AGENDA ACADEMIQUE EN LIGNE

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1 Pages 1/24 SOMMAIRE 1. GESTION DE L AGENDA PRISE EN MAIN DE L AGENDA GESTION DES DROITS DE SON AGENDA CREATION D UN EVENEMENT EVENEMENT SIMPLE EVENEMENT AVEC PRECISIONS EVENEMENT AVEC REPETITIONS EVENEMENT AVEC RAPPELS EVENEMENT AVEC INVITATIONS EVENEMENT AVEC INVITATIONS - GROUPE MODIFICATION D UN EVENEMENT SUPPRESSION D UN EVENEMENT S ABONNER A UN AGENDA SE DESABONNER D UN AGENDA GESTION DES INVITATIONS OPTIONS DU CALENDRIER SYNCHRONISATION AGENDA SUR ORDINATEUR / TABLETTE / SMARTPHONE...24 CLASSIFICATION-MEN-C La diffusion de ce document est restreinte aux détenteurs d un compte de messagerie académique. DSI Page 1 sur 24

2 Pages 2/24 1. GESTION DE L AGENDA Pour se connecter sur l agenda, il suffit de cliquer sur le lien suivant : puis de choisir le bouton Webmail Agenda S authentifier avec les identifiants et mot de passe du compte de messagerie académique : DSI Page 2 sur 24

3 Pages 3/ Prise en main de l agenda * Sélectionner en bas à gauche l agenda, si vous n arrivez pas directement dans votre agenda à la connexion. Astuce : pour arriver directement sur l agenda, il vous suffit de cliquer sur Options tout en bas à gauche, puis dans la rubrique «Global/Général», choisir «Calendrier» dans Démarrage de Convergence. DSI Page 3 sur 24

4 Pages 4/24 * En haut, à droite : aperçu de l agenda dans lequel on se trouve, la thème défini, le bouton Aide et le bouton de Déconnexion * Filtre recherche d évènements en fonction de différents champs * Boutons de sélection des vues de l agenda. * En haut, à gauche : des icônes rapides pour la création (d évènements, de tâches et de contacts) * Icônes et listes de gestion de son agenda et des agendas auxquels vous êtes abonnés * Boutons permettant de gérer son agenda, ses évènements, ses invitations et ses tâches. DSI Page 4 sur 24

5 Pages 5/ Gestion des droits de son agenda Pour paramétrer les droits, il faut suivre les deux étapes suivantes : ETAPE 1 : PARTAGER UN CALENDRIER Pour modifier les paramètres de partage sur votre agenda, cliquez sur le bouton «Partager un calendrier». et sélectionnez Pour chaque utilisateur, assignez des autorisations d accès en sélectionnant l une des options suivantes: Aucun : sélectionnez cette option si vous ne souhaitez pas partager votre calendrier avec d'autres utilisateurs. Cette option indique que le calendrier ne peut pas être partagé. Lire : sélectionnez cette option pour accorder un droit de lecture aux autres utilisateurs. Ce droit d'accès permet aux autres utilisateurs d'accéder aux informations de l'événement. Lire + Écrire : sélectionnez cette option pour accorder un droit de lecture et d'écriture aux autres utilisateurs. Dans ce cas, les autres utilisateurs peuvent lire et modifier les événements figurant dans votre calendrier. Propriétaire : sélectionnez cette option pour accorder les droits de propriétaire de l agenda. Les autres utilisateurs peuvent effectuer les mêmes opérations que le propriétaire dans un agenda partagé. DSI Page 5 sur 24

6 Pages 6/24 ETAPE 2 : MODIFIER LES PARAMETRES DE CONFIDENTIALITE Les paramètres de confidentialité vous permettent de gérer les droits des autres utilisateurs pour qu ils puissent voir vos disponibilités, vous inviter ou gérer votre agenda. Vous pouvez donner le droit à tout le monde de voir votre disponibilité (libre ou occupé), mais autoriser seulement certaines personnes à pouvoir vous inviter. Par défaut : tout le monde a le droit de vous inviter. Pour modifier ces paramètres, cliquez sur le bouton et sélectionnez «Paramètres de confidentialité» Pour paramétrer l autorisation d accès pour un utilisateur : 1) cliquez sur l icône (+) à l extrémité de la rangée pour ajouter une ligne. 2) Dans la zone «utilisateur», cliquez sur le carnet. DSI Page 6 sur 24

