GUIDE PROTOCOLAIRE DU CISM

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1 GUI PROTOCOLAIR U CISM OCTOBR 2011

2 GUI PROTOCOLAIR U CISM CONTNU 1. Objectif 2. éfinition 3. Application 4. Ordre de préséance des Autorités 5. Chambres d hôtel Conditions de séjour 6. Transport 7. Mise en place des salles de réunions 8. Cérémonies d ouverture et de clôture 9. Conférence d information (presse) 10. Visites protocolaires 11. Cérémonie d hommage rendu par le CISM 12. Cérémonie de décoration 13. Récompenses lors des compétitions Annexe A Annexe B Annexe C Annexe Annexe 2

3 GUI PROTOCOLAIR U CISM 1. Objectif GUI PROTOCOLAIR U CISM L objectif du «GUI PROTOCOLAIR U CISM» est de fournir à tous les membres de la famille du CISM toutes les règles protocolaires et les recommandations nécessaires à appliquer durant les activités et événements divers du CISM. Il est rappelé que tous les événements du CISM doivent rehausser notre caractère militaire et inclure des cérémonies destinées à améliorer son prestige. 2. éfinition Par «Protocole» le CISM entend : Un ensemble de règles régissant l étiquette et la préséance lors des événements et cérémonies officiels du CISM. Par extension, il précise la manière et le respect à observer lors de ces événements et cérémonies. L étiquette, également appelée politesse et formalité, est un ensemble de règles et critères appelés «bonnes manières» régissant les relations au sein du CISM. L ordre de préséance se réfère à l ordre hiérarchique dans lequel sont placées les choses ou les personnes en fonction de leur statut. Il peut également se référer à l ordre d hébergement des personnes lors des cérémonies officielles ou à l utilisation des décorations et distinctions. La position d une personne ou d une chose en fonction de l ordre de préséance observé au sein du CISM montre son rang actuel. Cependant, il peut également résulter d une pertinence cérémoniale, historique ou sportive. 3. Application Bien que le protocole et les traditions militaires du pays accueillant un événement du CISM devraient être pris en compte, le protocole du CISM doit être strictement respecté lors des occasions suivantes : 3

4 GUI PROTOCOLAIR U CISM 3.1 vénements institutionnels : a. Assemblée Générale et Congrès ; b. Réunions du Comité irecteur ; c. Réunions du Comité d Urgence ; d. Réunions continentales ; e. Réunions des Commissions ; f. Réunions des Présidents des Comités Sportifs ; g. Symposia ; h. Forums ; i. Séminaires. 3.2 vénements sportifs : j. Jeux Mondiaux du CISM (été, hiver, cadets) ; k. Championnats mondiaux ; l. Championnats et Jeux continentaux ; m. Championnats et tournois régionaux. 4. Ordre de préséance des Autorités 4.1 L ordre de préséance des Autorités du CISM est le suivant : a. Président, b. Vice-Président du continent hôte, c. Secrétaire Général, d. Autres Vice-Présidents par ordre d ancienneté (selon la date d élection au Comité irecteur ou, en cas de service égal, le rang militaire), e. Membres du Comité irecteur par ordre d ancienneté (selon la date d élection au Comité irecteur ou, en cas de service égal, le rang militaire), f. Trésorier Général, g. Chef de élégation du pays organisateur, h. Chefs de élégation, selon l ordre alphabétique français des pays qu ils représentent, i. Président des Comités sportifs du CISM, selon le rang militaire individuel, j. Présidents des Commissions (non membres du Comité irecteur), k. élégués, selon l ordre alphabétique français des pays qu ils représentent, l. Membres des Commissions, des Comités sportifs du CISM, m. Membres du Secrétariat Général et membres du Cabinet du Président du CISM. 4

