NOTICE INSTALLATION & PARAMETRAGE XL POS 9 ADMINISTRATEUR

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1 NOTICE INSTALLATION & PARAMETRAGE XL POS 9 ADMINISTRATEUR

2 Liste des révisions Actualisations Repérage Date Auteur Paramétrage balances et /03/2012 Nicolas LOFFICIAL Version /3.4/7.3/7.5.1/ /03/2012 Nicolas LOFFICIAL Initialisation des paramètres régionaux /04/2012 Cédric VIRMOUT Export des listes et aperçu vers Ooo /08/2012 Cédric VIRMOUT Préconisation technique 2 18/01/2013 Cédric VIRMOUT Version /7/16.4/ /04/2013 Cédric VIRMOUT Version /7.5.4/7.6.4/ /01/2014 Cédric VIRMOUT XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 2

3 SOMMAIRE 1 Présentation du contenu du CD Que trouver sur le CD Comment obtenir les dernière versions Préconisation technique Paramètres régionaux Installation Installation de l Administrateur Installation des postes clients Installation dans une session utilisateur TSE Installation de la caisse Paramétrage serveur Nexus et blocages éventuels Paramétrage serveur Nexus Paramétrage Serveur http Outils NexusDb Saisie de la licence Sérialisation par Internet Sérialisation par mail Sérialisation par fax/courrier Sérialisation par fichier Création d un dossier Création d une banque Paramétrage société Onglet Paramètres Onglet Options Onglet Libellé Onglet Code barre Onglet Caisse Onglet Divers Paramétrage dépôt Paramétrage Moyens de règlement Déclaration des périphériques Imprimante ticket série ou parallèle Imprimante ticket USB Imprimante chèque ou facturette XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 3

4 7.5.4 Afficheur Tiroir-Caisse Terminal de Paiement Balance peseuse connectée Paramétrage Profil de Caisse Paramétrage des préférences Paramétrage des périphériques Paramétrage des impressions Paramétrage de la clôture Paramétrage Clavier de caisse Paramétrage des modèles Comment imprimer un logo sur un ticket de caisse Paramétrage des profils de Vendeur Paramétrage des vendeurs Paramétrage des caisses Onglet Caisse Onglet Numéros Onglet Transferts Paramétrage lié aux balances connectées Devises Unités de mesures Modèle de ticket de caisse Mettre en place les échanges Principe des échanges Début et fin de journée Caisses sur le réseau local exclusivement Caisses sur le réseau local et distantes Mettre en place l accès distant Paramétrage du dossier et des caisses Paramétrage d un lien avec une centrale référentiel Initialiser les caisses Initialisation automatique Initialisation manuelle (Réseau local) Initialisation manuelle (échange FTP) Comment réinitialiser si l accès distant est mis en place Mettre en place des codifications automatiques Pour les articles Codification automatique au dossier XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 4

5 Codification automatique à la famille Syntaxe et exemples (utilisable pour les articles, clients et numérotations) Pour les clients Codification automatique au dossier Codification automatique à la catégorie client Codification automatique des cartes de fidélités Pour les numéros de pièces La gestion des sauvegardes Plan de sauvegarde Sauvegarde manuelle Sauvegarde automatisée Syntaxe des variables Les tâches automatiques Automatiser les échanges avec les caisses Automatiser des échanges de données Automatiser les utilitaires de contrôles et de sauvegarde Les taches automatiques Windows Les imports et exports de données Les imports de données Les exports de données Comment paramétrer un transfert comptable Paramétrage des comptes comptables Compte de vente et d achat Compte de taxe Compte tiers Compte de trésorerie Ventilation des comptes comptables généraux Ventilation par taux de TVA Ventilation par dépôt Ventilation par caisse Ventilation par client Ventilation par fournisseur Ventilation des sections analytiques Paramétrage comptable Lien comptable Modèles comptables Transfert comptable Transfert comptable des inter-dépôts XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 5

6 16.9 Clôture Les vérifications de dossiers Vérification de structure Vérification des index Vérification de cohérence Traitement particulier sur les calculs de points de fidélités (RVD) Les bases de registres Répertoire utilisateurs Menu Préférences Menu Générales Menu Couleurs Menu Statistiques Onglet Echanges Onglet Articles Mettre en place des champs libres et index libres Champs libres Création d un champ libre Champs libres calculés Index libres Mettre en place le partage des tickets entre plusieurs caisses Paramétrage du ticket de caisse Paramétrage du clavier de caisse Utilisation Les différents fichiers ini xlpos.ini (déclaration de modules et paramétrages étendus) exports.ini (déclaration d exports de données personnalisés) ucceanai.ini (gestion des codes-barres UCC/EAN 128) Le générateur d états Modifier un état existant Rubriques d export Les droits d accès à XL Pos Administrateur Mettre à jour XL Pos Administrateur et XL Pos Caisse Téléchargement automatique Téléchargement manuelle Mise à jour de l Administrateur Mise à jour des caisses VOS NOTES PERSONNELLES XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 6

7 1 Présentation du contenu du CD 1.1 Que trouver sur le CD Le CD-ROM fournit contient les éléments suivants : - La dernière version 9 standard et textile - Les documentations XL Pos - Des utilitaires diverses (conversion de bases paradox / nexus, portable de saisie, ) 1.2 Comment obtenir les dernière versions La dernière version de la solution XL Pos est disponible en téléchargement libre sur notre site ftp à l adresse suivante : ftp://ftp.xlsoft.fr/pub/produits/versions/version_9 Cet emplacement contient les installations complètes et les mises à jour des versions standards et textiles du logiciel. Il est à noter que la version de l Administrateur et des caisses doit toujours être identique. 2 Préconisation technique Voir documentation «Préconisations et configuration minimale», disponible sur notre site internet à l adresse suivante : 2.1 Paramètres régionaux Sous Windows Server 2008 et Windows 7, afin de corriger les formats de date erronés en caisse et sur l administrateur ainsi qu éviter les remontées erronées des journaux de caisses, il faut réinitialiser les paramètres régionaux de la machine. Pour se faire, aller dans le panneau de configuration Windows puis «Région et langue». Suivre la procédure indiquée ci-dessous : XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 7

8 Il est obligatoire de redémarrer la station après modification de ces éléments. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 8

9 3 Installation 3.1 Installation de l Administrateur Insérer le CD-ROM d installation dans le PC principal du magasin. Celui-ci se lance automatiquement et affiche la fenêtre ci-dessous. Appuyer sur le bouton «Suivant» et choisir la version que vous souhaitez installer entre la version «Standard» et la version «Textile» grâce aux onglets. Choisir ensuite «Installation de l Administrateur» puis cliquer sur le bouton «Installation» Appuyer sur le bouton «Suivant» jusqu au choix du mode d installation. Dans la plupart des cas, il faut installer en mode «Automatique» ce qui permet de conserver les répertoires d installations par défaut. Pour les besoins de cette documentation, nous allons parcourir les différentes étapes d une installation spécifique. Localisation de destination : C est le répertoire d installation par défaut du logiciel. Nous conseillons de conserver ce choix de répertoire. Répertoire des utilisateurs: C est le répertoire de stockage des préférences utilisateurs. Par préférence utilisateur, on entend l affichage personnalisé des listes, la personnalisation du bureau, les choix d imprimantes et d éditions. Dans ce répertoire utilisateur, un sous répertoire sera créé par login «Windows» différent accédant à l Administrateur. Il est conseillé dans le cadre d une installation réseau de faire stocker toutes les préférences utilisateurs sur le serveur. Sinon, il ne sera pas présent dans la sauvegarde du dossier. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 9

10 Composants à installer : Serveur de base de données : ce composant doit obligatoirement être installé sur le poste principal du magasin. Il ne faut pas l installer sur une caisse seule ou sur un poste client. Serveur Web XL Pos : ce composant permet de gérer l accès distant entre l Administrateur et les caisses. Administrateur XL Pos : ce composant permet d installer l Administrateur. Gestionnaire d impression XL Printer : ce composant permet d installer le générateur d état pour modifier les présentations de factures ou étiquettes codes-barres par exemple. Caisse XL Pos : ce composant permet d installer la caisse. Répertoire du serveur : C est le répertoire d installation par défaut du serveur de base de données et du serveur Web. Nous conseillons de conserver ce choix de répertoire. Choix de l utilisateur pour les serveurs de base de données et Web : Par défaut, deux services Windows vont être créés permettant de lancer le serveur Nexus («Serveur NexusDB - XL Soft») et le serveur Web («Serveur http XLPos»). Ces services ont besoin d un compte utilisateur pour se lancer. Dans la majorité des cas l installation va créer un utilisateur Windows nommé XLSoftDBA avec le mot de passe _XLS0ft_. Répertoire des échanges : C est le répertoire qui permet à l Administrateur et aux caisses de communiquer avant l ouverture des caisses et lors de la clôture des caisses. (Se reporter au chapitre «8 Mettre en place les échanges») Partage des données en temps réels : Lorsque l on souhaite partager en temps réels entre plusieurs caisses des données clients comme les avoirs, les avances, les crédits ou les points de carte de fidélités en cours de journée, il faut activer la gestion des échanges en temps réels. Il n y pas d intérêt à activer cette option lorsqu il n y a qu une caisse. Répertoire commun des applications : C est le répertoire qui permet à l Administrateur, aux caisses et au serveur Http de partager des éléments communs. Nous conseillons de conserver ce choix de répertoire. Eléments facultatifs : Clavier numérique et alphanumérique : ces éléments sont utilisés en caisses pour l affichage du clavier virtuel et du pavé numérique. Nous conseillons d installer cet élément. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 10

11 Dossier de démonstration : un dossier de démonstration peut être installé afin de faire différent essais. Appuyer ensuite sur les boutons «Suivant» jusqu à lancer l installation. Pour finir, vous avez la possibilité de créer directement les raccourcis vers l Administrateur et la caisse sur le bureau Windows. Le fichier «lisez-moi» peut être ouvert également en fin d installation afin de voir les évolutions majeures des différentes versions ainsi qu une caisse pour la création d un nouveau dossier. 3.2 Installation des postes clients Les postes clients permettent d avoir un accès au logiciel Administrateur via le réseau local. Au préalable, il faut activer le partage de fichiers sur le répertoire «C:\Program Files\XL Soft» du poste principal en activant également le contrôle total pour les utilisateurs. Sur le poste client, l installation se fait de la manière suivante : Ouvrir le «Voisinage réseau» puis accéder au poste principal. Accéder ensuite au répertoire partagé «XL Soft» Accéder au sous-répertoire «XL Pos 9» puis «Installer» Lancer le programme «Installe_client.exe» Appuyer sur le bouton «Suivant» et choisir le répertoire de l application centrale. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 11

12 Appuyer sur le bouton «Suivant» et choisir le répertoire de stockage des préférences utilisateurs. Appuyer sur le bouton «Suivant» et choisir le répertoire des échanges avec les caisses. Appuyer sur le bouton «Suivant» et choisir le répertoire de partage des données en temps réels. (Par défaut ne pas installer cette option sur les postes clients) XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 12

13 Appuyer sur le bouton «Suivant» et choisir le répertoire commun des applications. Au premier lancement du poste client, une recherche du serveur Nexus s effectue. Il faut ensuite ouvrir le dossier de données en cliquant sur le bouton «Application» puis sur «Ouvrir». Ajouter un dossier à la liste XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 13

14 Cliquer sur l icône indiquer ci-dessus et choisir le dossier de données en prenant soin de le sélectionner via le chemin réseau. Cliquer ensuite sur le bouton «Ouvrir» pour ouvrir le dossier. 3.3 Installation dans une session utilisateur TSE Afin de faciliter l installation des accès administrateur dans les sessions TSE, nous conseillons d utiliser l installation client qui s occupe de créer les raccourcis adéquats dans le bureau du profil utilisateur. A noter que dans ce cas de figure il n est pas nécessaire d ouvrir le dossier via le réseau, sauf si des postes client sont susceptible d ouvrir le dossier. Pour gagner du temps, vous pouvez également copier le raccourci sur le bureau «All User» de Windows. 3.4 Installation de la caisse Le déploiement des caisses se fait de 2 manières A partir du répertoire «Installer» de l administrateur A partir du poste caisse, ouvrir le «Voisinage réseau» puis accéder au poste principal. Accéder ensuite au répertoire partagé «XL Soft» Accéder au sous-répertoire «XL Pos 9» puis «Installer» Lancer le programme «Installe_Caisse.exe» A partir du CD Rom L'utilisateur utilise le CD Rom et lance "Installation d'un poste caisse". Appuyer sur le bouton «Suivant» jusqu au choix du mode d installation. Dans la plupart des cas, il faut installer en mode «Automatique» ce qui permet de conserver les répertoires d installations par défaut. Pour les besoins de cette documentation, nous allons parcourir les différentes étapes d une installation spécifique. Localisation de destination : C est le répertoire d installation par défaut du logiciel. Nous conseillons de conserver ce choix de répertoire. Mise à jour automatique des caisses : Lorsque la caisse accède au répertoire de l application Administrateur en local ou via le réseau local, cette fonction permet de détecter les différences éventuelles de versions entre l Administrateur et la caisse et propose de télécharger et installer la mise à jour. Le répertoire de l application centrale doit pointer vers le dossier XL Pos 9 de l Administrateur. Répertoire des utilisateurs: C est le répertoire de stockage des préférences utilisateurs. Par préférence utilisateur, on entend l affichage personnalisé des listes, les choix d imprimantes bureautiques et d éditions. Dans ce répertoire utilisateur, un sous répertoire sera créé par login «Windows» différent accédant à l Administrateur. Il est conseillé dans le cadre d une installation réseau de faire stocker toutes les préférences utilisateurs sur le serveur. Sinon, il ne sera pas présent dans la sauvegarde du dossier. Répertoire des échanges : XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 14

15 C est le répertoire qui permet à l Administrateur et aux caisses de communiquer avant l ouverture des caisses et lors de la clôture des caisses. (Se reporter au chapitre «8 Mettre en place les échanges») Répertoire commun des applications : C est le répertoire qui permet à l Administrateur, aux caisses et au serveur Http de partager des éléments communs. Nous conseillons de conserver ce choix de répertoire. Fichiers de sauvegarde remplacés : On peut sauvegarder les fichiers remplacés lors d éventuelles mise à jour du programme de caisse. Appuyer ensuite sur les boutons «Suivant» jusqu à lancer l installation. Pour finir, vous avez la possibilité de créer directement le raccourci vers la caisse sur le bureau Windows. 4 Paramétrage serveur Nexus et blocages éventuels En fonction des contraintes liées au système d exploitation, il peut arriver que des blocages interviennent. Ces blocages sont en général liés au pare-feu Windows ou au pare-feu de protection anti-virus. Ne pouvant couvrir les différents paramétrages des éditeurs de logiciels anti-virus, nous allons voir comment créer une règle dans le pare-feu Windows pour le serveur Nexus et le serveur http. Lorsque les deux serveurs sont installés en service Windows, il faut tout d abord arrêter les services. Il faut ensuite lancer les deux programmes dans le répertoire «Serveur» définit lors de l installation. Le lancement de ces deux applications génère une règle d exception dans le pare-feu Windows. Lorsque les applications sont lancées en externe, elles apparaissent en «tray icon» dans la barre de taches. 4.1 Paramétrage serveur Nexus En effectuant un clic droit sur le tray icon «Nexus DataBase Server» on peut accéder aux paramètres ci-dessous. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 15

16 Il faut s assurer que tous les transports soient activés. On peut éventuellement limiter l occupation de la RAM par le serveur Nexus dans la zone «Max RAM» ex : 512 pour 512 Mo. 4.2 Paramétrage Serveur http En effectuant un clic droit sur le tray icon «Serveur http XLPos» on peut accéder aux paramètres ci-dessous. Le nom du serveur doit être le même que celui indiqué dans le serveur Nexus. Il est conseillé de laisser le login «Administrateur» par défaut et d indiquer le mot de passe du login si celui-ci est renseigné. Le renseignement de la clé de cryptage est facultatif. Le port http correspond au port IP pour l accès distant. Le port indiqué à cet endroit devra être le même que celui indiqué dans la fiche «Société» - onglet «Transfert». Il est conseillé de laisser par défaut le port 80 (serveur http), cependant certains services peuvent déjà occuper ce port tel qu IIS ou Apache. Dans certains cas il faut paramétrer un nombre maximum de serveur Web, notamment dans le cas où il y a plusieurs dossiers de gérés sur le même serveur. En effet, un serveur Web ne gère qu un seul dossier. On peut accéder à ce paramètre en ouvrant un navigateur sur le serveur Windows et en indiquant l adresse suivante : port http(ex : 80 ou 81)]/admin.htm XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 16

