Présenté par : Services financiers Elavon. Yves Delisle Vice président adjoint Ventes au secteur public Elavon Financial Services

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1 Payez moins cher, sauver des arbres : Comment l automatisation des paiements peut assurer la survie de votre entreprise tout en assurant celle de la planète 2010 Présenté par : Services financiers Elavon Yves Delisle Vice président adjoint Ventes au secteur public 1

2 Sujets traités Paysage du secteur public Tendances relatives au paiement au Canada et aux États Unis Pourquoi sans papier? Aperçu des versements payables électroniques Options qui soutiennent les économies et la durabilité 2

3 Paysage du secteur public Problèmes de budget dans l ensemble du Canada Gouvernement fédéral Réductions de budget Provinces et municipalités Compressions budgétaires Universités et écoles Compressions budgétaires Réduction du financement privé Déficits sans précédent Augmentation d impôt probable 3

4 Pression sur les organismes du secteur public Les organismes du secteur public devront : Réduire leurs coûts opérationnels selon les compressions. Accroître le contrôle des dépenses. Étendre la surveillance et la visibilité. Améliorer la transparence et l obligation redditionnelle. Passer au vert et réduire les processus fondés sur l'imprimé. Objectif du gouvernement fédéral canadien de cesser d émettre des chèques complètement d ici

5 L argent et les tendances relatives à l économie de papier 5

6 Intérêt croissant pour les comptes créditeurs La limitation des coûts et la gestion de trésorerie sont les deux secteurs prioritaires de bien des calendriers. Les comptes créditeurs sont plus stratégiques en raison de l accent mis sur la gestion de trésorerie en réponse à l étroitesse des marchés du crédit et de l'incertitude commerciale. Les comptes créditeurs sont très bien positionnés pour soutenir les objectifs de gestion de trésorerie. Source: Aberdeen Group, février 2009 Importance stratégique des comptes créditeurs 6

7 Force motrice de l automatisation des comptes créditeurs Principaux facteurs poussant les organismes à se concentrer sur les comptes créditeurs électroniques. Exigences pour une amélioration de l'éfficacité opérationnelle Mandat pour réduire les coûts des paiements Manque de prévisibilité du cash flow Croissance rapide des risques de fraudes Conformité avec SOX et autres règlementations Niveau élevé d'erreurs de paiement de factures 19% 15% 11% 10% 62% 61% Source: Aberdeen Group, August 2011 Source: Aberdeen Group, August

8 Tendances canadiennes Qu est ce qui bloque? 86 % des consommateurs et des fournisseurs choisiraient les transactions électroniques plutôt que les transactions sur papier. Seulement 27 % des personnes du même groupe ont indiqué que les transactions électroniques constituent la majorité. Source: 2011 Canadian Financial Executive Research Foundation 8

9 Principales méthodes de paiement des canadiens Méthodes de paiement Chèques 85 % TEF Dépôts directs 55 % Cartes 52 % Remises de factures électroniques 52 % Intérac, Débits pré payés et Paypal 6 % Source: 2011 Canadian Financial Executive Research Foundation 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 9

10 Réduction des dépenses d exploitation Le Groupe Gartner estime qu une réduction de 5 % des coûts d exploitation a le même effet qu une augmentation de 30 % dans les ventes. 10

11 Le courant change rapidement de direction Source: IAPP, Accounts Payable Automation Survey, Sept

12 Paiement et rapprochement Les paiements électroniques sont une occasion importante de réaliser des économies de coûts. On réalise les meilleures économies de coûts en passant des paiements sur papier aux paiements électroniques. Coûts des paiements : Virement bancaire 9,86 $ Chèque 7,15 $ TEF/TAF 4,72 $ Carte 3,96 $ PPEF 2,35 $ Coûts de rapprochement : Manuel PPEF 12 $ 5 $ Étude du Group Aberdeen de mai 2010: "Global Payments: Maximizing Cash Flow with Electronic Payments and Process Automation" Étude d Accenture de 2007 : "The Role of Procurement Cards in the Source to Settle Process" À titre d exemple seulement. Le rapprochement automatisé électronique permet de gagner un temps précieux en ETP et d employer ce temps à des activités plus profitables. 12

13 Intérêt du secteur public pour les comptes créditeurs Maintien ou augmentation des contrôles Augmentation de la visibilité Amélioration de Ia conformité réglementaire Augmentation de l exactitude et de l opportunité des dépenses Réduction des coûts de facturation Réduction des taux d exception Réduction des temps de cycle et des paiements en retard Réduction du risque 13

14 Combien peut on économiser? Réduction de coût de 4 $ à 30 $ par facture Réduction du temps de cycle de 5 à 20 jours Classe de maturité Meilleur de la catégorie Coût de traitement d une facture Temps de cycle de traitement d une facture 7,78 $ 5,3 jours Moyenne 12,05 $ 10,2 jours Adopteurs tardif 37,45 $ 24,5 jours 25,83 $ 41,3 18,27 $ 14,2 4,84 $ 3,7 Source: Aberdeen Group, E Payables 2011 Efficiency, Visibility, and Collaboration in the Financial Supply Chain Copyright U.S. Bank: Confidential and Proprietary.

