GUIDE À L ATTENTION DES CONFÉRENCIERS

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1 GUIDE À L ATTENTION DES CONFÉRENCIERS Forum en sécurité civile Santé et Services sociaux Édition 2014

2 1 AVANT-PROPOS 3 2 FORMAT 3 3 TAILLE DU DOCUMENT 3 4 DISPOSITION DU CONTENU Graphiques, illustrations et tableaux Image Dernière diapositive 5 5 ANIMATION 5 6 SAUVEGARDE DE VOTRE DOCUMENT 6 7 ENVOI Copie de sécurité 6 2

3 1 Avant-propos Le comité organisateur est heureux de vous compter parmi ceux et celles qui offriront une présentation à l occasion du Forum en sécurité civile Santé et Services sociaux, édition Ce guide a été élaboré afin de vous soutenir dans la préparation de votre présentation. Il fait état des standards à respecter afin d assurer la qualité et l uniformité des présentations. Un gabarit PowerPoint au visuel du Forum a été conçu à cette fin. 2 Format Toutes les présentations doivent être préparées avec Microsoft PowerPoint 2002 ou une version plus récente. Pour les conférenciers qui utilisent un ordinateur Macintosh, vous devez convertir le document afin qu il soit fonctionnel avec Windows. Veuillez utiliser le gabarit PowerPoint aux couleurs du Forum 2014 fourni avec le présent guide. 3 Taille du document Une présentation trop lourde ralentira le défilement des diapositives. Voici quelques conseils afin de réduire la taille de votre présentation : Compressez les images pour une résolution qui convient aux pages Web et aux projecteurs (environ 150 ppp); Vérifiez le temps qui vous est alloué pour votre présentation et comptez environ 2 minutes par diapositive. Les diapositives sont en support à votre présentation. Il n est pas nécessaire de tout écrire. o Vous pouvez utiliser la fonction minutage pour préparer votre présentation et vous assurer de respecter le temps alloué. o Afin de vérifier le temps, cliquez sur Diaporama puis Vérification du minutage. Le diaporama est alors lancé et le compteur activé. À la fin de la présentation, la durée sera affichée. Vous pourrez alors faire les ajustements nécessaires. 3

4 4 Disposition du contenu Pour maintenir l attention et la concentration de l auditoire, les diapositives doivent être allégées pour faciliter la lecture et la compréhension. De plus, il est important de prendre en considération que la présentation est projetée sur un écran et que l ensemble de la salle doit être en mesure d apprécier le contenu diffusé. À cet égard, le gabarit PowerPoint a été conçu afin de respecter différentes normes, tel que : La police utilisée : Arial La page Titre offre trois niveaux de titre : o Titre 1 Arial 48 o Titre 2 Arial 28 o Titre 3 Arial 20 La page Titre de section offre un niveau de titre : o Titre 1 Arial 66 La page de contenu offre un niveau de titre et cinq niveaux de contenu à puces : o Titre 1 Arial 44 1 er niveau de contenu Arial 32 2 e niveau de contenu Arial 28 3 e niveau de contenu Arial 24 4 e niveau de contenu Arial 20 5 e niveau de contenu Arial 20 la couleur de la police le visuel des diapositives avec un fond clair et épuré 4

5 4.1 Graphiques, illustrations et tableaux N hésitez pas à utiliser des éléments graphiques permettant d avoir une vue d ensemble. Voici quelques conseils : Type d illustration Photo/dessin Carte Diagramme/Organigramme Graphique Secteur (pointes de tarte) Histogramme Buts Identification du sujet Localisation / lieu Organisation / fonction Quantités Proportions / pourcentages Comparaison dans les quantités 4.2 Image Privilégiez les images en format jpeg. Le format bitmap (bmp) est plus lourd et ne permet pas d être compressé. Utilisez ce format seulement lorsque c est nécessaire. 4.3 Dernière diapositive Nous vous suggérons d ajouter une diapositive à la fin de votre présentation sur laquelle seront indiquées vos coordonnées. Ainsi, lorsque les présentations seront diffusées sur le site Internet, les gens auront les coordonnées nécessaires s ils ont des questions ultérieurement. 5 Animation Soyez prudent dans l utilisation des jeux d animation. Certains ne sont pas conçus pour tous les ordinateurs. Vous pourriez vous retrouver avec des éléments qui se superposent ou se chevauchent, devenant ainsi illisibles. 5

6 6 Sauvegarde de votre document Lorsque vous sauvegardez votre présentation dans PowerPoint, sélectionnez «Présentation à emporter» et suivez les instructions. Vous serez ainsi assuré de sauvegarder les polices utilisées et les fichiers liés à votre présentation. Sauvegardez votre présentation en nommant votre fichier PowerPoint au nom de votre présentation, atelier ou conférence (vous référer à la programmation au besoin). 7 Envoi Veuillez envoyer votre présentation au plus tard le 14 avril 2014 au comité organisateur à : forum.securitecivile@msss.gouv.qc.ca. Si des ajustements ou des corrections sont souhaités, un membre du comité communiquera avec vous. 7.1 Copie de sécurité Votre présentation sera installée à l avance sur l ordinateur de la salle de conférence qui vous sera allouée. Cependant, si vous avez apporté des modifications mineures à votre document après nous l avoir soumis, veuillez nous en aviser pour que l on puisse effectuer les correctifs. Nous vous recommandons également d enregistrer une copie de sécurité sur une clé USB et de l apporter avec vous la journée de l événement. 6