17 Dans certains cas, il sera impératif de router le port choisi de l adresse IP publique vers l adresse IP interne du serveur. Cette opération est réalisée en général à partir du logiciel d Administration du routeur. Ce cas de figure sera rencontré dans le cas de caisses distantes voulant faire de la reprise de commande par exemple. 5 Outils NexusDb Lors de l installation, un éditeur de table Nexus est installé dans le répertoire «Serveur». Cet outil «Nxviewer» permet de visualiser, d éditer et de réparer les fichiers de données Nexus. Un outil plus approfondie est disponible sur notre site ftp en téléchargement libre. ftp://ftp.xlsoft.fr/pub/produits/technique/outils XL Pos/NxEnterpriseManager/ 6 Saisie de la licence La version 9 fonctionne par modules. La licence détermine les modules que vous avez commandés ainsi que le nombre d accès simultané à XL Pos Administrateur. Le nombre de caisses est également inclus dans votre licence. Le logiciel permet de créer 75 pièces (pièces d achats, de ventes et de stocks) tant que la licence n est pas sérialisée. A l installation, l utilisateur a plusieurs possibilités pour retourner sa demande de clé : - Sérialisation par Internet, - Sérialisation par mail, - Sérialisation par Fax/Courrier - Sérialisation par fichier. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 17

18 6.1 Sérialisation par Internet Cette procédure est simple et immédiate, si l utilisateur à un accès à Internet directement sur sa machine, il lui suffit de cliquer sur le bouton «Sérialisation par Internet». Une clé de sérialisation sera immédiatement générée. En cas de réinstallation du produit, la Sérialisation par Internet ne fonctionne pas automatiquement. Vous devez appeler nos services au préalable pour que l on vous donne à nouveau le droit à la sérialisation par Internet. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 18

19 6.2 Sérialisation par mail Cette procédure permet de générer automatiquement un mail de demande de sérialisation à adresser à nos services. Puis le mail est généré en automatique. 6.3 Sérialisation par fax/courrier Cette procédure permet d imprimer une demande de sérialisation à retourner au numéro inscrit sur le courrier. 6.4 Sérialisation par fichier Cette procédure permet de générer un fichier texte dans lequel se trouvent toutes les informations sur l envoi de la demande. Dans un premier temps, il faut indiquer l emplacement du fichier. Par défaut, le fichier s ouvre par le bloc note, il peut être imprimé ultérieurement. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 19

20 7 Création d un dossier Un dossier de démonstration est créé et ouvert par défaut lors de l installation de l Administrateur. Pour créer un nouveau dossier, il faut cliquer sur le bouton «Application» en haut à droite de l Administrateur puis sur «Nouveau». Sélectionner tout d abord l emplacement du nouveau dossier créé. Si le dossier doit être ouvert sur des postes clients, il faut indiquer un chemin réseau dans cet emplacement. Indiquer ensuite le nom du nouveau dossier (le nom du dossier Windows créé portera ce nom) Indiquer ensuite les paramètres à initialiser par défaut lors de la création du dossier. Indiquer les coordonnées de la société (ces informations peuvent être renseignées par la suite en allant dans le menu «Fichiers» - «Société». Si le code du dépôt principal ne convient pas, il est préférable de changer ce code lors de cette étape. Un code d échange est ensuite proposé par défaut. Ce code sert de lien dans les différents échanges entre les caisses et l Administrateur. Indiquer ensuite un logo à insérer sur la fiche société (ce logo peut être implanté par la suite en allant dans le menu «Fichiers» - «Société» 7.1 Création d une banque Lorsqu un nouveau dossier est créé, il faut obligatoirement créer une banque qui sera rattachée à la fiche «Société». XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 20

21 Aller dans l onglet «Fichiers», «Paramètres» puis «Banques». Cliquer sur l icône pour créer une nouvelle banque. Il faut ensuite rattacher la banque dans la fiche «Société». 7.2 Paramétrage société Ce chapitre reprend tous les paramètres essentiels à aborder sur l Administrateur pour une première installation simple chez un client Onglet Paramètres «Dépôt du magasin» : C est le code dépôt de votre stock principal, si vous avez activez la gestion multi dépôt, il est possible de préciser des dépôt différents pour chacune des caisses. «Code d échange»: Code permettant de dissocier les dossiers dans le cas où vous gérez plusieurs dossiers administrateur. L importation des mouvements de caisse tiendra compte de cette valeur pour importer uniquement les fichiers correspondant au dossier. «Exporter les demandes» : Uniquement lorsque l Administrateur doit envoyer des informations vers un logiciel tiers (ERP, GPAO, ) XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 21

22 «Fonds de caisse global» : Si vous êtes frontalier et gérez plusieurs devises dans votre fond de caisse, c est ici que vous devez préciser les monnaies gérées. «Montant dans la devise» : C est la somme totale des espèces dans votre magasin (fond de caisse + coffre) «Codifications automatiques» : Se reporter au chapitre «11 - Mettre en place des codifications automatiques» Onglet Options «Article de remplacement..» : C est le code article utilisé dans le cas où un article vendu en caisse n existerait pas dans l administrateur. (Idem pour client) «Les prix calculés déterminent des prix TTC» : Si cette option est cochée, le coefficient est calculé de la manière suivante : Prix de vente TTC / PRC = coefficient Dans la majorité des installations, nous conseillons de cocher cette option. Les coefficients de ventes exprimés dans le commerce sont en principe TVA incluse. «Appliquer le meilleur tarif disponible au client» : Cette option permet d appliquer le tarif le plus intéressant pour le client et d occulter la hiérarchie des tarifs appliquée par défaut par le logiciel (voir ci-dessous). 1- Article gratuit 2- Soldes articles 3- Soldes familles 4- Tarifs privés articles 5- Tarifs privés familles 6- Promotion articles 7- Grille de tarifs articles 8- Grille de tarifs familles 9- Tarif par défaut de l article «Alerter si le prix de vente est inférieur au P.R.C. x» : Permet l affichage d une alerte dès que le prix de vente passe en-dessous du PRC (y compris en saisissant une remise). Dans le cadre d un produit «Lot» et «Assemblé», le contrôle s exerce sur le lot et non sur les composants. Dans le cadre d un produit «Lié», le contrôle s exerce sur tous les composants. «Calcul du stock disponible» : permet de paramétrer les éléments à prendre en compte pour le calcul du stock disponible en partant de la règle de base : Stock théorique Cde Client + Cde Fournisseur - Vente caisse issue du flash caisse (option) - Liste de cadeaux (option si cette option est choisi la notion de mis de côté deviens inactive) - Mis de côté (option) XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 22

23 «Contrôler les stocks lors de la saisie des pièces de ventes» : Le stock est contrôlé à partir du stock réel pour être en cohérence avec la caisse. Un message est affiché en fin de saisie de ligne si la quantité saisie est supérieure au stock réel. Le message indique également le stock disponible. Le contrôle est réalisé sur les Commandes/BL/Factures. Pas de contrôle sur les opérations de transfert de pièces (commande vers BL par ex). «Type de client des pièces par défaut» : Permet de spécifier le type de client par défaut lors de la création de pièces de vente dans l Administrateur. «Création des regroupements» : Lors de l attribution d une nouvelle valeur dans les sous famille, nature, catégorie, collection ou regroupement, cette valeur peut être automatiquement ajoutée à la liste en fonction de l option définie. «Mise à jour achat» : Lors de la saisie d un prix d achat différent du prix standard sur une pièce fournisseur, XL Pos vous propose de mettre à jour le prix d achat de la fiche article. «Contrôler articles» : en création de commande, XL pos affiche un message d erreur si l article saisi n est pas référencé chez le fournisseur «Vérifier que le montant du franco est atteint» : en cochant cette option, un message apparaitra en validation de commande fournisseur si le montant HT de la commande est inférieur au montant du franco indiqué dans la fiche fournisseur. «Pointer par défaut les lignes lors du pointage des commandes» : en cochant l option vente et / ou achat, les quantités commandées sont automatiquement reportées en quantité reçus dans le pointage des commandes Onglet Libellé Cet onglet permet d indiquer des libellés plus explicites en fonction de votre activité pour les critères de classifications articles, déclinaisons (pour la version textile et les listes de cadeaux Onglet Code barre Gérer le format EAN13 : Ajoute sur la fiche article la fonction de génération automatique d un code barre au format EAN 13, dans ce cas vous devez préciser un radical commençant par 20. La devise est utile pour les codes-barres au format EAN 13 incluant le prix dans le code barre (fruits et légumes par exemple) Pour information, les codes-barres prix contiennent le prix de l article exprimé en francs. Génération automatique des codes-barres : Le logiciel XL Pos permet de générer un code barre à chaque article dès son enregistrement ou lors d un import article. Exemple : Modèle Code Barre 1=[%AA]-[%MM]-[:12] (Génère un code barre 1 en utilisant <l année>-<le mois>- le tout sur 12 caractères) Modèle Code Barre 2=EAN13:20[:12] (Génère un code barre 2 au format EAN 13 avec la racine 20. Le tout est sur 12 caractères, le logiciel calcule la clé). Activer la gestion des codes à barres EAN13 sur les préfixes suivants : XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 23

24 Permet de retirer un préfixe de la liste pour ne plus l interpréter comme un code barre prix, poids ou presse. Compléter ces codes EAN avec des zéros : Dans le cas d un code barre prix, poids, presse, l enregistrement du code barre sera complété par des 0 si l option est cochée. «UCC/EAN 128» : La particularité des codes EAN 128 est de pouvoir stocker des informations telles que le poids, la DLC, N LOT et autres. Se reporter au chapitre «23-3. ucceanai.ini (gestion des codes-barres UCC/EAN 128)». Codes à barres presse : Code presse unique : ce code remplace tous les codes presse lu mais conserve le prix indiqué dans le code. Code presse Complet : Si coché on conserve le numéro de parution sur 5 caractères à partir du 14 ème caractère. (Nécessite de passer la zone code barre à 18) Ignorer prix revue : Si coché prend le prix de la fiche article, sinon prend le prix indiqué dans le code Onglet Caisse «Message de bienvenue» : Texte visible sur l afficheur client entre chaque ticket. «Vérifier que la liste des règlements a été imprimée» : Si l option est cochée, à l ouverture de la caisse, un message invite à vérifier que la liste des règlements a été imprimée». «Vérifier que la bande de contrôle a été éditée» : Si l option est cochée, à l ouverture de la caisse, un message invite à vérifier que la bande de contrôle a été imprimée». «Conserver le détail des mouvements du client par défaut» : Si l option est cochée, tous les tickets effectués sur la caisse seront sauvegardés dans la table «C_MOUVEMENT.NX». Cela permet entre autres de calculer des indicateurs comme le panier moyen par vendeur ou bien encore de rééditer un ticket à partir de l Administrateur. «Saisie automatique du libellé des articles divers» : Quand cette case est cochée, pour un article noté comme divers sur sa fiche, la caisse demande au vendeur de saisir un libellé permettant à postériori de déterminer quel article a été vendu afin de le créer et de modifier le journal de vente. «Cumuler les quantités des articles identiques» : Permet de cumuler les articles identiques en caisse lorsque les conditions de ventes sont identiques. «Ne pas confirmer les reprises de tickets partagés» : Permet de ne pas afficher le message de confirmation lors d une reprise de ticket partagé. «Générer une ligne lors de l annulation sur le ticket» : Lors de l utilisation de la fonction «Annuler une ligne» en caisse, une contre ligne d annulation apparaît sous la ligne annulée. «Afficher les tickets en attente à la validation d un ticket» : Si l option est cochée la liste des tickets en attente s affiche entre chaque ticket. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 24

25 7.2.6 Onglet Divers Gestion de la TVA perçue non récupérable. Gestion de l échelon de la tare (pour les balances connectées) 7.3 Paramétrage dépôt Un dépôt correspond à un lieu de stockage. Lorsque le dossier comprend plusieurs magasins, on affectera un dépôt par caisse ou un dépôt pour l ensemble des caisses d un magasin. Pour commencer il faut activer la gestion multi-dépôt en allant dans le menu «Fichiers» puis «Société», onglet «Paramètres» et cocher «Activer la gestion multi-dépôt». Cette manipulation rend active la création de nouveau dépôt ainsi que la possibilité de saisir des transferts inter-dépôts dans le ruban «Stock». (Redémarrage de l application nécessaire) Aller dans l onglet «Fichiers» puis «Dépôts». Cliquer sur l icône pour créer un nouveau dépôt. Renseigner les coordonnées du dépôt (nécessaire pour le paramétrage des tickets et documents Administrateur). Il est possible de substituer automatiquement sur les états (Administrateur et caisse) les coordonnées société par celles du dépôt en cochant la case «Remplacer les coordonnées de la société par celles du dépôt pour imprimer les pièces». Le code comptable permet de ventiler des écritures ou des journaux par codes dépôt. Cette ventilation peut également être analytique en indiquant un code de section puis en paramétrant le modèle comptable. On peut définir un dépôt comme dépôt par défaut par rapport au login de connexion. L intérêt de cette option est de permettre d avoir un dépôt par défaut lors de la création d une pièce d achat ou de vente sur l Administrateur. Cette option est souvent utilisée lors d un accès à XL Pos Administrateur avec une connexion au bureau à distance. L option «Remplacer les coordonnées» permet de faire apparaitre les coordonnées du dépôt et non de la société sur les impressions de tickets, de pièces d achats et ventes. L option «Autoriser les imports de stock» dans l onglet «Stock» permet d importer une situation de stock par le biais des imports standards. Cette option concerne en général les dépôts créés dans l application uniquement à des fins de consultations de stocks tels que les stocks annexes. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 25

26 7.4 Paramétrage Moyens de règlement Une liste de moyen de règlement est installée par défaut. Vous pouvez toutefois en rajouter de nouveaux. Moyen : Le moyen permet de typer le moyen de règlement (par exemple, si on crée un moyen «American Express», le moyen sera «Carte bancaire» pour un envoi du montant vers le TPE). Un moyen de type autre pourra servir aux chèques cadeaux (Kadeos, ) ou aux chèques déjeuners. «Passer par le terminal» : Lorsqu un éditeur de chèque est relié au TPE, on peut cocher l option sur le moyen de règlement chèque. Demander le montant encaissé : Il est maintenant possible de demander la saisie du montant encaissé pour n'importe quel moyen de paiement. Ceci a été mis en place pour pouvoir autoriser la saisie sur des moyens de règlement de type «chèques déjeuner» par exemple. Dans ce cas l'utilisateur sélectionne son moyen de paiement "chèque déjeuner" puis est invité à saisir le montant encaissé. Si le montant encaissé est supérieur au montant du ticket alors le ticket est enregistré avec la valeur du montant encaissé. (Le total ticket est inférieur au règlement). Techniquement le montant du règlement est égal au montant encaissé avec une justification boni. Gérer le rendu monnaie : Pour les clients souhaitant rendre la monnaie sur un «chèque déjeuner», cette option couplée à l option précédente, permet de rendre la monnaie. 7.5 Déclaration des périphériques Une liste de périphériques est livrée en standard. Ces périphériques correspondent aux matériels raccordés aux caisses (afficheurs, imprimantes tickets, imprimantes chèques, terminaux de paiements, tiroirs caisses, balances). Important : Ne pas installer les drivers Windows de l'imprimante. Ces drivers prennent le contrôle du port et empêche la caisse d'imprimer. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 26

27 Il est à noter également que le service assistance tient à la disposition de ces clients, une liste des matériels référencés avec l application XL Pos. La société XL Soft ne peut garantir le bon fonctionnement d un périphérique non mentionné sur cette liste. On accède au paramétrage des périphériques en cliquant sur le bouton «Application»- «Configuration» puis «Périphériques». Pour déclarer un nouveau périphérique, il faut cliquer sur le bouton «liste des périphériques» puis sur le bouton «Charger» Imprimante ticket série ou parallèle Ecran Description: Par défaut, le matériel est déjà configuré avec les bonnes valeurs. Cependant, dans certains cas il est nécessaire de les modifier. Ces valeurs sont fonctions des paramètres du matériel. Pour les connaître, il faut imprimer sa configuration (pour la plupart des imprimantes, il faut éteindre l imprimante et la rallumer en laissant la touche «Feed» enfoncée). Exemple d impression : XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 27