7 Pages 7/24 3) Dans la fenêtre suivante, sélectionnez d abord «annuaire professionnel», puis après avoir tapé le nom ou l adresse mail dans la zone de recherche, choisir l utilisateur concerné dans la liste affichée. 4) De retour dans la fenêtre «paramètres de confidentialité», choisissez le type d autorisation d accès que vous voulez accorder à l utilisateur sélectionné. * Les différents types d autorisations d accès possibles : Aucun : sélectionnez cette option si vous ne souhaitez pas partager votre agenda avec d'autres utilisateurs. Cette option indique que le calendrier ne peut pas être partagé. Vérifier la disponibilité : sélectionnez cette option pour autoriser l'accès au calendrier du propriétaire afin de vérifier la disponibilité. Cette option n'affiche que le statut disponible ou non disponible du propriétaire. Les détails de l'événement ne sont pas visibles par les autres. Lorsque d'autres utilisateurs ajoutent au propriétaire un événement du calendrier, le propriétaire reçoit un courrier électronique avec, en pièce jointe, les détails de l'événement. Inviter : sélectionnez cette option pour permettre aux autres utilisateurs d'inviter le propriétaire à un événement du calendrier. L'événement est immédiatement ajouté au calendrier du propriétaire. Cette autorisation inclut également le droit d'accès «Vérifier la disponibilité». Gérer : sélectionnez cette option pour permettre aux utilisateurs de gérer l événement du calendrier DSI Page 7 sur 24

8 Pages 8/24 2. CREATION D UN EVENEMENT 2.1 Evènement simple * Rédiger l évènement : - choisir la date et l heure - se positionner sur la case correspondante - indiquer le nom de l évènement - cliquer sur «créer l évènement» ASTUCE : Positionner votre souris sur le bas de l évènement une flèche à double sens s affiche et étirer l évènement jusqu à l horaire souhaité. DSI Page 8 sur 24

9 Pages 9/ Evènement avec des précisions Procéder comme pour un évènement simple puis cliquer sur la ligne : «Ajouter/afficher des détails supplémentaires» DSI Page 9 sur 24

10 Pages 10/24 * CALENDRIER Choisir l agenda de la personne pour laquelle on veut créer cet évènement (dans le cas où vous êtes propriétaire de plusieurs agendas) * DATE et HEURE de l évènement Sélectionner la date et l heure du début et la date et l heure de fin de l évènement (PM pour après-midi et AM pour matin) * TOUTE LA JOURNEE Cocher la case «Toute la journée» par exemple si vous voulez créer un événement qui dure toute la journée, comme un anniversaire, un jour férié ou un jour de congé. Ce type d événement n entre pas en conflit avec les événements planifiés de cette journée. * LIEU et DESCRIPTION de l évènement Entrer le lieu ainsi que la description de l évènement dans les zones de saisie. * CONFIDENTIALITE de l évènement La capacité aux autres utilisateurs de voir et d agir sur les événements, qu ils soient publics, privés ou confidentiels, dépend des droits que vous leur avez attribués. Vous avez le choix entre les différents paramètres de confidentialité suivants : public, privé, afficher uniquement la date et l heure. * DISPONIBILITE Pour inclure l événement dans le calcul de la disponibilité, sélectionner «afficher en tant que» : Occupé. Lorsque ce choix est défini, toute personne autorisée à lire votre agenda ou disposant du droit Disponibilité pour celui-ci peut voir que la période correspondante est réservée. Dans le cas contraire, l évènement n apparaît pas au moment du calcul de la disponibilité. DSI Page 10 sur 24

11 Pages 11/ Evènement avec répétitions * RECURRENCE Cliquer sur «définir la récurrence» afin de définir une répétition à cet évènement (planifier un événement qui s étale sur plusieurs jours ou qui se répète régulièrement) Possibilité de définir : - une répétition simple : journalière, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle. - une répétition complexe (en cliquant sur «Avancé») DSI Page 11 sur 24

12 Pages 12/ Evènement avec rappels * RAPPEL d un évènement : Cliquer sur «Définir le rappel» si vous souhaitez que votre évènement vous soit rappelé à une date ou un horaire défini. Sont à saisir : - le temps avant le début de l évènement ou la date du rappel - indiquer la ou les adresse(s) mèls(s) destinatrice(s) du mèl de rappel Pour cet événement uniquement, les paramètres que vous définissez ici remplacent les paramètres de rappel figurant sous l onglet Options. Si vous ne prévoyez pas de rappel pour cet événement, les paramètres de rappel utilisés sont ceux indiqués sous l onglet Options. * Pour paramétrer un rappel permanent de tous les événements crées : Cliquer sur l onglet Options en bas à gauche. Se positionner sur la rubrique «Calendrier» et choisir «Notifications». Dans l exemple ci-dessous, un rappel de tous les événements sera envoyé à l adresse indiquée une heure avant le début de l événement. NE PAS OUBLIER D ENREGISTRER LES MODIFICATIONS (bouton en bas à droite) DSI Page 12 sur 24

13 Pages 13/ Evènement avec invitations * INVITES ET INVITATIONS Vous pouvez inviter des participants à votre événement de deux façons : - en entrant leur nom directement dans la zone de saisie - en recherchant un utilisateur dans le carnet * Modification des invitations Cliquer l invité pour voir ses disponibilités à l heure de l évènement Cliquer sur «supprimer», devant le nom de l invité afin de supprimer cette invitation. Réservations : pour le moment, les salles de réunion ne peuvent être réservées dans l agenda. DSI Page 13 sur 24

