La conservation des documents au sein d une association

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1 Fiche actualisée le 27/02/2015 La conservation des documents au sein d une association Préambule Comme toute personne physique ou morale, une association se doit de conserver un certain nombre de documents sur des durées plus ou moins longues. L administration bénéficie, à l égard des associations, d un droit de communication qui autorise les agents des impôts à prendre connaissance et, éventuellement, copie de documents que détiennent certaines personnes ou organismes ; il leur permet d obtenir des renseignements susceptibles d être utilisés pour contrôler la situation fiscale de tiers ou, le cas échéant, du contribuable luimême. L exercice de ce droit n est soumis à aucune formalité particulière (mais les agents des impôts adressent souvent un avis de passage). La présente fiche fait donc un état des lieux non exhaustif de la durée de conservation des documents qu une association peut être amenée à détenir au cours de son existence. Les documents à conserver toute la durée de vie de l association 1 - La tenue d un registre spécial Les modifications apportées aux statuts doivent être consignées sur un registre spécial coté et paraphé par la personne habilitée à représenter l association. L usage veut qu il s agisse d un registre au sens matériel, c est-àdire d un document comportant des pages reliées de façon indissociable. Il ne semble pas possible d utiliser des feuilles volantes, même regroupées dans un classeur. Ce registre doit être tenu, au siège du groupement, aussi longtemps que l association existe. Les modifications et changements doivent y être portés «de suite et sans aucun blanc», avec indication de la date des récépissés de déclaration modificative. Doivent, aussi, être portés sur ce registre : Les changements de dirigeants ; Les nouveaux établissements fondés ; Le changement d adresse du siège social ; Les acquisitions ou aliénations des immeubles de l association. Ce registre devra être présenté aux autorités administratives ou judiciaires chaque fois qu elles en feront la demande, cette présentation se faisant au siège de l association. Il ne faut surtout pas confondre ce registre obligatoire avec ceux dans lesquels l association peut, sans que ce soit une obligation, reporter les délibérations de ses organes collégiaux (assemblée générale, conseil d administration ). 2 - Les autres documents à conserver En plus de la tenue et de la conservation du registre spécial, l association doit conserver, pendant toute la durée de sa vie, différents documents : Les statuts, les statuts modifiés, le règlement intérieur ; Les coordonnées des membres élus ;. Les bulletins d adhésion ; L extrait du Journal Officiel dans lequel a été publié la déclaration de constitution ; Tous les récépissés de déclaration, délivrés par les services préfectoraux lors de chaque dépôt ; Le registre des procès-verbaux des délibérations des assemblées générales, du conseil d administration ou du bureau, s il existe ; Les baux, les factures de travaux ou réparations importantes. 14 rue Scandicci PANTIN Cedex Tél Fax ffn@ffnatation.fr La FFN met tout en œuvre pour rédiger des documents conformes au droit en vigueur. Ils ne constituent pas à eux seuls un avis professionnel ou juridique. L utilisation de ces documents ne saurait engager la responsabilité de la FFN.

2 Les délais de conservation des documents dans l association 1 - Document civil et commercial Type de document Durée de conservation Texte de référence Contrat conclu dans le cadre d'une relation commerciale 5 ans Art. L du Code de Commerce Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 ) Contrat d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers 2 ans Art. L du Code de la Consommation 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation Art. L du Code de la Consommation 30 ans Art du Code Civil Correspondance commerciale 5 ans Art. L du Code de Commerce Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire...) Document de transport de marchandises 5 ans Art. L du Code de Commerce 5 ans Art. L du Code de Commerce Déclaration en douane 3 ans Art. 16 du règlement européen n 2913/92 du Conseil du 12 octobre 1992 Police d assurance 2 ans à partir de la résiliation du contrat Art. L du code des assurances Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) Dossier d un avocat 2 Pièce comptable 5 ans à partir de la fin de la protection 5 ans à partir de la fin du mandat Art du code civil Art du code civil Type de document Livre et registre comptable (livre journal, grand livre, livre d'inventaire...) Pièce justificative : bon de commande, bon de livraison ou de réception, facture client et fournisseur... Durée de conservation 10 ans à partir de la clôture de l'exercice 10 ans à partir de la clôture de l'exercice Texte de référence Art. L du Code de Commerce Art. L du Code de Commerce 14 rue Scandicci PANTIN Cedex Tél Fax ffn@ffnatation.fr La FFN met tout en œuvre pour rédiger des documents conformes au droit en vigueur. Ils ne constituent pas à eux seuls un avis professionnel ou juridique. L utilisation de ces documents ne saurait engager la responsabilité de la FFN.

3 3 - Documents fiscaux Type d'impôt Durée de conservation Texte de référence Impôt sur le revenu et sur les sociétés 6 ans art. L.102 B du livre des procédures fiscales Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel Impôts sur les sociétés pour l EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d exercice libéral) Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l'audiovisuel public) 6 ans art. L.102 B du livre des procédures fiscales 6 ans art. L.102 B du livre des procédures fiscales 6 ans art. L.102 B du livre des procédures fiscales Cotisation foncière des entreprises (CFE) et cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE) Taxes sur le chiffre d'affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d'assurance...) 6 ans art. L.102 B du livre des procédures fiscales 6 ans art. L.102 B du livre des procédures fiscales 14 rue Scandicci PANTIN Cedex Tél Fax ffn@ffnatation.fr La FFN met tout en œuvre pour rédiger des documents conformes au droit en vigueur. Ils ne constituent pas à eux seuls un avis professionnel ou juridique. L utilisation de ces documents ne saurait engager la responsabilité de la FFN.

4 4 - Gestion du personnel Type de document Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) Registre unique du personnel Document concernant les contrats de travail, les salaires, primes, indemnités et soldes de tout compte, régime de retraite Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation Observation ou mise en demeure de l'inspection du travail. Vérification et contrôle au titre de l'hygiène, de la sécurité et des conditions de travail (CHSCT). Déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie Durée de conservation Texte de référence 5 ans Art. L du Code du Travail 5 ans à partir du départ du salarié Art. R du Code du Travail 5 ans Art du Code Civil 3 ans Art. L du Code de la Sécurité Sociale et art. L.169 A du livre des procédures fiscales 3 ans Art. D du Code du Travail 1 an Art. D du Code du Travail 5 ans Art. D du Code du Travail Source Cette fiche a été réalisée avec l aide du site du service public : 14 rue Scandicci PANTIN Cedex Tél Fax ffn@ffnatation.fr La FFN met tout en œuvre pour rédiger des documents conformes au droit en vigueur. Ils ne constituent pas à eux seuls un avis professionnel ou juridique. L utilisation de ces documents ne saurait engager la responsabilité de la FFN.

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7 INFO PRATIQUE N V : LES DOCUMENTS A CONSERVER LES REGISTRES DES ASSOCIATIONS A LES DOCUMENTS A CONSERVER Préambule : Comme toute personne physique ou morale, une association se doit de conserver un certain nombre de documents sur des durées plus ou moins longues. La présente fiche fait donc un état des lieux non exhaustif de la durée de conservation des documents qu une association peut être amenée à détenir au cours de son existence. I Les documents à conserver toute la durée de la vie de l association - Les statuts, les statuts modifiés, le règlement intérieur, - Les coordonnées des membres élus, - L extrait du Journal Officiel dans lequel a été publiée la déclaration de constitution - Le registre spécial ou le classeur dont la tenue est obligatoire pour la transcription des modifications statutaires, ainsi que les changements de l administration de l association, - Tous les récépissés de déclaration, délivrés par les servies préfectoraux lors de chaque dépôt, - Le registre des procès-verbaux des délibérations des assemblées générales, du conseil d administration ou du bureau, s il existe, - Les baux, les factures de travaux ou réparations importantes. II Les documents à conserver au moins pendant 10 ans L article L du Code du Commerce mentionne que «les documents comptables et les pièces justificatives sont conservées pendant 10 ans» Si l association réalise des opérations de nature commerciale de façon régulière ou non, ou emploie du personnel, l administration peut alors vérifier sa comptabilité dans les mêmes conditions que s il s agissait d une société commerciale. Le droit commercial impose l obligation de conservation pendant dix ans des livres de commerce (livre-journal, livre des inventaires), du livre du personnel dont les tenues sont obligatoires (art. L du Code du travail), ainsi que toutes pièces justificatives. Il est par conséquent conseillé aux associations de conserver les dossiers d inscriptions des adhérents durant au moins 10 ans car ces derniers constituent des pièces justificatives pour la comptabilité de l association. Autre exemple, dans l hypothèse où l association a effectué des travaux (gros ouvrages), par exemple, construction d un local, équipements sportifs, elle doit conserver les factures des travaux afin de pouvoir revendiquer la garantie décennale auprès de l architecte, de l entrepreneur et de toute personne liée au maître d œuvre (art et 2270 du Code civil et loi n du 4 janvier 1978)