5 GUI PROTOCOLAIR U CISM Remarque: Le représentant officiel du CISM a priorité sur toutes les autres Autorités du CISM, sauf en présence du Président du CISM La plus haute Autorité du CISM en présence de la plus haute Autorité locale seront automatiquement placées au centre des dispositions, soit côte à côte, soit face à face. 4.3 Les Autorités nationales/locales seront placées conformément à une décision prise communément par le CISM et le Comité organisateur. Le placement sera équilibré entre les Autorités nationales et les Autorités du CISM Les invités du CISM seront placés selon leur fonction sur la scène internationale Lorsqu ils sont présents, le placement des Présidents honoraires et des Membres honoraires fera l objet d une décision commune du CISM et du Comité organisateur. ans tous les cas, ils seront placés parmi les plus hautes Autorités. 5. Chambres d hôtel et conditions de séjour 5.1 Lors de la réservation de chambres d hôtel pour les Autorités du CISM, l hôtel doit posséder au minimum 3 (***) étoiles internationales. L hôtel doit également être flexible dans la gestion des participants imprévus ou des participants attendus qui ne se présentent pas. Les chambres doivent posséder un lit simple ou double, une douche ou une baignoire, une table et une chaise, un téléphone et le confort nécessaire. Il est conseillé et commun de prévoir une suite pour le Président du CISM. Cette suite doit disposer d un bureau séparé entièrement équipé pour recevoir des invités. Si possible, il est conseillé et commun de prévoir une suite pour le Secrétaire Général du CISM, le Vice-Président du continent, et les RCO dans le cadre d un événement mondial du CISM. 5.2 Pour les invités du CISM, la décision émanera du Secrétaire Général au cas par cas Pour les Autorités locales, la décision émanera du Chef de délégation du pays hôte. Tous les participants, y compris les invités, doivent recevoir à leur arrivée un dossier d informations comprenant toutes les informations relatives à leurs «droits et obligations», le programme et d autres éléments pertinents (invitations aux cérémonies et dîners, tickets-repas, informations touristiques, etc.). Une aide doit leur être fournie lors du check-in et du transport des bagages. 5

6 GUI PROTOCOLAIR U CISM 6. Transport Les organisateurs d événements du CISM (Jeux mondiaux, championnats mondiaux, Assemblée Générale, réunions du Comité irecteur, symposia, etc.) doivent mettre des voitures et bus modernes à la disposition des Autorités du CISM et de tous les participants. Les organisateurs prennent toutes les dispositions nécessaires au transport de tous les participants durant les événements officiels du programme. Cependant, ils ne sont pas obligés d assurer le transport à usage privé des participants. Les moyens de transport suivants doivent au minimum être fournis, en fonction de la participation : - Une voiture pour le Président du CISM, - Une voiture pour le ROC (Jeux mondiaux et championnats mondiaux), - Une voiture pour chaque Vice-Président, - Une voiture pour le Secrétaire Général du CISM, - Un minibus pour le Trésorier Général et les membres du Comité irecteur, - es bus pour le reste des participants, - Un minibus pour les membres du Secrétariat Général (disponible en permanence) Pour les Jeux mondiaux, il est conseillé de fournir une voiture à chaque Chef de Mission. n plus de cela, certaines voitures de réserve doivent être prévues pour le transport particuliers comme les arrivées tardives, les départs anticipés, les hospitalisations, etc. Tous les véhicules utilisés rehausseront, si possible, le drapeau ou le logo du CISM. 7. Mise en place des salles de réunions urant les différentes réunions du CISM, les organisateurs doivent fournir des salles de réunions modernes, correctement équipées et assez spacieuses, en fonction du nombre de participants. Les salles de réunions doivent être mises en place en étroite collaboration avec l officier de projet du CISM pour ces événements spécifiques. La décoration des salles de réunions est laissée à l initiative du pays organisateur. ans chaque salle de réunion et à chaque place doivent être prévus : - Un grand drapeau du CISM et du pays hôte doit être exposé dans chaque salle, - nominettes ou cartes d identification, - Un drapeau miniature doit être placé en face des délégations (pour l Assemblée Générale), ou un drapeau de table du CISM (pour les autres réunions). 6

7 GUI PROTOCOLAIR U CISM Il serait utile d avoir une salle spéciale VIP disponible pour le Président et une pour le Secrétaire Général, en cas de réunion d urgence restreinte (selon l hôtel/le centre de convention). Les salles pour pauses-café doivent se trouver à proximité des salles de réunions. u café, d autres rafraîchissements et des biscuits doivent être fournis en quantités suffisantes. Présentations schématiques des différentes salles de réunions en Annexes Cérémonies d ouverture et de clôture Le pays accueillant l événement du CISM doit organiser des cérémonies d ouverture et de clôture. Ces cérémonies doivent rehausser un caractère militaire officiel. A diverses occasions (Jeux mondiaux, Assemblée Générales, par exemple), un spectacle artistique doit compléter la partie officielle des cérémonies. L utilisation de l anglais au côté de la langue nationale est obligatoire lors de ces cérémonies. Afin de conférer aux événements du CISM un caractère plus officiel et afin d encourager les relations amicales entre les gouvernements des pays membres, il est vivement recommandé d inviter les représentants diplomatiques de tous les pays participants aux cérémonies d ouverture et de clôture. Il est recommandé d inviter également les personnalités nationales suivantes : - ignitaires militaires et anciens délégués du CISM, - La Presse, - Les athlètes ayant participé aux anciens championnats du CISM, - Les dirigeants sportifs, les entraîneurs connus, les représentants du CNO et des autres organisations sportives nationales. n respect des idéaux du CISM, l organisation de tout événement associé à une propagande à caractère politique, ethnique ou religieux est strictement interdite dans toute cérémonie officielle du CISM. A. urée des cérémonies: Jeux mondiaux du CISM : Max 2 heures 7

