Bruno De Cock/MSF TRAINING BROCHURE Operational Center Brussels

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1 Bruno De Cock/MSF TRAINING BROCHURE 2013 Operational Center Brussels

2 A few words on the Training brochure The present brochure covers all the year 2013 and contains practical information regarding all training organized by MSF-OCB as well as training organized by other operational centers to which MSF-OCB staff have access. It is primarily aimed at expats and national staff in the field as well as at expats in-between missions. Quelques mots sur la brochure de Formations Cette brochure couvre l année 2013 et contient des informations pratiques relatives aux formations organisées par MSF-OCB ainsi que celles organisées par d autres centres opérationnels auxquelles le staff MSF-OCB a accès. Elle s adresse principalement aux expatriés et au staff national sur le terrain ainsi qu aux expatriés entre missions. 2

3 The MSF-OCB Training Team Damien KAUFFMAN Training Coordinator Carine DAENENS Pedagogical Expert Annick FILOT Pedagogical Expert Geneviève ERKEN -Pedagogical Expert Jan FONTAINE Training Administrator Stéphanie GOUBLOMME Training Administration Assistant Florence PARENT Medical Training Officer Xavier TISLAIR Operations Training Officer Robin VINCENT-SMITH Logistics Training Officer Alain RIAS HR Training Officer Catherine GUISSET Finance Training Officer 3

4 TABLE OF CONTENT / TABLE DES MATIERES General Information Language Page MSF-OCB Training Calendar English 6 Training Policy Politique de Formation English 10 Français 11 Perspectives Perspectives 2013 English 12 Français 13 Selection procedure - Procédure de sélection English 14 Français 16 Scholarship & External Training - Bourses & Formations Externes English 18 Français 20 Induction Training Language Page Preparation Primary Departure (PPD) English 24 Sanou English 26 Français 28 Finance Online Course English 30 Medical Training Language Page Coordination Nutrition & Vaccination Nut Vacci 2 Français 32 Health Promotion 1 (HP1) English 34 Mental Health Course (MH) English 35 Sexual and Reproductive Health Training (SRH) English 36 Advanced Life Support Obstetrics ALSO English 37 Nutrition e-learning English 38 Français 39 Management of Health Services (MHS) English 40 Français 41 Pharmacy Training (Pharma) English 42 GAS Week English 43 Capacity Building in operational research English 44 HIV & TB Clinical Training: Basic Level (South Africa) English 45 Advanced Level (South Africa) English 46 HIV Programmatic Course English 48 Laboratory Supervisor Training English 49 Responding to Epidemics (Repepi) English 50 Français 51 Populations in Precarious Situation (PSP) English 52 International MSF Surgical Workshop English 53 Family Planning and Post Abortion Care (RAISE) English 54 Formation Malaria Français 55 Logistics Training Session language Page Basic Logistics Course (BLOC) English 62 Français 63 Logistics Management Course (LMC) English 64 Vehicle Fleet Management Gestion du Parc de Véhicules (GPV) English 65 Français 66 Formation perfectionnement mécanique et gestion de garage Français 67 Work placement in the intersection garage in Kampala English 68 Stage mécanique dans le garage MSF-OCB à Kinshasa Français 69 LogistiX & Supply Course (LX) English 70 LogistiX & Supply Français 71 Isystock Course English 72 Français 73 Medical Supply and Stock Management at Project Level English 74 Supply Managers Course (SMC) English 75 4