8 III Les documents à conserver pendant au moins six ans Le délai de 6 ans est celui pendant lequel les services fiscaux ont un droit de communication sur : - toutes les pièces comptables et déclarations faites à l occasion des activités de l association soumises à l impôt sur les sociétés, les avis d imposition, les feuilles d impôts locaux, - les souches de billetterie, les factures de l imprimerie. A noter qu en cas de crédit de TVA (TVA pouvant être remboursée par l Etat), les services fiscaux peuvent vérifier les exercices comptables depuis l origine du crédit, qui peut être supérieur à six ans. Cette obligation de conservation est applicable quel que soit le support utilisé pour la conservation des documents, y compris lorsqu il est magnétique. IV- Les documents à conserver au moins pendant 5 ans Ces principaux documents sont : - Le livre de paie qui doit être conservé par l employeur pendant 5 ans à dater de sa clôture, - Le double des bulletins de paie, - Les quittances de loyer, - Les factures de gaz et d électricité V Les documents à conserver au moins pendant 3 ans Il s agit notamment : - Des factures d eau - Des factures de téléphones - Les souches de chéquiers bancaires et postaux B LES REGISTRES DES ASSOCIATIONS 1 Le registre obligatoire Toute association déclarée, quel que soit son domaine d activité, a l obligation de tenir un registre que la loi du 1 er juillet 1901 dénomme «registre spécial» (loi du 1 er juillet 1901, art. 5 décret du 16 août 1901, art. 6). Les associations doivent y consigner les modifications statutaires et les changements d administrateurs. Selon le terme utilisé par la loi, il doit s agir d un «registre» c est-à-dire d un document dont les feuillets sont reliés de façon indissociable. Chaque feuillet du registre doit être coté et paraphé par le (la) président(e). Remarque : Malgré l évolution des techniques de saisie et traitement de textes informatiques, une association ne saurait utiliser comme «registre» spécial, des feuillets mobiles, même enliassés par la suite dans un classeur. Toutefois, en pratique, il est admis que le texte des informations à transcrire soit d abord dactylographié sur des feuilles volantes, lesquelles sont ensuite collées sur le registre. Aucune décision n a formellement condamné, ni expressément admis, cette méthode, qu il semble néanmoins préférable d écarter. Ces restrictions, en apparence surannées, sont dictées par le souci de conférer à ce registre une pleine valeur probante et d éviter toute substitution de document. Le contenu : Sur ce registre doivent figurer : - le procès verbal de l assemblée générale constitutive, - les statuts, - le récépissé de déclaration de création établi par la Préfecture ou la Sous-préfecture. - l insertion au Journal Officiel

9 B LES REGISTRES DES ASSOCIATIONS Suite 1 Le registre obligatoire suite - les changements de personnes chargées de l administration de l association (Conseil d Administration, bureau) - les modifications apportées aux statuts - le changement d adresse du siège social - les récépissés délivrés par la Préfecture et/ou la Sous-préfecture lors du dépôt des déclarations modificatives. 2- Le registre des délibérations Ce document n est pas obligatoire, il est nécessaire. En effet, en pratique, pour toute association déclarée, il permet, dans les relations ave les tiers (administrations, collectivités publiques, organismes bancaires ) de justifier de la réalité et de la régularité des décisions prises par des organes collégiaux (assemblée générale, conseil d administration, bureau) en produisant des extraits de délibérations. Par ailleurs, la tenue des procès-verbaux présente un intérêt évident pour la gestion interne de l association : d une part, ils constituent sa «mémoire», d autre part, il s agit d un moyen de preuve fondamental permettant d apprécier la réalité du fonctionnement statutaire de l association, la régularité formelle des réunions et la légalité des décisions des organes collégiaux. Remarque : 3. Il n est pas nécessaire de retranscrire in extenso l ensemble des propos qui ont pu être tenus pendant la réunion. Le contenu du procès-verbal sera le suivant : - nom de l association, - nom de l organe appelé à délibérer (assemblée générale, conseil d administration, bureau) - lieu de la réunion - date et heure - mode de convocation et sa date d envoi -indication des membres présents et éventuellement des mandats dont ils disposent et donc des membres représentés, cette indication permet d indiquer que le quorum des membres a été atteint ou non et donc si la réunion a pu délibérer valablement - nom du (de la) président(e) de séance, - résumé des débats et des inventions - les résolutions soumises au vote - le résultat des votes faisant apparaître les votes positifs, les négatifs, les abstentions, les bulletins blancs et les bulletins nuls, - l heure de clôture de la séance, - le nom et la qualité des personnes signant le procès-verbal. 1. En l absence de tout document, une association est dans l impossibilité de prouver la régularité de ses assemblées et de ses décisions ; sur ce constat, certains tribunaux, saisis par des membres qui s estimaient lésés par des décisions prises en assemblées sans consignation par des procèsverbaux, n ont pas hésité à annuler plusieurs assemblées générales. 2. Aucune obligation n existe quant au support matériel de ce registre. Et en l absence d informations précises à ce sujet dans les statuts, il est possible d utiliser des classeurs à feuillets mobiles, sous réserve que ceux-ci soient tenus de façon chronologique, sans blanc ni rature ni surcharge. Par ailleurs, ces procès-verbaux doivent être localisé, datés et signés par le président et éventuellement un autre membre de l association, attestant ainsi de leur régularité.

10 ARCHIVES D ASSOCIATION TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS Source : Les archives des associations. Approche descriptive et conseils pratiques / Direction des Archives de France, Paris, La Documentation franäaise, Typologie de documents Sort final CommunicabilitÄ Observations / räfärences des textes lägaux ADMINISTRATION ET ORGANISATION CrÄation de l association : ProcÄs-verbal de l assemblçe gçnçrale constitutive C 0 Lettre de convocation C 0 Liste des dirigeants nommçs É titre provisoire C 0 Statuts de l association C 0 Statuts modifiçs par ordre chronologique (une collection) C 0 DÄclaration de l association (copie du dossier däposä en C 0 Loi de 1901, article 5 ; däcret du 16 aoét 1901, articles 3 et 6 präfecture) : Copie de la demande d insertion au Journal officiel C 0 RÇcÇpissÇ de la dçclaration C 0 Exemplaire du Journal officiel oå figure la dçclaration de l association C 0 Registre des modifications statutaires C 0 DÄcret du 16 aoét 1901, article 6 AssemblÄes gänärales : Registre des procäs-verbaux C 0 ou 50* * Si informations relatives Ç la vie priväe Comptes rendus d assemblçe gçnçrale, intervention de membres, C 0 ou 50* * Si informations relatives Ç la vie priväe feuilles d Çmargement, rapport moral, rapport financier, projet de budget, avis du commissaire aux comptes, vçrification du quorum pour les votes, envois de pouvoirs Conseil d administration : Un exemplaire de chaque convocation C 0 Listes successives des membres par ordre chronologique C 0 ProcÄs-verbaux des sçances (1 exemplaire) C 0 ou 50* * Si informations relatives Ç la vie priväe Rapports prçsentçs (1 exemplaire) C 0 ou 50* * Si informations relatives Ç la vie priväe Feuilles de prçsence C 0 Le bureau ou l exäcutif : 0 Peut Étre confondu avec le conseil d administration Liste des membres Çlus au bureau avec leur fiche d Çtat civil, leur date de nomination et des spçcimens de leur signature C 50 Sort final : choix de conservation ou d Ålimination - (C : Conserver ; E : Eliminer). CommunicabilitÅ recommandåe par les Archives municipales de Lyon : application des dälais räglementaires en vigueur pour les archives publiques, cf. Code du Patrimoine, art. L et L 213-2, Loi nå du 15 juillet 2008 relative aux archives - (0 : communicable immädiatement, 50, 75, 100, : nombre d annåes au terme desquelles un document devient communicable ; NC : non communicables, cas des documents Äliminables Ç terme). L association peut toutefois faire un autre choix de communicabilitå. Archives municipales de Lyon 1 / 8

11 ARCHIVES D ASSOCIATION TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS Source : Les archives des associations. Approche descriptive et conseils pratiques / Direction des Archives de France, Paris, La Documentation franäaise, Typologie de documents Sort final CommunicabilitÄ Observations / räfärences des textes lägaux Courrier : Collection chronologique du courrier arrivçe et dçpart C 0 RÇglement intärieur : un exemplaire de chaque räglement C 0 Pas obligatoire RÄglements successifs (un exemplaire) Membres : Listes annuelles des membres ou listes des membres tenues É jour C 0 Registre d adhçsion (s il existe) C 0 FINANCES Cotisations et droits d enträe : BarÄmes successifs des cotisations (un exemplaire) C 0 Circulaires d appel É cotisation, de rappel aux adhçrents 3 + E NC Liste des adhçrents ayant versç un droit d entrçe (quand celui-ci existe) 3 + E NC Apports (dons, donations, legs) Dons manuels : Liste des dons manuels reñus C 0 Demandes d autorisations prçfectorales pour quñte sur la voie publique C 0 Courriers d appel É gçnçrositç et leur rçponse ou rçsultat C 0 (1 exemplaire) Double des reñus pour dçduction fiscale 3 + E NC Donations et legs : Acte notariç C 75 Dossier d autorisation administrative C 0 Dons d entreprise (parrainage, mäcänat) Parrainage : Contrat stipulant les obligations des deux parties C 0 Peut n Étre qu un simple courrier Trace du paiement de la TVA C 0 Dossiers de demandes de parrainage restçes infructueuses 3 + E NC Sort final : choix de conservation ou d Ålimination - (C : Conserver ; E : Eliminer). CommunicabilitÅ recommandåe par les Archives municipales de Lyon : application des dälais räglementaires en vigueur pour les archives publiques, cf. Code du Patrimoine, art. L et L 213-2, Loi nå du 15 juillet 2008 relative aux archives - (0 : communicable immädiatement, 50, 75, 100, : nombre d annåes au terme desquelles un document devient communicable ; NC : non communicables, cas des documents Äliminables Ç terme). L association peut toutefois faire un autre choix de communicabilitå. Archives municipales de Lyon 2 / 8