28 Le Nom est libre, cependant nous conseillons de laisser les noms par défaut. Langage/Modèle : - Epson ECP-POS - STAR - CBM Ecran caractéristiques XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 28

29 Largeur : nombre de colonnes (nombre de caractères en largeur). Cette largeur définit également la largeur de l aperçu ticket en caisse. Avec journal : certaines imprimantes ont la possibilité d imprimer sur une autre sortie papier, tous les doubles des tickets. Dans ce cas, il faut le cocher. Autoriser les accents et le symbole euro : par défaut, cette option est cochée. Utiliser le jeu de caractère DOS : par défaut, cette option est cochée. Ecran Paramètres Délai avant déconnexion si le périphérique ne répond pas : pour certaines imprimantes matricielles «très lentes» cette valeur peut être augmentée. Elle permet de laisser le temps à l imprimante de décharger son Buffer sans que l application considère qu il y a un incident matériel. Ecran fonctionnalités Par défaut, toutes les fonctionnalités sont cochées. Cependant, certaines imprimantes ne font pas de contrôle d état : il suffit alors de décocher la case Test de l état pour la faire fonctionner. Test de l état : Certaines imprimantes ont des émulations Epson ESC POS mais échouent dans le test de l état (reconnaissance de l imprimante). Pour passer outre cet échec, une séquence peut être codée XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 29

30 en cochant et sélectionnant la ligne Test de l état lors de la déclaration du périphérique. Ensuite, il faut saisir dans le champ séquence les informations suivantes : #29#114# Imprimante ticket USB Il est également possible de déclarer des imprimantes tickets connectées en USB. Pour cela, il faut déclarer le pilote Windows de l imprimante et lors de la déclaration du périphérique, il faut cocher «Imprimante Windows» et indiquer le nom de l imprimante. Il est à noter que les pilotes des imprimantes tickets doivent être installés sur chacune des caisses et le nom de l imprimante doit être identique. La déclaration de ce périphérique dans le profil de caisse ne change pas mis à part qu il ne faut pas de port de rattachement Imprimante chèque ou facturette Ecran Description Le type doit être une imprimante chèque que ce soit pour une facturette ou une imprimante chèque. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 30

31 Ecran Caractéristiques Définition de la largeur et hauteur d impression (en fonction de l imprimante) Sens de l impression : Horizontal, la zone d impression du chèque n est pas lue, c est le modèle qui définit les dimensions de la zone imprimable. Vertical, la zone d impression est lue Vertical inversé, la zone d impression est lue. «Attendre la fin de l'impression du chèque» (recommandé) : Cette option permet d afficher le message «Attente retrait du chèque», avant de saisir un autre ticket. Cependant, certaines imprimantes (TMU-950 par ex) ne savent pas gérer cette instruction et restent bloquées sur ce message, il ne faut donc pas la cocher. En outre, dans ce cas-là, il faut également décocher "Test de l'état". En effet pour savoir si l'imprimante a fini d'imprimer il faut pouvoir l'interroger via un test. Si l'imprimante ne connaît pas l'instruction de Test de l'état, le logiciel reste bloqué sur cette instruction. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 31

32 Zone d impression La largeur et la hauteur sont les dimensions de la zone imprimable sur le chèque. L origine X n est pas utilisée. L origine Y représente la distance entre l endroit où l imprimante pourrait commencer et le point d impression réel du chèque Afficheur Ecran Description Le type doit être déclaré comme un afficheur. Ecran Caractéristiques Largeur : Nombre de caractères affichés en largeur Hauteur : Nombre de lignes en hauteur XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 32

33 Si on coche l option «Afficher sur un second moniteur» il y a la possibilité d'utiliser un écran au lieu de l'afficheur client. L afficheur prends ¼ de la hauteur de l écran et se dock en haut de l écran. Les informations affichées sont sensiblement les mêmes que l'afficheur vendeur. Dans le profil de caisse ne pas mettre de port Sortie vers bureau étendu Ecran intégré + Moniteur intégré Ecran Paramètres Si l afficheur est connecté à l imprimante ticket, on utilise son paramétrage. Dans le cas contraire, il faut indiquer la vitesse du port et sa parité (en fonction de la documentation imprimante). Taille du buffer : L'afficheur à son propre buffer (environ 50 octets). Par défaut, le paramétrage est défini à En laissant ce paramètre la mémoire ne sera pas saturée. Délai de déconnexion si le périphérique ne répond pas : Si le périphérique ne répond pas au bout du temps imparti, l'application renvoie un message. C'est à dire qu'après l'impression du ticket, le montant du ticket va rester sur l'afficheur pendant 15 secondes avant d'afficher le message de bienvenue : «Bonjour». (Il est à noter que si l'utilisateur saisi un code article avant ces 15 secondes le montant sera bien renvoyé avant les 15 secondes). Ecran Fonctionnalités Par défaut, les deux premières fonctionnalités sont cochées. Il est conseillé de laisser décoché «Cacher le curseur». Ceci permet de vérifier si l afficheur est bien allumé. La fonctionnalité permet de rajouter des séquences ESC/Pos pour les afficheurs qui ne sont pas entièrement compatibles ESC/Pos. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 33

34 7.5.5 Tiroir-Caisse Les tiroirs caisses sont connectés directement sur l imprimante ticket par le biais d un câble RJ. On utilise donc le paramétrage de l imprimante ticket. Ecran Fonctionnalités Par défaut, les deux fonctionnalités doivent rester cochées. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 34

35 7.5.6 Terminal de Paiement Certains terminaux peuvent être reliés à la caisse avec l envoi automatique du montant dès lors que l on sélectionne le moyen de règlement carte bancaire. Ecran Caractéristiques Confirmer la transaction : Par le terminal : c est le TPE qui communique à la caisse que la transaction est accordée. Non : La caisse envoi le montant au TPE mais n attend rien en retour. Manuellement : Un message vous invite à valider manuellement la transaction pour passer au ticket suivant. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 35

36 Ecran Paramètres Il faut indiquer les paramètres de la liaison série (en fonction de la documentation du terminal) Balance peseuse connectée La solution XL Pos permet de déclarer comme périphérique de caisse une balance peseuse connectée via le port série. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 36

37 Vérification du paramétrage de la balance MT VIVA (Mettler Toledo) : Eteindre la balance. Rester appuyer sur le bouton >0<, allumer la balance. A l apparition de «grp 1» sur l écran relâcher le bouton. Group.Step Function Possible Selections Group Baud rate 3.2 Parity 3.3 Data None 1 Even 2 Odd 0 7 data bit 1 8 data bit XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 37

38 3.4 Bit stop 3.5 Chose Protocol 0 None 1 1 stop bit 2 2 stop bit PCS Only 0 IP3 Testut 1 L2 Mettler-Toledo 2 Berkel 3 Anker 4 Dialog 02 / 04 5 Dialog 06 SAVE Save or abort setting SAVE save all settings and return to weighing mode ABORT abort all settings and return to weighing mode Les valeurs surlignées sont celles qui doivent être sélectionnées. >0< Cette touche est utilisée pour accepter un groupe, puis avancer d'un paramètre à l autre. >T< Cette touche est utilisée pour faire défiler les groupes. Une fois qu'un groupe est accepté, cette clé est utilisée pour sélectionner les paramètres. 7.6 Paramétrage Profil de Caisse Le profil de caisse détermine tous les paramètres nécessaires au fonctionnement de la caisse : - L interface utilisateur - Les périphériques utilisés - Les modèles d éditions - Les préférences Ce profil est ensuite rattaché à une ou plusieurs caisses. Une modification apportée sera transmise à la caisse lors des échanges de début de journée ou lors de l initialisation des caisses. Ils seront opérationnels après une ouverture d une nouvelle journée de vente. On accède aux profils de caisses en allant dans le menu «Fichiers» puis «Profils de caisse» XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 38

39 7.6.1 Paramétrage des préférences «Nb de fonds de caisses» : Trois fonds de caisses en devises différentes peuvent être gérés (utiliser pour les villes frontalières). «Montant maximum d espèces» : Ce champ initialise le montant maximum d espèces autorisé en saisie fond de caisse. Au-delà de cette somme, un message avertira en caisse d effectuer un prélèvement. «Recherche» : Ces données hiérarchisent l ordre de recherche et d appel des articles lors de la vente aux caisses. Mouvements : «Obliger la saisie d un client sur les tickets» : La saisie du nom du client est impérative lors de la saisie d un ticket dès lors que l on appui sur la touche «Régler». «Obliger la saisie d un client sur les pièces» : La saisie du nom du client est impérative lors de la saisie d une pièce (devis, commande, facture, ) dès lors que l on appui sur la touche «Régler». «Obliger la saisie d un vendeur à chaque nouveau ticket» : Le vendeur s identifie à chaque ticket ou pièce. «Gérer les vendeurs à la ligne» : Le vendeur peut être identifié à chaque ligne de vente. Les statistiques reprennent ces mouvements sur l administrateur. «Confirmer la saisie des règlements» : Une fenêtre de confirmation apparaît à chaque règlement. «Contrôler les stocks» : Une fenêtre apparait dès lors que le stock d un article est insuffisant en caisse. «Autoriser plusieurs passages d un client en caisse» : permet d autoriser ou d interdire plusieurs passages d un même client en caisse le même jour. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 39

40 «Type de pièce générée lors» : Depuis la version il est possible de faire en caisse un pointage partiel d une commande client. On spécifie ici le type de pièce par défaut qui en résultera. Automatismes : «Générer automatiquement une remise de chèque lors de l import du journal de caisse» : Cette fonction bascule automatiquement les chèques en remise. Elle évite de générer une remise de chèque manuellement. «Imprimer automatiquement les tickets après la saisie des règlements» : Le ticket client s imprime directement après la saisie du règlement. Si vous n avez pas coché cette case, vous devez ajouter un bouton pour imprimer un ticket à la demande. «Afficher automatiquement les listes en caisse» : Cette fonction permet de présenter directement les listes clients et articles sans afficher de clavier alphanumérique à l écran. «Activer automatiquement le mode filtre» : Cette rubrique permet la recherche automatique sur une partie du champ grâce au choix d un filtre sur : la famille, le code, le stock, la désignation, le code barre 1, le prix ht ou le prix ttc (en fonction des colonnes affichées sur la liste). «Afficher toujours l aperçu pour les impressions des pièces sur imprimantes parallèles» : Permet d afficher un aperçu écran de l état avant une éventuelle impression (facture, commande ). Pour demander l impression utiliser le bouton imprimante de l aperçu. «Imprimer automatiquement un coupon pour les chèques différés» : Permet l impression d un coupon avec la date de remise sur l imprimante ticket. «Ne pas contrôler le fond de caisse en clôture» : La caisse calcul le fond de caisse par rapport aux mouvements d espèces. Il n y a pas de contrôle entre la théorie et le tiroir-caisse. Si le client n effectue pas ce contrôle, il est conseillé de le cocher pour ne pas générer des écarts de caisse. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 40

41 7.6.2 Paramétrage des périphériques Cet onglet permet de déclarer les périphériques utilisés par le profil de caisse. Il est en relation direct avec les périphériques déclarés ci-avant. «Afficheur client» : Il identifie le type d appareil servant à la visualisation des données de la vente et la somme à payer. Le port correspond à la sortie de type série pilotant cet élément. (Com1 pour sortie série1) «Afficheur Vendeur» : Le commentaire est strictement identique au précédent mais ramené au vendeur. Il est en particulier dédié à la vente sur terminal sans écran. «Tiroir-caisse» : Il s agit de déclarer la connexion du tiroir-caisse (par principe, le port sera le même que celui de l imprimante ticket) «Terminal de paiement» : Il permet de déclarer la connexion à un terminal de paiement électronique pour envoyer le montant. «Imprimante ticket» : Cette rubrique déclare l imprimante d impression des tickets clients. Elle peut être de type thermique, matricielle ou jet d encre (série, parallèle ou USB). «Imprimante chèque» : Elle permet la rédaction du chèque par le biais d une imprimante chèque. Cas particulier : si un éditeur de chèque est relié au TPE, on ne déclare pas d imprimante chèque mais on indique au moyen de règlement «Chèque» que l on passe par le terminal. «Terminal Monéo» : Il permet de déclarer la connexion à un terminal de paiement électronique compatible «Monéo» pour envoyer le montant. «Identification client» : Il permet de déclarer la connexion à un périphérique d identification client tel qu un lecteur de badge iso. «Balance de pesée» : Il permet de déclarer la connexion à une balance peseuse pour les articles gérés en pesée. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 41

42 «Nombre de lignes à passer avant la ligne de coupe» : Cette fonction améliore la présentation du ticket de façon à respecter la coupe à quelques lignes des écritures du pied de ticket. «Périphériques» : Zone de description du type d écran utilisé en caisse. Si on coche «Ecran tactile», le clavier virtuel apparait lors de la création d une fiche client par exemple. «Commentaires imprimables sur les tickets» : Permet de mettre un commentaire en pied de ticket sans modification du modèle de ticket Paramétrage des impressions Cet onglet permet la définition et l affectation des modèles d états et tickets. Vous constaterez que la forme d impression n est pas liée à l événement. Par exemple une facture peut être imprimée sur une imprimante ticket, ou un ticket peut être imprimé au format A4 sur votre imprimante par défaut. Les fichiers ayant une extension au format MDC sont des modèles ne pouvant être imprimés que sur des périphériques d encaissements (imprimante ticket, chèque) Les fichiers ayant une extension au format RPC sont des modèles ne pouvant être imprimés que sur des imprimantes bureautiques gérés par Windows. Il faut donc paramétrer pour chaque document éditable en caisse l imprimante ainsi que le modèle. Important : Sauf cas particulier, pour les impressions en caisse sur une imprimante bureautique, il ne faut pas spécifier l imprimante en particulier mais «Imprimante par défaut». XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 42

43 7.6.4 Paramétrage de la clôture Cet onglet permet de définir les sections à imprimer sur le ticket de clôture de caisse. Une option permet également de ne pas compter le fonds de caisse en clôture de caisse. Il n y aura donc pas de contrôle sur le montant du fonds de caisse. Depuis la version 9.8 il est possible d imprimer les articles offerts en caisse. L option «Imprimer le libellé» de la ventilation des articles est également valable pour les articles offerts Paramétrage Clavier de caisse Cette fonction permet de personnaliser le clavier de caisse rattaché au profil de caisse. Il définit l emplacement des touches Articles, Fonctions et tous les raccourcis destinés à établir un clavier adapté à la vente. Des sous niveaux permettent les enchainements de claviers et l allègement d un clavier principal. De même, des filtres rattachés à des boutons sont les solutions de rapidité et d efficacité dans la sélection d articles. On peut dupliquer les claviers de caisses dans plusieurs profils. Pour cela, il faut aller sur le profil de caisse pour lequel on souhaite qu il hérite du clavier, cliquer sur l icône puis indiquer le code du profil hébergeant le clavier. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 43

44 Zone de paramétrage de la touche Définition du clavier Articles et Fonctions Zone de paramétrage de la touche : «Nb colonnes» : Ce champ définit le nombre de lignes verticales du clavier. Le nombre peut être différent par sous-niveau. «Nb Lignes» : Ce champ définit le nombre de lignes horizontales du clavier. Le nombre peut être différent par sous-niveau. «Taille des interlignes» : Elle détermine l espacement entre les touches «Nb col afficheur» : Ce champ définit le nombre de colonnes à afficher sur l afficheur vendeur et client (valeur minimal : 20). «Type de bouton» : Permet de personnaliser le type de bouton de caisse pour le niveau principal et les sous-niveaux. (Valeur par défaut : Plat) «Couleur» : Permet de personnaliser la couleur du bouton sélectionné. «Fonction» : Permet d associer une fonction à un bouton. Ex : Je veux associer à un bouton la vente d un article, j associe au bouton la fonction «Article» puis dans la zone valeur, j indique le code de mon article. «Avec image» : Cette case à cocher permet d afficher l image indiquée. Les fichiers d images associés au bouton sont envoyés à la caisse par une initialisation de caisse uniquement. «Placer l image à :» : Permet de positionner l image par rapport au libellé du bouton. «Transparente» : Permet d afficher l image en premier plan si l option est décochée. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 44

