ENQUÊTE DE RÉFÉRENCE : Les frais administratifs des organismes sans but lucratif liés à la recherche

Transcription

1 ENQUÊTE DE RÉFÉRENCE : Les frais administratifs des organismes sans but lucratif liés à la recherche Fondation canadienne de la recherche sur les services de santé (FCRSS) Le rapport est le fruit d un projet de recherche qui révèle comment les organismes qui ont le mandat de faire plus que de financer la recherche déterminent leurs points de référence administratifs. La Fondation canadienne de la recherche sur les services de santé a lancé ce projet en 1997 quand le président du conseil d administration a proposé un projet de recherche qui analyse les frais administratifs des organismes liés à la recherche. En relevant ce défi, la Fondation espérait pouvoir tirer profit des conclusions de cette enquête en les appliquant à sa propre politique budgétaire administrative, afin de mieux répondre aux demandes croissantes du public pour ce qui est de l obligation de rendre compte. A. Principaux résultats Organismes ayant des budgets de moins de 20 millions $ (n = 9) Étendue des budgets : entre 1 et 6 millions de dollars Frais administratifs moyens : 21 % du budget total Frais non liés à la recherche moyens : 35 % du budget total Remarque : Un grand nombre des répondants ont apporté des modifications à leur mandat, stratégie ou offre de programmes au cours des cinq dernières années. La Fondation a un budget annuel de moins de 20 millions de dollars. Organismes ayant des budgets supérieurs à 20 millions de dollars (n = 5) Étendue des budgets : de 27 à 436 millions de dollars Frais administratifs moyens : 12 % du budget total Frais moyens non liés à la recherche : 15 % du budget total Résultats globaux : La diffusion et la communication occupent une part primordiale dans les mandats et les budgets administratifs des répondants. Les deux organismes ayant le plus gros budget ont les frais administratifs les moins élevés par rapport à leur budget total. Les organismes en pleine croissance (tels que la FCRSS) ont des frais administratifs moyens de 36 %, comparativement à 13 % pour ceux qui se maintiennent sans changer d orientation ou de taille. Fondation canadienne de la recherche sur les services de santé 1

2 La communication et la diffusion de la recherche figurent dans les mandats de 80 % des organismes. B. Recommandations Utiliser des frais administratifs moyens de 21 % à titre de projection du budget pour les frais administratifs de la Fondation. Évaluer le budget et les résultats des programmes de l année précédente afin de déterminer des pratiques pour les budgets futurs. Évaluer les besoins à venir et déterminer leur impact sur le budget administratif pour adapter celui-ci. Mettre en œuvre le développement d un budget plus efficace et plus efficient en utilisant des moyens normalisés pour recueillir des données sur les principaux processus au sein de l organisme. C. Considérations Les frais administratifs sont définis différemment selon les organismes. Par exemple, certains organismes classent les salaires dans les frais administratifs. D autres les classent dans les frais de programmes. À la Fondation, les chiffres du budget fluctuent en fonction des nouvelles initiatives de programmes, des augmentations des subventions fédérales et de l administration de fonds pour des tiers co-commanditaires. L importance des résultats, l établissement de la présence et de la visibilité de l organisme et la gestion responsable des frais administratifs devraient être des éléments de mesure essentiels du budget plutôt que de faire simplement partie du pourcentage des frais administratifs. La ligne directrice T3010 de Revenu Canada indique que le pourcentage de frais administratifs acceptable pour un organisme sans but lucratif et caritatif s élève à plus de 10 %. Un budget qui reflète les frais d exploitation tout en encourageant la croissance et le développement des programmes de recherche s avère un mécanisme essentiel pour remplir le mandat d un organisme. Fondation canadienne de la recherche sur les services de santé 2