12 ARCHIVES D ASSOCIATION TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS Source : Les archives des associations. Approche descriptive et conseils pratiques / Direction des Archives de France, Paris, La Documentation franäaise, Typologie de documents Sort final CommunicabilitÄ Observations / räfärences des textes lägaux MÄcÄnat : Convention entre le mçcöne et l association C 0 Dossier prçparatoire de la convention 10 + E NC Manifestations de soutien : fétes, kermesses, spectacles, repas, voyages, etc. : Budget prçvisionnel complet de la manifestation (1 exemplaire) C 0 Compte de rçsultat C 0 Autorisations administratives C 0 Spectacles : dçclaration et paiement des droits d auteurs É la SACEM C 0 ou É la SACD Spectacles : autorisation de la DDASS pour la participation de mineurs 10 + E NC de moins de 16 ans au spectacle Vide-greniers : registre cotç et paraphç par le commissaire de police ou C 0 le maire indiquant le nom et les coordonnçes des exposants Lotos (valeur supçrieure É 2500 F) : formulaire spçcial É remplir É la 10 + E NC prçfecture Affiches, cartons d invitation (quelques exemplaires de chaque) C 0 Subventions : Double de la lettre de demande de subvention C 0 PiÄces jointes en appui de la demande : - Budget prçvisionnel 3 + E* NC * Conserver si ces documents ne sont pas archiväs en tant que tels - Comptes de rçsultat 3 + E* NC * Conserver si ces documents ne sont pas archiväs en tant que tels - Bilan 3 + E* NC * Conserver si ces documents ne sont pas archiväs en tant que tels - Statuts 3 + E* NC * Conserver si ces documents ne sont pas archiväs en tant que tels Sort final : choix de conservation ou d Ålimination - (C : Conserver ; E : Eliminer). CommunicabilitÅ recommandåe par les Archives municipales de Lyon : application des dälais räglementaires en vigueur pour les archives publiques, cf. Code du Patrimoine, art. L et L 213-2, Loi nå du 15 juillet 2008 relative aux archives - (0 : communicable immädiatement, 50, 75, 100, : nombre d annåes au terme desquelles un document devient communicable ; NC : non communicables, cas des documents Äliminables Ç terme). L association peut toutefois faire un autre choix de communicabilitå. Archives municipales de Lyon 3 / 8

13 ARCHIVES D ASSOCIATION TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS Source : Les archives des associations. Approche descriptive et conseils pratiques / Direction des Archives de France, Paris, La Documentation franäaise, Typologie de documents Sort final CommunicabilitÄ Observations / räfärences des textes lägaux PiÄces annexes É la demande de subvention et renseignant sur l activitç de l association : - articles de presse C 0 - listes des partenaires C 0 - recommandations C 0 Prestations en nature : Convention passçe avec la collectivitç pour l occupation de locaux, l emploi de matçriel, de personnes C 0 COMPTABILITE Bilan, compte de rçsultat l accompagnant, documents prçsentçs É C 0 l approbation des membres de l association lors de l assemblçe gçnçrale Projets du budget pour les annçes É venir 10 + E NC Livre journal (enregistrement dans l ordre chronologique des recettes et 10 + E NC des dçpenses) Biens meubles : factures 30 + E NC Notes de frais, factures, reñus, relevçs bancaires, relevçs de comptes, 10 + E NC Loi du 1 er mars 1984, dåcret d application du 1 er mars 1985 ; approbation par le Conseil national de la comptabilitä de l extension du plan comptable gänäral aux associations. factures de cartes bancaires, avis d opçration Soldes d opçrations mensuels 10 +E NC Plans de trçsorerie Çtablis mensuellement et annuellement 10 + E NC DÄlais de conservation fournis par des organismes bancaires LOCAUX Associations ne possädant pas de local : Listes successives des siöges sociaux avec adresse de l un des membres qui en tient lieu C 0 Sort final : choix de conservation ou d Ålimination - (C : Conserver ; E : Eliminer). CommunicabilitÅ recommandåe par les Archives municipales de Lyon : application des dälais räglementaires en vigueur pour les archives publiques, cf. Code du Patrimoine, art. L et L 213-2, Loi nå du 15 juillet 2008 relative aux archives - (0 : communicable immädiatement, 50, 75, 100, : nombre d annåes au terme desquelles un document devient communicable ; NC : non communicables, cas des documents Äliminables Ç terme). L association peut toutefois faire un autre choix de communicabilitå. Archives municipales de Lyon 4 / 8

14 ARCHIVES D ASSOCIATION TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS Source : Les archives des associations. Approche descriptive et conseils pratiques / Direction des Archives de France, Paris, La Documentation franäaise, Typologie de documents Sort final CommunicabilitÄ Observations / räfärences des textes lägaux Dossier de demandes de pröt de salle É titre gracieux ou payant ayant 5 + E NC abouti Dossier de demandes de pröt de salle É titre gracieux ou payant n ayant 1 + E NC pas abouti Association possädant un local prétä, louä ou achetä : Convention de prñt d une salle ou de mise É disposition d une salle par C 0 les collectivitçs Contrat de location C 0 Acte d achat (acte notariç) C 75 AmÄnagement et entretien du local : Factures d acquisition du mobilier 10 + E NC Contrats d entretien des appareils 10 + E NC A Äliminer aprüs la räforme des appareils Contrat d entretien avec la sociçtç de nettoyage ou la personne DurÄe NC assurant l entretien du contrat + E Dossier d assurance du local 30 + E NC PiÖces comptables en rapport avec le dossier d assurance 5 + E NC Expertises liçes au renouvellement du contrat d assurance, rapports C 0 Çventuels de la commission de sçcuritç Sinistres et contentieux C 75 Grosses factures d entretien 30 + E NC Dossiers d installation de la ligne tçlçphonique C 0 Paiement des taxes : Taxe payçes lors de l accession É la propriçtç C 0 Taxes fonciäres et locatives 30 + E NC Double des avis d imposition 5 + E NC. Code civil, article 1286 (responsabilitä du fait des bötiments) Sort final : choix de conservation ou d Ålimination - (C : Conserver ; E : Eliminer). CommunicabilitÅ recommandåe par les Archives municipales de Lyon : application des dälais räglementaires en vigueur pour les archives publiques, cf. Code du Patrimoine, art. L et L 213-2, Loi nå du 15 juillet 2008 relative aux archives - (0 : communicable immädiatement, 50, 75, 100, : nombre d annåes au terme desquelles un document devient communicable ; NC : non communicables, cas des documents Äliminables Ç terme). L association peut toutefois faire un autre choix de communicabilitå. Archives municipales de Lyon 5 / 8

15 ARCHIVES D ASSOCIATION TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS Source : Les archives des associations. Approche descriptive et conseils pratiques / Direction des Archives de France, Paris, La Documentation franäaise, Typologie de documents Sort final CommunicabilitÄ Observations / räfärences des textes lägaux ASSURANCES Contrats d assurance C 0 Paiement annuel de la prime d assurance C 0 DÇclaration de sinistre et copie du dçpüt de plainte en cas de vol C 0 PERSONNEL BÄnÄvoles : Justificatifs pour remboursement de frais 10 + E NC SalariÄs : Pour associations comportant beaucoup de salariäs se reporter pour renseignements complämentaires : instruction interministärielle d aoét 1993 pour le tri et la conservation aux archives communales des documents postärieurs Ç 1982 produits par les services et Ätablissements publics des communes ; circulaire FP 13nÅ1821 du 20 octobre 1993 relative aux instructions pour le tri et la conservation des dossiers de personnel Etats du personnel C 0 Contrats de travail dans le cadre de mesures relatives É l emploi (TUC, C 50 CES, TIL, emplois jeunes, etc.) Contrats de travail C 50 DÇclaration unique d embauche C 50 Dossiers individuels de personnel : documents d Çtat civil (extraits), C 50 CommunicabilitÄ : 120 ans Ç compter de la date de naissance de l employä diplümes (copies), formation, contrat de travail, DUE, inscription É la caisse de retraite complçmentaire, accidents de travail Livre de paie C 50 DÇclaration annuelle des donnçes sociales (DADS) C 50 Etat rçcapitulatif annuel des cotisations sociales É l URSSAF, C 50 l ASSEDIC et É la caisse de retraite complçmentaire Etat rçcapitulatif de la taxe sur les salaires, la participation au financement de la formation professionnelle continue, (associations employant plus de 10 salariçs), paiement de la taxe d apprentissage (associations passibles de l impüt sur les sociçtçs) C 50 Sort final : choix de conservation ou d Ålimination - (C : Conserver ; E : Eliminer). CommunicabilitÅ recommandåe par les Archives municipales de Lyon : application des dälais räglementaires en vigueur pour les archives publiques, cf. Code du Patrimoine, art. L et L 213-2, Loi nå du 15 juillet 2008 relative aux archives - (0 : communicable immädiatement, 50, 75, 100, : nombre d annåes au terme desquelles un document devient communicable ; NC : non communicables, cas des documents Äliminables Ç terme). L association peut toutefois faire un autre choix de communicabilitå. Archives municipales de Lyon 6 / 8

16 ARCHIVES D ASSOCIATION TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS Source : Les archives des associations. Approche descriptive et conseils pratiques / Direction des Archives de France, Paris, La Documentation franäaise, Typologie de documents Sort final CommunicabilitÄ Observations / räfärences des textes lägaux Documents relatifs É la paie : bulletins de salaire, heures 5 + E NC supplçmentaires, avantages en nature IndemnitÇs ayant le caractäre de dommages et intçröts 30 + E NC CONTROLES FINANCIERS Commissaire aux comptes : rapports et piäces annexes C 0 Associations concernäes : associations habilitäes Ç recevoir des donations ou des legs, associations para-administratives Chambres rçgionales des comptes ou de la Cour des comptes : rapports et piäces annexes Commission nationale de campagne et des financements publics : rapports et piäces annexes IMPOTS Avis d imposition aux impüts commerciaux 30 + E NC Taxes : voir LOCAUX COMMUNICATION Plaquette de prçsentation de l association (1 exemplaire) C 0 Journal de l association (1 collection) C 0 CommuniquÇs de presse C 0 Affiches et des tracts (3 exemplaires) C 0 Revue de presse C 0 RELATIONS AVEC D AUTRES ASSOCIATIONS Correspondance C 0 Production en cas de publication, d exposition (3 exemplaires) C 0 RÇcompenses en cas de concours C 0 C 0 Concerne associations citäes ci-dessus. Ces contráles concernent en principe plusieurs exercices (3 gänäralement) et peuvent remonter jusqu Ç 5 ans en arriüre. Texte de räfärence : Code des juridictions financiüres, däcret du 11 fävrier 1985, article 38. C 0 Concerne uniquement associations liäes Ç des partis politiques lors des campagnes Älectorales. Texte de räfärence : loi du 11 mars Sort final : choix de conservation ou d Ålimination - (C : Conserver ; E : Eliminer). CommunicabilitÅ recommandåe par les Archives municipales de Lyon : application des dälais räglementaires en vigueur pour les archives publiques, cf. Code du Patrimoine, art. L et L 213-2, Loi nå du 15 juillet 2008 relative aux archives - (0 : communicable immädiatement, 50, 75, 100, : nombre d annåes au terme desquelles un document devient communicable ; NC : non communicables, cas des documents Äliminables Ç terme). L association peut toutefois faire un autre choix de communicabilitå. Archives municipales de Lyon 7 / 8