15 Paiements du secteur public viables 15

16 Beaucoup d outils dans la trousse d outil des comptes créditeurs électroniques. Paiements électroniques EDI Cartes commerciales Virements bancaires Comptes créditeurs électroniques Payable Comptes fantômes Comptes virtuels Comptes à usage unique Comptes à ajustement dynamiques Présentation et paiement électroniques de factures électroniques (PPEF) Automatisation de bout en bout 16

17 Comptes de cartes virtuelles USAGES COURANTS Gestion de relations stratégiques avec les fournisseurs CARDS Comptes fantômes Comptes virtuels Comptes à usage unique Traitement direct intégral AVANTAGES Visibilité et contrôle accru Coûts d exploitation réduits grâce à l amélioration du processus Réduction de la fraude Amélioration des paiements en temps opportun Rabais pour paiement hâtif accrus Augmentation des occasions de partage des recettes. Améliorations des prévisions de trésorerie 17

18 Considérations relatives aux comptes virtuels Idéal si l on a beaucoup de fournisseurs offrant des rabais pour les paiements hâtifs. Les organismes acheteurs et vendeurs n ont pas nécessairement à investir beaucoup dans la technologie. Pour de meilleurs résultats, il faut «vendre» les paiements électroniques comme la norme pour faire affaire avec l ensemble des partenaires internes et externes. 18

19 Croissance des comptes virtuels Plus de 25 % des organismes ont adopté des comptes de carte d achat virtuels Pour les organismes ayant un milliard de dollars de recettes et plus, le rythme d adoption est près du double. Au cours des trois prochaines années, l utilisation de CCP augmentera de plus de 40%. 60.0% 50.0% 40.0% 30.0% 20.0% 10.0% 0.0% Utilisation de Compte approvisionnement Virtuel/Sans Cartes 16.2% <250$M 21.9% 250$M à 1$B 1$B à 5$B 45.3% >5$B 37.9% 26.4% tous les revenus Source : Purchasing Card Benchmark Survey Report, RPMG,

20 PRÉSENTATION ET PAIEMENT ÉLECTRONIQUES DE FACTURES (PPEF) USAGES COURANTS Quand l objectif de l acheteur est l automatisation de la facturation CARDS au paiement. Quand l objectif est la réduction des coûts de paiement, la réduction de l utilisation du papier et l optimisation de l efficacité. La banque peut payer les fournisseurs de la façon qu ils le veulent. Les acheteurs peuvent payer la banque de la façon qu ils le veulent. La banque joue le rôle de «convertisseur». AVANTAGES Conversion facile du papier à l électronique. Tout, de la facture au paiement final, est électronique. L acheteur et le fournisseur ont un accès égal aux données, ce qui favorise la collaboration et atténue les conflits. Neutralité de la méthode de paiement. Moins de pertes ou de factures manquantes. La fraude et le factures en double réduites au minimum. Options de financement pour les acheteurs et les fournisseurs. Maintien d une piste de vérification complète. 20

21 Considérations relatives aux PPEF Les organismes acheteurs et vendeurs n ont pas nécessairement à investir beaucoup dans la technologie. La mise en œuvre peut exiger un peu plus de temps. Les rabais n en font pas partie, mais les économies peuvent surpasser n importe quels rabais. 21

22 Résultats : économies et durabilité 22

23 Usage des comptes virtuels par le secteur public Les organismes gouvernementaux, les universités et les écoles qui se servent de comptes virtuels ont : Réduit les coûts opérationnels globaux; Intégré les outils d approvisionnement électroniques (p. ex., SciQuest et Skyward); Éliminé les chèques pour beaucoup de paiements de contrat; Augmenté la taille moyenne des transactions; La taille moyenne des transactions des universités est de $ Améliorer les rabais pour amener un financement additionnel à des programmes essentiels. Augmenter la visibilité et le contrôle des dépenses. 23

24 Usage des PPEF par le secteur public Coût de traitement réduit et soutien aux initiatives vertes «Nous sommes au 21 e siècle et nous sortons des processus commerciaux sur papier.» Gestion des contrats Construction Frais juridiques Commissions du logement services publics Services de santé pharmaceutique Conseils scolaires fournitures scolaires, équipement et manuels 24

25 Prochaines étapes 25

26 Par où commencer? Examiner les processus de créditeurs et de créance actuels. Consulter les partenaires bancaires. Obtenir l appui du cadre supérieur. Favoriser Examiner les ressources en TI; déterminer le niveau d automatisation souhaité. Consulter les partenaires commerciaux pour déterminer leur intérêt et l effort nécessaire. l adoption. 26

27 Les fruits murs RÉSEAUX DE PAIEMENT INTERENTREPRISES CARTES COMMERCIALES TRAITEMENT DE FACTURES ET SOLUTIONS DE PAIEMENT LES TEF/TAF POUR LES PAIEMENTS RÉCURRENTS PEU ÉLEVÉS LES VIREMENTS BANCAIRES POUR LE FINANCEMENT IMMÉDIAT, LES PAIEMENTS IMPORTANTS 27

28 Est ce le bon moment? Devrais je attendre la révolution mobile, plutôt? Vous avez maintenant des outils pour répondre à vos besoins. Vous devez commencer hier. Les cartes, les PPEF, les TEF et les virements bancaires constitueront l épine dorsale de l avenir prévisible. Le mobile et les autres innovation tireront parti de ces options. 28

29 Des questions? Yves Delisle Assistant Vice President Vice-président adjoint