Paris, le 2 octobre Le Président

Transcription

1 1 Paris, le 2 octobre 2002 Le Président MR/MMB/ Affaire suivie par : Mme RONZEAU à Madame et Messieurs les Vice-Présidents Mesdames et Messieurs les Directeurs d UFR Madame et Messieurs les Chefs de division Mesdames et Messieurs les Chefs des services administratifs d UFR OBJET : Circulaire relative à l organisation du travail, aux horaires et au régime de congés en vigueur au sein de l Université René Descartes à compter du 1 er septembre Dans le cadre défini par le protocole d accord adopté par le conseil d administration de l Université, dans sa séance du 16 mai 2001, après avis de la commission paritaire d établissement, la présente circulaire a pour objet de préciser les modalités d organisation du travail, et notamment la pratique des horaires et le régime des congés, en vue de la mise en application des dispositions du décret n du 28 août 2000 relatif à l aménagement et à la réduction du temps de travail dans la fonction publique. Les règles définies ci-dessous fixent un cadre général pour tout l établissement, valable pour l ensemble des personnels, quelle que soit leur situation juridique, qu ils soient titulaires ou agents non titulaires, dès lors qu ils exercent à temps complet ou à temps partiel dans l établissement. Dans le respect de ce cadre, chaque responsable de service doit à son niveau et après concertation avec les personnels : préparer un tableau de service prévisionnel pour l année universitaire établir un emploi du temps individuel pour chaque agent en s efforçant de concilier les nécessités du service, les besoins des usagers et les souhaits de l agent. L organisation du travail par service et notamment la détermination des pics et creux d activité, ainsi que des horaires de travail pour chacun des personnels au sein dudit service, doit faire l objet d un calendrier prévisionnel incluant les périodes de congé de formation, lorsqu elles sont programmables en temps utile. Ce calendrier doit être établi par les chefs de service après concertation avec leurs agents.

2 2 A cet égard, il est rappelé que les stages de formation professionnelle des personnels et les préparations aux concours organisées par l administration sont considérés comme du temps de travail effectif. I Le régime général : 1 La durée annuelle de travail Le décompte du temps de travail est réalisé sur la base d une durée annuelle de travail effectif de 1600 heures. Le volume horaire annuel de travail dû à l Université René Descartes est fixé à heures : sont déduites des heures réglementaires 14 heures correspondant à l obligation de fractionnement des congés annuels (soit 2 jours x 7 heures = 14 heures) 56 heures au titre d un forfait annuel de 8 jours fériés, intervenant en période travaillée, (soit 8 jours x 7 heures = 56 heures) 2 Congés annuels Les congés annuels sont fixés, conformément au protocole d accord du 6 mai 2002, à 50 jours ouvrés pour les agents travaillant à temps complet. Les droits ouverts se décomptent en année universitaire, du 1 er septembre au 31 août de l année considérée. Chaque composante ou service tiendra un décompte précis des congés des agents. Les congés doivent se prendre sur la base des journées entières ou demi-journées minimum (les congés inférieurs à une demi-journée ne sont pas autorisés). Le congé annuel dû doit être pris entre le 1 er septembre et le 31 août de l année universitaire considérée. Les congés non pris ne peuvent pas être reportés sur l année universitaire suivante, sauf cas exceptionnel, après accord du chef de service, et dans la limite de 22 jours qui doivent être pris avant le 31 décembre suivant. En cas de refus pour nécessité de service, les jours de congé non pris sont reversés au compte épargne-temps dans la limite de 22 jours par année universitaire. Le compte épargne-temps, tel que défini par le décret n du 29 avril 2002, portant création du compte épargne-temps dans la fonction publique de l État, permet à son titulaire d accumuler des droits à congé rémunérés. Les congés annuels comprennent obligatoirement : - la durée des vacances de Noël fixée sur décision du Président de l Université - la fermeture d été d une durée de 3 semaines fixée également sur décision du Président étant précisé que 4 semaines de congé devront obligatoirement être prises, sauf cas exceptionnel, dûment motivé, entre le 1 er juillet et le 31 août de l année considérée.

