GUIDE DE L ORGANISATEUR DE MANIFESTATIONS REGIONALES

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1 GUIDE DE L ORGANISATEUR DE MANIFESTATIONS REGIONALES SOMMAIRE CALENDRIER DES DEMARCHES ADMINISTRATIVES ET TECHNIQUES... 2 COMPOSITION ET RÔLE DU COMITE D ORGANISATION... 3 ASSURANCE ET ADHESION... 4 SECURITE... 4 RESTAURATION... 5 LISTE DU MATERIEL... 6 LISTE DES JUGES REGIONAUX... 7 ORGANISATION MATERIELLE : INSTALLATION ET STRUCTURES... 8 INVITATION ET ENVOI DES PROGRAMMES... 9 Annexe 1 : Annexe 2 :

2 CALENDRIER DES DEMARCHES ADMINISTRATIVES ET TECHNIQUES Information et demande d autorisation à la municipalité Avant la candidature Dépôt de candidature auprès du CBCK Mars n-1 Accord candidature Juin n-1 Mise en place du comité d organisation 3 à 4 mois avant la manifestation Etablir le budget prévisionnel 3 mois avant la manifestation Dépôt du dossier sécurité 3 mois avant la manifestation auprès de la Préfecture Dossier de demande de subvention 3 à 4 mois avant la manifestation VNF Convention d occupation temporaire du domaine fluvial 3 à 4 mois avant la manifestation Demande d autorisation aux propriétaires riverains 3 à 4 mois avant la manifestation Demande médecin ou premiers secours 3 à 4 mois avant la manifestation Demande d autorisations municipales (implantation 3 à 4 mois avant la manifestation d installations mobiles, affichages, sonorisation, buvette ) et demande de prêt de matériels (tentes ) SACEM pour les droits d auteurs (à faire sur internet : 2 mois avant la manifestation ) Information des autres usagers (pêcheurs, autres sports 2 mois avant la manifestation nautiques ) Création de l invitation et envoie au CBCK (et au président 2 mois avant la manifestation de la commission régionale course en ligne) pour validation Commande et achat des lots, coupes, médailles 1 mois avant la manifestation Envoie et mise en ligne (sur le site internet du club, du CBCK 1 mois avant la manifestation et de la FFCK) de l invitation à la compétition (à envoyer aux clubs, à la commission nationale et régionale CEL, juges). Demande d autorisation de buvette à la mairie 1 mois avant à la municipalité Réserver salle pour la réunion de confirmation 1 mois avant Envoi des invitations aux partenaires pour la remise des prix 3 semaines avant la manifestation Inscription des clubs 15 jours avant la manifestation Prévenir le correspondant de presse local 15 jours avant la manifestation Envoi de communiqués de presse Lundi avant la manifestation et vendredi avant la manifestation Préparer fond de caisse Jeudi Mise en ligne du programme Vendredi Réunion des bénévoles pour répartition des missions Samedi Installer signalétique directionnelle Si site méconnu par les compétiteurs bourguignons Rendez-vous des bénévoles 2 heures avant la première course Mise en ligne des résultats sur Internet et envoi au président Dimanche soir (avant 18h pour la presse) de la commission régionale et à la presse Envoi courrier de remerciement aux partenaires 8 jours après la manifestation 2

3 COMPOSITION ET RÔLE DU COMITE D ORGANISATION Le comité d'organisation a pour rôle l'organisation matérielle et administrative de la manifestation. Le R1 a la responsabilité technique et juridique du bon déroulement de la compétition, y compris à l'égard des tiers. Le comité d organisation effectue les demandes d autorisations et de déclarations administratives (avec site de repli si nécessaire), les recherches de financement, les relations avec les collectivités territoriales pour autorisations et subventions, les informations des autres usagers (ex : société de pêche ), l installation du bassin, l organisation des espaces techniques (secrétariat, chronométrage, contrôle des bateaux ), l organisation des parkings, parc à bateaux et de la circulation si nécessaire, l information des participants et des populations locales, le choix et la mise en place du dispositif de secours. Organigramme type pour une manifestation régionale (valable le jour de la compétition) FONCTION NBRE DE PERSONNES REMARQUES R1 1 Le R1 doit être déchargé de toute tâche le jour de la manifestation. Responsable informatique 1 C est à lui que les clubs envoient les inscriptions Aligneur 1 Starter 1 Juge d arrivée 2 Juge de virage 1 ou 2 Minimum 1 à chaque virage Chronométreur 2 Secrétariat de course 2 Photocopies, distribution plaques à numéro Sécurité bateau moteur 1 2 Avec le permis bateau Sécurité bateau moteur 2 2 Avec le permis bateau Buvette 4 Speaker 1 Responsable du protocole 1 Organise la remise des prix Responsable technique 1 S occupe de tout ce qui est technique sur le site 3