17 ARCHIVES D ASSOCIATION TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS Source : Les archives des associations. Approche descriptive et conseils pratiques / Direction des Archives de France, Paris, La Documentation franäaise, Typologie de documents Sort final CommunicabilitÄ Observations / räfärences des textes lägaux DISSOLUTION Dossier de l assemblçe gçnçrale extraordinaire de dissolution C 0 RÇcÇpissÇ de la prçfecture C 0 Dossier de fermeture des comptes C 0 Dossier de rçsiliation des contrats C 0 Sort final : choix de conservation ou d Ålimination - (C : Conserver ; E : Eliminer). CommunicabilitÅ recommandåe par les Archives municipales de Lyon : application des dälais räglementaires en vigueur pour les archives publiques, cf. Code du Patrimoine, art. L et L 213-2, Loi nå du 15 juillet 2008 relative aux archives - (0 : communicable immädiatement, 50, 75, 100, : nombre d annåes au terme desquelles un document devient communicable ; NC : non communicables, cas des documents Äliminables Ç terme). L association peut toutefois faire un autre choix de communicabilitå. Archives municipales de Lyon 8 / 8

18 FICHE MEMO Association loi 1901 Une association loi 1901 doit remplir plusieurs conditions : être composée d'au moins deux personnes ; doit avoir un autre but que de partager des bénéfices. De plus, l'activité de l'association ne doit pas enrichir directement ou indirectement l'un de ses membres. Régime juridique Selon l'article premier de la loi du 1 er juillet 1901 : «L'association est la convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun, d'une façon permanente, leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices. Elle est régie, quant à sa validité, par les principes généraux du droit applicable aux contrats et obligations.» La loi de 1901 définit en fait très peu de choses. L'association est un contrat de droit privé. Cette loi laisse aux créateurs et membres d'association la liberté : de s'organiser (dans le respect des lois en vigueur) ; de choisir le but de l'association : pratiquement tous les domaines d'activité et de la vie sociale sont possibles à condition qu'ils soient licites ; de décider du mode d'organisation et des procédures internes de fonctionnement et de les introduire dans les statuts, et éventuellement un règlement intérieur ; de modifier aussi souvent que voulu ou nécessaire son but, son mode d'organisation et son fonctionnement ; de déclarer la création de l'association, ou non, et d'en faire la publicité dans le Journal officiel afin que l'association devienne une personne morale dotée de capacité juridique, ce qui lui donne : o la possibilité d'accepter ou de créer différents moyens de financement de son fonctionnement comme les cotisations de ses membres, les subventions de l'état ou des collectivités territoriales, les dons manuels, les aides provenant du partenariat ou du mécénat, o la possibilité de signer des actes juridiques (ouverture de compte bancaire, souscription de contrats d'assurances, contrat de prestation de services ), o o la possibilité d'employer des salariés, la possibilité d'agir en justice en tant que personne morale (assez strictement encadrée par différentes dispositions).

19 La capacité juridique d'une association ordinaire est dite «réduite» par rapport à la pleine capacité juridique des sociétés commerciales. Par exemple : une association ne peut s'inscrire à la chambre des métiers ou à la chambre du commerce ; ne peut pas obtenir un bail commercial ; ne peut pas répartir ses biens et bénéfices entre ses membres et dirigeants ; doit donner ses biens et son actif à une autre personne (morale ou physique) lorsqu'elle se dissout (interdiction de les répartir entre les membres ou personnes ayant un lien avec ceux ci ainsi qu'à des parents ou relations proches) en dehors de la reprise des apports. Les personnes qui adhèrent à l'association peuvent être des personnes physiques (individus) ou bien des personnes morales. Il suffit du consentement échangé entre deux personnes (nombre minimal) pour créer une association. Pour certaines catégories d'associations, des dispositions législatives ou réglementaires imposent un nombre plus élevé. Contrairement aux croyances, un mineur non émancipé peut adhérer à une association si cette adhésion n'engage qu'une faible somme (de l'ordre de son argent de poche). Mais sa responsabilité civile continue à engager celle de ses parents ou des personnes ayant le pouvoir parental. Un mineur peut créer et administrer une association. Mais n'ayant pas la capacité d'effectuer des actes juridiques, ceux-ci doivent alors être réalisés par un majeur ou par les personnes dotées de la puissance parentale, qui engagent leur responsabilité civile. Il existe une forme d'association pouvant être créée et gérée par des mineurs : les juniors associations.

20 Qui sont les membres de l'association: Les membres sont toutes les personnes physiques ou morales qui participent à l'association. On distingue plusieurs types de membres: les membres fondateurs ou membre du bureau tiennent la direction générale de l'association Les membres actifs sont ceux qui entrent dans l'association moyennant une cotisation, participent aux activités et peuvent bénéficier des services et des prestations de l'association les membres adhérents paient une cotisation pour bénéficier des services et prestations offertes par l'association les membres d'honneur et membres bienfaiteurs sont des distinctions honorifiques sans pour autant avoir une présence effective. Ils sont des appuis de sérieux et d'intérêt. Les membres donateurs sont ceux qui font des dons, ils sont pour autant bienfaiteurs Qu'est ce que le bureau? C'est l'instance de direction de l'association, elle détient le pouvoir décisionnel; composée de membres appelés membre du bureau ou membre de droit et ils font aussi partie du Conseil d'administration. Il se compose d'au minimum deux personnes qualifiées pour un ou deux mandats -un président, dirigeant et représentant de l'association Son mandat de droit: il représente de plein droit l'association devant la justice et dirige l'administration -un secrétaire, chargé du fonctionnement administratif Son mandat de droit: assure les tâches adminstratives en général, la correspondance de l'association, établissant les comptes rendus, il est responsable de la tenue des registres et des archives -un trésorier, chargé de la gestion financière Son mandat de droit: il mène la gestion de l'association et tient la comptabilité, perçoit les versements, effectue les paiements et les placements, prépare le bilan annuel. Fait aussi la préparation des comptes de l'association lors des Ags. Ces membres de droit sont éventuellement accompagnés d'adjoints. Les statuts définissent l'étendue des pouvoirs, la durée des mandats et le mode de désignation de chacun.

21 Qu'est ce que le conseil d'administration? Il est composé de membres qui seront administrateurs, élus lors des assemblées générales. Ce sont les représentants de l'association dans tous les actes de la vie civile. Les membres de droit ou membre du bureau peuvent en faire partie. Ils sont chargés d'assurer le bon fonctionnement de l'association et l'application des décisions prises lors des assemblées générales. Les statuts stipulent leurs nombres, la durée des mandats et leur mode de renouvellement. Le conseil d'adminstration peut se réunir plusieurs fois par an et il est souhaitable d'établir un procès-verbal lors des réunions. Qu'est ce que l'assemblée Générale? L'assemblée générale ordinaire se tient au moins une fois par an. C'est la réunion de l'ensemble des membres, les statuts ou un règlement intérieur déterminent le type de membres appelé aux AG, les droits de vote éventuels et stipulent les conditions ou dispositions diverses tels que les convocations. Les administrateurs y informent les adhérents de la gestion de l'association (bilan de l'année écoulée, budget prévisionnel de l'année à venir, etc) et les membres y sont invités à voter et à débattre des questions à l'ordre du jour. - L'objet des assemblées: - l'approbation ou la désapprobation de la gestion de l'année écoulée sur les activités réalisées, résultat de l'exercice financier, sur présentation d'un compte rendu des dirigeants - Le vote d'un budget de l'année à venir - le vote d'un rapport d'orientation contenant les projets de l'association pour l'année à venir et les directives à suivre pour les administrateurs. Quels sont les livres juridiques à tenir? Le livre des assemblées générales ou registre des assemblées n'est pas obligatoire mais sa tenue permettra d'apprécier le fonctionnement de l'association dans toutes ses démarches entreprises à savoir: tenue des assemblées régulières, dressant les procès verbaux, modifications statutaires de tout ordre. L'article 5 de la loi d 1er juillet 1901 précise que les modifications et changements seront, en outre, consignés sur un registre spécial qui devra être présenté aux autorités adminstratives ou judiciaires chaque fois qu'elles en font la demande.

22 Obligations comptables de l'association: La loi de 1901 ne précise pas d'obligation ou de conditions quant à la tenue d'une comptabilité de l'association. Cette liberté est relative à l'étendue de ses activités. Toutefois, suivre l'activité de l'association, c'est tenir sa gestion avec soin qui, pour le moins, nécessitera une gestion économique rigoureuse. Une association de petite taille n'ayant que peu de mouvements financiers peut tenir une comptabilité manuelle à partie simple (main courante). Elle permet de suivre au fur et à mesure de la vie de l'association, sa santé financière et de prévoir, à l'avance les besoins de financement pour la réalisation d'un projet, d'un achat, etc et notamment les besoins de trésorerie (règlement des loyers, des charges sociales, des salaires, etc) L'association devra donc tenir une comptabilité par rapport à ses activités et aux obligations sociales, fiscales qui lui sont propres. Les associations tenues d'établir et de produire des comptes annuels (si subventions, salariés, etc) doivent appliquer le nouveau plan comptable des associations. Catégories d'associations Il existe un grand nombre de catégories d'associations. Beaucoup de ces catégories font l'objet de conditions particulières de création, de fonctionnement ou d'adhésion imposées par des textes législatifs ou réglementaires. Quelques exemples parmi ces catégories : Les associations d'intérêt général, qui garantissent certains critères : organisation démocratique, but non lucratif, activité conforme à l'objet et aux statuts de l'organisation ; les associations reconnues d'utilité publique (articles 8 à 13 de la loi de 1901). Cette qualité est attribuée à la personne morale par décision du gouvernement après avis du Conseil d'état. les associations sportives affiliées à des fédérations sportives agréées. On distingue ces fédérations sportives agréées qui peuvent avoir délégation de mission de service public leur confiant l'établissement des règles techniques et déontologiques sous délégation du ministère de tutelle (généralement Jeunesse et Sports). De telles règles sont transmises aux associations agréées et rendues obligatoires aux professionnels exerçant toute activité régie par la Fédération (initiations, encadrement, préparation physique ) ; les associations de défense de l'environnement et les associations de consommateurs ; Les fédérations, généralement composées d'associations et de personnes physiques. L'appellation «union» est plutôt réservée pour les regroupements de personnes morales exclusivement.