5 Fritz Institute / Chartered Institute of Logistics and Transport (UK) English 76 Certification in Humanitarian Logistics (CHL) Français 77 Fritz Institute / Chartered Institute of Logistics and Transport (UK) English 78 Certification in Humanitarian Supply Chain Management (CHSCM) Fritz Institute / Chartered Institute of Logistics and Transport (UK) 79 English Certification in Humanitarian Medical Logistics Practices (MedLog) Information and communication Technology English 80 Français 81 Advanced Energy Course (AEC) English 82 Français 83 BioMed Technician Course English 84 Français 85 Water, Engineering & Dev. Centre - WEDC 1 English 86 Water, Hygiene and Sanitation (WHS) in Emergencies Course English 87 Français 88 Briefing Expert Modular Field Hospital (BEM) English 89 Human Resources Training Language Page Human Resources Coordination Course (HRCC) English 92 Français 93 Managing People in the Field English 94 Français 95 Leading mission teams English 96 Français 97 Finances Training Language Page Field Accounting Course English 100 Finance Coordinator Course English 101 Transversal Training Language Page Project Coordination Course (PCC) English 103 Mission Coordination & Management (CGM) English 104 Medical Coordination Course (MCC) English 105 Evaluation in medical humanitarian programs English 106 Intensive Course in Humanitarian affairs (ICHA) English 107 Field Security Course (FSC) English 108 Coordination Crisis Module (CCM) English 109 Diploma in Humanitarian Assistance English 110 Mentoring & Languages Training Language Page Mentoring Support English 114 Language courses English 115 5

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10 I. MSF Training: General Information Training policy MSF OCB 1. Learning in MSF... Learning is a key strategic instrument to build and optimise the human capital needed to assist the populations we serve. MSF is committed to increasing access to learning for all staff across the board and at the same time to rationalising our resources, using a model of flexible and modular training which puts the student at the centre of the learning environment and with the point of delivery as close as possible in time and location to the learner when learning needs are identified. Our training actions must contribute to strengthening the identity, culture and spirit of the organisation. 2. Linkages to HR development policy Learning activities are linked to a wider HR development policy. Recruitment: effective recruitment can ensure that core and generic competencies are verified as well as technical and language skills. Staff development activities should primarily be designed to enhance existing knowledge and strengthen performance in the current job; prepare staff for career changes (within MSF); prepare staff for career transition (outside MSF); instil in staff the values, behaviour and attitudes expected in all MSF staff. Development: effective career management will ensure that the learning periods will be in line with the needs of the person and with the needs of MSF. 3. Learning objectives and methodologies A learning strategy must be based on clear and legitimate objectives, that are defined by the needs expressed both by MSF and by the individuals. The MSF training team encourages MSF staff and training providers to think of learning in the broadest sense. This means that the learning that will be offered to MSF staff will be a blend of on-the-job training, apprenticeship, in-house training courses, external courses, e-learning, self-study programs (including professional reading), coaching and mentoring, cross-training provided by other colleagues, decentralised training and developmental assignments. Learning methodologies will be appropriate to the learning objective. 4. Impact of training Real learning is often not easily measured. Course attendance is tangible and must be recorded. But every effort must be made to go beyond attendance. Assessing skills and knowledge can be done quite objectively through tests of various kinds. Behaviour change, attitudes and impact on the job is clearly more difficult but should be assessed through job performance. The evaluation system is an essential tool in making the connection between learning needs and training impact. MSF must better measure the impact of its trainings, make sure that the training courses are organised on-the-job or as soon as possible before the acquired competencies are to be used. MSF is committed to encouraging attendance at external training courses, tailor made to the needs of participants, and serving to strengthen the expected competences as part of talent management. 5. Equal training opportunities HQ, national and international staff have equal training opportunities. The selection of participants is based on criteria of competencies, level of responsibilities and talent management. 6. Internationalisation of trainings In an effort to rationalise and optimise its resources, MSF-OCB favours the internationalisation of training contents and organisation across the movement. In order to achieve this, OCB attends the International training and development group meetings and helps to define the group's action plan. The OCB partner sections must be involved in these discussions and contribute to these objectives. 7. Moral commitment Training is a mutual commitment between MSF and the participant, who has to commit to working for 12 months after in-house training. For external training and study grants, the commitment can extend to 24 months, according to the amount granted. The person will be asked to sign a document and will be asked to refund pro rata if the commitment is not fulfilled. 10

