du Client Visites clients Analyse du(des) besoin(s) du Client Validation par le Client Négociation et établissement du contrat Suivi de la mission SATISFACTION DES TIERS EXTERIEURS Sous processus SOURCING Sous processus LOGISTIQUE TIERS EXTERIEURS Analyse du(des) besoin(s) du Client Recherche des compétences Entretiens Mobilisation du personnel Suivi logistique de la prestation Formations HSE PROCESSUS SUPPORT ADMINISTRATION SERVICES GENERAUX Comptabilité générale et fiscalité Comptabilité clients et fournisseurs Charges sociales Paies Affiliation mutuelle prévoyance Gestion des ressources humaines interne Gestion des achats Support informatique Gestion des infrastructures Veille réglementaire * Seule la version électronique disponible sur le système documentaire IOTA fait foi DPM:11 4 Cartographie 12.xls 7 / 9

8 Les finalités et principales activités des processus Processus Management Coordonne et anime la politique IOTA à travers l'ensemble des établissements du groupe, Appuie les Directeurs dans leurs missions et assure les fonctions transversales, Contrôle la gestion et les modalités de prise en charge des personnes mises en poste, Assure également le rôle de créateur d'activités nouvelles. Processus Opérations Assure la commercialisation des prestations et le développement, Sélectionne, recrute, gère les affaires et assure la logistique, Planifie, dirige, coordonne et contrôle la gestion des activités de façon à atteindre les objectifs de ventes et de rentabilité. Processus Administration En charge de la comptabilité, du contrôle de gestion et de la trésorerie. Processus Services Généraux / QHSE En charge des ressources humaines corporate, des achats, des affaires juridiques, de la maintenance des infrastructures et du contrôle des mesures et des améliorations. Garant du Système de Management Intégré, conseille la Direction dans la définition de la politique et des objectifs QHSE et fournit une assistance aux autres Directions dans son application. 8 / 9

9 La documentation du système de management intégré Généralités La documentation du Système est accessible essentiellement sur nos serveurs informatiques et sur notre portail extranet, un seul exemplaire papier avec les visas associés est disponible pour consultation dans le bureau du responsable QHSE à Mies en Suisse, qui est chargé de garantir la tenue à jour de ce master en cohérence avec les fichiers informatiques. Structure de la documentation du système MANUEL QHSE PROCESSUS PROCEDURES GENERALES MODES OPERATOIRES DOCUMENTS TYPE ENREGISTREMENTS Mise à jour de la documentation Les principes d élaboration et de mise à jour de la documentation du système (documents applicables et documents d enregistrement) sont décrits dans la procédure Maitrise documentaire ( Maitrise Doc). Maitrise documentaire Les procédures ( Maitrise Doc / Maitrise Enr) détaillent les dispositions prises dans ce domaine. Sur notre réseau, un dossier est spécialement dédié aux documents type (enregistrements) en mentionnant pour chacun d entre eux la version à utiliser. Outils informatiques et sécurité des données La procédure de Maitrise documentaire ( Maitrise Doc) intègre également la gestion des outils informatiques et la sécurité des données. 9 / 9