23 Statuts Les statuts, c'est le contrat qui lie les membres de l'association. Il a donc la même force que les autres contrats vis-à-vis du Code civil français. Les statuts comportent obligatoirement : le siège social, lieu où est consultable le registre spécial, relevé des décisions importantes (choix des dirigeants, délégations de pouvoirs ) ; le but, ou objet, de l'association ; les moyens mis en œuvre (entre autres la collecte de fonds) doivent servir à atteindre ce but ; d'une manière générale toutes les informations requises pour le dépôt en préfecture. Pour permettre un bon fonctionnement, les statuts doivent permettre le fonctionnement au jour le jour, mais aussi la gestion de crise : définir qui a le pouvoir de décision, qui peut dissoudre l'association, comment résoudre une situation de blocage, comment reprendre l'association si personne ne s'en occupe pendant plusieurs années, qui peut adhérer, comment on perd sa qualité de membre L'association peut avoir un règlement interne, qui peut se modifier plus facilement que les statuts et permet de s'adapter plus rapidement à des situations nouvelles. La préfecture du département où est domiciliée l'association enregistre la création de l'association et les modifications de statuts, des membres dirigeants Mais elle n'a aucun pouvoir de contrôle. Tout adhérent a le droit d'avoir un exemplaire des statuts, avant l'adhésion ou même après. Régime fiscal Le régime fiscal des associations est un régime de non lucrativité entraînant l'exonération des impôts commerciaux (TVA, impôt sur les sociétés, taxe professionnelle). Toutefois il existe de nombreuses situations d'exception à cette non imposition. A priori, une association est à but non lucratif. Mais son régime fiscal peut être requalifié par l'administration fiscale, ou un tribunal, en association à but lucratif. Elle perd alors ses avantages fiscaux, se retrouve pratiquement avec les astreintes fiscales des sociétés commerciales mais conserve le statut juridique d'association et donc la capacité juridique restreinte. S'il ne concurrence pas le secteur commercial et que sa gestion est désintéressée, l'organisme n'est pas imposable. S'il concurrence le secteur commercial, examiner si l'organisme exerce son activité selon des modalités de gestion similaires à celles des entreprises commerciales (chapitre premier - section 2 - B). Pour cela, quatre éléments doivent être pris en compte, mais leur importance dans l'appréciation de la «commercialité» n'est pas la même. Ainsi, il convient d'étudier dans l'ordre décroissant : le «Produit» proposé par l'organisme, le «Public» qui est visé, les «Prix» qu'il pratique et la «Publicité» qu'il fait (règle des «4 P»).

24 produits : les produits (biens ou services) ne sont pas disponibles auprès d'entreprises lucratives ou le sont de façon non satisfaisante ; public : les services ou les biens vendus doivent toucher un public qui ne peut normalement pas obtenir le même service ou bien, par exemple des personnes indigentes, chômeurs, familles monoparentales ou personnes dépendantes ; prix : les prix sont inférieurs à ceux du marché (mais on peut toujours invoquer un motif de différenciation réelle ou fictive de la prestation) ; publicité : l'association n'a pas recours à la publicité (La distinction entre publicité et information du public expression en principe synonyme est relativement floue.). Ce n'est que s'il exerce son activité selon des méthodes similaires à celles des entreprises commerciales, que l'organisme sera soumis aux impôts commerciaux de droit commun. Attention, les associations qui exercent leur activité au profit d'entreprises sont, dans tous les cas, imposables sur les bénéfices commerciaux. Une association ayant un employé se voit automatiquement inscrite au registre Sirene (tenu par l'insee) par le Centre de formation des entreprises (CFE) des Impôts, et se voit donc attribuer un numéro Siren ; les associations payant des impôts ou recevant des subventions de l'état doivent demander cette inscription auprès du CFE. À terme, il est probable que toutes les associations reçoivent un numéro Siren en raison de la mise en place du fichier national informatique Waldec. Obligations déclaratives Les obligations déclaratives sont relatives au régisme fiscal de l'association et de ses activités. Une association qui emploie du personnel est en principe redevable de la taxe sur les salaires et de la participation à la formation professionnelle continue. Lorsqu'une association emploie des salariès, elle doit répondre aux mêmes obligations qu'un employeur dont les droits et les devoirs sont définis par le code du travail. Outre l'emploi de salariés, l'association peut faire appel à des travailleurs indépendants rémunérés en honoraires. Quelle que soit la situation fiscale des associations, des obligations communes leur incombent: -déclaration des honoraires, commissions, etc (les commissions, honoraires et vacations versées à un tiers doivent être déclarées dès ors qu'elle dépasse 75 par an et par bénéficiaire) -déclaration annuelle des salaires -déclaration des droits d'auteurs

25 Pour les assurances (cf. fiche mémo Assurer son asso) - Assurances responsabilités civiles - Assurances activités - Assurances activités exceptionnelles (soirée, bal) - Assurances spécifiques aux sports - Assurances biens fonciers -Assurances matériel Les documents à conserver Que faire des documents qui s'entassent depuis plusieurs années? Avant de faire le tri, consulter le tableau ci-dessous: A tout moment, vous pourriez être amené à en avoir besoin lors d'une réclamation ou un contrôle de l'administration: inspection du travail, fisc, etc DELAI DE CONSERVATION Documents 3 ans Factures de téléphone, quittance de gaz et d'électricité garanties récépissés d'envoi de lettre et de recommandés

26 6 ans Déclaration de TVA, de taxe pro, de taxe sur les salaires certificat de travail, solde de tout compte, bordereaux de déclaration de cotisations sociales quittance de loyer contrat d'assurance (après expiration) 10 ans Documents comptables livre de paie, registre du personnel, bulletin de paie factures des travaux reconnaissance de dettes commerciales relevés bancaires et souches de chèquiers contrats commerciaux Pendant toute la durée de vie de l'association Statuts, récépissés des déclarations à la préfecture, règlement intérieur, extraits du journal officiel rapport des commissaires aux comptes registre spécial obligatoire (modifications des statuts, et changements d'adminsitrateurs) procès verbaux des assemblées générales et des C.A., feuilles de présence et de pouvoir contrat de bail, titre de propriété et actes de vente Responsabilité juridique L'association peut être condamnée en tant que personne morale, tant au niveau civil (paiement de dommages-intérêts) qu'au niveau pénal (paiement d'une amende, dissolution). Même si un dirigeant représente l'association au tribunal, c'est bien l'association elle-même qui est condamnée. Mais les membres de l'association peuvent eux aussi être condamnés, par exemple pour mauvaise gestion. Par ailleurs, une association peut se retourner contre un ou plusieurs de ses membres, se désolidariser d'eux, et demander à ce que des adhérents soient condamnés à la place de l'association. En ce qui concerne les dirigeants, leur responsabilité est appréciée par le tribunal en fonction des faits ; ils peuvent éventuellement être condamnés pour des actes faits par d'autres personnes (article 1384 du code civil : On est responsable non seulement du dommage que l'on cause par son propre fait, mais encore de celui qui est causé par le fait des personnes dont on doit répondre, ou des choses que l'on a sous sa garde). La notion de responsabilité est une notion complexe ; une association ne peut reprocher à un de

27 ses membres d'avoir manqué à ses fonctions (par exemple mauvaise gestion) que si cette personne avait un mandat clair de la part de l'association (par exemple décrit dans les statuts ou bien dans une décision du conseil d'administration) et si cette personne avait les moyens (matériels, financiers, formation, expérience) pour mener à bien son mandat. Les subventions Il faut faire une disctinction entre d'une part les subventions qui sont des aides publiques et d'autre part le parrainage et le mécénat qui sont des aides privées. Il n'y a pas de recette miracle pour obtenir des subventions. Toute aide reste à l'appréciation de l'organisme qui recevra votre demande au jugé du contenu de votre projet. Les collectivités locales (mairie, département, régions, ministères), les services déconcentrés de l'état, les organismes parapublics (caisse de retraites, etc) sont habilités à verser des subventions. Les subventions peuvent être financières ou en nature (prêt de locaux, de matériel). Avant d'adresser une demande de subvention à une collectivité territoriale, il faut se renseigner sur ses compétences En ce qui concerne les demandes de subvention, suivant l'organisme, n'hésitez pas à leur demander un dossier type. La plupart des collectivités territoriales ont des dossiers types. Pour le mécenat et le parrainage, il n'y en a pas. Il faut donc essayer de rendre votre dossier le plus complet possible: coordonnées exactes de l'association statuts renseignements concernant le bureau personnel de l'association comapgnie d'assurances bailleur de l'association activités de l'association récapitulatif des manifestations organisées par l'association pendant l'année écoulée nouveaux projets avec récapitulatif bilan de l'année écoulée budget prévisionnel des projets