8 GUI PROTOCOLAIR U CISM Championnats mondiaux du CISM Autres cérémonies : Max 1 heure ½ : Max 1 heure B. Cérémonie d ouverture Les points suivants sont obligatoires lors d une cérémonie d ouverture : - le drapeau du CISM est hissé au son de l hymne du CISM, - le Président du CISM (ou le ROC) et un dignitaire du pays hôte prononcent un discours de bienvenue, - l événement sera ouvert avec la traditionnelle phrase : «Je déclare ouvert/-e/-s (événement) du Conseil International du Sport Militaire» prononcée par la plus haute Autorité locale présente. Voici un exemple de cérémonie d ouverture pour un événement du CISM : # Activité urée (approx.) 1 ntrée des Autorités dans la salle, 2 2 ntrée des soldats portant le drapeau du CISM et le drapeau du pays hôte au son de la marche du CISM, 2 3 Le drapeau national est hissé et l hymne national est joué, 3 4 Le drapeau du CISM est hissé et l hymne du CISM est joué, 3 5 iscours du Président du CISM, 10 6 iscours d un haut dirigeant du pays hôte qui doit terminer son discours en déclarant l événement ouvert avec la phrase suivante : «Je déclare ouvert/- e/-s (événement) du Conseil International de Sports Militaires» 7 Parade militaire, cérémonie de décorations éventuelle et/ou activité folklorique et/ou vidéo du pays Spécialement pour les championnats mondiaux, la Cérémonie d ouverture est comme suit : # Activité urée (approx.) 8

9 GUI PROTOCOLAIR U CISM 0 Les drapeaux des pays participants sont déjà hissé dans l ordre alphabétique français (ou ils sont portés par le chef de chaque équipe); 1 Les missions, conduites par leurs capitaines d équipe, se réunissent selon le même ordre ; 2 Les missions entrent dans le stade et défilent au son de la marche du CISM. L équipe du pays hôte est la dernière à entrer dans le stade ; 3 Le drapeau national est hissé et l hymne national joué ; 3 4 Le drapeau du CISM est hissé au son de l hymne du CISM ; 3 5 iscours de bienvenue du ROC ; iscours de bienvenue d un dignitaire du pays hôte qui doit terminer son discours en déclarant l événement ouvert avec la phrase suivante : «Je déclare ouvert/-e/-s (événement) du Conseil International de Sports Militaires» ; 7 Parade militaire, cérémonie de décorations éventuelle et/ou activité folklorique et/ou vidéo du pays C. Cérémonie de clôture La cérémonie de clôture se déroule pratiquement de la même manière que la cérémonie d ouverture mais inclut la distribution des récompenses de l Ordre du Mérite du CISM (si pas encore réalisée). n règle générale, l hymne du CISM est joué et le drapeau du CISM abaissé. Le chef du Comité Organisateur présente le drapeau du CISM au Président du CISM (ou du RCO) qui le remet, devant tout le monde, au représentant du prochain pays accueillant l événement. Le drapeau du pays hôte est alors abaissé et l hymne national joué. - La cérémonie de clôture se termine par la traditionnelle phrase : «Je déclare clos/-e (événement) du Conseil International de Sports Militaires» prononcée par le plus haut irigeant du CISM présent. Spécialement lors des Championnats mondiaux militaires, la Cérémonie de clôture se déroule pratiquement de la même manière que la cérémonie d ouverture mais inclut la distribution des médailles et récompenses. Pour plus de détails, voir le Chapitre 13 du présent guide. 9