3 La FCRSS est un organisme national sans but lucratif qui soutient le financement de la recherche et l application des résultats de la recherche. Fondée en 1996, la FCRSS a connu une croissance rapide et obtenu d excellents résultats dans le cadre de son mandat de financer la recherche, de développer des partenariats et d encourager l établissement de liens entre les chercheurs et les utilisateurs de la recherche. Cette étude de la Fondation est une réflexion sur l importance croissante de mesurer l obligation de rendre compte et de gérer le rendement dans le secteur des organismes sans but lucratif, comme l a démontré la Table ronde sur la gouvernance et l obligation de rendre compte dans le secteur bénévole et l étude effectuée par les Réseaux canadiens de recherche en politiques publiques 1. 1 The Emerging Sector: In Search of a Framework. Canadian Policy Research Networks. 1997; The Panel on Accountability and Governance in the Voluntary Sector, Building on Strength: Improving Governance and Accountability in Canada s Voluntary Sector, février Fondation canadienne de la recherche sur les services de santé 3

4 ANNEXE A Données sommaires Frais administratifs, frais non liés à la recherche et taille du budget Tableau 1 : Cas par taille de budget Organisme répondant (par pays) Budget total (M$) Frais administratifs par rapport au budget total (%) Frais non liés à la recherche (%) Budget de moins de 20 M$ (Can) 3, (Can) 3, (Can) 6 12 s/o (Can) 1, (Can) 1, (Can) 1, (Can) ( (Can) 1, ( (Can) 5, Budget de plus de 20 M$ 10 (U.S.) (Can) 435, (Can) (U.S.) 146, (Can) 94, Frais administratifs Les frais administratifs sont les frais d exploitation d un organisme (par exemple, les salaires et les avantages sociaux du personnel des services de gestion, la location de bureaux et les rénovations, l impôt foncier, les dépenses d exploitation liées aux locaux, au matériel informatique, à l ameublement, à l Internet, à la location de matériel de bureau photocopieur, télécopieur, affranchisseuse et pèse-lettre, fournitures de bureaux, les frais de base de données, les frais de comptabilité et les frais juridiques, les frais d impression généraux et les frais de traduction non liés aux résultats de programmes de recherche). Frais non liés à la recherche Les frais non liés à la recherche sont tous les frais engagés dans le cadre des programmes de la Fondation ou les frais de programmes, les frais de comité (sauf les réunions du conseil d administration), les frais du comité d examen du mérite, les frais de traduction de produits, les frais d impression et de publication des produits des programmes, les salaires et les avantages sociaux du personnel de l organisme, les frais de voyage liés au programme, les fournitures utilisées précisément à la Fondation canadienne de la recherche sur les services de santé 4

5 production des extrants des programmes, les frais des moyens de communication pour diffuser la recherche, etc. Tableau 2 : Résumé des réponses Question N valide/ manqua nt Moye n Médian Mode Min/max Quel pourcentage de votre budget est consacré à des fins autres que le transfert direct d argent aux chercheurs et ou à leurs organismes? (%) 13/1 27,42 21 S.O. 0/100 Quel est le budget annuel total de votre organisme (y compris les sommes allouées aux projets de recherche financés ou demandés)? ($) 14/0 71,6 4,4 S.O. 1/435,82 millions Quelle est la taille de votre budget administratif ou de vos frais administratifs par rapport à votre budget total? (%) 14/0 17,8 12,8 4 4/60 Définition des frais administratifs Table 3: Éléments compris dans les budgets administratifs des répondants Opérations internes 100 % Communications 79 % Pourcentage (%) (n=14) Révision par les pairs, évaluation des priorités 57 % Fondation canadienne de la recherche sur les services de santé 5

6 Ateliers de formation ou cours pour le personnel 50 % Autre 43 % Frais administratifs On a demandé aux répondants de dresser la liste des autres dépenses comprises dans leurs budgets administratifs. Ces dépenses englobent les frais de voyage, de programmes de formation du personnel, les frais de gestion de fonds et de dotation, les frais de réception annuelle, de programmes de planification des dons, le salaire du président, les frais de loyer, d ameublement de bureau, d entreposage, d impression et de distribution, de poste, de matériel informatique et technologique, d entretien du serveur et les taxes. Mandat des répondants Tableau 4 : Aspects des mandates des répondants Établissement des priorités 64 Pourcentage (%) (n=14) Communications et diffusion de la recherche Formation des non chercheurs à la recherche Autre 21 Fondation canadienne de la recherche sur les services de santé 6