45 «Liaisons» : Les boutons peuvent être regroupés pour augmenter leur taille. On peut utiliser les touches Alt + Clic de la souris. «Libellé» : Le bouton peut recevoir un nom autre que celui de la fonction pré définie. «Explication» : Un commentaire est affiché sous forme d info bulle lors de la sélection du bouton. «Sous-niveau» : Cette case à cocher permet d ouvrir un autre niveau de clavier. Lorsque ce sous niveau est ouvert, un bouton «Niveau précédent» (obligatoire) doit permettre de revenir au niveau initial. «Rester au niveau» : Permet sur un bouton d un sous niveau de définir que la sélection de ce bouton fait rester au sous niveau et non pas revenir au niveau principal. «Police» : Permet de paramétrer la police de caractère pour le libellé de la touche. «Raccourci» : Une touche de raccourci clavier peut déterminer l appel de la fonction ou articles paramétrés. Il ne faut pas utiliser des touches numériques si, sur votre clavier principal, un clavier numérique existe. «Valeur» : Elle affecte au bouton une donnée (exemple : un article). «Filtre» : Ce champ permet la récupération de filtres établis au préalable (exemple : Filtre des articles de la famille «VASE»). Le bouton sélectionné ne renverra donc que les données résultantes du filtre. Par défaut les articles non commercialisés n apparaissent pas. «Générer un niveau avec le contenu du filtre» : Permet, si coché, de générer un sous-niveau au lieu d une liste avec les articles du filtres. «Visible» : Un bouton peut être paramétré mais non affiché. «Groupé» : Permet de gérer un dégradé de couleur sur un ensemble de boutons. Les boutons seront sélectionnés en restant appuyer sur la touche «CTRL» du clavier et en sélectionnant successivement les différents boutons. «Clavier alphanumérique» : Il permet d établir la reproduction d un clavier pour la saisie des lettres en utilisation de la caisse. Il est appelé lors des saisies de nouveaux clients par exemple. «Clavier numérique» : Il détermine l organisation du clavier numérique dédié aux encaissements, quantité Un clavier doit être sauvé en effectuant un clic droit puis «Sauver le clavier» ou en fermant le clavier de caisse Paramétrage des modèles On entend par modèles les éditions imprimées sur des périphériques d encaissements (imprimante ticket, chèque). Ces modèles sont paramétrables en cliquant dans le profil de caisse et en cliquant sur l icône ci-dessous. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 45

46 Il faut charger au préalable un modèle existant (ex : C_MTicketFidelite.Mdc ) puis le sauvegarder sous un autre nom dans le répertoire «Etats spécifiques» Fonctionnalités : Pour insérer une nouvelle rubrique cliquer sur l icône 1. Pour modifier une rubrique existante cliquer sur l icône 2. Pour supprimer une rubrique cliquer sur l icône 3. Pour décaler vers la gauche une rubrique existante, cliquer sur l icône 4. Pour décaler vers la droite une rubrique existante, cliquer sur l icône 5. Pour décaler vers le haut une rubrique existante, cliquer sur l icône 6. Pour décaler vers le bas une rubrique existante, cliquer sur l icône 7. Pour agrandir une rubrique, cliquer sur l icône 8. Pour réduire une rubrique, cliquer sur l icône 9. Le paramètre «Fonte B» permet sur certaines imprimantes tickets (imprimante matricielle par exemple) d imprimer en condensé. Lorsqu on insère ou modifie une rubrique : XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 46

47 Section : Emplacement du modèle où on veut insérer la rubrique (entête, lignes ou pied) Nature : Nature de la donnée à insérer Rubrique : Champ à insérer X : A partir de quelle colonne on veut insérer la rubrique Y : Sur quelle ligne on veut insérer la rubrique dans la section. Largeur : Largeur de la rubrique (une valeur nulle indiquera la largeur totale du ticket) Alignement : gauche, droite ou centré Format : Cette zone est utilisée pour les champs numériques et les champs de type date. Champ numérique : exemple : ### ## Caractère provisoire. Si la valeur possède un chiffre à la même position que '0' dans la chaîne de format, ce chiffre est copié dans la chaîne. Sinon, '0' est stocké à cette position dans la chaîne. # Chiffre provisoire. Si la valeur possède un chiffre à la même position que '#' dans la chaîne de format, ce chiffre est copié dans la chaîne. Sinon, aucun caractère n'est stocké dans la chaîne. Champ date : exemple : dd/mm/yyyy hh:nn Le jour est représenté par la lettre d d Affiche le jour comme nombre sans zéro de début (1-31). dd Affiche le jour comme nombre avec un zéro de début (01-31). Le mois est représenté par la lettre m m Affiche le mois comme un nombre sans zéro de début (1-12). Si l'identificateur m suit immédiatement un identificateur h ou hh, les minutes plutôt que le mois sont affichées. mm Affiche le mois comme un nombre avec des zéros de début (01-12). Si l'identificateur mm suit immédiatement un identificateur h ou hh, les minutes plutôt que le mois sont affichées. L année par la lettre y yy Affiche l'année sur un nombre à deux chiffres (00-99). yyyy Affiche l'année sur un nombre à quatre chiffres ( ). L heure d impression par la lettre h H Affiche l'heure sans zéro de début (0-23). hh Affiche l'heure avec un zéro de début (00-23). Et les minutes par la lettre n. h Affiche l'heure sans zéro de début (0-23). hh Affiche l'heure avec un zéro de début (00-23). Imprimer les valeurs nulles La donnée s imprime même si elle est nulle, si l option est cochée. (Ex : si le client n a pas d avoir la chaine «0.00» s imprimera. Imprimer comme un code à barres Permet d imprimer sous forme de code barre la rubrique sélectionnée. Imprimer cette rubrique sur : o les tickets normaux o le journal (bande de contrôle) XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 47

48 o o les tickets sans prix les coupons de partage de ticket 7.7 Comment imprimer un logo sur un ticket de caisse Sur certaines imprimantes (pour la plupart thermique) on peut imprimer un logo sur l entête de chaque ticket. Pour connaitre les imprimantes compatibles avec l impression des logos, il faut se rapprocher du service assistance XL Soft. Dans le modèle de ticket, il faut tout d abord insérer une rubrique dans la section «Entête» paramétrée de la manière suivante : Il faut que la taille du logo soit un multiple de 8 en pixels, qu il soit en monochrome, que la hauteur ne dépasse pas 384 pixels et que la largeur ne dépasse pas 2040 et que (hauteur x largeur)/64 ne dépasse pas Le fichier portera le nom «logo.bmp» et sera placé à la racine du répertoire «Administrateur». Ce fichier sera transmis aux caisses lors d une initialisation. Il est conseillé de centrer le logo à l intérieur de l image. 7.8 Paramétrage des profils de Vendeur Les profils de vendeurs définissent les droits d accès aux fonctions accessibles sur le logiciel de caisse. On rattache ensuite un profil de vendeur à un ou plusieurs vendeurs. On accède aux profils de vendeurs en allant dans le menu «Fichiers» puis «Profils de vendeur». Un profil par défaut est déjà créé avec les droits d accès sur toutes les fonctions en caisse. On peut protéger ce profil en affectant un mot de passe de la manière suivante : XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 48

49 Indiquer ensuite le nouveau mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. Pour créer un nouveau profil de vendeur, indiquer un code ainsi qu un libellé puis dans l onglet «Droits», il faut définir pour chacune des fonctions si l élément est accessible ou non. L accès aux données permet de rendre inaccessible aux vendeurs rattachés à ce profil la consultation de certaines données notamment dans des listes. Il est possible de dupliquer des profils de vendeurs en cliquant sur le menu «Outils» puis «Dupliquer». XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 49

50 7.9 Paramétrage des vendeurs On accède aux vendeurs en allant dans le menu «Fichiers» puis «Vendeurs». Il faut créer un vendeur en attribuant : - Un code - Un nom (qui apparaitra sur le ticket de caisse) - Un profil de vendeur (obligatoire) - Un dépôt de rattachement (facultative, cette option permet de n afficher que les vendeurs d un dépôt en caisse lorsque l on affiche les vendeurs entre chaque ticket) L onglet «Evènements» permet de tracer les actions particulières effectuées par le vendeur. En allant dans le menu «Outils», il est possible de recoder un vendeur (changer son code) ou de le fusionner avec un autre vendeur. Une initialisation de caisse sera nécessaire après ce traitement. On peut dorénavant imprimer à partir de la fiche vendeur, un badge vendeur sur lequel un code barre est édité. La lecture de ce code barre en caisse permet d identifier le vendeur ainsi que son mot de passe si le profil de vendeur y est soumis Paramétrage des caisses On accède au paramétrage des caisses en allant dans le menu «Fichiers» puis «Caisses». Chaque caisse du dossier doit faire l objet d une déclaration et de son paramétrage au niveau des échanges, des numéros de pièces ainsi que de l accès distant Onglet Caisse Pour chaque caisse, on doit indiquer : - un profil de caisse (pour le paramétrage) - un dépôt de rattachement (pour la gestion du stock) - un client par défaut (client comptoir par défaut sur chaque ticket) - un rayon (facultatif, la notion de rayon permet de regrouper un ensemble de caisses) - un vendeur par défaut XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 50

51 Onglet Numéros Chaque caisse doit avoir une numérotation de pièces exclusives. On définit donc par type de pièces un radical exclusif. La longueur initiale des pièces étant de 10 caractères, attention à ne pas mettre un radical trop long Onglet Transferts Cet onglet permet de définir si la caisse bénéficie des fonctions accès distant ainsi que la localisation de la caisse (locale ou distante). Si on souhaite que la caisse accèdent aux fonctions accès distant il faut cocher «Autoriser l accès aux fonctions administrateur». Pour rappel voici ci-dessous l énumération des fonctions accès distants : - Vente d un nouvel article en cours de journée et publication des tarifs en cours de journée. - Remontée des ventes en cours de journée - Stock flash - Consultation historique client (détail de ces achats) - Règlement d une facture non soldée en caisse - Reprise de commande et devis - Gestion des listes de naissances en caisse - Partage des tickets entre les caisses XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 51

52 7.11 Paramétrage lié aux balances connectées Devises On accède au paramétrage des devises en allant dans le menu «Fichiers», «Paramètres» puis «Devises». Le symbole de saisie doit impérativement être «EUR» Unités de mesures On accède au paramétrage des unités de mesures en allant dans le menu «Fichiers», «Paramètres» puis «Unités de mesures». XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 52

53 L unité «KILO» et le poids «Kilogramme» doivent impérativement avoir le symbole «kg» et 3 décimales Modèle de ticket de caisse Le modèle de ticket de caisse à utiliser est «C_MTicket balance.mdc» 8 Mettre en place les échanges Le paramétrage des échanges est réalisé exclusivement sur l administrateur. Ce paramétrage est ensuite envoyé aux caisses par le biais d une initialisation de caisse. 8.1 Principe des échanges Début et fin de journée Avant d ouvrir la ou les caisses, un début de journée est nécessaire. Cette fonction lancée manuellement ou automatiquement sur l Administrateur permet de mettre à disposition des caisses les informations suivantes : - Ajouts et mises à jours articles (tarifs, code barre, stock, ) - Ajouts et mises à jours clients (adresse, point fidélité, avoir, avance, crédit, historique de ventes, ) - Modification de paramétrage (présentation écran de caisse, ticket, modèle de facture, nouveau périphérique, ) Sur l Administrateur, une fin de journée est lancée manuellement ou automatiquement pour intégrer la clôture de caisse et mettre à jour les informations suivantes : - Les stocks - Les ventes (création d un journal de caisse et des pièces commerciales) - Les règlements - Mise à jour des historiques et statistiques - Mise à jour du fichier client avec les modifications apportées en caisse. 8.2 Caisses sur le réseau local exclusivement La caisse va lire lors de son ouverture le contenu du répertoire d échange et se met à jour automatiquement. Lors de la clôture, la caisse va déposer son fichier de clôture dans le répertoire d échange. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 53

54 8.3 Caisses sur le réseau local et distantes XL Pos version 9 intègre la possibilité de transférer automatiquement sur ftp les fichiers d échanges nécessaires au fonctionnement des applications. Administrateur L opération de «Début de journée» génère le fichier d échange et le transmet automatiquement sur ftp. L opération de «Fin de journée» récupère du site ftp les clôtures de caisse placées par les caisses et les intègrent. Caisse L ouverture de la caisse récupère le fichier de «Début de journée» générée par le siège et placé sur ftp. La clôture de caisse transmet le fichier de clôture sur ftp. Fiche société (Onglet «transfert») Cocher «Laisser le logiciel gérer les échanges» Ceci permet de pré initialiser les valeurs pour chacune des caisses avec les valeurs saisies dans les onglets «Envoi» et «Réception» de la fiche société. Le but ici est de simplifier le paramétrage de chacune des caisses avec des valeurs par défaut. Attention, si cette fonction est activée, les répertoires d échanges sont modifiés automatiquement par le logiciel. En effet, tous les échanges s effectueront dans un sousrépertoire «Echanges» du dossier. Ceci est également valable pour les caisses distantes. Tous les sous-répertoires sont créés automatiquement y compris sur le site ftp. (cf schéma de circulation des fichiers ci-après). Dans le cas contraire le logiciel travaille avec le répertoire d échanges classique. En exemple, voici le paramétrage saisie dans la fiche société pour une liaison avec un compte ftp hébergé par la société XL Soft avec le compte suivant : xlpos.demo XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 54

55 Pour l onglet «Envoi» et «Réception» : «Envoyer les mises à jour aux caisses» : Indique si l Administrateur envoi ou non les débuts de journées aux caisses. «Port ftp» : Définition du port utilisé pour la connexion ftp. (21 par défaut) «Mode passif» : Définition du mode de connexion au site ftp. «Adresse» : Adresse complète de l accès au répertoire du site. «Utilisateur» : Compte d accès «Mot de passe» : Mot de passe «Effacer les fichiers après l envoi» : Indique à l application que les fichiers doivent être supprimés après envoi. «Renommer (.Bak) les fichiers après envoi : Indique à l application de renommer les fichiers après envoi. «Archiver les fichiers après envoi» : Indique à l application d archiver les fichiers après envoi «Envoyer en premier plan» : La fenêtre d envoi ftp est-elle visible ou non. Le bouton «Envoyer» permet de forcer un envoi. On retrouve également ces éléments dans l onglet «Réception» Fiche caisse (Onglet «transfert») Pour chacune des caisses on définit si la caisse est locale ou distante (échange via ftp) XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 55

56 Cas des caisses distantes Il faut cocher les deux éléments de la fiche ci-dessus pour indiquer une caisse comme distante. Toutes les zones sont pré-renseignées avec les valeurs de la fiche société. L adresse est complétée du code de la caisse. Syntaxe «Caisse_<Code de caisse>» Le sous répertoire /Caisse_CAISSE3 va automatiquement être créé sur ftp. Cas des caisses locales Il est nécessaire de préciser au niveau de la caisse que les échanges ftp ne seront pas réalisés. Ici, la caisse est locale. Nul besoin d expédier les fichiers d échanges sur Ftp. La ou les caisses locales vont travailler avec un répertoire d échange privé traduit de la manière suivante : Répertoire d échange classique + sous-répertoire Caisse_+<code de caisse>. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 56

57 Si la caisse locale n est pas installée sur le même ordinateur que l Administrateur, il faut indiquer le chemin d échange via un chemin UNC dans les préférences du poste. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 57

58 Schéma de circulations des fichiers 9 Mettre en place l accès distant L accès distant permet d effectuer les opérations suivantes à partir de la caisse: Reprise de commandes / devis et listes de cadeaux Consultation des historiques clients Consultation des factures non réglées Création nouveaux articles (recherche sur code article et code barre) Création nouveaux clients (recherche sur numéro de carte de fidélité) Interrogation par l administrateur des ventes caisses (Flash caisse) Partage de tickets entre plusieurs caisses (rappel par code barre ou par liste) Prix à zéro : lorsqu un article ne possède pas de prix de vente dans la fiche article, la caisse interroge l Administrateur sauf si l option «Divers» est cochée. 9.1 Paramétrage du dossier et des caisses Dans l onglet «Transfert» de la fiche société et dans le sous-onglet «Accès Administrateur», il faut indiquer l adresse IP interne si les caisses sont locales ou publiques si les caisses sont distantes. Il faut également indiquer le port indiqué dans le serveur http XL Pos. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 58

