Vérification de la fonction de trésorerie

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1 Vérification de la fonction de trésorerie La fonction de trésorerie est conforme à l ensemble des dispositions législatives et des politiques Ottawa, le 28 novembre 2013 Le vérificateur général Alain Lalonde a déterminé que la fonction de trésorerie de la Ville, qui gère un portefeuille évalué à 943 millions de dollars, satisfait aux exigences législatives et à celles établies par les politiques. La vérification de la fonction de trésorerie a été présentée aujourd hui dans le cadre du rapport annuel de «Les politiques et les procédures relatives à la trésorerie municipale sont conformes à la réglementation pertinente, a déclaré M. Lalonde. Le taux de rendement du capital investi en 2011 était de 3,98 %.» Bien que l Unité de la trésorerie fonctionne comme il se doit, la vérification a repéré plusieurs zones à améliorer : Le rapport de vérification a constaté qu il n y a pas de plan opérationnel consigné propre à la Trésorerie, ce qui engendre des difficultés dans l observation de la concordance entre les risques repérés dans le cadre du processus d évaluation des risques et les priorités et plans établis pour la trésorerie. La vérification a également constaté qu aucune méthodologie officielle de mesure du rendement n a été élaborée ou mise en place. Cette lacune compromet l efficience et l efficacité globale de l évaluation et du suivi des résultats de rendement réels et affecte également la capacité de présenter un rapport sur ces résultats au Conseil. La vérification recommande une utilisation accrue des transferts électroniques de fonds, ce qui pourrait se traduire par des économies annuelles allant jusqu à dollars. Le total des économies potentielles recensées dans la vérification est de dollars. L Unité de trésorerie est responsable de la gestion de la trésorerie et du financement à long terme de la Ville. De plus, elle formule des conseils, effectue des analyses et assure le soutien dans le cadre des diverses requêtes de garantie de prêts et des projets en PPP. Dans le rapport de la vérification, 11 recommandations sont formulées, avec lesquelles la direction était d accord. La Vérification de la fonction de trésorerie est disponible sur le site Web du vérificateur général, à l adresse

2 Vérification des cartes de crédit municipales Le programme des cartes de crédit est bien administré Ottawa, le 28 novembre 2013 Le programme de cartes de crédit de la Ville, qui représente un total d achats évalué à 16,6 millions de dollars en 2011, est bien administré et adéquatement soutenu par le Service des finances. Les commentaires sont présentés dans la Vérification des cartes de crédit municipales qui est intégrée au rapport annuel du vérificateur général de 2012 destiné au Conseil. «La Ville a mis en place des processus bien définis et s est dotée de mécanismes solides de supervision et de contrôle de la vérification des rapprochements de comptes ainsi que de mesures de conformité satisfaisantes à l égard des politiques et procédures applicables», a déclaré Alain Lalonde. L analyse, fondée sur un échantillon discrétionnaire et un aléatoire, a constaté que le taux d erreurs était faible et que les contrôles fonctionnent comme prévu. La vérification recommande que la Ville privilégie l utilisation des cartes de crédit au lieu d émettre des chèques ou de tenir une petite caisse, ce qui pourrait permettre de réaliser des économies annuelles de dollars. Une autre recommandation, soit de faire effectuer les achats par des membres du personnel des échelons opérationnels inférieurs plutôt que par des employés des échelons supérieurs, pourrait permettre d économiser environ dollars par année. Le total des économies potentielles repérées dans la vérification est de dollars. La direction est d accord avec les 13 recommandations formulées dans la vérification. La Vérification des cartes de crédit municipales est disponible sur le site Web du vérificateur général, à l adresse

3 Vérification de la surveillance de la construction Améliorations nécessaires du côté des fournisseurs de services de construction Ottawa, le 28 novembre 2013 La Ville a de nombreuses possibilités d améliorer l efficacité de ses processus de surveillance de la construction. C est là la conclusion principale de la vérification réalisée par le vérificateur général Alain Lalonde dans le cadre de son rapport annuel de 2012 au Conseil. «L examen des demandes de modification pour les divers projets à l étude indique que plusieurs résultent des erreurs ou omissions commises au moment de la conception, a conclu M. Lalonde. Dans certains cas, le coût de toutes les demandes de modification était attribuable à des erreurs ou omissions de la part du consultant. Bien que ces problèmes aient été soulevés par le personnel municipal, la Ville a payé la totalité de ces coûts, sans exiger du consultant qu il assume les coûts supplémentaires.» De plus, la vérification a constaté : La Ville ne dispose pas d une politique ni de procédures permettant l évaluation du rendement antérieur des entrepreneurs sur des contrats municipaux lorsque vient le temps de décider de l attribution d un nouveau contrat; Il faut documenter le rendement antérieur des entrepreneurs et mettre en place un système de notation pour que la Ville puisse tenir compte du rendement antérieur de l entrepreneur lorsque celui-ci est en compétition pour un nouveau projet; La Ville devrait modifier sa méthode de publication des appels d offres actuelle, afin de profiter d une plus grande diffusion et d assurer que les projets sont annoncés auprès du plus vaste auditoire possible. La vérification a examiné 19 projets de construction précis et estime qu il serait possible de recouvrer la somme de 1,2 million de dollars sur les demandes de modification résultant d erreurs de conception, si l ont étend les projections à l ensemble des projets. Un montant supplémentaire de dollars en frais de majoration de l entrepreneur pourrait être économisé chaque année si le paiement de l assistance policière aux intersections était versé directement par la Ville au Service de police d Ottawa, plutôt que par l intermédiaire de l entrepreneur. Le total des économies potentielles repérées dans la vérification est de dollars. La direction est d accord avec les 13 recommandations formulées dans la vérification. La Vérification de la surveillance de la construction est disponible sur le site Web du vérificateur général, à l adresse