7 ANNEXE B Méthodologie Un questionnaire à cinq points accompagné d une lettre de présentation a été envoyé par la poste à 19 dirigeants d organismes liés à la recherche au Canada, aux États- Unis et en Grande-Bretagne, le 5 février La lettre de présentation était rédigée par le directeur des services de gestion de la FCRSS. Il y expliquait la nature de l étude et assurait l anonymat des résultats diffusés publiquement. Le 15 mars 1999, le questionnaire a été envoyé de nouveau par télécopieur aux organismes qui n avaient pas répondu. La date finale pour répondre au questionnaire était fixée au lundi12 avril Le taux de réponse a été de 72 %, soit 14 réponses sur 19. Des questions de suivi ont ensuite été posées aux répondants pour évaluer le stade de développement de l organisme. Les données du questionnaire ont été complétées par des données recueillies au cours d interviews téléphoniques. Ces données et de la documentation connexe sur la gestion des organisme sans but lucratif ont été analysées pour produire ce rapport. Profil des répondants Nombre de questionnaires envoyés 19 Nombre de questionnaires remplis et retournés 14 Canada 12 États-Unis 2 Royaume-Uni 0 Taux de réponse 72 % Fondation canadienne de la recherche sur les services de santé 7

8 Exemplaire du questionnaire Questionnaire de référence budgétaire pour les organismes liés à la recherche Destinataire : Téléc. : Expéditeur : Nous souhaitons évaluer quelle est la part que les organismes liés à la recherche allouent à différentes tâches et activités dans leur budget. Le but de ce questionnaire est de sonder à un échantillonnage d organismes canadiens et internationaux à ce sujet. Dans certains cas, nous pouvons poser des questions supplémentaires après avoir reçu les réponses au questionnaire. Nous partagerons tous les résultats de cette enquête avec les répondants dans un bref rapport qui assurera la confidentialité, c est-à-dire qu aucun organisme ne sera identifié. N hésitez pas à communiquer avec nous si vous avez des questions. 1. Quel pourcentage de votre budget est consacré à des fins autres que le transfert direct d argent à des chercheurs et(ou) leurs organismes? 2. Votre mandat comprend-il : (Veuillez cocher toutes les réponses qui s appliquent) l établissement de priorités pour déterminer les secteurs de recherche que vous financez? la communication/diffusion de la recherche à des auditoires définis? Quels auditoires? (Veuillez les énumérer) la formation de non-chercheurs à la recherche et à la promotion des droits d utilisation de la recherche? autre? (Veuillez préciser) 3. Quel est le budget annuel total de votre organisme (y compris les sommes allouées aux projets de recherche financés ou demandés)? (Veuillez indiquer le montant et la devise utilisée) 4. Quel est la taille de votre budget administratif ou de vos frais administratifs par rapport à votre budget total? (Veuillez précisez la devise utilisée.) 5. Quels éléments sont-ils englobés dans le budget administratif de votre organisme? (Veuillez cochez toutes les réponses qui s appliquent) opérations internes (par exemple, la comptabilité, la gestion des ressources humaines, la gestion d une base de données, etc.) communications évaluation des priorités révision interne ateliers de formation et cours autre (Veuillez préciser) Veuillez remplir ce questionnaire et le retourner par télécopieur au (613) d ici le 1 er avril Merci! Fondation canadienne de la recherche sur les services de santé 8

9 Questions de suivi pour l enquête de référence sur les frais administratifs Organisme Nom Tél. 1. Comment définiriez-vous votre organisme? (stade de développement) : En croissance En phase de maintien En processus de rationalisation En changement En voie de fermeture 2. Pensez-vous que votre budget administratif est adéquat pour répondre aux besoins de votre organisme? Oui Non 3. Quel serait le pourcentage idéal de votre budget à consacrer aux besoins administratifs? 4. Votre organisme a-t-il connu des changements importants au cours des cinq dernières années? Oui Non Si oui, décrivez ces changements : Fondation canadienne de la recherche sur les services de santé 9