3 3 Pour les personnels exerçant leurs fonctions à temps partiel, les droits à congé restent régis par les dispositions antérieures qui prévoient que la durée totale des congés est proportionnelle à la quotité de travail effectuée. (voir annexe n 2) Les jours fériés légaux font l objet d un calendrier annuel publié par le Ministère de la Fonction publique. Ils sont comptabilisés comme du temps de travail effectif, pour le nombre d heures de travail prévu dans l emploi du temps de la semaine concernée, lorsqu ils sont précédés ou suivis d un jour travaillé. Les jours fériés survenant un dimanche ou un samedi habituellement non travaillés ne sont pas décomptés des congés ni récupérables. Les jours fériés intervenant pendant une période de congé des personnels ne sont pas décomptés des congés ni récupérables, ils ne s imputent pas sur le nombre de jours de congés annuels, mais viennent s ajouter aux jours de congés annuels. Un jour férié survenant un jour de temps partiel n est pas comptabilisé comme temps de travail, il ne peut pas être décompté des congés ni récupéré. Les congés de maladie, maternité, formation professionnelle, intervenus pendant une période de congés annuels sont considérés comme du temps de travail effectif. Enfin il convient de préciser que les autorisations d absence réglementaires, de droit ou facultatives, récapitulées par la circulaire ministérielle DPATE-A1 n du 21 janvier 2002 demeurent en vigueur. (voir annexe 3) 3 La durée hebdomadaire de travail La durée hebdomadaire de travail est arrêtée à 35 heures. Ce chiffre a été calculé après déduction de la pause de 20 minutes prévue pour une durée quotidienne minimum de 6 heures de travail, pause considérée comme du temps de travail effectif pendant lequel l agent reste à la disposition de son employeur. Cette période de 20 minutes, non fractionnable, doit donc être en principe, intégrée à la pause méridienne, c est à dire, comprise dans la pause méridienne, si la durée hebdomadaire respectée par l agent est de 35 heures. Dans ce cas seulement, lorsque la pause de 20 minutes est comprise dans la pause méridienne, l agent peut s absenter de son lieu de travail pendant ladite pause. 4 L organisation de l horaire quotidien de travail La durée journalière réelle de travail est de 7 heures, à laquelle il convient d ajouter la pause de 20 minutes, soit 7 heures et 20 minutes de temps de travail effectif. En conséquence, l agent effectue une journée de travail de 7 heures, en intégrant sa pause de 20 minutes à sa pause méridienne. La pause méridienne (temps de restauration) dont la durée relève du choix de l agent peut s établir, pause de 20 minutes comprise, à 30 minutes, 45 minutes, 1 h, 1h 15 ou 1 h 30. Cette pause n est pas comptabilisée dans le temps de travail effectif. Toute journée de travail supérieure à 4 h 30 et commençant avant 13h 30 doit inclure la pause méridienne.

