Guide de Connexion à Ocloud Videocollaboration

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1 Guide de Connexion à Ocloud Videocollaboration

2 SOMMAIRE

3 CONFIGURATION MATERIELLE NECESSAIRE La configuration matérielle minimale des dispositifs des usagers pour pouvoir utiliser Ocloud Videocollaboration est indiquée ci-dessous: a) En cas d utilisation d un PC ou d un ordinateur portable : CPU Intel Centrino 1,6 GHz et 2 GB de RAM. Système d exploitation : Microsoft Windows XP, Windows Vista ou Windows 7. Connexion réseau à Internet d une largeur de bande minimum de 256 Kbps (recommandé : 512 Kbps). Accessibilité aux ports de communication suivants de la plate-forme Ocloud Videocollaboration (Internet ou Intranet) : - TCP 80 et TCP 443 (requis). - TCP 5222 (en option, pour la Messagerie instantanée, disponible uniquement en Vidéoréunion). Dispositifs audio et vidéo, avec leurs pilotes correctement installés. Navigateur web : Internet Explorer 6.01 ou supérieur, Firefox 2 ou supérieur, Netscape 7, Mozilla 1.6, Safari , Chrome pour se connecter au service et autorisations d installation/exécution du plugin Ocloud Videocollaboration. b) En cas d utilisation d un Mac de bureau ou portable : Processeur Intel et 2 GB de RAM. Système d exploitation : MacOs 10.4 (Tiger), MacOs 10.5 (Leopard) ou MacOs 10.6 (Snow Leopard). Connexion réseau à Internet d une largeur de bande minimum de 256 Kbps (recommandé : 512 Kbps). Accessibilité aux ports de communication suivants de la plate-forme Ocloud Videocollaboration (Internet ou Intranet) : - TCP 80 et TCP 443 (requis). - TCP 5222 (en option, pour la Messagerie instantanée, disponible uniquement en Vidéoréunion). Dispositifs audio et vidéo, avec leurs pilotes correctement installés. Navigateur web : Mozilla 1.6, Safari et autorisations d installation/exécution du plugin Ocloud Videocollaboration. c) En cas d utilisation d un iphone ou d un ipad* : Modèles supportés : iphone3gs, iphone4, ipod, itouch, ipad et ipad2. Système d exploitation : ios 4.2 ou supérieur. Logiciel téléchargé d itunes, dans l Apple Store (le logiciel s intitule «Ocloud Videocollaboration Mobile»).

4 d) En cas d utilisation de dispositifs Android (Smartphones et tablettes)* : Système d exploitation : Android 2.2 et un CPU avec un jeu d instructions ARMv7 ou compatible. Logiciel téléchargé de Google Play (le logiciel s intitule «Ocloud Videocollaboration Mobile»). * La version actuelle ne permet pas de jouer le rôle d animateur ou d organisateur avec ces dispositifs.

5 INSTALLATION DE OCLOUD VIDEOCOLLABORATION Nous expliquerons, dans ce chapitre, comment installer l application Ocloud Videocollaboration, en fonction du dispositif utilisé pour y accéder. AU MOYEN D UN PC OU D UN MAC Si vous allez utiliser un PC ou un MAC, pour réaliser l installation de Ocloud Videocollaboration, il vous faut accéder à l URL d entrée qui vous aura été fournie pour l accès. Il peut s agir d un nom (exemple : Videocollaboration.com) ou d une adresse IP (exemple : Ouvrez un navigateur et saisissez l URL : L usager, la première fois qu il y accèdera, verra s afficher une page lui demandant d installer le plugin de Ocloud Videocollaboration. En cliquant sur le bouton «INSTALLER», l installation du logiciel de Ocloud Videocollaboration démarrera automatiquement. La procédure d installation ne dure que quelques secondes et dépendra du type de navigateur utilisé (Firefox, Chrome, Explorer, Safari, etc.) Une fois le téléchargement achevé, l interface d accès s affichera et demandera de saisir des données. Plusieurs renseignements seront demandés à l usager, en fonction du rôle qu il jouera.

6 AU MOYEN D UN IPHONE/IPAD L application doit être installée dans le dispositif. Pour ce, il faut chercher dans Apple Store l application «Ocloud Videocollaboration Mobile» et l installer (elle est gratuite). L icône qui apparaît dans le menu des applications est identique à celle indiquée dans l image suivante. Avant de démarrer la session, l usager devra avoir été informé des paramètres de connexion propres à la session Ocloud Videocollaboration à laquelle il va se joindre, puisque ceux-ci lui seront demandés par l application. Concrètement, les paramètres de connexion sont les suivants : «Serveur» : nom (exemple : videoreunion.ocloud_videocollaboration.com) ou adresse IP (exemple : ) «Usager» : nom ou alias que l usager souhaite utiliser pour s identifier dans la session.

