Accréditation des médias pour les événements qui auront lieu au Luxembourg dans le cadre de la Présidence luxembourgeoise

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1 Accréditation des médias pour les événements qui auront lieu au Luxembourg dans le cadre de la Présidence luxembourgeoise Le portail d accréditation pour les représentants des médias est désormais en ligne! L accréditation est obligatoire pour tous les représentants des médias qui souhaitent couvrir les réunions informelles et les grands événements ouverts à la presse qui auront lieu au Luxembourg au second semestre 2015 dans le cadre de la Présidence luxembourgeoise du Conseil de l Union européenne. Les demandes d accréditation se font uniquement en ligne sur le portail Le délai d inscription est fixé à 7 jours avant la date de chacun des événements. Attention : Le badge UE interinstitutionnel et le badge semestriel ne sont pas valables pour les événements qui ont lieu sous la Présidence luxembourgeoise et ils ne donnent pas accès au European Convention Center Luxembourg. Une accréditation spéciale est nécessaire. Contact Service accréditation média Présidence luxembourgeoise du Conseil de l Union européenne

2 1. Procédure d accréditation pour les représentants des médias Première étape : création de votre compte pour une première demande d accréditation Pour une première demande d accréditation, vous devez d abord créer un compte sur le portail Après la création du compte, vous recevrez immédiatement un de vérification à l adresse que vous avez indiquée lors de la création de votre compte. Cet de vérification contient un lien sur lequel vous devez cliquer afin de pouvoir activer votre compte. Une fois votre compte activé, vous pourrez accéder grâce à la saisie de votre adresse et de votre mot de passe au portail réservé à l accréditation des médias. Avant de poursuivre votre demande d accréditation, vous devez lire la déclaration de consentement et l accepter, en cochant la case «Je confirme avoir lu et compris la déclaration de consentement». Le système vous invitera à télécharger les documents suivants : une photo d identité récente et en couleur, aux formats.jpeg ou.png (3Mo max.) ; un scan de votre document d identité (passeport ou carte d identité nationale) (3Mo max.) ; un scan de votre carte de presse ou de la lettre de référence établie sur papier en-tête signée par le rédacteur en chef ou un suppléant autorisé de votre organe de presse, certifiant que vous travaillez bien pour l organe de presse en question et que vous êtes mandaté pour couvrir l événement (3Mo max.). Tous les documents d identification nécessaires à l accréditation (document d identité, carte de presse) doivent obligatoirement être en cours de validité le jour de la réunion. Cliquez sur «sauvegarder» pour finaliser votre demande. 2

3 Deuxième étape : inscription aux réunions Vous pouvez maintenant vous inscrire à chacune des réunions auxquelles vous souhaitez participer, en cochant l option prévue qui sera activée environ 4 semaines avant le début de la (des) réunion(s) en question. Le délai d inscription est fixé à 7 jours avant la date de chacun des événements. Les informations fournies seront transmises au Service information et presse du gouvernement du Grand-Duché de Luxembourg ainsi qu à la police grand-ducale pour vérification. Troisième étape : accréditation et confirmation de présence Le SIP vous enverra soit un de confirmation, soit un de refus d accréditation pour chacune des réunions sélectionnées. Tout sera mis en œuvre pour donner suite le plus rapidement possible à votre demande, mais il faut compter un délai de 3 à 5 jours ouvrables avant de recevoir la réponse définitive. Vous pouvez également suivre l avancement de votre (vos) demande(s) dans le compte que vous avez créé. Après avoir reçu la confirmation d accréditation, vous serez inscrit pour la (les) première(s) réunion(s) pour laquelle (lesquelles) vous avez fait votre demande. Cinq jours avant chaque réunion, un de confirmation de présence vous sera envoyé à l adresse que vous avez indiquée lors de la création de votre compte. Cet de confirmation de présence contient un lien sur lequel vous devez cliquer afin de confirmer votre participation ou votre non-participation. Votre badge d accréditation sera imprimé uniquement si vous avez confirmé votre présence à la réunion. Le badge sera disponible au bureau d accréditation du centre de presse lors de la tenue de la réunion. 3

4 2. FAQ Qui peut demander une accréditation média? L accréditation média est réservée aux seuls professionnels des médias. Les stagiaires travaillant pour des médias, mais qui ne sont pas en possession d une carte de presse, ne sont pas autorisés à demander une accréditation. Qui doit demander une accréditation média? L accréditation média est obligatoire pour tous les représentants des médias qui souhaitent couvrir les événements ouverts à la presse qui auront lieu au Luxembourg au second semestre 2015 dans le cadre de la Présidence luxembourgeoise du Conseil de l Union européenne. L inscription est aussi nécessaire pour les représentants des médias qui sont détenteurs du badge UE interinstitutionnel et du badge semestriel. Comment s accréditer? L accréditation média se fait en ligne uniquement sur le portail réservé à l accréditation des médias : Toute demande adressée par ne sera pas prise en considération. Quand s inscrire à une réunion? Les inscriptions débuteront 4 semaines avant chaque réunion. La demande d accréditation doit être introduite au plus tard 7 jours avant la date de l événement en question. Quels documents sont nécessaires lors de la première demande d accréditation? une photo d identité récente et en couleur, aux formats.jpeg ou.png (3Mo max.) ; un scan de votre document d identité (passeport ou carte d identité nationale) (3Mo max.) ; un scan de votre carte de presse ou de la lettre de référence établie sur papier en-tête signée par le rédacteur en chef ou un suppléant autorisé de votre organe de presse, certifiant que vous travaillez bien pour l organe de presse en question et que vous êtes mandaté pour couvrir l événement (3Mo max.). Tous les documents d identification nécessaires à l accréditation doivent obligatoirement être en cours de validité le jour de la réunion. 4

5 Qui délivre les accréditations? L accréditation média est délivrée par le Service information et presse du gouvernement luxembourgeois. Que faire si vous n avez pas reçu d de vérification? Vérifiez que l de validation n a pas été bloqué par un filtre de votre système de messagerie (spam, courrier indésirable). Assurez-vous que l adresse ne comporte pas d erreurs, telles qu'un mauvais nom de domaine ou des espaces inutiles. Si malgré cela, vous n avez toujours pas reçu d de vérification, nous vous invitons à nous contacter. Qui contacter en cas de questions concernant l accréditation? Pour toute information complémentaire, ou en cas de problèmes techniques, veuillez vous adresser au Service accréditation média par 5