4 ASSURANCE ET ADHESION Les clubs organisateurs bénéficient des garanties couvertes par la M.A.I.F assureur de la fédération (responsabilité civile, assurance des locaux prêtés à cette occasion pour une durée inférieure à huit jours ). L organisateur doit bien sûr s assurer que toutes les personnes participant à la compétition soient titulaire de la carte CANOE PLUS afin de bénéficier de l ensemble des garanties contractuelles de la M.A.I.F. Il est recommandé de prendre une extension d assurance pour couvrir les éventuels emprunts ou locations de matériel (Sono, ordinateurs, tentes ), qui ne sont, en effet, pas assurés par la couverture fédérale classique. SECURITE L'organisateur (R1) est responsable de la préparation, du déroulement et de la surveillance de la manifestation. En cas de zones interdites ou dangereuses, il affichera une carte du site ou du parcours. Il met en place une structure de sécurité opérationnelle du début à la fin de l'épreuve. Sur les manifestations régionales, la présence d un médecin ou d une association de premiers secours n est pas obligatoire. Néanmoins, l organisateur doit prévoir un dispositif d alerte des secours efficace. Il est recommandé d informer avant la manifestation le centre de secours local et le service d urgence le plus proche. L organisateur doit prévoir et avoir à disposition une fiche avec les numéros de téléphone des services de secours, du médecin de garde, de la pharmacie de garde. L organisateur doit, en tout état de cause, prévoir un dispositif de sécurité sur l eau avec un nombre d embarcations suffisant, adaptées au niveau des compétiteurs et aux caractéristiques du plan d eau. Des moyens de communication avec les embarcations motorisées et le sol doivent être prévus (talkie-walkie, téléphone portable) Pour toute demande d information relative au dispositif de secours, il est possible de prendre contact avec Hervé Roy, médecin régional du CBCK. 4

5 RESTAURATION Il faut prévoir au minimum la restauration des bénévoles et des organisateurs le midi de la compétition. Des cafés et autres ravitaillements (eau ) peuvent être apportés à ces personnes à leur poste de course, notamment lorsque la météo le nécessite (froid, grande chaleur). Une attention particulière est à apporter aux personnes en charge de la sécurité nautique. Une buvette pour le public et les compétiteurs est également la bienvenue. 5

6 LISTE DU MATERIEL NECESSAIRE POUR L ORGANISATION D UNE COURSE REGIONALE MATERIEL DISPONIBLE à / au REMARQUE (avec réservation) 2 CHRONOS IMPRIMANTE CBCK PILES CHRONO LR6 PAPIER CHRONO SEIKO S SONO POUR LE STARTER UNSS (voir CBCK) 1 SONO POUR LE SPEAKER CDCK58 PHOTOCOPIEUR OU IMPRIMANTE 1 PANNEAU D AFFICHAGE 1 TENTE POUR LES JUGES D ARRIVEE CBCK Minimum 6m*3m en cas de pluie 1 ABRI POUR LE STARTER ET CBCK L ALIGNEUR 1 TENTE BUVETTE 1 BALISAGE CBCK (câbles) 1 MIRE + 1 TICKET DE METRO 1 PODIUM CBCK 1 BATEAU DE SECURITE Au minimum ESSENCE pour approvisionner le moteur PLAQUES A NUMEROS CBCK Pour les courses de fond 5 TABLES, 10 CHAISES Pour les juges FRIGO Pour la buvette THERMOS Pour la buvette CAFETIERE Pour la buvette RALLONGES ELECTRIQUES GROUPE ELECTROGENE En fonction du site MULTIPRISES PAPETERIE CASIERS SIGNALETIQUE RUBALISE VIDEO + TV TALKIE BANDEROLES PARTENAIRES Stylos, papier, agrafeuse, scotch, stabilos, crayons, ciseaux Pour indiquer les accès Pour l arrivée 6

7 LISTE DES JUGES REGIONAUX CONTACT ET PERSONNES RESSOURCES Président du comité régional Président de la commission régionale course en ligne Speakers Médecin régional Responsables informatiques Mise en ligne des informations sur le site FFCK Mise en ligne des informations sur le site CBCK Envoi des communiqués de presse au fichier de presse régional PASCAL GOUARD DANIEL BONIN MICHEL BIARD DANIEL DA CUHNA PASCAL GOUARD HERVE ROY JEAN PIERRE GLORIEUX MARC AMIR TAHMASSEB 19, rue de Longchamp BISCHEIM Tél DENIS CLET DENIS CLET 7