11 I. Formation MSF : Informations générales Politique de formation MSF OCB 1. Apprendre chez MSF... Apprendre est un instrument clé dans la construction et l optimalisation du capital humain. MSF s engage à augmenter l accès à l apprentissage pour l ensemble du personnel et, dans le même temps, à rationaliser nous ressources. Nous fonctionnons de manière flexible, avec des formations par modules, plaçant le participant au centre de l environnement d apprentissage et dans le but d être au plus près des besoins identifiés par le terrain. Nos actions de formation doivent contribuer à renforcer l identité, la culture et l esprit de l organisation. 2. Liens avec la politique de développement RH Les activités d apprentissage sont liées à une cadre plus large de développement des ressources humaines. Ainsi, un recrutement efficace des participants signifie que nous vérifions quelles compétences de base doivent être mises en jeu ainsi que les compétences linguistiques requises. Les activités de développement ont comme premier objectif de relever les connaissances actuelles du personnel et d optimaliser les performances pour un poste donné. Elles servent également à préparer les gens pour leur évolution de carrière chez MSF autant que pour la transition éventuelle après MSF. 3. Objectifs et méthodes d apprentissage Une stratégie d apprentissage doit être basée sur des objectifs clairs et légitimés, qui sont eux-mêmes définis par des besoins exprimés tant pour l organisation MSF que pour les individus. Cela signifie que l apprentissage offert au personnel MSF s inscrit dans plusieurs formules possibles : apprentissage en situation de travail, stages, formations internes, cours externes, e-learning, programmes d apprentissage individualisés (dont des lectures à visée professionnalisante), accompagnement et supervision technique, Intervision entre collègues, formations décentralisées et missions de développement. Les méthodologies d apprentissage correspondent aux objectifs pédagogiques. 4. Impact des formations L apprentissage réel n est pas facilement mesurable. La participation aux formations est concrète et doit être prise en compte dans l évaluation des formations. Evaluer les compétences et les connaissances peut par exemple être fait grâce à des tests de différentes natures. Il est par contre beaucoup plus difficile de rendre compte des adaptations comportementales et attitudinales sur le lieu de travail. MSF s engage à mesurer l impact de ses formations et s assurer également que les sessions de formation soient rendues disponibles au moment requis pour l acquisition des compétences nécessaires à bien faire son travail. MSF encourage également la participation à des formations externes, répondant à des besoins spécifiques et servant à ramener vers l intérieur les compétences attendues en terme de gestion du talent. 5. Equité dans les opportunités offertes de formations Tant le personnel de terrain (staff national et expatriés) que celui du siège doivent bénéficier d opportunités égales de formations. La sélection des participants est basée sur des critères liés aux compétences, au niveau de responsabilités et à la gestion du talent. 6. Internationalisation des formations Dans un effort de rationaliser et d optimaliser ses ressources, MSF Belgique favorise l internationalisation tant des contenus que de l organisation des formation au travers de l ensemble du mouvement MSF. Afin d atteindre cet objectif, MSF Belgique participe à des réunions internationales et aide à définir des plans d actions globaux. Les sections partenaires sont également impliquées dans ce processus. 7. Engagement moral La formation est un engagement mutuel entre MSF et le participant. Ce dernier s engage à travail pour MSF dans un période minimum de 12 mois dans la suite d une formation interne. En ce qui concerne la participation de MSF à des formations externes et des bourses d études, l engagement peut aller jusqu à 24 mois, en proportion du montant de participation de MSF. Il est demandé au participant de signer son engagement. Un remboursement sera demandé au prorata de la période de travail accomplie. 11

