Rapport annuel

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1 Rapport annuel 2007

2 Rapport sur l'activité du Contrôle des finances en 2007 destiné au Parlement et au Gouvernement Monsieur le Président du Parlement, Madame la Présidente du Gouvernement, Mesdames et Messieurs, Nous avons l'honneur de vous soumettre ci-après le rapport sur l'activité du Contrôle des finances au cours de l'année écoulée, conformément aux articles 41, alinéa 5, de la loi d'organisation du Parlement de la République et Canton du Jura du (LOP; RSJU ) et 80, alinéa 2, de la loi sur les finances cantonales (LFin; RSJU 611). Il donne des renseignements sur nos constatations et recommandations les plus importantes, les cas en suspens et les motifs de leur retard. Nous vous prions d'agréer, Mesdames et Messieurs, l'assurance de notre haute considération. Le Contrôleur général des finances : Maurice Brêchet Delémont, mars 2008

3 TABLE DES MATIERES Page 1. INTRODUCTION 5 2. LES GENERALITES 2.1 La classification des unités administratives (U.A.) La situation relative à l'état des révisions et la matière examinée Les rapports de contrôle Les rapports relevant de l'article 77, chiffre 1, de la LFin Les rapports relevant de l'article 78, chiffre 1, de la LFin Les rapports relevant de l'article 78, chiffre 2, de la LFin L'examen de nos rapports par la Commission de gestion et des finances (CGF) La déclaration d'intégralité Le contrôle interne LES MANDATS du Gouvernement du Département de la Santé, des Affaires sociales et des Ressources humaines (DSA) de la Commission cantonale de l'action sociale (CAS) du Service des arts et métiers suite à la directive du Secrétariat à l'économie (SECO) du Département fédéral de l'environnement, des transports, de l'énergie et de la communication (DETEC) 16

4 4. L'AUDIT DES UNITES ADMINISTRATIVES ET DES ÉTABLISSEMENTS RATTACHES au Gouvernement à la Chancellerie d'etat (CHA) au Département de la Santé, des Affaires sociales et des Ressources humaines (DSA) au Département de l'economie, de la Coopération et des Communes (DECC) au Département de l'environnement et de l'equipement (DEE) au Département de la Formation, de la Culture et des Sports (DFCS) au Département des Finances, de la Justice et de la Police (DFJP) LA COLLABORATION AVEC L'OFFICE DES JUGES D'INSTRUCTION LES AUTRES TACHES 6.1 Les tâches administratives L'audit informatique La surveillance financière cantonale dans le domaine fiscal de la Confédération Les relations avec d'autres organes de contrôle INFORMATIONS SUR LE PERSONNEL DU CFI CONCLUSIONS 73

5 INTRODUCTION Le nombre de révisions effectuées en 2007, soit 82, est en légère diminution par rapport à Parallèlement à cela, le CFI a pris un peu de retard car le nombre d'unités administratives (U.A) n'ayant pas été révisées depuis quatre ans et plus a augmenté en une année, puisqu'il a passé de cinq à fin 2006 à douze au Par ailleurs, le nombre de grandes U.A. à réviser en 2008 est également plus important qu'auparavant. De plus, le retard accumulé au niveau des révisions extérieures est aussi en augmentation. Ce constat général peut s'expliquer par différentes raisons : - investissement en temps pour tests Caudifit (voir ci-après); - absences non prévues (notamment une absence durant quasiment tout le 4 e trimestre 2007); - mise à disposition d'un inspecteur au Groupe de travail pour l'assainissement des finances; - dossiers plus gourmands en temps vu les incidences (Transports scolaires Les Genevez / OVJ - voir pages 44/45 et du présent rapport); - expertises pour la Justice + nombre de mandats d'organe de contrôle en légère augmentation (ce travail est facturé); - davantage de temps consacré à l'a16; 156 jours (voir chiffre 2.2 ci-après); - augmentation du nombre d'éliminations de créances. Suite à l'adoption du concept "gestion par objectifs" par décision gouvernementale du , le CFI a proposé trois mesures pour 2008, dont celle visant au rattrapage des révisions à effectuer, avec un accent particulier porté aux grandes U.A. et aux contrôles extérieurs. La répartition entre révisions internes et externes pour 2007 est sensiblement la même que précédemment : - contrôles des unités administratives 68 % - contrôles extérieurs (institutions, fondations) 32 % Toutefois, il faut se montrer prudent quant à l'interprétation des chiffres précités car ils ne reflètent pas le nombre de jours affectés à ces révisions. En ce qui concerne le projet d'uniformisation des notes d'audit au CFI ("baptisé Caudifit"), nous pouvons apprécier son degré d'avancement. En 2007, nous avons finalisé les tests du logiciel prévu à cet effet. Celui-ci est en exploitation depuis la mi-janvier Un autre objectif fixé pour 2008 consiste à se familiariser avec notre nouvel outil informatique et à veiller à ce que chaque collaborateur du CFI l'utilise de façon systématique.

6 - 6 - En application de l'article 76 de la LFin (RSJU 611), les résultats détaillés de nos investigations ont fait l'objet d'entretiens finaux avec le-s responsable-s des organes contrôlés et ont été consignés, par écrit, dans nos rapports remis conformément à l'article 77/1 de la LFin. Dans la grande majorité des cas, le CFI a pu attester la bonne gestion ainsi que l'exécution diligente, professionnelle et économe des tâches. Même si le CFI n'a pas pour objectif premier la réalisation d'économies, ses contrôles ont à nouveau permis d'en réaliser. Sa véritable mission est de déceler d'éventuelles faiblesses dans la tenue des comptes et dans la gestion financière de l'administration, de les prévenir et de conseiller les responsables. Nos rapports, accompagnés des prises de position intégrales des organes contrôlés, ont tous été transmis au Président de la Commission de gestion et des finances (CGF), au Président du Gouvernement et au Chef du Département des Finances, en application de l'article 77/2 de la LFin. Deux rapports ont fait l'objet en 2007, de l'application de l'article 78/2 de la LFin qui prévoit que lorsque le Contrôle des finances découvre des irrégularités susceptibles de poursuites pénales, il en informe notamment le Procureur général. Comme indiqué précédemment, ces informations concernent les rapports "Transports scolaires des Genevez" (voir pages 44 & 45) et OVJ (voir pages 60 à 67). En ce qui concerne les informations transmises aux membres de la CGF, nous avons maintenu le système de la "fiche-résumé" pour les recommandations les plus significatives. Cette fiche accompagne généralement les rapports spécifiques transmis conformément à l'article 77/2 LFin, lorsque nous estimons que certains problèmes méritent d'être relevés. Elle est ensuite reprise "in extenso" dans le présent rapport d'activité.