10 GUI PROTOCOLAIR U CISM 9. Conférence d information/conférence de presse Lors de tous les événements du CISM une conférence d information (presse) dédiée au CISM et ses activités doit être incluse dans le programme par le pays hôte. Le but de cette réunion est de promouvoir le CISM à grande échelle. Il vise l intérêt de tous les dignitaires et dirigeants présents ainsi que ceux de la presse. La conférence de presse est conduite conjointement par : - Le Président du CISM qui préside la réunion (le ROCdans les championnats mondiaux), - Le Vice-Président du continent (si présent), - Le Secrétaire Général du CISM (si présent), - Le Chef de élégation du pays hôte et/ou le président du comité organisateur, - L officier de relations publiques du comité organisateur ou le Maître de Cérémonie du CISM, - Les athlètes militaires du pays hôte, - es interprètes, si nécessaire, La conférence de presse devrait avoir pour objectif un impact considérable et peut être suivie d un verre de l amitié. C est là une des nombreuses façons de promouvoir le CISM et elle devrait être précédée ou suivie d une campagne de relations publiques appropriée, comprenant des articles de presse, des spots télévisés, des émissions radio, des posters, des panneaux, des photos. 10. Visites protocolaires Le pays hôte doit organiser des visites protocolaires aux plus hauts dirigeants nationaux des sphères politique, militaire et sportive. Le choix des visites protocolaires doit être fait de commun accord entre le pays hôte et le CISM avant le début de l événement. Il comprend habituellement : Une audience avec le Chef d tat (uniquement le Président du CISM), Une visite aux autorités militaires (Ministre de la éfense, Chef d équipe, etc.), Une visite au Maire, Autres visites éventuelles (CNO, Fédérations sportives nationales, etc.). Le Secrétaire Général et les autorités du pays hôte sont responsables de la coordination des visites. urant ces visites, un échange de souvenirs officiels (petites plaques commémoratives) est organisé conjointement entre le CISM et le pays hôte. 11. Cérémonie d hommage rendu par le CISM (dépôt de gerbe) Une cérémonie commémorative peut être tenue au pied d un monument national lors des différents événements du CISM. Le plus haut dirigeant du CISM présent (Président du CISM 10

11 GUI PROTOCOLAIR U CISM ROC) conduira les missions ou les participants à cette occasion. Le pays hôte doit fournir des fleurs ou une gerbe et doit organiser la cérémonie selon les règles nationales. Toutes les informations nécessaires au sujet de la cérémonie seront évoquées avant la cérémonie. 12. Cérémonie de décorations Traditionnellement, le CISM remet des décorations à ceux qui, par leurs actions, ont contribué aux idéaux et aux objectifs du CISM. La décoration est conférée par le Président du CISM (Grand Maître de l Ordre du Mérite) ou son représentant nommé. Un officier du QG du CISM ou un maître protocolaire et un maître de cérémonie l assistent. La remise des décorations suit une procédure stricte de décorations militaires et le protocole du CISM doit être suivi le plus possible. La procédure est la suivante : - Le maître de cérémonie annonce la cérémonie de décoration et demande au public de se lever, - Le public se lève, - Le maître de cérémonie invite le Président à prendre la parole, - Le Président du CISM doit porter son Grand Cordon à partir de ce moment, - Le maître de cérémonie appelle le nominé sur l estrade et donne un aperçu de ses services à la cause du CISM, - Le Président prononce la déclaration officielle : «M. (rang ou titre), au nom du CISM, en reconnaissance de votre dévotion à la cause du sport, et aux idéaux du CISM, je vous fais. dans l Ordre du Mérite du CISM», - Le maître protocolaire donne la décoration au Président du CISM ou son représentant, - La décoration est remise, - Le bénéficiaire et le Président du CISM échangent un salut militaire (quand applicable), - Ils se serrent la main et des applaudissements clôturent la cérémonie. Les organisateurs doivent prévoir un système audio (microphone) afin que toute l assistance puisse entendre la déclaration solennelle. Une présentation schématique de la cérémonie de décoration figure en Annexe Récompenses lors des compétitions La remise de récompenses aux gagnants doit généralement avoir lieu en public durant la cérémonie de clôture (voir chapitre VI des Règlements du CISM). Le port de l uniforme est 11