12 Perspectives for New trainings will be offered... In hospital management : For a while now, MSF Belgium recognizes the need to better prepare and follow our people in charge of hospital management. A training will finally take place this year as a pilot, in the last trimester of 2013 In Field administration : the admins newly recruited for the field didn t have any initial training until now. This training will be set up in 2013 and will provide them with the necessary tools to be more efficient in their work. The e-learning Nutrition in French : 2012 allowed us, not without difficulties, to translate in French the basic nutrition course. Early 2013 the course will therefore be available for the French speaking public --> see page : 39 In leadership and team management : pilot sessions were organised in 2012 on the field and were crowned with success. Many people would like to take part in these trainings. For this reason we will organise more of them in Further studies will be made to see what other possibilities we have to support our staff in charge of team management --> see page : 94 The intercultural question is still a substantial scope for an international organisation such as MSF. Many difficulties still regularly appear between people from different cultures. It s the reason why tangible propositions will be made at different learning levels and in the program to escort our staff in being aware of the relational challenges in a multicultural context. Languages learning will also be honoured in 2013 in with the instauration of a standardised evaluation of the level attained as well as by offering language trainings (politics and access conditions in development) for the staff on the field. 2. MSF induction sessions will be updated... The Preparation of Primary Departure (PPD) is essential to learn and capture MSF s values as well as to prepare for life in a mission / in a team. It s being reviewed at the moment in order to make it even more efficient. By mid 2013 it will be transformed into line with the briefing/debriefing revision. -- -> see page : 24 The preparation session to become an MSF ambassador on the field, the SANOU, has also been reviewed and it s benefit for the teams on the field has been confirmed! Therefore, numerous sessions will be organised in the missions again in > see page : 26 and A training program for the Headquarters will be set up... The headquarters staff will not be forgotten in Based on an update of the training needs, a series of useful themes will be suggested start of Furthermore, the way of analyse of these needs from HQ staff will be improved to insure, in greater continuity and relevance, yearly programs of training for them. Appropriate communication about this will be made in due time Our methods will be improved and our analyses more detailed... The program of trainings offered by MSF Belgium each year is now very large. Thereby we feel today the need to improve our overall vision and our strategical analysis by setting up more efficient evaluation tools and by reinforcing our pedagogical expertise : to train even «closer» from the needs - by means of professional situations in being more aware the specific competences to develop. New methods will allow us in particular to better define our needs and better understand the impact of our trainings! 12

13 1. De nouvelles formations sont proposées... Perspectives pour 2013 en gestion hospitalière : depuis longtemps déjà MSF Belgique reconnait le besoin prégnant de mieux préparer et accompagner le personnel en charge de la gestion hospitalière. Une formation sera enfin dispensée, à titre de pilote, dans le dernier trimestre 2013 en administration terrain : les administrateurs nouvellement engagés pour le terrain ne bénéficient pas à ce jour de formation initiale. Cette formation sera mise sur pied en 2013 et leur donnera les outils requis par accomplir leur mission avec davantage d efficacité. le e-learning Nutrition en français : 2012 a permis, non sans difficultés, que soit traduit en français le cours de base Nutrition. Dès début 2013, ce cours sera disponible pour le public francophone --> voir page : 39 en leadership et gestion d équipes : des sessions pilotes ont été organisées en 2012 sur le terrain et ont remporté un franc succès. Nombreux sont ceux qui désirent participer à ces sessions, raison pour laquelle un nombre plus conséquent de ces formations sera proposé en Des réflexions seront également posées pour déterminer quelles autres pistes peuvent être mises en place sur le terrain pour mieux soutenir les fonctions liées à la gestion d équipe --> voir page : 94 la question interculturelle est d une portée conséquente pour une organisation internationale telle que MSF. De nombreuses difficultés continuent à apparaître régulièrement dans cette coexistence continue de personnes issues de cultures différentes. C est pourquoi des propositions concrètes seront faites à différents niveaux d apprentissage et du programme pour mieux accompagner le personnel dans la prise en compte des enjeux relationnels en contexte multiculturel. l apprentissage des langues sera également mis à l honneur en 2013 notamment par l instauration d une évaluation standardisée du niveau acquis tout autant que par la mise à disposition de formations (politique et conditions d accès en cours de développement) en langues pour le personnel de terrain. 2. Les sessions d accueil / induction à MSF seront mises à jour... La session de préparation à l expatriation (actuellement intitulée Préparation au Premier Départ PPD) est essentielle tant pour l appropriation des valeurs et principes MSF que pour la préparation de la vie en équipes/mission. Elle fait actuellement l objet d une évaluation en profondeur en vue de rendre ses objectifs davantage pertinents et les méthodes plus efficaces encore. Dès mi-2013, elle sera transformée en cohérence avec la révision briefing/debriefing --> voir page : 24 La session de préparation à être ambassadeur de MSF sur le terrain, intitulée SANOU, a également fait l objet d une évaluation où se voit confirmé toute l intérêt qu elle constitue pour les équipes sur le terrain, en complément de la préparation à l expatriation. De nombreuses sessions seront donc dispensées au sein des missions en > voir page : 26 et Un programme de formation pour le siège sera dispensé... Le personnel du siège ne sera pas en reste en Sur base d une mise à jour des besoins en formation, un ensemble de thèmes utiles sera proposé début En outre, les méthodes d analyse de ces besoins du personnel siège feront l objet d une amélioration pour assurer, dans une meilleure continuité et pertinence, des programmes annuels de formations à leur attention. Une communication appropriée sera faite en conséquence Nos méthodes seront améliorées et nos analyses plus poussées... Le programme de formations proposé par MSF-Belgique chaque année est désormais très volumineux. De ce fait, se ressent aujourd hui le besoin d améliorer notre vision globale et notre analyse stratégique par la mise en place d outils d évaluation plus performants ainsi que de renforcer notre expertise pédagogique : former encore plus «près» des besoins par le biais de situations professionnelles tenant mieux compte des compétences spécifiques à acquérir. De nouvelles méthodes nous permettront en particulier du mieux définir les besoins ainsi que de mieux comprendre l impact de nos formations! 13