4 4 En conséquence, les heures d arrivée et de départ peuvent varier selon les choix faits par les personnels et pourront s étendre de 8 h à 18 h 30. Ce choix sera arrêté pour une année et devra faire l objet de l établissement, au 1 er octobre au plus tard de chaque année universitaire, d un calendrier prévisionnel présenté au chef de service (de Division, de service commun ou d UFR) et arrêté par ses soins en fonction du respect des nécessités du service et de la nécessité absolue de l ouverture de l ensemble des services pour un fonctionnement permanent de 9 h 00 à 17 h 00. Chaque entité administrative devra veiller durant ce laps de temps à assurer une permanence permettant l accueil du public. La durée maximale journalière de travail pour un agent est de 9 h 30. II - Les aménagements : Sur autorisation expresse du chef de service concerné et sous réserve que le fonctionnement régulier du service soit assuré, des aménagements peuvent être mis en œuvre : 1 - concernant les agents individuellement : possibilité de répartir, pour les agents exerçant à temps plein, leur horaire hebdomadaire sur 9 demi-journées (au lieu de 10). La 9 ème demi-journée comporte alors obligatoirement 4 heures de travail consécutives. Dans cette hypothèse, les personnels exerçant dans le même service leurs fonctions à temps partiel bénéficient d une priorité quant à la détermination de la répartition de leurs jours de travail. La répartition de l horaire hebdomadaire sur 8 demi-journées, soit 4 jours, pour un agent exerçant à temps plein, n est pas autorisée. possibilité pour les personnes bénéficiant d un régime à temps partiel pour une quotité inférieure ou égale à 80 % de répartir leur semaine sur moins de cinq jours. Le ou les jours de temps partiels doivent être déterminés en début d année dans le cadre de l emploi du temps prévisionnel de l agent. Lorsqu un jour de temps partiel coïncide avec un jour férié, il ne donne lieu à aucune récupération. possibilité, à titre exceptionnel et de façon non permanente, d élargir la pause méridienne à une durée supérieure à 1 h concernant les services dans leur ensemble Pour des raisons d organisation et d efficacité, des unités fonctionnelles de travail peuvent, après concertation et entente internes, être amenées à adopter deux rythmes de travail différents dans l année, à savoir une période de semaines allégées et une période de semaines de rattrapage. Dans ce cas, le total des périodes allégées ne peut excéder 8 semaines par an pour le service, chaque agent pouvant alors pratiquer au cours de ces périodes des horaires allégés de 25 heures hebdomadaires minimales, dans la limite de 5 semaines par an.

5 5 Le déficit d heures ainsi obtenu sera rattrapé soit sous forme d heures effectuées, en sus de l horaire normal, sur un cycle de 6 semaines maximum fixé par le chef de service, soit en déduction du contingent de jours de congés de l agent, sur la base d une journée de congé égale à 7 heures de travail. 3 - Autres dispositions les dépassements d horaires La période de référence ou cycle de travail, est fixée à une quinzaine. A l issue de la quinzaine, le décompte du temps de travail doit être égal à 70 heures. Un compte crédit-débit, de 5 heures maximum, permet à l agent, soit de récupérer d une période sur l autre, les heures excédentaires effectuées, par nécessité de service, soit de les cumuler. Les heures réellement effectuées, en sus du volume des 70 heures bihebdomadaires, et à la demande du chef de service, pourront faire l objet pour les seuls personnels bénéficiaires de la prime d administration et de technicité (à l exclusion des agents assujettis à l IFTS ou à la PPRS), d une compensation, soit au moyen du versement d IHTS, soit en temps, au plus tard dans le trimestre suivant. Si les nécessités de service le justifient, la limite maximale du crédit d heures fixée normalement à 5 h par quinzaine pourra être dépassée. astreintes L astreinte s entend comme un temps de présence au cours duquel, sans être à la disposition permanente et immédiate de l employeur, l agent a pour obligation de demeurer à son domicile ou à proximité. Les personnels logés par nécessité absolue de service voient leur temps d astreinte compensé par la fourniture du logement par l université. Les personnels non logés appelés à participer à un service d astreinte à leur domicile (informaticiens par exemple) peuvent bénéficier pour leur temps d astreinte d une compensation en temps conformément aux dispositions des textes en vigueur : du lundi au vendredi samedi, dimanche, jour férié journée du samedi, dimanche, jour férié période complète vendredi 19 h à lundi 7 h 1 h de récupération par nuit 1 h 30 de récupération par nuit 1 h de récupération par demi-journée 2 h de récupération par jour 4 h de récupération Les heures d intervention pendant l astreinte constituent, pour tous les personnels, un temps de travail effectif qui donne lieu à récupération de temps travaillé ( temps de déplacement inclus), majoré d un coefficient multiplicateur de 1,5 soit 1 h 30 minutes pour 1 h effective. compte épargne-temps Le compte épargne-temps (décret n du 29 avril 2002) est ouvert à l ensemble des agents titulaires et non-titulaires, dés leur date de titularisation et/ou dès lors qu ils peuvent justifier d une ancienneté minimale d une année d équivalent temps plein.