4 Vérification des centres du service à la clientèle Possibilité de rationaliser les services offerts dans les centres du service à la clientèle Ottawa, le 28 novembre 2013 La Ville pourrait rationaliser ses activités dans ses sept centres du service à la clientèle afin de réduire les effectifs et d économiser. Les constatations sont intégrées dans le rapport annuel de 2012 d Alain Lalonde au Conseil. «Il est certainement possible d augmenter le nombre de transactions automatisées pour la prestation de services et aussi de réaliser des économies en ayant recours à d autres modes de prestation de services», affirme M. Lalonde. La vérification mentionne également que d après l analyse du niveau d activité réalisée dans chaque centre, il faudrait examiner la possibilité de fermer certains centres compte tenu de leur faible taux d utilisation. De plus, la vérification indique que les ressources ne sont pas pleinement utilisées et qu il serait possible d éliminer jusqu à 13 postes. Ces mesures se traduiraient par des économies annuelles de dollars. Au total, les économies potentielles repérées dans cette vérification s élèvent à dollars. Finalement, la vérification mentionne qu il n y a pas eu d évaluation du risque opérationnel à l échelon du centre de service à la clientèle, ce qui est exigé par le cadre et la politique de gestion du risque amélioré approuvés par la Ville en avril La direction est d accord avec les 17 recommandations formulées dans la vérification. La Vérification des centres du service à la clientèle est disponible sur le site Web du vérificateur général, à l adresse

5 Vérification du processus d évaluation de l admissibilité au programme Ontario au travail Le processus d évaluation de l admissibilité est efficace Ottawa, le 28 novembre 2013 La vérification du processus d évaluation de l admissibilité au programme Ontario au travail de la Ville d Ottawa a constaté que les premières évaluations de l admissibilité sont effectuées conformément à la Loi sur le programme Ontario au travail, à ses règlements et aux directives de principe. Voilà la constatation principale du rapport de vérification présenté dans le rapport annuel de 2012 d Alain Lalonde au Conseil. «En majorité, la réception, la vérification et l analyse appropriée des renseignements nécessaires sont étayées en conséquence pour le processus de demande», a déclaré M. Lalonde. Dans l échantillon choisi, un total de dollars a été versé en prestations non admissibles. Cette proportion représente environ 0,6 % de l ensemble des cas examinés. Bien que cet échantillon ne soit pas nécessairement valide sur le plan statistique, si ce taux d erreur était appliqué à l ensemble des paiements effectués, le total des paiements non admissibles pour la période de janvier 2011 à juin 2012 s élèverait à environ dollars. La vérification a constaté qu en augmentant le nombre de cas attribué à chaque chargé de cas, la Ville pourrait diminuer le nombre de chargés de cas génériques afin d être plus conforme à la médiane provinciale. Cette mesure se traduirait par des économies salariales d environ dollars par année. Le total des économies potentielles repérées dans la vérification est de dollars. La vérification recommande également que les Services sociaux et communautaires collaborent avec les Ressources humaines dans le cadre d un programme de gestion des présences afin de réduire le nombre de congés de maladie pris par les chargés de cas à un taux au moins égal à celui actuellement enregistré dans le centre de services de l Est (16,5 jours). Dans d autres centres, cette moyenne atteint 21 jours par année, alors que la moyenne de tout les employés de la Ville est de 11. La direction est d accord avec les 18 recommandations de la vérification. La Vérification du processus d évaluation de l admissibilité au programme Ontario au travail est disponible sur le site Web du vérificateur général, à l adresse

6 Le vérificateur général rend publiques 14 vérifications de suivi D importants progrès ont été réalisés dans la mise en œuvre de la majorité des recommandations Ottawa, le 28 novembre 2013 Dans tous les cas, les vérifications de suivi réalisées par le vérificateur général Alain Lalonde démontrent que la direction progresse et a mis en œuvre la majorité des recommandations énoncées dans la première vérification. Les résultats des vérifications de suivi sont inclus dans le rapport annuel de 2012 de M. Lalonde au Conseil. «Je suis ravi de constater que la direction a pris nos missions de vérification au sérieux et a agi en conséquence pour la grande majorité des constatations auxquelles nous sommes arrivés», a commenté M. Lalonde. D importants progrès ont été réalisés dans 88 % (128 sur 146) des recommandations que nous avons passées en revue. Les vérifications de suivi sont disponibles sur le site Web du vérificateur général, à l adresse

7 Ligne directe de fraude et d abus Bonne utilisation continuelle de la Ligne directe de fraude et d abus Ottawa, le 28 novembre 2013 En 2012, 143 signalements ont été effectués à la Ligne directe de fraude et d abus de la Ville d Ottawa, par des employés et des membres du public. Cette information a été présentée aujourd hui par le vérificateur général Alain Lalonde dans son rapport annuel de La Ligne directe, qui a été inaugurée en novembre 2005, a été mise à la disposition du public le 21 mai En 2012, 82 signalements (57 %) ont été effectués par des membres du public et 61 (43 %) par des employés municipaux. «Selon le nombre de signalements reçus des membres du public et de nos employés, nous pouvons affirmer qu il y a toujours un grand intérêt pour l utilisation de ce service», a déclaré Alain Lalonde. Tous les signalements effectués à la Ligne directe ont été transmis aux bureaux du maire et du directeur municipal. Conformément aux directives du Conseil, tous les signalements sont également envoyés au président du Sous-comité de la vérification. Le rapport annuel de 2012 sur la Ligne directe de fraude et d abus est disponible sur le site Web du vérificateur général, à l adresse