59 Dans l onglet «Transfert» de chacune des fiches caisses, il faut activer «Autoriser l accès aux fonctions administrateurs» puis indiquer les fonctions souhaitées. - Rechercher les articles inconnus : lorsqu on appelle un article en caisse non connu, la caisse peut interroger l Administrateur et le rapatrie sur la caisse si celui-ci existe. Un message de confirmation peut être affiché en caisse avant l interrogation de l Administrateur. - Rechercher les clients inconnus : lorsqu on appelle un client en caisse non connu, la caisse peut interroger l Administrateur et le rapatrie sur la caisse si celui-ci existe. Un message de confirmation peut être affiché en caisse avant l interrogation de l Administrateur. - Flash caisse : remontée des éléments de ventes sur l Administrateur et paramétrage de l intervalle de remontée (exprimé en minute). XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 59

60 9.2 Paramétrage d un lien avec une centrale référentiel Il est possible de paramétrer la récupération, par module web, d articles entre administrateurs différents. A l appel d un code article inexistant en saisie de pièce dans l administrateur, l application se connecte à un autre administrateur et récupère l article manquant. Cet appel peut se faire par la saisie : - du code interne - du code barre 1, 2 ou 3 - de la référence fournisseur La récupération des articles implique la création automatique des éléments inexistants suivant : - Famille articles (création de la famille uniquement avec le code et la désignation équivalente au code. Le reste du paramétrage n est pas rapatrié du serveur source) - Fournisseur (création de la référence fournisseur uniquement avec le code et la raison sociale équivalente au code. Le reste du paramétrage n est pas rapatrié du serveur source) - Regroupements - Nomenclatures pour les articles lots et assemblés (appel uniquement en saisie de pièce client) - Les conditionnements secondaires sont importés - Les déclinaisons non présentent sont créées. - Champs libres (si la structure des champs est identique entre les deux dossiers). - Notes et image associés à la fiche article. Les éléments ci-dessous ne seront pas créés lors de la récupération d un article sur un serveur source : - Si un article, que l on récupère sur le serveur source, à une grille de déclinaison inexistante sur le serveur récepteur, celui-ci ne sera pas créé. - Les grilles de tarifs ne sont pas importées. - Les unités principales ne sont pas créées si elles n existent pas sur le serveur récepteur. L administrateur «source» doit être configuré pour accepter les accès distant. Le paramétrage est le même que pour l accès distant des caisses. Le serveur Nexus doit également être configuré comme à l habitude. Sur l Administrateur «Récepteur», il faut paramétrer l onglet «Transfert» de la fiche «Société». XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 60

61 Cocher «Autoriser l accès aux fonctions de la centrale» ainsi que «Rechercher les articles inconnus». Indiquer l adresse IP publique du serveur «Centrale», son port et le nom du dossier XL Pos sur la centrale. Dans le cadre d une mise à jour d une version 9.4/9.5/9.6 vers une 9.7 le contenu du fichier xlpos.ini (section RTC) est repris. 10 Initialiser les caisses L initialisation d une caisse permet de reprendre tous les paramètres du dossier Administrateur et de reconfigurer la caisse avec le fichier généré. Un fichier est créé à partir de l Administrateur pour être restitué dans chacune des caisses. Dans quels cas faut-il réinitialiser une caisse : - Installation d une caisse - Paramétrage important mis en place (ex : carte de fidélité) - Suppression d articles sur l Administrateur - Recodifications importantes (vendeurs, articles, clients) - Réajustement du stock - Soucis technique (table endommagée par exemple) 10.1 Initialisation automatique A partir de la version il est possible de pousser automatiquement aux caisses un fichier d initialisation. Pour cela, il faut cocher l option «Initialiser automatiquement toutes les caisses avec ce fichier» dans l assistant d initialisation. Chacune des caisses (locales ou distantes) va alors s initialiser automatiquement lors de son ouverture. Cette fonction génère une nouvelle section [INITIALISATION] dans le fichier «Contrôle_PRI_CAISSE.ini». Le fichier d initialisation se nomme dans ce cas «AUTO_+Nom du dossier». Lorsque la caisse reçoit le début de journée et que cette section est présente, la caisse s initialise automatiquement. La caisse renseigne à son tour dans son fichier de contrôle une nouvelle section pour indiquer que la consommation du fichier a bien été réalisée. Tous les fichiers de début de journée du même jour sont ignorés. Le fichier de début de journée est alors renommé en «.ignore». Tous les fichiers de début de journée non consommés et antérieur à la date du jour sont indiqués comme non traités dans le fichier de contrôle. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 61

62 10.2 Initialisation manuelle (Réseau local) Sur l Administrateur : Pour créer le fichier d initialisation : Aller dans le menu Dossiers Initialiser les caisses. Cliquer sur le bouton Suivant Répondre «Oui» à la question pour remplacer le fichier d initialisation puis cliquer sur le bouton «Suivant» et enfin cliquer sur le bouton «Terminer». Le fichier d initialisation est en cours de création. Une fois le message de fin de traitement affiché, cliquer sur le bouton Fermer. Sur la caisse : Lancer le programme de caisse. Cliquer sur le bouton Outils. Cliquer ensuite sur le bouton réinitialiser (Si ce bouton est grisé, c est que la caisse n a pas été clôturée) Cliquer sur Suivant, puis sur le bouton Ouvrir Sélectionner la caisse à réinitialiser (Ici dans l exemple, on sélectionne «Caisse de Nantes»). XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 62

63 Ne pas cocher la case «Cochez cette case si vous initialisez votre caisse pour la première fois.» sauf si vous initialisez la caisse pour la première fois (dans le cas d une réinstallation par exemple) ou si un technicien vous le demande. Ensuite cliquer sur le bouton «Suivant» puis cliquer sur le bouton Terminer. Si un message apparaît indiquant que le fichier ne date pas du jour, annuler et régénérer un fichier depuis l Administrateur. Une fois le message de fin de traitement affiché, cliquer sur le bouton Fermer. Cliquer ensuite sur le bouton Retour, vous pouvez alors ouvrir la caisse Initialisation manuelle (échange FTP) Sur l Administrateur : Pour créer le fichier d initialisation : Aller dans le menu Dossiers Initialiser les caisses. Cliquer sur le bouton Suivant Répondre «Oui» à la question pour remplacer le fichier d initialisation puis cliquer sur le bouton «Suivant» et enfin cliquer sur le bouton «Terminer». Le fichier d initialisation est en cours de création. Une fois le message de fin de traitement affiché, cliquer sur le bouton Fermer. L envoi vers la plateforme ftp est chainé à la génération du fichier. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 63

64 Sur la caisse : La procédure est identique à la procédure indiquée ci-avant pour une caisse sur un réseau locale. Le chemin du fichier d initialisation ira pointer par défaut sur la plateforme ftp Comment réinitialiser si l accès distant est mis en place. Lorsque la caisse est connectée à un serveur Web, on peut demander la réinitialisation d une caisse sans générer de fichier sur l Administrateur au préalable. Dans ce cas, la caisse fait la demande au serveur Web et si celui-ci est disponible envoi directement un fichier d initialisation à la caisse. Cette procédure est réalisable de la manière suivante: Lancer le programme de caisse. Cliquer sur le bouton Outils. Cliquer ensuite sur le bouton réinitialiser en appuyant préalablement sur les touches CTRL et SHIFT du clavier et en les maintenant enfoncées. (Si ce bouton est grisé, c est que la caisse n a pas été clôturée) La fenêtre suivante apparait, appuyer sur «Oui» pour lancer la connexion au serveur Web. En cas de bonne connexion au serveur Web, le message suivant s affiche: XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 64

65 En cas de mauvaise connexion au serveur Web, le message suivant s affiche: 11 Mettre en place des codifications automatiques L application peut générer des codes de manière automatique sur les articles, clients et codes comptables des clients. On peut également paramétrer des radicaux de pièces de manière dynamique Pour les articles On peut définir une codification automatique de façon générique au dossier ou spécifique à la famille d articles Codification automatique au dossier Dans l onglet «Paramètres» de la fiche société, on indique les paramètres de codifications automatiques. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 65

66 Dans l exemple ci-dessus, le code article sera un compteur auto incrémenté sur 6 chiffres Codification automatique à la famille Sur chacune des fiches famille on peut paramétrer une codification spécifique. Il est à noter que cette codification spécifique sera prioritaire sur la codification de la fiche société Syntaxe et exemples (utilisable pour les articles, clients et numérotations) [:<longueur du code>] permet d'indiquer la longueur totale du code obtenu. Ex : [FAMILLE:3] donnera les trois premiers caractères de la famille article. permet d indiquer la longueur du no séquentiel calculé automatiquement. Ex : donnera un code numérique auto-incrémenté sur six caractères : Il est conseillé de nommer chaque compteur auto-incrémenté de manière distincte. Ex (dans la table C_NUMERO un enregistrement relatif au compteur sera créé avec comme radical le nom du compteur). du code>] permet d'indiquer un compteur séquentiel auto incrémenté et sa longueur. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 66

67 [<Paramètres>] permet d'indiquer un paramètre qui sera évalué lors de la création du code [<Paramètres>:<longueur>] permet d'indiquer un paramètre et sa longueur qui sera évalué lors de la création du code <Paramètres> peut prendre des valeurs différentes suivants le type de code à obtenir. Certains sont prédéfinis : %RND : Nombre aléatoire %SC : Siècle courant %AA : Année courante %MM : No de mois courant %JJ : No de jour du mois courant %SM : No de semaine courante %QT : No de quantième du jour %HH : Heures %MM : Minutes %SS : Secondes %MS : Millisecondes Vous pouvez également indiquer un nom de champ de la fiche concernée. Exemple pour un code article : ART-[FAMILLE:3]-[%AA]-[:15] donnera le code ci-dessous lors de la création du premier article de la famille ACC en 2006: ART-ACC Pour les clients On peut définir une codification automatique de façon générique au dossier ou spécifique à la catégorie de clients Codification automatique au dossier Dans l onglet «Paramètres» de la fiche société, on indique les paramètres de codifications automatiques. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 67

68 Dans l exemple ci-dessus, le code client en compte sera un compteur auto incrémenté sur 5 chiffres Codification automatique à la catégorie client Sur chacune des fiches catégories clients on peut paramétrer une codification spécifique. Il est à noter que cette codification spécifique sera prioritaire sur la codification de la fiche société. Il est à noter que l on peut également générer un compte comptable pour chaque client en compte créé. Dans ce cas, il faut indiquer dans le champ «Compte de vente» de la fiche «Catégorie» la codification souhaitée. Exemple de codification des comptes comptables client : va donner 411AGM00001 puis 411COD00002 S il n y pas de catégories clients gérées dans le dossier, on peut indiquer ces codifications sur la fiche catégorie «<Defaut>» Codification automatique des cartes de fidélités Les numéros de carte de fidélité peuvent être générés directement en caisse. Le paramètre à utiliser sur la carte est %TPV. Le code TPV est la valeur du champ référencé sur la fiche «Caisse» (onglet numéro). Note : il faut que la racine soit commune à toutes les caisses pour que la caisse reconnaisse la lecture comme un client et non un article. Ex : FID[%TPV] saisie sur la carte de fidélité va générer un numéro de carte FID + Code saisie dans la fiche caisse. Dans ce cas FID est la racine permettant de détecter que la lecture en caisse est un client. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 68

69 11.3 Pour les numéros de pièces On peut également paramétrer une numérotation de pièces personnalisée. Dans l onglet «Numéros» de la fiche société ou de la fiche caisse, on indique les paramètres de codifications automatiques. Exemple : C-[%AA:2][%MM:2] dans le radical commande client donnera une numérotation C pour la première commande client du mois d Aout L année et le mois sont repris dynamiquement de l horloge système du PC. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 69

70 12 La gestion des sauvegardes L Administrateur intègre une fonction de sauvegarde et de restitution. Cet utilitaire peut être lancé manuellement ou de manière automatisé avec une sauvegarde sur une unité externe ou sur un serveur ftp Plan de sauvegarde Nous vous conseillons d effectuer les sauvegardes sur un support amovible externe. Nous recommandons l utilisation de supports multiples de façon à avoir : - Un support différent pour chaque jour de la semaine (réutilisable d une semaine sur l autre) - Un support par semaine (réutilisable d un mois sur l autre) - Un support par mois - Un support par exercice 12.2 Sauvegarde manuelle Cette fonction est disponible en allant dans le ruban «Dossiers» puis «Sauver». La sauvegarde doit se faire lorsqu il n y a pas d autres utilisateurs sur le dossier. Si cela n est pas le cas, le message suivant apparaitra : Une sauvegarde en mode non exclusive est cependant réalisable si l option «Autoriser les sauvegardes en mode partagé» est cochée dans l onglet «Transfert» de la fiche «Société». XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 70

71 En cliquant sur le dossier jaune, on indique l emplacement ainsi que le nom du fichier de sauvegarde. Le nom du fichier de sauvegarde sera par défaut le nom indiqué dans la fiche société. Il est à noter que l on peut rendre dynamique le nom du fichier de sauvegarde avec la date du jour en cochant «Horodater la sauvegarde». On indique ensuite le type de sauvegarde souhaité. Nous vous conseillons de cocher l option «Compacter les données au maximum» permettant de faire une sauvegarde des données sans les index. La taille du fichier de sauvegarde sera donc moindre cependant lors d une restitution de cette sauvegarde une vérification de structure et des index sera nécessaire. Cliquer ensuite sur le bouton «Terminer» pour lancer la sauvegarde. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 71

72 12.3 Sauvegarde automatisée On peut automatiser les sauvegardes de la manière suivante : - On crée une tâche automatique de type sauvegarde en exécution manuelle. La nature est «Sauvegarde dossier». La nature n'apparait dans la liste que si «Autoriser les sauvegardes en mode partagé» de la fiche société est cochée. - En cliquant sur le bouton «Paramétrer la tâche», on indique le chemin du fichier de sauvegarde. Ce chemin peut pointer sur un support amovible ou sur un serveur ftp pour une sauvegarde externalisée. Dans ce cas, on indique le chemin ftp sous la forme suivante : ftp://<utilisateur>:<mot de du site ftp>/fichier de sauvegarde.zip Il est à noter que l on peut rendre dynamique le nom du fichier de sauvegarde. Ex : Sauv[%Jour].Zip donnera de manière dynamique SauvLundi.Zip pour une sauvegarde effectuée le lundi. Sauv[%Aujourdhui].Zip donnera Sauv Zip pour une sauvegarde effectuée le 30/09/ On crée ensuite un fichier batch appelant la tâche automatique de sauvegarde. - Pour finir on crée une tache planifiée sous Windows faisant appel à ce fichier batch. Nous conseillons vivement de faire une sauvegarde journalière portant le nom du jour de la sauvegarde puis de faire une sauvegarde bimensuelle portant le nom du jour de sauvegarde Syntaxe des variables Le nom du fichier peut être composé avec les variables suivantes: Compteur auto-incrémenté %RND : Nombre aléatoire %DPT: Dépôt de travail %SC : Siècle courant %AAAA : Année courante sur 4 caractères %AA : Année courante sur 2 caractères %MM : No de mois courant %JJ : No de jour du mois courant %SM : No de semaine courante %QT : No de quantième du jour %Mois: Nom du mois courant ('Janvier', 'Février', 'Mars', 'Avril', 'Mai', 'Juin', XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 72

73 'Juillet', 'Aout', 'Septembre', 'Octobre', 'Novembre', 'Décembre') %Jour: Nom du jour de la semaine ('Lundi', 'Mardi', 'Mercredi', 'Jeudi', 'Vendredi', 'Samedi', 'Dimanche') %HH : Heures %NN : Minutes %SS : Secondes %MS : Millisecondes Les fonctions de date: Ces fonctions peuvent être suivies du symbole? et de la chaine de format à utiliser. Si aucune chaine n'est précisée c'est la chaine notée entre parenthèses qui sera utilisée. %Maintenant: Date et heure courante (yyyymmdd-hhnnss) %Aujourdhui: Date du jour courant (yyyymmdd) %DebutMois: Date du 1er jour du mois courant (yyyymmdd) %FinMois: Date du dernier jour du mois courant (yyyymmdd) %DebutSemaine: Date du 1er jour de la semaine courante (yyyymmdd) %FinSemaine: Date du 1er jour de la semaine courante (yyyymmdd) XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 73