7 «ID de session» : c est l ID de la session ou code numérique de la session Ocloud Videocollaboration à laquelle l usager va se connecter. L icône qui s installe, ainsi que l écran d accès sont identiques à ceux de l application pour Iphone/Ipad. AU MOYEN D UN TELEPHONE CONVENTIONNEL Comme précédemment, l usager doit avoir reçu les données suivantes de l organisateur de la session : «Numéro de téléphone» : pour pouvoir accéder à la session. «Code PIN» : dans ce cas, le code PIN est l ID de session de salle, suivi de la dièse (#) à la fin SE CONNECTER EN TANT QU USAGER (Participer) OU ANIMATEUR (Organisateur). Pour accéder au moyen d un PC ou d un Mac, il faut utiliser un navigateur Web ou un lanceur (Ocloud Videocollaboration Launcher). Dans le navigateur, nous pouvons sélectionner le type de rôle que nous allons jouer (Usager invité ou Organisateur - Animateur). CONNEXION VIA NAVIGATEUR WEB DE PC OU DE MAC Comme nous l avons indiqué précédemment, pour accéder à Ocloud Videocollaboration, depuis un PC ou un Mac, il faut le faire via Web, en ouvrant un navigateur et en saisissant l URL et les données qui vous ont été fournies. L image, ci-dessous, présente la fenêtre d accès :

8 Cet écran comporte deux options d accès que nous allons expliquer ci-après : «Participer» : Pour les usagers allant prendre part en tant que participants invités à la session. Pour accéder, il leur faudra saisir l ID de session et le nom d utilisateur ou l alias sous lequel ils souhaitent ouvrir la session (si, dans une même session, un autre utilisateur a déjà utilisé cet alias, l usager ne pourra pas accéder et il recevra un message lui indiquant que cet usager est connecté) et cliquer sur l option «Entrer». Au bout de quelques secondes, l usager du logiciel sera connecté. Avant d ouvrir la session sélectionnée, un Test permettra de valider et de vérifier les dispositifs et la qualité de la connexion à ce moment précis. Nous vous recommandons de passer le test, la première fois que vous vous connectez ou après avoir changé une partie du matériel informatique (micro, webcam) de votre PC ou votre MAC.

9 Si l un des dispositifs échoue au Test, il ne pourra être utilisé au cours de la session Ocloud Videocollaboration. Il faudra donc s assurer qu il fonctionne bien ou que ses pilotes sont correctement installés sur votre PC ou votre MAC. Une fois le test passé, la session Ocloud Videocollaboration s ouvre.

10 «Organiser» : Pour les usagers allant participer en tant qu animateurs dans cette salle. Il faudra disposer de l ID de session, de l identifiant et du mot de passe de l animateur de cette session. L organisateur ou l animateur, une fois ses clés saisies et après avoir cliqué sur «Entrer», n accède pas directement à la session. Comme nous l avons expliqué au chapitre précédent pour l usager, il doit passer par une étape préalable dans laquelle s affichent des informations sur cette session, comme indiqué dans l image suivante :

11 Nous expliquerons brièvement la signification des icônes, mais comme nous pouvons le constater, l animateur dispose de certaines informations sur la session, telles que le nom, l horaire de la salle, etc. Cette icône affiche des informations sur la session, telles que le numéro de l ID de session et un lien web direct à la session, dans le cas où l animateur aurait besoin de l envoyer à un invité. Ce bouton permet de changer le numéro d ID de session. Il faut faire attention car il annule le numéro précédent. Par conséquent, si nous avons envoyé aux usagers un numéro, puis que nous le changeons, la session ne pourra être ouverte avec l ancien. En cliquant sur ce bouton, la session s ouvre Il ouvre notre d usager par défaut, avec un lien à la session (pas de messagerie web). Lorsque l Animateur/Organisateur clique sur «Connexion», le fonctionnement sera le même que pour l Usager/Participant, c est-à-dire que le test des dispositifs s affichera et une fois passé, la session s ouvrira directement.

12 Par ailleurs, le lanceur «Ocloud Videocollaboration Launcher» s installera sur le bureau de l animateur. Celui-ci lui permettra d accéder à la dernière session qu il aura ouverte de façon directe comme animateur, mais aussi de modifier l ID de session (une fois changée, la précédente sera annulée), ainsi que d envoyer des s (en ouvrant sa messagerie installée par défaut, sauf pour les messageries web) avec un lien à la session qui lui permettra d envoyer des invitations directes à cette session, comme indiqué dans l image suivante :

13 SE CONNECTER EN TANT QU ADMINISTRATEUR Une fois le service Videomeeting ou Classroom souscrit, l administrateur recevra un comme celui présenté ci-après : Cet comporte les renseignements et le lien pour pouvoir ouvrir une session Ocloud Videocollaboration, un lien à une vidéo de démonstration d une session et un accès à la notice d utilisation.