14 Selection Procedure for MSF Training 1. Application Candidates who are in the field at the time of application send an application form 1 to their HR Coordinator (HR-Co) who transmits it to: The Pool Manager (PM) if the candidate is an expat; The HR Officer (HRO) in the cell if the candidate is a national staff. Candidates who are in-between missions at the time of application send their application directly to their Pool Manager (PM). If the candidate fits the selection criteria for the training he/she is applying for, he/she is automatically added to the list of applicants for the training by his/her PM or HRO. If he/she does not fit the criteria, the PM or HRO explains to him/her why his/her application has been refused. All applicants must fill in an application form. No other type of application will be accepted. Applications must be submitted at least 3 months prior to the start of the training. 2. Approval by the Operations (OPS): The Cell and the Mission Points A, B and C apply to expats. National staff should follow the procedure explained in C1. A/ Not in a mission, neither at the time of application nor at the time of training: No problem. The applicant fills in an application form and submits it to his/her PM. B/ Not in a mission at the time of application, but will be in a mission at the time of training: The applicant fills in an application form and submits it to his/her PM. However, in this case the mission has to be informed - and has to agree - before the candidate is enrolled in the training. Chain: The PM informs the HRO in the cell who informs the Coordination team of the expat s future mission before the candidate is enrolled definitively in the training. If the cell and the mission agree at this stage, the participation in the training will be mentioned in the Departure Form. The expat s participation in the training can then only be cancelled if operational constraints in the mission where the expat will be working at the time of the training justify doing so. In that case, the HRO must inform the PM and the Training Unit (TU) of the cancellation as soon as possible so that another candidate may be offered the opportunity to participate in the training instead. C/ In a mission at the time of application: C1 - The training is requested by the applicant s current mission or by the applicant himself/herself: The applicant seeks approval from his/her direct supervisor, fills in the application form and submits it to his/her HR-Co. The HR-Co is responsible for checking that the application form has been filled in correctly before transmitting it to the applicant s PM or HRO. C2 - The training is requested by the expat s PM and does not necessarily have a direct link with the expat s current position. The PM will ask the applicant to fill in the application form and return it directly to him/her. The applicant still needs approval from his/her direct supervisor. 1 See chapter III. 14