28 Associations en France 1) Association de loi ) Idées reçues Contrairement à ce qu'on entend souvent : une association peut se composer de deux personnes seulement ; une association n'est pas nécessairement déclarée ; il n'est pas obligatoire que l'association soit administrée par un bureau et/ou par un conseil d'administration ; un mineur non-émancipé peut adhérer à une association et même en créer une. 2) Régime juridique Selon l'article premier de la loi du 1er juillet 1901 : «L'association est la convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun, d'une façon permanente, leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices. Elle est régie, quant à sa validité, par les principes généraux du droit applicable aux contrats et obligations.» La loi de 1901 définit en fait très peu de choses. L'association est un contrat de droit privé. Cette loi laisse aux créateurs et membres d'association : la liberté de s'organiser (dans le respect des lois en vigueur), de choisir le but de l'association : pratiquement tous les domaines d'activité et de la vie sociale sont possibles à condition qu'ils soient licites ; de décider du mode d'organisation et des procédures internes de fonctionnement et de les introduire dans les statuts, et éventuellement un règlement intérieur ; de modifier aussi souvent que voulu ou nécessaire son but, son mode d'organisation et son fonctionnement ; de déclarer la création de l'association, ou non, et d'en faire la publicité dans le Journal officiel afin que l'association devienne une personne morale dotée de capacité juridique, ce qui lui donne : o la possibilité d'accepter ou de créer différents moyens de financement de son fonctionnement comme les cotisations de ses membres, les subventions de l'état ou des collectivités territoriales, les dons manuels, les aides provenant du partenariat ou du mécénat

29 o o o la possibilité de signer des actes juridiques (ouverture de compte bancaire, souscription de contrats d'assurances, contrat de prestation de services ) ; la possibilité d'employer des salariés. la possibilité d'agir en justice en tant que personne morale (assez strictement encadrée par différentes dispositions). Une association non déclarée est une association de fait, sans personnalité morale ni capacité juridique. C'est-à-dire que le regroupement de personnes dans un lieu quelconque est autorisé, ce qui n'est pas une évidence en soi (dans certaines dictatures, le regroupement de plusieurs personnes est considéré comme un atteinte à la sûreté de l'état). La capacité juridique d'une association ordinaire est dite «réduite» par rapport à la pleine capacité juridique des sociétés commerciales. Par exemple une association ne peut s'inscrire à la chambre des métiers ou à la chambre du commerce; obtenir un bail commercial; répartir ses biens et bénéfices entre ses membres et dirigeants; doit donner ses biens et son actif à une autre personne (morale ou physique) lorsqu'elle se dissout (interdiction de les répartir entre les membres ou personnes ayant un lien avec ceux ci ainsi qu'à des parents ou relations proches). Les personnes qui adhèrent à l'association peuvent être des personnes physiques (individus) ou bien des personnes morales. Il suffit du consentement échangé entre deux personnes (nombre minimal) pour créer une association. Pour certaines catégories d'associations, des dispositions législatives ou réglementaires imposent un nombre plus élevé. Ce consentement n'est pas valable s'il est obtenu par erreur, violence ou dol (Code civil article 1109 et suivants) : erreur : cette erreur doit tenir dans le contenu objectif de la convention, par exemple erreur sur l'objet de celle ci ; violence : l'adhésion à la convention ne peut être obtenue par la force, la menace ou le chantage ; dol : manœuvre destinée à cacher ou omettre certains aspect de la convention d'association afin d'obtenir l'adhésion ; ce dernier risque est évité si l'association fourni, avant son adhésion, les informations au candidat à l'adhésion (au minimum les statuts et le réglement intérieur s'il en existe un) et si elle peut ultérieurement en apporter la preuve (ce qui nécessite que la remise des documents se fasse contre décharge signée par le candidat puis archivé et conservée). Contrairement aux croyances, un mineur non émancipé peut adhérer à une association si cette adhésion n'engage qu'une faible somme (de l'ordre de son argent de poche). Mais sa responsabilité civile continue à engager celle des ses parents ou des personnes ayant le pouvoir parental

30 Un mineur peut créer et administrer une association. Mais n'ayant pas la capacité d'effectuer des actes juridiques, ceux-ci doivent alors être réalisés par un majeur ou par les personnes dotées de la puissance parentale, qui engagent leur responsabilité civile. Il existe une forme d'association pouvant être créée et gérée par des mineurs : les juniors associations. Il s'agit en fait d'une association nationale, créée par 5 fédérations ou associations œuvrant pour les jeunes, et qui accorde son agrément et son aide à des associations composées de jeunes de 12 à 18 ans. Ces associations sont en fait des sections de l'association nationale ayant une grande liberté d'action et de gestion. Contrairement au droit local d'alsace et de Moselle, aucune administration ou organisme public n'a le pouvoir de contrôler la déclaration de création d'une association. Cette déclaration, ainsi que les déclarations modificatrices, le sont sous la responsabilité de ceux qui signent les documents. Le récépissé délivré par la préfecture, ou la sous-préfecture, n'est que le constat de la présence des éléments prévues par la loi et le décret de Il n'attribue pas de valeur juridique précise à ces déclarations. 3) Catégories d'associations Il existe un grand nombre de catégories d'associations. Beaucoup de ces catégories font l'objet de conditions particulières de création, de fonctionnement ou d'adhésion imposées par des textes législatifs ou réglementaires. Quelques exemples parmi ces catégories : les associations Reconnues d'utilité Publique. Cette qualité est attribuée à la personne morale par décision du gouvernement après avis du Conseil d'etat. Il existerait actuellement moins de 4000 associations reconnues d'utilité Publique. les associations sportives, et particulièrement les fédérations sportives agréées, dont l'une a la délégation de service public lui confiant l'établissement des règles techniques à ceux ci est rendue obligatoire aux professionnels exerçant cette activité); les associations de défense de l'environnement et les associations de consommateurs; Les fédérations sont généralement composées d'associations et de personnes physiques. L' appelation «union» est plutôt réservée pour les regroupements de personnes morales exclusivement. 4) Statuts Les statuts, c'est le contrat qui lie les membres de l'association. Il a donc la même force que les autres contrats vis-à-vis du code civil (il doit notamment être exécuté de bonne foi, cf. art du code civil). Les statuts comportent obligatoirement : le siège social, lieu où est consultable le registre spécial, relevé des décisions importantes (choix des dirigeants, délégations de pouvoirs...)

31 le but, ou objet, de l'association ; les moyens mis en œuvre (entre autres la collecte de fonds) doivent servir à atteindre ce but ; d'une manière générale toutes les informations requises pour le dépôt en préfecture. Il peut y avoir d'autres mentions obligatoires si l'association veut être reconnue d'utilité publique (les donateurs peuvent alors déduire une partie de leur dons de leur déclaration de revenus, loi Coluche), si c'est une association sportive ou organisant des activités de jeunesse, ou bien si l'association veut adhérer à une fédération (voir alors les statuts de la fédération). Pour permettre un bon fonctionnement, les statuts doivent permettre le fonctionnement au jour le jour, mais aussi la gestion de crise : définir qui a le pouvoir de décision, qui peut dissoudre l'association, comment résoudre une situation de blocage, comment reprendre l'association si personne ne s'en occupe pendant plusieurs années, qui peut adhérer, comment on perd sa qualité de membre... L'association peut avoir un règlement interne, qui peut se modifier plus facilement que les statuts et permet de s'adapter plus rapidement à des situations nouvelles. La préfecture du département où est domiciliée l'association enregistre la création de l'association et les modifications de statuts, des membres dirigeants... Mais elle n'a aucun pouvoir de contrôle. Elle propose parfois des statuts-type pouvant servir d'inspiration pour la rédaction des statuts de l'association, mais les éléments ne sont en aucun cas obligatoires : il n'est pas obligatoire d'avoir un bureau, un conseil d'administration, d'avoir un mode de décision démocratique... Même si par expérience ce sont les solutions les plus pérennes, notamment en cas de conflit au sein de l'association, ceci n'est nullement obligatoire. Notez que si une personne dépose une modification de statuts, une liste de dirigeants ou un compterendu d'assemblée générale à la préfecture, celle-ci doit l'enregistrer mais n'a pas le pouvoir de vérifier que la personne est habilitée à faire cet enregistrement ; en cas de fraude, l'association doit donc avoir recours à un tribunal, qui s'appuiera notamment sur les statuts pour annuler l'enregistrement et le cas échéant condamner l'usurpateur. Tout adhérent a le droit d'avoir un exemplaire des statuts, avant l'adhésion (on lit un contrat avant de le signer...) ou même après. 5) Régime fiscal Le régime fiscal des associations est un régime de non lucrativité entraînant l'exonération des impôts commerciaux (TVA, impôt sur les sociétés, taxe professionnelle). Toutefois il existe de nombreuses situations d'exception à cette non imposition. A priori, une association est à but non lucratif. Mais son régime fiscal peut être requalifié par l'administration fiscale, ou un tribunal, en association à but lucratif. Elle perd alors ses avantages fiscaux, se retrouve pratiquement avec les astreintes fiscales des sociétés commerciales mais conserve le statut juridique d'association et donc la capacité juridique restreinte.