74 13 Les tâches automatiques L Administrateur intègre en standard un outil planificateur de tâche. Cet utilitaire est accessible en allant dans le ruban «Dossiers» puis «Tâches automatiques». Important : Ces tâches ne s exécutent que si l Administrateur est lancé. Pour une automatisation complète, il faudra utiliser le planificateur de tâches Windows. (Se reporter au chapitre «14 Les tâches automatiques Windows») Ces tâches peuvent avoir les natures suivantes : Export vers la caisse Import de la caisse Export standard Import standard Début de journée Fin de journée Vérifier les stocks Vérifier les marges Sauvegarde dossier Arrêt programme Export des données vers les caisses Import des clôtures de caisses Export de données depuis l Administrateur Import de données dans l Administrateur Export des données vers les caisses Import des clôtures de caisses Recalcul de stocks en mode non exclusif Recalcul de marges en mode non exclusif Sauvegarde du dossier en mode non exclusif Arrêt automatique de l Administrateur 13.1 Automatiser les échanges avec les caisses Les échanges de début et de fin de journée avec les caisses peuvent être automatisés de la manière suivante : - Création d une tâche automatique en indiquant un nom à la tâche puis la nature «Début de journée» pour les échanges avant ouverture des caisses ou bien encore «Fin de journée» pour les échanges après les clôtures de caisses. - On peut indiquer une plage horaire durant laquelle la tâche pourra s exécuter. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 74

75 - On indique ensuite le déclencheur de la tâche Note : L exécution manuelle sert principalement lorsque l on veut utiliser le planificateur de tâches Windows. (Se reporter au chapitre «14 Les tâches automatiques Windows») Dans l exemple ci-dessus la tâche ne pourra être exécutée que le poste de travail SERVEUR Automatiser des échanges de données On peut paramétrer entre autres un import/export d articles ou un import/export de pièces de façon automatisé. Dans ce cas la nature à choisir est «Import standard» ou «Export standard». Sur l écran suivant, outre le fait de paramétrer le déclencheur de tâche, il faut appuyer sur le bouton «Paramétrer la tâche» qui va permettre de spécifier le modèle d import ou d export selon la nature de la tâche. Le paramétrage des modèles d imports et d exports est détaillé dans le chapitre 14 de la présente documentation Automatiser les utilitaires de contrôles et de sauvegarde La vérification des stocks et des marges (nécessaire si XL Report est utilisé) peut également être automatisé. Dans ce cas la nature à choisir est «Vérifier les stocks» ou «Vérifier les marges» et il faut choisir également le déclencheur de tâche. Note : Ces vérifications n ont pas besoin d un accès exclusif sur la base. Se reporter au chapitre «12-3 Sauvegarde automatisée» de la présente documentation pour les sauvegardes. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 75

76 14 Les taches automatiques Windows Comme il a été précisé dans le chapitre précédent, le planificateur de tâche de l Administrateur n exécute les tâches paramétrées que si le logiciel est lancé. Il est cependant possible par le biais du planificateur de tâches Windows de lancer l Administrateur avec le nom de la tâche automatique en paramètre. Nous conseillons de faire cette opération en constituant un fichier batch que le planificateur de tâche exécutera ensuite. Les paramètres de la ligne de commande sont : /D:"Chemin du dossier " pour le choix du dossier /U: "Utilisateur" pour le choix de l'utilisateur /P: "Mot de passe" pour le mot de passe du dossier /W : "Mot de passe" pour le mot de passe du profil /L:"Ignorer" pour ignorer le login /I:"Caisse" pour l'intégration des informations de la caisse dans l'administrateur /I:"XLPos" pour l'intégration des informations de l'administrateur dans Maxima /E:"Caisse" pour l'export des informations de l'administrateur vers la caisse /E:"XLPos" pour l'export des informations de Maxima vers l'administrateur /T:»Nom de la tache automatique» pour l'exécution d'une tâche automatique Exemple d un fichier batch nommé «ImportArticle.Bat» : "C:\Program Files\XL Soft\XL Pos 9\Administrateur\XLPos Admin.exe" /D:"C:\Program Files\XL Soft\XL Pos 9\Administrateur\Dossiers\Au Rayon Bleu" /L : «Ignorer» /U:Administrateur /T:"Import Article Centrale" Dans cet exemple, l Administrateur est lancé avec le dossier «Au rayon bleu». On utilise le profil utilisateur «Administrateur» qui n a pas de mot de passe. Pour finir, on exécute la tâche automatique nommée «Import Article Centrale». Ce fichier batch est ensuite utilisé dans une tâche planifiée Windows. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 76

77 15 Les imports et exports de données Le logiciel Administrateur permet en standard d importer et d exporter des données de types : - Articles - Clients - Fournisseurs - Mouvement clients (uniquement en export) - Pièces (achats, ventes ou stocks) (en maitre/détail) - Promotions (en maitre/détail) - Règlements - Stocks (situation de stock et stock mini/maxi) - Tarifs privés - Tarifs dépôts - Grilles de tarifs (en maitre/détail) - Code-barres multiples (en maitre/détail) Ces utilitaires sont accessibles en allant dans le ruban «Dossiers» puis «Exporter» ou «Importer» Les imports de données Sur le premier écran de l assistant d import, on choisit un modèle d import existant, un nouveau modèle par rapport à un modèle existant ou un nouveau modèle. Dans l exemple ci-dessous, nous allons importer un fichier article en créant un modèle d import. Dans cet exemple, nous importons un seul fichier sans enregistrement détail. On peut importer dans certains cas un fichier comprenant des enregistrements maitres et détails. Par exemple, on souhaite intégrer des conditions d achats multiples par articles. On retrouvera donc sur l enregistrement maitre les données relatives à l article et sur les lignes détails les données relatives aux conditions d achats. Exemple de fichier texte en maitre / détail : AR ;F ;VASE BLEU ;F001 ;19,90 AC ;FOU1 ;6,90 AC ;FOU2 ;7,90 AR ;F ;VASE ROUGE ;F001 ;19,90 AC ;FOU1 ;6,90 AC ;FOU2 ;7,90 XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 77

78 On indique ensuite le chemin du fichier ainsi que le fichier à importer. Par défaut, il est conseillé d importer un fichier ayant comme séparateur de champ le point-virgule (extension csv sous Excel) Il est à noter que dans le cadre d un import fait par une tâche automatique, on peut indiquer un masque d import (pour importer plusieurs fichiers simultanément) en indiquant une étoile (ex : article*.txt) On indique ensuite le type de fichier (par défaut délimité avec séparateur de champ pointvirgule). L option «Enuméré en chaine» permet d importer des champs par rapport au libellé du champ et non par rapport à son identifiant interne. (ex : pour importer un taux de tva, si l option «énuméré en chaine» est cochée on mettra dans le fichier source «Taux normal» et non pas «1» qui est le code tva). Une option permet de créer les enregistrements inexistants et/ou de modifier les articles existants. Le rapprochement sur les modifications se fait sur le code article ou sur le code barre dans le cas d un import article. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 78

79 On indique ensuite les champs à importer en double cliquant sur les champs en question dans les champs disponibles. L import peut créer simultanément les familles, classifications (sous-famille, catégorie, ) et fournisseurs inexistants. La recherche d article stricte permet, dans le cas d import en modification, de ne rechercher une correspondance que sur le code article et non sur les cinq clés (code, code barre et référence fournisseur) Dans le cadre d un import article, les données relatives aux achats sont préfixées par «achat.» Note : Sur les champs numériques on peut spécifier dans la zone format le paramétrage suivant : [,=2] Ceci permet d importer des données n ayant pas de décimales dans le fichier source à importer. Ce paramétrage vaut également pour les exports. Ex : Nous avons un fichier de mise à jour de prix à importer sous la forme suivante : CODE ;PRIX F001-1 ;15080 Avec le paramétrage [,=2], l import placera la décimale à deux positions de la fin du prix. On indique ensuite un nom au modèle d import qui permettra de le réutiliser lors d un prochain import. On indique également si le modèle doit servir en exportation de données. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 79

80 On doit indiquer obligatoirement un nom au fichier de rapport pour les erreurs qui peuvent éventuellement intervenir. Il est à noter qu une préférence permet de n afficher que les erreurs d importations et non pas la totalité des enregistrements importés. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 80

81 15.2 Les exports de données Sur le premier écran de l assistant d export, on choisit un modèle d export nouveau modèle par rapport à un modèle existant ou un nouveau modèle. existant, un Dans l exemple ci-dessous, nous allons exporter un fichier des commandes clients en créant un modèle d export. Dans cet exemple, nous exportons un seul fichier avec des enregistrements maitres et détails. On retrouvera donc sur l enregistrement maitre les données relatives à l entête des commandes clients et sur les lignes détails les données relatives aux lignes des commandes clients. On peut également dans le cas de certains exports ajouter une ligne de début de fichier et de fin de fichier ainsi qu une ligne de fin d enregistrement. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 81

82 On indique ensuite le chemin du fichier ainsi que le nom du fichier à exporter. Il est à noter que dans le cadre d un export automatique par le biais d une tâche automatique nous avons la possibilité de n exporter uniquement que les données créées depuis le dernier export. On indique ensuite le type de fichier (par défaut délimité avec séparateur de champ pointvirgule). L option «Enuméré en chaine» permet d exporter des champs par rapport au libellé du champ et non par rapport à son identifiant interne. (Ex : pour exporter un taux de tva, si l option «énuméré en chaine» est cochée on exportera dans le fichier source «Taux normal» et non pas «1» qui est le code tva) XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 82

83 On indique ensuite les champs à exporter en double cliquant sur les champs en question dans les champs disponibles. A noter que dans le cadre d un export «maitre/détail» on sélectionne en premier lieu les champs de la table principale puis les champs de la table détail. On indique ensuite un nom au modèle d export qui permettra de le réutiliser lors d un prochain export. On indique également si le modèle doit servir en importation de données. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 83

84 On indique ensuite la sélection de pièces de vente que l on souhaite exporter. Cette sélection se fait par le biais d un filtre («commande» dans notre exemple) mais aussi bien se faire sur une période pour tous les types de pièces. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 84

85 16 Comment paramétrer un transfert comptable 16.1 Paramétrage des comptes comptables Compte de vente et d achat Lors du transfert comptable le logiciel reprend les comptes comptables paramétrés sur les fiches articles dans l onglet Vente/Compta. Si rien n est renseigné, il reprend les comptes paramétrés sur la famille de l article. Si le client est différent du mode Exonéré le logiciel prend le compte de Vente. Si le client est en mode Exonéré et que le pays est France alors le logiciel prend le compte Vente Exo France. Si le client est en mode Exonéré et que le pays est différent de France mais appartenant à la zone EURO alors le logiciel prend le compte Vente CEE. Si le client est en mode Exonéré et que le pays est différent de France et n'appartenant pas à la zone EURO alors le logiciel prend le compte Vente Exonéré. Dans le cas où aucun paramétrage n a été effectué sur la fiche article et la fiche famille, le logiciel reprend le paramétrage général dans l onglet «Dossiers», Comptabilité puis Paramétrage. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 85

86 Compte de taxe Si il y a plusieurs taux de TVA dans votre dossier, il faut paramétrer les comptes de TVA collectée et déductible directement sur la fiche de la TVA. Pour le paramétrage des taxes parafiscales (DEEE, ), il faut également indiquer les comptes sur la fiche de la TPF Compte tiers Pour paramétrer les comptes comptables des clients et fournisseurs, il faut indiquer le compte dans le champ «Compte» (onglet «Informations») Compte de trésorerie Pour paramétrer les comptes de trésoreries autres que ceux indiqués dans les comptes par défaut, il faut indiquer le compte dans chaque fiche «Moyens de règlement» concerné Ventilation des comptes comptables généraux Lors du transfert comptable, l Administrateur peut générer une ventilation comptable suivant : le taux de TVA ($T) le code dépôt ($D) le code caisse ($K) le code client ($C) le code Fournisseur ($F) Ventilation par taux de TVA Sur l onglet «Vente/Compta» de la fiche article, l utilisateur doit paramétrer les comptes de vente avec le symbole $T. Sur la fiche TVA, l utilisateur renseigne le code qui remplace le $T, ici le caractère 2. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 86

87 Dans l exemple ci-dessus, le compte généré sera le compte Ventilation par dépôt Sur l onglet «Vente/Compta» de la fiche article, l utilisateur doit paramétrer les comptes de vente avec le symbole $D. Sur la fiche dépôt, l utilisateur renseigne le code qui remplace le $D, ici le chiffre 69. Dans l exemple ci-dessus le compte de vente généré sera le Il est à noter que le $D peut être utilisé pour générer des journaux de vente par dépôt. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 87

88 Une vente faite sur le dépôt 69 sera ventilée sur le journal V Ventilation par caisse Sur l onglet «Vente/Compta» de la fiche article, l utilisateur doit paramétrer les comptes de vente avec le symbole $K. Sur la fiche caisse, l utilisateur renseigne le code qui remplace le $K. Une vente faite sur la caisse 2 sera ventilée sur le compte comptable Ventilation par client Sur l onglet «Vente/Compta» de la fiche article, l utilisateur doit paramétrer les comptes de vente avec le symbole $C. Sur la fiche client, l utilisateur renseigne le code qui remplace le $C. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 88

89 Une vente faite sur le client Marguerite LUDOVIC sera ventilée sur le compte comptable Le code 01 peut correspondre par exemple à la catégorie client Ventilation par fournisseur Sur l onglet «Vente/Compta» de la fiche article, l utilisateur doit paramétrer les comptes d achat avec le symbole $F. Sur la fiche fournisseur, l utilisateur renseigne le code qui remplace le $F. Un achat fait sur le fournisseur ADIDAS sera ventilé sur le compte comptable Le code 01 peut correspondre par exemple à la catégorie grossiste. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 89

90 16.3 Ventilation des sections analytiques Lors du transfert comptable, l Administrateur peut générer une ventilation analytique à l article, à la famille ou selon un paramétrage général. La section analytique peut être soit défini à l avance soit construit avec les codes analytiques présents sur les fiches suivantes : '$C', Code Analytique Fiche Client '$F', Code Analytique Fiche Fournisseur '$D', Code Analytique Fiche Depot '$K', Code Analytique Fiche Caisse '$T', Code Analytique Fiche Tva '$X', Code Tiers '$G', Code Analytique Fiche Categorie '$M', Code Analytique Fiche Famille '$A', Code Analytique Fiche Article Ex: Ventilation selon le dépôt sur une section analytique à l article. Sur la fiche dépôt, l utilisateur renseigne le code qui remplace le $D, ici le chiffre 69. Dans l exemple ci-dessus la section analytique de vente générée sera le Les deux champs concernés pour paramétrer le modèle comptable sont «Comptabilité» qui permet d indiquer le type d écriture (CG : pour la comptabilité générale et CA : pour la comptabilité analytique) et «Analytique» qui exporte la valeur de la section analytique. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 90

91 16.4 Paramétrage comptable Outre le paramétrage des comptes comptables vus précédemment, il faut paramétrer les journaux comptables. On y accède par l onglet «Dossiers», Comptabilité puis paramétrage (onglet «Journaux/Types par défaut»). Les journaux de caisses sont transférés dans le journal de caisse et les pièces commerciales (factures et avoirs clients) dans le journal de vente. Dans l onglet «Transfert comptable», il faut indiquer la version du logiciel comptable «Bilan» utilisé pour le transfert. Pour tous autres éditeurs de logiciels comptables, il faut indiquer «Autres». Ce choix permet de ne pas afficher l étape 4 lors du transfert. On paramètre également un seuil d écart de caisse en deçà duquel l écart ne sera pas ventilé. Depuis la on peut transférer les règlements en mode remise journalière. Ce mode permet de générer une écriture par jour par moyen et par dépôt pour tous les règlements (Factures + Journaux). Cela permet de séparer les écritures de ventes et de règlements pour les journaux. Permet d'associer un journal et un compte différent selon le moyen de règlement. On prend le journal associé à la banque présente dans le règlement et non dans le moyen. (Si le moyen ne possédait pas de banque au moment de la saisie des règlements alors on prend le journal de banque défaut BAN du paramétrage général) Permet de limiter le nombre d'écritures dans le cas des factures. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 91