15 3. Validation For each training, a Selection Committee gathers in order to decide who should participate in the training according to operational priorities and needs. The deadline for selection is three months before the training begins. 4. Result of the Selection Committee Positive replies are communicated by the TU. The TU sends an to all selected applicants to confirm their participation and provide them with basic information regarding the training (dates, location, etc.) at least one month before the beginning of the course. The TU also asks all selected applicants to re-confirm their participation. Negative replies are communicated by the PM or the HRO because the TU does not have all the elements behind the decision. N.B.: If your application has been refused you will not automatically be given preference for the following training. The selection of participants will always be made on the basis of operational needs. 5. Per Diem, Salary and Insurance MSF covers all costs directly related to the training for the duration of the course, including transport, lodging and breakfast. Participants following a training outside their mission, are entitled to a per diem (except PPD participants) at the rate of the training location to cover lunch, dinner and sundries. Per diem will be paid out by the home mission. Expats in-between missions will receive their per diem where the training is taking place. National staff and expats on mission (i.e. participants under MSF contract) will continue to receive their usual salary throughout the training period while expats in-between missions (i.e. participants not under MSF contract) will not receive any. Expats will continue to be covered by their usual insurance while national staff and expats in-between missions will be covered by a specific insurance drawn up by the TU. 15

16 Procédure de sélection pour les formations MSF 1. Candidature Les candidats qui sont sur le terrain au moment de postuler envoient un formulaire de candidature 2 à leur HR Coordinator (HR-Co) qui le transmet au : Pool Manager (PM) si le candidat est un expatrié ; HR Officer (HRO) dans la cellule si le candidat est un staff national. Les candidats qui sont entre missions au moment de postuler envoient leur candidature directement au Pool Manager (PM). Si le candidat remplit les critères de sélection requis pour la formation à laquelle il a postulé, il est automatiquement ajouté à la liste des candidats par le PM ou par le HRO. Si le candidat ne remplit pas les critères, son PM ou son HRO lui explique la raison du refus. Tous les candidats doivent remplir un formulaire de candidature. Aucun autre type de candidature ne sera accepté. Les candidatures doivent être soumises au plus tard 3 mois avant le début de la formation. 1. Approbation par les Opérations (OPS) : cellule et mission Les points A, B et C s appliquent aux expatriés. Le staff national suit la procédure décrite au point C1. A/ N étant en mission ni au moment de la candidature, ni au moment de la formation : Pas de problème. Le candidat remplit un formulaire de candidature et l envoie à son PM. B/ N étant pas en mission au moment de la candidature mais sera en mission au moment de la formation : Le candidat remplit un formulaire de candidature et l envoie à son PM. Cependant, la mission doit être informée et doit donner son accord - avant que la personne ne soit inscrite à la formation. Chaîne : Le PM informe le HRO dans la cellule qui informe l équipe de Coordination de la mission avant que la personne ne soit définitivement inscrite. Si la mission et la cellule acceptent à ce niveau, la participation à la formation est mentionnée dans le formulaire de départ. La formation ne peut alors être annulée qu en cas de contraintes opérationnelles justifiées dans la mission où l expatrié va travailler au moment de la formation. Dans ce cas, le PM et l Unité de Formation doivent être informés par le HRO dans les plus brefs délais afin qu un autre candidat ait la possibilité de participer. C/ Etant en mission au moment de la candidature : C1 La formation est demandée par l actuelle mission du candidat ou par le candidat lui-même : Le candidat demande l accord de son superviseur direct, remplit le formulaire de candidature et l envoie à son HR-Co. Le HR-Co est responsable de vérifier que le formulaire de candidature ait été rempli correctement avant de le transmettre au PM ou au HRO du candidat. C2 La formation est demandée par le PM de l expatrié et n est pas nécessairement directement en lien avec le poste actuel de l expatrié. Le PM lui demandera de remplir le formulaire de candidature et de le lui renvoyer directement. Néanmoins, le candidat doit toujours obtenir l accord de son superviseur direct. 2 Voir chapitre III. 16