14 Pages 14/ Evènement avec Invitations - Groupe * INVITES ET INVITATIONS Pour inviter un groupe de personnes à participer à votre événement, il faut au préalable avoir créé un groupe dans votre carnet d adresses (en bas à gauche). Cliquer sur DSI Page 14 sur 24

15 Pages 15/24 Créer un groupe : - indiquer le nom du groupe - puis sélectionner les personnes à ajouter au groupe Puis cliquer sur Créer un groupe (au bas de la page) Une fois créé, votre groupe apparaîtra dans votre carnet d adresses : DSI Page 15 sur 24

16 Pages 16/24 * Inviter le groupe à un évènement Dans la partie «Invitations», cliquer sur l icône du carnet d adresses - cocher «Groupes» : vos groupes apparaîtront - sélectionner le groupe que vous souhaitez inviter à votre évènement - cliquer sur et le nom des invités (appartenant au groupe) apparaît. Vous avez la possibilité de retirer certaines personnes si besoin. * ATTENTION, ne pas oublier d enregistrer : - lors de la création d un évènement mais aussi - lors de la modification d un évènement - lors de la modification d options Cliquer en haut sur le bouton pour enregistrer l évènement créé. DSI Page 16 sur 24

17 Pages 17/24 3. MODIFICATION D UN EVENEMENT * MODIFICATION D UN EVENEMENT Cliquer sur le titre de l évènement pour que la fenêtre de modification s ouvre. Cliquer sur pour que vos modifications soient prises en compte ATTENTION : Pour pouvoir modifier un évènement, il faut en être l organisateur et être sur son propre agenda ou un agenda dont on est propriétaire. * RALLONGER OU DIMINUER LA DUREE D UN EVENEMENT Pour augmenter ou diminuer de façon simple la durée d un évènement, procéder comme indiqué ci-dessous : - Positionner votre souris au bas de votre évènement, le curseur se modifiera en semble à double flèche. - Cliquer, maintenez votre doigt sur le bouton gauche de la souris et descendez votre curseur jusqu à la case de l heure souhaitée. - Relâcher le bouton de votre souris DSI Page 17 sur 24

18 Pages 18/24 4. SUPPRESSION D UN EVENEMENT * Deux méthodes pour supprimer un évènement : - cliquer sur l évènement dans l une des vues et cliquer sur le bouton «supprimer un évènement» OU - cliquer sur «Ajouter/afficher des détails supplémentaires» et dans la fenêtre de modification, cliquer en haut sur «supprimer un évènement» DSI Page 18 sur 24

19 Pages 19/24 5. S ABONNER A UN AGENDA * Pourquoi s abonner à un agenda? - besoin fréquent de se référer à l agenda d une ou plusieurs personnes (réunions à prévoir...etc) - besoin d effectuer des tâches de gestion sur l agenda de son responsable ATTENTION : vous abonner à un agenda ne vous donne aucun droit sur l agenda. Le propriétaire de l agenda contrôle toujours les droits que vous avez sur l agenda * Pour s abonner à un agenda : Cliquer sur le bouton puis «s abonner à un calendrier» La liste des calendriers auxquels vous êtes abonnés s affiche sous votre agenda ASTUCE : Vous avez la possibilité d associer une couleur différente à chaque agenda (voir Options relatives à l affichage de l agenda) DSI Page 19 sur 24

20 Pages 20/24 * En cas de besoin d effectuer des tâches de gestion sur l agenda de son responsable : Vous devez vous abonner à l agenda de votre responsable Votre responsable doit positionner des droits à votre nom sur son agenda de : - confidentialité : Gérer - Partage d agenda : lecture/écriture ou propriétaire (selon le cas) DSI Page 20 sur 24

21 Pages 21/24 6. SE DESABONNER D UN AGENDA * Se désabonner d un agenda : sous l onglet Abonné, sélectionner l agenda dont vous souhaitez vous désabonner et dans la barre d outils au-dessus, cliquer sur l icône Une fenêtre s ouvre pour confirmation DSI Page 21 sur 24

22 Pages 22/24 7. GESTION DES INVITATIONS - A partir de la liste des invitations - A partir d un évènement L icône informe que l évènement comporte une invitation DSI Page 22 sur 24

23 Pages 23/24 8. OPTIONS DU CALENDRIER * Différentes options à découvrir : Aspect et Paramètres Aspect : - Modification de la couleur d affichage de fond : cliquer sur Thèmes en haut à gauche. - Modification du format d affichage du calendrier (différentes vues) - Modification de couleur d évènements du calendrier DSI Page 23 sur 24

24 Pages 24/24 9. SYNCHRONISATION DE VOTRE AGENDA SUR UN ORDINATEUR / TABLETTE / SMARTPHONE Il est possible de synchroniser votre agenda : * Sur un Iphone, Ipad et Mac OSX, utiliser l'outil natif du système en paramétrant un compte CalDAV avec URL suivante : * Sur un Smartphone sous Android plusieurs clients disponibles, «acal», «Davdroid», «caldav sync adapter» avec la même URL : DSI Page 24 sur 24