7 LES GENERALITES 2.1 La classification des unités administratives (U.A.) Nous avons enregistré les modifications suivantes : A) suppressions No Libellé Suppression au Légende 120 Service des archives et de la documentation (SAD) a) 125 Bureau de la statisitique (STA) a) 283 Ecole de soins infirmiers du Jura (ESIJ) b) 301 Créapôle c) 320 Service de la formation professionnelle (SFP) d) 321 Centre professionnel Delémont (CPD) b) 322 Maturité professionnelle Delémont (MPD) b) 323 Ecole professionnelle commerciale Porrentruy (EPCP) b) 324 Centre professionnel Porrentruy (CPP) b) 326 Ecole de métiers Porrentruy (EMP) b) 327 Maturité professionnelle commerciale Delémont (MPCD) b) 328 Maturité professionnelle technique Porrentruy (MPTP) b) 329 Maturité professionnelle commerciale Porrentruy (MPCP) b) 330 Ecole supérieure d'informatique de gestion (ESIG) b) 410 Office des eaux et de la protection de la nature (EPN) e) 420 Service des forêts (FOR) e) 504 Lycée cantonal b) 507 Ecole de culture générale (ECG) b) 508 Ecole supérieure de commerce Delémont (ESCD) b) 515 Service financier de l'enseignement (FIN) d) 224 Service de l'inspection et de l'exécution des peines (INS) f) 661 Service de la protection civile (PCI) g) a) regroupement SAD + STA au sein du Service de l'information et de la communication (SIC - rubrique no 640) b) nouvelle organisation des différents établissements de formation sous l'égide du Centre jurassien d'enseignement et de formation (CEJEF - rubrique no 540) c) selon l'arrêté parlementaire du , la République et Canton du Jura a participé à la création de Créapôle SA (fin de la rubrique no 301 dès 2008) d) nouvelle organisation de l'enseignement et de la formation des niveaux secondaire II et tertiaire (regroupement SFP + FIN sous rubrique no 550 / Service de la formation) e) dès le , juxtaposition des deux organigrammes EPN + FOR sous la rubrique no 430 / Office de l'environnement) f) rattachement du Service de l'inspection et de l'exécution des peines au Service juridique g) dès le , l'office de la sécurité et de la protection (OSP) intègre ce qui figurait auparavant sous la rubrique no 661

8 - 8 - B) créations No Libellé Légende (voir page 7) 430 Office de l'environnement (ENV) e) 540 Centre jurassien d'enseignement et de formation (CEJEF) b) (dont 541 Division lycéenne 542 Division technique 543 Division artisanale 544 Division commerciale 545 Division santé - social - arts) 550 Service de la formation (SFO) d) 2.2 La situation relative à l'état des révisions et la matière examinée La présentation statistique de l'état des révisions à fin 2007 figure à l'annexe N 1a). Le détail des révisions 2007 est décrit à l'annexe N 2. Suite à diverses discussions quant au contenu du rapport d'activité convenu avec la CGF, une présentation : - des rapports présentant des particularités ayant fait l'objet d'une"fiche-résumé" et - simplifiée, pour ce qui concerne les rapports ne débouchant sur aucune recommandation significative (voir colonne "rien à signaler..." de l'annexe 2), est conçue comme précédemment. Le nombre de contrôles effectués par rapport au nombre d'unités administratives (U.A.) ne reflète en aucun cas l'importance du travail réalisé. Il démontre cependant que : - l'effort de rattrapage que nous avions entrepris jusqu'à fin 2006 devra être repris vu les retards observés tant à l'échelon des U.A. (voir annexe 1b) avec 12 U.A. contre 5 à fin 2006) que pour celui des contrôles extérieurs (voir annexe 3). Ce constat concerne les secteurs (internes et externes) où le dernier passage du CFI remonte à quatre ans en arrière. - les mandats spécifiques de la Confédération, pour le contrôle des travaux de l'a16 et la comptabilité financière et analytique du centre d'entretien, absorbent pratiquement l'équivalent d'une année de travail pour une personne (1 EPT); signalons une sensible augmentation des ressources humaines consacrées à ce secteur en 2007, ce qui a par conséquent généré une augmentation des recettes par rapport à l'année précédente : recettes 2006 Fr. 82' / recettes 2007 Fr. 131'523.70

9 les mandats particuliers du Gouvernement et des Départements (voir ch. 3 ci-après) correspondent à un engagement important (environ 0,5 EPT). Les comptes de l'année 2006 ont généralement servi de base de révision. Dans des cas particuliers, les comptes de l'année en cours ou des années précédentes ont également été examinés. Les opérations de contrôle concernent notamment : le respect et l'application des dispositions légales et en particulier la loi sur les finances cantonales (RSJU 611) et les autres prescriptions légales en matière de gestion administrative et financière; la vérification des avoirs en caisse - ccp - banques - c/c Etat - débiteurs; la gestion des arrérages, des éliminations de créances et des rachats d'actes de défaut de biens; l'état et la valeur des immobilisations; l'endettement et les modes de financement; les fonds spéciaux; l'examen des comptes de fonctionnement et d'investissements.