32 La non-imposition est subordonnée au fait que les activités payantes pouvant être en concurrence avec des entreprises privées doivent notamment respecter la règle des quatre P : public : les services ou les biens vendus doivent toucher un public qui ne peut normalement pas obtenir le même service ou bien, par exemple des personnes indigentes, chômeurs, familles monoparentales ou personnes dépendantes ; produits : les produits (biens ou services) ne sont pas disponibles auprès d'entreprises privées ; prix : les prix sont inférieurs à ceux du marché (mais on peut toujours invoquer un motif de différenciation réelle ou fictive de la prestation ; publicité : l'association n'a pas recours à la publicité (la distinction entre publicité et information du public expression en principe synonyme! est pour le moins floue, cela dit ) Une association qui ne répondrait pas à cette règle des 4 P se verrait requalifiée par l'administration fiscale d'organisme à but lucratif, et aurait à payer les mêmes impôts que les sociétés. Certaines personnes (y compris dans des administrations chargées de conseiller les particuliers) croient à tort que la constitution d'une association permet de «tester» une activité avant de fonder une entreprise (l'association serait donc un «ballon d'essai») ; cela est faux, l'association serait probablement soumise aux mêmes charges que les entreprises (donc aucun intérêt financier), et l'entreprise créée ultérieurement ne pourrait pas récupérer de façon simple - légalement - l'activité de l'association (et notamment pas le matériel). Une association ne fait pas de bénéfice; elle a tout au plus un résultat d'exploitation positif. La différence importante est que celui-ci ne peut en aucun cas être distribué à l'ensemble ou à une partie de ses membres. Les dons à une association reconnue d'intérêt général sont déductibles du revenu imposable dans la limite d'un pourcentage de ce revenu fixé par la loi fiscale de chaque année. Une association ayant un employé se voient automatiquement inscrite au registre Sirene (tenu par l'insee) par le Centre de formation des entreprises (CFE) des Impôts, et se voient donc attribuer un numéro Siren ; les associations payant des impôts ou recevant des subvention de l'état doivent demander cette inscription auprès du CFE. À terme, il est probable que toutes les associations reçoivent un numéro Siren en raison de la mise en place du fichier national informatique Waldec. 6) Responsabilité juridique L'association peut être condamnée en tant que personne morale, tant au niveau civil (paiement de dommages-intérêts) qu'au niveau pénal (paiement d'une amende, dissolution). Même si un dirigeant représente l'association au tribunal, c'est bien l'association elle-même qui est condamnée. Mais les membres de l'association peuvent eux aussi être condamnés, par exemple pour mauvaise gestion. Par ailleurs, une association peut se retourner contre un ou plusieurs de ses membres, se désolidariser d'eux, et demander à ce que des adhérents soient condamné à la place

33 de l'association. En ce qui concerne les dirigeants, leur responsabilité est appréciée par le tribunal en fonction des faits ; ils peuvent éventuellement être condamné pour des actes faits par d'autres personnes (article 1384 du code civil : On est responsable non seulement du dommage que l'on cause par son propre fait, mais encore de celui qui est causé par le fait des personnes dont on doit répondre, ou des choses que l'on a sous sa garde). La notion de responsabilité est une notion complexe ; une association ne peut reprocher à un de ses membres d'avoir manqué à ses fonctions (par exemple mauvaise gestion) que si cette personne avait un mandat clair de la part de l'association (par exemple décrit dans les statuts ou bien dans une décision du conseil d'administration) et si cette personne avait les moyens (matériels, financiers, formation, expérience) pour mener à bien son mandat. Bien sûr, dans tous les cas, chaque adhérent (responsable de l'association ou pas) doit répondre de ses propres actes selon l'article L121-1 du code pénal (Nul n'est responsable pénalement que de son propre fait) et des articles du code civil 1382 (Tout fait quelconque de l'homme, qui cause à autrui un dommage, oblige celui par la faute duquel il est arrivé, à le réparer) et 1383 (Chacun est responsable du dommage qu'il a causé non seulement par son fait, mais encore par sa négligence ou par son imprudence). 7) Extrait du texte de la loi de 1901 Article 1 L'association est la convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun d'une façon permanente leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices. Elle est régie quant à sa validité, par les principes généraux du droit applicable aux contrats et obligations. Article 2 Les associations de personnes pourront se former librement sans autorisation ni déclaration préalable, mais elles ne jouiront de la capacité juridique que si elles se sont conformées aux dispositions de l'article 5. Article 3 Toute association fondée sur une cause ou en vue d'un objet illicite, contraire aux lois, aux bonnes mœurs, ou qui aurait pour but de porter atteinte à l'intégrité du territoire national et à la forme républicaine du Gouvernement est nulle et de nul effet. Article 4 Tout membre d'une association qui n'est pas formée pour un temps déterminé peut s'en retirer en tout temps, après paiement des cotisations échues et de l'année courante, nonobstant toute clause contraire. Article 5 Toute association qui voudra obtenir la capacité juridique prévue par l'article 6 devra être rendue publique par les soins de ses fondateurs.

34 Fiche pratique CREATION D UNE STRUCTURE D UTILITE SOCIALE // CHOISIR LA FORME JURIDIQUE ASSOCIATION LOI 1901 L'association de loi 1901 est, selon l article 1er, une «convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun, d une façon permanente, leurs connaissances ou leur activité, dans un but autre que de partager des bénéfices». L'association de loi 1901 repose sur deux principes généraux : La liberté d association Chacun est libre de créer une association et de s en retirer. La liberté de contrat Chaque association est libre d organiser son fonctionnement comme elle l entend. Trois éléments constituent l'association : L'accord contractuel Un accord contractuel est élaboré. Il relève du droit civil. Il doit avoir une cause licite. La mise en commun Tout comme dans le cadre du droit des sociétés, un apport est mis en commun. Dans le cas d une association, il s agit d un apport en connaissance et non en capital social. Le but désintéressé Il est interdit de partager les bénéfices d une association. Le non-partage caractérise le but non lucratif d une association. S il est interdit de redistribuer les bénéfices, il n est néanmoins pas interdit d en générer. Fondements juridiques Le droit des associations est régi par le code civil et se soumet au droit des contrats. En effet, une association est un contrat de droit privé. Son objet doit être licite. Il existe des associations de droit public, créées en application d une loi pour exercer une mission de service public. Dans ce cas de figure, les recours contre leurs décisions se font auprès du tribunal administratif. Une association ayant son siège social dans le département du Bas-Rhin, du Haut-Rhin ou de Moselle ne relève pas de la loi du 1er juillet 1901 mais du droit civil local de 1908 (articles 21 à 79- III). On parle alors d'association loi 1908, d'association de droit local ou d'associations d'alsace-moselle. Il est possible de ne pas déclarer l association. Il s agit alors d une association de fait. Le fait de déclarer l association auprès de la préfecture et de demander une publication dans le journal officiel lui permet de devenir une personne morale. Elle est dotée d une capacité juridique, cependant restreinte aux actes nécessaires à la réalisation de l objet. Elle peut ainsi : employer des salariés ; accepter des moyens pour financer son fonctionnement (cotisation des membres, subventions, etc.) ; posséder un patrimoine ; signer des actes juridiques (compte bancaire, assurance, prestation de service, etc.) ; agir en justice ; réaliser, à titre exceptionnel, des actes de commerce.

35 ASSOCIATION LOI 1901 Cependant, contrairement à une société commerciale, elle ne peut pas s inscrire à la chambre des métiers ou à la chambre du commerce. Elle n a pas de possibilité de répartir les bénéfices entre ses membres. Une association déclarée peut élargir sa capacité juridique en changeant de catégorie. Il existe en effet de nombreuses catégories d associations (association d intérêt général, association reconnue d utilité publique, association agréée, association habilitée, etc.). Tout changement fait cependant l objet de conditions particulières (création, fonctionnement, adhésion ) imposées par des textes législatifs ou réglementaires. Organisation de la gouvernance Un des principes de l association est la liberté de choix quant au mode de gestion. Si l association est déclarée, les membres doivent rédiger des statuts. Il s agit du contrat qui lie les membres de l association. Les statuts ont force de loi pour les membres de l'association. Seuls trois éléments doivent impérativement figurer dans les statuts : le nom de l association, son objet et son adresse. Au-delà, la rédaction du document est à la libre initiative des membres. Afin que l association puisse fonctionner, il est néanmoins préférable d'y apporter d autres précisions : fonctionnement de la gouvernance, définition de l organisation, modalités d adhésion On peut se contenter d'établir dans les statuts des principes de fonctionnement. Les points de détail peuvent être précisés dans un règlement intérieur qui pourrait se modifier plus facilement afin de permettre une adaptation à des nouvelles situations. Une association compte deux membres au minimum. Ceux-ci peuvent être des personnes physiques ou morales. La dénomination des participants est laissée à la discrétion des rédacteurs des statuts. S ils sont généralement appelés membres ou adhérents tout type de dénomination est permise, même les plus farfelues. ses conditions d adhésion tout en respectant le principe de non-discrimination. En devenant membre de l association, on acquiert des droits mais également des obligations. Le nonrespect des obligations, si les statuts le précisent, peut entraîner l exclusion. L association peut demander à ses membres de payer une cotisation. Le montant de celle-ci est définitivement acquis à l association. Il est possible de créer des catégories de membres qui auront des droits et des obligations différents. Même si ce mode de gouvernance est courant, la loi n oblige pas à ce que la gouvernance d une association soit structurée de manière hiérarchisée (ex : président, secrétaire, trésorier). Une association n a pas l obligation de se doter d un bureau ou d un conseil d administration, ou d une assemblée générale. Il n est pas précisé que les décisions se prennent selon la règle «une personne, une voix». La loi n apportant pas les définitions des fonctions clés dans la gouvernance, il est recommandé de les préciser dans les statuts. Par exemple, si les statuts ne le spécifient pas, un président d association n a pas le pouvoir de représenter l association en justice sans mandat spécifique. Si la loi ne la rend pas obligatoire, l instauration d une assemblée générale (AG) est fortement recommandée. Elle s avère être un prérequis à l obtention de subventions et est obligatoire pour certaines catégories d associations. Généralement, c est par son intermédiaire que la volonté de l association s exprime. Elle est communément composée de l ensemble des membres de l association. Souvent annuelle, l assemblée générale ordinaire examine l activité, le bilan de l année écoulée, le budget prévisionnel pour l année à venir, désigne les dirigeants. Les statuts peuvent prévoir également la tenue d AG extraordinaires, convoquées à n importe quel moment de l année pour statuer sur des questions urgentes et essentielles (changement de statuts, nouvelles orientations, décisions financières importantes, dissolution, etc.). Comme pour tout contrat, prendre part à une association nécessite un consentement mutuel. En effet, personne ne peut être obligé d adhérer à une association et inversement une association n est pas obligée d accepter des membres. L association fixe librement Avise Décembre Tous droits réservés 2/ 4