17 2. Validation Il existe un Comité de Sélection pour chaque formation qui se réunit pour décider qui sera sélectionné pour la formation en fonction des besoins et priorités opérationnels. Le délai de sélection est fixé à trois mois avant le début des cours. 3. Réponse d une demande de formation Les réponses positives sont communiquées par l Unité de Formation. L Unité de Formation envoie un à tous les candidats sélectionnés au moins un mois avant le début de la formation pour confirmer leur participation et leur donner des informations pratiques sur la formation (dates, lieu, etc.). L Unité de Formation demande aussi aux candidats sélectionnés de re-confirmer leur participation. En cas de non acceptation, le candidat recevra un feedback du PM ou du HRO étant donné que l Unité de Formation ne détient pas tous les éléments justifiant la décision. N.B. : Ce n est pas parce que votre candidature a été refusée une première fois que vous serez prioritaire sur la session suivante. La sélection dépendra toujours des besoins opérationnels. 4. Per diem, salaire et assurance MSF prend en charge tous les frais directement liés à une formation interne, y compris le transport, le logement et le petit-déjeuner pendant toute la durée de la formation. Les participants qui quittent leur mission le temps de la formation ont droit à un per diem (sauf les participants du PPD) au taux qui s applique au lieu où se tient la formation pour couvrir le déjeuner, le dîner et les frais divers. Les participants recevront leur per diem en mission. Les expatriés qui sont entre deux missions recevront leur per diem au lieu où se tient la formation. Le staff national et les expatriés en mission continueront à recevoir leur salaire habituel pendant toute la formation tandis que les expatriés entre missions n en recevront pas. Les expatriés en mission continuent de bénéficier de leur assurance habituelle tandis que le staff national et les expatriés entre missions seront couverts d une assurance spécifique contractée par le TU. 17

18 Scholarships & External Training HQ staff, expats, national staff must follow the same procedure to apply for scholarships and external training. 3 EXTERNAL TRAINING BELOW EUR Send an to the Training Unit (TU) at least 2 months before the beginning of the training 4 indicating: How to apply? EXTERNAL TRAINING / SCHOLARSHIPS ABOVE EUR Send an to the Training Unit (TU) at least 6 months before the beginning of the training 6 including: Your current situation (working at HQ, on mission or waiting for a mission); Your motivation for attending this training; A description of the course (title, institution, date, location) and the total expected cost 5 (tuition fees, course material, books ). An updated CV; A motivation letter; A description of the course (title, institution, date, location); A detailed budget of the total expected cost (tuition fees, course material, books ). The request for training can come from either the individual or the organization. The request for training comes from the individual. How does MSF-OCB decide? Requests are centralized by the TU and submitted for decision to: 1. The TU Coordinator AND 2.a. The Director of the corresponding department if the applicant is an HQ staff; 2.b. The Pool Manager if the applicant is an expat inbetween missions; 2.c. The Pool Manager and the direct supervisor if the expat is on mission. 5. The HR-Co if the applicant is a National Staff The result will be communicated to the applicant as soon as possible after the decision makers have come to a decision. In order to be considered for a scholarship, the following criteria must be fulfilled: 1. The candidate must have: - 24 months of MSF experience; - worked in diversified projects or contexts; - shown capacity to coordinate. 2. The proposed training must be relevant. The decision will be made by the Training Committee 7 which gathers every 3 months and communicated to the applicant by the TU. 3 This procedure applies to national staff in category 4 and 5 in the OCB function grid as well as medical staff in category 3. 4 An application submitted to the TU after the beginning of the course will never be accepted. 5 The total cost (all included) must be less than EUR. 6 Same as [3]. 7 The Training Committee is made up of the HR Director, the Medical Director, the OPS Director, the PM Coordinator, Training Unit Coordinator and HRO coordinator when the applicant is a national staff. 18