10 Les rapports de contrôle Les rapports relevant de l'article 77, chiffre 1, de la loi sur les finances cantonales (RSJU 611) Ces rapports ont été adressés aux chefs des départements et aux chefs des services concernés, respectivement aux présidents des conseils d'administration ou des commissions de gestion et aux directions des entités contrôlées. Ces rapports décrivent la matière examinée, relèvent les insuffisances constatées et les corrections à apporter Les rapports relevant de l'article 78, chiffre 1 (manquements graves), de la loi sur les finances cantonales (RSJU 611) Aucun rapport en Les rapports relevant de l'article 78, chiffre 2 (information au Procureur général et aux autorités compétentes concernant des irrégularités) de la loi sur les finances cantonales (RSJU 611) Deux de nos rapports ont fait l'objet d'informations spécifiques liées à la disposition légale précitée : pour l'office des véhicules (OVJ) suite à une première série de cas suspects où les collaboratrices et collaborateurs de ce service ont admis qu'une probable situation d'irrégularités devait en être la cause (voir pages du présent rapport) avec l'envoi du rapport relatif au contrôle des frais de transports scolaires de la Commune des Genevez (voir pages 44/45 du présent rapport). 2.4 L'examen de nos rapports par la Commission de gestion et des finances (CGF) Dans le cadre de la mise en application des articles 67, alinéa 4, et 77, alinéa 2, de la LFin (RSJU 611), nous avons adressé plusieurs séries de rapports, soit les 30.4, 16.8 et ainsi que les 15.1 et Ils ont été présentés par le Président de la CGF et commentés par le CFI lors des séances de cette commission les 30.5, 19.9, et ainsi que les 6.2 et Comme pour les deux années précédentes, les rapports présentant des particularités ont fait l'objet d'une "fiche-résumé" distribuée à chaque commissaire de la CGF. Cette procédure semble convenir aux membres de la CGF. Elle répond, en tout cas, au but proposé par le CFI, à savoir la mise à disposition de l'information et le renforcement de la transparence.

11 La déclaration d'intégralité Rappelons que la motion no 803 a été acceptée lors des débats parlementaires du L'analyse de l'introduction de la déclaration d'intégralité préconisée par le CFI permettra de déterminer les modalités et les processus de cette mesure. 2.6 Le contrôle interne Suite à l'adoption du concept "gestion par objectifs" selon décision gouvernementale du , le CFI a proposé trois mesures pour 2008, dont celle qui consiste à poser les premiers jalons, avec l'appui du Gouvernement, d'un système de contrôle interne (SCI) à mettre en place par chaque unité administrative. Nous avons proposé au Gouvernement que durant les prochains mois le CFI : - analyse les SCI existants à l'administration; - s'intéresse aux concepts déjà mis en place dans différents cantons romands; - établisse un rapport destiné au Gouvernement sur cette première approche. Nous sommes régulièrement confrontés à des situations qui démontrent l'importance du SCI. Un effort particulier devra être consenti par les U.A. pour adopter certains réflexes à ce niveau-là. Par ailleurs, le CFI préconise à tout le moins que les processus-clés des unités administratives soient décrits. Dès lors, un travail important reste à fournir ces prochains temps notamment dans ce domaine et dans la gestion des risques.

12 LES MANDATS Les mandats émanant du Gouvernement peuvent, dans la plupart des cas, être assimilés à une tâche de longue durée (organe de contrôle, membre d'une commission permanente). Les mandats reçus des Chefs de Département concernent généralement un/des objets spécifiques et deviennent caducs avec la remise du/des rapports. Les rapports sont transmis conformément aux exigences du mandant (LFin art. 77, alinéa 3; RSJU 611). Les suites à donner au rapport de mandat ainsi que les modalités de diffusion figurent dans le rapport d'activité annuel du CFI (LFin art. 78, alinéa 6; RSJU 611). A l'instar des rapports spécifiques et de la pratique des années antérieures, nous avons regroupé les informations les plus significatives sur une fiche standard par mandat. 3.1 Mandats du Gouvernement Les mandats ci-après émanant du Gouvernement sont mentionnés à l'annexe N 2 du présent rapport et ne donnent en principe lieu à aucun commentaire particulier, à savoir : Rapport N - Fondation romande pour toxicomanes internés et condamnés 8 - Oeuvre jurassienne de secours 10 - Jura Tourisme 18 - Assemblée interjurassienne 19 - Société d'équipement de la région d'ajoie et du Clos-du-Doubs (SEDRAC) 22 - Collectivité ecclésiastique cantonale catholique romaine (CEC) 23 - Fondation du Lac de Lucelle 30 - Unité d'accueil psycho-éducative (UAP) 42 - Archives de l'ancien Evêché de Bâle (AAEB) 47 - Eglise réformée évangélique (ERE) 51 - Secours jurassien d'hiver 57 - Délégation jurassienne à la Loterie romande 58 - Association jurassienne des demandeurs d'asile (AJADA) 80 - Commission dégâts véhicules pas d'observation du CFI

13 Mandat du Département de la Santé, des Affaires sociales et des Ressources humaines (DSA) Les rapports relatifs aux mandats du DSA sont mentionnés à l'annexe 2. Sur les deux contrôles concernés, celui concernant la Conférence romande des affaires sanitaires et sociales (CRASS - rapport N 14) ne donne lieu à aucune remarque particulière. Par contre, pour le mandat relatif à l'analyse spécifique sur l'hôpital du Jura (H-JU), voir les commentaires ci-après : 280.A Hôpital du Jura (H-JU) Examen de la gestion des débiteurs et des écritures comptables découlant de l'arrêté parlementaire du Rapport N 62 Bases légales Mission LFin, art. 72, al. b / RSJU 611 Mandat du confié par le Chef DSA A) Examen de l'état de réalisation de la liquidation des dossiers des débiteurs notamment sur le rythme de la facturation (1 er semestre de 2007, de l'h-ju et les dossiers sur lesquels l'h-ju s'est engagé pour un délai échéant au 30 juin 2007); B) Examen et contrôle des écritures comptables de l'h-ju découlant de l'arrêté du Parlement du 13 décembre 2006, arrêté relatif à la prise en charge par l'etat et les Communes du découvert de l'hôpital du Jura au 31 décembre Résultat - résumé Rapport du A) Examen des débiteurs Arrérages Evolution des débiteurs arrêtés au (état des créances ouvertes au :) (rapport CFI du ) : 1'590' (rapport CFI du ) 640' Les analyses effectuées sur les différentes catégories de dossiers démontrent une nette amélioration de la gestion des arrérages de l'h-ju par rapport au précédent contrôle de septembre Hormis un problème avec une caisse maladie qui doit être suivi attentivement, nous estimons que l'h-ju gère de manière adéquate les arrérages.