14 L accès, en tant qu administrateur, à la plate-forme, se fait au travers du portail «les solutions Cloud Pro», au moyen de l identifiant et du mot de passe d accès et les icônes d accès à Ocloud Videocollaboration apparaîtront dans ses applications. En appuyant sur l une de ces icônes, vous accèderez directement, non pas à une session, mais à l administration de la plate-forme. Le menu s affiche dans la partie supérieure gauche. Il a l apparence indiquée ci-dessous : Nous allons commenter brièvement les fonctions de chaque option du menu d administration : Général : Elle contient des informations sur les salles souscrites, les usagers, etc. Ocloud Videocollaboration : De là, nous pouvons gérer la plate-forme, avec les options suivantes : a) Connectés : Cette option permet de savoir quels sont les usagers connectés à ce moment précis, à la session ou aux sessions dont il dispose. b) Animateurs : De là, l administrateur peut inscrire les animateurs, ainsi que les usagers de la messagerie IM de l entreprise, en leur assignant un alias d identification, un identifiant et un mot de passe d accès (uniquement disponible dans la version vidéoréunion)

15 b) CDR : Informations sur les sessions terminées. d) Documentation : Notices complètes d utilisation de la plate-forme. Portail : Lien direct au portail d entrée aux sessions Videomeeting ou Classroom. SE CONNECTER EN TANT QU USAGER DE LA MESSAGERIE INSTANTANEE (option habilitée dans la version HD / Advanced) La plate-forme de Ocloud Videocollaboration HD comporte un service de messagerie instantanée qui permet aux usagers de pouvoir se connecter à tout moment et d être en contact par chat. En outre, les usagers peuvent, depuis cette messagerie, ouvrir une session de vidéoréunion avec les usagers avec lesquels il est en train de chatter ou bien, depuis une session de Vidéoréunion Ocloud Videocollaboration, l animateur peut inviter l un des usagers de la messagerie à cette session. Nous allons expliquer, pas à pas, comment créer et installer ce service sur le PC de chaque usager. a) Création de l usager : Ceci incombe à l administrateur de la plate-forme et celui-ci, dans le menu d administration, comme nous le verrons, doit inscrire l usager avec les données suivantes: Menu Administration

16 La liste des usagers de la messagerie et des animateurs déjà créés s affiche. Pour en créer un nouveau, sélectionner l option «Créer» et une fenêtre s ouvre avec des champs à remplir pour inscrire les usagers et les animateurs. Une fois les données saisies, cliquer sur sauvegarder et le nouvel usager apparaîtra dans la liste. b) Téléchargement de l usager de messagerie : le téléchargement du logiciel de messagerie instantanée doit être réalisé par l usager depuis le portail Ocloud Videocollaboration et l administrateur devra lui avoir fourni au préalable les données de connexion. Nous allons maintenant montrer comment entrer dans le portail et les étapes de ce premier et unique téléchargement sur le PC (option uniquement disponible pour PC ou MAC).

17 Accès au portail : il faut ouvrir un navigateur et saisir l Url de connexion à la plate-forme Ocloud Videocollaboration et l image suivante s affichera : Données d accès : une fois que vous aurez appuyé sur l accès au portail, des données d accès vous seront demandées, celles-ci seront celles que vous aura fournies l administrateur en tant qu usager de la messagerie instantanée.

18 Téléchargement depuis le portail : le portail Web de Ocloud Videocollaboration est comme indiqué dans l image ci-après. Appuyer sur l option «Connecter IM» offerte par celui-ci. Le téléchargement du logiciel de messagerie de l entreprise démarrera. Cette installation se fait de façon automatique. Des écrans de configuration s affichent. Appuyer sur «Suivant», jusqu à que l installation soit achevée.

19 La messagerie instantanée s affichera sur-le-champ, comme indiqué dans l image suivante : Une fois la messagerie installée, une icône apparaîtra sur le bureau qui sera le moyen d accès chaque fois que vous voudrez vous connecter ou, si vous avez choisi que le système démarre dès que le PC se connecte, vous serez à tout moment en ligne. Comme nous l avons indiqué, la messagerie de l entreprise permet également d ouvrir des sessions de vidéoréunion soit par le biais du chat, soit depuis l écran de la liste, ces options plus avancées pouvant être consultées dans la notice* complète de l application, au chapitre «Messagerie instantanée de l entreprise» * Vous pouvez obtenir le guide complet d utilisation de la plate-forme, dans le menu Administration de Ocloud Videocollaboration, option «Documentation» ou bien, si vous êtes dans une session de vidéoréunion, dans l interface de l application, par le biais de l icône suivant qui apparaît dans la partie inférieure droite.