8 ORGANISATION MATERIELLE : INSTALLATION ET STRUCTURES 1. Le bassin Le bassin doit répondre aux normes réglementaires édictées. Pour les courses de fond, prévoir 4 bouées par virage et 2 bouées pour les lignes d arrivée et de départ. Pour les courses de vitesse, l idéal est d installer un balisage avec une bouée au minimum tous les 50 m et 6 couloirs minimum (l idéal étant bien sûr 9) 2. Parking Prévoir un parking pour les véhicules pouvant accueillir environ 15 camions et remorques et un à deux bus. Un espace doit être délimité pour le parc à bateau. 3. Accueil sportif- Vérification et contrôle des inscriptions Distribution des résultats Un espace couvert doit être prévu pour distribuer les informations aux équipes et distribuer les plaques à numéros pour les courses de fond. 4. Pontons ou zones d embarquement et de débarquement aménagés Prévoir au minimum un ponton permettant de faire embarquer un quatre places. 5. Tente arrivée Doit permettre d accueillir l ensemble des juges d arrivée, avec au moins 3 tables. 6. Secrétariat de course A proximité ou dans la tente arrivée. Doit permettre de reproduire les résultats. 8

9 INVITATION ET ENVOI DES PROGRAMMES 1. L invitation (voir les exemples en annexe 1 et 2) Elle doit comprendre toutes les indications et être soumise à l approbation du président de la commission régionale course en ligne avant toute diffusion. Elle doit comprendre au minimum les informations ci-dessous : Nom de la compétition Lieu de la compétition Nom du bassin Date de la compétition Nom et coordonnées du R1 Catégories ouvertes distances de courses : cf. Articles 98 à 103 du règlement FFCK Date limite d inscription Adresse d envoi des inscriptions Montant des droits d inscription : 3 Euros par bateau par chèque à l ordre du club Montant de la caution : 8 Euros par bateau par chèque à l ordre du club Lieu de la réunion de confirmation Heure de la réunion de confirmation Niveau Pagaies Couleurs nécessaire pour concourir Autres mentions à la discrétion de l organisateur : Hébergements Restauration 2. Programme détaillé Il sera mis en ligne au moins le vendredi avant la compétition. 3. Résultats Ils sont mis en ligne le soir de la manifestation et envoyés au CBCK et au président de la commission régionale, ainsi qu à la presse. 9

10 Annexe 1 : Adresse du club organisateur INVITATION CHAMPIONNATS DE BOURGOGNE VITESSE OU FOND Conditions techniques Inter région : EST Compétition : Championnats de Bourgogne Lieu : Bassin : Date : Catégories et distances : Date limite d inscription : Adresse d envoi des inscriptions : Courrier : Montant des droits d inscription : R1 de l organisation : Acceptation des inscriptions : Poussin, Benjamin, Minime, Cadet à Vétéran sur 500 m ou 5000m En mono, bi, quatre. Articles 114 à 117 du règlement sportif course en ligne ; chapitre du règlement commun. Lundi (2 semaines avant la compétition) Toute inscription par devra être suivie du règlement des droits d inscription, dans le respect de la date limite. Nous vous demandons de bien vouloir libeller vos feuilles d engagement avec soin, sans omettre le code club, les numéros complets des compétiteurs (9 chiffres sans espace ni point). Poussin à minime : gratuit Cadet à Vétéran : 3 par bateau. Caution : (si nécessaire) Les inscriptions ne seront prises en compte que si le bordereau d engagement est accompagné du chèque. Lieu de la réunion de confirmation : Date et heure de la réunion de confirmation : Conditions d accueil Coordonnées de l organisateur : Téléphone / Fax : Hébergement : Libre Restauration : Restauration rapide proposée sur le site. Autres conditions : 10

11 Annexe 2 : BORDEREAU D'ENGAGEMENTS Objet : Lieu : Date : Association CLUB : Code Club : Maillot : Nom, adresse et téléphone du délégué: Nom, adresse et téléphone du Juge: Nbre de bateaux Nombre de bateaux : Caution : 8 x = Droits d'inscription : 3 x = Signature du président de l'association (ou son représentant): Page n / Catégorie NOM - Prénom N Licence FOND 500 m 1000m Autre H/D année (1 seul nom par ligne) 1/2 naiss mono bi quatre mono bi quatre mono bi quatre mono bi quatre Ex : Cadet DUPONT Martin X A Ex : Cadet DURANT Alphonse X A 11