14 Résultat - résumé Rapport du Facturation Nous avons analysé le rythme de facturation du 1 er semestre A partir du , nous relevons que l'h- JU effectue une facturation hebdomadaire. C'est avec satisfaction que nous avons également constaté que ces factures concernent principalement des prestations réalisées au cours des 2 ou 3 mois qui précèdent la date de facturation. B) Examen des écritures comptables découlant de l'arrêté parlementaire du Nous avons contrôlé la comptabilisation de toutes les écritures correctives qui ont permis de déterminer le découvert à charge des collectivités publiques défini à l'article 1 er de l'arrêté parlementaire du Cette analyse nous permet de confirmer que ces opérations comptables ont parfaitement été exécutées.

15 Mandat de la Commission cantonale de l'action sociale (CAS) Services sociaux régionaux (SSR) Comptes 2006 Rapport N 66 LF art. 72, alinéa b; RSJU 611 Bases légales Mandat et décision du de la Commission cantonale de l'action sociale (CAS) qui a désigné le CFI comme organe de révision des SSR conformément à l'article 26, alinéa 2, lettre e, du décret concernant les institutions (RSJU ) Mission Organe de contrôle Résultat Recommandation d'approuver les comptes 2006 avec une rectification de Fr. 27' (récupération redressements sur exercice 2005 pas pris en considération initialement par le Service de l'action sociale). 3.4 Mandat du Service des arts et métiers suite à la directive du Secrétariat à l'économie (SECO) 310 Service des arts et métiers (AMT) Mesures du marché du travail (MMT) Rapport N 36 - LFin art. 72, alinéa b; RSJU 611 Bases légales - Mandat du Service des arts et métiers et du travail (AMT) basé sur le chiffre «A17 révision comptable» de la circulaire du SECO relative aux mesures du marché du travail (MMT) édition janvier 2003 Mission Organe de contrôle pour Déclic, Styltech et AFB Résultat Recommandation d'approuver les comptes 2006

16 Mandat du Département fédéral de l'environnement, des transports, de l'énergie et de la communication (DETEC) 451 Service des ponts et chaussées (PCH) / Routes nationales Gestion des Centres d'entretien et des mandats d'électromécanique Rapports N OS 34 & 78 Ordonnance fédérale concernant l'utilisation de l'impôt sur les huiles minérales à affectation obligatoire (RS ), article 13 : Bases légales 1 Les cantons sont tenus, lors de l'achèvement du réseau des routes nationales tel qu'il a été décidé, de faire vérifier leurs activités concernant les routes nationales par un organe de contrôle financier, pour autant qu'elles soient cofinancées par la Confédération, cela vaut surtout pour l'acquisition de terrain ainsi que pour l'adjudication et l'exécution de travaux de construction. 2 L'organe cantonal du contrôle des finances veille notamment à ce que l'obligation d'utiliser les ressources disponibles de manière économique soit respectée par tous les organes d'exécution. Mission En collaboration avec un-e spécialiste de l'office fédéral des routes (OFROU), nous avons effectué deux audits qui portent principalement sur la gestion : a) des Centres d'entretien (C.E.); b) des mandats d'électromécanique. Résultat Résumons ci-après les éléments les plus significatifs en ce qui concerne : A) Les Centres d'entretien A 1 ) Ventilation de certains frais généraux et clé de répartition Après examens, nous avons constaté que quelques paramètres d'imputations méritaient une nouvelle analyse notamment pour : - la clé de répartition des locaux et des surfaces du Centre d'entretien (C.E.) à Delémont qui se base encore sur la situation définie en 1999; - certains taux de frais généraux pris en considération d'après les calculs du Bureau Müller AG sur le décompte d'exploitation 2006.

17 A 2 ) Prestations fournies par le C.E. de Delémont pour la construction de l'a16 Le C.E. de Delémont a facturé ses propres prestations à la construction des routes nationales aux tarifs externes (tarifs de régie) et non sur la base des tarifs effectifs provenant de la comptabilité analytique. B) Les mandats d'électromécanique Nous avons constaté, pour quelques mandats, qu'aucune formalisation du cahier des charges des prestations attendues n'avait été effectuée. Par ailleurs, nous avons fait remarquer au Service des ponts et chaussées (PCH) qu'il serait opportun de prévoir une analyse critique des prestations proposées par le mandataire vu l'absence d'une telle formalisation. Recommandations A 1 ) Ventilation de certains frais généraux et clé de répartition Nous avons invité les responsables de PCH à : - analyser la clé de répartition des frais généraux mis en évidence durant notre contrôle en fonction de l'état actuel des utilisations concernées; - interpeller le Bureau Müller afin que ce dernier donne une explication quant à la détermination des taux de frais généraux et leur répartition dans le compte d'exploitation et, le cas échéant, de régulariser le décompte 2006 avec le décompte A 2 ) Prestations fournies par le C.E. de Delémont pour la construction de l'a16 Nous avons demandé à PCH d'établir, d'une part, les factures sur l'exercice 2007 au tarif coût pour les travaux liés à la construction de l'a16 et d'effectuer, d'autre part, la correction pour le décompte B) Les mandats d'électromécanique Nous avons insisté afin que PCH : - formalise le cahier des charges des prestations attendues; - exige du mandataire une description transparente et détaillée des prestations à effectuer.

