5.7 - Création d'un accord bilatéral Erasmus

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1 5.7 - Création d'un accord bilatéral Erasmus Ce chapitre détaille les différentes étapes pour créer un accord bilatéral Erasmus. 1- Ajout de l'accord Chaque accord bilatéral doit avant tout être ajouté comme nouvel accord pour l'établissement avec lequel il est négocié. Si vous souhaitez renouveler un accord existant, consultez la partie 6. Pour ajouter un accord, ouvrez le formulaire «Etablissements» accessible depuis le menu principal sous «Etablissements», «Données des établissements», sélectionnez l'établissement puis allez dans l'onglet «Accords». Fig. 1 : Formulaire «Etablissements», onglet «Accords» Dans l'onglet «Accords», cliquez sur le bouton Ajouter. Dans la fenêtre d'ajout/modification des accords, sélectionnez le type d'accord «LLP-Erasmus Bilateral Agreement» ainsi qu'un statut (par ex.: en préparation) et définissez les années de validité de l'accord (par ex: 2009/ /14). Vous pouvez laisser vide le champ Nom ou l'utiliser pour différencier, par exemple, des accords correspondant à plusieurs composantes. Fig. 2 : Fenêtre d'ajout/modification d'accords 2- Import de possibilités d'échange dans l'accord Dès que vous validez l'ajout d'un accord du type «LLP-Erasmus Bilateral Agreement», moveon vous demande si vous souhaitez importer dans ce nouvel accord les possibilités d'échange définies sous l'onglet «Echanges» du formulaire Création d'un accord bilatéral Erasmus page 1

2 «Etablissements». Dans ce cas moveon vous présente la liste des échanges existants. Sélectionnez les échanges que vous souhaitez inclure dans l'accord bilatéral puis cliquez sur le bouton Import. Fig. 3 : Formulaire d'import des possibilités d'échange Le formulaire «Accords» s'ouvre alors. Vous pouvez y saisir les informations complémentaires relatives à l'accord. 3- Définition des contacts institutionnels, administratifs et des signataires Vous devez maintenant préciser quels sont les contacts institutionnels, administratifs et les signataires de l'accord dans votre établissement et dans l'établissement partenaire. Vous pouvez modifier ces données dans le formulaire «Accords», onglet «Info. générales», Cadres «Contacts internes» et «Contacts externes» Fig. 4 : Formulaire «Accords», onglet «Infos génerales» Les contacts internes doivent être sélectionnés dans une liste déroulante incluant tous les contacts internes (de votre établissement), définis au préalable dans le formulaire «Contacts internes» (Cf. chapitre 5.2). page Création d'un accord bilatéral Erasmus

3 Les contacts externes doivent être sélectionnés dans une liste déroulante incluant tous les contacts de l'établissement externe. Ceux-ci sont définis sous l'onglet «Contacts» du formulaire «Etablissements». L'ajout et la modification des contacts internes et externes est décrite en détails aux chapitres 5.2 et Saisie / Vérification des mobilités prévues Si vous avez importé des possibilités d'échange existantes dans l'accord (Partie 2), celles-ci apparaissent maintenant sous l'onglet «Mobilité prévue». Fig. 5 : Formulaire «Accords», onglet «Mobilités prévues» Vous pouvez corriger ces mobilités prévues en cliquant sur le bouton Détails. Vous pouvez ajouter de nouvelles mobilités en cliquant sur le bouton Ajouter. Fig. 6 : Fenêtre d'ajout/modification de mobilités prévues Création d'un accord bilatéral Erasmus page 3

4 5- Création de l'accord bilatéral au format PDF Une fois toutes les informations saisies, vous pouvez créer l'accord bilatéral au format PDF. Cliquez pour cela sur le bouton «Créer l'accord» sous l'onglet «Outils» du formulaire «Accords». Fig. 7 : Formulaire «Accords», onglet «Outils» Fig. 8 : Accord bilateral au format PDF page Création d'un accord bilatéral Erasmus

5 Le logo de votre établissement et celui de votre établissement partenaire apparaissent sur l'accord. Ces logos proviennent du portail Vous pouvez mettre à jour le logo de votre établissement sur moveonnet. Si vous ne connaissez pas vos codes d'accès à moveonnet ou si le logo de votre partenaire n'est pas défini, veuillez contacter la hotline moveon. 6- Renouvellement d'un accord existant Si l'accord que vous souhaitez créer renouvèle un accord existant qui est déjà saisi dans moveon, moveon vous permet de dupliquer l'accord existant pour créer le nouvel accord. Pour cela, cliquez dans l'onglet «Accords» du formulaire «Etablissements» sur le bouton Détails correspondant à l'accord existant. Dans l'onglet «Outils» du formulaire «Accords», cliquez sur le bouton Dupliquer. La fenêtre d'ajout/ modification des accords s'ouvre, le type de l'accord et le statut «en préparation» sont définis automatiquement. La date de début de validité de l'accord est remplie automatiquement à partir des données de l'accord précédent. Une fois l'ajout validé, l'ensemble des données de l'accord existant est copié dans le nouvel accord, incluant les mobilités prévues. Il est alors possible d'adapter les données et de créer l'accord bilatéral comme décrit ci-dessus Création d'un accord bilatéral Erasmus page 5