12 GUI PROTOCOLAIR U CISM obligatoire à cette occasion. es exceptions peuvent être faites si cela se déroule lors du championnat. Les organisateurs doivent veiller à ce que la cérémonie se déroule d une manière formelle militaire. Les récompenses sont présentées par le dignitaire national présidant l événement et par le Représentant Officiel du CISM, ainsi que par un dirigeant de haut rang (civil ou militaire) présent. La sélection des autorités qui remettront les récompenses doit être effectuée par la plus haute autorité du CISM présente (Président du CISM, Secrétaire Général, RCO) et le chef du comité organisateur de l événement. Les autorités choisies doivent en être informées avant le début de la cérémonie. Les autorités militaires choisies doivent porter l uniforme. n règle générale, l hymne national est joué et le drapeau national est hissé uniquement lors des remises de médailles (individuelles ou équipes). A ce moment, toutes les personnes présentes doivent se lever (l annonceur demande au public à se lever). ans certains sports, la meilleure équipe ne reçoit pas une médaille mais un trophée spécial ou une coupe ; dans ce cas, le drapeau national du pays récompensé est hissé au son de son hymne national. Lors de la remise de récompenses ou trophées spéciaux, comme la coupe du fair-play ou du meilleur athlète, l hymne n est pas joué. Actions interdites : Conformément aux statuts et traditions du CISM, toute propagande politique ou religieuse durant un événement du CISM, en particulier la distribution de documents, photos, brochures, revues, etc. est formellement interdite. Afficher le drapeau national sur le podium par le bénéficiaire (athlète ou équipe) lors d une cérémonie de remise de médailles est interdit. Les individus ne respectant pas ces prescriptions ne doivent pas recevoir leur(s) médaille(s) durant les cérémonies officielles. Toute contravention entraînera l exclusion de la mission de toute compétition et pourra entraîner des sanctions supplémentaires (Règlements Art.1.12). 12

13 GUI PROTOCOLAIR U CISM Annexe 1. Proposition d une présentation schématique du podium du Congrès et de l Assemblée Générale Les membres du Comité irecteur doivent s asseoir sur une surface surélevée (podium), à la vue de tous les délégués. Le podium doit être d au moins 15 m de large et 6 m de profondeur. La table d honneur doit être d au moins 13 m de long et au moins 21 personnes (Président du CISM, 4 Vice-Présidents, 14 membres du Comité irecteur, Secrétaire Général, Trésorier Général) doivent pouvoir s y asseoir confortablement. La disposition des sièges des membres du Comité irecteur se fait conformément à l article 4.1 un côté de la table une estrade est installée pour les discours officiels durant les sessions. Présentation schématique d une vue de face du podium : K F L J C C A B C C I I I H G A : Président G : cran (2m x 3m) B : Secrétaire Général H : Rétroprojecteur, Vidéo, VHS, TV set C : Vice-Présidents I : Fleurs : Membres du C J : Conférencier : Trésorier Général K : rapeau du CISM F : Membres du Secrétariat Général L : rapeau du Pays hôte et du cabinet du Président 13

14 GUI PROTOCOLAIR U CISM Annexe 2. Proposition d une présentation schématique de la salle de l Assemblée Générale F B C X G A A : Podium B : élégations ( ordre commençant à X) C : Invités : PCSCs : Partenaires F : Observeurs G : cran Les délégations sont placées dans l ordre alphabétique français de A à Z. Pour une liste en ordre alphabétique correcte, voir l actuel répertoire du CISM. 14

15 GUI PROTOCOLAIR U CISM Annexe 3. Proposition d une présentation schématique d une salle de réunion du Comité irecteur J C C K F F F C C I B A G L H H H H H M N A : Président H : Membres du Secrétariat Général et du Cabinet du président B : Secrétaire Général I : ocuments C : Vice-Présidents J : cran (2m x 3m) : Membres du C K : Rétroprojecteur, Vidéo, VHS, TV set : Trésorier Général L : Interprétation simultanée F : Présidents de Commission M : rapeaux du CISM et du pays hôte G: Chef de la délégation hôte N : PC, imprimantes, Internet 15

16 GUI PROTOCOLAIR U CISM Annexe 4. Proposition d une présentation schématique d une salle de réunion de PCSC G I H L F C A B J K A : Président du CISM G : cran B : Secrétaire Général H : Rétroprojecteurs C : irecteur sportif I : Observeurs : Président des commissions sportives J: rapeau CISM : PCSCs K: rapeau pays hôte F : Chef de la délégation hôte L: ocuments 16

17 GUI PROTOCOLAIR U CISM Annexe 5. Proposition d une présentation schématique de la cérémonie de décoration F H A B C G G G A : Président du CISM B : Officier protocolaire du CISM C : Nominé : Annoncer : Table F : Secrétaire Général, Trésorier Général, membres du C G : Presse H : Conférencier 17