18 Prises de position PCH des et A 1 ) Ventilation de certains frais généraux et clé de répartition Les gestionnaires du Centre d'entretien : - réexamineront l'adaptation de cette clé; - interpelleront le Bureau Müller tout en précisant que PCH n'influence pas ces taux. A 2 ) Prestations fournies par le C.E. de Delémont pour la construction de l'a16 PCH a pris acte de ces recommandations qui seront introduites dans le décompte d'exploitation B) Les mandats d'électromécanique PCH admet qu'il y a eu "absence de formalisation du cahier des charges mais qu'une discussion a eu lieu quant aux prestations à effectuer. A l'avenir, PCH formalisera l'analyse critique des prestations de manière écrite, afin d'assurer une traçabilité."

19 L'AUDIT DES UNITES ADMINISTRATIVES ET DES ÉTABLISSEMENTS RATTACHES au Gouvernement Aucun service ni aucun établissement relevant de l'article 73 de la LFin (RSJU 611) ne sont rattachés administrativement ou financièrement au Gouvernement. Seuls ses comptes de fonctionnement et d'investissements font l'objet d'un contrôle régulier à la Chancellerie d'etat (CHA) Les unités administratives et Les établissements relevant de l'article 73 de la LFin (RSJU 611) et Les recommandations diverses et les suggestions d'élaboration, de révision ou d'abrogation de bases légales Rien à signaler au niveau de nos contrôles effectués en A noter que la recommandation en suspens sur la mise en place d'un cahier des charges standard est transférée au chiffre (sous DFJP).

20 au Département de la Santé, des Affaires sociales et des Ressources humaines (DSA) Les unités administratives 130 Service de l'informatique (SDI) Contrôle des procédures liées à l'exploitation 2006 Rapport N 40 2 e trim / 50 jours Indications à signaler Traçabilité du matériel informatique L'application informatique "InvMat" gérant l'inventaire ne dispose pas d'un historique de chaque mutation du matériel informatique. En effet, le suivi de l'affectation du matériel informatique est impossible. Cette traçabilité permettrait de suivre l'évolution de tous les changements effectués aux divers stades du cycle de vie des acquisitions informatiques. Inventaire du stock du matériel informatique Au cours de la vérification de l'inventaire informatique, nous avons remarqué plusieurs différences entre le stock physique et l'application informatique "InvMat". Gestion des accès A) Nous constatons qu'il n'existe pas un suivi réel de l'octroi modification suppression des droits d'accès pour l'ensemble des applications informatiques. Pour les applications "métiers", c'est le service demandeur qui s'adresse généralement à l'unité administrative responsable de l'application sans transiter par le SDI. Relevons que dans le cadre de l'audit du logiciel comptable GEFI, il a été constaté que de nombreux accès n'avaient pas été épurés suite aux départs des personnes concernées ou de mutations internes. A noter qu'en raison de ce constat, le SDI et le CFI ont procédé au "nettoyage complet" des droits utilisateurs de GEFI. B) La gestion des profils utilisateurs relative aux applications "métiers" est de la responsabilité des unités administratives selon informations du SDI. Cependant, celles-ci ne s'occupent pas de la politique de gestion des comptes utilisateurs et des mots de passe. Signalons que pour chaque application informatique, un utilisateur devra procéder à un propre identifiant chaque fois différent. Ce procédé est lourd à gérer. C) De plus, en cas d'incidents, c'est au service pilote de l'application informatique qu'il appartient de résoudre la panne, et non au centre support client (CSC) du SDI. La traçabilité de ces pannes est donc aléatoire.

21 Recommandations Traçabilité du matériel informatique Le SDI devra prévoir la traçabilité de tout mouvement de matériel informatique dans "InvMat". Inventaire du stock du matériel informatique Nous avons demandé au SDI de : - contrôler l'inventaire du matériel informatique de la RCJU et de procéder aux corrections; - veiller à la réalisation annuelle de cet inventaire par l'intermédiaire de chaque correspondant informatique. Gestion des accès A) Nous avons sollicité le SDI afin de définir une politique globale de la gestion des accès à la RCJU, en y intégrant toutes les demandes concernant les applications "métiers" (création modification suppression des droits d'accès). La Commission de la protection des données (CPD) et le Service du personnel (PER) devront y être associés. B) Dans le but d'avoir une gestion optimale des droits utilisateurs pour toute application, nous avons demandé au SDI de définir une procédure de gestion des droits d'accès avec la collaboration des correspondants informatiques. C) Enfin, nous avons proposé au SDI de redéfinir la gestion des incidents concernant les droits d'accès, notamment les problèmes relatifs aux applications "métiers". Détermination du SDI du Traçabilité du matériel informatique L'application informatique "InvMat" développée par le SDI et mise en production au mois de juillet 2004 avait comme objectif premier d'inventorier l'ensemble du matériel informatique. En effet, aucune base d'informations de ce type n'était disponible auparavant. Rajouter un module permettant la traçabilité du matériel demanderait une refonte complète de l'application. Dans la mise en place des processus ITIL (ITIL = modèle s'appliquant aux processus informatiques), il est prévu pour 2008 l'acquisition d'une CMDB qui permettra d'intégrer la traçabilité des composants informatiques.

22 Détermination du SDI du suite - Inventaire du stock du matériel informatique Le correspondant informatique a un rôle informel dans ses tâches de coordinateur avec le SDI. Il les assume de façon volontaire. En vue de recenser les composants informatiques, il est impératif que le Gouvernement décide d'une directive demandant la réalisation annuelle de l'inventaire informatique dans chaque service de l'etat par les correspondants informatiques Gestion des accès A) Le nouveau responsable de la sécurité du SDI définit en ce moment une politique claire en matière de sécurité informatique en associant la CPD. L'intégration du PER dans l'outil de gestion des accès du SDI améliorera encore ce point, notamment grâce à l'outil GDA dans e-work. B) La mise en place d'un système d'authentification unique pour accéder à plusieurs applications informatiques permettra une gestion centralisée des accès. Ce système devrait intervenir courant D'ici cette date, le SDI va s'approcher des correspondants informatiques afin de clarifier les règles en la matière. C) Les incidents des applications informatiques métiers sont gérés par le responsable de l'application métier car si le SDI devait assumer cette tâche il y aurait continuellement contact entre le CSC et le responsable précité. De plus, avec l'effectif actuel du CSC, il serait impossible de garantir cette prestation. Position du CFI sur la réponse SDI concernant les incidents touchant les applications "métiers" Nous avons interpellé le SDI par note du au sujet de la problématique des pannes des applications "métiers". Le CFI est d'avis qu'il appartient au SDI de "chapeauter" l'ensemble de la politique de sécurité, y compris les applications "métiers". Une traçabilité est demandée pour tous les incidents.