36 ASSOCIATION LOI 1901 Place des dirigeants Ressources financières Une association déclarée doit avoir un responsable légal et être administrée. Les dirigeants sont désignés selon les modalités prévues dans les statuts. En cas de manquement, la responsabilité civile des dirigeants peut être remise en cause. Cependant, celle-ci est appréciée par le tribunal en fonction des faits. Il n est pas possible de reprocher à un membre d avoir manqué à ses fonctions si cette personne n avait pas de mandat clairement défini ou s il n avait pas les moyens de le mener à bien. Si la loi ne l interdit pas, sauf pour certaines catégories d associations, rémunérer les dirigeants d une association au titre de leur mandat social peut avoir certaines conséquences. Cela peut remettre en question l octroi de subventions ou d agréments mais également le caractère désintéressé de la gestion de l association et donc son régime fiscal particulier. La rémunération versée aux dirigeants d'associations loi 1901 doit respecter certaines limites. Il existe deux types de plafonds fiscaux différents : rémunération dans la limite des trois quarts du SMIC annuel brut ; ou rémunération dans la limite de trois fois un plafond annuel défini par la sécurité sociale. Ce plafond ne peut s appliquer que si l association dispose d un montant minimal de ressources propres, calculé sur la moyenne des ressources perçues (hors subventions publiques), au cours des trois derniers exercices à savoir 200 k pour pouvoir rémunérer un dirigeant, 500 k pour deux dirigeants et 1 M pour trois dirigeants. Limitation de la lucrativité L'article premier de la loi du 1er juillet 1901 interdit le partage des bénéfices réalisés par une association entre ses membres. Il n est cependant pas interdit pour l association de générer des bénéfices. Une association n a pas de capital social. Les membres effectuant des apports en nature peuvent néanmoins en demander la restitution à la dissolution de l association, s ils ont pris la précaution, lors de la constitution de celle-ci, de faire enregistrer leur acte d apport aux services des impôts. En cas de liquidation de l association, le potentiel actif restant ne peut pas être attribué aux membres. Les statuts de l association ou l assemblée générale peuvent prévoir à qui revient ce boni de liquidation. Il existe plusieurs sources possibles de financement pour une association : Les subventions aux associations Les subventions sont généralement octroyées par les collectivités publiques. L association doit démontrer le bien-fondé de son projet et doit pouvoir justifier de la bonne utilisation des fonds a postériori. Si le projet subventionné répond à une demande précise de la collectivité, il s agit d une commande publique. La collectivité doit alors passer par un appel d offres. Les dons, donations et legs Les dons, donations et legs doivent être totalement désintéressés et ne correspondre à aucune contrepartie. Ils sont intégrés dans le patrimoine de l'association de façon irréversible. Les dons «spontanés» peuvent permettre au donateur de bénéficier d une déduction fiscale sous certaines conditions. Les dons «sollicités» (quête sur la voie publique à l'échelon local, appel à la générosité publique à l'échelon national, manifestations de bienfaisance, souscriptions) sont possibles mais encadrés. Les actes de donation et de legs impliquent, eux, nécessairement des actes notariés. Seules certaines catégories d associations loi 1901, comme les associations reconnues d utilité publique, peuvent en recevoir. Le mécénat, s apparente à un don. Il s agit d un soutien matériel direct apporté sans contrepartie par un particulier ou une entreprise. Les recettes propres aux associations Pour se financer, l association peut exiger une cotisation auprès de ses membres. Celle-ci ne doit pas donner lieu à une contrepartie. Les associations peuvent également exercer des activités lucratives sous réserve de les avoir prévues dans les statuts. Les bénéfices sont susceptibles d être assujettis aux impôts commerciaux, sous certaines conditions. Le sponsoring, contrairement au mécénat, est considéré comme une activité lucrative. Les fondations et appels à projets Les associations peuvent également répondre à des concours ou à des appels à projet. Elles peuvent trouver des financements auprès de fondations (fondations reconnues d utilité publique, fondation d entreprise, fonds de dotation) en fonction de la cause qu elles soutiennent. Une association peut elle-même créer un fonds de dotation pour diversifier ses financements. Il est possible également de créer un fonds mutualisé avec d autres associations pour obtenir une plus grande visibilité auprès des mécènes. Avise Décembre Tous droits réservés 3/ 4

37 ASSOCIATION LOI 1901 Régime fiscal Modalités de création Les associations sont soumises à un régime fiscal particulier leur permettant une exonération des impôts commerciaux (TVA, Impôts sur les sociétés, Contribution économique territoriale), à l exception des revenus patrimoniaux. Elles peuvent bénéficier d un abattement spécial sur la taxe sur les salaires Seules les associations dépassant un seuil de euros de recettes lucratives annuelles sont assujetties aux impôts commerciaux. La nature lucrative est reconnue si la gestion de l association n est pas désintéressée ou si l activité entre en concurrence avec les entreprises commerciales dans des conditions similaires d exercice. Le caractère désintéressé de la gestion d une association s apprécie selon trois conditions cumulatives : la gestion et l administration à titre bénévole (ou rémunération plafonnée) l absence de partage des bénéfices la non-distribution de l actif La situation de concurrence s apprécie par rapport à des entreprises ou organismes lucratifs exerçant la même activité sur la même zone géographique. Les conditions similaires d exercice sont, elles, examinées selon la règle des 4 P (produit qu elle propose, public cible, prix pratiqué, publicité faite). Sectoriser ou filialiser (création d une filiale commerciale) les activités en fonction de leur nature lucrative peut permettre de limiter l exposition à la fiscalisation (taxation des seules activités lucratives au lieu de l ensemble des activités). Le caractère lucratif est également reconnu pour toute activité exercée au profit d une entreprise. La notion de lucrativité étant soumise à interprétation, il est possible d interroger l administration fiscale, via la procédure dite de rescrit fiscal. Si celle dernière n est pas obligatoire, elle permet de connaître la position de l administration fiscale au regard de la situation de l association. La réponse a valeur d engagement de l administration. Cette partie concerne les associations déclarées : La déclaration est effectuée en ligne ou par courrier adressé à la préfecture ou sous-préfecture du siège social de l association. Elle doit comporter : le nom de l association l objet l adresse du siège social l état civil des personnes chargées de l administration une attestation justifiant de l établissement du siège social exemplaire des statuts datés et signés une demande d insertion au journal officiel (JO) L administration n a pas de pouvoir discrétionnaire lors de la déclaration. Elle remet un récépissé de déclaration constitutive. Elle a ensuite un mois pour publier la déclaration au JO. La capacité juridique de l association devient alors fonctionnelle. Où se renseigner sur cette forme juridique? Association Mode d Emploi est un portail d'aide aux associations et responsables d'association loi Le gouvernement français a mis en place un portail en direction des associations. Textes de loi de référence Loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association. Instruction n 170 du 15 septembre DGI Instruction fiscale du 18 décembre 2006 sur les organismes sans but lucratif Avantages de cette forme juridique Liberté de fonctionnement Simplicité de constitution S appuie sur un collectif fort avec recours au bénévolat Permet d associer des mineurs Peut recevoir, sous certaines conditions, des dons, legs subventions Compatibilité avec les financements publics Avise Décembre Tous droits réservés 4/ 4

38 Association loi 1901 Régime juridique

39 Idées reçues Contrairement à ce qu'on entend souvent : une association peut n être composée que de deux personnes ; une association n'est pas nécessairement déclarée ; il n'est pas obligatoire que l'association soit administrée par un bureau ou par un conseil d'administration ; une association peut générer des bénéfices, mais la finalité de ces bénéfices est réglementée - une association n a pas obligation d avoir une structure hiérarchisée :(président/trésorier/secrétaire)

40 Régime juridique Selon l'article premier de la loi du 1er juillet 1901 : «L'association est la convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun, d'une façon permanente, leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices. Elle est régie, quant à sa validité, par les principes généraux du droit applicable aux contrats et obligations.» La loi de 1901 définit en fait très peu de choses. L'association est un contrat de droit privé.

41 Régime juridique - suite Les personnes qui adhèrent à l'association peuvent être des personnes physiques (individus) ou bien des personnes morales. Il suffit du consentement échangé entre deux personnes (nombre minimal) pour créer une association. Pour certaines catégories d'associations, des dispositions législatives ou réglementaires imposent un nombre plus élevé. Ce consentement n'est pas valable s'il est obtenu par erreur, violence ou dol (Code civil français article 1109 et suivants) : erreur : cette erreur doit tenir dans le contenu objectif de la convention, par exemple erreur sur l'objet de celle ci ; violence : l'adhésion à la convention ne peut être obtenue par la force, la menace ou le chantage ; dol : manœuvre destinée à cacher ou omettre certains aspect de la convention d'association afin d'obtenir l'adhésion ; ce dernier risque est évité si l'association fournit, avant son adhésion, les informations au candidat à l'adhésion (au minimum les statuts et le règlement intérieur s'il en existe un) et si elle peut ultérieurement en apporter la preuve (ce qui nécessite que la remise des documents se fasse contre décharge signée par le candidat puis archivé et conservée).

42 Une grande liberté d organisation la liberté de s'organiser (dans le respect des lois en vigueur), de choisir le but de l'association : pratiquement tous les domaines d'activité et de la vie sociale sont possibles à condition qu'ils soient licites ; de décider du mode d'organisation et des procédures internes de fonctionnement et de les introduire dans les statuts, et éventuellement dans un règlement intérieur ; de modifier aussi souvent que voulu ou nécessaire son but, son mode d'organisation et son fonctionnement ;

43 Liberté d organisation - suite de déclarer la création de l'association, ou non, et d'en faire la publicité dans le Journal officiel afin que l'association devienne une personne morale dotée de capacité juridique, ce qui lui donne : la possibilité d'accepter ou de créer différents moyens de financement de son fonctionnement comme les cotisations de ses membres, les subventions de l'état ou des collectivités territoriales, les dons manuels, les aides provenant du partenariat ou du mécénat la possibilité de signer des actes juridiques (ouverture de compte bancaire, souscription de contrats d'assurances, contrat de prestation de services ) ; la possibilité d'employer des salariés. la possibilité d'agir en justice en tant que personne morale

44 Les statuts Les statuts sont obligatoires et ont force de loi : seuls les statuts définissent le fonctionnement de l association La loi 1901 n impose pas de statuts types obligatoires Seules trois informations doivent impérativement figurer dans les statuts : le titre, l objet et le siège social