19 Moral Commitment Work for MSF - According to the amount granted by MSF, the applicant must commit to working for MSF after he/she has finished the external training as follows: < EUR 12 months EUR > EUR 18 months EUR > EUR 24 months Evaluation report Applicants are also requested to submit to the TU an evaluation report on the content, the quality and the added value for MSF at the end of the training. An evaluation report form is available at TU. Important Notes The TU is not responsible for the administrative follow-up or for the registration procedure with the institution that has been designated by the applicant (individual responsibility). In case of withdrawal from or non-admission to the course, automatic postponement will not be accepted (contact the TU). If the applicant does not fulfil his/her moral commitment, MSF may request for the total or partial refund of the scholarship. The maximum amount granted to an applicant is EUR. In general, MSF only contributes to costs directly linked to the studies (tuition fees, specific supplies, books, etc.). Financial assistance to travel and accommodation expenses may be applied for but is not likely to be granted. A year of studying is very costly. Applicants are therefore asked to guarantee that they can cover the costs that will not be paid by MSF. MSF will not always cover 100% of the total cost of the training. This is especially the case when the immediate operational value of the training is not established. If the training is taking place during the grantee s mission or contract, a maximum of 2 weeks salary/per diem will be paid by MSF. The grantee will have to take paid or unpaid leave as from the 3 rd week of the training 8. Roles and Responsibilities It is each participant s responsibility to do his/her best to learn and reach the learning objectives, to obtain the skills or defined attitudes, and to apply this new knowledge in future work placements. Participation in the entire training is always a requirement. The role of the supervising staff 9 is doubly important: They are not only responsible for disseminating and promoting information regarding training opportunities and encouraging participation, they are also responsible for ensuring that the MSF training initiatives are effective by creating a framework that allows for the transfer of new skills and their evaluation. 8 For HQ staff, one exception can be made to this rule for trainings requested by a coordinator for a person he supervises and validated by a director as directly useful for the occupied position. 9 Field Co-ordinators, Heads of Mission, Pool Managers, members of the Operational Cells 19

20 Bourses & Formations externes Les employés du siège, les expatriés et le Staff national suivent les mêmes procédures pour solliciter une bourse ou des formations externes. 10 FORMATIONS EXTERNES EN-DESSOUS DE EUR Comment postuler? FORMATIONS EXTERNES / BOURSES AU-DESSUS DE EUR Envoyez un à l Unité de Formation 2 mois minimum avant la formation 11 mentionnant : Votre situation actuelle (travaillant au siège, en mission ou en attente) ; Votre motivation pour la formation choisie ; Une description du cours (titre, institution, lieu, dates) et le coût total 12 (frais d inscription, matériel de cours, livres ). L initiative peut venir de l individu ou de l organisation. Envoyez un à l Unité de Formation 6 mois minimum avant la formation 13 contenant : Un CV à jour ; Une lettre de motivation ; Une description du cours (titre, institution, dates, lieu) ; Un budget détaillé du coût total (frais d inscription, matériel de cours, livres ). L initiative vient de l individu. Processus de décision Les demandes sont centralisées par l Unité de Formation et soumises à la décision du : 1. Coordinateur de l Unité de Formation ET 2.a. Directeur du Département correspondant si le candidat est un employé du siège ; 2.b. Pool Manager si le candidat est un expatrié en attente de mission ; 2.c. Pool Manager et du superviseur direct de la mission si l expatrié est en mission. 3 Le HR-Co si le candidat est un staff National Les décisions seront communiquées aux candidats dès que possible après délibération des décideurs. Pour être pris en considération pour une bourse, il faut remplir les critères suivants : 1. Le candidat doit avoir : - 24 mois d expérience MSF ; - travaillé dans des contextes variés ; - démontré qu il a des capacités de coordination. 2. La formation proposée doit être pertinente. La décision est prise par le Comité de Formation 14 qui se réunit tous les 3 mois et sera communiquée par l Unité de Formation. 10 Cette procédure s'applique également au staff national en catégorie 4 et 5 de la grille de fonction OCB ainsi qu au staff médical en catégorie Une candidature envoyée à l Unité de Formation après le début de la formation ne sera jamais acceptée. 12 Les coûts totaux (tout inclus) ne peuvent pas dépasser EUR 13 Se référer à [10] 14 Le Comité de Formation est composé du Directeur HR, du Directeur Médical, du Directeur OPS, du Coordinateur des PM et du Coordinateur de l Unité de Formation. 20

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