92 16.5 Lien comptable Seul un lien comptable direct avec «Bilan» existe. Pour les autres comptabilités, un fichier ASCII sera généré et il faudra manuellement l importer dans la comptabilité. Une case à cocher dans le paramétrage du transfert comptable permet de ne pas «Ventiler les écarts de caisse». Cette fonction permet de ne pas générer l écriture comptable correspondant à l écart de caisse. Lorsque le total des règlements diffère du total du CA, il est possible d indiquer à partir de quel montant d écart le logiciel génère une écriture d écart Modèles comptables Différents modèles sont déjà créés. Ils permettent de donner la description du fichier attendu par le logiciel de comptabilité (champs, longueurs, format des données ). Pour créer un nouveau modèle, il est possible d utiliser un modèle existant ou de demander d accéder à l écran suivant sans choisir de modèle. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 92

93 Etape 1 / Indication du fichier de destination et du type de fichier deux possibilités: Etape 2 / Format des données: Etape 3 / Indication des champs à générer, de leur type et de leur largeur : La zone «Conditions d export» permet de filtrer les écritures générées par le transfert en fonction d un ou plusieurs critères. Ex : Je veux exporter mes écritures pour le dépôt «PRI» et «69» uniquement [Depot]= «PRI» ou [Depot]= «69». XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 93

94 Dans les champs, l application de formule de conditions est réalisable. Etape 4 / Indication du nom du modèle : Il est impératif d indiquer un nom différent de celui indiqué par défaut quand vous modifiez le modèle comptable. En effet, une mise à jour de version de logiciel remet à l état initial tous les modèles comptables. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 94

95 16.7 Transfert comptable Pour accéder au transfert comptable, il faut passer par l onglet «Dossiers», puis cliquer sur l icône ci-dessous. Etape 1 / Indication du modèle comptable: Etape 2 / Indication des dates de transfert et les journaux à transférer : XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 95

96 Etape 3 / Mode de transfert: Transférer les mouvements déjà transférés en comptabilité : permet de régénérer le fichier pour l importation en comptabilité. Simuler le transfert en comptabilité : permet de générer un fichier sans les transférer dans le logiciel de comptabilité. Les pièces ne seront pas marquées comme transférées en comptabilité. Lorsque le transfert n est pas simulé, les pièces transférées sont marquées comme comptabilisées. Le symbole permet d identifier ce type de pièce. Générer les écritures des ventilations analytiques : permet de générer les écritures analytiques (en fonction du paramétrage effectué). Imprimer le résultat du transfert comptable : permet d imprimer un grand livre des écritures transférées en comptabilité. Etape 4 / Cet écran ne concerne que la liaison avec bilan 7 : XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 96

97 Etape 5 / Configuration du fichier de rapport : 16.8 Transfert comptable des inter-dépôts Le transfert comptable reçoit une nouvelle case à cocher dans l'assistant d export : «Transfert inter-dépôts» Cette écriture permet de ré imputer la charge d achat d un dépôt vers un autre. On génère une écriture du type suivant dans le journal d achat: ACH60703 Transfert ID Facture ID D 14,50Cache Coeur Barbie Rose Taille UCG ACH60703 Transfert ID Facture ID D 32,00Sweat Chicago Homme CG ACH60701 Transfert ID Facture ID C 14,50Cache Coeur Barbie Rose Taille UCG ACH60701 Transfert ID Facture ID C 32,00Sweat Chicago Homme CG 0 La génération des écritures analytiques est également disponible lors de ce type de transfert Clôture La clôture dans XL Pos 9 Administrateur permet d empêcher des modifications sur les pièces faisant parties d un mois clôturé. Pour effectuer cette opération, il faut aller dans l onglet «Dossiers» puis «Clôturer un mois». Choisir un mois à clore puis appuyer sur «Suivant». XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 97

98 17 Les vérifications de dossiers Les outils de vérifications de dossiers sont parfois nécessaires pour contrôler l intégrité de la base de données ou pour certains traitements spécifiques Vérification de structure Une vérification de structure est quelques fois nécessaire pour remettre à niveau la structure des fichiers de données Nexus par rapport à la version du programme employé. Pour des raisons de maintenance, il est quelquefois nécessaire de récréer les tables. Les enregistrements des tables sont alors dupliquer dans des tables nouvellement créées. Cette vérification doit être faite en mode exclusive Vérification des index Ce genre de vérification ne peut être effectuée qu en même temps qu une vérification de structure. Elle permet de régénérer les index (tris) sur toutes les tables du dossier Vérification de cohérence Une vérification de cohérence peut-être de plusieurs natures. La vérification des données permet de contrôler la cohérence entre les enregistrements des différentes tables. Le recalcul du stock permet de régénérer la table stock et d établir une situation de stock nouvelle en fonction de tous les mouvements et inventaires enregistrés sur le dossier. Cette fonction est à utiliser en cas de valeur erronée sur la situation de stock. Le recalcul des historiques permet de régénérer les différentes tables historiques (articles, caisses, dépôts, ) et de ré-imputer les bonnes valeurs sur la base des mouvements enregistrés sur le dossier. Le recalcul des marges permet de recalculer les marges sur les pièces de ventes ayant une marge à zéro. En cochant l option «toutes les marges», la marge de toutes les pièces de ventes sera recalculée. La fonction de recalcul des points fidélités réalise la somme des points présents dans la table C_CLIPOINTS. Les points sont ajoutés au dernier arrêté de points. Elle passe également les XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 98

99 numéros de carte en majuscule (cas ou les clients ne font pas attention et saisissent tantôt des minuscules tantôt des majuscules dans les racines). Ceci permet d avoir un total de point conforme à la somme des «Détails des points acquis». Le total des points acquis tient compte des gains obtenus selon les dates. Attention, si le client a modifié le compteur avec le bouton caché, les valeurs saisies seront perdues. Le recalcule prend l arrêté stocké dans C_CLIENTEX et ajoute les points gagnés après. Cette fonction calcule également les Avoirs, Crédits, Avances. La vérification génère 2 fichiers textes dans le répertoire du dossier : TotauxClients.txt : sauvegarde les points avant et après l opération de recalcule ComptesClients.txt : sauvegarde les Avances, Crédits, Avoirs avant et après l opération de recalcule Traitement particulier sur les calculs de points de fidélités (RVD) Si on souhaite recalculer tous les points en évitant de partir du dernier arrêté alors il faut vider les champs suivants dans la table C_CLIENTEX : DateDepart DateAn - BonusAn PointsAn AvanceAn AvoirAn - CreditAn Requête SQL à exécuter à l aide de Nxviewer ou NxEntrepriseManager : Update "C_CLIENTEX" set DateDepart=null, DateAn=Null, PointsAn=Null, BonusAn=Null,AvanceAn=null,AvoirAn=Null,CreditAn=Null DateDepart est la base de calcul pour les points. Si ce champ n est pas vidé alors la vérification laisse les compteurs tel que. DateAn est la base de calcul pour les Avances, Crédits, Avoirs. Si ce champ n est pas annulé alors la vérification laisse les compteurs tel que. Reconstruction du détail des points acquis: Cette fonction cachée est accessible dès lors que l on insère la rubrique «pointsfidelite» dans Extras. Pour cela, il faut ouvrir la base de registre (l Administrateur étant ouvert) et se rendre dans la clé suivante : HKEY_CURRENT_USER\Software\XL Soft\XL Pos\9\Administrateur\Preferences\Extras Insérer une rubrique «pointsfidelite» de type valeur chaîne avec la date du jour. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 99

100 Des cases à cocher apparaissent alors sur l écran de vérification : Générer un arrêté des points et bonus : Génère un arrêté à l occasion de ce recalcul. RAZ du détail des points : La table C_CLIPOINTS est vidée. Recalculer les points : Reconstruit les points de la table C_CLIPOINTS en fonction du détail des mouvements du client. Le recalcul des points tient compte du paramétrage de la carte au moment où l opération est lancée. Ainsi si la carte précise que les promotions rapportent de points le jour du ticket et plus le jour du recalcul un écart par rapport à la réalité risque d apparaître. Attention, les points ne sont recalculés que pour les cartes possédant un numéro. Si une carte est affectée au client sans numéro, il est possible d affecter un numéro automatiquement à tous les possesseurs de cartes via le bouton invisible de la carte de fidélité. Ce traitement recalcule les points pour les clients ayant une carte sans numéro et pas les autres. Recalculer CA : Permet de recalculer le montant du chiffre d affaires sur chacune des fiches clients. Un client : Depuis la on peut faire ce recalcul pour un client plutôt que toute la base client. Il est possible de ne pas calculer de points pour les tickets possédant une remise, il faut alors ajouter dans la base de registre la clé suivante : HKEY_CURRENT_USER\Software\XL Soft\XL Pos\9\Administrateur\Preferences\Extras Clé «verifierpuvente» Valeur chaîne avec la date du jour. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 100

101 18 Les bases de registres Le logiciel «XL Pos 9 Administrateur» sollicite la base de registre dans les deux arborescences suivantes : HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\XL Soft\XL Pos\9 HKEY_CURRENT_USER\Software\XL Soft\XL Pos\9 L arborescence HKEY_LOCAL_MACHINE stocke les informations liées aux répertoires d installations. L arborescence HKEY_CURRENT_USER stocke les informations liées au profil utilisateur (voir chapitre suivant). 19 Répertoire utilisateurs Lorsqu on ouvre le logiciel «XL Pos 9 Administrateur», un login est demandé. Ce login correspond par défaut au nom d utilisateur «Windows». La version 9 d XL Pos permet de stocker par login le paramétrage des fiches, des listes, des barres d outils, des tâches automatiques. Ces informations sont stockées dans le fichier «XL Pos 9 - Administrateur.ini» («XL Pos 9 Administrateur (textile).ini» dans la version textile) dans le sous-répertoire «Utilisateurs». Un sousrépertoire est créé par login. Les informations de préférences de l administrateur ainsi que le chemin d accès au dossier sont stockées dans le fichier «XL Pos 9 Administrateur.reg» («XL Pos 9 Administrateur (textile).reg» dans la version textile). Dans la base de registre : HKEY_CURRENT_USER\Software\XL Soft\XL Pos\9\Administrateur stocke toutes les informations concernant le login sur lequel on est logué. Ainsi, il est possible de définir pour le login «Pierrick» une liste de dossiers, un paramétrage de messagerie différent du login «Marie». Important : Les préférences liées au login sont enregistrées lorsque l on quitte le logiciel XL Pos 9. Avec ce système de login, il ne faut pas par conséquent qu il y ai plusieurs noms d utilisateurs identiques sur les postes clients. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 101

102 20 Menu Préférences Comme indiqué précédemment, les préférences sont propres à chaque login. On accède aux préférences à partir du bouton «Application» puis «Préférences». On peut afficher de deux manières les préférences : En arborescence : En onglets : 20.1 Menu Générales Devant la multitude d options disponibles, nous ne donnerons des précisions que sur des points particuliers : - Générateur d états : Nombre maximum de pages en mémoire (nombre paramétrable) - Divers : Confirmer la sortie du programme (permet de ne pas afficher le message de sauvegarde en sortie) - Divers : Afficher les pièces closes (permet d afficher les pièces non modifiables dans la liste des mouvements (ex : Commande client transformée en facture) - Divers : Suite Office à utiliser dans les exports (Microsoft ou OpenOffice) (Version 9.7) - Messagerie : Paramètre du compte de messagerie à renseigner pour permettre l envoi de mail à partir du logiciel XL Pos 9 (dans les éditions) Menu Couleurs Permet de personnaliser pour le login les couleurs utilisées dans les lignes des pièces (achats, ventes et stocks). XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 102

103 20.3 Menu Statistiques Permet de régler les préférences d affichages pour les statistiques (onglet Activités Statistiques) 20.4 Onglet Echanges Permet lorsque la caisse est sur le réseau local de paramétrer le répertoire d échange. On peut définir également le répertoire d échange avec le back office (dans le cas d un lien entre un back office tiers et XL Pos 9. On définit également le répertoire par défaut des fichiers déchargés par le terminal de saisie PHL (ou autres à la condition que le terminal génère un fichier au format code ou code barre ; quantité). Lors d import standard de fichiers, on peut également afficher uniquement les erreurs éventuelles au lieu de tous les enregistrements importés. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 103

104 20.5 Onglet Articles Répercutions des modifications : permet lorsqu un prix de vente d un composant change de recalculer le prix de vente d un composé. L option «Confirmer» demandera une confirmation de la part de l utilisateur. Dans les états des ventes et palmarès articles on peut choisir une préférence pour éditer le lot ou assemblé, la nomenclature uniquement ou à la fois le lot ou assemblé et leur nomenclature. En version textile, on peut paramétrer le nombre de colonnes (par exemple les tailles) par défaut. Cette option peut être utilisée lorsque les grilles de tailles sont assez conséquentes. 21 Mettre en place des champs libres et index libres 21.1 Champs libres Le logiciel XL Pos 9 permet en fonction des besoins de rajouter des champs supplémentaires sur la majorité des fiches. On accède à ce paramétrage lorsque l on dispose d un accès exclusif à la base de données par le menu «Fichiers» - «Paramétrages» et «Champs libres» Création d un champ libre Il faut sélectionner la table sur laquelle on veut rajouter un champ puis sur le bouton «Modifier». Appuyer sur le bouton «Nouveau», indiquer le type de champ libre. Chaine : Champ alphanumérique Numérique : Champ numérique Date : Champ de type date Condition : Champ booléen ou conditionnel (case à cocher) Couleur : Affichage de la palette Enuméré : Champ avec liste déroulante Mémo : Champ de type mémo Texte enrichi : Champ de type mémo enrichi Image : Insertion d une image (désactivé) Champ lié : Liaison avec un autre champ d une table liée) Date et heure : Champ de type date et heure On indique ensuite le nom du champ (pas de caractères spéciaux ni espaces) puis le titre tel qu il apparaitra dans la fiche. Particularités : On peut rendre des champs de type «Chaine» et «Date» obligatoire. Pour les champs de type énuméré : on paramètre la liste de la manière suivante : XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 104

105 - Dans l onglet Saisie, cliquer sur l icône symbolisant trois points - Indiquer en première ligne un espace puis cliquer sur ajouter - Indiquer ensuite les différents énumérés en cliquant sur ajouter entre chaque énumérés. Le ou les champs libres créés sont disponibles dans l onglet «Champs libres» de la fiche concerné. Il est à noter que les champs libres peuvent également être affichés dans une liste. Pour initialiser la valeur d un champ libre il faut indiquer la valeur dans le champ description. Ex : {Defaut=toto} initialisera la valeur «toto» dans le champ libre Champs libres calculés On peut paramétrer sur certains types de champs libres des champs calculés qui permettent par exemple d appliquer des formules. Exemple 1: Nous souhaitons mettre en place à des fins d export, un champ supplémentaire sur la table «Mouvement» qui va chercher le code barre de l article mouvementé. Il faut paramétrer un champ libre de type «Chaine» sur la table «Mouvement». Dans l onglet «Calcul», il faut indiquer les éléments suivants : Dans cet exemple, on va chercher le champ code barre 1 de l article concerné par le mouvement. Exemple 2 : Ex : je veux saisir un champ libre si l article est coché «sérialisé» Pour appeler automatiquement un champ libre en saisie de caisse en se basant sur un booléen de la fiche article: Il faut créer un champ libre de type «Chaine» sur la table «Ligne» Saisir dans l onglet «Options» : XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 105

106 21.2 Index libres Le logiciel XL Pos 9 permet en fonction des besoins de rajouter des index supplémentaires (tris) sur la majorité des fiches. On accède à ce paramétrage lorsque l on dispose d un accès exclusif à la base de données par le menu «Fichiers» - «Paramétrages» et «Champs libres». 22 Mettre en place le partage des tickets entre plusieurs caisses Cette fonction permet de partager entre plusieurs caisses locales ou distantes des tickets de caisses ou des pièces commerciales. Un coupon est généré au moment du partage de ticket avec un code barre permettant la récupération sur une autre caisse. On paramètre également des raccourcis sur le clavier de caisse afin de mettre en partage le ticket et d afficher la liste des tickets en partage. Cette fonction ne peut être mise en place que si l accès distant entre l Administrateur et les caisses est paramétré et opérationnel. Cette fonction a été implémentée dans la solution XL Pos à partir de la version Paramétrage du ticket de caisse Le modèle de ticket nommé «C_MTicketFidelite.MDC» est paramétré de base pour imprimer le numéro du ticket sous forme de code barre. Dans le cas d un modèle de ticket personnalisé, il faut indiquer les éléments suivants : - Insérer une rubrique «numéro de ticket» dans le pied de ticket. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 106