6 6 Il est alimenté dans la limite de 22 jours par an par le report partiel des jours de congé ainsi que d une partie des jours de repos compensateur. Il ne peut être alimenté par le report de congés bonifiés. Il ne peut être utilisé que pour permettre des congés d une durée minimale de cinq jours ouvrés. Les droits à congés acquis au titre du compte épargne-temps ne peuvent être exercés qu à compter de la date à laquelle l agent a accumulé quarante jours sur son compte. Ces congés doivent être pris avant l expiration d un délai de dix ans à compter de la date à laquelle l agent a accumulé un congé d une durée minimale de quarante jours ouvrés sur son compte. A l expiration de ce délai, le compte épargne-temps doit être soldé. En cas de mutation, de mise à disposition, de détachement ou de placement en position hors cadre auprès d une administration de l Etat ou de l un de ses établissements publics administratifs, l agent conserve le bénéfice de son compte épargne-temps. les temps de déplacement Les temps de déplacement nécessités par le service, qu ils soient accomplis dans les heures normales de travail ou en dehors des heures normales de travail, sont assimilés à des obligations de service liées au travail et donc inclus dans le temps de travail effectif pour leur durée réelle. Ils ne font l objet d aucune majoration. Sont notamment concernés les temps de déplacement occasionnels entre la résidence administrative ou le lieu habituel de travail et un autre lieu de travail désigné par l employeur, les déplacements effectués, dans une même journée, entre les établissements d exercice par les personnels assurant un service partagé et les déplacements accomplis dans le cadre de missions occasionnelles en France ou à l étranger. Les personnels dont les fonctions comportent des déplacements fréquents et réguliers dans une zone géographique déterminée voient leur temps de déplacement quotidien réel inclus dans leur temps de travail, dans la limite de deux heures par jour, déduction faite du temps moyen de déplacement du domicile au lieu de la résidence administrative. La prise en compte de la durée des déplacements, en dehors des heures normales de travail, d un personnel non soumis à un décompte horaire (il s agit des personnels bénéficiant de régimes indemnitaires forfaitaires pour travaux supplémentaires tels que les IFTS et la PPR) ne peut s opérer qu au sein de la semaine-même du déplacement. III - Champ d application Le régime d horaires et de congés ainsi définis s applique à l ensemble des personnels titulaires, stagiaires et contractuels, recrutés pour une durée minimale de 12 mois. S agissant des agents contractuels recrutés pour une durée égale ou inférieure à 10 mois, leurs horaires hebdomadaires et leurs droits à congé annuel sont calculés sur la base de 36 h 40 effectives et de 4 jours par mois (pour un maximum de 42 jours). Les bénéficiaires d un contrat emploi solidarité, d un contrat emploi consolidé, d un emploi jeune ou les personnels engagés à la vacation sont régis par les dispositions propres à leur contrat ou à leur acte d engagement.

7 7 Les sujétions particulières pour les personnels exerçant certaines fonctions feront l objet de précisions ultérieures. Il en sera de même pour les dispositions relatives au compteépargne temps après publication des textes d application correspondants. Les agents de l Université exerçant dans leur activité une unité mixte de recherche sont régis par le régime en vigueur à l Université René Descartes. Des dispositions réglementaire particulières sont prévues pour les personnels chargés des fonctions d accueil et les personnels sociaux et de santé. Par contre, le régime concernant les personnels bénéficiant de congés bonifiés n est pas modifié, les jours inclus dans ce congé l année où ils le prennent venant en déduction du contingent annuel de 50 jours ouverts à l Université René Descartes pour l ensemble des agents. Les présentes dispositions, qui prennent effet au 1 er septembre 2002, abrogent les précédentes dispositions en matière d horaires et de congés, notamment en ce qui concerne les autorisations de sortie les veilles de fêtes et de petits congés. La commission paritaire d établissement examinera sur la base d un bilan réalisé annuellement, l application des dispositions ci-dessus et pourra être saisie, en tant que de besoin, des difficultés de leur mise en œuvre. Pierre DAUMARD