23 Centre médico-psychologique Adultes (CMPA) et enfants (CMPE) Comptes 2006 Rapport N 76 4e trim. / 14 jours Indications à signaler Imputations entre le CMP et d'autres unités psychiatriques Nous avons constaté que certaines imputations touchant au personnel administratif ne concordent pas avec l'arrêté du DSA sanctionnant le budget et la dotation en personnel. De plus, certaines imputations relatives à des loyers et quelques salaires de personnel soignant sont comptabilisées sous le CMP alors qu'elles concernent d'autres unités psychiatriques. Inventaire des médicaments et gestion de la bibliothèque A) Médicaments Au moment de notre contrôle, CMPA ne disposait pas d'une gestion de stock optimale. En effet, CMPA n'était pas en mesure de déterminer les médicaments en stock sans procéder à un inventaire physique. Suite à notre audit, CMPA a mis en place un système de contrôle. Il y a lieu de relever qu'en 2006, les montants des médicaments remis et facturés aux patients s'élèvent à Fr. 108' B) Bibliothèque Nous avons informé l'administrateur du CMP de différents problèmes rencontrés au niveau de l'inventaire des ouvrages de la bibliothèque. Ce responsable est conscient que le système actuel (basé sur une philosophie d'autocontrôle) comporte des lacunes et va tenter de trouver une solution à cela. Taux de facturation du personnel soignant Dès l'année 2007, CMP a adopté des objectifs institutionnels au niveau du taux de facturation du personnel soignant (médecins, psychologues, logopédistes, psychomotriciennes). Au moment de notre contrôle, seules les données jusqu'à fin 2006 étaient connues.

24 Indications à signaler Gestion des débiteurs Lors du précédent contrôle, nous avions déjà demandé d'améliorer le suivi du contentieux du CMP. Malgré les premières mesures prises sous l'impulsion du Directeur en fonction depuis 2006, plusieurs problèmes restent tout de même en suspens. Citons notamment : - l'inventaire précis de l'ensemble des débiteurs des deux secteurs du CMP; - dossiers encore en suspens malgré certaines échéances antérieures à notre contrôle ou quelquefois susceptibles d'être éliminés (actes de défaut de biens reçus après poursuites infructueuses). Recommandations Imputations entre le CMP et d'autres unités psychiatriques Nous avons demandé au personnel concerné de procéder aux répartitions des différentes charges conformément aux dispositions légales et de veiller à n'imputer dans les comptes du CMP que les éléments qui concernent cette unité. Inventaire des médicaments et gestion de la bibliothèque A) Médicaments Nous avons invité les responsables du CMP à procéder régulièrement et de manière inopinée au contrôle de l'inventaire des médicaments gérés par les infirmiers. B) Bibliothèque Nous avons interpellé le CMP afin : - d'obtenir le calendrier prévu pour résoudre ce problème; - d'être informés des éventuels ouvrages manquants. Taux de facturation du personnel soignant Nous avons souhaité que le CMP nous informe dès que possible des taux de facturation Gestion des débiteurs Nous avons demandé au CMP : - d'élaborer l'inventaire exhaustif de l'ensemble des débiteurs des deux secteurs du CMP; - d'appliquer la procédure d'encaissement qu'il convient pour les dossiers où le délai de paiement est échu; - d'imputer dès que possible les créances irrécouvrables (après avoir obtenu l'autorisation d'élimination, selon l'article 74 LFin / RSJU 611).

25 Détermination du CMP du Imputations entre le CMP et d'autres unités psychiatriques Les erreurs constatées ne sont pas contestées. Il est toutefois précisé que celles-ci n'ont aucun impact sur la participation globale des collectivités publiques, mais qu'il s'agit de répartitions sur les différentes unités concernées. La répartition des charges salariales de la direction et de l'administration sera faite conformément aux arrêtés du DSA, cela dès les comptes Les mêmes principes sont retenus et seront appliqués pour le bouclement des comptes Inventaire des médicaments et gestion de la bibliothèque A) Médicaments En complément aux mesures déjà prises dès le 1 er janvier 2008, nous vous confirmons que des contrôles d'inventaires des médicaments seront effectués par les responsables du CMP. B) Bibliothèque Nous vous confirmons que la problématique de la gestion de la bibliothèque préoccupe la direction du CMP et que les démarches proposées seront entreprises. Nous ne manquerons pas de vous informer de la suite dans le traitement de ce dossier. Nous vous informons néanmoins que cette problématique n'est pas prioritaire pour l'instant considérant son faible impact financier et le manque de ressources à disposition pour s'occuper de cette problématique complexe et concernant une multitude de partenaires. Taux de facturation du personnel soignant Nous vous confirmons que la direction du CMP, y compris médicales, accorde une attention particulière aux taux de consultation facturés. Les données 2007 ont été transmises au CFI. Gestion des débiteurs Nous vous confirmons les démarches en cours afin de mettre en place une procédure idoine et de la faire appliquer pour la clôture des comptes Nous ne manquerons pas vous tenir informés de la suite dans le traitement de cet important dossier. Concernant la clôture des comptes 2007, nous avons pu imputer les créances irrécouvrables encore sur les comptes 2007, cela grâce à une étroite collaboration avec le CFI, que nous remercions.

