E.Gestion Financière Intégration du flux de paie dématérialisée issu de e.paie

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1 E.Gestion Financière Intégration du flux de paie dématérialisée issu de e.paie

2 Dans le logiciel E.Paie 1. Paramétrage à faire la toute première fois : Mettre dans le nom court, l information figurant dans le nom complet a. BLOC ORGANISATION ET DONNEES / Cadre organisation / option Collectivité 2

3 b. BLOC OUTILS ET CONFIGURATION / Cadre Configuration Comptabilité / option Configuration du logiciel de comptabilité Effectuer le paramétrage ci-dessous afin d associer sur les mandats concernés dans le logiciel de comptabilité, et ce sans action de votre part : - le fichier démat de paie au format xhl - les états de caisse au format pdf Pour une collectivité faisant du mandatement individuel pour les agents et élus ; cocher les 3 cases ci-dessous 3

4 4 Pour une collectivité faisant du mandatement collectif pour les agents et élus ; cocher les 2 cases ci-dessous

5 2. Dématérialisation des bulletins (après avoir fait le calcul des bulletins et la visualisation des états de caisse) BLOC CYCLE DE PAIE / Cadre transferts / option Dématérialisation des bulletins Bouton Gestion des événements Permet d avertir des pièces justificatives à associer aux agents afin de justifier des événements intervenus dans le mois (arrêté, contrat de travail ). On devra donc les scanner (si possible créer un répertoire sur votre serveur : PJ\COLLECTIVITE\PAIE\PJ AGENTS accessible depuis un bouton programmé sur votre scanner). 5

6 Bouton Gestion des pièces jointes Permet d associer à un agent les pièces justificatives répertoriées sur le bouton Gestion Evènements Scanner les pièces justificatives ; les renommer avec nom évocateur (ex arrêté M Dupont) Sélectionner le filtre Tous les agents Sélectionner l agent concerné par la pièce justificative Dans le cadre du bas, cliquer sur le Aller chercher la pièce scannée et cliquer sur bouton ouvrir 6

7 Bouton Dématérialiser Du fait des cases cochées à la première étape (cf. page 3), il n est plus nécessaire de sauvegarder votre fichier Puis poursuivre votre cycle de paie : Transfert des mandats en comptabilité Transfert Hopayra (si mandatement collectif) 7

8 Avant d aller dans le logiciel de comptabilité 1. Scanner les pièces justificatives annexes non nominatives Exemple état Mutuelles, CNFPT, solidarité (si possible créer un répertoire sur votre serveur : PJ\COLLECTIVITE\PAIE\NOUVELLES accessible depuis un bouton programmé sur votre scanner). 2. Les renommer dans le répertoire PJ sur le serveur (ou disque dur C) Leur donner un nom significatif pour recherche ultérieure (Exemple «Appel cotisations MNT».) 8

9 Dans le logiciel e.gestion financière 1. Intégrer les pièces justificatives non nominatives qui viennent d être scannées et renommées BLOC EXECUTION / option Pièces Justificatives, bouton Opération, intégrer les pièces en attente 2. Renseigner la description et le tiers. Puis cliquer sur le bouton intégrer. 9

10 3. Faire la session d interface comme habituellement Bloc EXECUTION / Sessions d interface / Boutons fiche en création puis intégration Les états de caisses (en pdf) sont associés sans intervention de votre part au mandat correspondant 10

11 11 Pour une collectivité faisant du mandatement individuel pour les agents et élus : - Les PJ (pdf) rattachées à un agent lors de l étape dématérialisation des bulletins sont reprises sur le mandat de l agent concerné. - Le fichier démat de paie (xhl) est repris sur chaque mandat d agents et élus

12 12 Pour une collectivité faisant du mandatement collectif pour les agents et élus : - Les PJ (pdf) rattachées à un agent lors de l étape dématérialisation sont associées au fichier démat de paie (xhl) en un fichier zip. Ce fichier est repris sur le mandat collectif des agents et sur le mandat collectif des élus

13 Reste à associer les pièces justificatives non nominatives qui ont été scannées, renommées et intégrées à votre logiciel e.gestion financière Exemple ci-dessous rajout Appel cotisations MNT 1. Sélectionner la ligne mandat MNT 2. Cliquer sur le bouton Pièces Justificatives 13

14 Cocher Pièces justificatives existantes Aller chercher les pièces justificatives intégrées précédemment avec la pipette Eventuellement s aider de la ligne filtre pour trouver la PJ Une fois sélectionnée, cliquer sur le bouton Revenir Cliquer sur le bouton Valider, puis Fermer 14 Procéder ainsi pour toutes les pièces à associer aux différents mandats