ROTARY INTERNATIONAL District Secrétariat du club. Assemblée de District

Transcription

1 ROTARY INTERNATIONAL District 1670 Secrétariat du club Assemblée de District

2 ROTARY INTERNATIONAL District 1670 Action et responsabilité du secrétaire de club Vis-à-vis du Club Vis à-vis du «Rotarien» Vis-à-vis du Rotary International Vis-à-vis du District

3 ROTARY INTERNATIONAL District 1670 Vis-à-vis du Club: -Enregistrement des présences à chaque réunion statutaire -Rédiger bulletin du club (ou déléguer): -Transmettre aux membres le programme du club, l agenda du district. Pour la diffusion des actions du Club: passer par le secrétaire du district. -Assemblée Générale du Club : se référer à vos statuts qui doivent répondre aux dispositions de la loi sur les associations (loi 1901) et RI Elle est obligatoire et doit être tenue avant le 31 Décembre Adresser à chaque membre une convocation écrite au moins 15 jours avant. L Assemblée Générale approuve les comptes, élit le comité Un procès-verbal doit être établi et archivé (le secrétaire assure la tenue des archives: charte, Statuts, règlement intérieur, liste des membres fondateurs, PV Assemblée Générale, PHF, )

4 ROTARY INTERNATIONAL District Autres aspects juridiques : (Loi 1901) Souscrire une assurance, obligatoire!! Mise à jour des statuts tous les 3 ans ( prochain Conseil de législation en 2013) Dépôt chaque année en Préfecture (ou sous-préfecture) de la liste des dirigeants au 1 er juillet (délai de dépôt: 3 moisaprès l Assemblée Générale): service des associations (mairie?? oui, c est conseillé aussi) Noter le numéro d enregistrement à la préfecture ou sous-préfecture sur le courrier annonçant le nouveau bureau, sinon, il risque de revenir. Si le n est perdu, le demander en préfecture. Le noter aussi sur le papier à lettre officiel du club. Remise à chaque membre d une carte qui comporte son numéro de rotarien -divers: commande barrette du Président, en mars ou avril, pour cause de délais.

5 ROTARY INTERNATIONAL District 1670 Vis-à-vis du Rotarien: Tenue à jour du fichier sur le site Vous recevrez fin juin un courrier ou un courrieldu Rotarien, avec vos identifiant et mot de passe. (Accès réservé présidents et secrétaire) Conservezle précieusement. Ces éléments permettent: - Le suivi des abonnements -La mise à jour de l annuaire francophone : Mise à disposition du module BAT 2013/2014,validation BAT pour le Inscrire le bureau montant, pour éviter d avoir: bureau non communiqué

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11 ROTARY INTERNATIONAL District 1670 Vis-à-vis du Rotary International: (Zurich) Tenue des fichiers : mise à jour de l effectif par internet Communication des noms et fonctions des responsables de l année suivante (avant le 31 décembre) (présidents, secrétaire, trésorier et le responsable Fondation). Rapport semestriel avec calcul cotisation per capita 1 er juillet et 1 er Janvier Surveiller la réception de l appel de fonds: il arrive parfois au siège du club. Correspondance Fondation ( dons,phf, ) Accès membres: Mail 20 juin 2012: Mais n oubliez pas de vous inscrire sur : rotary.org, via accès membres, afin d¹accéder au fichier du Rotary International, différent de celui du Rotarien. Assurez-vous que le bureau montant y figure bien.

12 ROTARY INTERNATIONAL District 1670 Vis-à-vis du Rotary International: (Zurich) Accès par rotarien: oui,mais ne peut faire de modification, seulement «droit de regard». Procédure d inscription : accès membre. Données personnelles des membres sur rotary.org: (seuls les présidents et secrétaires inscrits comme tels y ont accès.) Dirigeants de Club: (Président et secrétaire) peuvent: Consulter et mettre à jour les informations concernant l effectif et les données du Club périodicité au minimum tous les 6 mois début de semestre) et fin de semestre, pour que l appel de la cotisation per capita soit juste. Il est fait en fonction des effectifs au 30 juin et au 31 décembre

13 ROTARY INTERNATIONAL District 1670 Vis-à-vis du Rotary International: (Zurich) Communiquer les noms et fonctions des responsables de l année (jusqu au 31 décembre 2012): Président et secrétaire, trésorier et responsable Fondation. Consulter mais uniquement son club. PS: Mise à jour jusqu au 10 mars 2012 via accès membres des informations relatives aux dirigeants Gouverneur et Secrétaire de District: peuvent: Ils ont accès à toutes les informations de tous les clubs, mais ne peuvent rien modifier. Mise à jour effectif Uniquement secrétaire, président et «secrétaire de direction» Le secrétaire de direction, ou secrétaire exécutif, est un membre du club rentré comme tel dans le fichier, et qui a les mêmes prérogatives que le secrétaire. Dans certains cas, c est plus sûr.

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19 ROTARY INTERNATIONAL District 1670 Vis-à-vis du District: Assiduité:Chaque mois transmettre au secrétaire du Districtles taux d assiduité hebdomadaires : pour le 5 du mois suivant, Mise à disposition courant juin d un fichier pour le calcul d assiduité : ne pas comptabiliser les membres dispensés d assiduité, prendre en compte les compensations d absence (dans la limite de 14 jours avant ou après la date de réunion) L assiduité des clubs du District est publiée sur le site du District.

20 ROTARY INTERNATIONAL District 1670 Vis-à-vis du District: Transmission du bulletin du Club au Gouverneur, au Gouverneur élu à l Adjoint du Gouverneur et au secrétaire du district, Commande de PHF: voir site du district rubrique la fondation, documentation. Les documents sont téléchargeables. Cotisation ACRODI:appel de cotisation 2 fois par an: début de chaque semestre envoyé par le trésorier du district aux trésoriers des clubs. Vérifier les données avec le secrétaire avant le règlement.

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23 ROTARY INTERNATIONAL District 1670 Certification Assemblée de District

24 ROTARY INTERNATIONAL District 1670 Plan vision pour l Avenir Certification Certification obligatoire au 1 er juillet 2013 pour obtenir une subvention Concerne le District et les Clubs demandant une subvention Statut et règlement intérieur à jour Statut type RI Mise à jour tous les 3 ans après conseil de législation ( le prochain en 2013) Assurances