26 Les établissements relevant de l'article 73 de la LFin (RSJU 611) Rien à signaler au niveau de nos contrôles effectués en Les recommandations diverses et les suggestions d'élaboration, de révision ou d'abrogation de bases légales réalisées Aucune à l'étude ou en attente (depuis...) 1. Révision de l'ordonnance concernant la gestion financière des homes, foyers, hospices et autres établissements subventionnés par l'etat (RSJU ) (08.89/ 04.94/ 05.97) Cette problématique est liée à la révision du décret sur la gérontologie et aux autres bases légales qui vont l'accompagner (ordonnance, directives). Suite au retour du dossier décidé en 2006 par la Commission de la santé, le groupe de travail idoine s'est remis au travail pour compléter ce projet. Celui-ci sera modifié en parallèle avec la planification médico-sociale. Par ailleurs, le programme gouvernemental de législature prévoit notamment "d'adopter le projet de loi sur la gérontologie et de mettre en place une planification médicosociale pour une meilleure prise en charge globale des personnes âgées". 2. Modification des directives concernant la gestion des homes médicalisés du 10 mars 1994 (12.00) Une première adaptation est entrée en vigueur le Suite aux différentes recommandations formulées dans les rapports CFI 2006 relatifs aux EMS, plusieurs améliorations allant dans le sens souhaité par le CFI ont été mises en place. Toutefois, le Service de la santé nous a répondu que pour les autres problèmes constatés, il faudra encore un certain temps pour mener à bien les réflexions qui concernent également une analyse institutionnelle à ce propos.

27 Loi sur le statut des magistrats, fonctionnaires et employés de la RCJU (RSJU ) Afin d'analyser certains dossiers particuliers (notamment lorsqu'il faut déterminer la limite entre accident ou maladie), nous avons demandé d'étudier la possibilité d'obtenir le concours d'un médecin-conseil directement rattaché au Service du personnel (PER). Celui-ci a élaboré un projet d'ordonnance concernant les absences du personnel de l'etat qui sera discuté prochainement au Gouvernement. L'article 4 de ce projet prévoit que "l'avis d'un médecinconseil peut en tout temps être requis par PER". (06.96) 4. Ordonnance concernant les traitements, les vacances et les fonctions accessoires autorisées du personnel de l'etat (RSJU , articles 10 à 13 - fonctions accessoires autorisées) Ce dossier sera étudié dans le cadre du projet de révision de la loi sur le statut des magistrats, fonctionnaires et employés de la RCJU (RSJU ). Il est prévu de terminer les travaux de modification de cette base légale encore cette année. (04.92)

28 au Département de l'economie, de la Coopération et des Communes (DECC) Les unités administratives 360 Service vétérinaire (VET) Comptes 2006 Rapport N 32 2 e trim / 5,5 jours Indications à signaler Soutien à la Fondation de l'espoir pour la sauvegarde des animaux de compagnie SOS Refuge Asuel (ci-après Fondation Espoir) A) Justification du montant Une contribution de Fr. 30' a été octroyée en juin 2006 par l'ancien Chef du Département de l'economie (DEC) sur proposition de VET. Nous avons cherché à déterminer sur quelle base le montant de Fr. 30' a été alloué. VET nous a fourni quelques éléments de réponses sans toutefois nous donner d'arguments probants quant à la justification du montant précité. Parmi ces éléments, citons le fait qu'au , le mandat de prestations confié à la SPA Jura par DEC pour l'exploitation d'un centre d'accueil pour petits animaux de compagnie en difficultés a été dénoncé. B) Régularisation du dépassement après coup Le versement précité de Fr. 30'000.--, intervenu en juin 2006, n'était pas prévu au budget. Une demande d'autorisation de dépassement de crédit a été établie le à l'intention du Gouvernement. Nous avons fait remarquer à VET qu'en vertu de l'art. 58 LFin (RSJU 611), une autorisation préalable du Gouvernement est nécessaire pour toutes les dépenses qui ne sont pas absolument liées. Ceci n'est pas le cas de la subvention en question. Redevances communales pour la taxe des chiens VET facture une taxe de Fr par chien à chaque commune. Certaines de celles-ci tardant à fournir les informations dans un délai raisonnable, la facturation s'est étalée sur plusieurs mois. De plus, une commune avait été oubliée et la facture n'a été établie que lors de notre contrôle.

29 Recommandations Soutien à la Fondation de l'espoir A) Justification du montant Nous avons demandé à VET de nous fournir les éléments qui ont conduit à évaluer la contribution à hauteur de Fr. 30' B) Régularisation du dépassement après coup A l'avenir, VET devra respecter les bases légales en demandant préalablement les autorisations de dépassements de crédits. Redevances communales pour la taxe des chiens - Nous avons demandé à VET d'insister auprès des communes afin qu'elles envoient les informations nécessaires dans un délai raisonnable. - Un système de contrôle interne devra être mis en place pour éviter tout oubli de facturation. Détermination de l'u.a. du Soutien à la Fondation de l'espoir A) Justification du montant La Fondation a été sollicitée par VET à deux reprises pour préciser le montant du soutien financier demandé. Aucun chiffre n'a été spécifié par écrit. VET a proposé à l'ancien Chef DEC d'octroyer la somme de Fr. 30' sur la base d'un entretien téléphonique avec l'un des responsables de la Fondation qui sollicitait, selon M. Saucy, un montant supérieur en reconnaissance de son action envers les animaux. VET précise également qu'il s'agit d'une contribution unique, à bien plaire. B) Régularisation du dépassement après coup VET mentionne que la recommandation du CFI est enregistrée et qu'il en sera tenu compte à l'avenir. Redevances communales pour la taxe des chiens - VET assure le CFI qu'il insiste déjà lourdement auprès des communes pour obtenir la liste des détenteurs de chiens. - A l'avenir, VET attendra d'avoir les listes de toutes les communes pour effectuer une facturation groupée, ce qui évitera d'en oublier.

30 Les établissements relevant de l'article 73 de la LFin (RSJU 611) Rien à signaler au niveau de nos contrôles effectués en Les recommandations diverses et les suggestions d'élaboration, de révision ou d'abrogation de bases légales réalisées Aucune à l'étude ou en attente (depuis...) 1. Relation financière avec les communes Depuis plusieurs années, il est question de revoir la relation financière entre les communes et la RCJU par la mise en fonction d'un c/c. En accord avec la Trésorerie générale et le Service des communes, la mise en œuvre d'un c/c pourrait intervenir dans le prolongement de la nouvelle péréquation financière (état/communes). (plus de 10 ans) 2. Renforcement du contrôle des finances communales (04.02) Le CFI préconise le renforcement du contrôle des finances communales et est à disposition pour aider à la concrétisation de ce projet.