107 - D autres rubriques peuvent être insérés dans le coupon de partage de tickets. Il n est toutefois pas nécessaire d imprimer ces champs sous forme de code barre. Important : Le code barre imprimé est de type «Code 93». Il faut donc s assurer que les douchettes acceptent cette symbologie et les paramétrer le cas échéant. L impression des codes barres sur une imprimante ticket à été validé par le service technique XL Soft sur les modèles ODP 200 d AURES et sur la TMT-88 d EPSON Paramétrage du clavier de caisse On paramètre également sur le clavier de caisse des raccourcis pour accéder à ces fonctions. On utilise le bouton «Partager le ticket» pour mettre en partage le ticket alors que le bouton «Reprendre un ticket partagé» affiche la liste des tickets partagés pour une sélection. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 107

108 22.3 Utilisation Lorsqu on appui sur le bouton «Partager le ticket» après avoir saisi des articles, le ticket coupon s imprime sous la forme suivante : Sur le serveur, dans le répertoire «..\XL Soft\XL Pos 9\Serveur\Partage», un fichier xml centralise tous les tickets partagés ([NV]_Tickets partages.xml). Il y a ensuite un fichier xml par ticket partagé. Les tickets partagés sont supprimés au bout de 48 Heures s ils n ont pas été repris en caisse. Le bouton «Reprendre un ticket partagé» est utilisé pour afficher la liste des tickets partagés. Un ticket partagé peut également se reprendre en scannant le code barre du ticket coupon ou bien encore en saisissant la chaine de caractère sous le code barre (ex : /PT/2E366UJ4B4). 23 Les différents fichiers ini 23.1 xlpos.ini (déclaration de modules et paramétrages étendus) Le fichier xlpos.ini situé à la racine du répertoire «Administrateur» permet la déclaration de modules complémentaires. Les modules complémentaires (XL Report, XL Reassort, ) doivent être déclarés de la manière suivante dans ce fichier. Dans la section [Extensions], il faut mettre le nom du module suivi du paramètre «=/Start» Ex : [Extensions] xlreport.dll=/start Notons que l installation de certains modules implémente directement la section dans le fichier xlpos.ini. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 108

109 23.2 exports.ini (déclaration d exports de données personnalisés) XL Pos permet d exporter des tables autres que celles définies en standard. Cette fonction est valable uniquement pour les exports et non pour les imports. Pour pouvoir mettre en œuvre cette fonction il est nécessaire de créer à la racine de l exécutable un fichier nommé : Exports.ini contenant les informations suivantes : [FICHIERS] (nom des tables exportées) TMC=O HCLIENT=O [TMC] (nom de la table) AllouerTable=O (Permet d accéder à la table) Champ1=TypeDeclinaison (nom des champs à exporter nom du champ dans la table) Champ2=Code Champ3=Libelle Champ4=DateCreation Champ5=DateModification [HCLIENT].. Lorsque ce paramétrage est terminé, enregistrer le fichier et relancer l Administrateur. Dans le menu «Dossiers», «Utilitaires» et «Exporter», les nouvelles tables apparaissent ucceanai.ini (gestion des codes-barres UCC/EAN 128) La fiche société possède un champ permettant d interpréter les AI. Pour cela il faut cocher dans l onglet «Options» de la fiche société l option «UCC / EAN 128». La fiche article accueille en code barre la partie EAN 13 du code 128. Nous faisons en sorte que la lecture du code EAN 128 vienne stocker dans la ligne article les informations du code barre. Les champs utilisés sont des champs libres. La description et la mise en œuvre du report des valeurs du champ dans les lignes sont réalisés par la création d un fichier ini (UCCEANAI.Ini), propre au dossier. Ce fichier est transmis aux caisses via une initialisation. Détail de la mise en œuvre du fichier UCCEANAI.Ini : AI = "Application Identifier" (Identifiants de données) L'utilisateur a la possibilité de déterminer des AI et de les affecter à des champs de la ligne article. Le paramétrage est détaillé dans le fichier UCCEANAI.Ini du répertoire des données. Il doit contenir la section [EAN128UserAI] qui contient la liste des AI et la longueur des données associées (une valeur négative indique une longueur variable dont la valeur maximale est obtenue en enlevant le signe). A chaque entrée <CodeAI> peut correspondre une entrée [EAN128UserAI.<CodeAI>] qui permet d'indiquer via la commande XLPos= le nom du champ XL Pos associé. Contenu du fichier UCCEANAI.Ini (ce sont des exemples) [EAN128UserAI] 17= =6 3101=6 3102=6 3103=6 10=-20 XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 109

110 [EAN128UserAI.17] XLPOS=%DLC [EAN128UserAI.10] XLPOS=%NoLot [EAN128UserAI.3100] XLPOS=%PoidsNet [EAN128UserAI.3101] XLPOS=%xxxx<A definir> [EAN128UserAI.3102] XLPOS=%yyyy<A definir> [EAN128UserAI.3103] XLPOS=%zzzz<A definir> 24 Le générateur d états 24.1 Modifier un état existant Le générateur d états «XL printer» permet de créer et de modifier des états. La documentation complète «XL Printer» fait l objet d une documentation en marge de la présente notice. Elle est accessible sur le site internet dans la rubrique «Clients» et «Documentations». Le chapitre abordé ici ne concerne que la procédure de modification et de référencement. Pour modifier un état, il faut dans un premier temps afficher la boite de dialogue d impression, choisir dans l onglet «Editions» l état qui servira de base puis appuyer sur le bouton «Modifier». XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 110

111 Le générateur d état s ouvre directement avec l état sélectionné. Depuis la version 9.8, les modèles fournis de base avec le logiciel ne peuvent être modifiés. La première opération consiste donc à enregistrer le modèle de base que vous souhaitez faire évoluer. Le message suivant apparait : Il faut indiquer un nom au nouveau modèle et l enregistrer dans le sous-dossier «Etats spécifiques». Le référencement de l état se fait à partir de la version 9.8 automatiquement. L état accessible dans XL Pos porte par défaut le nom du fichier que l on vient d enregistrer ciavant. On peut ensuite faire les modifications souhaitées sur l état en se référant à la documentation «XL printer». Note : Dans le cadre d une installation réseau, il faut ouvrir l état par son chemin «UNC». XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 111

112 24.2 Rubriques d export A partir de certaines impressions, des rubriques d export ont été générées permettant de créer un fichier ASCII et de l exploiter pour faire du mailing par exemple. Il est nécessaire d indiquer quelquefois les rubriques à exporter. Pour cela, il faut cliquer sur la fenêtre d édition et cliquer sur le bouton «Modifier». Sur le générateur d état, aller dans le menu «Données» puis «Rubriques d export» et choisir les champs à exporter. Ce paramétrage étant effectué, on peut générer le fichier en cliquant sur bouton Export. Il faut indiquer ensuite le nom du fichier et l emplacement de la sauvegarde. Exemple de structure fichier : "Jean DE LA FONTAINE";"Rue de la Prose";"75001";"Paris" "Rose DESCHAMPS";"Rue des Prairies au Lac";"31000";"TOULOUSE" 25 Les droits d accès à XL Pos Administrateur On peut gérer des droits d accès à l Administrateur. Par défaut, un droit d accès «Responsable» est créé avec un accès complet aux fonctions de l Administrateur. Il est important de noter que les utilisateurs de l Administrateur et les vendeurs n ont aucun lien. Pour créer un nouveau profil d accès, il faut passer par l onglet «Dossiers», puis cliquer sur l icône ci-dessous. Indiquer ensuite le code profil et le libellé du profil. On peut indiquer un mot de passe en cliquant sur l icône. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 112

113 Pour chaque élément accessible dans l Administrateur, on peut gérer les droits d accès suivants : On peut également interdire l accès à certains onglets dans une fiche en cliquant sur l onglet et en sélectionnant «l élément n est pas accessible». On peut également interdire la visualisation de certaines informations. Par exemple, sur le profil «Vendeur», le gérant du magasin ne souhaite pas que la marge des commandes clients apparaisse. Pour cela, il faut aller dans le menu «Accès aux données», «Pièces» puis décocher les éléments liés à la marge. Pour dupliquer un profil d accès il faut se positionner sur le profil puis cliquer sur «Dupliquer» dans le menu «Outils». XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 113

114 26 Mettre à jour XL Pos Administrateur et XL Pos Caisse La solution XL Pos peut être mise à jour de deux façons, soit en téléchargeant manuellement les fichiers de mises à jour ou directement à partir de l application. Il est à noter que les mises à jour mineurs peuvent être installées sans besoin de ressaisi de la licence. Cependant une mise à jour majeur (défini par le numéro de la version, ex : j ai une version 9.3 je souhaite mettre à jour la version en 9.4) nécessitera une re-sérialisation du logiciel. Par conséquent les clients ne bénéficiant pas d une mise à jour gratuite dans le cadre de l assistance se verront refuser la re-sérialisation. Il faudra prendre contact avec notre service commercial afin de régulariser la situation. Avant de voir en détail les deux méthodes de mises à jour il est impératif que la version du logiciel soit toujours équivalente entre l Administrateur et la ou les caisses. Nous rappelons également que la mise à jour va écraser toutes les éditions standards ainsi que les modèles comptables de base. Donc si une édition ou un modèle comptable de base à été modifié et non sauvegardé sous un autre nom, les modifications effectuées seront caduque. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 114

115 26.1 Téléchargement automatique Depuis la version 9.x de la solution XL Pos, les téléchargements de programmes peuvent se faire automatiquement en procédant de la manière suivante. Au préalable, une connexion internet doit être opérationnelle sur le poste principal de l installation. Il ne doit y avoir également aucun autre poste client d ouvert sur «XL Pos 9 Administrateur». Le ou les logiciels de caisse doivent également être fermés (caisse fermée mais non clôturée). Sur le poste principal (SERVEUR) de votre installation, ouvrir le programme «XL Pos 9 Administrateur» puis aller dans le menu «Application» - «Aide» et «A propos». Cliquer ensuite sur le bouton «Mise à jour». Le message ci-dessous s affiche et il faut cliquer sur «Oui» pour lancer la procédure de téléchargement. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 115

116 Le téléchargement met à jour dans un premier temps les composants et modules annexes à «XL Pos 9 Administrateur». Lorsqu une mise à jour est disponible, le message suivant apparait. Si la dernière version du logiciel est déjà installée, un message informe également de cette situation. Le téléchargement du fichier de mise à jour est alors lancé et un message vous invite à quitter «XL Pos 9 Administrateur» à l issu. L assistant d installation se lance alors automatiquement. (Se reporter au chapitre «26-3 Mise à jour de l Administrateur») Une fois la mise à jour terminée de l Administrateur, on peut procéder à la mise à jour des caisses. Il faut se rendre ensuite dans le ruban «Dossiers» de l Administrateur, puis cliquer sur «Mise à jour des caisses». XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 116

117 Un message vous informe que la ou les caisses seront mises à jour lors de leur prochain lancement. Lors de la prochaine ouverture de journée de caisse il apparait ces messages : L assistant ce lance immédiatemment après le téléchargement du fichier de mise à jour. (Se reporter au chapitre «26-4 Mise à jour des caisses») 26.2 Téléchargement manuelle Les dernières versions du logiciel sont disponibles en permanence sur notre site ftp (ftp://ftp.xlsoft.fr) dans le répertoire «Pub», «Produits» et «Versions». Ce répertoire contient les dernières mises à jour des versions majeures du logiciel. Nous allons prendre à titre d exemple la mise à jour d une version 9. On remarque au passage qu il existe deux versions «Standard» et «Textile» ce qui n entraine aucun changement dans la méthode de mise à jour. Il faut donc télécharger à partir du répertoire comprenant votre version le fichier «MiseAJour.exe» et «MiseAJour_Caisse.exe» Le fichier «MiseAJour.exe» servira à la mise à jour de tous les postes Administrateur alors que le fichier «MiseAJour_Caisse.exe» servira à la mise à jour de toutes les caisses. Les fichiers doivent être téléchargés en local sur le support de votre choix (disque dur ou clé USB) Avant de lancer la mise à jour de l Administrateur, il est impératif que tous les utilisateurs quittent le logiciel. Le logiciel de caisse doit également être quitté avant d effectuer cette mise à jour. La clôture n est cependant pas nécessaire. Le fichier «MiseAjour.exe» doit être lancé sur le poste principal (SERVEUR) de votre installation. Les postes clients Administrateur seront automatiquement mis à jour en même temps que le poste principal Mise à jour de l Administrateur Au préalable il faut s assurer que le serveur Nexus ne soit pas lancé en «tray icon». Pour cela vérifier que les icônes ci-dessous ne soient pas présents dans la barre de tâche à côté de l horloge Windows. Si ces icônes sont présents, il faut les quitter en effectuant un clic droit dessus puis en sélectionnant «Exit» pour le serveur Nexus et «Quitter» pour le serveur http. Exécuter ensuite le fichier «MiseAjour.exe» par un double clic. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 117

118 Appuyer sur le bouton «Suivant». Sélectionner le mode d installation et appuyer sur le bouton «Suivant». Par défaut, il faut laisser le mode automatique mais pour les besoins de la documentation nous allons choisir le mode «Automatique». Appuyer sur le bouton «Suivant». (La mise à jour reprend par défaut les chemins d installations initiaux). XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 118

119 Appuyer sur le bouton «Suivant». Appuyer sur le bouton «Suivant». Il est conseillé lors de la mise à jour de mettre tous les composants à jour. Appuyer sur le bouton «Suivant». XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 119

120 Choisir le mode d installation du serveur puis appuyer sur le bouton «Suivant». Appuyer sur le bouton «Suivant». Si le temps réel (partage des avoirs, avances, crédits, ) était paramétré initialement, cocher «Oui» pour que le paramétrage soit toujours actif sinon cocher «Non». Appuyer sur le bouton «Suivant». XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 120

121 Appuyer sur le bouton «Suivant». Appuyer sur le bouton «Suivant». Si vous avez modifié le paramétrage du clavier numérique ou alphanumérique, il ne faut pas cocher l option ci dessus. Appuyer sur le bouton «Suivant». XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 121

122 Appuyer sur le bouton «Suivant» pour lancer la mise à jour. Si l option «Ouvrir le fichier lisez-moi» reste cochée, un document s affiche retraçant les évolutions majeures du logiciel. A la réouverture du logiciel, une restructuration du dossier peut être nécessaire (en fonction du niveau de mise à jour). Il faudra donc répondre par l affirmative à la question suivante : 26.4 Mise à jour des caisses Si on ne procède pas à la mise à jour des caisses automatique, exécuter le fichier «MiseAJour_Caisse.exe» sur chacune des caisses. Ce fichier peut être exécuté à travers le voisinage réseau si les caisses sont sur le même réseau local que l Administrateur. Dans ce cas le fichier se trouve dans le sous-répertoire «Installer» du répertoire «XL Pos 9» sur le poste principale de votre installation. XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 122

123 La caisse ne doit pas forcément être clôturée avant d effectuer cette opération mais le programme simplement fermé. Appuyer sur le bouton «Suivant». Sélectionner le mode d installation et appuyer sur le bouton «Suivant». Par défaut, il faut laisser le mode automatique mais pour les besoins de la documentation nous allons choisir le mode «Automatique». XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 123

124 Appuyer sur le bouton «Suivant». (La mise à jour reprend par défaut les chemins d installations initiaux). Appuyer sur le bouton «Suivant». (Option uniquement utilisée lorsque les caisses sont sur le même réseau que le serveur). Appuyer sur le bouton «Suivant». Appuyer sur le bouton «Suivant». XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 124

125 Appuyer sur le bouton «Suivant». Appuyer sur le bouton «Suivant» pour lancer la mise à jour. A la réouverture du logiciel, une restructuration du dossier peut être nécessaire (en fonction du niveau de mise à jour). Il faudra donc répondre par l affirmative à la question suivante : XL POS 9 ADMINISTRATEUR - INSTALLATION Page 125

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