31 au Département de l'environnement et de l'equipement (DEE) Les unités administratives 451 Service des ponts et chaussées Section route nationale (PCH/RN) Comptes 2006 et contrôles spécifiques Rapports N OS 20 & 25 1 er sem / 16 jours Indications à signaler Acompte à la commande du tunnelier de Bure Une facture du émanant du Groupement GTB de Fr. 8'553' a été payée à fin décembre 2006 (35 % du coût prévu pour l'installation de chantier). Basé sur le contrat GTB, ce premier versement a été formellement autorisé par l'office fédéral des routes et considéré comme acompte pour les travaux d'adaptation du tunnelier. Le montage financier lié à ce contrat prévoit à l'annexe A : - d'une part un remboursement par 48 notes de crédit mensuelles établies par GTB de Fr. 287' (HT) pour compenser le rabais de Fr. 13'800' consenti (à noter que l'offre GTB prévoyait de déduire ce rabais tout à la fin sur la facture finale); - d'autre part des intérêts moratoires (à charge de PCH) basés sur un taux de 5 % à partir de l'installation du tunnelier prévue à fin août 2007 (1 er "scénario") et calculés sur le cumul des remboursements mensuels de ces notes de crédit (au lieu d'une déduction unique sur la facture finale). Par ailleurs, le paiement de 2006 bénéficie d'une garantie de restitution d'acompte émanant d'une Compagnie d'assurances jusqu'au Au moment de notre contrôle, PCH nous a indiqué qu'en raison d'un changement de tunnelier, l'installation ne pourrait être opérationnelle qu'en décembre 2007 (2 e scénario) au lieu du mois d'août, soit un décalage de 3 mois. Gestion des garanties / vérifications finales avant l'échéance avec le logiciel "GESGAR" Lors du paiement des factures finales, PCH doit s'assurer de détenir certains documents, entre autres le procès-verbal de réception (art. 157 de la norme SIA118) et le certificat de garantie provenant généralement d'une assurance. Les principales données figurant sur ces documents sont ensuite introduites dans le logiciel de gestion des garanties "GESGAR", notamment les échéances. PCH imprime régulièrement des listes de dossiers à contrôler en fonction des dates d'expiration de ces différentes garanties. Nous avons été surpris de constater que sur 243 dossiers échus au moment de notre contrôle (sondage effectué sur des ouvrages réceptionnés entre 2001 et 2003), seul 23 cas avaient fait l'objet d'une vérification finale (selon "GESGAR"), ce qui constitue un handicap majeur pour la gestion des risques et des inévitables complications qui en découlent.

32 Par ailleurs, nous avons constaté un 2 e problème au niveau de la gestion des garanties émanant des différentes assurances. Sur 59 garanties échues en 2006 (période prise en considération pour notre sondage), seuls 16 dossiers ont fait l'objet de vérifications finales et documentées. Pour les 43 autres dossiers, 15 n'ont pas été vérifiés (oubli), 19 ne présentent pas de traçabilité des vérifications qui auraient été effectuées selon PCH et les 9 autres touchent d'autres propriétaires à qui ce genre de contrôles incomberait, selon le responsable technique PCH. Recommandations Acompte à la commande du tunnelier de Bure Nous avons demandé à PCH de nous renseigner au sujet des points suivants : - une prolongation de garantie de restitution d'acompte a-telle été demandée à l'entreprise? Cas échéant, jusqu'à quand? - quelle sera l'incidence financière de ce retard au niveau des intérêts et des modalités de paiements? Gestion des garanties Nous avons incité PCH à : - exécuter toutes les vérifications finales avant l'échéance de la garantie; - introduire des mesures de contrôle interne afin de vérifier que cette procédure soit correctement suivie par l'ensemble des collaborateurs concernés et à tous les stades de son exécution; - nous informer quant à la méthode qui sera utilisée pour mettre le fichier informatique "GESGAR" à jour; - nous faire parvenir la fiche de procédure dès son adoption. Détermination de PCH du Acompte à la commande du tunnelier de Bure La livraison des pièces du tunnelier sur le chantier est prévue à partir de septembre Effectivement, le 1 er scénario prévoyait une durée de garantie qui s'étendait jusqu'à la mise en service du tunnelier. PCH mentionne ne pas avoir les arguments nécessaires à la reconduite de ce délai au-delà du Par ailleurs, l'incidence financière liée aux intérêts moratoires à charge de PCH a fait l'objet d'une légère correction portant sur un décalage d'un mois uniquement. PCH justifie notamment le report d'un seul mois du calcul des intérêts prévus sur le montage financier lié à ce contrat sur la base de l'article 146 de la norme SIA 118 et sur le fait de pouvoir bénéficier d'un tunnelier plus puissant.

33 Position du CFI Acompte à la commande du tunnelier de Bure (suite) Nous avons informé PCH que nous ne pouvions avaliser le montage financier prévu selon le 2 e "scénario" avec un décalage d'un mois uniquement. Nous estimons que le calcul des intérêts précités aurait dû être revu avec une incidence de trois mois en faveur de PCH. Par ailleurs, nous avons le même raisonnement à propos de la prolongation de la garantie. Notre analyse est basée sur le fait que PCH n'a pas été l'instigateur de ce changement. La marge de manœuvre prise en compte sur le montage financier initialement prévu a fait l'objet d'une décision basée notamment sur la mise en service du tunnelier. Faire évoluer le "scénario" sur d'autres paramètres ne peut recevoir notre approbation. Détermination de PCH du Gestion des garanties - PCH a établi une directive qui règle le problème des vérifications finales et de leur traçabilité. - Les mesures de contrôle interne seront décrites dans la fiche de procédure. - En l'absence de constat de défauts, le fichier "GESGAR" sera mis à jour par annulation des garanties échues. - Comme demandé, une copie de la fiche de procédure relative au suivi des travaux de garantie sera remise au CFI.